01/ 2015 KUNDENMAGAZIN BUNDESRECHENZENTRUM ÖSTERREICH ein Jahr E-Rechnung IT-Lösung spart Zeit und Kosten ERFOLGSFAKTOR PROJEKTMANAGEMENT Agile Methoden im Trend Zusammenarbeit für mehr Sicherheit Neue Sicherheitszentrale im BRZ 2 inhalt editorial ProJektmanagement 4 Projektmanagement als Erfolgsfaktor 6 Grenzenlose Justiz-Projekte 9 Gastkommentar von Katharina Radlinger 10 Interview mit Brigitte Schaden und Günther Lauer 12 Projektmanagement in der Praxis 4 it-neWs LIEBE LESERINNEN UND LESER! 14 Bewährte IT-Lösung: FinPol Online 16 Ein Jahr e-Rechnung – eine Erfolgsbilanz 18 Mehr Effizienz mit Open-Source 20 Neue Sicherheitszentrale im BRZ Mit der zunehmenden Komplexität moderner IT-Systeme steigt auch die Bedeutung des Projektmanagements. Im vergangenen Jahr hat das BRZ gemeinsam mit seinen Kunden 400 Projekte realisiert. Dabei konnten wir auf das Know-how von 56 zertifizierten Projektmanagerinnen und Projektmanagern zurückgreifen. Zeitgemäße E-Government-Anwendungen sind nur mittels professionellen Projektmanagements erfolgreich umsetzbar. Für einen IT-Dienstleister wie dem BRZ wird Projektmanagement auch in Zukunft einer der zentralen Erfolgsfaktoren sein. Länderübergreifende Zusammenarbeit – also „grenzenloses“ Projektmanagement – stellt eine große Herausforderung dar. Welche Hürden sind bei internationalen Projekten zu meistern? Welche Erfolgskriterien gibt es? Ein EU-Projekt, an dem auch das Justizministerium teilnimmt, liefert Antworten. 16 kurZ und bündig 22 Anita Fürthner im Wordrap 23 BRZ im Bild Vor einem Jahr wurde die e-Rechnung an den Bund eingeführt. Das Bundesministerium für Finanzen zieht eine positive Bilanz: Die elektronische Rechnungslegung spart Zeit und Kosten. Ebenfalls für mehr Effizienz sorgt eine verwaltungsübergreifende Kooperation zwischen dem BRZ und der Stadt Wien im Bereich Open-Source-Datenbankbetrieb. Sicherheitsmanagement ist nicht nur ein Erfolgsfaktor, sondern ein Kernelement der Unternehmensstrategie des BRZ. Unser Computer Emergency Response Team, das BRZ-CERT, arbeitet in unserer neuen Sicherheitszentrale im Haupthaus eng mit den System Security Engineers des Infrastrukturbereichs zusammen. So können wir rasch auf aktuelle Sicherheitsbedrohungen reagieren. Wir wünschen Ihnen eine angenehme Lektüre und einen guten Start in den Frühling! DI Roland Jabkowski, MBA Sprecher der Geschäftsführung 20 imPressum Herausgeber und für den Inhalt verantwortlich: Bundesrechenzentrum GmbH, Hintere Zollamtsstraße 4, 1030 Wien Redaktion BRZ: Mag. Alexander Aigner, Mag. Julia Popp; Satz, Layout und Design: André Kienast (BRZ) und gantnerundenzi Fotos Titelstory: Klaus Vyhnalek. Falls nicht anders angegeben: BRZ GmbH, iStockphoto.com Druck: Ueberreuter Print GmbH Am Titelbild (v.l.n.r.): Mag. Markus Koch (BRZ), Mag. Brigitte Schaden (pma - Projekt Management Austria), Mag. Katharina Radlinger (pma young crew), Ing. Günther Lauer (BRZ) Ident-Nr. A-11050 www.druckmedien.at PEFC/06-39-17 Mag. Christine Sumper-Billinger Kaufmännische Geschäftsführerin 3 4 ProJektmanagement im brZ ProJektmanagement im brZ Die Projektarbeit des BRZ wurde in den vergangen Jahren mehrfach durch die Verleihung eines pma awards bestätigt. Das pma zeichnet alljährlich Unternehmen aus, die mit Projektmanagement herausragende Leistungen erzielen. Ende 2014 war das Projekt „ELAK Infra 2013“ für diese Auszeichnung nominiert. Mit diesem Projekt startete die Erneuerung der Infrastruktur des elektronischen Aktes (ELAK). Mit einer Dauer von 14 Monaten und 22 beteiligten Projektmitgliedern aus 15 Organisationseinheiten konnte es erfolgreich umgesetzt werden. Die gesetzten Termine und das geplante Budget wurden sogar unterschritten. beWährt: einsatZ agiler methoden Bei Projekten setzt das BRZ seit Längerem auf agile Methoden und iterative Elemente zur Software-Entwicklung. Ziel ist es, den Software-Entwicklungsprozess flexibler und schlanker zu gestalten, als es bei klassischen Vorgehensmodellen der Fall ist. Günther Lauer: „Agile Vorgehensmethoden sollen dann zum Einsatz kommen, wenn der Weg zu einem gewünschten Ergebnis zu Beginn des Projektes noch nicht detailliert genug beschrieben werden kann.“ ERFOLGSFAKTOR PROJEKTMANAGEMENT die richtige mischung aus agilen methoden und klassischen Vorgehensweisen liefert optimale ergebnisse für den erfolg komplexer it-Projekte in der öffentlichen Verwaltung ist professionelles Projektmanagement eine unabdingbare Voraussetzung und wird auch in Zukunft einer der zentralen erfolgsfaktoren sein. den hintergrund dieser entwicklung bilden die stetig steigende dynamik im Verwaltungsumfeld und die erhöhte komplexität von zeitgemäßen e-government-lösungen. einerseits steigt dadurch die anzahl von Projekten, andererseits wachsen die anforderungen heutiger aufgabenstellungen. Was das für das BRZ bedeutet, fasst Mag. Markus Koch, Bereichsleiter Vertrieb, Projektmanagement und Management Consulting, zusammen: „Wir müssen neben der permanenten Weiterentwicklung des technischen Fachwissens und umfangreicher Kenntnisse der Abläufe in der öffentlichen Verwaltung einen wesentlichen Schwerpunkt auf fundiertes Know-how im Projekt- und Change Management legen.“ Ganzheitliche soziale Kompetenz ist dabei ebenfalls ein wichtiger Faktor. Was ist eigentlich ProJektmanagement? Projektmanagement ist die Planung, Überwachung und Steuerung aller Aspekte eines Projektes sowie das Management und die Führung aller Beteiligten, um die Projektziele sicher und im vorgegebenen Zeit-, Kosten-, Leistungs- und Qualitätsrahmen zu erreichen. Von entscheidender Bedeutung ist dabei die Optimierung der Zeit-, Kosten- und Risikoparameter im Verhältnis zu anderen Anforderungen und die entsprechende Organisation des Projektes. „Projektmanagement ist heutzutage ein wesentlicher Erfolgsfaktor zur Bewältigung komplexer Projekte in und um die IT“, so Ing. Günther Lauer, Prokurist und Bereichsleiter für E-Government im BRZ. Als erfahrener Dienstleister auf dem Gebiet des Projektmanagements unterstützt das BRZ seine Kunden bei der Durchführung von IT- und Organisationsprojekten. Die Leistungen umfassen das gesamte Spektrum des Projektmanagements. Darin enthalten sind: Anforderungsanalyse Pflichtenheft Planung Aufwandschätzung und Risikoanalyse Projektbudgetplanung und Review Change Management Umsetzungskonzepte Inbetriebnahme brZ: ein ProJektorientiertes unternehmen Für Mag. Brigitte Schaden, geschäftsführende Vorstandsvorsitzende des pma - Projekt Management Austria, erfüllt das BRZ alle Kriterien für ein „Projektorientiertes Unternehmen“. Anwendung von „Management by Projects“ als Organisationsstrategie Unternehmensweite Standards für Projekt- und Programm-Management Steuerung der Projekte über ProjektportfolioManagement Spezifische permanente Organisationen zur Integration von Projekt- und Programm-Management Explizite Projekt- und Programm-Managementkultur Dieser Ansatz reduziert die Entwurfsphase auf das erforderliche Mindestmaß und produziert im Entwicklungsprozess so früh wie möglich für den Auftraggeber verwendbare Resultate. Diese Ergebnisse - wie beispielsweise ausführbare Projektmanager/innen im BRZ werden gemäß den RichtSoftware - stehen sofort zur Verfügung und ermöglichen linien der International Project Management Association es, flexibler auf sich ändernde Rahmenbedingungen zu re(IPMA) ausgebildet. Kunden und Partner des BRZ können daagieren. „Der Kunde ,lernt‘ beim rauf vertrauen, dass ihre Projekte agilen Vorgehen Stück für Stück vom Kick-off bis zum Abschluss mit und kann in kleinen Annähekompetent geführt werden. Ein rungsschritten seine Erwartungen wesentliches Qualitätsmerkmal und Vorstellungen während der ist dabei die IPMA-Zertifizierung. Anzahl Projekte 2014 400 Entwicklung konkretisieren und Markus Koch dazu: „Unsere ProAuftragsvolumen laufend einbringen“, so Lauer. jektmanager/innen verfügen über Projekte 2014 64 mio. eur umfangreiches Know-how und klassisch / agil: langjährige Erfahrung auf Basis Zertifizierte Projektkombination als antWort einer Vielzahl von erfolgreich ableiter/innen Klassische Methoden funktioniegewickelten Projekten.