Schriftenreihe – Band 2 „Cloud Services Made in Germany in der Praxis“ Juli 2015 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Inhaltsverzeichnis 1. Vorwort Frank Roth, Vorstand AppSphere AG ............................................................................................... 4 2. UBIQUE ermöglicht sichere E-Mail-Kommunikation im Steuerbüro .............................................................. 5 3. StoneOne realisiert komfortables Prüfinstrument für Abrechnungssoftware aus der Cloud ........................ 7 4. Shop x (ERP + Full Service + Zusammenarbeit) = Erfolg² .............................................................................. 10 5. eBusiness & HR-Management in der Cloud ................................................................................................. 13 6. PharmaLex GmbH: Zeiterfassung bei der Zulassung von Arzneimitteln ...................................................... 15 7. KUKA Roboter automatisiert digitalen Dialog .............................................................................................. 17 8. CAS PIA zur Pflege der zahlreichen und intensiven Firmen-Kontakte .......................................................... 19 9. Lensspirit: E-Mail-Marketing im SaaS-Verfahren für eine erfolgreiche Kundenpflege und Verkaufsförderung ....................................................................................................................................... 21 10. Mit SoftwareDEMO: Juristen testen Software unkompliziert und Browser-gestützt .............................. 24 11. Transparente Steuerung und Kommunikation in einem internationalen Personalentwicklungsprojekt 26 12. Virtuelle Klassenzimmer aus der Cloud.................................................................................................... 33 13. sunshine&roses gmbh: Buchhaltung kinderleicht ................................................................................... 36 14. Das Betriebskonzept für BMW TV: der Mix macht’s ................................................................................ 39 15. Speicherplatzoptimierung mit virtion Object Storage (vOBS) .................................................................. 42 16. Deutsches Studentenwerk: Wertvolle Zusatzfunktionen für Hosted Exchange ...................................... 44 17. Sixt Fördertechnik nutzt IT im „Local Cloud Hosting“-Betrieb von ITSM ................................................. 48 18. Mit Open Source ERP auf tocario deskMate flexibel und effizient Kundenprojekte umsetzen. ............. 51 19. Entgelt und Rente AG setzt für eigene SaaS-Lösungen auf IT-Infrastruktur von ITSM ............................ 54 20. Terrabit GmbH: Damit die 1,8 Milliarden-Baustelle in den Alpen nicht zum Albtraum wird – ITOutsourcing in Verbindung mit Cloud Computing auf Italiens größtem Bauprojekt ............................... 57 21. Rechtsanwälte gehen in die Cloud ........................................................................................................... 60 22. Innovative Shopping-Plattform erhält von Stemmer in Rekordzeit eine hochleistungsfähige ITInfrastruktur. ............................................................................................................................................ 62 23. Udo Walz: Frische-Kur für die Lohnabrechnung ...................................................................................... 65 24. Sichere Services in der Cloud ................................................................................................................... 67 25. Steuerkanzlei Manolikakis sichert Mandantendaten mit Backup-Lösung aus der Cloud ........................ 70 26. Belimed und netfiles: Einsatz eines virtuellen Datenraums für die standortübergreifende Zusammenarbeit bei einem international tätigen Unternehmen ........................................................... 73 27. Hochverfügbarkeit und Sicherheit durch flexible UBL OnDemand Services ............................................ 75 28. LHI Gruppe: Daten Backup im externen Rechenzentrum mit direktem und transparentem Zugriff....... 77 29. Backup as a Service für Digital Marketing Agentur iCrossing .................................................................. 79 30. Bright Solutions: Backup2Net ist wie eine Versicherung ......................................................................... 81 31. Mehrfach-Unternehmer professionalisiert sich mit der neuen Cloud Lösung Sage Office Online .......... 84 Seite 2 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 32. Techem: Bewerben übers Web................................................................................................................ 86 33. E-Procurement-Lösung vereinfacht den Katalogeinkauf ......................................................................... 90 Seite 3 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 1. Vorwort Frank Roth, Vorstand AppSphere AG Sehr geehrte Damen und Herren, „ein Beispiel sagt mehr als tausend Worte …“ – Getreu diesem Motto haben wir in den Mittelpunkt des zweiten Bandes der Schriftenreihe der Initiative Cloud Services Made in Germany Praxisbeispiele für den Einsatz von Cloud Computing-Lösungen gestellt. Denn was hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob und wie Sie Cloud Computing in Ihrem Unternehmen einsetzen, mehr als die Erfahrungen, die Kollegen in anderen Unternehmen „in der Wolke“ gemacht haben? Die Auswahl an Praxisbespielen verdeutlicht die Vielfalt an Cloud Computing-Angeboten (Infrastructure as a Service, IaaS, Platform-as-a-Service, PaaS, Software-as-a-Service, SaaS) sowie die breite Bandbreite an Einsatzszenarien. Vom Autohaus und der Steuerberaterkanzlei über den Outdoor-Shop und Roboterhersteller bis zum öffentlichen Energieversorger und studentischen Karriere-Center – alle diese Unternehmen und Einrichtungen setzen mit ihren unterschiedlichsten Anforderungen auf Lösungen aus der Cloud. Wie sie dies tun und welche Erfahrungen sie dabei gemacht haben, erfahren Sie in den folgenden Beiträgen. Viel Spaß beim Lesen wünscht Frank Roth Vorstand AppSphere AG und Initiator Initiative Cloud Services Made in Germany Seite 4 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 2. UBIQUE ermöglicht sichere E-Mail-Kommunikation im Steuerbüro Rechtskonforme E-Mail-Kommunikation mit Originaritätsnachweis Der sichere Datenaustausch mit den Mandanten war nur sehr umständlich möglich und setze eine zusätzliche Software bei den Mandanten voraus. Ferner suchte die Kanzlei nach einer für die Anwender leicht zu bedienenden Lösung, die eine vertrauenswürdige E-Mail-Kommunikation mit Mandanten und Behörden, bei voller Kompatibilität und ohne Clientinstallationen seitens Absender oder Empfänger ermöglichen sollte. Entscheidung für IntelliSecure von UBIQUE Technologies Hauptauswahlkriterien für den Kunden waren hier die Punkte Rechtssicherheit, einfache Bedienbarkeit für Mitarbeiter, Administratoren und Mandanten sowie der verwertbare Nachweis, dass eine E-Mail auf Empfängerseite geöffnet und gelesen wurde. Ebenso im Fokus stand die KostenNutzen-Relation der Lösung. Arbeitsweise von IntelliSecure Ein von UBIQUE Technologies zertifiziertes Systemhaus band die IntelliSecure-Lösung innerhalb weniger Minuten in die vorhandene MS-Exchange- und MS-Outlook-Umgebung ein. Der MS-Exchange wurde via TLS mit IntelliSecure verbunden und die MX-Records auf ein Rechenzentrum der Ubique Technologies gesetzt. Alle Mitarbeiter wurden in ihrer Identität geprüft und personenbezogene digitale Signaturen wurden ausgestellt oder vorhandene Zertifikate in IntelliSecure eingebunden. IntelliSecure signiert nun die ausgehenden E-Mails vollautomatisch und verschlüsselt diese auf Wunsch wahlweise via S/Mime oder als Secure Webmail. Mitarbeiter bei Dr. Senger und Senger verwenden wie gewohnt ihr Outlook um E-Mails zu schreiben. Ist eine E-Mail sicherheitsrelevant, setzt der Mitarbeiter [vertraulich] am Ende der Betreffzeile ein. Empfänger rufen ihre E-Mails wie gewohnt in ihrem gewohnten E-Mail-Client ab. Hat der Empfänger bereits eine eigene Verschlüsselungslösung im Einsatz folgt er den gewohnten Schritten. Seite 5 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Hat der Empfänger keine eigene E-Mail-Sicherheitslösung erhält er eine verschlüsselte Nachricht und zusätzlich (bei erstmaliger Verwendung) ein Kennwort per SMS zugesendet. Mit der empfangenen EMail und dem zugehörigen Kennwort kann er nun die sichere E-Mail abrufen und bei Bedarf auch sicher darauf antworten. Fazit IntelliSecure hat sich im Praxiseinsatz bei Dr. Senger und Senger bewährt. Überzeugt hat dabei besonders die Einfachheit der Lösung. Zum Versenden einer verschlüsselten E-Mail genügt eine einfache Kennzeichnung im Betreff, was ebenfalls über Smartphones funktioniert. Empfänger die keine eigene E-Mail-Sicherheitslösung einsetzen erhalten die E-Mail dabei als verschlüsselten Anhang innerhalb einer Träger-E-Mail. Das zugehörige Kennwort erhält der Empfänger via SMS. Die Möglichkeit gesichert mit den Mandanten zu kommunizieren und diesen auch die Möglichkeit zu geben sicher zu antworten ist seither ein strategischer Wert der Kanzlei geworden. „Der Einsatz von IntelliSecure schafft Vertrauen, denn unsere ausgehenden E-Mails sind nicht nur nachweißlich von uns, sondern vor dem Zugriff Dritter geschützt. Gleichzeitig können uns unsere Mandanten vertrauliche Informationen einfach per E-Mail zusenden. Damit ist IntelliSecure ein unverzichtbarer Bestandteil unserer täglichen Arbeit geworden.“ Jan Pfefferle, Teilhaber Dr. Senger und Senger Kontakt: UBIQUE Technologies GmbH Theodor-Bergmann-Str. 6 63877 Sailauf Internet: www.ubique-technologies.de Seite 6 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 3. StoneOne realisiert komfortables Prüfinstrument für Abrechnungssoftware aus der Cloud Mit dem GRC Prüfercockpit entwickeln die Gesellschaft für innovative Personalwirtschaftssysteme mbH und StoneOne ein komfortables Prüfinstrument für PPay, die Abrechnungssoftware der KIDICAP-Reihe Einfache Analysen über Abrechnungsdaten per Web Personalabrechnung finden in zahlreichen deutschen Verwaltungen und Unternehmen heute mit KIDICAP PPay statt. Über das Modul der KIDICAPProduktreihe werden derzeit 2,4 Millionen Personalfälle bundesweit bearbeitet. Damit ist der KIDICAP-Hersteller GIP GmbH deutscher Marktführer in seinem Bereich. Mit dem GRC Prüfercockpit bietet die GIP GmbH jetzt zusätzlich ein handliches schnelles Prüfverfahren über abrechnungsrelevante Daten aus KIDICAP PPay an. Das Prüfercockpit basiert auf Funktionsbausteinen der Web Service Factory von StoneOne; die GIP GmbH hat es in enger Zusammenarbeit mit dem Berliner PaaS-Spezialisten entwickelt. Personaldaten beinhaltet KIDICAP PPay in großer Anzahl; für den KIDICAP Nutzer geht es oft darum, gezielt und schnell Informationen zu generieren und eine übergeordnete Sicht zu erhalten. Die GIP GmbH hat mit der digitalen Verwaltungsakte (DiVA) bereits eine elektronische Aktenlösung entwickelt, über welche die Rechenzentren als Servicepartner der GIP GmbH ihren Kunden sämtliche Personalabrechnungsdokumente direkt nach der Abrechnung per einfachen Webzugriff zur Veffügung stellen können. Ein zweites hilfreiches Übersichtstool gibt es seit Ende 2012 mit dem GRC Prüfercockpit. Die GIP GmbH hat es gemeinsam mit StoneOne entwickelt, welche dafür eine Weboberfläche sowie die dahinterliegenden Workflows als Komponenten aus ihrer Web Service Factory zur Verfügung stellt. Die KIDICAP-Lösung für die HCM Compliance steht seit Ende 2012 zur Verfügung. Sie bietet dem Prüfer eine strukturierte und aufbereitete Sicht auf abrechnungsrelevante Daten und dient dazu, vielfältige Prüfungen durchzuführen. Compliance-Anforderungen erfüllen mit dem Prüfercockpit Entstanden ist das GRC Prüfercockpit aus dem Bedarf heraus, dass Compliance für Organisationen immer wichtiger wird. Die abrechnungsrelevanten Daten unterliegen organisationsspezifischen Prüfkriterien. So sind die notwendigen Prüfungen über Personaldaten vielfältiger Art: Bekommt ein Angestellter versehentlich Kindergeld, ohne Kinder zu haben? Krankengeld, obwohl er schon genesen ist? Werden unter einer Kontonummer fälschlich mehrere Personen geführt? Übersteigen die Zulagen eines Mitarbeiters einen bestimmten Betrag? Manuelle Prüfprozesse über die Abrechnungsdaten sind umständlich. Solche und viele andere Sachverhalte zu prüfen, gehört zum täglichen Hand- Seite 7 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis werk eines Prüfers, dem Hauptanwender des GRC Prüfercockpits. Bisher wurden die Prüfprozesse weitestgehend manuell durchgeführt. „Mit dem GRC Prüfercockpit bieten wir den Prüfern in der Organisation, im Gegensatz zur papierbasierten Prüfung, nun die Möglichkeit, den Prüfprozess bzw. -workflow automatisiert mit integriertem 4-Augen-Prinzip zu starten“, erklärt Angela Hanser, tätig im Produktmanagement bei der GIP GmbH, „es können damit genau die Dinge, die für die aktuelle Prüfung interessieren, selektiert, angezeigt und über das GRC Prüfercockpit geprüft werden.“ Prüfkriterien beliebig kombinieren In der von StoneOne gelieferten webbasierten Maske des GRC Prüfercockpits finden die Nutzer verschiedenste Prüfkriterien, die sich auf die abrechnungsrelevanten Daten in PPay beziehen. Diese können mit den gewünschten Werten gefüttert werden und das GRC Prüfercockpit selektiert die dazu passenden Personalfälle. Je nachdem wie umfangreich die Prüfung sein soll, lassen sich beliebig viele Kriterien miteinander nach dem Baukastenprinzip kombinieren und dadurch auch sehr komplexe Prüfungen durchführen. In die Anwendung ist ein Berechtigungskonzept integriert, so dass niemand Daten sieht, die er nicht sehen soll. Die von StoneOne entwickelten Workflows ermöglichen es, nach der Selektion der Abrechnungsfälle mehrere Personen in die Überprüfung der Daten nach dem 4-Augen-Prinzip einzubeziehen. Dafür gibt es im GRC Prüfercockpit mehrere Rollen, die auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten sind. Es wird nach einem Prüf- und Innenrevisionsprozess unterschieden. Der „Prüfer“ führt die Prüfung aktiv aus, der „Prüfungsadministrator“ legt die Kriterien fest. Kann der Prüfer den Personalfall nicht sofort freigeben, gibt er ihn an den Sachbearbeiter zur Korrektur zurück. Der „Sachbearbeiter“ ist demnach eine weitere Rolle im GRC Prüfercockpit. Die Weiterleitung vom Prüfer zum Sachbearbeiter läuft über einfache „Büro-Workflows“ von StoneOne. Angela Hanser: „Mit dem GRC Prüfercockpit können KIDICAP Anwender abrechnungsrelevante Daten sowohl vor als auch nach der Abrechnung prüfen. Wir bieten den Personalabteilungen mit dem neuen Tool ein deutliches Mehr an Komfort. Die integralen Bestandteile eines Compliance-Tools haben wir u.a. durch das 4-Augen-Prinzip im GRC Prüfercockpit integriert. Schon einige unserer Servicepartner setzen das Tool ein.“ GIP GmbH und StoneOne entwickeln das GRC Prüfercockpit stetig weiter und arbeiten dabei auch Anforderungen der Anwender ein. Neben DiVA, PTravel, Meldecenter und Meldecockpit ist das GRC Prüfercockpit ein weiteres webbasiertes Modul, welches im Rahmen der KIDICAP NEO-Initiative von GIP GmbH entstand. In den nächsten Jahren wird die GIP GmbH ihre komplette Produktsuite als Software-as-a-Service (SaaS) bereitstellen und von der bisherigen Host-basierten Anwendung auf eine moderne Java-Plattform migrieren. Den Kunden ermöglicht dies ein insgesamt komfortableres Arbeiten mit ihren Personaldaten über die Cloud. Das Framework für das GRC Prüfercockpit wird aus vorgefertigten Komponenten für SaaS und Cloud Computing aus der Web Service Factory und dem Enterprise Information Bus von StoneOne zusam- Seite 8 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis mengestellt. Der Bus steuert und verbindet alle von der GIP GmbH genutzten StoneOne Komponenten von zentraler Stelle aus. Im GRC Prüfercockpit werden die Komponenten zur Systemüberwachung (Monitoring) und Audit/Logging sowie die User Administration für die Benutzer-, Rechte- und Rollenverwaltung eingesetzt. Zur Anbindung von Backend-Systemen wird die EJB-Schnittstelle genutzt. Darüber werden sowohl verfügbare Methoden und Parameter ausgetauscht als auch ggf. Massendaten übertragen. Kontakt: StoneOne AG Keithstraße 6 10787 Berlin T: +49 (0) 30 469 99 07 18 F: +49 (0) 30 469 99 07 19 [email protected] www.stoneone.de Seite 9 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 4. Shop x (ERP + Full Service + Zusammenarbeit) = Erfolg² Southbag setzt für Schulranzen-Onlineshop.de auf ERP-System und Full Service von Actindo Wer ordentlich seine Hausaufgaben macht, hat sich das Lob für gute Ergebnisse redlich verdient: 2010 gewann Schulranzen-Onlineshop.de den Shop Usability Award als benutzerfreundlichster Online-Shop in der Kategorie „Spielwaren & Kids“; aktuell ist der Schulranzen-Fachhändler einer von elf Nominierten für die Auszeichnung „Online-Shop des Jahres“, die im Oktober 2011 vergeben wird. Dass Schulranzen-Onlineshop.de zu den Klassenbesten seiner Branche gehört, liegt nicht zuletzt auch an der partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit dem ERP-Spezialisten und Full-Service-Dienstleister Actindo. Der Betreiber von Schulranzen-Onlineshop.de, die Southbag GmbH & Co. Handels KG mit Zentrale in Puchheim bei München, setzt seit 2009 das Actindo ERP-System ein. Darüber hinaus ist die Actindo GmbH aus Ismaning auch als Full Service-Dienstleister für Southbag tätig. Neben der Erstellung und Umsetzung des kompletten Shop-Konzepts verantwortet Actindo auch die kontinuierliche Wartung und Betreuung. Im Rahmen der Zusammenarbeit profitieren beide: der SoftwareHersteller und Full Service-Dienstleister Actindo von einem anspruchsvollen Kunden mit immer neuen Anforderungen – was die Weiterentwicklung der eigenen Lösungen stetig vorantreibt. Und Southbag genießt den Vorteil einer Rundum-Betreuung aus einer Hand, inklusive maßgeschneiderter Funktionalitäten für Shop- und ERP-System. Hierzu gehört auch die Umsetzung des umfassenden Social Media-Auftritts bei Facebook, YouTube, Twitter und – ganz aktuell – bei Google+. Mit über 6.000 Artikeln bietet Schulranzen-Onlineshop.de seinen Kunden ein umfangreiches Sortiment an Schulranzen, Schulrucksäcken und -taschen sowie weiteres Schulzubehör an. Vor zwei Jahren stellte man bei Southbag fest, dass das bestehende Shop-System den gestiegenen Anforderungen nicht mehr genügte. „Zum einen waren wir an unsere Grenzen gestoßen, was die wachsenden Bestellmengen betraf“, berichtet Heike Senzel, Managing Director E-Commerce bei Southbag. „Zum anderen war das Shop-System als Ganzes durch die vielen individuellen Anpassungen irgendwann nicht mehr update-fähig. Außerdem wollten wir ein integriertes und umfassendes ERPSystem, um sämtliche Prozesse damit abzubilden.“ Nachdem man sich verschiedene Anbieter, Shopund ERP-Systeme angesehen hatte, entschied sich Southbag für Actindo, den führenden Hersteller webbasierter ERP-Systeme für E-Commerce und Multi-Channel-Versandhandel. „Ausschlaggebend für die Entscheidung, mit Actindo zusammenzuarbeiten, war neben den umfassenden Funktionalitäten des ERP-Systems auch die Tatsache, dass Actindo als Full Service-Dienstleister den geplanten Relaunch von Schulranzen-Onlineshop komplett übernehmen konnte: vom Konzept-Entwurf über die Umsetzung bis hin zur Wartung und Betreuung“, betont Heike Senzel. „Und nicht zuletzt hat uns – neben Empfehlungen durch andere E-Commerce-Händler – auch der persönliche Eindruck überzeugt. Wir wissen, dass wir ein anspruchsvoller Kunde sind, und wir wollten Seite 10 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis einen Dienstleister, der sich über neue Ideen unsererseits freut und bereit ist, Herausforderungen anzunehmen und umzusetzen. Bei Actindo hatten wir schnell das Gefühl, dass wir an der richtigen Adresse sind.“ Das Projekt startete dann auch direkt mit einer neuen Entwicklung durch Actindo: Southbag setzte bei der Auftragsvergabe voraus, dass eine Massenbearbeitung von Artikeln möglich sein sollte, einschließlich Meta- und Basis-Daten. Die Spezialisten von Actindo ergänzten das ERPSystem innerhalb von nur einem Monat um die geforderte Funktion. Seitdem profitieren die Southbag-Mitarbeiter von deutlichen Zeitersparnissen bei der Artikelbearbeitung. Inzwischen gehört die Massenbearbeitung bei allen Actindo ERP-Paketen zur Standardausstattung. Multichannel ERP-System integriert Point-of-Sale, Online-Shop und Internet-Marktplätze Southbag betreibt neben dem Onlineshop zwei stationäre Läden in Puchheim und Salzburg und wollte die Warenwirtschaft des deutschen Geschäfts ebenfalls in das Actindo ERP-System integrieren. Die besondere Herausforderung: die Kassensoftware am POS sollte nicht nur sämtliche Daten wie Verkäufe und Bestandsänderungen in Echtzeit an das zentrale ERP-System übergeben, sondern auch das komplexe Rabatt-System von Schulranzen-Onlineshop.de abbilden. Kunden erhalten im Megastore die gleichen Ermäßigungen, beispielsweise für Sets oder Sammelbestellungen, wie im Internet. Diese Rabatte sollte das Kassensystem automatisch beim Buchen errechnen und auch bei Retouren berücksichtigen. Basierend auf den Anforderungen von Southbag entwickelten die Spezialisten von Actindo die Kassen-Komplettlösung Actindo POS – einschließlich der speziell angepassten Hardware. Southbag profitiert inzwischen online und offline von einer integrierten, stets aktuellen und einheitlichen Warenwirtschaft. Neben den stationären Geschäften und Schulranzen-Onlineshop.de hat Southbag in den vergangenen zwei Jahren einen weiteren Vertriebskanal erschlossen: eBay spielt für den Abverkauf inzwischen eine wichtige Rolle. Und auch hier sorgen die vollintegrierten Schnittstellen von Actindo zu den großen Internet-Marktplätzen für einen immer aktuellen Überblick zu Verkaufs- und Bestandszahlen. Da alle Daten – Bestellungen, Versandinformationen oder Zahlungen – zentral zur Verfügung stehen, kann Southbag sämtliche Versandhandelsprozesse über das Actindo ERP-System abwickeln – von der Lagerhaltung und Beschaffung über die Versandlogistik bis hin zu Retourenmanagement und Inkasso. Auch die komplette Finanzbuchhaltung, Controlling/BI-Funktionen und ein revisionssicheres digitales Dokumentenarchiv sind im Actindo ERP-System enthalten. „Als webbasierte und vollintegrierte Komplett-Lösung ist Actindo das perfekte Mittelstands-ERPSystem“, resümiert Stephan von Dall’Armi, Geschäftsführer von Southbag. „Alle Leistungen rund um unseren Shop aus einer Hand zu bekommen ist für uns natürlich wesentlich komfortabler, als für Shop-Frontend, -Backend und ERP-System jeweils unterschiedliche Ansprechpartner zu haben.“ Die Zusammenarbeit mit Actindo will Southbag daher fortsetzen – schließlich gibt es in der Online-BranSeite 11 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis che noch einige Preise zu gewinnen. „Für unseren Shop werden wir natürlich auch in Zukunft immer wieder neue Ideen haben, die Actindo dann umsetzen soll“, sagt von Dall’Armi. Beim ERP-Spezialisten und Full-Service-Dienstleister macht man die Hausaufgaben für die Schulranzen-Händler gerne – vor allem, weil auch Actindo selbst und damit all seine Kunden von den neuen Entwicklungen profitieren. Kontakt: Actindo GmbH Carl-Zeiss-Ring 15 85737 Ismaning T: +49 (0) 89 8906735-0 F: +49 (0) 89 8906735-12 www.actindo.de Seite 12 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 5. eBusiness & HR-Management in der Cloud Die Unterwegs AG setzt erfolgreich auf die SaaS-Lösungen des Hamburger Softwarespezialisten rexx systems. Die webbasierten Systeme aus den Bereichen CRM, ERP und HRM werden genauso wie der Onlineshop unterwegs.biz vom Anbieter im zertifizierten Rechenzentrum gehostet. So profitiert das Handelsunternehmen von hoher Flexibilität und mehr Freiräumen, um sich auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können. Die Unterwegs AG ist einer der größten spezialisierten Anbieter von Outdoor-Produkten in Deutschland. An inzwischen 14 Standorten wurde mit klassischen Outdoor-Läden über viele Jahre einiges KnowHow in dem Segment aufgebaut. Parallel dazu ist der Onlineshop unterwegs.biz seit Mitte 2003 die zentrale Marketing- und Verkaufsplattform des Unternehmens. Der SaaS-Spezialist rexx systems betreut Unterwegs bereits seit vielen Jahren mit seinem breiten Portfolio an Business-Anwendungen. Kernbestandteil ist das ERP-System, über das alle Bestellungen abgewickelt werden, in dem die gesamte Warenwirtschaft abgebildet ist und in dem auch die Kassensysteme der einzelnen Stores voll integriert sind. Der zentrale Überblick ist dabei einer der ganz wesentlichen Punkte. Die Kassenverkäufe sind innerhalb weniger Minuten im System ersichtlich und die einzelnen Shops können jederzeit auf die anderen Bestände zugreifen, um z.B. die Verfügbarkeit von bestimmten Artikel oder Größen im Lager oder an anderen Standorten abfragen zu können. Dazu Christoph Ganß, Vorstandvorsitzender der Unterwegs AG: "Mit rexx ERP haben wir eine Software, die uns für alle Standorte aktuelle Umsätze, Bestände und Trends zeigt. Kombiniert mit perfektem Kundenmanagement – ein klarer Wettbewerbsvorteil.