G(x) x2 x2 Feasible area II I x1 8 Einführung in die Wirtschaftsinformatik IT Management Prof. Dr. Volker Herwig Telefon WAP Internet persönlicher Kontakt Marketing Automation Customer Interaction Center Post/Fax Sales Automation Data Mining persönlicher Kontakt OLAP Analytisches CRM Closed Loop Architecture Customer Data Warehouse bzw. Data Marts Back Office Prof. Dr. Volker Herwig Supply Chain Management Operatives CRM Front Office Interaktives CRM Mailings E-Mail Enterprise Resource Planing Computer Integrated Manufacturing ... 4 x1 4 8 12 Semesterübersicht Wirtschaftsinformatik Computersysteme Datenorganisation Systementwicklung IT Management Prof. Dr. Volker Herwig 2 Inhalt Strategisches IT Management IT Aufbauorganisation Übung: IT Aufgaben/Aufbauorganisation IT Outsourcing Operative Aspekte IT Controlling Übung: Open Source/Kennzahlen IT Risikomanagement Benchmarking IT Sicherheit und Datenschutz Enterprise Architecture – Einführung Balance Scorecard – Einführung Übung: Risikoanalyse/BSC Prof. Dr. Volker Herwig 3 IT-Management IT-Management ist eine Teilaufgabe des Informationsmanagements. Dabei versteht man mehrheitlich unter dem je nach Standpunkt uneinheitliche definierten und interpretierten Begriff Informationsmanagement a) primär die Aufgabe, den für das Unternehmen (nach Kapital und Arbeit) „dritten Produktionsfaktor“ Informationen zu beschaffen und in einer geeigneten Informationsstruktur bereitzustellen, und b) davon ausgehend die Aufgabe, die dafür erforderliche IT-Infrastruktur, d.h. die informationstechnischen und personellen Ressourcen für die Informationsbereitstellung, • Langfristig zu planen und • Mittel- und kurzfristig zu beschaffen und einzusetzen Prof. Dr. Volker Herwig 4 IT-Management IT-Management entspricht der Aufgabe b). Die in Aufgabe a) zu entwickelnde Informationsstruktur leitet sich aus • den Unternehmensaufgaben (Beispiele.: Herstellung und Vertrieb technischer Produkte, Erbringung von Finanzdienstleistungen) und • den Unternehmenszielen (Beispiele.: Steigerung der Marktanteile, Verbesserung der Produktqualität) ab. Prof. Dr. Volker Herwig 5 Strategisches IT-Management Hat die Aufgabe, eine IT-Infrastruktur bereitzustellen, mit der sich eine für alle Ebenen des Unternehmens geeignete Informationsstruktur realisieren lässt. Dazu ist als wichtigste strategische Maßnahme über die langfristige Verteilung der IT-Ressourcen, kurz über die IT-Verteilung, zu entscheiden. Festzulegen ist, wie die IT-Ressourcen, d.h. in erster Linie Hardware, Kommunikationseinrichtungen und IT-Personal, im Unternehmen • informationstechnisch, • räumlich bzw. geografisch und • organisatorisch zu verteilen bzw. zuzuordnen sind. Prof. Dr. Volker Herwig 6 Organisatorische Verteilung Für die Entscheidungen über die organisatorische Verteilung der IT-Ressourcen und damit über die Zuordnung des IT-Personals sind u.a. folgende Fragen beantworten: • Sollen die Verantwortlichkeiten • für alle strategischen Entscheidungen und/oder • für alle operativen Aufgaben Zentral zusammengefasst oder dezentral (häufig gekoppelt mit geografisch) verteilt werden • Wo soll die professionelle Entwicklung (und Wartung) bzw. die Auswahl von Anwendungssoftware erfolgen? • Wo und von wem soll die Betreuung der Benutzer vorgenommen werden? Prof. Dr. Volker Herwig 7 Quelle: Hanschke, I.: Strategisches IT Management. Bezugsrahmen Prof. Dr. Volker Herwig 8 Strategisches und operatives IT Management Prof. Dr. Volker Herwig 9 Übung – Aufgabenverknüpfung IT Ebenen Erarbeiten Sie Beispiele für Aufgaben aus dem Bereich strateg. IT Management und verknüpfen Sie diese mit Aufgaben aus dem operativen IT Management Die folgende Tabelle gibt ein Muster… Dauer ca.: 10 Minuten Zeit… Prof. Dr. Volker Herwig 11 IT-Management – Betriebsw. Methoden Beispiele computergestützter Methoden und Verfahren der Betriebswirtschaftslehre: • Systematische Vorgehensweisen: top-down, Erhebungstechniken der Istanalyse, Portfoliotechnik, Szenarioanalyse u.a. • Aufstellung von Argumentenbilanzen: Gegenüberstellung der Vor-/Nachteile, Herausarbeiten von K.