“ Aktuell (nach IPMA Standard) 56 ren dann am besten, wenn die Ansind 56 BRZ-Mitarbeiter/innen forderungen abschätzbar sind und nach IPMA-Standards als Prosich kaum ändern, eine große Sijekt- bzw. Senior-Projektleiter/in cherheit und Nachvollziehbarkeit zertifiziert. in der Entwicklung und Dokumentation erforderlich ist oder wenn strenge Richtlinien in der Auftraggeber/Auftragnehbest Practice elak mer-Beziehung bestehen. Agile Methoden sind daher nicht Als IT-Dienstleister und marktführender E-Governmentüberall und jederzeit einsetzbar. Doch: „Bei großer UnsiPartner der österreichischen Bundesverwaltung ist das cherheit der Anforderungen und nicht klar definierbarem BRZ Partner bei der Entwicklung und Umsetzung internaErgebnis, bei größtmöglicher Sichtbarkeit des Fortschritts tional anerkannter Best Practices. Zu Referenzprojekten oder beim Einsatz neuer und unbekannter Technologien, zählen u. a. FinanzOnline, die Haushaltsverrechnung und treten die Stärken agiler Methoden eindeutig hervor“, erdas Personalmanagement des Bundes, das Firmen- und klärt Markus Koch. „Das BRZ versucht daher, aus einer Grundbuch oder die Verfahrensautomation Justiz und der Kombination beider Modelle eine Antwort auf die Schwachelektronische Rechtsverkehr. stellen der klassischen Vorgehensweisen zu geben.“ 5 6 ProJektmanagement international ProJektmanagement international GUTE PLANUNG SchwER GEMAchT bei ei internationalen Justiz-Projekten wird „grenzenloses“ Projektmanagement zur herausforderung die mitgliedstaaten der europäischen union wachsen nicht nur politisch und wirtschaftlich enger zusammen. auch die Verwaltung kooperiert über nationale grenzen hinweg. ein laufendes gemeinsames eu-Projekt ist e-Justice-communication via onlinedata-exchange (e-codeX). Ziel ist es, den bürgerinnen und bürgern sowie unternehmen einen besseren Zugang zu Justiz-anwendungen anderer europäischer länder zu ermöglichen. das Zusammenspiel der unterschiedlichen rechtssysteme soll dabei elektronisch ohne medienbrüche funktionieren. Für die finanzielle Unterstützung von e-CODEX gibt die EU Bedingungen vor. Sie fördert etwa die technische Entwicklung für das grenzüberschrei- Von Beginn an arbeitete man mit Hochtende Zusammenwirken nationaler druck daran, möglichst rasch die zwei Systeme, nicht die Finanzierung dieser Verfahren für den Pilotbetrieb auslokalen IT-Lösungen selbst. Besonzuwählen. Sehr bald zeigte sich, wie ders herausfordernd ist die Vorgabe, unterschiedlich die Rahmenbedindass bereits mit dem Beginn des dritten Projektjahres zwei neue juridi„Die Teilnahme an geförderten EUsche Verfahren, Projekten ist freiwillig. Wenn vereinsogenannte Pilotthemen, eurobarte Leistungen ausbleiben, gibt es despaweit elektrohalb auch keine Möglichkeit zu Sanktionen.“ nisch in Betrieb DI Robert Behr (BRZ) gehen müssen. Erst danach entgungen der einzelnen Staaten waren. scheidet die EU-Kommission, ob die Wiederholt waren Länder an unterLänder finanzielle Unterstützung beschiedlichen Pilotthemen interessiert, kommen oder nicht. Sie könnte einen erkannten aber nach tiefer gehenden Teil der Fördergelder bei ausbleibenAnalysen, dass wichtige Voraussetzunder Umsetzung dieser vertraglichen gen fehlten. „Vorschläge eines Landes Vorgabe wieder zurückziehen. hatten oft in anderen Staaten keine geeigneten rechtlichen Grundlagen oder waren für IT-Investitionen nicht relevant genug“, erklärt DI Robert Behr, BRZ-Projektmanager im Bereich Justiz-Anwendungen. „Die EUKommission erwartete Lösungen, die für die Bevölkerung, Unternehmen und Behörden klare Vorteile bringen.“ hürden VerZögern realisierung Aufgrund dieser Hürden mussten immer wieder alternative Pilotthemen gesucht, analysiert und zwischen den Mitgliedstaaten und der Kommission verhandelt werden. Das benötigte viel Zeit und erlaubte den Projektpartnern nur ein sehr grobes Planen ihrer IT-Investitionen. Mit wachsendem Zeitdruck stieg auch das Risiko, die zwei gefor- derten Pilotverfahren nicht rechtzeitig in Betrieb nehmen zu können und somit die EU-Förderung für bereits angelaufene Kosten nicht zu erhalten. ersetzt. Da Videokonferenzen oft technisch nicht möglich waren, wurden die Kosten für Dienstreisen von Vertretern anderer Länder aus der eigenen Tasche übernommen“, erzählt Robert Behr. Das Europäische Parlament sieht für Projekte auf europäischer Ebene nur eine freiwillige Teilnahme vor. Wenn vereinbarte Leistungen ausbleiben, gibt es deshalb auch keine Möglichkeit zu Sanktionen. Die Rahmenbedingungen in den Staaten der Pro„Längerfristig braucht es einjektteilnehmer/innen wafach eine verbesserte EU-rechtren nicht nur sehr unterschiedlich, sie änderten liche Basis und umfassende technisich auch laufend. In Spasche Standards in allen Mitgliedstaaten.“ nien, das gemeinsam mit Dr. Martin Schneider (BMJ) Österreich ein Arbeitspaket bearbeiten sollte, Pragmatische lösungen gab es mehrere Monate lang keine AnDa der zeitliche Druck zwei Pilotthesprechpartner. Aufgrund drastischer men umzusetzen immer größer wurde, Sparmaßnahmen wurden Projekte brachte Österreich die Realisierung gestoppt. „Einige spanische Kollegen grenzüberschreitender Mahnverfahmussten sich aus e-CODEX zurückren als Projektidee ein. Diese baut auf ziehen oder bekamen keine Auslagen 7 8 ProJektmanagement international ProJektmanagement – gastkommentar wELchE TRENDS BESTIMMEN DIE ZUKUNFT DES PROJEKTMANAGEMENTS? gastkommentar von katharina radlinger (pma young crew) „Veränderungen begünstigen nur den, der darauf vorbereitet ist.“ Louis Pasteur, französischer Chemiker und Mikrobiologe Ehrgeiziger Zeitplan erlaubt nur grob e Planung Kein übergeordneter Projektmana ger mit alleiniger Entscheidungsgewalt Keine Sanktionsmöglichkeit für Proj ektpartner Unterschiedliche rechtliche und tech nische Rahmenbedingungen Ständig wechselnde Rahmenbed ingungen (Budgetkürzungen) besonders einfachen Abläufen auf und hatte deshalb gute Umsetzungschancen. Eine Hürde galt es aber noch zu nehmen: Manche EU-Staaten setzen bei ihren nationalen Lösungen eine elektronische Signatur voraus. Im Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) Österreichs ist eine solche – aus nachvollziehbaren, gesetzeskonformen und sehr praktischen Gründen – nicht vorgesehen. Daher bemühte man sich um eine rechtliche Lösung, um diese Pilotidee dennoch weiter vorantreiben zu können. Eine Vereinbarung gelang schließlich mit dem Kunstgriff „Circleof-Trust“. Im ERV kann jedes Dokument eindeutig einem Autor zugeordnet werden. Jede nachträgliche Änderung an einem solchen Dokument kann identifiziert werden. Damit erfüllt diese technische Lösung prinzipiell dieselben Voraussetzungen wie eine elektronische Signatur. Durch den „Circle-of-Trust“ gilt die rechtliche Bestätigung eines elektronischen Dokumentes in einem Land automatisch auch für Verfahren bei einem Projektpartner. So konnte die ös- terreichische Justiz verhindern, kurzfristig die Einführung einer digitalen Signatur für den EVR technisch entwickeln zu müssen. „Ich kenne kein internationales Projekt ohne derartige Probleme“, spricht Robert Behr aus Erfahrung. „Aber bisher konnten wir Hürden wie diese immer mit einer gesunden Portion Pragmatismus überwinden, sodass wir letztlich dennoch Erfolg hatten.