“ Ende letzten Jahres ist das Handelsunternehmen in ein neues Firmengebäude mit deutlich größerer Lagerfläche übersiedelt. In diesem Zuge wurde auch gemeinsam mit rexx systems eine innovative Lagerwirtschaft eingeführt. Das brandneue System bietet automatische Wegeoptimierung und basiert auf einen Hybridkonzept: chaotisches Lager mit festen Sonderplätzen für sich häufig drehende Artikel. Das Kundenbeziehungsmanagement inklusive der Marketingaktivitäten wird ebenfalls mit Software von rexx systems unterstützt. Digitale Kundenakten, direkte Anbindung an das Bestell- & Rechnungssystem sowie flexibles Reporting bringen eine deutliche Effizienzsteigerung für Unterwegs. Selbstverständlich ist das CRM-System auch direkt mit dem Online-Shop verbunden, um von den Vorteilen einer integrierten Lösung profitieren zu können. Einen weiteren wichtigen Bestandteil der Leistungen von rexx systems nimmt das Human Resource Management ein. Die über 150 Mitarbeiter werden mit dem webbasierten rexx HR verwaltet. So sind zentrale Auswertungen genauso einfach möglich wie individuelle Zugriffe und Prozesse für die einzelnen Abteilungen und Niederlassungen sowie modernes Self Service für die Mitarbeiter. Neben Seite 13 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis den digitalen Personalakten spielen dabei vor allem Module für die Zeiterfassung und das Abwesenheitsmanagement eine wichtige Rolle. rexx systems übernimmt ergänzend zur Betreuung der Systeme und dem gesamten Hosting auch Marketingaktivitäten. So ist das Hamburger Softwareunternehmen Partner für Online-Marketing, Suchmaschinenoptimierung und Mailingaktionen. Vorstandsvorsitzender Ganß zur Zusammenarbeit: "rexx systems ist für uns der optimale Partner. Exzellente, ganzheitliche Beratung und Umsetzung von der Technik bis zum Marketing!". Die Unterwegs AG hat sich für alle genannten Bereiche von Beginn an für eine Cloud-Lösung entschieden. Nur so ist es möglich, trotz hoher technischer Anforderungen keinen großen, internen ITApparat aufbauen und erhalten zu müssen. Dies gibt dem Handelsunternehmen die Freiräume, sich auf seine Kernprozesse konzentrieren zu können. Darüber hinaus ist es in der sehr schnelllebigen Branche wichtig, stets von der hohen Flexibilität und Skalierbarkeit der Systeme profitieren zu können, ohne auf besten Service verzichten zu müssen. Web: www.unterwegs.biz Kontakt: rexx systems GmbH Heidenkampsweg 101 20097 Hamburg T: +49 (0)40 / 89 00 80 – 0 F: +49 (0)40 / 89 00 80 – 120 www.rexx-systems.com Seite 14 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 6. PharmaLex GmbH: Zeiterfassung bei der Zulassung von Arzneimitteln Die PharmaLex GmbH ist eines der größten Dienstleistungsunternehmen für weltweite Arzneimittelzulassung und wurde mit Sitz in Mannheim 1998 gegründet. Das Unternehmen unterstützt mit einem Team aus ca. 45 Spezialisten Pharmaunternehmen weltweit bei der Zulassung ihrer Produkte. Die Pharmazeuten, Mediziner, Chemiker und Biologen sind mit Dienstleistungen rund um die behördliche Arzneimittelzulassung („Regulatory Affairs“), Arzneimittelsicherheit („Pharmakovigilanz“), „Medizinprodukteregistrierung“ und vielen weiteren Themen um die betroffenen Produktgruppen befasst. Darüber hinaus bietet das Unternehmen Schulungen an, stellt Redner bei Fachveranstaltungen und ist in unterschiedlichen Ausschüssen aktiv. Die Bearbeitung der Aufträge obliegt der Verantwortung von Fachgebietsleitern. Sie koordinieren die zeitlichen Abläufe, die Zuordnung der jeweiligen Mitarbeiter, erstellen Angebote und planen den gesamten Projektverlauf. Die Projekte sind je nach Komplexität zeitintensiv, fordern viel Koordination und Abstimmung und sind stark an Fristen gebunden. Grundlage für eine reibungslose Abwicklung ist ein verlässliches Projektmanagement. Bei Bedarf übernehmen Mitarbeiter von PharmaLex Aufgaben als Zulassungs-Experten „on demand“ vor Ort im Unternehmen (PEPs). Clemens Hauk verantwortet bei der PharmaLex das Controlling und die Finanzen. Bei ihm fließen die Daten über die Einsätze der Kolleginnen und Kollegen zusammen, regelmäßig verschafft er sich einen Einblick in alle Projekte. Ein wichtiges Tool, das Auskunft über die Einsätze der Mitarbeiter gibt, ist die Zeiterfassungssoftware ZEP Professional von provantis. „Die Zeiterfassung erfolgt einfach und selbsterklärend“, so Hauk. „Da die Anwendung web-basiert ist, können sich alle Kollegen von unterwegs über eine sichere Internetverbindung einloggen und ihre Stunden eintragen.“ Anfang 2009 suchte man nach einer geeigneten Software. Der Markt bietet unterschiedliche Lösungen, doch nach sorgfältiger Vorauswahl kamen nur wenige Optionen in Frage, unter anderem ZEP. Hier zeigte sich die Möglichkeit der Individualisierung von ZEP als Vorteil. „ZEP ist übersichtlich und logisch aufgebaut“, sagt Clemens Hauk. Überzeugt hat die schnelle Übersicht über die angefallenen Projektstunden und das Projektcontrolling. Ein weiteres Argument für die Software liegt in der fehlerfreien Auswertung und vereinfachten Rechnungsstellung sowie die vereinfachte Zeiterfassung. Ende Februar wurde die Software zur Anwendung freigeschaltet. Zwei Probanten testeten den Umgang mit der Software. Über den Einführungsaufwand von ZEP sagt Hauk: „Die Einführung von ZEP für unsere 45 Mitarbeiter inklusive Übernahme von 160 Projekten und aller Mitarbeiterdaten sowie die Testphase dauerte insgesamt ca. 130 Stunden.“ Am häufigsten nutzen die Kolleginnen und Kollegen drei Auswertungen von ZEP: Projektstandplan/Gesamtstatusplan, die Monatsendauswertung (in ZEP Monatsendeauswertung) sowie die Projektzeitauswertung. „Durch ZEP wurden das Projektcontrolling, die Zeiterfassung und die Rechnungs- Seite 15 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis stellung bei uns vereinfacht“, so Hauk. Folgende Aufgaben werden mit der Software durchgeführt: Zeiterfassung, Projektkontrolle, Überstunden und Urlaubserfassung. Weiterhin erfolgt bereits die Generierung der Rechnungen mit ZEP. Unterschiedliche Möglichkeiten zum Datenaustausch werden mit ZEP genutzt: PDF-Export, CSV-Export. Die hohe Sicherheit und Serververfügbarkeit werden sehr geschätzt: „Wir hatten nicht einen einzigen Ausfall, kein einziger Datensatz ist bislang verloren gegangen.“ „ZEP ist ein prima Tool, insbesondere die Möglichkeit der Individualisierung ist von großem Nutzen“, so Hauk. Besonders zufrieden ist er mit der Hotline von provantis, die bei Bedarf in Anspruch genommen wird: „Die Hotline ist absolut notwendig, da einige Kniffe doch komplex sind.“ Die IT-Experten in Ditzingen haben viele Ideen, regelmäßig werden neue Anpassungen entwickelt. Perspektivisch wünscht sich Clemens Hauk weitere ZEP-Funktionen: Ein Projektplanungstool und die Möglichkeit der Angebotsverwaltung. So hätten die Fachgebietsleiter eine bessere Entscheidungsgrundlage bei der Planung von Neuprojekten. Kontakt: provantis IT Solutions GmbH Siemensstr. 1 71254 Ditzingen t: +49 (0) 71 56 – 4 36 23-0 f: +49 (0) 71 56 – 4 36 23-11 www.zep.de [email protected] Twitter: www.twitter.com/provantis Seite 16 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 7. KUKA Roboter automatisiert digitalen Dialog Das internationale B2B-Umfeld braucht ein E-Mail-Marketing-System, das bedienerfreundlich und mehrsprachig ist. Vor allem muss es einen sehr hohen Automatisierungsgrad haben und sich effektiv und effizient einsetzen und erweitern lassen. Dennoch kann der Aufwand drastisch ansteigen, wenn mit dem System intensiv gearbeitet wird. Das ist beispielsweise bei der Produktion von neuen Kampagnen, Änderungen oder neu ins System integrierten Sprachen der Fall und kostet wertvolle Ressourcen. KUKA weltweit führend bei Industrierobotern Die KUKA Roboter GmbH mit Hauptsitz in Augsburg ist ein Unternehmen der KUKA Aktiengesellschaft und gilt als weltweit führender Anbieter von Industrierobotern. Die Kernkompetenzen liegen in der Entwicklung und Produktion sowie im Vertrieb von Industrierobotern, Steuerungen und Software. Das Unternehmen mit weltweit etwa 2.000 Mitarbeitern ist Marktführer in Deutschland und Europa, weltweit an dritter Stelle. Es ist mit 25 Tochterunternehmen in Europa, Amerika und Asien vertreten. Mit E-Mail-Marketing Kundenbeziehungen pflegen Eine der Hauptaufgaben im E-Mail-Marketing ist die automatisierte Kommunikation zwischen KUKA und seinen Interessenten, um eine Kundenbeziehung aufzubauen, zu stärken oder zu reaktivieren. Bis dato wurde E-Mail-Marketing meist ohne Berücksichtigung einer Interaktion eingesetzt. Die Möglichkeiten zur Lead-Generierung wurden nicht ausgeschöpft. Eine Lösung für alle Niederlassungen Eine E-Mail-Marketinglösung, die für alle Niederlassungen geeignet ist, sollte als Software-as-a-Service weltweit in unterschiedlichen Sprachen verfügbar sein. Die Bedienung per Content-Management-System (CMS) und Browser muss benutzerfreundlich sein, um Einarbeitungs- und Schulungsaufwand gering zu halten. Die Mandantenfähigkeit zur differenzierten Abbildung von Tochtergesellschaften muss ebenso gewährleistet sein wie der einfache Austausch von Inhalten innerhalb der Mandanten und zu Übersetzern. Formulare, Sprachen und E-Mailings sollten zu einem späteren Zeitpunkt erweiterbar sein. Freigaben von Vorlagen und Inhalten muss man zentral managen können. Das bestehende CRM sollte integriert werden können. Wichtig sind außerdem eine hohe Verfügbarkeit sowie TÜV-zertifizierte Sicherheitsund Qualitätsstandards. Neue Kunden gewinnen durch Marketing-Automation KUKA generiert Newsletter-Abonnenten crossmedial auf unterschiedlichen Plattformen wie Websites, Social Media Pages, Weiterempfehlungen im Newsletter und Offlinemedien. Alle diese Quellen müssen an das E-Mail-Marketing-System angebunden werden. Die Komplexität erhöht sich mit jeder eingesetzten Sprache. Um eine Übersicht über das komplexe Szenario zu erhalten, sollten die Dialog- Seite 17 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis strecken in einer Flussdiagramm-Ansicht visualisiert werden können. Denn letztendlich ist eine Qualifizierung und Anreicherung der Stammdaten entscheidend für ein erfolgreiches Lead-Nurturing vom Interessenten zum Kunden. Eine Anbindung an ein KUKA-eigenes CRM-System gibt es bereits. Um für KUKA auch zukünftig eine hohe Flexibilität zu gewährleisten, bietet die Software idealerweise zertifizierte Schnittstellen an – etwa zu SAP-CRM, so dass eine Anbindung an Fremdsysteme sehr schnell realisiert werden kann. Zentrale Vorlagen für alle Sprachen und Kampagnen Bei der Anpassung der neuen E-Mail-Marketinglösung an die Anforderungen von KUKA ermöglicht die offene Architektur der Software einen einzigartigen Ansatz: Ein Masterobjekt zur zentralen Datenhaltung gewährleistet eine einfache und flexible Verwaltung der Sprachen und Varianten. Somit lassen sich komfortable multivariante und mehrsprachige Vorlagen entwickeln. Das heißt, der Redakteur greift nur auf eine einzige zentrale Vorlage zu und wählt darüber die gewünschte Sprache oder Vorlagenvariation aus. Geringerer Aufwand für Redakteure und Entwickler Kommt eine neue Sprache hinzu, müssten mit herkömmlichen Systemen sämtliche Vorlagen kopiert und an die Sprache angepasst und übersetzt werden. Somit vervielfacht sich die Anzahl der Vorlagen mit jeder Sprache und neuen Variante und macht eine einfache Verwaltung nahezu unmöglich. Anders mit dem gewählten Ansatz – hier wird nur ein neues Masterobjekt angelegt und lokalisiert. Der Aufwand ist wesentlich geringer. Die zentrale Datenhaltung in den Masterobjekten gewährleistet unternehmensweit eine einheitliche Kommunikation und reduziert mögliche Fehlerquellen. Die Arbeit von Redakteuren und Entwicklern erleichtert sich deutlich und der Aufwand einer neuen Sprachversion wird erheblich verringert. Internationale Kampagnen können sehr genau aufeinander abgestimmt, geplant sowie zeitnah und einfach durchgeführt werden. Unternehmen wie KUKA Roboter setzen EVALANCHE für Leadgenerierungs-Kampagnen ein und informieren ihre internationalen Kunden über Neuigkeiten und Produkte mittels Newsletter. EVALANCHE ist eine der modernsten, webbasierten E-Mail-Marketinglösungen in Europa und wurde vom TÜV SÜD als weltweit erste E-Mail-Marketinglösung in den Bereichen Funktionalität und Datensicherheit zertifiziert. EVALANCHE wird international von mehr als 1.500 Unternehmen und Agenturen eingesetzt. Kontakt: SC-Networks GmbH Enzianstraße 2 82319 Starnberg Tel.: +49 8151 / 555 16 0 Internet: www.sc-networks.com Seite 18 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 8. CAS PIA zur Pflege der zahlreichen und intensiven Firmen-Kontakte Career Center – Die Schnittstelle zwischen Fakultät und Wirtschaftswelt Als Teil der staatlichen Hochschule Reutlingen ist die ESB Business School mit fast 60 Professoren und rund 2.400 Studierenden eine der größten betriebswirtschaftlichen Fakultäten Deutschlands. Die Absolventen der Studiengänge Internationale BWL und Wirtschaftsingenieurwesen sind in der freien Wirtschaft gefragter als je zuvor. Diese schätzen die persönliche Beratung des Career Centers zunehmend. Innerhalb von einem Jahr konnte die Anzahl der Einzelberatungen bei der Karriereplanung der Studierenden vervierfacht werden. Das Career Center koordiniert die Unternehmenskontakte der ESB Business School mit dem Ziel, den Studierenden ein optimales Spektrum an künftigen Arbeitgebern und deren Angeboten präsentieren zu können. Die Herausforderung, mit steigender Anzahl an Kontakten zu bewältigen, machte den Einsatz einer professionellen Kontaktmanagementlösung erforderlich. CAS PIA, die Cloud basierte CRM-Lösung der CAS Software AG, kam zur richtigen Zeit Die Software bietet webbasiert vielseitige Unterstützung, um professionelles Kontaktmanagement zu realisieren. Genau das Richtige, um die Prozesse rund um die Kommunikation und Organisation im ESB Career Center zu verbessern und die Qualität zu steigern. Vorwiegend ermöglicht CAS PIA eine enorme Zeitersparnis. Als Cloud Lösung war ein Schnellstart garantiert, da eine intuitive Bedienung und schnelles Einlernen möglich war, dafür aber keine Installation oder Anschaffung weiterer Hardware notwendig. Darüber hinaus sind alle relevanten Informationen seit der Einführung in einer gemeinsamen Datenbank gepflegt und damit schnell im Zugriff. Im Arbeitsalltag konnten die Prozesse somit beschleunigt werden und mehrere Minuten in der Gesprächsvorbereitungszeit eingespart werden. Ohne umfangreiches IT-Know-how kann die Datenbank von CAS PIA sogar um weitere, eigens definierte Felder erweitert werden. Das Career Center kann somit individuelle Ansprüche der Studierenden und spezifische Angebote der Firmenkontakte hinterlegen. Mit wenigen Klicks werden die Anforderungen und Angebote zielführend und schnell abgeglichen. Etwa 550 Absolventen jährlich können mit Angeboten des Career Centers ihre Chancen erhöhen, nach ihrer fundierten Ausbildung als Betriebswirte oder Wirtschaftsingenieure einen adäquaten Job zu finden. Der steigende Fachkräftemangel heizt das Interesse vieler Firmen an, sich dem akademischen Nachwuchs als potenzielle Arbeitgeber direkt vor Ort zu präsentieren. Dazu führt das Career Center zwei große Firmenmessen pro Jahr sowie viele Workshops mit den Unternehmen durch, die alle von Studententeams unter Anleitung des Career Centers organisiert werden. Um die dazu erforderliche und immer umfangreicher werdende Kommunikation schnell und kompetent durchzuführen, kommt Seite 19 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis CAS PIA zielführend zum Einsatz. Die Mitarbeiter haben die komplette Kommunikationshistorie mit den Firmen in der virtuellen Kontaktakte übersichtlich im Blick. So lädt beispielsweise das Career Center alle Unternehmen mithilfe der Serienbrief- und Serien-EMail-Funktion zu den zahlreichen Veranstaltungen komfortabler als zuvor ein. Die angeschriebenen Firmen können schnell und einfach über die Filterfunktion, die auch selbst definierte Felder berücksichtigt, selektiert werden. Bei 5.000 Mailings insgesamt pro Halbjahr ist ein automatisierter Ablauf über eine Software eine erhebliche Arbeitserleichterung. Das Career Center ist zudem nicht mehr gezwungen, am Arbeitsplatz alle Vorbereitungen zu treffen. Gerade während der Organisation diverser Veranstaltungen ist es ein großer Pluspunkt von überall auf die Informationen zugreifen zu können. Durch CAS PIA, ursprünglich als Förderpreis des Mittelstandsprogramms verliehen, konnte die ESB Business School neue Wege im Kontaktmanagement gehen. Heute arbeitet das gesamte Career Center dauerhaft sehr erfolgreich und effizient mit der neuen Softwarelösung, so dass die Nutzung nur weiterempfohlen werden kann. So freut sich die ESB Business School auch über den Sieg beim EuroCloud Anwender Award. Im Mai 2012, wurde der Award in der Kategorie 'Höchste erreichte Effizienzsteigerung mittels Cloud Service' im Rahmen der Karlsruher Software-Messe Cloudzone an die Hochschule vergeben. "Über diese Auszeichnung freuen wir uns sehr, weil sie unsere Bemühungen rund um das Thema 'effizienter und kostensparender IT-Einsatz' bestätigt", freut sich Professor Dr.-Ing. Harald Augustin, Ressortleiter IT und Bau der ESB Business School Reutlingen, anlässlich der Auszeichnung. Keine Einschränkung in der Weiterentwicklung Die ESB Business School wird die Arbeit mit CAS PIA stärker ausbauen. In einem nächsten Schritt soll das Alumni-Netzwerk in CAS PIA integriert werden. Eine Cloud Lösung, die flexibel skalierbar ist, begünstigt selbstverständlich diese Weiterentwicklung. Darüber wird es gelingen, durch den gehosteten Software-Einsatz ohne weitere Zusatzinvestitionen die internationale Nutzung weiter auszubauen. Kontakt: CAS Software AG CAS-Weg 1-5 76131 Karlsruhe (im Technologiepark Karlsruhe) T: +49 721 9638-188 F: +49 721 9638-299 www.cas-pia.de Seite 20 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 9. Lensspirit: E-Mail-Marketing im SaaS-Verfahren für eine erfolgreiche Kundenpflege und Verkaufsförderung Am E-Mail-Marketing führt für Unternehmen im Online-Handel aufgrund von unschlagbarer Kosteneffizienz und messbaren Umsatzergebnissen kein Weg vorbei. Der Kontaktlinsen-Versender Lensspirit (www.lensspirit.de)setzt für eine effektive und individuelle E-Mail-Ansprache der europaweit mehreren hunderttausend Kunden auf die SaaS-Lösung optivo® broadmail. Das Leipziger Unternehmen gehört zu den größten Kontaktlinsen-Versendern in Deutschland und beliefert Konsumenten und Großkunden in mehr als 25 europäischen Ländern. Neben Kontaktlinsen und passendem Zubehör hat der Online-Händler auch Brillen, Accessoires, Sonnenbrillen und Kosmetika im Sortiment. Die Ausgangslage Bislang hat Lensspirit eine selbst entwickelte Versandlösung für die Ansprache seiner Kunden und Interessenten per E-Mail genutzt. Mit guten Erfolgen, doch angesichts des rasanten Wachstums des Unternehmens stieß das Inhouse-System an seine Grenzen. Die Frage war: Die eigene Lösung weiterentwickeln oder auf einen spezialisierten Dienstleister im Mietverfahren setzen. Dabei wurde klar, „dass wir nicht über die notwendigen Ressourcen verfügen würden, unsere eigene Software entsprechend unserer gestiegenen Anforderungen weiterzuentwickeln. Dies betraf wichtige Themen wie A/B-Tests, die E-Mail-Darstellung auf unterschiedlichen Clients sowie Fragen optimaler Zustellbarkeit“, so Manuel Bartsch, der beim Online-Versandunternehmen das E-Mail-Marketing leitet. Lensspirit nahm zahlreiche Anbieter in einem sorgfältigen Evaluierungsprozess genau unter die Lupe. Gesucht wurde nach einer technologisch kompletten SaaS-Plattform, die dauerhaft einen echten Mehrwert liefert und die hohen Ansprüche eines europäischen Online-Versenders erfüllt. Zielsetzungen des Online-Versenders für das E-Mail-Marketing Dass die Entscheidung auf optivo fiel, hatte mehrere Gründe. Zum einen wollte Lensspirit seine Kunden und Interessenten noch individueller und präziser ansprechen. Die vielfältigen Möglichkeiten der SaaS-Lösung optivo® broadmail zur Segmentierung zeigten sich in diesem Punkt anderen Lösungen überlegen. Auch das Handling mit großem Empfängervolumen entsprach den Anforderungen des Unternehmens als Online-Versender. Mit optivo® broadmail können bis zu 2 Mio. E-Mails in 10 Minuten mit höchsten Zustellquoten versendet werden. Für ein weiteres Wachstum ist das Unternehmen daher bestens gerüstet. Die umfangreichen Analysemöglichkeiten von optivo® broadmail bis auf Produktebene ermöglichen dem Online-Händler, das E-Mail-Marketing mit präzisen Kundenangeboten genau auf die eigenen Absatzziele auszurichten. Zusätzlich hilft der hohe Automatisierungsgrad dem Unternehmen, Kosten und Ressourcen zu sparen. Automatisierungspotenziale effektiv nutzen Weitere nachhaltige Umsatzsteigerungspotenziale ergeben sich insbesondere durch zwei Vorteile von optivo® broadmail: Die Anbindung an den Online-Shop und den Webseiten ermöglicht das auto- Seite 21 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis matisierte Versenden relevanter Produktinformationen anhand typischer Bestellzyklen. Besuchte Produktseiten können ebenfalls genutzt werden, um den Kunden passende Angebote zu senden und den vorhandenen Kaufimpuls in Bestellungen umzuwandeln. So können gezielt jene Abonnenten automatisiert kontaktiert werden, die nach 14 Tagen nicht erneut bestellt haben. Sofern sie ihre Einwilligung gegeben haben, erhalten die Kunden und Interessenten zudem Kampagnenmails, die auf die jeweiligen Interessen abgestimmt sind, sowie Newsletter mit nützlichen Fachinformationen. Die E-Mail-Empfänger werden auf diesem Weg beispielsweise über die häufigsten Kontaktlinsenirrtümer aufgeklärt und erfahren unter anderem, welche Linsen sich bei trockenen Augen oder Hornhautverkrümmungen empfehlen. Schließlich legt das Leipziger Unternehmen großen Wert auf Beratung und Service. Zusätzliche Aufmerksamkeit dank Informationen im Pre-Header Mit der regelmäßigen Optimierung der Pre-Header ist es Lensspirit zudem möglich, bereits im E-MailVorschaufenster aufmerksamkeitswirksam auf Sonderangebote und Aktionen hinzuweisen. Interessenten erfahren so zum Beispiel, wie sich Versandkosten einsparen lassen, welche Vorteile kostenlose Beratungsgespräche mit sich bringen oder wie der Umtausch-Service funktioniert. Eindrucksvolle Vorher-Nachher-Werte Dass alle gewünschten Anforderungen erfolgreich mit optivo® broadmail umgesetzt werden konnten, zeigt die Vorher-Nachher-Analyse: Im Schnitt stiegen die Öffnungsrate um 77 % und die Klickrate um 28 %. Am eindrucksvollsten jedoch ist die Steigerung des durchschnittlichen Umsatzes pro Mailing: Diese konnte um mehr als ein Viertel (25,8 %) erhöht werden. Durch Post-Click-Tracking kann Lensspirit laufend auswerten, wie erfolgreich die einzelnen Kampagnen sind. Manuel Bartsch kommentiert die Nutzung von optivo® broadmail im SaaS-Verfahren: „Mithilfe von optivo® broadmail sind wir in der Lage, unsere Zielgruppen noch präziser anzusprechen und dadurch die Wünsche unserer Kunden noch individueller zu erfüllen. Überzeugend sind auch die feingliedrige Zielgruppenansprache sowie die automatisierten Versandprozesse. Bei der Wahl von optivo als Cloud-Dienstleister waren uns die komplette Technologie und Beratungskompetenz am wichtigsten.“ Ausbau der Zusammenarbeit Die langfristig angelegte Zusammenarbeit zwischen Lensspirit und optivo soll schrittweise in Richtung Customer Lifecycle Marketing ausgebaut werden. Hierbei gilt, dass jedes Kundensegment unterschiedliche Erwartungen an die E-Mail-Kommunikation stellt. Durch eine gezielte Ansprache der Kundengruppen (Interessent, Neu-, Bestands- und inaktiver Kunde) lässt sich der Kundenwert in den verschiedenen Segmenten effektiv entwickeln. Inaktive Kunden lassen sich beispielsweise am besten durch gezielte Incentives oder Preisnachlässe erneut überzeugen. Neukunden werden hingegen am besten schrittweise an die eigenen Produktwelten und Serviceleistungen herangeführt. Perspektivisch soll die gesamte E-Mail-Kommunikation mit Kunden und Interessenten weiter ausgebaut werden. So sollen zusätzliche Kampagnenmails und im Online-Shop ausgelöste Transaktionsmails durch optivo® broadmail versendet werden. Manuel Bartsch hat große Erwartungen an den Seite 22 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Ausbau der Zusammenarbeit mit optivo: „E-Mail-Marketing ist ideal, um Kundenloyalität aufzubauen und zusätzliche Umsätze zu generieren. Von der Zusammenarbeit versprechen wir uns nicht nur die weitere Festigung der Kundenbindung, sondern auch eine substanzielle Steigerung der Abverkäufe.“ optivo® broadmail optivo® broadmail hat als erster Cloud-Service das Gütesiegel "EuroCloud Star Audit SaaS" erhalten. Die Zertifizierung sorgt für mehr Sicherheit und Transparenz bei der Auswahl der Anbieter von CloudDiensten. Bei dem SaaS-Gütesiegel handelt es sich um sich um ein unabhängiges Audit. Die Zertifizierung wird von der Initiative EuroCloud Deutschland_eco e.V. vergeben. Eurocloud ist der paneuropäische Dachverband für Cloud-Computing / Software a as Service (SaaS) und ist in mehr als 20 Ländern vertreten. optivo optivo ist einer der größten E-Mail-Marketing-Dienstleister im deutschsprachigen Europa. Seit seiner Gründung im Jahr 2001 gehört das Unternehmen mit Sitz in Berlin zu den technologisch führenden Anbietern und Trendsettern im Bereich E-Mail-Marketing. optivo bietet dabei komplettes E-MailMarketing inkl. SMS und Fax aus einer Hand. Das Portfolio von optivo reicht von dem Versand von Newslettern und Kampagnenmails mit einer sicheren, zuverlässigen und leistungsstarken E-MailVersandlösung im SaaS-Verfahren (optivo® broadmail) über die individuelle Strategieberatung, Newsletter-Optimierung und Adressgenerierung (optivo® consulting) bis hin zur Bereitstellung von marktrelevanten Informationen und Best-Practice-Wissen (www.optivo.de/campfire). Mehr als 750 Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen vertrauen auf das Know-how und die Technologie von optivo, darunter namhafte Unternehmen wie Best Western, Bosch Power Tools, buch.de, Die Bahn, Die Zeit, Germanwings, Henkel, HolidayCheck, HypoVereinsbank, Lieferando, mymuesli, Panasonic, Plus.de, QVC, reBuy, simfy, TUI Cruises und zooplus. optivo ist Mitglied im Deutschen Dialogmarketing Verband (DDV), im Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW), im Verband der Deutschen Internetwirtschaft (eco) sowie der ‚Certified Senders Alliance‘, dem größten deutschen WhitelistProjekt. Als europaweit erstes Unternehmen hat optivo im Jahr 2011 für seinen Cloud-Service optivo® broadmail das Gütesiegel ‚EuroCloud Star Audit SaaS‘ erhalten. Kontakt optivo GmbH Wallstraße 16 D-10179 Berlin Telefon: +49 (0)30.76 80 78-117 Telefax: +49 (0)30.76 80 78-499 [email protected] www.optivo.de Seite 23 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 10. Mit SoftwareDEMO: Juristen testen Software unkompliziert und Browser-gestützt AnNoText entwickelt integrierte Software-Lösungen für die juristische Praxis. Die mehr als 30-jährige Markterfahrung und die Zugehörigkeit zum Konzern Wolters Kluwer Deutschland seit 2002 garantieren Kunden eine hohe juristische Fachkompetenz. AnNoText setzt die Cloud-Vertriebsplattform SoftwareDEMO ein: Interessenten der AnNoText-Software können alle Funktionen ohne Aufwand testen und ausprobieren. Das Vertriebsteam von AnNoText kann potenzielle Neukunden bereits während der kaufrelevanten Angebotsphase aktiv und zeitnah spezielle Anwendungsfälle und Arbeitsabläufe umfangreich testen lassen. Mit AnNoText: Neue Herausforderungen meistern und Chancen effektiv nutzen Ganz gleich, ob in der Kanzlei oder im Unternehmen: Juristen, die effizient und wettbewerbsfähig sein wollen, müssen sich auf ihre Software verlassen können. Gerade wenn die organisatorischen Herausforderungen stetig steigen und die Ansprüche der Mandanten an Beratungsleistungen wachsen, ist die Wahl der richtigen Lösung ein entscheidender Erfolgsfaktor. AnNoText bietet mit der integrierten, juristischen Softwarelösung die maßgeblichen Voraussetzungen, um den gestellten Herausforderungen adäquat zu begegnen und neue Chancen, wie z. B. mobiles Arbeiten, effektiv zu nutzen. Dabei möchte AnNoText ein Umfeld schaffen, in dem Juristen letztendlich schneller und effizienter an ihr Ziel kommen – und das in jeder Hinsicht. Situation Das Kernprodukt der AnNoText ist eine moderne, juristische Organisationssoftware, mit der z. B. Rechtsanwälte und Notare tagtäglich ihre Kanzleiabläufe managen. Die Software basiert auf einer Microsoft SQL Datenbank mit einer Vielzahl an Schnittstellen zu anderen Programmen. Ohne SoftwareDEMO könnte ein Interessent die Software nur durch Installation vor Ort testen und ausprobieren. Nutzen SoftwareDEMO ermöglicht es dem AnNoText-Interessenten, alle wichtigen Funktionen der KanzleiSoftware einfach im Web-Browser online auszuprobieren. Zudem kann AnNoText seine Interessenten beim Testen optimal betreuen. Ein CD-Versand, ein Download der Software oder eine Installation vor Ort beim Kunden ist nicht mehr notwendig. Erstpräsentationen können online erfolgen, Reisekosten und Anfahrtswege entfallen. Vertriebsmitarbeiter können auf Wunsch dem Interessenten direkt über die Plattform helfen und den Softwaretest real-time monitoren. Mit dem Einsatz der Cloud-Plattform schützt sich AnNoText darüber hinaus vor Raubkopien der Lizenzschlüssel. Das Unternehmen stellt Interessenten die eigene Software zu Testzwecken im vollen Funktionsumfang online bereit. SoftwareDEMO speichert sämtliche Daten ausschließlich am Stuttgarter Firmensitz. Alle Informationen werden nach den deutschen Datenschutzrichtlinien behandelt und sind so vor einem unrechtmäßigen Eingriff von außen sicher. Seite 24 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Auch für den AnNoText-Vertriebsmitarbeiter selbst entsteht ein angenehmer Zusatznutzen: Ganz einfach und unabhängig von internen Installationsaufwendungen kann dieser immer eine aktuelle und nach jeder Neuanmeldung „frische“ Testumgebung nutzen. Neue Anwendungen ergänzen die Online-Demo unmittelbar nach Veröffentlichung. Fazit Eine Realisierung des Funktionsumfangs von SoftwareDEMO aus eigener Kraft heraus wäre für AnNoText wesentlich aufwendiger und kostenintensiver gewesen. AnNoText kann sich auf das eigentliche Kerngeschäft konzentrieren, spart Reisekosten, schont Mitarbeiter-Ressourcen sowie Zeit und weiß die Interessentendaten in sicheren Händen. Der Vertrieb kann potenzielle Neukunden mit SoftwareDEMO im Hinblick auf den Kaufabschluss noch effizienter betreuen. „Endlich eine immer funktionierende Demo-Umgebung.