soft :beco -Immo Das professionelle ImmobilienManagement-System für Filial- und Gewerbemieter ©becosoft GmbH 2008 Leistungsumfang :becosoft-Immo Wenn Sie Ihre Mietflächen professionell managen, bewirtschaften und die Betriebskosten transparent machen und reduzieren wollen, benötigen Sie ein Werkzeug, das Ihnen sämtliche relevanten Informationen jederzeit zur Verfügung stellt. :becosoft-Immo bietet Ihnen hierfür intelligente Lösungen. So unterschiedlich die Interessenlagen von Vermietern und Mietern bei der Verwaltung ihrer Immobilien sind, so unterschiedlich sind die Anforderungen an eine professionelle Immobilien-Management-Software. Suchkomfort :becosoft-Immo ist speziell an Ihren Belangen als Gewerbemieter ausgerichtet um das Vertrags- und Kostenmanagement Ihrer Mietflächen optimal zu unterstützen. :becosoft-Immo gewährleistet damit ein effizientes Management und einen effektiven Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen. Alle relevanten Daten für die Vertragsverwaltung und Nebenkostenprüfung sind jederzeit nach frei wählbaren Suchkriterien aus der Datenbank abrufbar. Sämtliche Termine, Fristen und offene Vorgänge aus Angebots-, Vertrags- und Kostenmanagement werden über ein Workflow- und Wiedervorlagesystem gesteuert. ©becosoft GmbH 2008 Alles auf einen Blick Vertragsmanagement Im Modul Vertragsmanagement erfassen, überwachen und steuern Sie alle relevanten Mietvertragsdaten wie z.B. Vertragspartner, Mietflächen, Vertragslaufzeiten, Mietkonditionen, Kündigungsfristen und -termine, Rücktrittsrechte, Verlängerungsoptionen, Fest-, Index-, Staffel-, Umsatzmieten, mietfreie Zeiten, Mietminderungen, Mietsicherheiten, Werbekostenbeiträge, Um- und Ausbauten. Der Vertrag ©becosoft GmbH 2008 Kostenmanagement :becosoft-Immo stellt mit dem Modul Kostenmanagement ein Werkzeug zur Verfügung, das Sie bei der Prüfung von Betriebskostenabrechnungen unterstützt, Transparenz in Ihre Nebenkosten bringt und Sie in die Lage versetzt, Kostenvergleiche über beliebige Objekte durchzuführen. Prüfungen von Betriebskostenabrechnungen sind Geschäftsvorfälle, die es zu vereinfachen gilt. Die intelligenten Automatismen in :becosoft-Immo reduzieren den Aufwand für solche Prozesse auf ein Mindestmaß. Sämtliche, für die Prüfung einer Nebenkostenabrechnung notwendigen, Grunddaten wie Flächen, Umlageschlüssel, Kostenarten, Vertragslaufzeiten etc. werden nur einmal bei Eingabe des Mietvertrages bzw. der ersten Nebenkostenabrechnung erfasst. Das verhindert Redundanzen und bringt Zeit- und Kostenersparnis. Kostenarten Das Programm führt eine Plausibilitäts- und Kostenprüfung durch, so dass zeitaufwendige Rechen- und Prüfungsvorgänge der Vergangenheit angehören. ©becosoft GmbH 2008 Plausibilitätsprüfung Reporting Eine Vielzahl von Auswertungen und Reporting- Funktionen schafft ein hohes Maß an Kostentransparenz und bietet die Grundlage für unternehmerische Entscheidungen. Kostenvergleich ©becosoft GmbH 2008 Kostenverteilung Allgemein Sämtliche Termine und Fristen aus dem Kosten- und Vertragsmanagement werden vom integrierten Vorgangsmanagement überwacht. Im Kontaktmanagement wird die gesamte Korrespondenz abgelegt. Das Dokumentenmanagement dient zur Ablage eingescannter Verträge, Pläne, Bilder etc. Schnittstellen zu Buchhaltung und Zahlungsverkehr ermöglichen die automatisierte Weitergabe oder den Abgleich der Daten mit Ihren Zentralsystemen. Vorteile von :becosoft-Immo Redundanzfreie Datenhaltung • sämtliche Mietvertragsdaten in einer Datenbank • keine Mehrfacherfassung und Pflege von Daten nötig Einfache Bedienung mit grafischen Oberflächen • Nutzung allgemein gültiger Softwarestandards Transparente Auswertungen • Reports über alle Mietvertrags- und Mietnebenkostendaten • Übernahme zur weiteren Bearbeitung nach Excel möglich Konsequente