“ resümiert Dr. Martin Schneider, Leiter der Rechtsinformatikabteilung des Bundesministeriums für Justiz. Gerade internationale Projekte verlangen Voraussetzungen, die in den einzelnen Ländern oder auf europäischer Ebene erst geschaffen werden müssen. „Längerfristig braucht es einfach eine verbesserte EU-rechtliche Basis und umfassende technische Standards in allen Mitgliedstaaten.“ Wieso nimmt die österreichische Justiz trotz aller Hürden und Probleme immer wieder an internationalen Projekten wie e-CODEX teil? „Durch unsere Mitarbeit bei internationalen Projekten können wir österreichische Interessen einbringen und unser Know-how aufbauen. Zu guter Letzt können wir so auch EU-Mittel lukrieren. Das ist bei immer knapper werdenden nationalen Budgets kein zu vernachlässigender Faktor“, so Martin Schneider. langJährige erfahrung hilft Trotz der zahlreichen Hürden und Probleme kam es nur zu einer Verzögerung von sechs Monaten. Mitte 2013 startete mit dem EU-Mahnverfahren der erste Pilotbetrieb im Rahmen des e-CODEX-Projekts. Seither ist zwischen Österreich, Deutschland und Italien das grenzüberschreitende elektronische Einbringen von Klagen möglich. Da mittlerweile neue Länder und weitere Pilotthemen dazukamen, hat die EU-Kommission die Projektzeit um drei Jahre verlänn gert. e-CODEX läuft hinterfrage ritäten zu o ri P , ft a h noch bis Mitte 2016. e onell Bereitsc unkonventi tische und a m g ra P suchen arbeiten „Wenn rechtliche oder Lösungen parallel be n e it e k h c Mögli technische GrundlaAlternative ilität b xi gen zur Umsetzung artner Mehr Fle er Projektp d w o -h w o von länderübergreiVom Kn fenden Projekten feh-how als profitieren sein Know t g n ri b h ic len, dann müssen wir Österre er ein ent-Vorreit vor allem nach pragE-Governm matischen, wenn auch nicht immer perfekten Lösungen suchen“, ein trend ist etwas, das sich abzeichnet, aber noch nicht vollendet ist. er steht auch für das einschlagen einer neuen richtung. trends sind deshalb mit Veränderung verbunden. sie werden das anwendungsgebiet des Projektmanagements und die rolle von Projektmanager/innen verändern. die arbeit in diesem bereich wird herausfordernder. darauf sollten sich vor allem junge Projektmanager/innen einstellen. für folgende vier trends ist Projektmanagement schon jetzt gerüstet: soft skills Projektmanager/innen müssen zunehmend auf zwischenmenschliche Befindlichkeiten reagieren. Zur Führung und Gestaltung von Projektteams sind Soft Skills deshalb unerlässlich. Die Globalisierung bewirkt, dass auch interkulturelle Kompetenzen einen wachsenden Stellenwert einnehmen. Kaum ein Projekt in internationalen Konzernen wird mit einem rein lokalen Projektteam umgesetzt. Zusätzlich zur Bewertung der Projektmanager/ innen über Hard Skills, rücken daher künftig verstärkt Soft Skills ins Blickfeld. Die pma Projekt Management Austria trägt diesem Trend Rechnung und bezieht diese in den Zertifizierungsprozess ein. viele Curricula (wie z. B. Wirtschaft, Technik) Projektmanagement-Kurse integriert. Im Rahmen dieser wird immer öfter eine pma/IPMA®-Zertifizierung zum Nachweis der Fähigkeiten und Kenntnisse angeboten. Zertifizierungen werden also in Zukunft weiter in ihrer Verbreitung und Bedeutung steigen. digitale transformation Die Nutzung moderner Kommunikationskanäle ist ein gesellschaftlicher Trend, der auch Einzug in die Projektarbeit findet. So zeichnet sich ein vermehrter Einsatz von Social Media-ähnlichen Plattformen ab. Die Abwicklung der Kommunikation z. B. in Form von Foren erhöht die Transparenz und Datensicherheit. So wird man in der IT-Branche kaum etablierte Firmen finden, die zur Fehlerbehebung noch E-Mails verwenden. Hier sind Bug Tracking Tools – also elektronische Fallbearbeitungssysteme für die Software-Entwicklung – schon sehr lange gebräuchlich. agile methoden Die Kombination von agilen Methoden mit ProjektmanagementTools und -Arbeitsweisen hat bei Die WU-Absolventin Mag. Katharina Radder Software-Entwicklung bereits linger arbeitet als Systems Analyst und ist zahlreiche Erfolge hervorgebracht. „Chair of the Board” des pma young crew Bevor agile Methoden zum Einsatz Management Boards. Unterstützt von ihkommen, muss jedoch evaluiert rer Muttergesellschaft, der pma - Projekt werden, ob die Projekte auch für Management Austria, dient die pma young deren Einsatz geeignet sind. Aufcrew der Förderung des Berufsbilds. ZertifiZierungen grund des „lean development“Im Fokus des Netzwerks von jungen Projekte werden vielfach einAnsatzes bleibt oftmals eine umProjektmanager/innen für junge Projektgesetzt, ohne dass diese von fangreiche Dokumentation, die manager/innen steht der Erfahrungszertifizierten Projektmanahäufig Voraussetzung für Zertifiaustausch mit Expertinnen und Experten gerinnen und -managern gezierungen ist, auf der Strecke. Agisowie Gleichgesinnten. leitet werden. Bei der Einfühle Methoden können deshalb nur rung eines neuen Produktes dann erfolgreich angewandt werübernehmen beispielsweise den, wenn keine umfangreichen häufig Produktmanager/innen Dokumentations- oder Zertifiziedas Projektmanagement. Die Bildungslandschaft hat sich rungsanforderungen bestehen. Projektmanagement wird an solche Use Cases angepasst. Zusätzlich zu Projektdurch diesen flexibleren Ansatz also nicht ersetzt, sondern management-Lehrgängen und -Ausbildungen werden in bestenfalls ergänzt. 9 10 Projektmanagement – Interview Projektmanagement – Interview Projektmanagement gewinnt zunehmend an Bedeutung“ Interview mit Brigitte Schaden und Günther Lauer Welchen Stellenwert hat Projektmanagement heute? Brigitte Schaden: In einer globalisierten Welt nimmt die Komplexität von Projekten stetig zu und damit auch die Bedeutung von Projektmanagement (PM). Dass immer häufiger in Rechnungshofberichten schlechtes PM angekreidet wird, ist durchaus auch ein Beweis der gestiegenen Anerkennung. Günther Lauer: PM hat durch die Zunahme der organisatorischen und technischen Komplexität vernetzter IT-Systeme und der Digitalisierung verwaltungsübergreifender Prozesse weiter an Bedeutung gewonnen. Es ist heutzutage ein wesentlicher Erfolgsfaktor zur Bewältigung komplexer Projekte in und um die IT. Wieviel darf Projektmanagement kosten? Was erwartet man sich von Projektauftraggebern? Brigitte Schaden: Als Faustregel wird meistens ein Prozentsatz vom Gesamtbudget angenommen. Das greift aber zu kurz. Besser ist, sich auf einen Prozentsatz der insgesamt investierten Personentage zu einigen und dann, je nach Komplexität des Projektes, Zuschläge zu rechnen. Die Komplexität des Projektes besteht dabei aus unterschiedlich zu bewertenden Komponenten, wie z. B. dem Gesamtbudget, der Anzahl