“ Ole Bertram - Business Development Manager AnNoText Kontakt DT Netsolution GmbH Taläckerstr. 30 70437 Stuttgart Deutschland Telefon: +49 711 849910-30 Fax: +49 711 849910-930 E-Mail: [email protected] www.softwaredemo.de Seite 25 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 11. Transparente Steuerung und Kommunikation in einem internationalen Personalentwicklungsprojekt Ausgangslage Projektkommunikation In immer mehr Unternehmen arbeiten Mitarbeiter projektorientiert über Standorte und Abteilungen hinweg zusammen. Oft sind auch externe Mitarbeiter oder Partner an Beratungs-, Veränderungsund Umsetzungsprojekten beteiligt. Zu der täglichen Projektkommunikation gehören ebenfalls Meetings, Telefonkonferenzen, Abstimmungsrunden und Statusberichte. Eine zunehmende Anzahl von Stakeholdern ist an Status und Projektfortschritt interessiert. Sie sind entsprechend in geeigneter Form zu unterrichten und einzubinden. Dies führt dazu, dass Informationen oftmals zum Zeitpunkt ihrer Verfügbarkeit bereits veraltet und überholt sind. Die richtige und durchgängige Projektkommunikation ist somit eine komplexe und für den Projekterfolg entscheidende Aufgabe. Die bekannten und gerade im Unternehmensumfeld stark verbreiteten und genutzten Kommunikationsformen wie Telefon, E-Mail und z.T. auch noch Telefax stoßen hier an ihre Grenzen. Es müssen somit neue und geeignete Kommunikationsformen im Unternehmen etabliert werden die auf die neuen Herausforderungen zugeschnitten sind. Einsatz von Communote in der INtem Gruppe Im März 2012 hat die INtem Gruppe ein Projekt gewonnen, in dem insgesamt 200 Beteiligte aus dem Bereich Führung und Vertrieb aus 16 europäischen Ländern , innerhalb von 12 Monaten gemeinsam durch ein Entwicklungsprogramm geführt werden sollen. Da sich der Kunde parallel zu dieser geplanten Maßnahme in organisatorischen Veränderungen befindet, ist es zwingend erforderlich im internen Projektteam eine reibungslose und schnelle Kommunikation sicherzustellen, um den eigenen Projekterfolg für den Kunden zu gewährleisten. Insgesamt umfasst das Projekt 5 Teilprojekte: Administration und Konzeption, Feedback, Projektkommunikation, Trainingsorganisation und Best Practices. Im Projektteam sind drei Trainer involviert, die in unterschiedlichen Ländern mit Führungskräften und Verkäufern arbeiten. Die INtem Firmenzentrale in Mannheim ist der Standort des Administrations- und Konzeptionsteam, das regelmäßig sowohl mit dem internen Team als auch mit dem Kunden Termine, Konzeptinhalte und weitere organisatorische Rahmenbedingungen koordiniert und erarbeitet. Das Gesamtprojekt wird von einem Projektleiter geführt, der nicht in der Firmenzentrale vor-Ort ist und in enger Abstimmung mit diversen Beteiligten des Kunden Erwartungshaltungen erfüllen muss. Darüber hinaus wird das Projekt über Kennzahlen gesteuert. In der Vergangenheit sind Projekte dieser Art bei INtem über Excel, E-Mail und unzählige Informationstelefonate geführt worden. Seite 26 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis „In diesem Projekt hat uns der knappe Zeitplan und die hohe Erwartungshaltung sowie das Umfeld unseres Kunden gezwungen, über eine neue Art der Projektsteuerung- und -kommunikation nachzudenken“, so Oliver Wegner, Projektleiter. Aus diesem Grunde war die INtem Gruppe auf der Suche nach einer Lösung, um die interne Steuerung und Kommunikation für dieses wichtige Projekt vom Start an auf ein neues Niveau zu bringen. Kriterien für die Auswahl eines geeigneten Tools waren: die einfache Nutzung und schnelle Akzeptanz, denn nur wenn alle Teammitglieder mitmachen ist der Einsatz einer neuen Kommunikationslösung auch für das Projekt erfolgreich der einfache mobile Zugriff, um ohne Zeitverzug und Mehraufwand von jedem Ort Informationen abrufen und Informationen zu teilen, wenn sie entstehen eine einfache Verschlagwortung sowie gute Informationsfilter und eine Suchfunktion, die einen schnellen und gezielten Zugriff auf Informationen gewährleistet der Zugriffsschutz für Informationen aus Themen und Projekten, die je nach Grad der Vertraulichkeit offen zugänglich oder nur im geschlossenen Kreis verfügbar sein sollen. Die o.g. Kriterien zur Auswahl eines Tools zur Unterstützung der Projektkommunikation wurden nach Ansicht von INtem am besten von Communote erfüllt. INtem hat sich darüber hinaus für die Nutzung des Communote Online Service (SaaS) entschieden. Hiermit war es möglich innerhalb kürzester Zeit einen eigenen INtem Account anzulegen und direkt mit der Projektkommunikation zu starten. Auf Investitionen in neue Hardware sowie Aufwände für die Installation konnte verzichtet werden. Das faire monatliche nutzerabhängige Preismodell im Prepaid-Verfahren über sogenannte „Communote Credits“ ermöglicht eine flexible und verbrauchsabhängige Abrechnung. In der Anfangsphase konnte der kostenlose Service bis zu 10 Nutzern in Anspruch genommen werden. Online Service (SaaS) sofort verfügbar und einsatzbereit immer die aktuelle Softwareversion keine Investition in Hardware erforderlich Datenschutz nach deutschen Standards Nutzerabhängiges monatliches Preismodell Installation Installation im Unternehmen hinter der Firewall Betrieb und Systemzugang liegen in der Hand des Unternehmen Erweiterbarkeit über Plugins Nach Nutzeranzahl gestaffeltes Preismodell Abb.: Online Service vs. Installation hinter der Firewall Seite 27 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Nach der Erstellung des INtem Accounts wurden Kollegen eingeladen, Nutzerprofile inkl. Bild und Kontaktinformationen gepflegt und der Austausch gestartet. Die vorgegebenen Themenbereiche wurden u.a. anhand der Projektorganisation angelegt. Als wichtiger Einsatzschwerpunkt haben sich in der täglichen Praxis insbesondere die Klärung von Koordinationsfragen zur Einsatzsatzplanung von Trainern sowie die Planung von Standorten herausgestellt. Ein besonders reger Austausch erfolgt auch über konzeptionelle Fragen und Ideen zur Überarbeitung von Schulungsprogrammen. Das Verarbeiten und Teilen des Feedbacks aus den Trainingsprogrammen spielt ebenfalls eine sehr wichtige Rolle. Damit verbunden ist der regelmäßige Abgleich der Erreichung von Zielstellungen sowie die Umsetzungskontrolle und Diskussion in der operativen Projektsteuerung. Die Vorteile für Enterprise Microblogging liegen für INtem auf der Hand. Durch den unmittelbaren Austausch von Statusinformationen werden die Anforderungen der Kunden besser sichtbar. Der Informationsfluss erfolgt nun für alle Projektmitglieder transparent und nachvollziehbar an einer zentralen Stelle. Informationen aus Meetings, Anrufen, Absprachen lassen sich direkt und ohne Mehraufwand auch mobil mit den Projektmitgliedern teilen. Besonders wichtig für den erfolgreichen Einsatz von Communote war auch die sofortige Akzeptanz und einfache Bedienung. Abb.: Communote Weboberfläche mit Eingabefeld, Nachrichten, Filter- und Suchfunktionen Seite 28 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Im Projektverlauf haben sich für INtem einige Funktionen als besonders wichtig und häufig genutzt herausgestellt: Die Strukturierung des Projektes und der dazugehörigen Informationen erfolgte über die im Communote erstellen Themen. Für jedes Teilprojekt wurde ein eigener Bereich für Nachrichten angelegt. Hiermit war es möglich Nachrichten eindeutig zuzuordnen und strukturiert abzulegen. Auf Wunsch lässt sich der Zugriff über die Vergabe von Berechtigungen steuern. Die Nutzung von Tags (Schlagwörtern) in den einzelnen Nachrichten führte dazu, dass Inhalte schneller und besser auffindbar gemacht werden konnten. Verschiedene Tags wie z.B. #Status konnten schnell etabliert werden. Die Tagcloud (Schlagwortwolke) ermöglicht einen guten Überblick über wichtige und häufig diskutierte Themen. Neben einer Volltextsuche ist eine Ad-hoc Filterung über Tags (Schlagwörter), Autoren und Inhaltstypen möglich. Damit ist der schnelle Zugriff auf relevante Informationen gewährleistet. Von den Projektmitgliedern wurde auch intensiv die Benachrichtigungsfunktion in den Nachrichten genutzt um die Aufmerksamkeit auf ausgewählte Nachrichten zu erhöhen. Der Nutzer kann sich hierzu ebenfalls per E-Mail beachrichtigen lassen. Als komfortabel und nützlich wurde auch der Versand und die Weiterleitung von E-Mails inkl. Anhänge in einzelne Communote-Themen empfunden. Durch den Umstand, dass alle am Projekt beteiligten Personen sehr häufig unterwegs sind ist der mobile Zugriff auf Communote mit Smartphone und Tablett PC sehr wichtig. Es war möglich sich von orts- und zeitunabhängig über den aktuellen Projektstand zu informieren und somit auch handlungsfähig zu bleiben. Fazit Mit dem Einsatz von Communote hat die INtem Gruppe innerhalb kürzester Zeit erreicht, dass alle Beteiligten in den Projekten zu jedem Zeitpunkt den aktuellsten Informationsstand haben. Dadurch hat sich die Kommunikation stark beschleunigt. Alle Themen werden ab sofort – auch informelle Erwartungen und Wünsche des Kunden – lückenlos und direkt an einer Stelle festgehalten, so dass weder Projektmitglieder noch der Gesamtprojektleiter einen erheblichen Zeitanteil mit der Informationsbeschaffung verbringen müssen. Darüber hinaus sind alle Informationen auch mobil abrufbar und es lassen sich auch von unterwegs Nachrichten versenden. „Es ist ein gutes Gefühl zu wissen, dass alle Projektbeteiligten zu jedem Zeitpunkt den gleichen und aktuellen Informationsstand haben und sich dadurch zu 100% auf den Kunden und seine Anforderungen konzentrieren können“, so Oliver Wegner, Mitglied der Geschäftsleitung bei INtem. Durch die Nutzung des Communote Online Service (SaaS) erfolgte der Einsatz ohne zusätzliche Investitionen in Hard- und Software. Die INtem Gruppe plant auch in weiteren Großprojekten Communote zur Steuerung und Kommunikation. Auch der Aufbau einer zentralen Stelle für „project practices“ ist geplant. An dieser Stelle können alle Trainer Ihre Erfahrungen zu Schulungen teilen und voneinander lernen. Die Ergebnisse dieser Diskussionen fließen auch in die Weiterentwicklung der Schulungsunterlagen ein. Ein weiterer Einsatz von Communote als schulungsbegleitende Informations- und Austauschplattform im Bereich der Trainingsprogramme der INtem Gruppe wird z.Zt. vorbereitet. Für eine PilotSeite 29 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis gruppe des Partners Evolutionplan befindet sich Communote bereits im Einsatz zu Vorbereitung, Aufbereitung, und Diskussion von Fallbeispielen mit allen Schulungsteilnehmern. Begriffsklärung - Enterprise Microblogging Mit Enterprise Microblogging lassen sich Barrieren (z.B. über Standorte, Teams und Hierarchien) im Unternehmen überwinden. Die Zufriedenheit und Identifikation mit dem Unternehmen kann durch Förderung von Ideen und Feedback gesteigert werden. Microblogging-Systeme können sehr gut für die Workflow-Unterstützung von Ad-hoc-Prozessen eingesetzt werden. Nach einer Studie von Alexander Richter und Kai Riemer wird Enterprise Microblogging zu 52% für die interne Aufgabenkoordination genutzt, 28% nutzen zur Problemlösung und 26% für Ergebnisberichte. (Quelle: www.kooperationssysteme.de / Richter, Riemer 2010). Neben dem Begriff Enterprise Microblogging werden auch teils synonym die Begriffe Social Communication, Microsharing und Enterprise Social Network verwendet. Begriffsklärung - Enterprise 2.0 Unter dem Begriff Enterprise 2.0 versteht man zum einen die Anwendung von Web 2.0 Technologien im Unternehmensalltag. Zum anderen geht es um den Wandel in der Mitarbeiterführung hin zu mehr Offenheit, Partizipation und Zusammenarbeit. Nach außen nutzen viele Unternehmen bereits das Web 2.0, um mit ihren Kunden in Kontakt zu treten. Dies geschieht durch die Kommunikation von Neuigkeiten über den firmeneigenen TwitterAccount oder über die Facebook-Fanseite. Auch über Corporate Blogs kommunizieren viele Unternehmen in einer neuen, offenen Art mit ihren Kunden, Partnern und der Öffentlichkeit. Wichtig hierbei ist insbesondere die Schaffung und Betreuung eines Rückkanals für Feedback. Intern lassen sich Web 2.0 Technologien, wie z.B. Microblogging einsetzen, um einen schnellen und transparenten Informationsaustausch zu ermöglichen. Das Firmenwiki eignet sich dazu, das Wissen der Firma zusammenzutragen und jedem die Möglichkeit zu geben, daran mitzuarbeiten. Auch Blogs zur internen Unternehmenskommunikation und soziale Netzwerke finden unter dem Begriff Enterprise Social Network immer größere Verbreitung in Unternehmen. Die Mitarbeiter werden zunehmend angeregt, Wissen in Form von Nachrichten, Dokumenten, Links und sonstigen Inhalten zu teilen. Diese neue Form von Offenheit hat einen nachhaltigen Einfluss auf die Unternehmens- und Führungskultur und wirkt sich unmittelbar auf den Wissensaustausch im Unternehmen aus. Unternehmensportrait INtem Gruppe Die INtem Gruppe steht für praxisorientierte Umsetzung hoch qualifizierter Vertriebs- und Führungskräfteentwicklungsprogramme. Seit über 20 Jahren und mit mehr als 80 Verkaufs- und Führungskräftetrainern begleitet INtem Unternehmen national und international in der Durchsetzung von Verhaltensänderungen. Seite 30 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Die Beweise für die Qualität der INtem-Programme sind messbare Ergebnisse und sichtbare Umsetzungserfolge. Häufig amortisiert sich die Investition bereits während der Laufzeit der Entwicklungsprogramme, und Umsatz- und Ertragssteigerungen von 10 Prozent oder mehr werden erzielt. In über 500.000 Intervallen mit mehr als 50.000 Teilnehmern wurde das INtem-Konzept validiert. Die zertifizierte INtem-Methode wurde bisher mit deutschen und internationalen Trainingspreisen sowie dem Weiterbildungsinnovations-Preis insgesamt 12 Mal ausgezeichnet. „Entscheidend ist heute, dass MitarbeiterInnen regelmäßig zu ihren Stärken geführt werden. Dies sollte im Kontext ihrer Aufgabenstellung im Unternehmen und eng abgestimmt auf die Unternehmensstrategie erfolgen“, so Oliver Wegner, Mitglied der Geschäftsleitung der INtem Gruppe. Weitere Informationen unter: Unternehmensporträt Communote Communote - Die neue Art der Kommunikation. Communote ist die Kommunikationslösung für den besseren Überblick zu Themen und Projekten. Mit Communote können Mitarbeiter, Teams und Abteilungen einfach und transparent kommunizieren. Communote ist die Lösung für projekt- und teamorientierte Unternehmen im Mittelstand: - Informationen sammeln und teilen Nachrichten, Links, Dokumente, Bilder und Videos - Für Projekte und Teams z.B. in Marketing, Vertrieb, IT, Beratung. - Auf dem aktuellen Stand bleiben Neuigkeiten und Aktivitäten zentral abrufen - Effektiv im Team zusammenarbeiten durch transparenten Austausch statt E-Mail-Flut - Sicherheit und Datenschutz Cloud-Lösung in deutschen Rechenzentren Der Informationsaustausch erfolgt strukturiert und sicher in geschlossenen oder offenen themenbzw. projektbasierten Bereichen. Es lassen sich neben Textnachrichten auch Links, Dokumente und Videos miteinander teilen. Informationen werden somit im Unternehmen besser zugänglich und Mitarbeiter können sich aktiv einbringen. Seite 31 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Communote erfüllt höchste Anforderungen an Flexibilität, Sicherheit und Datenschutzbestimmungen. Weitreichende Nutzungs- und Integrationsmöglichkeiten machen Communote zu einer optimalen Kommunikationslösung auf Basis von Microblogging und Activity Streams für Unternehmen. Integration in bestehende Informations- und Projektportale wie Atlassian Confluence und Microsoft SharePoint 2010 sind ebenso möglich. Communote steht auch als Download für Inhouse-Installation zur Verfügung. Zu den Kunden zählen u.a. Archikart, Avantgarde Gesellschaft für Kommunikation mbH, DEVnet Holding GmbH, DIS Douglas Informatik und Service GmbH, inno nord GmbH, IT Design, JenaKultur, Secunet, SeeReal Technologies GmbH, Trendbüro und Know How AG. Weitere Informationen unter: www.communote.com Wie kann ich mit Communote starten? 1. Firmenzugang unter www.communote.com registrieren 2. Mit Communote und den Funktionen vertraut 3. Kollegen ins Communote einladen 4. Communote anhand eines konkreten Projektes nutzen 5. Auf weitere Themen und Projekte im Unternehmen ausweiten Abb.: In wenigen Schritten Communote nutzen Kontakt: Communote GmbH Kleiststraße 10a 01129 Dresden Telefon: +49 (351) 833 82-0 Telefax: +49 (351) 833 82-299 Internet: www.communote.com Seite 32 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 12. Virtuelle Klassenzimmer aus der Cloud Die Herausforderung Wenn sich die Teilnehmer von Schulungen an ihre Plätze setzen, ist für die Organisatoren der größte Teil der Arbeit bereits getan. Damit zum Beispiel Microsoft Administratoren ideale Trainingsbedingungen vorfinden, dauert es schon mal zwei Tage, bis die dafür benötigte Hard- und Software installiert und fertig konfiguriert ist. Noch aufwendiger wird es, wenn für Schulungen vor Ort alles zum Kunden transportiert und dort aufgebaut werden muss. Nach Schulungsende bleibt das ganze Equipment ungenutzt, bis es für den nächsten Termin wieder neu zusammengestellt wird. Wenn heute schon so viele Services aus der Cloud kommen, warum nicht auch die komplette Infrastruktur für IT-Schulungen, quasi als virtuelles Klassenzimmer, das bei Bedarf eingeschaltet und völlig flexibel ausgestattet werden kann? Das fragten sich auch die Gründer von evoila und entwickelten e:edu. Die Lösung Die Plattform evoila e:edu gibt Schulungszentren die Möglichkeit, mit Hilfe einer Webanwendung selbst komplexe Arbeitsplätze und Serverumgebungen über das Internet zu erstellen und zu nutzen. Was früher bis zu zwei Tage dauerte, ist jetzt in 5 bis 30 Minuten erledigt. Zehn oder mehr virtuelle Maschinen pro Teilnehmer mit schulungsspezifischer Konfiguration sind mit wenigen Mausklicks betriebsbereit. Mit dem virtuellen Klassenzimmer spielt es auch keine Rolle mehr, ob das Training in einem Schulungszentrum oder an einem anderen Ort stattfindet, solange eine gute Internetanbindung vorhanden ist. Flexible Ressourcen via vCloud API Für ihre Schulungsplattform verbindet evoila ihre selbst entwickelte Web Applikation direkt mit der VMware vCloud API. Weltweit einheitliche Schnittstellen bei jedem Provider sind für evoila essentiell, somit war die VMware vCloud™ Powered Zertifizierung für das Virtual Data Center von Dunkel ein entscheidendes Kriterium. Nach den ersten Tests stellte sich schnell heraus, dass für das Geschäftsmodell von evoila eine individuelle Lösung benötigt würde. Das Virtual Data Center und die darin integrierten Produkte sind für Kunden ausgelegt, die ihre Ressourcen über das Management Interface auf der Basis des vCloud Directors verwalten wollen, ohne direkten Zugriff auf die API. Während evoila ihr Frontend weiter entwickelte, stellte Dunkel die dazu passende Infrastruktur bereit. Ein wichtiges Kriterium war, dass die benötigten Ressourcen beliebig skaliert und nutzungsabhängig abgerechnet werden konnten. Diese Flexibilität ist für evoila unverzichtbar, um kosteneffizient arbeiten zu können, denn an manchen Tagen werden 300 VMs gleichzeitig benötigt, an anderen keine. Im 4. Quartal 2012 war schließlich alles betriebsbereit, so dass evoila die ersten Aufträge mit Ressourcen aus der Dunkel Cloud erfolgreich realisieren konnte. Seite 33 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Optimale Performance Schulungsressourcen aus der Cloud sind nur dann eine überzeugende Alternative zu dedizierter Hardware vor Ort, wenn auch die Performance stimmt. Auf technischer Seite bietet die Dunkel Cloud mit einem schnellen Storage, einer 10-Gigabit Infrastruktur und einer breitbandigen Anbindung zum Internet auch hierfür ideale Voraussetzungen. Wichtige Projektmerkmale individuelle Lösung auf der Basis des Virtual Data Center und der VMware vCloud API virtuelle Rechen- und Speicherressourcen nach Bedarf selbstständiges Skalieren und Verwalten der virtuellen Maschinen stundengenaue Abrechnung der genutzten Ressourcen Vorteile für evoila und ihre Kunden standardisiertes Interface (VMware vCloud API) Kosteneffizienz durch nutzungsabhängige Abrechnung preiswertes „Parken“ der Image Kataloge bei Nichtnutzung und schnelles Reaktivieren für Schulungen technischer Support für individuelle Anpassungen schnelle Skalierung der Ressourcen bei Bedarf Über die evoila GmbH Die evoila GmbH ist ein junges Unternehmen aus Mainz, das sich zum Ziel gesetzt hat, Schulungsanbietern das Leben leichter zu machen. Über die Plattform evoila e:edu können Unternehmen und Schulungszentren die Client-Server-Umgebungen für ihre Schulungen in Minutenschnelle und für jeden beliebigen Standort bereitstellen. Jeder Kunde bekommt genau die Ressourcen die er braucht und zahlt auch nur für die Dauer der Nutzung. Für seine virtuellen Klassenzimmer benötigt evoila eine schnell skalierbare Cloud Infrastruktur als Service, welche die Flexibilität ihres Geschäftsmodells unterstützt und ausreichend Performance liefert. „Das Geschäftsmodell der evoila GmbH treibt die Agilität und Flexibilität der Nutzung von Public Clouds auf die Spitze. Mit großem technischen Sachverstand wurden von der Dunkel GmbH deshalb unverzüglich neue Produkte entworfen, die zusammen mit dem Pay-Per-Use Verrechnungsmodell eine Seite 34 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis ideale Kombination bilden, um den Kunden von evoila größtmögliche Flexibilität ohne starre Fixkosten zu ermöglichen.“ Johannes Hiemer, Geschäftsführer evoila GmbH „… das Training lief hervorragend. Keinerlei Probleme, die Performance war nahezu großartig.“ Ein Kunde der evoila GmbH Kontakt: Dunkel GmbH Philipp-Reis-Straße 2 65795 Hattersheim T: +49 6190 889-0 F: +49 6190 889-399 www.Dunkel.de Seite 35 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 13. sunshine&roses gmbh: Buchhaltung kinderleicht Wie von Zauberhand Wer sich heute im umkämpften Textilmarkt selbstständig macht, muss viel Mut haben oder ein ganz besonderes Produkt. Jutta Stoll hat beides, denn ihre T-Shirts sind nicht einfach nur T-Shirts, sondern echte Zaubershirts: Unter freiem Himmel verändern sich die schwarz-weißen Motive und entfalten innerhalb von Sekunden ihre Farbigkeit. „Unsere T-Shirts, Sweatshirts und Hoodies sind Textilien mit eingebautem Wow-Effekt“, schwärmt Jutta Stoll, die mit s&r Zaubershirts nicht nur den Textileinzelhandel anspricht, sondern auch individuelle Motive für den Business-Bereich – zum Beispiel für den Einsatz bei Messen, Kongressen oder Promotionkampagnen – anbietet. Idee aus den USA Mitgebracht hat sie die Idee der UV-sensiblen Farben von einem USA-Aufenthalt. Ein Mitbringsel für den Großneffen entpuppte sich nämlich als Zaubershirt und Jutta Stoll war sofort restlos begeistert. Inzwischen hält sie die Lizenzen für Europa inne. Ihr Unternehmen mit dem Namen sunshine&roses hat sie im Frühjahr 2011 gegründet, wobei der Fokus anfangs auf Projekten mit Werbeagenturen lag. Seit Februar 2012 spricht sunshine&roses zusätzlich gezielt den Facheinzelhandel für Kinder- und Erwachsenen-Moden sowie Life-Style- Produkte an. sunshine&roses hat zwischenzeitlich ein Netz von annähernd 100 Fachhändlern aufgebaut, und die Zahl wächst weiter. Da muss die Buchhaltung straff und effizient funktionieren! Vorgeschichte „Mir war von Anfang an klar, dass auch ein junges, noch kleines Unternehmen ein stabiles administratives Rückgrat braucht“, erklärt die Diplom-Kauffrau. Sie übergab deshalb die Buchhaltung an einen Steuerberater, doch die Zusammenarbeit klappte nicht so reibungslos, wie erhofft und Jutta Stoll beschloss, die Sache selbst in die Hand zunehmen. Schon bald allerdings sank die Motivation: Die ausgewählte Software „war kein Spaß“, so Jutta Stoll, und auch an Zeit mangelte es – wie bei so vielen Gründern. „Als Unternehmerin kann ich meine Zeit nur einmal verteilen. Vorrangig muss ich mich um den Unternehmensaufbau kümmern und darum, Partner und Kunden zu gewinnen sowie die Projekte und Bestellungen zügig und professionell abzuwickeln. Software + Service Doch nicht allein der Zeitfaktor war ausschlaggebend für die Suche nach einer neuen Lösung. Die Unternehmerin gibt offen zu, dass auch die Unsicherheit groß war, alles richtig zu machen. In dieser Situation erfuhr sie von Scopevisio und der neuartigen Unternehmenssoftware, die das Unterneh- Seite 36 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis men aus Bonn entwickelt. „Eigentlich hatte ich keine Lust mehr, eine weitere Software auszuprobieren. Allein die Möglichkeit, Software und Buchhaltungsservice zu kombinieren, weckte mein Interesse. Somit war die Service-Komponente der entscheidende Faktor, Scopevisio ernsthaft zu testen.