Document

G RUNDLAGEN S ERIENBRIEF
Ein Hauptdokument erstellen
Einen Serienbrief startet man am besten im Register SENDUNGEN, Gruppe Seriendruck
starten
Wenn wir einen Serienbrief zu erstellen erstellen wir zunächst müssen zwei Dateien
erstellet werden: Das Hauptdokument und die Datenquelle. Mit welcher Datei wir
beginnen, ist eigentlich egal. Die Datenquelle enthält zum Beispiel die Adressen der
Empfänger des Briefes, Angaben zur Anred, Titel, etc.
Das Hauptdokument ist der eigentliche Brief. Es enthält alle Elemente (Text, Grafiken
usw.) , die in jedem einzelnen Ausdruck identisch sein müssen.
Im Hauptdokument werden auch Platzhalter erzeugt, die sogenannten
Seriendruckfelder.
Hauptdokument und Datenquelle werden zum Schluss zusammengeführt, so dass die
Seriendruckfelder mit den Daten der Datenquelle gefüllt werden können.
1.
Wir klicken im Register SENDUNGEN , Gruppe Seriendruck starten auf
Seriendruck starten/Briefe
Alternativ ist es auch möglich, den Aufgabenbereich „Seriendruck“ aufzurufen und mit
Hilfe eines Assistenten den Serienbrief zu erstellen. Im Beispiel werden wir diesen
Assistenten nicht verwenden
2.
Wir erstellen ganz normal einen Brief, unser Hauptdokument. Der Brief solle alle
Elemente enthalten, die später in jedem exemplar enthalten sein sollen
1.
Wir erstellen also den nachfolgenden Brief:
© B.Weißkopf
Nice &Beauty
Ladyfarm
Am See 100
9000 Erlangen
25.04.2015
Einweihung unserer neuen Beauty-Farm
Sehr geehrte «Anrede» «Nachname»,
Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wie ganz in Ihrer Nähe unsere BeautyFarm neu eröffnen konnten. Unser Angebot ist sehr vielseitig und wir garantieren Ihnen,
dass für jeden etwas dabei ist. Die ersten 50 Gäste unserer Eröffnungsfeier erhalten
übrigens einen Gutschein für einen Ayurveda-Wohlfühltag, den Sie dann vielleicht mit
einem Wohlfühl-Wochenende kombinieren können. Vielleicht gefällt Ihnen unsere
Beauty-Farm so gut, dass Sie im Anschluss gleich ein Verwöhnwochenende oder sogar
die Pärchentage bei uns buchen. Egal wozu Sie sich entschließen oder ob Sie vorerst
einfach mal unverbindlich Beauty Luft schnuppern wollen, Sie sind immer herzliche
willkommen bei uns und dürfen Sie das Beste erwarten. Lassen Sie sich überraschen,
wir freuen uns auf Sie am
05. Dezember 2014
um 10:00 Uhr in unserem blauen Salon
Ihr Beauty Team
Beate von Sasky-Heidenfeld
Geschäfstführerin
© B.Weißkopf
Datenquelle anlegen
Den Brief haben wir nun geschrieben, jetzt müssen wir das Hauptdokument mit einer
Datenquelle verbinden. Wenn die Datenquelle noch nicht angelegt ist, sollten wir dies
jetzt tun.
Wir klicken im Register SENDUNGEN, Gruppe Seriendruck starten auf Empfänger
auswählen und klicken dann auf „Neue Liste eingeben“.
 Hier geben wir jetzt die entsprechenden Daten ein. Den nächsten Eintrag geben wir
über „Neuer Eintrag“ ein
ACHTUNG: Bitte nicht die ENTER-Taste drücken!
© B.Weißkopf
Bearbeitung der Datenmaske
 Wenn wir Spalten löschen oder hinzufügen möchten, klicken wir auf „Spalten
anpassen“
 Wir benötigen die Spalten Anrede, Vorname, Nachname, Postleitzahl Ort, Straße
Die Straßennamen tragen Sie bitte nach Phantasie ein, die Liste bitte
außerdem OHNE die Leerzeile erstellen.