Workflow-Orientierung • komfortables Wiedervorlagesystem • automatische Vorlage aller relevanten Vorgänge • Überwachung aller Fristen • flexible Einstellung von Vorfristen und Prioritäten ©becosoft GmbH 2008 Entlastung von Routinearbeiten • automatische Überwachung und Steuerung von Vorgängen • automatische Plausibilitäts- und Kostenprüfung • automatische Dokumentengenerierung mit Textbausteinen Mehrplatzfähigkeit • keine Beschränkung der Benutzeranzahl Betrachtung über Zeitschienen • historische Vertragsstände jederzeit verfügbar Zeit- und Kostenersparnis • automatisierte Bearbeitungsprozesse, wie z.B. Überwachung und Steuerung von Vertragslaufzeiten und Fristen, automatische Dokumentengenerierung und Nebenkostenprüfungen • Erschließung von Einsparungspotentialen durch transparente Kostenauswertungen und – vergleichsmöglichkeiten Funktionsüberblick :becosoft-Immo Angebotsmanagement • strukturierte Ablage aller Miet- und Kaufangebote • komfortable Suche nach Bestandsobjekten • Integration von Standortprüfungen Vertragsmanagement • Verwaltung von Miet- und Untermietverträgen • automatische Wiedervorlage aller relevanten Informationen wie Kündigungs- und Verlängerungsoptionen, Mietveränderungen (Staffel-, Umsatz- und Indexmieten) etc. Kostenmanagement • Verwaltung aller Grunddaten zur Prüfung oder Erstellung einer Nebenkostenabrechnung wie Fläche, Umlageschlüssel, Kostenart • Automatisierung und Vereinfachung der Nebenkostenabrechnungsprüfungen und erstellung • Schaffung von Kostentransparenz und Identifikation von Einsparpotenzialen • grafische Darstellung von Nebenkosten zum Ist-Zeitpunkt sowie über beliebige Zeitschienen Kommunikationsmanagement • automatische Dokumentengenerierung mit Textbausteinen/-vorlagen und automatische Integration in Wiedervorlagesystem Terminmanagement mit Workflow-Funktionalität • komfortables Wiedervorlagesystem mit flexibler Einstellung relevanter Vorgangsdaten und Prioritäten Reporting • Standardreports über Vertragslaufzeiten, Verlängerungsoptionen, Kautionen, Indexstände, Indexlisten, Mietpreise, Nebenkosten etc. ©becosoft GmbH 2008 • • Nebenkostenreports zum Kostenvergleich von Filialen auf Kostengruppen- oder Kostenartenebene sowie grafische und tabellarische Auswertungen Reportgenerator zur komfortablen Generierung eigener Reports mit Filter-, Sortier- und Export-Funktionalitäten Dokumentenmanagement • lückenlose Ablage aller Dokumente und Belege wie z.B. Mietverträge, Nachträge, Nebenkostenabrechnungen etc. Schnittstellen • Import bestehender Vertrags- und Angebotsdaten • Import von Miet- und Umsatzzahlen • Erzeugung von Sammelüberweisungen für Mieten und Nebenkosten zur Übergabe an Zahlungsverkehrsprogramm • Generierung von Buchungssätzen für Miete und Nebenkosten zur automatischen Aufnahme in Buchhaltungssoftware • Exportmöglichkeiten nach Word und Excel • Einbindung Geocoder und Routenplaner möglich Allgemein • Benutzeroberfläche deutsch und/oder englisch • Verwaltung beliebiger Währungen und Steuersätze • Mandantenfähig • Webbasierend / Standortübergreifende Nutzbarkeit • unterschiedliche Berechtigungsprofile / Zugriffsprotokollierung etc. • als Netz- oder Einzelplatzversion einsetzbar Technische Mindestvoraussetzungen Server PC mit Intel- oder kompatiblem Pentiumprozessor, 300 MHz, 256 MB RAM, 2 GB frei auf Festplatte Windows Server 2000, Microsoft IIS Server 5.0, MS-Office, MS-SQL-Server oder MSAccess. Workstation / Anwender Windows XP oder Windows 2000, MS-Office (kein Access erforderlich) und Internet Explorer ab der Version 6.0 Referenzauszug Weitere Informationen zu :becosoft-Immo unter: Telefon: Telefax: Email: Internet: 06147 / 204 - 0 06147 / 204 - 760 [email protected] www.becosoft-Immo.de ©becosoft GmbH 2008
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