an involvierten Organisationen, den Risiken, der Dynamik des Umfeldes, etc. Brigitte Schaden: Leider setzen sich Auftraggeber nach wie vor zu selten mit PM auseinander. Sie unterschätzen ihre Aufgaben. Der interne Projektauftraggeber (IPAG) soll ja einerseits das Projekt intern „verkaufen“ und andererseits die Projektleitung unterstützen. Unterstützung heißt dabei auch, sich aktiv daran zu beteiligen – also an Fortschrittsberichten wirklich interessiert sein und der Projektleitung auch physisch zur Verfügung stehen. Zu viele Auftraggeber möchten nach wie vor am liebsten nicht gestört werden und erst am Ende das – natürlich erfolgreiche – Projekt abnehmen. Günther Lauer: Die aktive Wahrnehmung der IPAG-Rolle bedeutet, die benötigten Ressourcen und Rahmenbedingungen rechtzeitig zur Verfügung zu stellen, aktives Projektmarketing zur Akzeptanz des Projektes zu betreiben und nicht nur Eskalationsebene bei Problemen zu sein. Daher ist darauf zu achten, die Rolle des IPAG mit geeigneten Personen zu besetzen. Ist „agiles Projektmanagement“ nur ein Schlagwort? Brigitte Schaden: Es gibt sicher viele Projekte, wo es nötig ist, in kürzeren Zyklen zu planen und umzusetzen – besonders dort, wo der Kunde noch nicht ganz sicher ist, in welche Richtung es gehen soll bzw. bei Projekten, die sehr dynami- Günther Lauer: Agile Vorgehensmethoden sollen dann zum Einsatz kommen, wenn der Weg zu einem gewünschten Ergebnis zu Beginn des Projektes noch nicht detailliert genug beschrieben werden kann. Der Kunde „lernt“ beim agilen Vorgehen Stück für Stück mit und kann in kleinen Annäherungsschritten seine Erwartungen und Vorstellungen während der Entwicklung konkretisieren und laufend einbringen. Im Vergleich dazu bedürfen spätere Änderungen und Anpassungen bei klassischen Vorgehensmodellen eines aufwendigen (und teuren) Re-Engineerings der Kernkomponenten. sche Rahmenbedingungen haben. Der Begriff des „agilen Projektmanagements“ ist missverständlich: Denn bei der Anwendung eines agilen Vorgehensmodells sind die Prozesse und Methoden des PM nicht grundsätzlich von jenen Prozessen und Methoden des PM zu unterscheiden, die für klassische Vorgehensmodelle (z. B. V-Modell1 oder Wasserfallmodell2) eingesetzt werden. Günther Lauer: Bei mittel- bis hochkomplexen Projekten bewerten wir bei uns im BRZ den PM-Anteil anhand einer Komplexitätsmatrix. Diese beinhaltet acht Elemente wie z. B. involvierte Parteien, Erstmaligkeit der technischen Lösung oder Unterstützung durch Kunden und Lieferanten. Das hat sich in der Praxis bewährt. Wie sieht die Zukunft von Projektmanagement aus? Brigitte Schaden: Digitalisierung und Social Media haben mehr und mehr Einfluss auf die Kommunikation. Die Diversität wird weiter steigen und generell auch das Arbeitstempo. Diesen Entwicklungen wird sich PM stellen müssen. Ich bin daher überzeugt, dass besonders Sozialkompetenzen den Erfolgsfaktor der Zukunft darstellen. Coaching als Unterstützung und Stärkung der Projektleiter/innen wird „normal“ sein, Mediationen bei Konfliktsituationen die gängige Methode. Auch das Sichtbarmachen von herausfordernden Situationen oder Themen in Strukturaufstellungen wird öfter eingesetzt werden. Günther Lauer: Die technische Komplexität wird durch die Integration neuer Lösungen in bestehende vernetzte Systemlandschaften weiter steigen. Um diese Herausforderung bewältigen zu können, brauchen Projektleiter/innen mehr und mehr technischen Background. Hinzu kommt die Kulturänderung im Bereich der Kommunikation. Mehr Dynamik und mehr Tempo bedeuten, dass alle enorm kurze Reaktionszeiten erwarten. Dies stellt natürlich hohe Ansprüche an die sozialen Kompetenzen von Projektleiterinnen und Projektleitern. 1 Das V-Modell ist ein Vorgehensmodell in der Software-Entwicklung, bei dem der Prozess in Phasen organisiert wird. Neben diesen Entwicklungsphasen definiert das V-Modell auch das Vorgehen zur Qualitätssicherung phasenweise. 2 Das Wasserfallmodell ist ein lineares Vorgehensmodell, das in Phasen organisiert wird. Dabei gehen die Phasenergebnisse (wie bei einem Wasserfall) immer als bindende Vorgaben für die nächste Phase ein. Mag. Brigitte Schaden ist Managementberaterin, Coach und Wirtschaftsmediatorin sowie geschäftsführende Vorstandsvorsitzende des pma. Sie engagiert sich in verschiedenen Projektmanagement-Verbänden, u.a. als IPMA-Präsidentin. Ing. Günther Lauer ist Prokurist und Bereichsleiter für E-Government im BRZ. Er baute das BRZProjektmanagement-Office auf und ist als Vorstandsmitglied des pma für Zertifizierungsverfahren zuständig. 11 12 ProJektmanagement ProJektmanagement PROJEKTMANAGEMENT IN DER PRAxIS brZ-kunden im gespräch über die bedeutung von Projektmanagement Wie wichtig ist Projektmanagement zur Erreichung Ihrer Ziele? Welche speziellen Anforderungen hat Ihre Organisation an das Projektmanagement? di dr. franz haider & Kommunikationstechnik, Leiter der Abteilung Informationsvation & Technologie Bundesministerium für Verkehr, Inno Gutes, professionelles Projektmanagement ist die Voraussetzen zung, um IT-Projekte zügig umzuset enen und verb n ekte Proj den mit und die Ziele zu erreichen. Eine Anforderung ist die Auswahl der richtigen Größenordnung des ekte Projektmanagements. Ich habe Proj achvern k star dies n dene gesehen, bei auch überdimensioniert. lässigt wurde, manchmal war es aber Skills der eingesetzten die ifft betr Eine weitere Anforderung nntnis ist wichtig, aber Projektmanager/innen. Methodenke ektleiter/innen sollen Proj – genauso wichtig sind die Soft Skills en. könn gut mit Menschen umgehen dr. Peter hubalek Leiter der Abteilung Informa tions- & Kommunikationste chnik, Bundesministerium für Jus tiz Bei größeren Projekten ist professionelles Projektmanagem ent notwendig. Es geht dann um Organisation, Koordination, kaufmänni sche Fragen und Administration. Davon müssen die Teams in der Entwicklung und Betrieb entlastet werden. Pragmatisch und einfach ges agt: so viel Projektmanagement wie nötig und so wenig wie mö glich. Dafür muss das Projekt management fachliches Wissen mitbringen und die beteilig ten Personen gut kennen. So können wir rasch auf ungepl ante Situationen reagieren. Das angesprochene Wissen hilf t dem Projektmanagement, sehr schnell gute Lösungsvorsc hläge zusammenzustellen. Meist ist das nützlicher als aufwen dig erstellte Dokumente. di udo linauer Leiter des Zentra len Informatikdien stes (ZID), Technische Unive rsität Wien (TU W ien) hr dr. günther schuster Amtsleiter, Bundesamt für Soziales & Behindertenwesen – Sozialministeriumservice Unsere Aufgabe ist es, Ergebnisse zu liefern. Diese An for derung können wir aufgrund unseres Fachwiss ens und guter Organis ation erfüllen. Ko mplexe Problemste llungen, gleichgü ltig ob in Forschung oder Verwaltung, werden in Form von Pr ojekten bearbeite t. Die Projektform ist eine strategische Vorgabe, ab er au ch gelebter Alltag. Dies ist he rausfordernd, we il wir als TU Wien neuesten Trends oft die und Technologien aufgreifen. Ich bin überzeugt, dass jedoch die Umsetzung in Projekten und gu jektmanagement tes Prounsere Innovation skraft nicht behin sondern die Zieler dern, reichung unterstü tzen. Projektmanagement ist für eine moderne öffentliche Ver waltung durch die hohe Dynam ik bei der Entwicklung der Aufgabenb ereiche, die damit verbundenen Zeitlinie n und die