“ Kompetenter Partner Der Scopevisio Buchhaltungsservice kombiniert die Scopevisio Online-Buchhaltungssoftware FINANZEN mit der Dienstleistung eines professionellen Buchhalters. Scopevisio stellte Jutta Stoll die renommierte Steuerberatungsgesellschaft DHPG als Servicepartner zur Seite. Das bedeutet konkret: DHPG erledigt für sunshine&roses die komplette Buchhaltung. Gleichzeitig leistet Jutta Stoll wichtige aber überschaubare Vorarbeiten, was den Buchhaltungsservice so günstig und gerade für Gründer attraktiv macht. Zunächst hört sich dies wie eine ganz normale Zusammenarbeit zwischen einem Steuerberater und seinem Kunden an. Den feinen, aber entscheidenden Unterscheid macht die Software: Sie ist sowohl bei der DHPG als auch bei sunshine&roses im Einsatz. Und weil es sich hierbei um Software aus der Cloud handelt, können beide Parteien von unterschiedlichen Standorten auf ein- und dasselbe Programm zugreifen. Praktische Umsetzung Somit kann die Zusammenarbeit wesentlich effizienter und reibungsloser funktionieren als im klassischen Modell. Jutta Stoll scannt alle ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie die Kassenbelege und lädt diese in Scopevisio hoch. Hier landen die Dateien in der sogenannten Belegarbeitsliste, dem „digitalen Eingangskörbchen“ in der Software. Bereits während des Uploads durchlaufen die Belege eine OCR-Texterkennung. Das bedeutet, dass Inhalte der Dokumente vom System erkannt werden, und es auf dieser Grundlage Kategorisierungen vornehmen kann. Diese wiederum sind die Basis für Buchungsvorschläge, welche die Software automatisch generiert. Der Ansprechpartner bei DHPG prüft die Vorschläge, korrigiert gegebenenfalls und bucht sie. Auf diese Weise vereinfacht die Software nicht nur die Arbeitsschritte auf Kundenseite, sondern unterstützt auch den Servicepartner bei der Buchhaltung. Mehr Zeit für das Wesentliche „Mit dem Scopevisio Buchhaltungsservice kann ich lästige administrative Tätigkeiten auf ein Minimum reduzieren. Das schafft mir als Geschäftsführerin Freiraum für wichtige vertriebliche Aktivitäten“, erklärt die Gründerin. Sehr angenehm war dabei für Stoll, dass sie sich nicht lange in die Software einarbeiten musste. „Nach meinen Erfahrungen mit anderen kaufmännischen Programmen, war ich überrascht, wie gut ich mich gleich zu Beginn in der Software zurechtgefunden habe. Am Anfang musste ich ein paar Mal den Support in Anspruch nehmen, aber jetzt bin ich routiniert“. Seit Seite 37 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Anfang des Jahres nutzt Jutta Stoll auch die Berichtsfunktionen in der Software intensiver. „So weiß ich jederzeit, wo ich mit meinem Unternehmen stehe – zusätzliche Arbeit in Excel-Auswertungen entfällt komplett“, so Jutta Stoll. Regelmäßig ruft sie zum Beispiel den Finanzstatus ab, eine Übersicht über Einnahmen und Ausgaben, Top Kunden und Top Lieferanten sowie Liquiditätskennzahlen. Ideal für Gründer „Ich denke, dass Buchhaltung gerade für junge Unternehmen ein schwieriges Thema ist. Sie frisst enorm viel Zeit, wenn man sie selber macht, und wenn man nicht gerade ausgebildeter Buchhalter ist und regelmäßig Schulungen besucht, hat man stets latent die Befürchtung, Fehler zu machen“, meint Jutta Stoll. „Mit dem Buchhaltungsservice von Scopevisio habe ich einfach ein gutes Gewissen und kann mich ganz auf den Unternehmensaufbau konzentrieren. Der eigene Aufwand ist darstellbar und die laufenden monatlichen Kosten sind die Sache wert“, urteilt Stoll, die sich momentan ganz auf den Vertrieb & Kundenmanagement konzentriert. Deshalb überlegt sie derzeit auch, die Scopevisio Module CRM und ABRECHNUNG noch hinzuzunehmen, um so in einem System „aus einem Guss“ zu arbeiten. Der Erfolg Ihres noch jungen Start-Ups legt dies jedenfalls nahe. „Mit dem Scopevisio Buchhaltungsservice kann ich lästige administrative Tätigkeiten auf ein Minimum reduzieren. Das schafft mir als Geschäftsführerin Freiraum für wichtige, vertriebliche Aktivitäten.“ Jutta Stoll, Geschäftsführerin, sunshine&roses Kontakt: Scopevisio AG Rheinwerkallee 3 53227 Bonn Telefon: 0800 800 800 2 Telefax: 0800 500 00 20 Internet: www.scopevisio.com Seite 38 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 14. Das Betriebskonzept für BMW TV: der Mix macht’s Gemeinsam mit der Kölner Agentur denkwerk entwickelte ADACOR das Betriebskonzept für BMW TV. Das Ergebnis ist eine optimal auf den Kunden zugeschnittene Kombination aus Managed-HostingKomponenten und Cloud Services wie der Server-Virtualisierung oder dem Einsatz eines Content Delivery Networks (CDN) zur Unterstützung des weltweiten Videostreaming. Ein exklusives SaaS-Produkt in Form einer Transkodierungsschnittstelle, die die Videos in rund 30 verschiedene Formate umwandelt, rundet das abwechslungsreiche Angebot ab. Erfüllt die höchsten Kundenansprüche: Managed Hosting von ADACOR Zu jeder Tages- und Nachtzeit und von überall auf der Welt greifen BMW-Fans auf die Internetplattform bmw.tv zu. Ausfälle auf der Live-Plattform darf es daher nicht geben; alle Server und Services müssen rund um die Uhr verfügbar sein. Wir sprechen hier von einem 24/7-Betrieb par excellence. Viele B2B-Hosting Anbieter stoßen bei der Umsetzung von derart komplexen Projekten an ihre Grenzen. ADACOR nicht. Maßnahmen wie der Einsatz unterschiedlicher Technologien, die Bereitstellung bedarfsgerechter Zusatzservices oder das Consulting bei der Entwicklung ermöglichen es der ADACOR, flexibel auf sich ändernde Rahmenbedingungen im Projekt zu reagieren. Auch der Systemschutz überzeugt. So gibt es kein alleinstehendes System im Projekt; sämtliche Komponenten sind redundant ausgelegt. Sollte ein Server ausfallen, übernimmt die intakte Maschine in Sekundenschnelle die Arbeit des defekten Servers. Anschließend tauschen die Techniker die fehlerhaften Teile oder den ganzen Server aus und stellen die ursprünglichen Parameter bezüglich Server-Farm, Software, Datenbank und Load Balancing wieder her. Physische Sicherheit bietet das Hochsicherheitsrechenzentrum e-shelter in Frankfurt am Main, in dem die Systeme untergebracht sind. Moderne Firewalls und bedarfsgerechte Backup-Konzepte sorgen für eine hohe Informationssicherheit und das Monitoring umfasst standardmäßig die 24/7-Überwachung der gesamten Infrastruktur. Was heißt Server-Virtualisierung? Zum Beispiel Complex Hosting im Kleinformat Im Projekt BMW TV werden virtuelle Server in zwei Bereichen eingesetzt. Erstens übernehmen sie dedizierte Wartungsaufgaben, ohne die Hauptplattform zu belasten. Zweitens dienen sie dem Betrieb von Landing Pages wie der YouTube Custom Tab für BMW. ADACOR V-Server bieten vielseitige Einsatzmöglichkeiten. Der Hauptgrund dafür ist die hohe Flexibilität bei der Kapazitätsplanung und dem Einsatz von virtuellen Ressourcen. Ob CPU-Leistung, RAM oder Plattenplatz, alle Ressourcen, die dem V-Server über das mehrfach redundante Hostsystem zugewiesen werden, Seite 39 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis stehen für BMW TV bedarfsgerecht zur Verfügung. Sollten die Kapazitäten steigen oder sinken, können sie jederzeit an neue Vorgaben angepasst werden. Genauso wie beim Einsatz von hardwarebasierten Systemen beim Complex Hosting bietet ADACOR standardmäßig gemanagte Services in der Cloud. Andere Länder, andere Sitten: das weltumspannende CDN Zigtausend Menschen in 26 internationalen Märkten greifen jeden Tag gleichzeitig auf BMW TV zu und rufen die Filme ab, die ihnen gefallen. Man könnte jetzt meinen, ein solches Video-Streaming strapaziere die Server-Infrastruktur. Tut es aber nicht. Warum nicht? Weil ADACOR in diesem Fall die Server mit dem Level 3 CDN (Content Delivery Network) verbindet und darüber sämtliche Videoinhalte schnell und zuverlässig zu den BMW TV Nutzern bringt, die sich überall auf der Welt tummeln. Das Vorgehen ist genauso clever wie simpel: Die auszuliefernden Daten werden beim ersten Abruf auf den nächstgelegenen Server eines globalen Netzwerks mit Tausenden Maschinen verteilt. Fragt ein Nutzer die Daten an, werden diese von dem am nächsten liegenden Server ermittelt und die Daten von dort aus ausgeliefert. Die kurzen Übertragungswege machen die Ladezeiten unglaublich schnell. Während also der Europäer die angeforderten Daten von einem europäischen Server erhält, bezieht der Australier die gleichen Daten von einem Server in der Nähe von Australien. Faszinierend beim BMW TV Projekt war die Auslieferung des Contents nach China. Dort war nämlich die Zusammenarbeit mit dem chinesischen CDN-Marktführer und Hosting-Spezialisten ChinaCache vorgeschrieben. ADACOR lieferte quasi die Videos bis an die Ländergrenzen, im Inland übernahm der chinesische Platzhirsch. Ein Schelm, wer Böses dabei denkt. Aber die Vermutung liegt nahe, dass auf diesem Wege ausländische Daten geprüft und für das chinesische Internet gefiltert werden. Nur hier zu haben: eine Transkodierungsschnittstelle exklusiv für BMW TV ADACOR stellt eigens für BMW TV eine Transkodierungsschnittstelle zur Verfügung. Darüber lassen sich sämtliche Videodateien auf der Web-Plattform in rund 30 verschiedene Datenformate umwandeln. Warum so viele Formate? Weil BMW TV für jedes Endgerät das Videoformat mit der besten Auflösung anbietet, ganz egal, ob es sich um ein iPhone, ein klassisches Mobiltelefon, eine Set-TopBox oder den Zugang zum Internet via Wireless LAN Router handelt. Für eine derart spezialisierte Anwendung braucht man eine dedizierte Schnittstelle, die optimal auf die Plattform abgestimmt ist. Weder Massenprodukt noch 0815-Variante haben hier eine Chance, zum Einsatz zu kommen. Dank der Transcoding-Schnittstelle können auch Dritte – wie z. B. ein Samsung Smart TV - auf das VideoRepository zugreifen. Der Datenaustausch erfolgt standardisiert über eine XML-Schnittstelle, über die die von ADACOR gehostete Plattform präsentiert wird. Die formatierten Inhalte werden in eine Smartbox einprogrammiert, von der aus der Content gesteuert werden kann. Die Steuerschnittstelle sendet die formatierten Daten zurück, die wiederum in das CDN eingebunden werden. Seit August ist Seite 40 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis das TV-Format noch smarter, denn seitdem ist auf dem Samsung Smart Hub eine kostenlose BMW TV App vorinstalliert. Kontakt: ADACOR Hosting GmbH Kaiserleistraße 51 63067 Offenbach am Main Telefon: 069 900299-24 E-Mail: [email protected] Internet: www.adacor.com Seite 41 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 15. Speicherplatzoptimierung mit virtion Object Storage (vOBS) Geschäftsbereich: Automotive Web Applications virtion Lösung: vOBS (und virtion Image Scaling Module) Ausgangslage: Unser Kunde aus dem Bereich "Automotive" bietet seinen Kunden Lösungen für die Onlineverwaltung und -vermarktung von Fahrzeugen an. Jede Lösung wird an die benötigten individuellen CI-Vorgaben angepasst und ausgeliefert. Gleiches Bildmaterial muss zum Beispiel mit den jeweiligen CI-Richtlinien des Herstellers oder Händlers präsentiert werden. Dabei entstehen große Mengen an redundantem Bildmaterial, die zu einem sehr hohen Speicherbedarf führen. Eine schnelle Auslieferung und effiziente Suche über den Datenbestand wird dadurch erschwert. Herausforderung: Folgende Anforderungen und Herausforderungen mussten bei der Umsetzung der Lösung berücksichtigt werden: Die Auslieferung von Bildern für die verschiedenen Webanwendungen sollte beschleunigt werden. Die verwendete Speicherkapazität sollte optimiert werden. Die vorhandenen Bilddateien lagen an unterschiedlichen Quellen vor. Das Tagesgeschäft musste ohne Beeinträchtigung weiterlaufen können. Idee und Lösung: Die virtion GmbH entwickelte in Zusammenarbeit mit dem Kunden die optimale Infrastruktur unter Einsatz von vOBS, dem virtion Object Storage. Die redundante und verteilte Datenablage konnte dadurch abgelöst werden. Der bisherige konventionelle Ansatz der Datenhaltung kreierte sowohl bei der Erzeugung als auch bei der Speicherung der Daten einen massiven Overhead. Dadurch bedingt wurden immense Speicherressourcen benötigt. Die Importzeiten der Daten hätten einem wachsenden Datenvolumen nicht mehr standgehalten. Durch die Umstrukturierung konnte die Speicherplatznutzung optimiert werden. Zudem wurde eine zentrale Bilderauslieferung für alle angeschlossenen verteilten Websites umgesetzt. Jedes Bildobjekt ist jetzt nur einmal im Speicher abgelegt und wird automatisiert vor der Auslieferung unter Berücksichtigung der jeweiligen CI-Anforderungen zusammengestellt. Seite 42 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Anhand eines gemeinsam abgestimmten Migrationsplans erfolgte die Migration aller vorhandenen Bilddateien in die vOBS-Infrastruktur. Der Plan wurde zuverlässig eingehalten, ein Fortlaufen des Tagesgeschäfts war dadurch sichergestellt. Nutzen: Der Geschäftsführer unseres Kunden ist begeistert und stellt fest: „Gemeinsam mit der virtion GmbH haben wir eine optimale Storagelösung für uns entwickelt, die wir flexibel an unser Tagesgeschäft anpassen können. Wir sind schneller geworden und konnten Kosten reduzieren. Durch den Einsatz des vOBS konnte aufgrund der Erkennung von Redundanzen die Anzahl unserer Dateien auf 70% der ursprünglichen Anzahl reduziert werden. Damit einher ging eine Optimierung des Speicherplatzes um ca. 40%. Durch die zentrale Bildauslieferung sind wir perfekt für Erweiterungen für unsere Kunden aufgestellt. Unsere Daten sind bei der virtion in sicheren Händen. Mit der virtion haben wir einen zuverlässigen Partner gefunden, der mit seinem Rundum-Service immer für uns da ist.“ Gerne erarbeiten wir auch Ihre optimale Lösung. Wir freuen uns auf Ihre Herausforderungen. Kontakt virtion GmbH Bleichstr. 77a 33607 Bielefeld Tel.: +49 (0) 521 – 448158-0 Fax: +49 (0) 521 – 448158-99 E-Mail: [email protected] Internet: www.virtion.de Seite 43 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 16. Deutsches Studentenwerk: Wertvolle Zusatzfunktionen für Hosted Exchange „Hosted Exchange von QualityHosting läuft seit Monaten problemlos. Entscheidend sind allerdings die zusätzlichen Funktionen und der Service.“ Frank Schultze, Administrator des Deutschen Studentenwerks Kundenprofil Das Deutsche Studentenwerk ist der freiwillige Zusammenschluss der 58 Studentenwerke in Deutschland. Diese unterstützen die Studierenden in wirtschaftlichen, sozialen, gesundheitlichen und kulturellen Belangen. Ziel ist, die Chancengleichheit zu fördern. Ausgangslage Als der E-Mail-Server getauscht werden musste, entschied sich das Studentenwerk für eine CloudLösung. Die Services mussten zuverlässig sein und der Anbieter guten Support bieten. Zudem mussten sich E-Mails an mehrere hundert Personen gleichzeitig versenden lassen. Lösung Mit Hosted Exchange von QualityHosting lassen sich E-Mails gleichzeitig an 999 Empfänger verschicken. Der Hoster bietet außerdem 20 GB Speicher pro Postfach und einen 24/7-Support-Service. Eingesetzte Software und Services Microsoft Exchange Server Verbesserungen Hosted Exchange ist ausfallsicher und als Cloud-Lösung von überall aus über Internet abrufbar – auf Smartphone, Tablet, Notebook oder PC. Das Studentenwerk muss die Lösung nicht selbst verwalten, kann aber im Kundencenter von QualityHosting selbst Einstellungen vornehmen. Von einem IT-Provider wird mindestens erwartet, dass er die technische Seite seines Geschäfts beherrscht. Den Bedarf der Kunden jedoch genau zu analysieren und daraufhin Services herauszuarbeiten, führt weit darüber hinaus. Denn oft sind es nützliche Zusatzfunktionen, die den Ausschlag bei der Wahl eines Providers geben. So auch beim Deutschen Studentenwerk. Seite 44 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Tägliches Handwerk mit Mails „Wir schreiben täglich viele E-Mails an die 58 bundesweiten Studentenwerke, denen wir beispielsweise Schulungen anbieten – von Bafög über Hochschulgastronomie bis zum studentischen Wohnen“, berichtet Frank Schultze, Administrator beim Deutschen Studentenwerk. „Zudem produzieren wir ein Journal für Mitglieder und Studenten. Dabei werden viele Bilder per E-Mail verschickt.“ Als E-Mail-Lösung hatte das Deutsche Studentenwerk bis Anfang 2012 Microsoft Exchange Server 2003 im Einsatz. Es war Zeit, den Server zu tauschen, zudem wurden die Postfächer zu klein. „Wir hatten uns schnell für eine Cloud-Lösung entschieden und bereits Microsoft Exchange bei einem Provider gebucht“, berichtet Schultze. „Aber dann stellte sich heraus, dass eine E-Mail nur an maximal 100 Empfänger gehen konnte. Dabei versenden wir als Verband oft Pressemitteilungen an über 1000 Empfänger.“ Daher machte sich Schultze erneut auf die Suche und wählte schließlich Hosted Exchange von QualityHosting. „Es waren die vielen zusätzlichen Funktionen und der Service, die den Ausschlag gegeben haben“, erläutert Schultze. „Bei QualityHosting kann eine E-Mail an 999 Empfänger gehen. Damit müssen wir selten eine E-Mail zweimal verschicken. Zudem sind die Postfächer mit 20 GB entsprechend groß.“ Cloud-Lösung befreit von Standardarbeiten „Dass wir überhaupt eine Cloud-Lösung nutzen, lag nahe, denn wir müssen dann keinen Server vorhalten, und uns weder um Updates noch um die Administration von Firewall und Antiviren-Lösung kümmern“, erklärt Schultze. „Und unsere Internet-Leitung mit 8 Mbit/s reicht gut aus.“ Zudem sind einige Mitarbeiter des Studentenwerks oft unterwegs. Mit der Cloud-Lösung von QualityHosting können sie von jedem Smartphone, Tablet, Notebook oder PC aus auf ihre E-Mails, Kalender und Kontakte zugreifen. Die Migration verlief reibungslos: „Wir haben eine Festplatte mit den PST-Dateien von Outlook an QualityHosting geschickt, die diese in unsere Cloud-Lösung importiert haben.“ Anschließend passte Schultze die Konfiguration von Office Outlook 2013 an den Rechnern an – fertig. „Da gab es keinen Stress, die Mitarbeiter konnten ihr Postfach über Outlook Web Access abrufen, bis ihr Rechner an die Reihe kam.“ Seit Monaten ohne Störung Seit April 2012 bezieht das Deutsche Studentenwerk nun Hosted Exchange über QualityHosting. Die Lösung aus der Cloud arbeitet stabiler als die lokale Lösung und entlastet die IT deutlich. „Früher hat der Zugriff auf E-Mails hin und wieder nicht funktioniert, oder wir mussten die Firewall neu starten oder irgendetwas neu konfigurieren, weil etwas nicht funktionierte“, schildert Schultze. „Jetzt haben wir keine Probleme mehr, Hosted Exchange von QualityHosting läuft problemlos durch. Seite 45 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Die Cloud hilft sogar im Notfall: „Ein Update unserer Virenlösung hatte kurz vor Weihnachten fast unsere IT-Infrastruktur stillgelegt“, erzählt Schultze. „In der Zwischenzeit konnten die Kollegen wenigstens noch ihre E-Mails über Outlook Web Access abrufen.“ Gibt es einmal ein Problem, bietet QualityHosting 24/7-Support. „Das läuft sehr schnell: Entweder ich habe jemanden am Telefon, der gleich kompetent Auskunft geben kann“, berichtet Schultze. „Oder ich bekomme zügig einen Rückruf.“ Der Zugriff auf E-Mail-Konten ist nun von überall her möglich. Die Synchronisation der Endgeräte erfolgt mittels ActiveSync. „Wir haben einige iPhones und iPads im Einsatz, dort funktioniert der Zugriff einwandfrei via Outlook Web App im Browser.“ Kundencenter verschafft Überblick Um neue Nutzer anzulegen, geht Schultze in das Kundencenter von QualityHosting. Die Weblösung lässt sich im Browser aufrufen und stellt die zentrale Steuerung der E-Mail-Lösung dar. Hier lassen sich beispielsweise Mails zurückholen, die schon vor längerem gelöscht wurden, denn QualityHosting verlängert die übliche Speicherfrist von 14 auf 45 Tage. „Das kommt selten vor, aber die Kollegen sind sehr dankbar, wenn man einen ganzen Ordner mit E-Mails wieder zurückholen kann.“ Verlässt ein Mitarbeiter den Verband, dirigiert Schultze im Kundencenter das Postfach auf Kollegen um: „Das ist rechtlich kein Problem, da unsere EDV-Richtlinien eine private Nutzung ausschließen.“ „Unser Kundencenter kommt bei den Kunden so gut an, weil wir es stetig weiter entwickeln und dabei ihre Wünsche einfließen lassen“, erläutert Eike-Gretha Breuer von QualityHosting. „Das Kundencenter funktioniert einwandfrei und ist dabei sehr eingängig zu bedienen“, so Schultze. „Es waren keine Schulungen oder Webinare notwendig.“ Über die QualityHosting AG: QualityHosting ist Deutschlands Marktführer für die Cloud-Solution Hosted Exchange und bietet ein erweitertes Cloud-Portfolio inklusive SharePoint, Lync, Bundle-Angebot QualityOffice sowie leistungsfähige CloudServer für Unternehmen jeder Größe. Der Branchenpionier ist seit seiner Gründung 1998 auf Microsoft-basierte Technologien für geschäftskritische IT-Anwendungen spezialisiert – Hosted in Germany. Kunden aus ganz Europa bauen auf die qualitativen Alleinstellungsmerkmale der QualityHosting AG. Darunter das Deutsche Studentenwerk, Vossloh und die Roche Deutschland Holding GmbH. Zusätzlich profitieren hunderte Reseller von dem attraktiven White Label-Programm, dem einzigartigen Hosted Exchange-Portfolio und dem individuell anpassbaren Kundencenter. Geführt wird das Unternehmen mit Sitz in Gelnhausen von seinen Gründern Christian Heit, Vorstandsvorsitzender, und Markus Oestreicher, Vorstand Technik. Seite 46 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Kontakt: QualityHosting AG Uferweg 40-42 63571 Gelnhausen T: +49 (0) 60 51 9 16 44 10 F: +49 (0) 60 51 9 16 44 10 E-Mail: [email protected] www.qualityhosting.de www.twitter.com/qhag www.youtube.com/user/QualityHostingAG Seite 47 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 17. Sixt Fördertechnik nutzt IT im „Local Cloud Hosting“-Betrieb von ITSM Die Firma Sixt Fördertechnik mit Sitz in Bergheim ist ein führendes Handels- und Dienstleistungsunternehmen im Bereich Flurförderzeuge und Höhenzugangstechnik, darunter versteht man Fahrzeuge und Geräte wie Hubwagen, Gabelstapler oder Hubarbeitsbühnen, in Nordrhein-Westfalen. Gemeinsam mit seinem Partnerunternehmen Appenfelder Fördertechnik in Wiehl beschäftigt das Unternehmen knapp 180 Mitarbeiter und deckt damit die Bereiche Vertrieb, Vermietung, Service und Schulung für Flurförderzeuge ab. Für den Aufbau und Betrieb der eigenen IT-Infrastruktur setzt das Unternehmen auf das „Local Cloud Hosting“-Konzept der Firma ITSM GmbH aus Langenfeld. Die IT-Landschaft bei Sixt Fördertechnik: Office, Warenwirtschaft, Dokumentenarchiv und GPSSystem Als Betriebsleiter ist Volker Wawrzyniak für alle Betriebsabläufe bei Sixt Fördertechnik zuständig, überwacht die Schnittstellen zwischen Organisation und EDV und verantwortet die unternehmensweite IT. „Unsere IT-Umgebung besteht zum einen aus einer klassischen Microsoft Office/Microsoft Exchange-Umgebung, als Warenwirtschaftssystem setzen wir Microsoft Dynamics NAV ein. Darüber hinaus sind wir gerade dabei, Microsoft Dynamics CRM als CRM-System einzuführen, da wir mit den im Warenwirtschaftssystem enthaltenen CRM-Funktionen so langsam an unsere Grenzen stoßen,“ erläutert der IT-Verantwortliche. „Darüber hinaus setzen wir ScanView zur Digitalisierung unserer Dokumente wie Lieferscheine, Mietverträge oder Rechnungen ein, um im Nachhinein einen schnelleren Zugriff auf die Dokumente zu ermöglichen.“ Zusätzlich zu den genannten Büro- und Organisationslösungen ist bei Sixt Fördertechnik ein GPS-System im Einsatz, das für die Arbeitszeiterfassung des Außendienstes sowie die Disposition und Routenplanung bzw. Routenoptimierung der ServiceMitarbeiter genutzt wird. „Außerdem werden derzeit unsere Gabelstapler mit dem System ausgerüstet. Dies dient zum einen der Ortung, aber auch der Fernwartung, denn ähnlich wie ein Auto benötigt auch ein Gabelstapler regelmäßig seine Pflege und Wartung“, erklärt Wawrzyniak. Fokussierung auf Kernkompetenzen führt zur Auslagerung der IT Bereits vor sechs Jahren fiel bei Sixt Fördertechnik die Entscheidung, die Firmen-IT an einen Rechenzentrumsbetreiber auszulagern. Volker Wawrzyniak erinnert sich: „Uns war von Anfang an bewusst, dass der Aufbau und Betrieb einer IT-Infrastruktur nicht zu unseren Kernkompetenzen gehört und dass wir dabei lieber auf jemanden vertrauen, der sich damit auskennt.“ Die Tatsache, dass alle Unternehmensstandorte bereits über eine Standleitung miteinander verbunden waren, erleichterte die Entscheidung, diese dann gleich an ein externes Rechenzentrum anzubinden. Für den Betrieb und Support der Infrastruktur wurde bereits damals die Firma ITSM, ein 1998 gegründetes IT-Systemhaus mit Sitz in Langenfeld, zwischen Köln und Düsseldorf, beauftragt. Als dann im Jahr 2013 die Vereinbarung mit dem Rechenzentrumsbetreiber auslief, entschied sich Volker Wawrzyniak, die komplette IT, also Hardware- und Softwarekomponenten plus Betreuung in die Hände von ITSM zu geben und zukünftig das Local Cloud Hosting-Angebot des Unternehmens zu nutzen. Seite 48 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis ITSM Local Cloud Hosting ist ein Betriebsmodell, das weder eine Private noch eine Public Cloud ist. Die hier zum Einsatz kommende Technik lässt sich am besten unter dem Begriff der Virtual Private Cloud zusammenfassen. Hierbei wird eine Private Cloud auf einer Public Cloud-Infrastruktur abgebildet. Der Anwender profitiert von der Sicherheit und Intimität einer Private Cloud, genießt jedoch die Flexibilität und Pay-per-Use-Vorteile einer Public Cloud. Zum Einsatz kommen dabei moderne Virtualisierungstechniken auf Grundlage von Microsoft HyperV, einer Hypervisor-basierten Virtualisierungstechnologie von Microsoft. Darüber hinaus sind im Angebot alle derzeit gängigen IT-Security-Maßnahmen wie Firewall-Anbindung, Backup/Recovery, Anti-Viren-Software und Spamfilter enthalten. Die Überwachung der Systeme erfolgt rund um die Uhr an 365 Tagen, Leistungsfähigkeit und Verfügbarkeit werden über Service Level Agreements geregelt. Auch der Endanwender-Support erfolgt direkt über ITSM. „Die ITSMTelefonnummer klebt auf allen Bildschirmen unserer Mitarbeiter, so dass diese bei Fragen oder Problemen mit der IT sofort mit den Experten von ITSM Kontakt aufnehmen können“, bestätigt Volker Wawrzyniak. Der Umzug der IT-Systeme von Sixt Fördertechnik vom bisherigen Rechenzentrum zu ITSM benötigte dank intensiver Planung und guter Vorbereitung gerade einmal ein verlängertes Wochenende, obwohl die Virtualisierungsplattform von VMware auf Hyper-V umgestellt wurde. Darüber hinaus stieg das Unternehmen bei den Endgeräten auf Thin Clients um. „Ich muss gestehen, dass ich zu Beginn etwas skeptisch war, ob wir diesen Schritt tatsächlich wagen sollten“, gibt Volker Wawrzyniak offen zu. „Mittlerweile hat sich der Umstieg allerdings als absolut richtig erweisen. Zum einen sind wir, was die Endgeräte betrifft, nun komplett unabhängig. Selbst ein iPad lässt sich über die entsprechende App in die Terminal Server-Umgebung einbinden.