Installation & Konfiguration AddOn Excel Export

Installation & Konfiguration
AddOn Excel Export Restriction
Spezifische Vergabe von Excel-Export Rechten
Version 7.1.0 für Microsoft Dynamics CRM 2013 & 2015
Datum
25. März 2015
Inhalt
1.
Ausgangslage................................................................................................................................... 2
2.
Zielsetzung ...................................................................................................................................... 2
3.
Nutzen ............................................................................................................................................. 3
4.
Voraussetzungen............................................................................................................................. 3
Teams / Security Roles .................................................................................................................... 3
5.
Installation ...................................................................................................................................... 4
6.
Konfiguration .................................................................................................................................. 5
Allgemein ............................................................................................................................................ 5
Restriktionen ....................................................................................................................................... 5
Lizenz................................................................................................................................................... 8
Support ............................................................................................................................................... 9
7.
Anwendung ................................................................................................................................... 10
Excel Export ....................................................................................................................................... 10
8.
Lizenzkauf...................................................................................................................................... 10
Installationsanleitung für CRMBricks.com AddOns
Version 1.0
Datum: 25.03.2015
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>> Zur Installation eines AddOns muss der User über die notwendigen AdministrationsRechte verfügen <<
1. Ausgangslage
Neben dem globalen Verbot eines Exports für eine Sicherheitsrolle wird bei der Microsoft Dynamics
CRM Standardinstallation keine Möglichkeit geboten, Usern die Rechte zum Datenexport in Excel
individuell einzuschränken.
2. Zielsetzung
Der Administrator kann, analog zu den CRM-Rechten, Usern unterschiedliche Rechte für den Export
von CRM-Daten nach Excel zur Verfügung stellen
Das AddOn erleichtert die Administration auf Ebene „Team“ bzw. auf Basis der Sicherheitsrollen, zur
Definition, welche CRM-Daten exportiert werden dürfen.
Die Darstellung ist angelehnt an das Rollenmodell im CRM und unterscheidet nach den folgenden
Datenexportmöglichkeiten pro Entität:
Screen: Möglichkeit des Exports von Datensätzen einer Entität
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3. Nutzen
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
Höhere Datensicherheit
Kein unberechtigter Export nach Excel von vertraulichen Daten / Dokumenten innerhalb vom
CRM
Leichte Administration von Export-Rechten
4. Voraussetzungen
Zur Konfiguration des AddOns sollten im Vorfeld die folgenden Aspekte geklärt sein:



Welche Sicherheitsrollen haben Excel Export Rechte?
( und damit volle Excel Export Rechte auf nicht eingeschränkte Entitäten!)
Für welche Entitäten soll der Excel Export eingeschränkt werden?
Welche Rechte haben die Teams auf der eingeschränkten Entität?
Teams / Security Roles
Die Rechtevergabe erfolgt über „Teams“. Die Definition der Teams & Security Roles
wird standardmässig im CRM bei Settings -> Administration -> Teams & Security
Roles definiert.
Screenshot: Administrations Screen Dynamics CRM 2013/2015
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5. Installation
Bitte beachten Sie, dass es zur Installation eines AddOns die entsprechenden
Administratoren-Rechte benötigt.
Eine allgemeine Installationsbeschreibung finden Sie online auf http://crmbricks.com,
unter dem Navigationspunkt „A-Z/Installation“.
Screenshot: Installations-Beschreibung
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6. Konfiguration
Folgende Grundeinstellungen müssen vorgenommen werden:
Allgemein
Überprüfen, ob das AddOn korrekt registriert wurde und eine gültige Lizenz hinterlegt ist
Screenshot: Excel Export Restriction für Dynamics CRM 2013/2015
Restriktionen
Das AddOn erlaubt einem Administrator den Benutzern, analog zu den CRM-Rechten,
unterschiedliche Rechte für den Export von CRM-Daten nach Excel zur Verfügung zu
stellen.
Der Excel-Export kann für User generell erlaubt und dennoch für einzelne Entitäten
eingeschränkt sein. Voraussetzung ist die Konfiguration der Einschränkungen, pro Team
oder Sicherheitsrolle.
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Unterschieden wird bei den Restriktionen nach drei Kriterien:
1. „Team“ oder
2. „Sicherheitsrolle“
3. „Entität“ passend zum Team / Security Rolle
Screenshot: Excel Export Restriktionen - Konfiguration
Nachdem ein Team bzw. eine Rolle ausgewählt wurde, wird diese im darunterliegenden
Feld angezeigt.