aktuelle Ressourcensituation eine zwingende Notwendigkeit und gehört mittlerweile zum Standardinstru mentarium zur Sicherstellung der Zielerr eichung. Klare Zielvorgaben und Ver antwortlichkeiten, eine gute Anbindung an die Linienorga nisation sowie eine ökonomische und ergebnisorient ierte Prozessgestaltung sind nach meinen Erfahrungen die zen tralen Anforderungen an ein erfolgreiches Projektmanagem ent. mag. andrea Pot Leiterin der Ab etz-Petrov teilung Organ isation, Proje & Evidenzbür ktmanagemen o, Verfassung t sgerichtshof Professionelle s Projektman agement – allg em ein anerkann Projektmanag te ement-Metho dik unter Einbeziehung der Organisat ionskultur spezifisch inte rpretiert – ist eine unabdingbare Vora ussetzung fü r die erfolgreiche Realis ierung jedes Projektes. Erfolgreiches Projektmanag ement zeichnet dass mit Ab schluss des sich dadurch aus, je weiligen Pro Werte entste jektes auch hen und inte (neue) griert reichen Haus wie dem unse werden. In einem tradition sren setzt dies Vorfeld Akze ptanz und di voraus, scho e dafür erford n im schaffen und erliche Offenh die permanen eit zu te Gratwande gerade-noch rung zwischen und den gera den de-nicht-meh Wegen zum Zi r konsensfäh el zu meister igen n. di dr. thomas steiner desfinanzierungsGeschäftsführer, Österreichische Bun agentur (OeBFA) Eine klare Zielsetzung und eine realistische Planung verhelfen Prohluss jekten zu einem erfolgreichen Absc ten. Kos en nger geri zu – das führt auch Zuder von k star sind ekte Proj ere Uns hinn enze engr sammenarbeit über Firm alb weg geprägt. Ein Erfolgsfaktor ist desh am. ektte Proj im on ikati mun Kom auch die Die Projektmanager/innen müseisen in der OeBFA sen die Prozesse und Herangehensw ten des BRZ und gkei Fähi und verstehen und die Möglichkeiten ng des Treasury eutu Bed die teht vers Dritter kennen. Das BRZ en Ausfallsgbar hochverfü für den Bund und hat Erfahrung mit h. Änderund. it, Arbe rer lösungen. IT-Systeme sind Basis unse Herausforeine – em“ Syst gen endi gen erfolgen an einem „leb derung für das Projektmanagement. nthaller g Bundesristian kre h c . g a nalcontrollin en m . so er P & minr ing et dg & Frau bteilung Bu für Bildung m u ri te Leiter der A is in , Bundesm lehrer/innen der öforhaben in Gerade IT-V nd wesi g Verwaltun en h ic mtl n fe digen Zusa eist notwen rts m so es er d R gen licher s unterschied er d t ei on b es ar b en m um ist es ar D x. ale m p kt hochkom elles Proje f profession wichtig, au . vertrauen nagement zu Umfeld speziellen ktmaIn unserem je iche tiertes Pro dungsrechtl hat IT-orien se, dienst- und besol ministrativen eringem ad die Prämis kann möglichst g nagement it m d eigeprojekt n u itnah en. Als Vorz tz BMF se zu em d Vorgaben ze m it u eration m p ie Schulen d oo r K fü in d – an g Aufw setzun ystems (PM lgreiche Um formationss fo in er al n ie d . so r en er ie d P h s wer RZ – unsere lehrer/innen genannt und dem B des n u B 00 .0 . 42 UPIS) für ca 13 14 IT-NEWS IT-NEWS Renate Munzenrieder und Christoph Zalto (BMF) unterstützen mit FinPol Online die Arbeit des Leiters der Finanzpolizei Wilfried Lehner MLS (Mitte) und seines Teams. Foto © Ing. Martin Zigler Bewährte IT-Lösung sorgt für mehr Effizienz Seit zehn Jahren unterstützt FinPol Online die Finanzpolizei bei ihrer Tätigkeit Die Steuerreform der Regierung wurde mit Spannung erwartet. Das Volumen dieser Reform liegt bei über fünf Milliarden Euro. Zur Gegenfinanzierung soll vor allem die Eindämmung von Steuerbetrug beitragen – knapp zwei Milliarden will die Regierung so hereinbringen. Der Anteil der Schattenwirtschaft am offiziellen Bruttoinlandsprodukt Österreichs soll laut Univ.-Prof. Dr. Dr. Friedrich Schneider von der Johannes Kepler Universität Linz heuer um 4,5 Prozent gegenüber dem Vorjahr wachsen. Abgesehen vom Anstieg von 5,75 Prozent im Jahr 2014 ist dies das stärkste Plus seit 2011. Größter Verlie- rer beim „Pfusch“ sei der Staat, dem dadurch Steuern und Sozialbeiträge in Höhe von 2 bis 3,5 Mrd. Euro pro Jahr entgehen, erklärt Friedrich Schneider. Der Ökonom prognostiziert, dass die Schattenwirtschaft 2015 auf 21,35 Milliarden Euro steigen könnte.* Einen wesentlichen Beitrag bei der Bekämpfung der Schattenwirtschaft leistet die Finanzpolizei. Bei der Arbeit dieser bundesweiten Organisationseinheit verlangt das Aufdecken von Sozialdumping und Sozialbetrug von Scheinfirmen besonders viel Akribie. Es ist oft arbeits- und zeitintensiv, bis ein Firmengeflecht vollends durchleuchtet werden kann. Die Mitarbeiter/ innen dieser Scheinfirmen nehmen solange alle Sozialversicherungsleistungen in Anspruch. Die Bekämpfung von Sozialbetrug in diesem Bereich soll Schätzungen nach ab dem Jahr 2016 rund 200 Millionen einbringen. Was die Finanzpolizei leistet Die Finanzpolizei mit Sitz in Wien ist seit Juli 2013 personell und wirtschaftlich selbstständig. Dienststellen gibt es in jedem Finanzamt. Zum Aufgabengebiet gehören die Aufdeckung von steuerlich relevanten Sachverhal ten (z. B. NoVA oder Sicherung von Abgabenansprüchen) illegaler Ausländerbeschäftigung Verstößen gegen die Bestimmun gen des Arbeitsvertragsrechts Verstößen gegen die Meldepflich ten des Arbeitslosenversicherungsgesetzes illegaler Gewerbeausübung Sozialbetrug Verstößen im Zusammenhang mit nationaler und internationaler Arbeitskräfteüberlassung Verletzungen des Glücksspielgesetzes FinPol Online unterstützt die Arbeit Die einzelnen Aufgabenbereiche der Finanzpolizei werden durch FinPol Online maßgeblich unterstützt. Seit 2004 stellt diese E-Government-Webanwendung die Dokumentation der Aufgaben und Tätigkeiten der Finanzpolizei sicher. FinPol Online gliedert sich in drei Module. Arbeitsmarktaufgaben In diesem Modul haben die Mitarbeiter/ innen der Finanzpolizei die Möglichkeit Gesetzesverstöße von der Anzeige bis zum rechtskräftigen Strafbescheid abzubilden. Alle Beweismittel sind in einem eigenen Archiv abgelegt. Diese sind bundesweit für die Finanzpolizei, ressortinterne Organisationseinheiten und auch für Mitarbeiter/innen externer Behörden wie z. B. der Bezirkshauptmannschaften und Magistrate einsehbar. Sozialbetrug Mit der Ausdehnung des Tätigkeitsfeldes der Finanzpolizei um den Bereich Sozialbetrug wurde die bestehende Anwendung erweitert. Diese funktionale Weiterentwicklung ermöglicht die Dokumentation eines Sozialbetrugsfalles samt dessen Verbindungen zu Arbeitsmarktfällen. Glücksspiel Seit 2010 gehören Glücksspielkontrollen ebenfalls zum Aufgabengebiet der Finanzpolizei. Diese Entwicklung wurde auch in FinPol Online abgebildet. Aufgrund der Dynamik der Gesetzgebung im Bereich Glücksspiel wird dieses Modul immer wieder grundlegenden Änderungen unterzogen. Mit den stetig wachsenden Aufgabengebieten der Finanzpolizei wird auch FinPol Online laufend durch das Bundesministerium für Finanzen (BMF) und das BRZ weiterentwickelt. „Derzeit wird an der Umsetzung gesetzlicher Änderungen etwa im Bereich des Arbeitskräfteüberlassungsgesetzes gearbeitet“, so Maria Czwartos, Projektleiterin FinPol Online im BRZ. Christoph Zalto, Projektmanager FinPol Online im BMF, ist zuversichtlich, dass die künftigen Anforderungen an die IT-Lösung in bewährter Zusammenarbeit realisiert werden. „FinPol Online ist nun seit mehr als zehn Jahren im Einsatz. Es ist eine Anwendung, die durch gesetzliche Änderungen ständig modifiziert, adaptiert und somit auch optimiert wird. Für die Finanzpolizei ist sie zu einem essenziellen Arbeits-Tool geworden.