“ Darüber hinaus konnte Sixt Fördertechnik so deutliche Kosteneinsparungen realisieren. „Wenn man bedenkt, dass ein klassischer PC im Schnitt 200 Watt verbraucht, ein Thin Client aber gerade einmal 50 bis 60 Watt, so lassen sich allein schon bei den Stromkosten Ersparnisse realisieren“, rechnet Wawrzyniak vor. „Dazu kommt, dass mit den Thin Clients keinerlei Wartungskosten verbunden sind. Fällt ein Gerät aus, wird es einfach durch ein anderes ersetzt.“ Und so laufen auch die derzeit noch genutzten PCs bei Sixt Fördertechnik nur noch als „dumme Terminals“, und diese werden im Rahmen von Ersatzinvestitionen durch Thin Clients ersetzt werden. Und auch an die Zukunft denkt Volker Wawrzyniak bereits. Neben der eingangs erwähnten bereits laufenden Einführung von Microsoft Dynamics CRM steht das Thema Mobile Computing ganz oben auf der Agenda des IT-Verantwortlichen. Er erklärt: „Wir werden den Bereich Mobile Computing weiter ausbauen und unseren Außendienst-Technikern auch mobilen Zugriff auf Unternehmensinformationen und -Dokumente ermöglichen. Mit der neuen Endgeräte-unabhängigen IT-Umgebung wird dieser Schritt deutlich einfacher und kostengünstiger möglich sein.“ Seite 49 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Das abschließende Fazit von Volker Wawrzyniak zum neuen, auf dem ITSM-Local Cloud Hosting-Konzept basierenden IT-System fällt wie folgt aus: „Dank ITSM können wir uns weiter auf unsere Kernkompetenzen fokussieren und den IT-Betrieb denen überlassen, die sich damit auskennen. Die ITSMLösung bietet genau die Skalierbarkeit und Flexibilität, die wir als mittelständisches Unternehmen benötigen. Darüber hinaus haben wir mit ITSM einen kompetenten Partner für den weiteren Ausbau unseres Systems sowie einen immer schnell erreichbaren Ansprechpartner für unsere Endanwender gefunden.“ Kontakt: ITSM – Gesellschaft für Informationstechnologie und Services Meiß mbH Albert-Einstein-Str. 17 40764 Langenfeld Telefon: +49 (0) 21 73 – 1 06 48-0 Telefax: +49 (0) 21 73 – 1 06 48-48 Internet: www.itsm.de Seite 50 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 18. Mit Open Source ERP auf tocario deskMate flexibel und effizient Kundenprojekte umsetzen. Die Empalis Systems GmbH ist ein virtuell organisierter Dienstleister, der mit einer kleinen Kernmannschaft und einem großen Netzwerk aus Partnerfirmen und Selbstständigen IT-Lösungen aller Art entwickelt und anbietet. Das reicht von der Auswahl der passenden Technologie über die Projektsteuerung bis zur eigentlichen Hardware. Eine derart flexible und verteilte Arbeitsweise verlangt nach Werkzeugen, die leistungsfähig, sicher und skalierbar sind. Mit deskMate Desktop-as-a-Service von tocario hat das Unternehmen einen verteilten und skalierbaren Fernzugriff auf das cloud-basierte ERP-System HELIUM V realisiert. Damit besteht die Möglichkeit, von überall auf die eigene Unternehmens- und Organisationssoftware zuzugreifen, ohne eine eigene Infrastruktur aufzubauen. „Als virtuell organisierter Dienstleister können wir mit Helium V ERP auf tocario deskMate flexibel unsere Teams und Projekte steuern. Ein gutes Netzwerk braucht die richtigen Werkzeuge.“ Thomas Uhl Geschäftsführer Empalis Systems GmbH Im Fokus: Open Source ERP auf deskMate Desktop-as-a-Service Die Herausforderung Empalis Systems benötigt als virtuell organisierter Dienstleister Werkzeuge, die den vollen Leistungsumfang bieten und dabei auch noch sicher und skalierbar sind. Das eingesetzte ERP muss in der Lage sein die vielen Netzwerkpartner mit ihren jeweiligen Expertisen zu erfassen, sie Projekten und Kunden zuzuordnen und dann auch die Zeiterfassung in den Projekten durchzuführen. Die Zeiterfassung muss von überall und zu jeder Zeit, Endgeräte-unabhängig erfolgen können. Die Lösung Ein cloudbasiertes ERP-System auf tocario deskMate. Installation des professionellen Open- Source-ERP-Systems HELIUM V auf der tocario deskMate Infrastruktur. Verteilter, skalierbarer Zugriff auf einen kompletten ERP Desktop in der Cloud über tocario deskMate. Die Vorteile Echtes ERP System zu jeder Zeit, an jedem Ort und auf verschiedenen Endgeräten möglich. Sowohl Desktop Infrastruktur, als auch ERP System können asa-Service bezogen werden. Verteilte und skalierbare Lösung die mit dem Unternehmen mit wächst und sich auf Projektbasis vergrößern und verkleinern lässt. Zugriff auf den ERP Desktop erfolgt auch bei geringen Bandbreiten mittels tocarios Technologie ruckelfrei. Seite 51 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Im Überblick: Ein Architekturbild der gemeinsamen Lösung "Mit deskMate kann nicht nur der Fall der Empalis Systems abgebildet werden. Alle Hersteller nativer und nicht online-fähiger Software können ihre Software jederzeit und überall verfügbar machen. Zu Demo- und Schulungszwecken oder zum Weiterverkauf als Software-Desktop Paket." Carsten Unnerstall Geschäftsführer tocario GmbH Mehr Informationen zu den Unternehmen Über die Empalis Systems GmbH: „Das Unternehmen als Netzwerk, das Netzwerk als Unternehmen.“ Auf diese Weise lässt sich die Empalis Systems am besten auf den Punkt bringen. Statt große Kapazitäten gemeinsam in einer starren Struktur zu binden, baut die Empalis Systems auf ein Netzwerk aus Partnerunternehmen und hochkarätigen Spezialisten. Mit Hilfe dieses Netzwerkes können maßgeschneidert und flexibel praktisch alle IT-Probleme angegangen werden. Die Empalis Systems GmbH: plant, entwickelt und betreut IT-Infrastrukturen. Im eigenen Haus oder in der Cloud. plant und managt IT-Projekte oder unterstützt bei der Durchführung. Egal, ob klassisch oder agil. Egal, ob „nur“ in kritischen Projektsituationen oder für komplette Projekte. Seite 52 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis hilft Ihnen dabei, Ihre Strategie zu entwickeln, zu verfeinern und umzusetzen. hilft Ihnen dabei, die für Sie richtigen Technologien auszuwählen. Über die tocario GmbH: Seit 2011 entwickelt und vertreibt die tocario ihre eigens entwickelte True Desktop-as-a-Service (DaaS) Technologie an Endkunden und Managed Service Provider. Mit tocario deskMate bietet das Stuttgarter Unternehmen DaaS „Made in Germany” erstmals für kleine und mittlere Unternehmen, sowie Service Provider und IT Lösungsanbieter, an. Die patentierte Technologie ermöglicht den Einsatz jedes x86-Betriebssystems auf einem virtuellen Desktop in der Cloud und ist auf den Einsatz über geringe Bandbreiten optimiert. Die Verarbeitung der Daten findet in einem deutschen Rechenzentrum mit höchsten Sicherheitsstandards statt. tocarios Ziel ist es, den IT-Einsatz für KMUs flexibler und einfacher zu gestalten. Mit deskMate Desktop-as-a-Service geben Unternehmen Ihren Mitarbeitern, Zulieferern und Partnern einfachen, sicheren und skalierbaren Zugriff auf Unternehmens-Software und Daten, ohne dass kostspielige und aufwendige Installationen anfallen. Das Analystenhaus Experton Group zeichnete tocario in ihrem neutralen und unabhängigen Anbietervergleich „Cloud Vendor Benchmark 2014“ als Innovator für Arbeitsplatz-Technologien mit dem "Cloud Rising Star Germany" in der Kategorie "Cloud Workplaces" aus. Weitere Informationen und kostenfreier Test unter www.tocario.com. Kontakt: tocario GmbH Ossietzkystraße 8 70174 Stuttgart www.tocario.com/contact www.tocario.com Seite 53 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 19. Entgelt und Rente AG setzt für eigene SaaS-Lösungen auf IT-Infrastruktur von ITSM Die Entgelt und Rente AG (E & R) mit Sitz in Langenfeld ist ein bundesweit tätiges IT- und Dienstleistungsunternehmen, das sich auf die digitale Verwaltung der betrieblichen Altersvorsorge (bAV) und die Entgeltabrechnung für Unternehmen spezialisiert hat. Über ein Online-Portal bietet das Unternehmen zwei webbasierte Software-as-a-Service (SaaS) Lösungen an: Den Rentenmanager (bAV) und LuGIS (Entgeltabrechnung und Personaldatenmanagement). Darüber hinaus können Unternehmen weitere Dienstleistungen an E & R auslagern, selbst ein komplettes Outsourcing der gesamten Sachbearbeitung an die Spezialisten von E & R ist möglich. Für den Betrieb des Online-Portals und der beiden SaaS-Lösungen verlässt sich das Unternehmen, das mittlerweile rund 50 Mitarbeiter beschäftigt, auf die IT-Infrastruktur der Firma ITSM. Bis 2011: Eigenes Rechenzentrum im Inhouse-Betrieb Bis zum Jahr 2011 betrieb die E & R am damaligen Firmensitz Mülheim an der Ruhr ein eigenes Rechenzentrum im Inhouse-Betrieb mit eigener IT-Infrastruktur und eigenem IT-Personal. „Wie bei jedem Unternehmen, das seine eigene IT betreibt und darüber hinaus über diese IT auch noch Services an Dritte anbietet, hatten auch wir mit den in solchen Fällen typischen Herausforderungen zu kämpfen“, erinnert sich Gisbert Schadek. Der Rechtsanwalt und Experte für betriebliche Altersversorgung ist seit 2013 Vorstand der Entgelt und Rente AG, beziehungsweise seit 2010 der Vorläufergesellschaft LuGIS GmbH. Er erläutert weiter: „Laufend mussten wir in neue Hardware sowie SoftwareUpdates investieren und waren darüber hinaus unseren Kunden gegenüber für den reibungslosen Betrieb der IT-Infrastruktur verantwortlich, was wiederum umfangreiche Support- und Wartungsarbeiten nach sich zog. Eine zentrale Rolle spielten dabei die Themen IT-Sicherheit, also Zugangskontrolle, Brandschutz, etc. und Datensicherheit, denn immerhin verarbeiten wir mit den Personaldaten unserer Kunden so genannte personenbezogene Daten zum Zweck der vertraglich vereinbarten Leistungserbringung, die gerade hier in Deutschland einem besonderen Schutz durch Gesetze und Vorschriften, allen voran das Bundesdatenschutzgesetz, unterliegen.“ Umzug nach Langenfeld führt zu Neuorientierung Als im Jahr 2011 der Umzug nach Langenfeld anstand, nutzte das Unternehmen die Gelegenheit, auch das bisherige IT-Konzept nochmals zu überdenken, und überprüfte erstmals die Option eines Outsourcings der IT-Infrastruktur an einen externen IT-Dienstleister. Nach einer entsprechenden Marktrecherche fiel die Entscheidung dann auf die ebenfalls in Langenfeld ansässige Firma ITSM. Zum Einsatz kommen bei ITSM moderne Virtualisierungstechniken auf Grundlage von Microsoft Hyper-V, einer Hypervisor-basierten Virtualisierungstechnologie von Microsoft. Darüber hinaus sind Seite 54 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis im Angebot alle derzeit gängigen IT-Security-Maßnahmen wie Firewall-Anbindung, Backup/Recovery, Anti-Viren-Software und Spamfilter enthalten. Die Überwachung der Systeme erfolgt rund um die Uhr an 365 Tagen, Leistungsfähigkeit und Verfügbarkeit werden über Service Level Agreements geregelt. Auch der Endanwender-Support erfolgt direkt über ITSM. „Wichtigstes Entscheidungskriterium für eine Zusammenarbeit mit ITSM war ganz klar die räumliche Nähe“, erläutert Gisbert Schadek die Hintergründe der Entscheidung. „Wir haben von Anfang an ausschließlich nach einem lokalen Partner Ausschau gehalten, mit dem wir eine Partnerschaft der ‚kurzen Wege‘ umsetzen konnten.“ Darüber hinaus spielte die Kompetenz im Virtualisierungsumfeld eine große Rolle. Gisbert Schadek erklärt: „Wir hatten bereits zu Zeiten des Inhouse-Betriebs damit begonnen, unsere Systeme zu virtualisieren. Dies erleichterte zwar rein physikalisch den Umzug der Server, dennoch musste ein Hosting-Konzept geplant und erarbeitet werden, das die Übernahme der virtualisierten Infrastruktur in das ITSM-Hochleistungsrechenzentrum ermöglichte. ITSM erwies sich gerade im Bereich Virtualisierung als kompetenter Partner.“ Das neue, von ITSM gemeinsam mit E & R erarbeitete Hosting-Konzepts bot zusätzlich die Möglichkeit, die über Jahre gewachsene und damit sehr heterogene IT-Systemlandschaft von E & R in ein homogenes IT-System zu überführen. In einem zweiten Schritt wurde dann ein Zugriffskonzept für die E & R-Mitarbeiter sowie die E & R-Kunden erarbeitet. Dabei gab es insbesondere zum Thema Datenschutz eine ganze Reihe juristischer Fragen zu klären. „Das Bundesdatenschutzgesetz schreibt in solchen Fällen den Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung vor. Dies gilt dabei nicht nur für die Geschäftsbeziehung zwischen E & R und ITSM, sondern natürlich auch für die Beziehung zwischen E & R und seinen Kunden. Auch diese mussten alle eine entsprechende Vereinbarung unterzeichnen. Mit dem Vertragspunkt ‘Unterauftragsverhältnis’ wird geregelt, dass der Auftragnehmer einen Unterauftragnehmer zum Zweck der Leistungserbringung einsetzen darf. Dabei muss der Auftragnehmer, in diesem Falle also wir, dafür Sorge tragen, dass der Unterauftragnehmer entsprechend der vertraglichen Vereinbarung verpflichtet wird“, erläutert Gisbert Schadek. Mit der ausgelagerten Infrastruktur erfüllt die E & R alle erforderlichen Datenschutzrichtlinien und konnte auch einige, speziell für den Personalbereich notwendige Zertifizierungen erfolgreich abschließen. Thin Client-Konzept sorgt für deutlich geringeren Administrationsaufwand am Arbeitsplatz Mit der Auslagerung der IT-Infrastruktur von E & R in das ITSM-Rechenzentrum entwickelte ITSM dann gleich noch ein Thin Client-Konzept für die Arbeitsplätze der beiden E & R-Standorte in Langenfeld, was laut Gisbert Schadek zu „deutlich geringerem Administrationsaufwand“ führte. Anstatt support- und wartungsintensiver PCs arbeiten die E & R-Mitarbeiter nun mit Thin Clients, die bei einem Ausfall oder einem Modell-Update einfach ausgetauscht werden. Die alte Telefonanlage wurde durch eine moderne Voice-over-IP-Anlage ersetzt. „In den ersten zwei, drei Monaten nach dem Umzug waren – wie bei einem solchen Projekt typisch – noch einige Anpassungsarbeiten notwendig, darüber hinaus mussten wir uns erst daran gewöhnen, dass das IT-System und die darauf gespeicherten Daten nun nicht mehr bei uns im Keller stehen, sondern dass wir darauf ab sofort über das Internet zugreifen“, erinnert sich Gisbert Schadek. „Deshalb spielte das Thema Internetanbindung Seite 55 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis und Bandbreite eine zentrale Rolle. Seit Abschluss dieser Anpassungsarbeiten läuft das System aber komplett reibungslos.“ Auf die Frage, ob und wie die ursprünglichen Ziele der Auslagerung der IT-Infrastruktur an ITSM erreicht wurden, erklärt Schadek: „Wir sind mit der Zusammenarbeit mit ITSM sehr zufrieden, denn wir konnten alle unsere gesetzten Ziele erreichen. ITSM kümmert sich um die Verfügbarkeit und Wartung des Systems und ist für den Support verantwortlich. Dieser erfolgt nicht mehr wie früher von ‚9 bis 5‘, sondern 24 x 7 rund um die Uhr. Unsere IT-Kosten sind deutlich gesunken. Darüber hinaus werden alle Leistungen von ITSM über eine monatliche Nutzungsgebühr abgerechnet, was die IT-Kosten für uns deutlich einfacher kalkulierbar macht und uns vor den früher so häufig auftretenden ‚versteckten Kosten‘ bei Betrieb und Wartung einer eigenen IT-Infrastruktur schützt.“ Kontakt: ITSM – Gesellschaft für Informationstechnologie und Services Meiß mbH Albert-Einstein-Str. 17 40764 Langenfeld Telefon: +49 (0) 21 73 – 1 06 48-0 Telefax: +49 (0) 21 73 – 1 06 48-48 Internet: www.itsm.de Seite 56 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 20. Terrabit GmbH: Damit die 1,8 Milliarden-Baustelle in den Alpen nicht zum Albtraum wird – IT-Outsourcing in Verbindung mit Cloud Computing auf Italiens größtem Bauprojekt Das Vorhaben klingt kühn: Eine 87 Kilometer lange Ost-West-Achse quer durch die italienischen Voralpen-Landschaft. Beauftragt mit dem Löwenanteil von 50 Kilometern ist das Konsortium Nuova Briantea unter der Führung des europäischen Baukonzerns Strabag. Knifflig: Die neue Autobahn nördlich von Mailand ist keine gewöhnliche Fernstraße. Denn allein ein Drittel der Transversale verläuft durch Tunnels und über Brücken. Ein 1,8-Milliarden-Euro-Alptraum? Nuova Briantea steht bei der 1,8-Milliarden-Euro-Baustelle vor einer Herausforderung der Extraklasse: Wie schafft man es, bis zu 400 Ingenieuren gleichzeitig Zugriff auf die Baupläne zu geben, ohne die IT in die Knie zu zwingen. Denn Verzögerungen darf sich das Elite-Team von Nuova Briantea nicht erlauben. Und überhaupt: Wie soll für das Riesenprojekt die IT-Infrastruktur aufgesetzt werden? Könnte sich die Baustelle der Superlative etwa als Albtraum in den Alpen entpuppen? Champions-League der internationalen Großprojekte Andreas Ratzke sieht das nüchtern – Probleme dieser Art gehören schließlich zu seinem Job. Das ist der IT-Koordinator im Bereich Tunnelbau bei der Strabag AG ist gewohnt. Internationale Großprojekte wie die Pedemontana bedeuten für ihn die Champions League. Entsprechend setzt Andreas Ratzke auf zuverlässige IT-Partner wie Terrabit, um die Projekte erfolgreich zum Abschluss zu bringen. „Oftmals sind die Projekte im Ausland, wo wir ganz andere Standards haben, als wir sie in Deutschland gewohnt sind“, meint Ratzke. Deutsche Gründlichkeit? Fehlanzeige. Problem Nummer zwei ist der Zeitmangel: „Zusätzlich muss innerhalb ganz kurzer Zeit ein Projekt aus dem Boden gestampft werden, umgesetzt werden konzipiert werden.“ Und dann darf man die unvorhergesehenen Faktoren nicht vergessen: „Als drittes haben wir natürlich während der Bauphase ständig die Situation, dass die IT an die Gegebenheiten angepasst werden muss.“ Andreas Ratzke suchte einen zuverlässigen IT-Partner, der im Stande ist, eine komplexe IT-Infrastruktur auf Abruf zu liefern. Und darüber hinaus maximal flexibel, sodass Anpassungen ständig vorgenommen werden können. Perfekt zugeschnitten auf eine dynamisch wachsende IT-Struktur, die dafür sorgt, dass in Spitzenzeiten auch einmal 400 Ingenieure gleichzeitig ohne Latenz auf die Baupläne zugreifen können. Selbstverständlich mit höchster Sicherheitsstufe und verschlüsseltem Datenzugriff. Plus 24-Stunden Support, sieben Tage die Woche, 365 Tage im Jahr. Dream-Team vCompany und Microsoft Azure Ein anspruchsvolles Pflichtenheft. Etwa ein unmögliches? Muss der IT-Koordinator seine Ansprüche herunterschrauben? Seite 57 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Nein, denn hier kommt nun vCompany von Terrabit ins Spiel. Eine Lösung, die die Vorteile des ITOutsourcings – nämlich die individuelle Anpassbarkeit, also Customizing – mit denen des Cloud Computings – Automatisierung zu günstigen Preisen – vereint. Fester Bestandteil im vCompany Paket von Terrabit ist Microsoft Azure. Mit der Unterstützung des US-Software-Riesen aus Redmond wird die Cloud-Lösung Made in Germany auch international einsatzfähig – für alle Baustellen weltweit. Natürlich weiterhin unter allen Einhaltungen der strengen deutschen Sicherheitsvorkehrungen. Schließlich muss die IT-Infrastruktur auch weit entfernt vom Stammsitz des Baukonzerns funktionieren, lähmende Latzenz-Zeiten darf sich niemand erlauben. Terrabit schärfte das Konzept für vCompany speziell für die harten Anforderungen im Bau-Business und schnitt es für Baukonzerne zu: Am Unternehmens-Stammsitz kann auf eine funktionierende IT zugegriffen werden, dort werden zentral alle Daten gebündelt. Für die Baustellen-Projekte ist zeitlich befristet eine separate ITStruktur notwendig. Hoch performant, sicher, mit Zugriff auf die Stammdaten in der Zentrale, jedoch ohne Latenz. Von 0 auf 100 in nur drei Wochen Terrabit übernahm den kompletten IT-Betrieb und sorgte dafür, dass innerhalb von nur drei Wochen jeder Baustellen-Mitarbeiter auf eine einsatzfähige IT zugreifen konnte. Die Mitarbeiter nutzten teilweise ihre eigenen Notebooks: direkt auf der Baustelle, in ihren Stammhäusern oder von zu Hause. Immer zuverlässig vernetzt dank vCompany, immer auf Abruf bereit. Dank verschlüsselter VPN-Verbindung. IT-Koordinator Andreas Ratzke zeigt sich von den Möglichkeiten, die vCompany bietet, begeistert: „Am Anfang einer Baumaßnahme starten wir meistens auf der grünen Wiese, es gibt kaum eine Infrastruktur. Aber mit der vCompany Lösung können wir von Anfang arbeiten, wir brauchen maximal eine UMTS-Karte dazu.“ Wo die klassische IT aufhört und enge Grenzen setzt, fängt vCompany in Verbindung mit Microsoft Azure an. IT-Ressourcen können innerhalb kürzester Zeit bereitgestellt werden und bieten einen schnellen und sicheren Zugang zu den benötigten Unternehmensressourcen. „Wenn wir auf der Baustelle sind, benötigen wir unsere Baupläne, wir müssen damit arbeiten. Und Terrabit waren die einzigen, welche genau das realisieren konnten, was wir wollten“, sagt Daniele Dionisi, IT-Verantwortlicher der Nuova Briantea. Fehler darf er sich nicht erlauben, sie schlagen sofort durch, verursachen Ärger und unnötige Zusatz-Kosten. Dionisi ist auf verlässliche Partner angewiesen: „Die Zusammenarbeit des internationalen Teams muss reibungslos funktionieren.“ IT auf Abruf, Support im Rundum-Service Die IT-Verantwortlichen und Koordinatoren von Nuova Briantea wissen sich bei der Terrabit in sicheren Händen „Durch die Terrabit GmbH ist unsere IT immer genau auf unsere Bedürfnisse angepasst“, bestätigt Daniele Dionisi. Wobei die Leistung von Terrabit nicht mit der Lieferung der Infrastruktur aufhört. Geordert werden kann je nach Bedarf auch die 360°-Rundum-Betreuung von Terrabit. Support ist dann rund um die Uhr verfügbar, 24/7 an 365 Tagen im Jahr. Ein Feature, das vor allem bei Bauprojekten von Interesse ist, wo in mehreren Schichten gearbeitet werden muss. Seite 58 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Auch für weitere Bauprojekte in der Zukunft sieht sich Andreas Ratzke von Terrabit optimal betreut. Er setzt uneingeschränkt auf die Partnerschaft: „Mit individuellen IT-Lösungen für verschiedenste Problemfälle hat die Terrabit einen maßgeblichen Anteil dazu beigetragen, dass wir weiterhin Großprojekte wirtschaftlich bauen können. Und unseren hohen Qualitätsansprüchen gerecht werden.“ Kontakt: Terrabit GmbH Gerhard-Kindler-Str. 8 72770 Reutlingen Fon: + 49 7121 515 393-60 [email protected] www.terrabit.de Seite 59 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 21. Rechtsanwälte gehen in die Cloud Das Projekt „IT-Outsourcing“ bei Friedrich Graf von Westphalen & Partner Umfassendes IT-Projekt: Migration aus bisherigem Rechenzentrum mit möglichst geringer Ausfallzeit, Neuaufbau einer optimierten IT-Infrastruktur, Zugriff auf die Services in der Private Cloud im Rechenzentrum der badenIT. Extrem kurze Projektlaufzeit: 20 Wochen zwischen erstem Kontakt und Projektende. Der Kunde Friedrich Graf von Westphalen & Partner (FGvW) gehört zu den führenden Anwaltskanzleien in Deutschland, deren Schwerpunkt auf Wirtschaftsrecht liegt. An den Standorten Freiburg und Köln betreuen rund 150 Mitarbeiter Mandanten in aller Welt. Mitte 2010 beschließt FGvW, sich von einer größeren Sozietät abzutrennen und eigene Wege zu gehen. Dabei ist das Ziel, schlankere und agilere Strukturen zu schaffen und so noch besser auf die Bedürfnisse der Mandanten eingehen zu können. Auch bei der IT will FGvW flexibler werden. Die Verantwortlichen entscheiden sich deshalb dafür, die IT in ein externes Rechenzentrum am Standort Freiburg auszulagern. Die Herausforderungen FGvW steht unter enormem Zeitdruck: Innerhalb einer extrem kurzen Projektlaufzeit von drei Monaten müssen die Daten aus dem bisherigen Rechenzentrum in Hamburg migriert und eine neue, eigenständige IT-Infrastruktur aufgebaut werden. Für die Benutzer soll sich in der Anwendung nichts ändern. Zudem ist das Ziel, die Systeme zu konsolidieren und an zeitgemäßen Anforderungen auszurichten. Die Arbeiten müssen im Hintergrund laufen, um den Tagesablauf der Mitarbeiter möglichst wenig zu stören. Darüber hinaus gilt es, die besonderen Datenschutzbestimmungen für die sensiblen Daten der Sozietät zu berücksichtigen. Die Lösung Mit badenIT und FreiNet findet FGvW die passenden Dienstleister. Die IT-Services, die badenIT in ihrem hochmodernen Rechenzentrum zur Verfügung stellt, können den Anforderungen entsprechend angepasst werden – bei maximaler Kosten- und Leistungstransparenz. Dabei übernimmt FGvW den First-Level-Support selbst, für den Second-Level-Support stehen die Spezialisten der badenIT und FreiNet zur Verfügung. Neben der Vernetzung der Standorte und der Anbindung an das badenITRechenzentrum übernimmt der Freiburger Provider FreiNet die Netzwerksicherheit. Die Projektumsetzung Die Spezialisten der badenIT nehmen zusammen mit den IT-Verantwortlichen von FGvW und einem externen Berater von Hubert Associates die Anforderungen an die neue IT-Infrastruktur unter die Lupe und entscheiden sich für eine „sanfte“ Migration: Zuerst werden die aktuellsten Betriebssysteme und Backend-Versionen eingespielt. Anschließend wird die Windows Infrastruktur aus der Seite 60 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis alten Umgebung über eine „Vertrauensstellung“ mit der neuen Umgebung bekannt gemacht. Während der Übergangsphase können sich die Benutzer in der neuen Umgebung anmelden und weiter Anwendungen aus der alten IT-Landschaft nutzen. Mittels einer speziellen Migrationssoftware werden alle Computer und Benutzer in die neue Microsoft ADS-Domäne übernommen. Zug um Zug werden einzelne Applikationen und Daten migriert, die Überwachung und Datensicherung wird in Betrieb genommen. Die IT-technische Trennung der beiden Sozietäten erfolgt gemäß Zeitplan am 22.12.2010. FGvW ist seitdem IT-technisch autark und nutzt die bewährten Prozesse und Infrastruktur der badenIT und FreiNet. Durch die Migration und den Umzug ins badenIT-Rechenzentrum werden die Mitarbeiterin ihrem Arbeitsalltag nicht gestört. Dass nun im Hintergrund eine völlig neue IT-Infrastruktur läuft, merken die Mitarbeiter von FGvW lediglich an der besseren Performance der Rechner. Die offene und konsequente Kommunikation zwischen dem Kunden, den Partnern und Lieferanten ermöglicht einen für alle Beteiligten erfolgreichen Projektabschluss. Dr. Barbara Mayer, Geschäftsführende Partnerin Friedrich Graf von Westphalen & Partner: „Wir hatten gehörig Respekt vor der Umstellung unserer IT. Schließlich sind wir im hohen Maße von der IT abhängig. Aber letztlich spürten wir von dem Wechsel nichts. Plötzlich waren alle Daten migriert und wir griffen auf das Rechenzentrum der badenIT zu. Wir sind sehr zufrieden und haben ein gutes Gefühl, weil wir uns auf die badenIT verlassen können.