Datenquelle Speichern
Wenn man auf OK drückt, kann die Datenquelle gespeichert werden.
Datenquelle verbinden
 Nun ist die Datenquelle erstellt und gespeichert, wir können sie nun aufrufen:
 Doppel-Klick auf die Datenquelle. Navigieren Sie zu der Stelle, wo die
Datenquellegespeichert ist!
© B.Weißkopf
 Jetzt ist das Feld „Seriendruckfeld einfügen“ im Register Sendungen, Gruppe Felder
schreiben und einfügen aktiv.
 Wir klicken auf die Stelle im Hauptdokument, wo das erste Seriendruckfeld eingesetzt
werden soll. Zum Beispiel dorthin, wo die Anrede erscheinen soll. Die Anrede ist ja
unterschiedlich, je nachdem ob Herrn oder Frau,
 daher klicken wir anschließend in der Liste auf „Anrede“
 Wir geben jetzt nacheinander alle Seriendruckfelder für die Empfängeranschrift ein,
dabei vergessen wir nicht, zwischen den Feldern ein Leerzeichen zu machen, sonst fehlt
das später auch im Dokument!.
 Zum Schluss sieht das so aus:
Seriendruckvorschau
 Wenn wir unsere Seriendruckfelder eingesetzt haben, dann klicken wir auf die
Vorschau um uns den ersten Brief anzusehen:
 Wenn wir uns die anderen Briefe auch in der Vorschau ansehen möchten, navigieren
wir über die Pfeile
 Das sieht schon ganz gut aus
© B.Weißkopf
Wir erstellen eine Regel
Wenn wir zu Datensatz für Herrn Bär gehen, sehen wir aber, dass die Grußformel nicht
stimmt:
. Das „r“ fehlt. Wir müssen also dem Programm
den Befehl geben, wenn in der Empfängeranschrift als Anrede „Frau“ steht, dann kann es
„Sehr geehrte…“ heißen, sonst muss es „Sehr geehrter …“ heißen.
So geht’s:
Wir klicken genau an die Stelle, an der das „r“ fehlt.
Jetzt klicken wir im Register SENDUNGEN in der gruppe „Vorschau Ergebnisse“ auf
Regeln und wählen die Wenn-Dann-Sonst-Bedingung aus:
Wir erhalten ein Dialogfenster und geben folgendes ein:
Das bedeutet: Wenn die Anrede ist GLEICH Frau, dann ..
Jetzt wird in dem Feld „Dann diesen Text einfügen“ nichts eingetragen, denn wenn die
Anrede Gleich „Frau“ ist, muss das Programm ja nichts machen, in dem Fall ist „Sehr
geehrte..“ doch richtig.
Aber im zweiten Feld „Sonst diesen Text einfügen“ schreiben wir ein „r“ hin, denn wenn
die Anrede nicht gleich „Frau“, also im „Sonst-Fall“ muss es ja heißen „Sehr geehrter..“.
Wir bestätigen mit OK und sehen, dass nun das Programm ganz automatisch die richtige
Grußformel anwendet.
Nun klicken wir die Seriendruckvorschau ein weiteres Mal an, um sie zu schließen.
© B.Weißkopf
Der letzte Schritt: Das Zusammenführen
Wir klicken einfach auf Fertigstellen
und Zusammenführen. Das
Dokument ist jetzt fertig und kann gedruckt werden. Es wird ein kleines Dialogfenster
eingeblendet . Hier können wir bestimmten, welche Datensätze ausgedruckt werden
sollen.
Einzelne Dokumente bearbeiten
Wenn man die Option „Einzelne Dokumente bearbeiten“ wählt, dann erhält man die
zusammengeführten Dokumente und kann diese einzeln bearbeiten. Den Druck starten
man wie gewohnt mit dem normalen Drucken-Befehl
Fertig!
© B.Weißkopf

Download Report