“ *„Pfusch wird in Österreich heuer weiter steigen“ (Kurier, 04.02.2015) 15 16 IT-News IT-News Eine übersichtliche und verständliche Benutzerführung unterstützt bei der raschen Eingabe der notwendigen Daten. Die erfolgreiche Annahme der elektronischen Rechnung wird umgehend mit einer E-Mail bestätigt. Diese Bestätigung markiert auch den Beginn der Zahlungsfrist für den Bund und macht so den gesamten Bearbeitungsvorgang transparenter. Erfolgsbilanz: Die e-Rechnung feiert Geburtstag Ein Jahr nach der Einführung steht fest, dass die elektronische Rechnungslegung sowohl Zeit als auch Kosten spart Seit Anfang 2014 verpflichtet der Bund seine Vertragspartnerinnen und Vertragspartner, im Rahmen des Waren- und Dienstleistungsverkehrs mit Bundesdienststellen, Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form einzubringen. Die gesetzliche Grundlage dafür bildet das IKT-Konsolidierungsgesetz. Die Nutzung der elektronischen Rechnungen spart Zeit und Kosten. Untersuchungen zeigen, dass pro eingebrachter elektronischer Rechnung rund 15 Minuten an Zeit und etwa zehn Euro für Verwaltungsaufwand gespart werden. Im Jahr 2014 wurden mehr als 765.000 Rechnungen von mehr als 35.000 Lieferantinnen und Lieferanten eingebracht. Diese Zahlen zeugen von einer erfolgreichen Umstellung, die europaweit hervorsticht. „Mit der elektronischen Rechnung setzen wir einen weiteren Meilenstein im E-Government und festigen Österreichs Spitzenposition im Bereich der elektronischen Verwaltung“, so Dr. Gerhard Popp, Leiter der IT-Sektion im BMF. Hohe Benutzerfreundlichkeit Beim Aufbau des elektronischen Systems wurde vor allem auf die praktische Anwendbarkeit Wert gelegt. Schon in der Planungs- und Umsetzungsphase wurde versucht, auf die sehr unterschiedlichen, spezifischen Bedürfnisse der Anwender/ innen einzugehen. „Die am Projekt beteiligten Mitarbeiter/ innen des BRZ spielten mit ihren innovativen Lösungen und ihrer hohen Kompetenz dabei eine wichtige und starke Rolle“, so der zuständige Abteilungsleiter im BMF, Christian Ihle. „Die technische Kernkompetenz des BRZ bei der Übermittlung von Rechnungsdaten auf nationaler und internationaler Ebene erweist sich hier als wesentlicher Erfolgsfaktor“, meint dazu Ernst Zbauzik, zuständiger BRZ-Abteilungsleiter. „Wir betreiben unter anderem eine wichtige nationale Schnittstelle für das EU-Projekt ,Pan-European Public Procurement Online‘ (PEPPOL), einen internationalen Übertragungsweg für elektronische Rechnungen. Darüber hinaus sind wir auch in Gremien zur EU-weiten Standardisierung und Vereinheitlichung der Grundlagen der e-Rechnung vertreten.“ „Beim Aufbau des Verfahrens wurde vor allem auf die praktische Anwendbarkeit Wert gelegt. Eine übersichtliche und verständliche Benutzerführung erleichtert die rasche Rechnungseinbringung und -bearbeitung. Die Zahlen aus dem Vorjahr belegen, dass wir eine beispielhafte, erfolgreiche Lösung geschaffen haben.“ AL MinR Christian Ihle, BMF Bundesverwaltung als Vorreiter An der Realisierung der elektronischen Rechnung an die öffentliche Verwaltung hatte auch die österreichische Wirtschaft großen Anteil. Sie machte sich für die Umsetzung stark, da die Bundesverwaltung als Vorbild bei der Rechnungseinbringung in elektronischer Form dienen sollte. Anlässlich des e-Rechnungs-Kongresses der Wirtschaftskammer Österreich (WKO) Ende letzten Jahres hielt auch WKO-Generalsekretär Dr. Herwig Höllinger fest, dass die Einführung der elektronischen Rechnung natürlich nicht ganz frei von Umstellungsschwierigkeiten für die Unternehmen gewesen sei. Manche kritischen Berichte in den Nutzenpotenzial der elektronischen Rechnung voll auszuschöpfen“, ergänzt Sektionschef Popp. Kein exklusives Service für den Bund Das Verfahren der elektronischen Rechnung ist nicht als exklusives Service für den Bund gedacht, sondern steht auch anderen Stellen als „elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung“ offen. Auch hier ist es die Wirtschaft, die die Möglichkeit der elektronischen Rechnungseinbringung für alle Gebietskörperschaften und auch ausgegliederte Unternehmen einfordert. Das BRZ, als Betreiber der universell nutzbaren e-Rechnungs-Schnittstelle zwischen Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung, liefert bee-Rechnung spart reits jetzt die technische Realisierung dieser Vision. „Die Nutzung der Zeit und Geld. Es können rund 15 Minuten Bearbeitungsdauer und an die zehn Euro für Verwaltungsaufwand gespart werden. Trotz Umstellungshürden wurden wie erwartet bis Jahresende mehr als 765.000 elektronische Rechnungen eingebracht und rascher als bisher abgewickelt.“ SC Dr. Gerhard Popp, BMF Medien waren jedoch übertrieben. Mitglieder der WKO berichteten ihm, dass sie nun tatsächlich schneller zu ihrem Geld kommen. „Das belegt die erfreuliche Entwicklung“, so Herwig Höllinger. „Der nächste, schon begonnene Schritt ist der Einsatz der elektronischen Rechnung in Ländern und Gemeinden. Diese profitieren bei der Einbringung und zielgenauen Weiterleitung von eRechnungen von einem bewährten und europaweit kompatiblen Standard“, erklärt Christian Ihle. Umso erfreulicher ist es, dass das Land Oberösterreich als erstes Bundesland diese Option bereits nutzt. Dem Einsatz der elektronischen Rechnung in den Bundesländern und Gemeinden steht somit nichts mehr im Weg. www.erechnung.gv.at Das Interesse der Wirtschaftsvertreter kommt nicht überraschend: Studien prognostizieren bei ausschließlicher Einbringung von Rechnungen in elektronischer Form – auch im Business-to-Business-Bereich – ein jährliches Einsparungspotenzial von bis zu neun Milliarden Euro. Davon entfallen auf den Business-to-Government-Bereich rund 570 Millionen Euro pro Jahr. „Damit ist das Bundesministerium für Finanzen mit dieser Business-to-Government-Lösung auch im internationalen Vergleich Vorreiter für die elektronische Rechnungslegung im B2B-Bereich. Nun ist die Wirtschaft am Zug, das enorme Kennzahlen: Ca. 10 Euro Verwaltungsaufwand-Ersparnis pro e-Rechnung Rund 15 Minuten Zeitersparnis pro e-Rechnung Mehr als 35.000 Vertragspartnerinnen und Vertragspartner Mehr als 765.000 eingebrachte elektronische Rechnungen im Jahr 2014 17 18 it-neWs it-neWs Kooperation, in deren Rahmen sich Rechenzentren der öffentlichen Hand gegenseitig unterstützen. Es werden vorhandene Ressourcen besser genützt, übergreifende Synergien gehoben und die Qualität in Form von rascherer Fehlerbehebung gesteigert. Derartige Verwaltungskooperationen können auf technischer suPPort im fokus dem Gebiet der Open-Source-Software Gemeinsam wurde festlegt, welche sehr effizient und leicht umgesetzt Expertinnen und Experten im Notfall werden, da keinerlei Konzernverträge übergreifend zum Einsatz kommen über Lizenzen, Folge„Ziel ist es, im Störungsfall gemein- Upgrades und Wartungen sam, unter Einbindung der weltwei- mit rechtlichen Folgen involviert sind. des jeweiligen Partners zuzugreifen und gemeinsam, unter Einbindung der weltweiten Foren, eine rasche Schadensbehebung zu erreichen“, ergänzt Dr. Wilfried Jäger, Leiter „Zentrale Services“ im BRZ. VERwALTUNGSüBERGREIFEND ZU MEhR EFFIZIENZ open-source-datenbankbetrieb: kooperation zwischen der stadt Wien und dem brZ in rechenzentren sind die aufwände