“ Stephan Eck; Office-Manager und IT-Verantwortlicher bei Friedrich Graf von Westphalen & Partner: „Wir haben uns aus einer Reihe von Anbietern für badenIT und FreiNet entschieden, weil wir vom ersten Moment an Vertrauen in deren Kompetenz und Verlässlichkeit hatten. Diese Entscheidung haben wir bis heute nicht bereut und würden sie jederzeit wieder so treffen.“ Kontakt: badenIT GmbH Tullastraße 70 79108 Freiburg Fon : 0761 279-79979 Fax:: 0761 279-24473 www.badenIT.de Seite 61 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 22. Innovative Shopping-Plattform erhält von Stemmer in Rekordzeit eine hochleistungsfähige IT-Infrastruktur. Wie zieht man in wenigen Monaten eine innovative E-Commerce-Plattform hoch, die eine Vielzahl lokaler Marktplätze mit über 100 Millionen Angeboten umfasst? Und wie schafft man es, in derselben kurzen Zeit eine passende IT-Infrastruktur aufzubauen, die in Sekundenschnelle Tausende parallel ausgeführter Umkreissuchen in diesem Datenbestand ausführen kann? Vor diesen Herausforderungen stand John-Erik Horn, als er im Januar 2014 in die Geschäftsführung des Start-ups my-xplace GmbH einstieg, das hinter der Marke simply local steht. Für ihn war die Lösung schnell klar: Konzentration des eigenen Teams auf die Kernkompetenzen Datenbanken und Software-entwicklung und Bezug des Hostings als externer Service. Dafür brauchte er einen Partner, der in der Lage war, die technische Infrastruktur in gerade einmal vier Monaten zu planen, zu liefern und zu installieren. Mit der Hilfe von Stemmer gelang es ihm, dieses ehrgeizige Ziel zu erreichen. Eine innovative Lösung für den stationären Handel Anstatt wie das Kaninchen auf die Schlange Online-handel zu starren, muss der stationäre Einzelhandel selbst aktiv werden und dem stärker werdenden Wettbewerb mit dessen eigenen technischen Mitteln begegnen. Das ist die Philosophie, die hinter simply local steht, der Marke der my-xplace GmbH. „simply local bietet eine Lösung für die Herausforderung des stationären Handels“, ist John-Erik Horn, Geschäfts-führer der my-xplace GmbH, überzeugt. „simply local macht das Einkaufen für Konsumenten so bequem wie möglich und das Verkaufen für Händler so effektiv wie möglich. Denn simply local ist dort, wo auch die Verbraucher sind – online am PC oder unterwegs auf dem Smartphone.“ simply local zeigt den Konsumenten, wo sie noch am selben Tag ihr Wunschprodukt in einem Laden in ihrer Nähe kaufen können. Versandkosten und Wartezeit entfallen und die fachkundige Beratung gibt es gratis dazu. Reservierungs- und Kaufservices wie Mobile Payment, Same-Day-Delivery und EShop-Funktionalität verbinden die Vorteile von Web und Smartphones mit dem lokalen Einkauf. Dem stationären Handel bietet simply local so eine umfassende Plattform, um sein Sortiment und seine Leistungen mittels Location-Based-Services schnell, einfach und effektiv zu präsentieren und damit modern-ste Absatzkanäle zu erschließen. In sechs Monaten vom Konzept zur Liveschaltung „Da simply local in Kooperation mit zahlreichen Tages-zeitungen betrieben wird, war uns schnell klar, dass es aus einer sehr großen Anzahl lokaler Marktplätze bestehen würde“, erklärt Horn. Er stieß Anfang des Jahres 2014 zu dem Start-up. Seine Aufgabe: die Plattform innerhalb eines halben Jahres online zu bringen. „Das war eine ziemlich sportliche Aufgabe“, lächelt Horn. „Aber ich wusste, was auf mich zukommt.“ Seite 62 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Was auf ihn zukam, war zunächst einmal der Neubau der Plattform auf der Basis einer marktführenden E-Commerce Software. Parallel dazu musste die Frage der technischen Infrastruktur geklärt werden. „Unsere Kernkompetenzen sind Datenbanken und Software“, so Horn. „Alles unterhalb der Virtualisierungsschicht fassen wir nicht an, dafür suchten wir einen externen Partner.“ Es war von vornherein klar, dass nur ein lokales Hosting innerhalb Deutschlands infrage kam. Aufgrund der Komplexität des Systems und aus Sicherheitsgründen entschied sich simply local gegen einen Managed Cloud Service und für eine Dedicated Hybrid Cloud. Obwohl keine konkreten Produkte in der Ausschreibung vorgegeben wurden, war das bewährte FlexPod-Konzept aufgrund seiner nach wie vor marktführenden Architektur als Messlatte gesetzt. FlexPod basiert auf FAS-Speichersystemen von NetApp, dem Cisco Unified Computing System mit Nexus Switches sowie unterschiedlichen Hypervisoren zur Servervirtualisierung und Verwaltung. Es handelt sich um eine vorvalidierte, flexibel skalierbare und rundum integrierte Komplettarchitektur. Hoch performante Suchfunktion entscheidend „Eine der entscheidenden Anforderungen an das Projekt war die Suchfunktion“, unterstreicht Horn. „Unsere Datenbank besteht aus etwa zwei Millionen Produkten und den dazugehörigen rund hundert Millionen Angeboten, also die Verknüpfung eines Produkts mit einem Preis in einer Filiale. Die Suchfunktion musste hochperformant sein, um die User Experience nicht zu verwässern. Insbesondere die sogenannte Umkreis-suche, also die Suche von einem beliebigen Punkt in Deutschland innerhalb eines beliebig definierbaren Radius nach der Verfügbarkeit von einzelnen Produkten, stellte sich als besondere Herausforderung dar.“ Unter sechs Anbietern setzte sich Stemmer durch, weil das Angebot in puncto Preis und flexibler Skalierbarkeit ebenso überzeugte wie die Erfahrungen des Unternehmens. „Das war auch für uns ein einzigartiges Projekt“, sagt Michael Rapp, Account Director bei Stemmer. „Wir hatten zwar alles, was gefordert war, schon mehrfach realisiert, aber in unterschiedlichen Projekten. In dieser Gesamtheit war das auch für uns erstmalig.“ Nachdem der Monat Februar für die Anforderungs-definition genutzt wurde, hatte Stemmer effektiv nur vier Monate Zeit bis zur Inbetriebnahme. Das Rechen-zentrum musste bis Ende Juni in Betrieb genommen werden, Lieferung, Installation, Erstkonfiguration und Customizing inklusive. Maßgeschneiderte Sicherheitsarchitektur für optimalen Schutz „Zentrale Elemente waren eine maßgeschneiderte Sicherheitsarchitektur sowie der Einsatz eines kleinen Hadoop Clusters mit acht Nodes”, erklärt Rapp. So wurde ein mehrstufiges Security-Konzept realisiert, das von 200 Mbps bis 2 Gbits ohne Downtime und zusätzliche Hardware skalierbar ist. Eingesetzt wurden von Radware der Alteon Loadbalancer, Defense Pro und Appwall sowie ein zweistufiges Firewall-System mit Fortinet Firewall und Cisco ASA Firewall. „Die Sicherheitsarchitektur von Radware mit ihren flexiblen Softkey-Upgrades ist das perfekte Produkt für Start-ups wie simply local, die hohe Wachstumsziele verfolgen“, sagt Rapp. Als Speicher wurden ein hoch verfügbarer Flash Speicher von Pure Storage sowie für das Backup zwei Storagesysteme von NetApp gewählt. „Bei der Skalierung des Traffics auf der Plattform wächst sogleich auch die Belastung der Suchfunktion“, so Seite 63 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Rapp. „Aus diesem Grund war von vornherein klar, dass SSD-Technologie zum Einsatz kommen sollte. Aufgrund eines einheitlichen Webservers konnte eine extrem hohe Reduktionsrate erzielt werden, die deutlich über dem prognostizierte Niveau von 1:10 liegt.“ Ersparnis bei Personalkosten Bei den Servern entschied man sich für Cisco UCS Blade Server, die, wie alle anderen Komponenten, ohne Down-time skalierbar sind, wie Rapp betont: „So können wir flexibel auf Änderungen reagieren und bei Bedarf weitere Speichereinheiten zum Gesamtsystem hinzufügen, beispielsweise Blades von einem Enclosure in der eDMZ in die eDC umziehen. Die durchgängige Skalierbarkeit des Systems gewährleistet zudem höchste Performanz für simply local auch bei schnellem Wachstum.“ Basis für das Rechenzentrum stellt die FlexPod-Architektur von Cisco und NetApp dar. Die VMware Software erlaubt die Anbindung externer Cloud-Anbieter über vConnect, um saisonale Spitzen abzufangen. Neben dem Aufbau der Infrastruktur erfolgen auch der Betrieb und das Monitoring durch Stemmer. So kann simply local sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren und muss kein zusätzliches Personal mit Kompetenzen rund um Hardware und IT Security einstellen. Pünktliche Bereitstellung ermöglicht termingerechten Start Pünktlich zum Juli 2014 stand alles betriebsbereit zur Verfügung, auch wenn auf dem Weg dorthin „einige Stolpersteine aus dem Weg geräumt werden mussten“, wie sich Rapp erinnert. „Wir mussten die Teilgewerke an verschiedene Lieferanten ausschreiben, die ganz unterschiedliche Lieferzeiten hatten.“ So konnte der Flashspeicher erst spät geliefert werden. Stemmer installierte trotzdem das gesamte übrige System, so dass darauf bereits gearbeitet werden konnte. Der SSD-Speicher wurde dann nachträglich ins System eingebunden. Ein Penetrationstest, der im Juli durch ein anderes Unternehmen durchgeführt wurde, bewies die Zuverlässigkeit der gewählten Sicherheitsarchitektur. „Stemmer hat es geschafft, innerhalb von nur vier Monaten eine voll funktionsfähige Architektur bereitzustellen, die von Anfang an sämtliche Anforderungen erfüllte“, so das Fazit von John-Erik Horn. „Die Koordination verschiedener Lieferanten, die nahtlose Integration der verschiedenen Systeme und die termingerechte Installation durch Stemmer erlaubten es simply local, zum geplanten Zeitpunkt online zu gehen.“ Kontakt: Stemmer GmbH Peter-Henlein-Straße 2 82140 Olching Deutschland Telefon: +49 (0)8142 45 86-0 Telefax: +49 (0)8142 45 86-199 Seite 64 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 23. Udo Walz: Frische-Kur für die Lohnabrechnung Als Haarstylist muss man mit der Zeit gehen. Neue Trends, neue Produkte, ein neuer Zeitgeist: Stehen bleiben ist als keine Option. Auch nicht für Udo Walz. Deutschlands vielleicht bekanntester Friseur ist seit über 40 Jahren für moderne Schnitte und echte Haarkunstwerke zuständig. Der 70Jährige beschäftigt hierzulande über 100 Mitarbeiter. Und auch in punkto Lohn geht Walz mit der Zeit: Seine Büroangestellte Annika Heidensohn macht die Lohnabrechnung heute online. Make-Up, Haarverlängerung, Colorationen oder Wimpernverlängerung: In den sechs Berliner Udo-Walz-Salons können sich Frau und Mann verschönern lassen. Einen Haarschnitt mit Styling bei Walz persönlich gibt es bereits für 150 Euro. Und wie Walz selbst gegenüber dem Berliner Tagesspiegel äußerte, interessiere es ihn nicht, wem er die Haare macht. Wichtig ist ihm, dass alle Kunden zufrieden den Salon verlassen. Damit zeigt sich der Mann, dessen Schere schon Marlene Dietrichs, Naomi Campbells und Romy Schneiders Haare kürzte, äußerst bodenständig. Alles digital Und es ist wohl genau diese Einstellung, die auch sein Personal lange an ihn bindet. Viele seiner Angestellten arbeiten schon seit über 30 Jahren bei ihm. So lange rechnet er schon deren Löhne ab. Und das geschah früher anders als heute. Alles musste per Hand erfasst und per Post eingesandt werden. Diese Zeiten sind noch gar nicht so lange vorbei: Erst mit der Einführung der Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) wurde zum 1. Januar 2013 in Deutschland die Lohnsteuerkarte aus Papier durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. Dieses Verfahren wird auch als „elektronische Lohnsteuerkarte“ bezeichnet. „Für uns war die elektronische Lohnsteuerkarte ein Grund, eine Online-Lösung auszuprobieren“, berichtet Annika Heidensohn. Die Büroangestellte kümmert sich bereits seit 16 Jahren um die Lohnabrechnung bei Walz. Lange Jahre arbeitete sie mit der Personalwirtschaftslösung von Sage, die vor Ort auf dem Rechner installiert war. Lohn online übermitteln Vor zwei Jahren beauftragte Udo Walz einen Steuerberater, der die HR-Software von Sage ablöste. Die Mittelstandssoftware überstieg einfach vom Funktionsumfang und den Kosten die Ansprüche des Unternehmens. „Es stellte sich heraus, dass unsere Angestellten einfach lieber per Papier ihren Urlaub einreichen“, berichtet Heidensohn. „Der Steuerberater hat bestimmt seine Arbeit gut gemacht“, so Heidensohn. „Aber dennoch mussten wir erst einmal alle Daten erfassen, ihm bereitstellen und dann nochmal kontrollieren. Als dann im Sommer 2013 das Telefon klingelte und ein Sage Mitarbeiter von der neuen simplen Online-Lohnabrechnung, Sage Entgelt & Personal, berichtete, wurde Heidensohn hellhörig. Alle Meldungen automatisch übermittelt „Das Programm hat mich überzeugt“, lobt die Büroangestellte. Es sei einfach zu bedienen und der große Vorteil liege darin, dass es alle elektronischen Meldungen automatisch übermittelt. Auch preis- Seite 65 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis lich sei es im Rahmen. „Ich bin froh, wieder eine Software zu haben und auf die Abstimmung mit einem externen Dienstleister verzichten zu können“, fasst Heidensohn zusammen. Und auch ihr Chef, Udo Walz, ist zufrieden: „Die Online-Lösung verkürzt den Zeitaufwand deutlich.“ Kontakt: Sage Software GmbH Emil-von-Behring Straße 8-14 60439 Frankfurt am Main T: +49 (69) 50007-0 F: +49 (69) 50007-1110 www.sage.de Seite 66 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 24. Sichere Services in der Cloud Gemeinsam bieten die beiden Microsoft-Partner maxIT und GfWI mittelständischen Unternehmen ein umfassendes Leistungsportfolio für Microsoft Business-Lösungen aus der Cloud. Mittelständische Unternehmen profitieren dabei von der gebündelten Kompetenz der beiden Partner, einer schnellen und effizienten Projektumsetzung sowie einer sicheren und leistungsstarken Infrastruktur, die alle Compliance-Anforderungen erfüllt. Cloud Computing bietet gerade für mittelständische Unternehmen große Chancen. Der Aufwand für die In-House-Betreuung der IT-Infrastruktur sinkt, ebenso wie die Aufwendungen für Investitionen in Hard-und Software. Zudem können Unternehmen stets die aktuellste und modernste Software nutzen und die Kosten sind – dank monatlicher Abrechnung – transparent. Dennoch haben viele mittelständische Unternehmen Bedenken, ihnen fehlt das Vertrauen – weniger in die Technologie als in die Informationssicherheit, die Rechtskonformität und den Datenschutz. Mit diesen Bedenken sah sich auch die GfWI konfrontiert. Das mittelständische Software- und Beratungshaus vertreibt und implementiert Unternehmenslösungen auf der Basis von Microsoft-Technologien. Neben Integration und Implementierung bietet das Unternehmen auch weitere Services wie Lösungsentwicklung und Anpassungen an individuelle Anforderungen, sowie Schulung und Support. Basis des Lösungsportfolios ist Microsoft Dynamics™ CRM. Die GfWI ist Microsoft Gold Certified Partner und wurde 2012 in den Microsoft President‘s Club aufgenommen. Um das eigene Leistungsportfolio zu erweitern und neuen wie auch bestehenden Unternehmen Cloud-Services anbieten zu können, suchte die GfWI einen kompetenten Partner. „Professionalität in der Zusammenarbeit und der Betreuung der Kunden, Datenschutz und Informationssicherheit sowie eine moderne, hochverfügbare Infrastruktur – das waren die Anforderungen, die wir an eine partnerschaftliche Kooperation mit einem Managed Cloud Provider stellten“, erklärt Joachim Stein, Geschäftsführer der Gesellschaft für Wirtschaftsinformatik mbH. maxIT – maximale Verfügbarkeit, maximale Flexibilität In der maxIT Consulting GmbH fand die GfWI einen Partner, der sich ebenfalls auf mittelständische Unternehmen fokussiert und die Ansprüche des Software- und Beratungshauses – sowohl an die technische Infrastruktur als auch an die Sicherheit, Rechtskonformität und den Datenschutz – erfüllen kann. Das Unternehmen betreibt in einem hochverfügbaren Rechenzentrum die Managed Cloud Services für Microsoft-Lösungen sowie auch individuelle Kundenanwendungen. Zum MicrosoftPortfolio gehören Hosted Dynamics CRM, Hostend Dynamics NAV, Hosted SharePoint, Hosted Exchange und Hosted Lync. „Unternehmen, die mit GfWI und maxIT zusammenarbeiten, können sich ihr gewünschtes Lösungsportfolio individuell und flexibel zusammenstellen. Wir bieten ihnen eine Plattform an, auf der sie alle ihre Geschäftsprozesse optimal abbilden können. Sie werden von uns umfassend beraten, haben ihren individuellen Ansprechpartner und können sich unser Rechenzentrum auch ansehen“, ergänzt Marc-Sebastian Marggraf, Geschäftsführer der maxIT Consulting GmbH. Seite 67 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Für Sicherheit ist gesorgt Die maxIT bietet in ihrem Rechenzentrum eine garantierte Verfügbarkeit von 99 Prozent. Das Service-Team des Unternehmens betreut die Kunden rund um die Uhr – 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr. maxIT betreibt die IT-Infrastruktur ausschließlich in Deutschland. Damit unterliegen alle personenbezogenen Daten sowie alle Geschäftsdaten dem deutschen Bundesdatenschutzgesetz und die Rechtslage ist stets eindeutig. Kunden profitieren von einem Höchstmaß an Sicherheit und die Vertraulichkeit der Daten ist zu jedem Zeitpunkt gewährleistet. „Unserer Erfahrung nach sinkt die Skepsis mittelständischer Unternehmen, wenn gewährleistet ist, dass die Data Center in Deutschland betrieben werden und auch ihre Geschäftsdaten in Deutschland bleiben“, ergänzt Marc-Sebastian Marggraf von maxIT. Das Rechenzentrum von maxIT ist darüber hinaus nach dem national wie international anerkannten Standard ISO 27001 zertifiziert. Dies bedeutet, dass maxIT ein effektives Sicherheits- und Risiko-Management- System implementiert hat, um die Daten der Kunden zu schützen. Die maxIT setzt in ihrem Rechenzentrum in Deutschland zudem modernste Sicherheitstechnologien und -produkte ein. Ein durchgängiges Identity Management über alle Systeme und Anwendungen hinweg sorgt dafür, dass alle Identitäten, Benutzerprofile und Zugriffsberechtigungen sicher und konsistent verwaltet werden. GfWI & maxIT – schnell, effizient, sicher Dank der Zusammenarbeit der beiden Unternehmen GfWI und maxIT profitieren mittelständische Unternehmen von der kompetenten Beratung, Betreuung und Lösungsumsetzung aus einer Hand – sei es für Lösungen on-premise oder auch aus der Cloud. „Klar definierte Prozesse, eine schnelle und reibungslose Zusammenarbeit, Lösungskompetenz und ein hohes Verantwortungsbewusstsein gegenüber unseren Kunden kennzeichnen die Zusammenarbeit unser beider Unternehmen“, erklärt Marc-Sebastian Marggraf von maxIT, „Mittelständische Unternehmen finden in uns einen Partner auf Augenhöhe.“ Entscheidet sich ein Kunde für die Zusammenarbeit mit GfWI und maxIT, wird in partnerschaftlicher Zusammenarbeit ein Lösungskonzept für die Einführung und Nutzung der MicrosoftStandard-Software erarbeitet. Die GfWI setzt hierbei oftmals auf die im eigenen Hause definierte Projektvorgehensweise „BlitzStart“, die aus zwei Stufen besteht. In der ersten Stufe werden die Anforderungen, die aus den Geschäftsprozessen entstehen, definiert, die Standard- Software wird individuell angepasst und mit den „GfWI BlitzStart Tools“ (Vorkonfiguration, Einrichtungsassistenten, Datenimport, etc.) in Betrieb genommen. In der Zusammenarbeit mit maxIT fungiert die GfWI als primärer Ansprechpartner und übergibt die Lösung in das Rechenzentrum des Managed Cloud Provider. Damit ist die GfWI in der Lage, innerhalb von vier Stunden ein voll funktionierende BusinessLösung auf Basis von Microsoft-Technologien bereit zu stellen. Die GfWI kann darüber hinaus das von maxIT bereit gestellte Selbstverwaltungsportal nutzen, beispielsweise für die Benutzerverwaltung, und hat damit vollen Zugriff auf die Lösung des Kunden. Die Stufe 2 der Projektmethode „BlitzStart“ erfolgt nach der Inbetriebnahme der Lösung. Hier werden dann – falls notwendig – noch Änderungen und Anpassungen vorgenommen. Seite 68 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Kontakt: maxIT–Consulting GmbH Schwarzwaldstraße 5c 76767 Hagenbach Tel: +497273949467-0 [email protected] www.pfalzcloud.de Seite 69 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 25. Steuerkanzlei Manolikakis sichert Mandantendaten mit Backup-Lösung aus der Cloud Bereits seit mehr als zehn Jahren berät der Steuerberater Georgios Manolikakis Mandanten in den Bereichen Lohn- und Gehaltsabrechnung, Finanzbuchhaltung und Jahresabschlusserstellung. Aber auch Spezialthemen, wie die englische Limited, die Betreuung bei Betriebsprüfungen oder der Unterstützung bei der Firmengründung (Business Plan, Finanzplan), gehören zum Dienstleistungsspektrum der Steuerkanzlei aus Altenburg in Thüringen. Wenn es um die Sicherung der sensiblen Mandantendaten geht, verlässt sich Steuerberater Manolikakis voll und ganz auf den Cloud Backup-Service BAYERN BACKUP der Firma PROGTECH – und das aus gutem Grund. Hohes Risiko mit weitreichenden Folgen: Verlust von Mandantendaten kann zum Verlust der Zulassung führen „Der Verlust von Mandantendaten stellt für einen Steuerberater ein Risiko mit möglicherweise weitreichenden Folgen für ihn selbst dar, die sogar zum Verlust der eigenen Zulassung führen können“, erläutert Georgios Manolikakis die Gründe, weshalb er als Steuerberater höchste Anforderungen in den Bereichen Datenschutz und Datensicherheit erfüllen muss. Steuerberater gehören nämlich, wie Rechtsanwälte oder Ärzte, zu den Berufsgruppen, bei denen Datenschutz und Datensicherheit eine besondere Rolle spielen. Denn alle drei Berufsgruppen arbeiten täglich mit den besonders schützenswerten Daten ihrer Mandanten, Klienten oder Patienten. Im Fall des Steuerberaters handelt es sich um die Unternehmenszahlen und betriebswirtschaftlichen Kennzahlen der Mandantenunternehmen – Zahlen und Daten, die unter keinen Umständen in die Hände Dritter gelangen oder öffentlich zugänglich gemacht werden dürfen, soweit dies nicht ausdrücklich vom Mandanten autorisiert wurde. Auch ein Datenverlust durch Ausfall des IT-Systems oder Benutzungsfehler ist unbedingt zu vermeiden. Die kontinuierliche Sicherung der Mandantendaten und die Gewissheit, im Notfall diese Daten in kürzester Zeit vollständig wiederherstellen zu können, genießen daher höchste Priorität. Der sorgfältige Umgang von Georgios Manolikakis und seinem Team mit den Daten seiner Mandanten wird dabei nicht nur von diesen selbst, sondern auch von der für ihn zuständigen Ständekammer sorgsam überwacht. In einem Beschluss vom 25. April 2012*) hat das Präsidium der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) nochmals ausdrücklich auf die besondere Bedeutung von Datenschutz und Datensicherheit in der Steuerberaterpraxis hingewiesen und die wichtigsten Vorgaben zusammengefasst. So ergibt sich die Verschwiegenheitspflicht des Steuerberaters, unabhängig davon, ob er angestellt oder selbstständig tätig ist, aus § 57 Abs. 1 StBerG, § 5 BOStB und § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB. Sie stellt eine der Grundvoraussetzungen für die steuerberatende Tätigkeit dar. Die Verschwiegenheitspflicht erstreckt sich dabei laut BStBK auf alles, was dem Steuerberater in Ausübung des Berufs oder bei Gelegenheit seiner Berufstätigkeit anvertraut oder bekannt geworden ist. In Bezug auf den Datenschutz zählen in der Steuerberaterpraxis zu den personenbezogenen Daten im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) vor allem die im Rahmen der steuerberatenden Tätigkeit verwendeten Mandantendaten. Der Steuerberater hat damit alles zu tun, um eine ordnungsgemäße Verarbeitung der ihm anvertrauten Daten zu gewährleisten. Dazu gehört auch ein regelmäßiges Backup der Daten, um im Fall eines Ausfalls des IT-Systems oder eines Datenverlustes darauf zurückgreifen zu Seite 70 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis können. „Ein Verlust von Mandantendaten würde nicht nur zu einem deutlichen Vertrauensverlust im Verhältnis zu meinen Mandaten, mit unter Umständen sogar einem juristischen Nachspiel, führen, ich müsste als letzte Konsequenz sogar befürchten, dass mir die Zulassung als Steuerberater entzogen wird,“ erläutert Steuerberater Manolikakis die weitreichenden Folgen. Traditionelles Backup vs. Cloud Backup: Absturzrisiko führt zum Umdenken In der Vergangenheit wurden Backups in der Steuerkanzlei Manolikakis, wie wahrscheinlich in vielen Unternehmen in Deutschland, über eine traditionelle Bandspeicherung durchgeführt. Das Verwalten der Backups und Lagern der Backup-Bänder blieb dabei dem Firmenchef überlassen. Und wie ebenfalls in vielen Unternehmen erwies sich diese Vorgehensweise schon bald als fehleranfällig. Georgios Manolikakis erinnert sich: „Zum einen musste natürlich daran gedacht werden, die Speicherbänder regelmäßig auszuwechseln. Darüber hinaus musste geklärt sein, wer sich darum kümmert, wenn ich selbst auf Mandantentermin und deshalb nicht in der Kanzlei bin. Immer häufiger kam es dann halt doch zu dem Fehler, dass Backups überschrieben wurden, weil man vergessen hatte, das Band zu wechseln.“ Mit dem Ziel, das bisherige Backup-Konzept zu optimieren begab sich Steuerberater Manolikakis auf die Suche nach einer Alternative für die bisherige Vorgehensweise. Letztendlich fiel die Entscheidung auf den Cloud Backup-Service BAYERN BACKUP der Firma PROGTECH aus Buchbach. „Auch wenn ich anfangs Vorbehalte beim Thema Cloud Computing hatte, so wurde mir doch rasch klar, dass BAYERN BACKUP alle meine bisherigen Probleme auf einen Schlag lösen konnte. Der Cloud Backup Service arbeitet automatisch, ohne dass ich mich darum kümmern muss. Die Frage, welches Band wann wo gewechselt werden muss, stellt sich nicht mehr, und die entsprechenden von BAYERN BACKUP permanent durchgeführten Datenkonsistenz- und Übertragungsprüfungen gewährleisten, dass die Daten korrekt abgespeichert wurden und im Notfall damit auch korrekt wieder eingespielt werden können“, erläutert Steuerberater Manolikakis seine Überlegungen. „Darüber hinaus liegen die Backups nicht mehr bei mir in der Kanzlei, sondern sicher Hunderte von Kilometern entfernt, mit einem nur mir bekannten Schlüssel geschützt, im BAYERN BACKUP-Rechenzentrum.