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Screenshot: Konfiguration - Übersicht
Die Vergabe des Rechts wird via einem Mausklick auf das jeweilige Farb-Icon
vorgenommen
Screenshot: Excel Export Restriction - Rechtevergabe
ACHTUNG:
Sobald der Export einer Entität für ein Team oder eine Sicherheitsrolle eingeschränkt
wurde, ist die Entität grundsätzlich für alle anderen Benutzer, welche nicht in diesem
Team oder Sicherheitsrolle sind, gesperrt.
Um den Zugriff wieder zur Verfügung zu stellen, muss diesen Teams oder
Sicherheitsrollen – analog einer White-List - explizit wieder via Excel Export Restriction
diese Berechtigung freigeschaltet werden.
Für alle User / Teams, bei welchen eine Sperrung nicht erwünscht ist, muss ein
entsprechendes Recht zugewiesen werden, um die „Sperrung“ zu egalisieren.
Dies kann z.B. gemacht werden, indem einer übergeordneten Gruppe eine
entsprechende Erlaubnis zugeordnet wird (siehe Screenshot).
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Screenshot: Vergabe Zugriffsrecht für übergeordnetes Team
Im abgebildeten Beispiel wird dem Team „Zürich“ die Zugriffsrechte zum Excel Export
eingeschränkt auf „Accounts“ welche der Business Unit zugeordnet sind und „Contacts“
welche der User/ Benutzer selbst eröffnet hat. Aufgrund der Sperrung eines Teams,
haben automatisch auch sämtliche übrigen Teams keinen Zugriff mehr und müssen
daher wieder auf die „White List“ gesetzt werden. Dies geschieht in diesem Beispiel
derart, dass das dem Team „Schweiz“ zusätzliche Zugriffsrechte gewährt werden.
Konkret darf ein dem Team Schweiz zugehöriger User sämtliche „Accounts“ sehen und
die „Kontakte“ bis zur Ebene der eigenen Business Unit.
Ergebnis: Team „Zürich“ hat eingeschränkte Excel Export Rechte, das Team „Schweiz“
hingegen hat mehr, respektive volle Zugriffsrechte. Ist ein Benutzer in beiden Teams, gilt
für diesen User das weniger einschränkende Recht, welches im Beispiel-Fall das Recht
der Gruppe „Schweiz“ wäre.
Lizenz
Auf der Lizenzübersicht werden Informationen angegeben zu:
-
Gültigkeit der Lizenz
Versionsnummer des AddOns
Anzahl User
Gültigkeitsdauer Software Assurance
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Darüber hinaus kann auf neu verfügbare Lizenzen geprüft werden, welche nach jeder Verlängerung
der Software Assurance ausgestellt werden bzw. bei Bedarf Offline Lizenzen eingespielt werden.
Screenshot: Lizenz
Support
Auf der Support Site können Fehlermeldungen die im Zusammenhang mit dem AddOn stehen
eingesehen werden bzw. Debugging Aktivitäten nachvollzogen werden.
Im Normalbetrieb sollte bei den Log-Settings grundsätzlich „Error“ hinterlegt sein.
Screenshot: Support
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7. Anwendung
Excel Export
Im Standard bietet Microsoft Dynamics CRM nur sehr limitierte Möglichkeiten Benutzern die Rechte
zum Datenexport in Excel individuell einzuschränken. Mittels dem AddOn „Excel Export Restriction“
kann der Administrator den Anwendern, analog zu den CRM-Rechten, unterschiedliche Rechte für
den Export von CRM-Daten nach Excel zur Verfügung zu stellen.
Ist der Benutzer-Zugriff via Excel Export Restriction limitiert, können User nur noch Daten
exportieren, welche ihnen gemäss der „Excel Export Restriktion-Konfiguration“ zur Verfügung
stehen.
Screenshot: Standard Excel Export
Die Restriktion stellt sich in Form von nicht abgebildeten Daten dar.
Screenshot: Beispiel unterschiedliche Sicht eines Teams
8. Lizenzkauf
Für Fragen und ergänzende Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung:
Vertrieb CRMBricks.com
[email protected]
T +41 44 500 33 66
Viel Spass mit Ihrem neuen AddOn von CRMBricks.com!
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