für software-lizenzen, -Wartungen und support-Verträge ein erheblicher kostenfaktor. gerade datenbanken spielen für die Performance von applikationen und für die datensicherheit eine sehr bedeutende rolle und sind deshalb sehr teure Produkte. die Verwaltung steht in der derzeitigen budgetsituation unter dem massiven druck, kosten zu senken. die Qualität soll darunter aber nicht leiden. es ist deshalb naheliegend, lizenzfreie und somit kostenlose open-sourcedatenbanken zu evaluieren und deren einsatz in rechenzentren der Verwaltung zu forcieren. Open-Source-Software ist gerade in Rechenzentren bereits jetzt schon eine dominante und auch bekannte Größe. So sind seit langem Betriebssysteme wie SOLARIS oder LINUX schen Akt im Land Wien – eingesetzt. oder Webserver wie Apache oder TomDie Idee dahinter: Im Problemfall könCat wesentliche Technologieträger. nen sich das BRZ und die Stadt Wien Neben den wegfallenden Lizenz- und gegenseitig unterstützen. „Das entWartungskosten sind vor allem die spricht dem Community-Gedanken Stabilität und die rasche Verfügbarkeit von Open-Source-Software und auvon Softwareupdates für Korrekturen Vorteile. Der Support wird in der Regel von externen „Der offene Quellcode garantiert Firmen zugekauft. Diese die Transparenz der verwendeten „Enterprise Agreements“ Software und erhöht so das Vertrauen.“ stellen ein weiteres Einsparungspotenzial dar. Ing. Christian Gebauer, Fachbereichsleiter in „Der Aufbau einer Verwaltungs-Community, die Wissen gemeinsam nutzt und auf kostengünstige Shared-ITServices setzt, ist in Zeiten knapper Budgets ein Modell mit viel Potenzial“, blickt Dr. Wilfried Jäger in die Zukunft. „Unsere übergreifende Verwaltungszusammenarbeit mit der MA 14 dient der Festigung der Positionierung des BRZ als strategischer Kooperationspartner innerhalb der österreichischen Verwaltung.“ Die künftige Entwicklung Dr. Wilfried Jäger, Leiter „Zentrale Services“ im BRZ dieser Kooperationsform ermöglicht, dass verwaltungsspezifische Erweiterungen jeund wie der Ablauf einer solchen Fehderzeit unkompliziert erstellt und den lerbehebung erfolgen soll. Dezidiert anderen Verwaltungseinheiten probausgeschlossen werden gegenseitilemlos zur kostenlosen Nutzung zur ge Fernzugriffe auf die Datenbanken Verfügung gestellt werden können. oder der Austausch von Daten der BeDamit wird verwaltungsspezifisches hörden. Der Fokus liegt ganz klar auf Wissen geteilt. Ing. Christian Gebauer: dem technischen Support im Fall einer „Der offene Quellcode garantiert die Schadensbehebung. „Deshalb steht nun zu Beginn das gegenseitige Kennenlernen, der Austausch über operative Fragen und vor allem das Erlernen Open-Source-Software von Routinen auf dem Programm“, erAls Open-Source wird Software definiert, deren Lizenzverträge den läutert Dr. Wilfried Jäger. folgenden drei Merkmalen entsprechen: ßerdem baut diese Idee auf den bereits etablierten Kontakten der MA 14 mit dem BRZ auf und führt diese noch weiter“, so Ing. Christian Gebauer, Fachbereichsleiter in der MA 14. „Bei Bedarf können das BRZ und wir schon jetzt mehr als zehn hochqualifizierte Datenbank-Expertinnen und -Experten mit PostgreSQL-Know-how einsetzen“, erklärt Ing. Christian Gebauer. „Je mehr Partner sich einer Kooperation wie der unseren anschließen, desto größer wird der Pool an Expertinnen und Experten. Desto größer wird auch eine rasche Lösungswahrscheinlichkeit.“ Aus diesem Grund wurde ein offener, leicht erweiterbarer Kooperationsvertrag geschlossen. „Unmittelbares Ziel unseres Kooperationsagreements ist es, im Störungsfall sofort auf die kompetente Hilfe agreement mit PotenZial Der Vertrag zwischen der MA 14 und dem BRZ festigt eine Bund-Länder- der MA 14 gemeinsame sache Das BRZ hat mit Unterstützung der Stadt Wien die Open-Source-Datenbank PostgreSQL eingeführt. Diese wird in der Abteilung für Automationsunterstützte Datenverarbeitung, Informations- und Kommunikationstechnologie (MA 14) der Stadt Wien bereits erfolgreich bei verwaltungskritischen Anwendungen – etwa dem elektroni- ten Foren, eine rasche Schadensbehebung zu erreichen.“ Transparenz der verwendeten Software und erhöht so das Vertrauen. Die jeweiligen Expertinnen und Experten aus den Fachbereichen und Ressorts können den Code einfach analysieren und so Implementierungsaufwände, spezifische Nutzungsgebiete und nötige Erweiterungen rasch einschätzen.“ Der Quelltext liegt in einer für den Menschen lesbaren und verständlichen Form vor. Es gibt keine Nutzungsbeschränkungen, d. h. die Software darf beliebig kopiert, verbreitet und genutzt werden. Die Software darf verändert und in der veränderten Form weitergegeben werden. OSSBIG Das BRZ ist Gründungsmitglied der Open Source Software Business Information Group (OSSBIG). In diesem Verein haben sich die größten privaten und öffentlichen Rechenzentren zusammengeschlossen. Schwerpunkte sind der Erfahrungsaustausch sowie die gegenseitige Unterstützung bei der Auswahl von Open-Source-Software, Implementierungsprojekten oder dem Betrieb. www.ossbig.at 19 20 IT-NEWS IT-NEWS „Es ist Herausforderung und Motivation zugleich, täglich neue Angriffe und Bedrohungen zu analysieren und abzuwehren.“ DI Stefan Poschinger, Leiter BRZ-CERT „Die Idee, eine solche Zentrale zu schaffen, ergab sich aus dem Arbeitsalltag. Die Erfahrung zeigt, dass die Zeit zwischen der Warnung vor Sicherheitsbedrohungen und verübten Attacken ständig kürzer wird. Die erfolgreiche Behebung der Schwachstelle hängt erheblich von der Reduktion der Reaktions- und Behebungszeiten ab“, erklärt Johannes Mariel. „Damit kann das BRZ rasch auf aktuelle Sicherheitsbedrohungen reagieren.“ Zusammenarbeit für mehr Sicherheit Rund um die Uhr für unsere Kunden im Einsatz: Schnellere Reaktionszeiten dank neuer Sicherheitszentrale im BRZ Für IT-Verantwortliche war 2014 weltweit ein besonders arbeitsintensives Jahr. Massive Sicherheitslücken wie Heartbleed, Shellshock oder Poodle wurden öffentlich und stellten große Angriffsflächen für Hacker dar. Die Aufgabe, IT-Systeme vor Angreifern zu schützen, wird auch heuer keine leichte, denn die Bedrohungen werden voraussichtlich weiter zunehmen. Die Prognose für die nächsten zwölf Monate zeigt folgendes Szenario: Aufdeckung von weiteren schweren Sicherheitsschwachstellen, sowohl in kommerziellen als auch in OpenSource-Produkten. Intensivierung der Angriffe mit Phishing-Mails: Trojaner können so auf fremden Rechnern installiert werden, um Daten zu stehlen oder sogar das System zu übernehmen. Zunahme von politisch motivierten Attacken, speziell im Government-Bereich. Gefährdung durch die nach wie vor äußerst schwer zu identifizierenden Advanced Persistent Threats – also die fortgeschrittenen, andauernden Bedrohungen –, die hochprofessionell und gezielt durchgeführt werden. Internationale Statistiken belegen, dass Organisationen in den Kategorien „Rechenzentrum“ und „Government“ als hoch gefährdet eingestuft werden. Das Bundesrechenzentrum ist also ein begehrtes Angriffsziel. Aus diesem Grund ist Sicherheit ein Kernelement der Unternehmensstrategie. „Wir sind heute gut auf diese Situation vorbereitet und arbeiten intensiv daran, das auch morgen zu sein“, so Chief Information Security Officer Ing. Johannes Mariel. Die neue BRZ-Sicherheitszentrale Auf Initiative des Bundeskanzleramts vernetzten sich vor vier Jahren die