“ Die letzten Vorbehalte gegenüber der Cloud konnten dann im persönlichen Kontakt mit den BAYERN BACKUP-Experten ausgeräumt werden. Georgios Manolikakis bestätigt: „Ursprünglich war für mich Cloud Computing ein Konzept, das komplett unpersönlich und virtuell abläuft. Ich buche im Internet einen entsprechenden Cloud Service, bezahle in der Regel mit der Kreditkarte und kann den Service dann einfach nutzen, ohne dass sich jemand um meine spezifischen Belange kümmert. Einen für mein Unternehmen so kritischen Prozess wie das Backup unserer Mandantendaten auf diese Weise einfach in die Wolke zu verlagern, konnte und wollte ich mir nicht vorstellen. Umso erstaunter war ich, als ich bei BAYERN BACKUP bereits bei der ersten Kontaktaufnahme von Mitarbeitern des Cloud Service Providers betreut wurde, die zuerst einmal gemeinsam mit mir eine sinnvolle BackupStrategie besprachen und dann für mich mit BAYERN BACKUP umsetzten.“ Ein weiteres wichtiges Argument für den Einsatz von BAYERN BACKUP war die Tatsache, dass es sich dabei um einen Cloud Service „Made in Germany“ handelt, der ausschließlich in Rechenzentren in Seite 71 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Deutschland betrieben wird. Alle BAYERN BACKUP-Kunden haben so die Garantie, dass ihre Daten deutschen Boden nie verlassen. Manolikakis erläutert: „Auf Grund der bereits angesprochenen Bedeutung, die Datenschutz und Datensicherheit für mich als Steuerberater haben, ist es natürlich entscheidend zu wissen, dass auch der eingesetzte Cloud Backup-Service die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes erfüllt. Auf der Grundlage der in Deutschland geltenden Gesetze bin und bleibe ich meinen Mandanten für die sachgerechte und datenschutzrechtlich konforme Verarbeitung ihrer Daten verantwortlich, selbst wenn ich einen externen Dienstleister beauftrage. PROGTECH sichert alle eingehenden Daten und den Datenzugriff von außen In der Folgezeit wurde die Zusammenarbeit zwischen der Steuerkanzlei Manolikakis und PROGTECH über die reine Nutzung von BAYERN-BACKUP hinaus erweitert. PROGTECH kümmert sich mittlerweile um alle in das IT-System der Kanzlei eingehenden Daten und hat dazu entsprechende Antispam- und Antiviren-Lösungen implementiert. Auch die Firewall stammt aus dem Hause PROGTECH, eine Eigenentwicklung speziell für kleine und mittlere Unternehmen mit hohem Sicherheitsbedarf. Fazit von Georgios Manolikakis: „Mit BAYERN-BACKUP haben wir einen Backup Service im Einsatz, der es uns ermöglicht, die für unsere Berufsgruppe besonders strengen Vorgaben in den Bereichen Datenschutz und Datensicherheit einzuhalten. Darüber hinaus weiß ich, dass ich im Notfall jederzeit und innerhalb kürzester Zeit auf meine Backup-Daten zurückgreifen kann, ohne dass ich mich persönlich laufend darum kümmern muss. Am wichtigsten ist aber die Tatsache, dass es der Firma PROGTECH gelang, mein Vertrauen zu gewinnen, so dass ich von den Vorteilen eines Cloud BackupServices profitieren kann, ohne die Risiken fürchten zu müssen. Und außerdem weiß ich, dass ich bei Fragen und Problemen jederzeit einen persönlichen Ansprechpartner habe, der sich um meine Belange kümmert.“ *) vgl: www.bstbk.de/export/sites/standard/de/ressourcen/Dokumente/04_presse/publikationen/03_beru fsrecht/28_5.2.4_Hinweise_Datenschutz_und_Datensicherheit_2012-04-26.pdf Kontakt: PROGTECH GmbH Thaler Berg 27 84428 Buchbach Telefon: +49 (8086) 9472-0 Telefon: +49 (8086) 9472-200 [email protected] [email protected] http://PROGTECH.net http://BAYERN-BACKUP.net Seite 72 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 26. Belimed und netfiles: Einsatz eines virtuellen Datenraums für die standortübergreifende Zusammenarbeit bei einem international tätigen Unternehmen Die Belimed AG mit Firmenzentrale in der Schweiz ist ein weltweit führender Anbieter von innovativen Systemlösungen für Reinigung, Desinfektion und Sterilisation in den Bereichen Medical und Life Science. Das Unternehmen produziert an vier Standorten in Europa, beschäftigt rund 1200 Mitarbeitende in zehn Ländern und ist mit einem Netz eigener Vertriebsgesellschaften und autorisierter Geschäftspartner in mehr als 80 Ländern vertreten. Der deutsche Standort befindet sich in Mühldorf am Inn. Für das standortübergreifende Dokumenten- und Projektmanagement setzt das Unternehmen auf die webbasierte Lösung netfiles des gleichnamigen Anbieters. Ausgangspunkt: Sicherer Datenaustausch zwischen Firmen-Standorten „Wir suchten nach einer leistungsfähigen und benutzerfreundlichen Lösung für den sicheren Datenaustausch zwischen den Belimed-Standorten in Deutschland und Slowenien“, beschreibt Edgar Sauer, Leiter Qualitätsmanagement bei Belimed Deutschland, die Ausgangssituation im Jahr 2006. Konkret ging es damals um die Verwaltung von mehr als 10.000 Konstruktionszeichnungen, die Mitarbeitern in Deutschland und Slowenien zum Austausch und zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden mussten. Die bisher angewandte Praxis, sich die Unterlagen per E-Mail hin- und herzuschicken, erwies sich als einfach nicht mehr tragbar. Riesige Datenmengen wurden bewegt, eine Versionskontrolle war unmöglich. Durch einen persönlichen Kontakt wurde Herr Sauer dann auf die Lösung netfiles Dataroom aufmerksam. Die im Cloud Computing-Modell angebotene Lösung bietet einen virtuellen Datenraum für den standortübergreifenden Datenaustausch und die sichere Bereitstellung hochvertraulicher Dokumente beispielsweise im Rahmen von Due Diligence Prüfungen, Forschungs- und Entwicklungsprojekten, sowie Immobilien- und sonstigen Finanztransaktionen. Die Server von netfiles befinden sich in einem hochsicheren Rechenzentrum in Deutschland. Das Rechenzentrum bietet umfassende Sicherheitssysteme und eine Überwachung 24 Stunden lang an 365 Tagen, mehrstufige Zutrittskontrollen, automatische Brandschutzsysteme, Klimatisierungstechnik, unterbrechungsfreie Stromversorgung und eine direkte Anbindung an das Internet Backbone. Die IT-Sicherheitsverfahren wurden vom TÜV Süd nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Als in Deutschland ansässiger Anbieter unterliegt das Unternehmen den strengen Auflagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). „Die Ablage unserer Dokumente und Daten auf den netfiles-Servern ist auf jeden Fall sicherer als der Versand per E-Mail“, ist sich Edgar Sauer sicher. Bevor sich Belimed allerdings für den Einsatz von netfiles entschied, wurde die Lösung einer umfassenden Evaluierung durch die eigene IT-Abteilung unterzogen, den die Lösung allerdings rasch bestand. Sauer erinnert sich: „Unsere IT-Kollegen hatten sich damals bereits am Markt nach entsprechenden Lösungen umgesehen, allerding nichts Geeignetes gefunden.“ Einer der Hauptgründe, der zur Entscheidung für netfiles führte, war die einfache Implementierung und die hohe Benutzer- Seite 73 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis freundlichkeit. Gerade der zweite Aspekt war für Edgar Sauer ausschlaggebend. Er erklärt: „Für die Einweisung in das Admin-Tool von netfiles waren keine umfangreichen Schulungen notwendig, es genügte eine knapp zweistündige Einweisung. Die Benutzeroberfläche ist sehr intuitiv und wird von den Anwendern wegen ihrer Benutzerfreundlichkeit gelobt“. Virtueller Datenraum für die interne und externe Zusammenarbeit Mittlerweile nutzt Belimed netfiles nicht mehr nur als reine Dokumentenmanagementlösung für den sicheren Datenaustausch, sondern auch als Projektmanagement- und Collaboration-Tool. Dabei haben nicht mehr nur unternehmensinterne Anwender Zugriff auf Projektdaten und Dokumente, sondern auch externe Projektbeteiligte wie Kunden und Geschäftspartner. Insgesamt nutzen derzeit knapp 100 Mitarbeiter bei Belimed die Lösung, externe Accounts werden projektbezogen ergänzt. „Der erweiterte Einsatz von netfiles erleichtert nicht nur das unternehmensinterne Projektmanagement, sondern auch das Projektmanagement mit Kunden und Geschäftspartnern“, bestätigt Edgar Sauer. „Darüber hinaus kann sich die Projektleitung jederzeit einen aktuellen Überblick über das Projekt verschaffen und weiß stets Bescheid, wer gerade an welchem Dokument arbeitet.“ Ein besonderes Augenmerk wurde bei Belimed auf die Rechtevergabe gelegt. „Als Anwender einer solchen Lösung sollte sich jeder vorher gut überlegen, wie die Rechtevergabe geregelt ist, um sicherzustellen, dass jeder nur das sieht, was er auch sehen darf und soll“, erläutert Edgar Sauer aus eigener Erfahrung. Fazit: Mit netfiles verfügt Belimed über einen benutzerfreundlichen virtuellen Datenraum, der den Anforderungen in einem international tätigen Unternehmen voll gerecht wird. Und es gibt noch eine weitere Zielgruppe, die vom Einsatz von netfiles bei Belimed profitiert. „Unsere Mitarbeiter im Außendienst können über ihre mobilen Endgeräte problemlos auf Informationen und Unterlagen zugreifen, die im netfiles Datenraum abgelegt sind, ohne dass ihnen erst mühevoll ein Zugang auf das Firmennetz eingerichtet werden muss“, nennt Edgar Sauer abschließend einen weiteren wichtigen Grund, sich beim Dokumenten- und Projektmanagement auf netfiles zu verlassen. Kontakt: net-files GmbH Kanzelmüllerstr. 94 D-84489 Burghausen Tel. +49 8677 88199-10 Fax +49 8677 88199-19 E-Mail: [email protected] Internet: www.net-files.de Seite 74 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 27. Hochverfügbarkeit und Sicherheit durch flexible UBL OnDemand Services Zur Erhöhung der Systemverfügbarkeit und Entlastung eigener Personalressourcen hat sich SAS Automotive Systems entschieden, das Management und die Infrastruktur der IBM System i Powersowie VM Umgebung durch UBL Informationssysteme betreuen zu lassen. Als Joint Venture von Continental und Faurecia arbeitet SAS Automotive Systems mit Hauptverwaltung in Karlsruhe an 21 Standorten auf der ganzen Welt. Fundiertes technisches Wissen und strenge Qualitätsstandards bilden die Basis für effiziente Prozesse und zuverlässige Dienstleistungen. Spezialisiert auf die Montage, Logistik und Entwicklung von Automobilcockpits, liefert SAS Automotive Systems qualitativ hochwertige, innovative und maßgeschneiderte Module, genau dann, wenn der Kunde sie braucht. Die Cockpit Module werden für nahezu alle Fahrzeugklassen, vom Kompaktfahrzeug bis zu Luxusmodellen hergestellt, was ein hohes Maß an Flexibilität, Passgenauigkeit und technische Perfektion erfordert. Eigenschaften, die SAS auch seiner IT abverlangt. Konzentration auf die Kernkompetenzen „Wir möchten uns zukünftig mehr auf unsere Kernkompetenzen und Geschäftsprozesse wie z.B. SAP konzentrieren“, erklärt Dr. Jörn Weigle, Vice President Corporate IT, die Grundidee, die ihn dazu veranlasst hat, Infrastruktur extern betreuen zu lassen. „Durch eine Teilauslagerung unserer bestehenden Hardware-Infrastruktur in das Rechenzentrum der UBL, konnten wir eine deutliche Erhöhung der Systemverfügbarkeit und Datensicherheit erreichen. In den UBL OnDemand Services fand SAS ein stimmiges und flexibles Lösungskonstrukt, über das sich die Systeme im laufenden Betrieb nach den aktuellen Anforderungen anpassen lassen. Bisher wurden die POWER i-Systeme in einem externen Rechenzentrum in Karlsruhe durch SAS selbst betrieben. Mit der Auslagerung der Systeminfrastruktur in das UBL Rechenzentrum wollte SAS neben der Entlastung eigener Personalressourcen zusätzlich mehrere notwendige Systemveränderungen vornehmen. So stand ein Releasewechsel der IBM Betriebssoftware von OS/400 V5R4 auf V7R1 an. Gleichzeitig sollte die ERP Anwendung XPPS aktualisiert und alle Systeme inzwischen auf die neue POWER 8 Technologie umgestellt werden. UBL konnte SAS mit einem passgenauen Angebot und einem flexiblen Vertragsmodell überzeugen und erhielt bereits im Jahr 2011 den Zuschlag für die Projektrealisierung. Inzwischen wurden die Verträge verlängert und die dazugehörige Power i Infrastruktur modernisiert und ausgebaut. Gleichzeitig erwies sich UBL auch als verlässlicher Partner im Bereich virtueller Windows-Umgebungen. Zug um Zug wurden bereits bestehende Systeme in das Rechenzentrum der UBL migriert – ein Prozess der letztendlich zur Konsolidierung und Optimierung der SAS VM-Umgebung beiträgt. Seite 75 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 100%ige Migration im ersten Anlauf Vor der Auslagerung der Power i Infrastruktur wurden zunächst umfangreiche Testszenarien durchgeführt. Für vier Wochen wurde eine komplette Testumgebung zur Verfügung gestellt, um die geplante Migration einschließlich Datensicherung und User-Tests zu simulieren und optimal vorzubereiten. Danach bestand für SAS und UBL die nötige Sicherheit, den geplanten Umzug ins Rechenzentrum termingerecht umzusetzen. Gleich im ersten Anlauf wurden alle Aufgaben gemeistert: Die komplette Datenübernahme von 3TByte Daten aus dem Rechenzentrum Karlsruhe in das Rechenzentrum der UBL, zwei Releasewechsel, Migration auf die neuen IBM POWER 7 Server (inzwischen Power 8), Installation und Implementierung der Hochverfügbarkeits-Software BUS400 zur Spiegelung der Daten, eine ständige Verbindung nach Karlsruhe und die Datensicherung auf Tape Libraries. „Eine besondere Herausforderung war der enge Terminplan, zu dem wir UBL verpflichtet hatten“, kommentiert Dr. Weigle die Migration, für die nur ein Zeitfenster von drei Stunden vorlag. „In dieser kurzen Zeit waren sämtliche Daten zu übermitteln und zu implementieren, was UBL mit Bravour gemeistert hat. Alle Systeme liefen sofort zur vollsten Zufriedenheit mit hohe Verfügbarkeit rund um die Uhr.“ Die neue hochverfügbare Systemumgebung ist besonders für die global verteilten SAS Produktionsstätten von höchster Bedeutung, denn durch das Spiegelungs- und BackUp Konzept sind keine Wartungs-Fenster mehr auf Seiten des Produktionssystems erforderlich. Gestützt durch entsprechende kundenindividuelle SLAs ist nun eine 7x24 Systemverfügbarkeit gegeben. „Unsere IT-Mitarbeiter können sich nun verstärkt komplexeren und übergreifenden Themen widmen“, resümiert Dr. Weigle den Erfolg der Zusammenarbeit mit UBL. „Ein monatliches Reporting informiert uns über den Status und Verlauf unserer Systeme und würde aufgetretene Störfälle melden. Das gibt uns jederzeit Einblick und die Sicherheit, die Verantwortung für unsere IT selbst zu besitzen.“ „Wir konnten zwischenzeitlich in vielen Bereichen unserer gemeinsamen Aktivitäten feststellen, dass UBL nicht nur der richtigen Sourcing Partner ist, sondern auch mit hervorragend qualifizierten Mitarbeitern unsere Projekte unterstützen und uns auch konzeptionell beraten kann“, so abschließend die Wertung der SAS IT-Fachabteilung. Kontakt: UBL Informationssysteme GmbH Hugenottenallee 173 63263 Neu-Isenburg Telefon: 06102 303 690 Telefax: 06102 303 888 www.ubl-is.de Seite 76 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 28. LHI Gruppe: Daten Backup im externen Rechenzentrum mit direktem und transparentem Zugriff Über die LHI Gruppe Die Geschäftsfelder umfassen die Gestaltung strukturierter Finanzierungen für Unternehmen und die Öffentliche Hand, Real Estate Management und Objektverwaltung. Für private Investoren, Stiftungen, Family Offices, Pensionskassen, Versorgungswerke und institutionelle Investoren konzipiert die LHI Kapitalanlageprodukte. Gegenwärtig beschäftigt die LHI Gruppe rd. 280 Mitarbeiter in Deutschland, Polen und Luxemburg. Hauptsitz des 1973 gegründeten Unternehmens ist Pullach im Isartal bei München Die Aufgabe Die Unternehmensdaten der LHI müssen für den Katastrophenfall in einem externen Rechenzentrum vorgehalten werden. Die LHI hat ein hohes Sicherheitsbedürfnis im Bereich des Datenschutzes. Das betrifft sowohl die Sicherheit bei der Desaster Recovery wie auch den Schutz vor Sabotage und Ausspähung der Daten. Die Lösung Sicherheit auf den unterschiedlichsten Ebenen ist der wichtigste Aspekt bei der Notwendigkeit, Daten außer Haus zu geben. Letztendlich ist die externe Datenspeicherung als Katastrophen- und Sabotageschutz für Unternehmen fraglos notwendig und wird vom Gesetzgeber gefordert. Die Lösung von Advanced UniByte (AU) trägt den hohen Sicherheitsansprüchen der LHI in allen Bereichen Rechnung und erfüllt mit der auditfähigen Lösung die strengen Anforderungen des Kreditwesengesetzes an die Sicherung von Unternehmensdaten. Durch die Funktionstrennung mit Auslagerung der Daten in das externe Rechenzentrum sichert die LHI ihre Daten für den K-Fall vor Sabotage und gegen menschliches Versagen. Der Ort für die externe Datenspeicherung bei AU ist ein ehemaliger Regierungsbunker in Baden-Württemberg. Mit Sicherheitsstufe TIERIII+ und zertifiziert nach ISO 27001 bietet dieser Speicherort eine extrem hohe Ausfallsicherheit. Die Erstsicherung der Daten in das externe Rechenzentrum fand über eine mobile Speichereinheit statt. Die täglichen Sicherungen erfolgen über eine dedizierte VPN-Verbindung. Die redundante Datenspeicherung garantiert eine sehr hohe Verfügbarkeit der Daten. Der Datenzugriff erfolgt zu 100 % transparent. In einer eigens eingerichteten Appliance wird jeder Zugriff und jede Änderung, Datenspiegelung, Funktionskontrolle usw. revisionssicher aufgezeichnet. Es gibt keine Möglichkeit, mit den Daten unbeobachtet zu arbeiten oder sie auszuspähen. Für die Desaster Recovery (DR) bei Datenverlust im großen Stil haben die Storage-Experten die Daten klassifiziert und einen entsprechenden Notfallplan mit klaren Handlungsanweisungen erstellt. Bei der DR werden unternehmenskritische Daten entsprechend priorisiert wiederhergestellt. Jährliche Notfalltrainings gewährleisten die Sicherheit bei Wiederherstellung der Daten. Seite 77 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Mit der individuell skalierbaren Rechnerleistung in der AU-Cloud kann der Kunde Lastspitzen abdecken. Er muss diesen Speicherplatz nicht selbst im Rechenzentrum vorhalten. Anfallende Gebühren für die Speicherung im externen Rechenzentrum von AU richten sich ausschließlich nach der benötigten Speicherkapazität. Die AU-Cloud und die darin durchgeführten Prozesse sind vollständig auditfähig. Vertrauen ist die Basis Voraussetzung für eine gute Zusammenarbeit in diesem hochsensiblen Bereich ist das Vertrauen in den Lösungsanbieter, in seine Fähigkeiten, seine Integrität und seinen umfassenden Service. Die LHI schätzt die langjährige Zusammenarbeit und profitiert damit von einem weiteren einzigartigen Vorteil der AU-Cloud: Die gleichen Storage- Experten, welche die IT-Umgebung im firmeneigenen Rechenzentrum betreuen, kümmern sich auch um die Storage im externen Rechenzentrum – und im Endeffekt um die Desaster Recovery. Ganz wichtig sind der LHI dabei die gleichbleibenden Ansprechpartner. Gemeinsam haben die Experten beider Firmen das nachhaltige Lösungskonzept mit einer abgestimmten Infrastruktur entwickelt. Bei Bedarf kann der Kunde das externe Rechenzentrum wie sein eigenes Rechenzentrum nutzen, viele Vorgänge können automatisiert werden und es besteht die Möglichkeit, weitere IT-Services sowie die damit verbundenen Aufgaben in die Cloud auszulagern. So kann sich LHI ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. „Das Konzept einer Private-Cloud an einem Ort, der weitestgehend gegen physische Störungen abgesichert ist, hat mich überzeugt.“ Jens Kramer Geschäftsführer der LHI-Gruppe „Von Anfang an arbeite ich mit denselben Ansprechpartnern, die auch meine IT-Umgebung im Unternehmen kennen und damit um meine speziellen Anforderungen wissen. Das ist für mich Qualität, Zuverlässigkeit und Beständigkeit, wie ich sie mir vorstelle.“ Manfred Bellet Technischer Leiter Kontakt: Advanced UniByte GmbH Birnenweg 15 72766 Reutlingen Tel: 07121/483-0 Fax: 07121/483-3-100 Internet: www.au.de Seite 78 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 29. Backup as a Service für Digital Marketing Agentur iCrossing Die Digital Marketing Agentur iCrossing ist auf das Online- und Suchmaschinenmarketing für weltweit operierende Marken aller Branchen spezialisiert. State of the Art IT ist dabei für die Agentur von fundamentaler Bedeutung. Die in die Jahre gekommene Backup-Lösung der iCrossing-Niederlassung in München wurde diesem Anspruch nicht mehr gerecht und konnte der Agentur nicht mehr die gewünschte Sicherheit bieten. Daher suchte iCossing eine neue, zuverlässige Backup- und Archivlösung zur Sicherung von StandardOffice-IT und Datenbanken am Hauptstandort im Zentrum Münchens sowie der in ein Rechenzentrum ausgelagerten Linux-Systeme, auf denen iCrossing Internetdienste für ihre Kunden betreibt. Um auf den schnell wachsenden Kundenstamm der Agentur und damit einhergehend steigende Backup-Datenmengen reagieren zu können, musste die Lösung flexibel skalierbar sein. Gleichzeitig musste im Ernstfall eine Wiederherstellung der Daten innerhalb kürzester Zeit möglich sein. Ausgehend von einer Marktsondierung, entschieden sich die IT-Verantwortlichen schließlich für die Cloud Backup Lösung matrix Backup as a Service, die diesen Anforderungen vollumfänglich gerecht wurde und zusätzlich durch ihr verbrauchsbasiertes Abrechnungsmodell punktete. Herausforderungen Sichere und zuverlässige Datensicherung ohne Invest in eigene Backup-Infrastruktur Flexible Anpassung an die vorhandenen Datenvolumina Sowohl eigenständige lokale Datensicherung am iCrossing-Hauptstandort und im Rechenzentrum, als auch remote Datensicherung in das Cloud Rechenzentrum der matrix Wunsch nach gigabyte-genauer Abrechnung – „pay as you grow“ Geringer personeller Aufwand seitens iCrossing Die Lösung: Zuverlässige Cloud-Datensicherung Made in Germany matrix Backup as a Service sichert alle benötigten E-Mails, Daten und Systeme (z. B. MySQL-Datenbanken) – sowohl in der Private Cloud am iCrossing-Hauptstandort bzw. im Rechenzentrum des Kunden („local to local“), als auch zur zentralen Backup-Ablage in das Münchener Cloud-Rechenzentrum der matrix (Secure Cloud). Vor dem Transfer in das matrix Rechenzentrum werden die Daten mit AES 256 verschlüsselt und anschließend über TCP/IP sicher übertragen. Im Rechenzentrum werden die Daten der iCrossing verschlüsselt und mandantensicher abgelegt sowie revisionsgerecht archiviert. Der genutzte Speicherplatz wird durch modernste Komprimierungsmechanismen (Deduplizierung und Thin Provisioning) reduziert. Gleichzeitig werden durch kurze Sicherungsintervalle (RPO) sowie geprüfte und optimierte Wiederherstellungsverfahren die Auswirkungen für iCrossing und ihre Kunden im Desasterfall auf ein Minimum (RTO) reduziert. So sind sowohl die Wiederherstellung aus der lokalen Ablage am Standort – auch möglich ohne Verbindung zum Rechenzentrum – als auch im Notfall eine Wiederherstellung der Daten im matrix Rechenzentrum möglich. Seite 79 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Selbstverständlich behandelt die matrix alle Daten streng vertraulich – matrix Backup as a Service unterliegt dem Bundesdatenschutzgesetz BDSG und entspricht höchsten Sicherheitsstandards (ISO 27001:2013, ISO 9001, FIPS 140-2). Bei Vertragsende werden alle Daten gemäß BDSG protokolliert gelöscht. Nutzen für iCrossing Hybrid Cloud: Kombination aus lokaler Backup-Lösung und Managed Backup Service zur remote Datensicherung „Cloud Services Made in Germany“ garantieren Einhaltung höchster Sicherheitsstandards und des BDSG Sehr hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit dank redundanter Datensicherung innerhalb Deutschlands Recovery jederzeit mit geringer Ausfallzeit möglich Flexibel skalierbare Lösung ermöglicht Reaktion auf dynamisches Datenwachstum Verbrauchsbasierte Abrechnung – „pay as you use“ Kontakt matrix technology AG Nymphenburger Straße 1 80335 München Telefon +49 89 589395-600 E-Mail [email protected] www.matrix.ag Seite 80 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 30. Bright Solutions: Backup2Net ist wie eine Versicherung Vertrauenswürdigkeit war für Manuel Pistner das A&O bei der Suche nach einem Cloud-BackupAnbieter. Die Sicherheit ihrer Geschäftsdaten ist existenziell für die Bright Solutions GmbH, denn sie sind ein wichtiges Wirtschaftsgut der Internetagentur aus Darmstadt. Mit Backup2Net fand der Firmengründer genau die Lösung, die seine Forderungen erfüllte: „Die Daten müssen verschlüsselt in einem Rechenzentrum in Deutschland liegen und zu 100 % sicher sein, sodass ich mich nicht mehr um Backups kümmern muss.“ Die Ausgangssituation In der Anfangszeit nutzte die Bright Solutions GmbH in Darmstadt für die Sicherung ihrer Geschäftsdaten zwei externe Festplatten. Später erfolgte das Backup über ein NAS, doch auch das erwies sich rasch als unpraktisch. Was den Geschäftsführer Manuel Pistner aber am meisten störte: Das Backup kostete zu viel Zeit. Die Erstellung der Sicherung, die Validierung, die externe Aufbewahrung und die ständige Pflege von Hard- und Software. Schließlich machte sich der Gründer der Internetagentur auf die Suche nach einem vertrauenswürdigen Cloud-Anbieter. Nach einer längeren Recherche stieß er auf Backup2Net von der Concat AG. Die Anforderung „Ich will mich um nichts mehr kümmern müssen.“ So lautete die Vorgabe von Pistner. Drei Topkriterien hatte er definiert: 1. Der Anbieter sollte einen Ansprechpartner in der Nähe von Darmstadt haben. 2. Alle Daten sollten strikt verschlüsselt in deutschen Rechenzentren gesichert lagern – am liebsten um die Ecke. 3. Und die Daten mussten sein Unternehmen bereits verschlüsselt verlassen. „Wenn eine Firma gesagt hätte ‚Hier ist unser Produkt, wenn Sie es wollen, melden Sie sich.‘ hätte ich gesagt: ‚nein danke‘“, erklärt Pistner. „Vertrauen ist sehr wichtig. Sensible Unternehmensdaten kann ich nicht einfach bei Amazon in die Cloud geben; das ist, als ob ich sie auf einem USB-Stick unten auf die Straße lege.“ Die Lösung Seit 2013 verwendet Bright Solutions Backup2Net für die tägliche Sicherung wichtiger Geschäftsdaten mit einem Gesamtvolumen von 114 GB, die auf sieben virtuelle Linux-Server verteilt sind. Dazu gehören die Web-Server für die Entwicklung der Applikationen, die Quellcodes aus Git-Repositories, die MySQL-Datenbanken und das ERP-System ERPAL mit CRM, Dokumentenmanagement und Intranet. Die Übertragung der Daten erfolgt nachts mittels eines VDSL-Anschlusses von 50 MBit/s. Des Weiteren sichert Backup2Net das genannte Dateivolumen plus alle virtuellen Maschinen als komplette Images auf einen zweiten Backup-Server (NAS) in den eigenen Unternehmensräumen. Seite 81 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Zusätzlich zu den Backups liegen die VMware-Images auf einem RAID-Array, so dass die VMs bei Ausfall eines Host-Servers direkt auf einem anderem gestartet werden können, ohne dass ein Backup zurückgespielt werden muss. Der Backup2Net-Client ist auf insgesamt acht Maschinen installiert. Als Vorhaltezeit sind sieben Tage eingestellt. Einmal am Tag erhält der Backup-Verantwortliche Sven Weidauer eine Mail mit Informationen, wie das Backup gelaufen ist. Die Vorteile Zeitersparnis, Sicherheit und schnelle Datenrekonstruktion sind die wesentlichen Vorteile von Backup2Net für Bright Solutions. Niemand muss mehr eine Sicherung durchführen, sie prüfen, Platten herumschleppen oder die nötige Hard- und Software administrieren. „Die Lösung ermöglicht uns eine sorgenlose Datensicherung, ohne uns um etwas kümmern zu müssen. Sie ist preiswert, sicher, einfach zu benutzen und ich habe die Gewissheit, dass unsere Daten in einem Rechenzentrum in Deutschland sind. Das ist wie eine Versicherung für uns und unsere Kunden“, freut sich Pistner. Im Notfall musste Backup2Net bisher nur zweimal einspringen. Als zum Beispiel ein Kunde versehentlich Daten auf seinem Webserver überschrieb, die er noch benötigte, stellte Bright Solutions die Datenbank mithilfe von Backup2Net in weniger als einer Stunde wieder her. Abbildung: Der übersichtliche Backup-Bericht zeigt dem Kunden, dass die Sicherung der Geschäftsdaten erfolgreich durchgeführt wurde. Seite 82 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Bright Solutions Bright Solutions entwickelt und betreut Web-Applikationen und Mobile-Apps zur Optimierung von Unternehmensprozessen. Vom Konzept über das Design und die Umsetzung bis zur nachhaltigen Betreuung von Webprojekten und mobilen Softwareprojekten bietet das Unternehmen einen Komplettservice aus einer Hand. Dabei bedient Bright Solutions einen sehr zukunftsorientierten Markt mit Mobile-Apps für das iPhone und Android-basierte mobile Endgeräte kombiniert mit modernen Weblösungen basierend auf dem Open-Source Framework Drupal. Bright Solutions ist Acquia-Partner, ein internationales Netzwerk geprüfter Drupal-Agenturen, und Mitglied der Drupal Association. Kontakt: Concat AG Berliner Ring 127-129 64625 Bensheim Telefon: (06251) 7026-0 Telefax: (06251) 7026-444 [email protected] www.concat.de Seite 83 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 31. Mehrfach-Unternehmer professionalisiert sich mit der neuen Cloud Lösung Sage Office Online Dank Sage Office Online geht dem Vollblutunternehmer Hendrik Uherek mittlerweile nicht nur die Rechnungserstellung deutlich schneller von der Hand. Er hat jetzt automatisch auch einen größeren Überblick über die Zahlungseingänge und seinen Lagerbestand. „Arbeit muss sich auszahlen“, meint Hendrik Uherek. Getreu dieser Maxime sucht der mittlerweile drei Unternehmen führende Selbständige permanent nach Prozessen, die er optimieren kann. Ende des vergangenen Jahres stand deshalb ganz oben auf seiner Professionalisierungs-Agenda die Überarbeitung der Rechnungslegung seiner IT-Firma „Service Group Hendrik Uherek“. Seit 2013 verkauft er über diese Firma Software und Technik, mit denen Unternehmen ihre Fahrzeuge europaweit orten und ihre Fahrzeugflotte effizient managen können. Bevor er Sage Office Online am 1. Januar 2015 einführte, musste der 30jährige Monat für Monat jede einzelne Rechnung an seine Kunden in Word erstellen und über die Zahlungseingänge in Excel Buch führen. „Ein absoluter Zeitkiller“, so Uherek. Für jede Rechnung brauchte er mindestens 10 Minuten. Zeit, die der umtriebige Unternehmer gern für „sinnvollere Aufgaben“ nutzen wollte. 2014 begann er daher nach einer passenden Software-Lösung zu suchen. Und wurde schnell fündig. Denn der gelernte Kaufmann arbeitete seit Jahren bereits mit der Online Lösung Sage Entgelt und Personal in seiner Menü- und Heimservice Firma. Seiner ersten Firma, mit der er sich 2006 selbständig gemacht hatte. Und da er mit Sage „total zufrieden“ war, interessierte ihn sofort das neue Cloud-Angebot von Sage. Support punktete Was Uherek im Vergleich mit anderen Lösungen sofort an der Sage Software überzeugte, war der Support. „Ich will nicht ausprobieren. Ich will sofort wissen, wie es geht. Daher brauche ich unbedingt einen Ansprechpartner, der mir bei der Einarbeitung und bei meinen Fragen weiter hilft, alles andere war und ist für mich nicht praktikabel“, so Uherek. Sage bietet ihm einen „hervorragenden telefonischen Support“. Und zwar dann, wenn er ihn braucht. Denn die Servicemitarbeiter von Sage „sind nicht nur fachlich kompetent und freundlich, sie sind auch schnell erreichbar“, betont der strukturiert agierende Unternehmer. Lösung mit Potential Noch schöpft Uherek nicht das gesamte Potential aus, das ihm die Sage Lösung bietet. Eine bewusste Entscheidung. Denn „alles auf einen Schlag umzustellen, ist zu aufwändig“, so der Unternehmer, der sich mit 21 Jahren selbständig machte, weil er im Verkauf von Autos keine „finanzielle Perspektive“ sah. Der quirlige Unternehmer geht lieber Schritt für Schritt vor. Uherek begann bei der Einführung Seite 84 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis des neuen Online-Programms mit den für ihn „zeitfressendsten Arbeiten“. Wie der Rechnungslegung, für die er mittlerweile nur noch zwei statt zehn Minuten pro Rechnung benötigt. Und seit die Software seine Kontoauszüge automatisch einliest, spart sich der Unternehmer noch mehr Zeit – insbesondere bei der Offenen Posten Verwaltung. Dank des automatisierten Mahnwesens sichert er jetzt früher die notwendige Liquidität seiner Firma, mit der er jährlich ca. 200.000 Euro Umsatz macht. Positiv ins Gewicht fällt auch, dass Uherek mit Sage Office Online bereits mit der Erstellung des Lieferscheins, automatisch angezeigt bekommt, wie sich der Lagerbestand des verkauften Produkts verändert. Um den Überblick über seinen Bestand zu behalten, musste er früher regelmäßig seine Produkte im Lager nachzählen. Auch das Anlegen von Neukunden geht ihm mit der Sage Lösung „deutlich schneller als bisher von der Hand“. Auf Augenhöhe Neben dem deutlichen und für ihn spürbaren Zeitgewinn sowie der größeren Transparenz überzeugt den 30jährigen der Einsatz von Sage Office Online noch in einem weiteren Punkt: „Mein Auftreten ist jetzt deutlich professioneller. Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen – alles erscheint im gleichen Layout.“ Ein Punkt, den Uherek enorm wichtig nimmt. Denn zu den Kunden seiner noch kleinen ITFirma gehören auch größere mittelständische Unternehmen, die bis zu 500 Mitarbeiter beschäftigen. „Wenn ich nicht absolut professionell arbeite und auftrete, verliere ich das Vertrauen meiner Kunden und bin ganz schnell wieder raus aus dem Geschäft“, weiß Uherek. Visionen und Wachstum Seitdem er Sage Office Online einsetzt, steht für den Leipziger fest: „Die Software bringt mir einen echten Nutzen bei einem super Preis-Leistungs-Verhältnis.“ Die Konsequenz aus dieser Einschätzung ließ nicht lange auf sich warten. Seit Anfang März 2015 nutzt der findige Geschäftsmann die Software auch für seine dritte Firma, die Nagel+Uherek UG, die er mit einem Partner gründete. Rechnungslegung, Zahlungswesen und Mahnwesen laufen seitdem auch dort über die Sage Lösung. Mit diesem Betrieb bewirtschaften Uherek und Co. mehrere Kantinen. Zwölf Mitarbeiter zählt seine boomende Firma – derzeit. Kontakt: Sage Software GmbH Emil-von-Behring-Str. 8-14 60439 Frankfurt am Main T: +49 (69) 50007-0 F: +49 (69) 50007-1110 www.sage.de www.sage-office-online.de Seite 85 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 32. Techem: Bewerben übers Web Es sind vor allem zwei Faktoren, die das Internet zum langfristigen Leitmedium machen, dessen Gesetzmäßigkeiten sowohl auf die privaten als auch die beruflichen Aspekte der Alltagsgestaltung Einfluss nehmen. Neben der Geschwindigkeit, mit der das Internet Informationen zur Verfügung stellt und verbreitet ist es die Interaktivität, die auch das Schlagwort vom Web 2.0 geprägt hat. Die Vernetzung von Menschen im Rahmen von sozialen Netzwerken wie XING, Wer-kennt-wen oder Facebook hat die Zahl der möglichen Sozialkontakte und Kommunikationskanäle nahezu unüberschaubar gemacht. Dies wirkt sich unmittelbar auf den Wettbewerb bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter aus. Bewerberinnen und Bewerber sind heutzutage extrem gut informiert und treten den Personalverantwortlichen in diesem Aspekt praktisch auf Augenhöhe gegenüber. Für den Energiemanager Techem ist die Ausgangslage seiner Personalpolitik durchaus anspruchsvoll. Das Unternehmen aus Eschborn bei Frankfurt ist mit weltweit rund 3.000 Mitarbeitern in mehr als 20 Ländern tätig und erwirtschaftet einen Jahresumsatz von rund 700 Millionen Euro. Techem will seine Stellung als führender deutscher Energiemanager ausbauen und auch international weiter wachsen, wodurch ein kontinuierlicher Bedarf an neuen und gut ausgebildeten Fachkräften entsteht. Das Instrument Web 2.0 nutzt das Unternehmen Techem schon lange, wenn es beispielsweise auf großen Online-Stellenbörsen wie Stepstone oder Monster Stellenanzeigen platziert. Nun sollte im nächsten Schritt eine Bewerbung über das Internet so einfach gestaltet werden, dass die Akzeptanz bei Bewerbern vom ersten Klick an groß wird. Gleichzeitig sollte das Verfahren aber auch einer Reihe von internen Anforderungen genügen. Es stand vor allem die gute Anwendbarkeit für alle Beteiligten im Vordergrund. Das System sollte Entlastung für die Fachbereiche, die sowohl in der Zentrale in Eschborn als auch regional in ganz Deutschland angesiedelt sind, schaffen und intuitiv bedienbar sein. Status der Bewerbung online verfolgen Vor diesem Hintergrund wurde schließlich das komplette Bewerbungsverfahren webbasiert konzipiert. Bei Techem werden alle Online-Stellenanzeigen mit Links versehen, die mit dem Bewerbermanagement-System vernetzt sind. Der Bewerber hat die Möglichkeit, innerhalb von zehn Minuten alle für die Bewerbung relevanten Angaben zu tätigen und Dateianhänge anzufügen. Nachdem die Resonanz der externen Bewerber durchweg positiv war, hat Techem das Onlinebewerbungsverfahren auch intern angebunden und wickelt nun auch alle internen Bewerbungen über dieses System ab. Die Vorteile für interne und externe Bewerber liegen auf der Hand: Auf seine Bewerbung erhält der Bewerber bereits innerhalb der ersten 24 Stunden eine nicht-automatisierte, aber dennoch standardisierte Eingangsbestätigung per E-Mail. Diese E-Mail wird von Mitarbeitern der Personalabteilung in dem Moment ausgelöst, in dem die Bewerbung geöffnet und gelesen wird. Der Bewerber hat es also mit einem echten Ansprechpartner und nicht mit einem Softwareprogramm zu tun – und bekommt gleichzeitig die Garantie, dass seine Unterlagen tatsächlich gesichtet wurden. Im nächsten Schritt wird die Bewerbung dem Fachbereich und parallel dazu dem Betriebsrat über das Seite 86 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis System zugänglich gemacht. Auch hier überlässt Techem nichts dem Zufall. Der ausschreibende Fachbereich erhält mit Weiterleitung eine entsprechende Information per E-Mail, dass neue Bewerbungen vorliegen. Zum Zeitpunkt der Weiterleitung an Fachbereich und Betriebsrat erhält auch der Bewerber eine Statusmail, dass die Bewerbung weitergeleitet wurde, und einen Hinweis über die voraussichtliche Bearbeitungsdauer. Der Bewerber erfährt so Wertschätzung und erhält die Gewissheit, dass sich seine Bewerbung in einem aktiven Auswahlprozess befindet – eine Information, die leider noch längst nicht zur deutschen Bewerbungskultur gehört. Intern sind alle Verantwortlichen zeitnah eingebunden und die Verzögerungszeiten, die sich beispielsweise durch einen manuellen Prozess ergeben, sind eliminiert. Durch das einfach konzipierte Handling sowie umfangreiche Schulungen und unterstützende Unterlagen werden die Anwender in die Lage versetzt, das System fehlerfrei und komfortabel zu nutzen. Vom jeweiligen Vorgesetzten über die Personalabteilung bis hin zum Betriebsrat haben alle Beteiligten jederzeit den Überblick über alle freien Positionen, die vorliegenden Bewerbungen und den Stand sowie den weiteren Verlauf eines Verfahrens. Alle Techem-Anwender, die offene Stellenausschreibungen haben, erhalten einen Zugang, mit dem sie von jedem Standort aus die Möglichkeit haben, sich in das geschützte System einzuloggen und die ihnen weitergeleiteten Bewerbungen zu bearbeiten. Auch der Bewerber erhält eine Registrierungsmail mit seinen persönlichen Zugangsdaten und dem Link zu seiner Bewerbung. Somit kann er sich jederzeit über den aktuellen Status des Bewerbungsverfahrens informieren. Und noch einen weiteren Vorteil bietet das System für die Bewerber und das Unternehmen: Man kann sich auf mehrere Stellen gleichzeitig bewerben. Klappt es bei einer Position nicht, ist der Bewerber dennoch möglicherweise für andere Positionen weiter im Rennen. Es gibt kein Informationsleck, weil die eine Fachabteilung die Bewerbungsunterlagen nicht an die andere, die eventuell besser passt, weiterreicht. Da bei Techem jede Stelle nach Möglichkeit zunächst intern besetzt werden sollte, können sich auch Techem-Mitarbeiter selbst am System anmelden und Bewerbungen hinterlegen. Besetzungszeit verringern Techem ist es auf Basis dieses neuen Systems gelungen, die durchschnittliche Besetzungszeit einer Stelle von mehr als 90 Tagen auf 42 Arbeitstage zu beschleunigen. Die hohe Geschwindigkeit erweist sich im Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter als handfester Vorteil. Techem kann heute nicht nur Schlüsselpositionen schneller besetzen, sondern hat auch insgesamt eine höhere Besetzungsquote. Die Resonanz der Bewerber ist zudem überaus positiv. Selbst wenn es mit einer angestrebten Stelle nicht klappt, weiß der Bewerber doch immer, woran er ist. Keine Seltenheit sind Rückmeldungen wie diese: „Auch wenn ich leider eine Absage erhalten habe, hat mich der professionelle Umgang mit meiner Bewerbung von Techem als Unternehmen überzeugt!“ Forenarbeit leisten Freilich kann sich ein Unternehmen wie Techem nicht auf seinen Lorbeeren ausruhen. Daher sind die Recruiting-Experten dort permanent bestrebt, das Bewerbungsverfahren weiter zu optimieren und Seite 87 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis noch bessere Forenarbeit zu leisten – der Wettbewerb um gute Kandidaten wird schließlich künftig noch härter werden. Durch Web 2.0 und Social Media ist der Bewerber umtriebiger geworden – um Mitarbeiter konkurrierende Unternehmen sind nur wenige Klicks voneinander entfernt. Deshalb ist es umso wichtiger, dass Unternehmen eine durchgängige Kommunikation pflegen und auch über Social Media auf sich aufmerksam machen. Die Einführung eines webbasierten Bewerbermanagements war für Techem die entscheidende strategische Weichenstellung für eine erfolgreiche Rekrutierung im Web 2.0. Mittlerweile beteiligt sich das Unternehmen aktiv in verschiedenen fachlichen Foren und setzt dort seinen Namen ein. Der Erfolg: Rund 850 Initiativbewerbungen gehen pro Jahr ein. Unternehmen müssen sich bei ihren Social Media-Aktivitäten allerdings gründlich überlegen, welchen Eindruck sie als Arbeitgeber vermitteln wollen. Beim Auftritt in den Netzwerken geht es nicht darum, möglichst jugendlich oder lustig zu erscheinen. Und wer von sich behauptet, innovativ zu sein, der sollte dies auch in der Praxis beweisen können. Denn oft sind die verifizierenden Informationen im Internet nur wenige Mausklicks von der Behauptung entfernt. Mehr als andere Medien verlangt Social Media danach, die tatsächlichen Innenverhältnisse des Unternehmens nach außen darzustellen. Schon gibt es die ersten Plattformen im Internet, auf denen Mitarbeiter ihre Arbeitgeber bewerten können – ganz abgesehen davon, dass sich schlechte Nachrichten oder Missstimmung über die sozialen Netzwerke rasant verbreiten, auch wenn Unternehmen dies nicht wünschen. Wo früher der Zorn nach kurzer Zeit wieder verraucht war, ist er heute schnell eingetippt und noch Jahre später über eine einfache Anfrage bei einer Suchmaschine wie Google zu finden. Die Mitarbeiter von Techem sind die besten Gewährsleute dafür, dass das Unternehmen ein attraktiver Arbeitgeber ist – diese Stimmung zu pflegen ist eine wichtige Aufgabe der Personaler. Ein Instrument: Wer als Mitarbeiter bei Techem an Freunde oder Bekannte den Link auf eine Stellenanzeige verschickt, bekommt im Falle einer erfolgreichen Stellenbesetzung eine Prämie. Offline arbeiten Insgesamt hat Techem die Zahl der jährlich eingehenden Bewerbungen auf über 6.000 gesteigert. Nicht zuletzt spart dies dem Unternehmen wie den Bewerbern gleichermaßen auch die Kosten für Papier und Porto. Mehr als 80 Prozent der Bewerbungen gehen mittlerweile über das Online-Bewerbungssystem ein. Bei den verbliebenen Papierbewerbungen handelt es sich ironischerweise fast ausschließlich um Ausbildungsbewerbungen junger Menschen. Diese dürften mit dem Medium Internet sicherlich besser vertraut sein als viele Ältere, bekommen aber offensichtlich von Schulen und Ämtern vermittelt, ein Stück Papier einzureichen, sei die Idealform. Für Techem hat sich die Umstellung bei Bewerbermanagement und Recruiting bewährt. Und solange die Beteiligten nicht ausschließlich in der virtuellen Welt umherstreifen, sondern im richtigen Leben auch noch miteinander in den Dialog treten, muss niemandem vor dem Web 2.0 bange sein. Seite 88 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Kontakt: dna Gesellschaft für IT Services mbH /HReCRUITING Friesenweg 5.2 22763 Hamburg fon: +49 40 4126 31 41 fax: +49 40 4126 31 40 mail: [email protected] web: www.hrecruiting.de web: www.dna-gmbh.de Seite 89 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis 33.E-Procurement-Lösung vereinfacht den Katalogeinkauf Modernes, anwenderfreundliches Order Management gestaltet zukunftsorientierte Einkaufsprozesse Anwender wollen heute selbstständig Lösungen und Content-Themen managen können – und das möglichst einfach. Gleichzeitig sollen sie durch automatisierte Beschaffungsprozesse entlastet werden. Bei Schneider Electric, einem weltweit führenden Spezialisten für Energie-Management und Automation, wurde im Rahmen einer SAP®-Umstellung im Bereich Execution Center in Deutschland ein neues, ausbaufähiges E-Procurement-System gesucht und eingeführt. Das Unternehmen entschied sich für Onventis und TradeCore SRM, um die Einkaufsprozesse zu optimieren. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Deutschland hat in den letzten Jahren enorm zugenommen, wie Studien belegen. Unter anderem wollen drei Fünftel der Fachabteilungen über CloudAnwendungen ihre Anforderungen schneller umsetzen oder die Unterstützung ihrer Geschäftsbereiche optimieren. Auch in den Einkaufsabteilungen der Unternehmen lösen E-ProcurementLösungen sowie automatisierte Prozesse immer mehr zeitaufwendige, manuell durchgeführte Abläufe ab. Patric Fleck, Head of Sales bei Onventis: „Ein wichtiges Projektziel bei Schneider Electric bestand darin, die Mitarbeiter im Einkauf beispielsweise durch eine automatische Bestellübermittlung von operativen Abläufen zu entlasten und damit Einkaufsprozesse zu verschlanken sowie zu vereinfachen.“ So sollten die Akzeptanz des neuen E-Procurement-Systems und die Anzahl der User, die mit der Lösung arbeiten, erhöht und die Durchlaufzeiten bei Bestellungen reduziert werden. Weitere Anforderungen waren, Kataloge und Stammdaten eigenständig einstellen und pflegen zu können sowie mehr Kataloglieferanten in das neue System zu integrieren. Cloud-basierte SRM-Plattformen wie TradeCore haben den Vorteil, Updates selbstständig bereitzustellen und somit stets auf dem neusten Stand zu sein. „Vor zehn Jahren waren unternehmensinterne E-Procurement-Lösungen üblich, die man einmal gekauft hat und die man ständig updaten musste“, erinnert sich Ralf Sackmann, Einkaufsleiter für Solution Purchasing bei Schneider Electric in Deutschland. „Unser bisheriges On-Premise-System, das wir im Einkauf einsetzten, war deshalb überhaupt nicht mehr zeitgemäß und konnte den heutigen Anforderungen nicht länger entsprechen.“ Katalogsuche sowie Bestellungen vereinfachen und beschleunigen Beim Spezialisten für Energie-Management und Automation sollten deshalb die Beschaffungs- und Bestell-prozesse des deutschen Execution Centers über eine neue SRM-Plattform optimiert werden. Die Aufgabe dieser Einkaufsabteilung besteht darin, über Anbieter die noch benötigten Leistungen zu ergänzen, um eine ganzheitliche Kundenlösung bereitstellen zu können. Dabei muss unter anderem eine Vielzahl von Usern und Lieferanten mit der Bestellplattform sowie dem dazugehörigen Katalogsystem arbeiten und diese Kataloge selbstständig erweitern. „Die Suche über die Kataloge sollte sich mit dem neuen System möglichst einfach und schnell durchführen lassen“, so Fleck. Eine zentrale Rolle spielte hierbei auch, dass sowohl IT-affine als auch IT-ferne Anwender die Lösung rasch annehmen und einsetzen können. Sackmann: „Neben der einheitlichen und durchgehenden Oberfläche der SRM-Plattform sprach vor allem auch die einfache Bedienbarkeit für TradeCore. Diese beiden Punkte haben uns schließlich im Auswahlprozess überzeugt.“ Seite 90 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Die neue E-Procurement-Plattform wurde in nur sechs Monaten eingeführt. Die Geschwindigkeit der Implementierung war hier wichtig, da das Projekt an das parallel erfolgende SAP-Update gekoppelt und hierfür ein festes Zeitfenster vorgegeben war. Durch den Bezug der Lösung über die Cloud ließ sich das Implementierungsprojekt aber gut mit der ERP-Umstellung koordinieren und zügig durchführen. „Wir sind sehr zufrieden mit der Stabilität des Systems: Seit dem Go-Live-Termin arbeitet TradeCore fehlerfrei und zuverlässig – ohne notwendige korrigierende Eingriffe“, so Sackmann. Einfache Benutzeroberfläche erhöht Akzeptanz der Mitarbeiter „Die Hauptanforderung innerhalb des Projekts, mit einer modernen E-Procurement-Plattform die Nutzerakzeptanz von elektronischen Beschaffungslösungen zu erhöhen, konnte mit TradeCore voll erfüllt werden“, resümiert Sackmann. Die Mitarbeiter im deutschen Execution Center von Schneider Electric verfügen nun über ein standardisiertes, automatisiertes System mit einer intuitiven und einheitlichen Benutzeroberfläche. Dadurch werden Bestellungen und Katalogmanagement stark vereinfacht. Insgesamt profitiert die Abteilung von übersichtlicheren, effizienteren und schnelleren Beschaffungsprozessen. Manuelle Bestellungen am E-Procurement-System vorbei lassen sich so erfolgreich verhindern. „Die vorherige E-Procurement-Lösung hatte Defizite in der Usability, Kataloganbindung, Lieferantenund Katalogdarstellung“, erläutert Sackmann. TradeCore SRM bietet nun eine automatische Integration von Bestellprozessen und Wareneingängen. „Der Einkauf hat dadurch weniger mit operativen Bestellprozessen zu tun und kann sich mehr auf strategische Aufgaben konzentrieren“, so Fleck. Da deutlich mehr Lieferanten integriert werden konnten und diese sowie Anwender von Schneider Electric nun selbstständig eigene Kataloge hochladen können, ist die Zahl der tatsächlichen User deutlich gestiegen. Die Onventis-Berater hatten frühzeitig Projektansprechpartner, Key-User und Administratoren ins Projekt involviert, sodass diese sich gut in die Standardsoftware einarbeiten konnten. „Die Resonanz der TradeCore-Anwender war durchweg positiv hinsichtlich Flexibilität und Usability der neuen Lösung, was auch anhand der vermehrten Uploads von neuen Katalogen zu beobachten ist“, stellt Sackmann fest. Er sieht hier zudem Potenziale, diese Entwicklung noch weiter voranzutreiben. Kontakt: Onventis GmbH Untere Waldplätze 21 70569 Stuttgart T: +49 711 686875-0 F: +49 711 686875-10 Email: [email protected] Web: www.onventis.de Seite 91 Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis Herausgeber: Initiative Cloud Services Made in Germany (www.cloud-services-made-in-germany.de) Die Initiative Cloud Services Made in Germany ist eine Initiative der AppSphere AG mit Unterstützung des Cloud Computing Report. Alle die in diesem Dokument veröffentlichten Angaben erfolgen ohne Gewähr. Der Herausgeber kann keine Verantwortung für die Inhalte der vorgestellten Webseiten sowie deren Verlinkungen zu anderen Web-Seiten übernehmen. Alle Verweise auf die in diesem Dokument genannten Webseiten erfolgen unter ausdrücklicher Missbilligung aller damit eventuell in Bezug genommenen Rechtsverletzungen. Trotz größter Sorgfalt bei der Recherche und Übernahme in dieses Dokument sind Adress- und inhaltliche Änderungen jederzeit möglich, für die der Herausgeber keine Gewähr übernimmt. Sollten Sie einen Fehler oder einen nicht mehr funktionierenden Link entdecken, bitten wir um eine kurze Mitteilung an den Herausgeber. Die in diesem Dokument genannten Marken-, Produkt- und Firmennamen sind in den meisten Fällen Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechts bedarf der vorherigen Zustimmung des Herausgebers. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Speicherung und Verarbeitung der Daten in elektronischen Medien. Kontakt: Werner Grohmann, GROHMANN BUSINESS CONSULTING, Ruhrallee 185, 45136 Essen, Tel. +49 (0) 201 7495722, email: [email protected], Internet: www.grohmann-business-consulting.de Über die AppSphere AG: Als innovativer IT-Dienstleister fokussiert sich die AppSphere AG (www.appsphere.com) voll und ganz auf IT-Virtualisierung und Cloud Computing. Das Team um Vorstand Frank Roth ist davon überzeugt, dass beide Technologietrends - einzeln oder in Kombination - zu einer signifikanten Reduzierung der IT-Kosten führen und die Produktivität und Arbeitseffizienz von IT-gestützten Arbeitsplätzen und Prozessen deutlich erhöhen. Als Ergebnis verbessert sich die Wettbewerbsfähigkeit und Businessagilität von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen deutlich. Mit einem Team erfahrener Business- und IT-Spezialisten bietet die AppSphere AG ein breites Spektrum an Lösungskompetenz. Von der strategischen Ermittlung des Geschäftsvorteils, über die Erarbeitung einer zukunftssicheren IT-Architektur, der konzeptionellen Planung und technischen Projektierung bis hin zur Betriebsunterstützung versteht sich das Unternehmen als ganzheitlicher Partner seiner Kunden. Weitere Informationen unter www.appsphere.com Seite 92
© Copyright 2024 ExpyDoc