Computer Emergency Response Teams (CERT) von Unternehmen aus der IT-Branche. Das BRZ-CERT ist ebenfalls ein Partner. Der CERT-Verbund hat sich zum Ziel gesetzt, die IKT-Sicherheit in Österreich zu gewährleisten, indem alle verfügbaren Kräfte gebündelt und das gemeinsame Know-how optimal genutzt wird. Das BRZ-CERT gehört organisatorisch zur Stabsabteilung für Sicherheit und Qualität. Es arbeitet eng mit den Mitarbeiter/innen des BRZ-Infrastrukturbereichs zusammen, die für die Sicherstellung der Services und Überwachung der IT-Infrastruktur verantwortlich sind. Die Kooperation mit den sogenannten System Security Engineers wurde zunehmend intensiviert und erfolgreich ausgebaut. Ende letzten Jahres setzte das BRZ den nächsten Schritt zur Stärkung des BRZ-CERT: Die Mitarbeiter und zwei System Security Engineers für Schwachstellen-Management sowie zur Bekämpfung von Schad-Software bezogen gemeinsam die neu geschaffene Sicherheitszentrale im BRZ-Haupthaus. Was leistet das BRZ-CERT? Zu den Aufgaben des BRZ-CERT zählen proaktive Sicherheitsmaßnahmen wie die Warnung vor Sicherheitsbedrohungen und die Koordination von reaktiven Maßnahmen bei Sicherheitsvorfällen. Darüber hinaus bietet es den BRZKunden eine Reihe von Sicherheitsdienstleistungen an, die den Betrieb von Sicherheitssystemen, die Durchführung bzw. Koordination von technischen Sicherheitsaudits, die Datenträgervernichtung und Beratungsleistungen in Sicherheitsangelegenheiten umfassen. Die prognostizierte Entwicklung der Bedrohungen macht die operative Überwachung der Sicherheitssysteme zunehmend zu einem stetig wachsenden Aufgabenbereich des BRZCERT. Einen weiteren Schwerpunkt bildet der Kampf gegen Phishing-Attacken. So verstecken sich etwa in sogenannten Telekom-Mails – vermeintlich harmlose E-Mails bekannter Telefonanbieter – Trojaner, die von den Empfänger/innen unbemerkt in das System geschleust werden sollen. Diese Schad-Software konnte Ende letzten Jahres in mehr als 150 Fällen vom Virenschutz nicht erkannt werden. Hier bewährte sich eine Vorrichtung zur netzwerkbasierten Malware-Erkennung: Sowohl der versuchte Download weiterer Schad-Software als auch mögliche Verbindungen zu Bot- nets – von Cyber-Kriminellen gesteuerte PC-Netzwerke – können so rasch erkannt werden. Zudem werden täglich zahlreiche Anfragen zu Sicherheitsthemen beantwortet und eine Vielzahl an Schwachstellen in den eingesetzten Software-Produkten identifiziert und behandelt. Alleine im Vorjahr wurden 120 kritische Sicherheitslücken erkannt und beseitigt. Monatlich werden mehr als eine Million Angriffe auf die Webservices der vom BRZ betriebenen IT-Systeme erfolgreich blockiert. Die regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit dieses Schutzwalls ist zur Anpassung an die neuen Bedrohungen unerlässlich. Kein 9-to-5-Job Regelmäßig durchgeführte Analysen zeigen, dass Attacken meist in den Abendstunden erfolgen und kompetente Mitarbeiter/innen zur Abwehr jederzeit verfügbar sein müssen. Sicherheit ist Teamwork: Die Koordinationsfunktion des BRZ-CERT kann nur dann erfolgreich sein, wenn auch die Techniker/innen in den Server- und Netzwerkteams zur technischen Umsetzung der Abwehrmaßnahmen bereit stehen. Deshalb besteht auch in der Nacht- und an Wochenende eine 7x24-Rufbereitschaft. Die hohen Qualitäts- und Sicherheitsstandards stellen sicher, dass die E-Government-Anwendungen der BRZKunden sicher betrieben und genutzt werden können. Für Johannes Mariel gehört heute auch Kommunikation zu einer der wichtigsten Waffen gegen Cyber-Kriminalität: „Es beginnt dort, wo die Awareness der Anwender/innen ebenso wie das fachliche Know-how der Systemspezialisten Bausteine des Sicherheitskonzeptes bilden.“ Und die Kommunikation in der neu geschaffenen BRZ-Sicherheitszentrale funktioniert ausgezeichnet. DI Stefan Poschinger Der neue Leiter des BRZ-CERT ist Absolvent der FH Hagenberg. Seit 2004 ist er Mitarbeiter des BRZ-Sicherheitsteams und hat maßgeblich an der Entwicklung des Information-Security-ManagementSystems mitgewirkt. Seine Kompetenz als zertifizierter Lead Auditor für Informationssicherheits-, Qualitäts- und Servicemanagement-Systeme bringt er in den täglichen Betrieb ein. Seine Qualifikation für die neue Aufgabe als Leiter des BRZ-CERT hat er bei zahlreichen Sicherheits-Notfalleinsätzen unter Beweis gestellt. 21 22 Word raP kurZ und bündig wORD RAP ku Nd eN Ma ga ZIN Nr. 03/ BRZ IM BILD 2013 geMeINsaM MehR eRReIc Behörden- und Kooperationen organisationsübergreife heN nden gehört die Zuk unft Anita Fürthner am BRZ-Direkt-Cover (Ausgabe 3/2013) 15 FAKTEN üBER DI ANITA FüRThNER (BMF) österreichisches it-knoW-hoW für it.niedersachsen BRZ-Geschäftsführer DI Roland Jabkowski begrüßte die deutschen Kollegen des IT-Dienstleisters der Niedersächsischen Landesverwaltung zu einem Erfahrungsaustausch im BRZ. © BRZ GmbH koNtRolle österreichs Glück hat sYsteM sspielautom in bundesweit es Netzwerk aten seit August integriert schulBuch IN akt Bewä IoN hrte Online-platt form: von mehr als acht millionen Bestellabwicklung Schulbüchern anita fürthner leitet die applikation V/5 aX – Prüf- und kontrollsysteme der finanz im bundesministerium für finanzen. Wenn ich mehr Zeit hätte, … würde ich Verhaltensbiologie studieren und das Wolfsforschungszentrum im Weinviertel unterstützen. in meiner freizeit … spiele ich gerne Improvisationstheater. Ich genieße das Lampenfieber und den Applaus. als kind wollte ich … als berühmte Sängerin weltweit reisen. mein erster Job: Aushilfskraft – quasi „Mädchen für alles“- in einer Personalberatungsfirma dieses buch würde ich auf eine einsame insel mitnehmen: „Schöne Tage“ von Franz Innerhofer diesen film habe ich mehr als einmal gesehen: Die Lebensgeschichte des Mathematikers John Nash „A Beautiful Mind – Genie und Wahnsinn“ Zu dieser musik kann ich entspannen: „Ein deutsches Requiem“ von Johannes Brahms die leute schätzen an mir … meine soziale Kompetenz, meine Ehrlichkeit und Offenheit. darüber kann ich mich freuen: einen Rundflug in einer Cessna ich kann nur schwer verzichten auf … mein Auto. Es bedeutet für mich einen Hauch von Unabhängigkeit und Freiheit. ehrenZeichen für sektionschef Bundesminister Dr. Hans Jörg Schelling überreichte Dr. Gerhard Popp, Leiter der IT-Sektion im Finanzministerium, das Große Goldene Ehrenzeichen für Verdienste um die Republik Österreich. die it in der öffentlichen Verwaltung sollte auf jeden fall … effizienter und benutzerfreundlicher werden. manchmal stört mich an der it, … dass Besprechungsteilnehmer/innen mit Tablets, Smartphones etc. beschäftigt sind, ohne ihre Gesprächspartner/ innen wahrzunehmen. © BMF in 20 Jahren wird die öffentliche Verwaltung … unter Einsatz modernster Technologien ihre Leistungen, in Umfang und Qualität auf die sich verändernden Bedürfnisse der Bürger/innen abgestimmt, lösungsorientiert, transparent und schnell anbieten können. mein lebensmotto: Hinfallen, aufstehen, Staub abklopfen, weitergehen … glatter erfolg Auch heuer fand im Wiener Eislaufverein das traditionelle BRZ-Eisstockschießen statt. Sechs Teams, bestehend aus BRZ-Mitarbeiter/innen und Kunden, traten im freundschaftlichen Wettbewerb gegeneinander an. die leute fürchten an mir … unerwartete Maßnahmen, wenn Frühwarnsignale nicht erkannt werden. © BRZ GmbH 23
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