-o.-Kriterien • Durchführung von Wirtschaftlichkeitsanalysen mit Kosten-/Nutzen-Vergleichen • Multifaktorenmethoden und Nutzwertanalysen für den Einbezug qualitativer Beurteilungskriterien Prof. Dr. Volker Herwig 14 Inhalt Strategisches IT Management IT Aufbauorganisation Übung: IT Aufgaben/Aufbauorganisation IT Outsourcing Operative Aspekte IT Controlling Übung: Open Source/Kennzahlen IT Risikomanagement Benchmarking IT Sicherheit und Datenschutz Enterprise Architecture – Einführung Balance Scorecard – Einführung Übung: Risikoanalyse/BSC Prof. Dr. Volker Herwig 15 Drei Dimensionen von Organisation 1. Org. als Tätigkeit, Arbeit, Aufgabe (Aktion) 2. Org. als Regelung, Anweisung, Vorschrift (Vorgabe) 3. Org. als Ergebnis dieser Tätigkeit: System = Menge von Elementen die miteinander in Beziehung stehen Prof. Dr. Volker Herwig 16 Systemhierarchie Darstellungsweise von Abstraktionsebenen Analyserichtung: 1 Top-down 1.1 1.2 Systemebene 1 1.3 Systemebene 2 Mid-out 11.3 112.1 112.2 Prof. Dr. Volker Herwig Bottom-Up 11.1 11.2 Systemebene 3 12.1 12.2 13.1 13.2 13.3 122.1 122.2 122.3 133.1 133.2 Systemebene 4 17 Organisationsarten Aufbauorganisation Struktur der Organisation Prozeßorganisation und Ablauforganisation Ablaufende Prozesse in der Organisation Projektorganisation Organisation von Projekten Prof. Dr. Volker Herwig 19 Organisationsverwendung Häufig ist die Aufbauorganisation Vorgabe für Ablauforganisation bzw. Prozeßorganisation. Für Optimierung ist jedoch eine simultane Betrachtungsweise notwendig und keine statische (Prozeß!). Adaptive Organisation - lernende Organisation …Geschäf tspr Prof. Dr. Volker Herwig ozesse und Workflows 20 Modelle für die Organisationsarten Allgemein gültige vereinfachte Organisationslösung (nach Steinbuch) a) Vorgehensmodelle: Verbreitet bei Prozeß- und Projektorganisation (Phasenmodell, Wasserfallmodell, Spiralmodell, SAP-Vorgehensmodell etc.) b) Referenzmodelle: Darstellung d. bwl. Leistungsumfanges eines Softwareanwendungssystems z. B.: Becker, Referenzmodelle f. Handelsbetr. Scheer, Referenzmodelle f. industr. Gesch.proz. c) Informationsmodelle: insbesondere bei OO-Proj. + betr. Standardsoftware (BAAN, SAP etc.) d) Kommunikationsmodelle: z. B.: ISO/OSI-Kommunikationsmodell (Regelsystem f. Aufbau und Durchführung d. Datenübertragung) In speziellen Bereichen weitere Modellarten (z. B. Softwaredesign). Prof. Dr. Volker Herwig 23 Organisationsformen • Idealtypen von organisatorischen Strukturen eines Unternehmens • Aufbauorganisation als System mit Elementen (Abteilungen, Stäbe,...) • Beziehungen zwischen Elementen bestimmen die Organisationsform Ab satzle it un g leitu n g Märk te Verkauf od uk te Distribu tion A B C Ab sa tz Pr Verkaufs förderun g Pro duk tgr upp en Produktentwick lung Marktforschun g Werbun g Fu n nktione Prof. Dr. Volker Herwig 47 Organisationsformen – Merkmale der Systembeziehungen • Unterscheidungen - Merkmale von Systembeziehungen – Zentralisierung • Verrichtung • Objekt • Region – Unterstellung • Einfachunterstellung • Mehrfachunterstellung – Kompetenz • Vollkompetenz - Linienorganisation • Teilkompetenz - Stablinienorganisation Prof. Dr. Volker Herwig 48 Organisationsformen - Funktional – Funktionale Organisation/(Stab-)Linienorganisation • Verrichtungszentralisation • Einfachunterstellung • Voll-/Teilkompetenz • Einheitlicher Instanzenweg • Klare Zuständigkeiten • Überlastung der Führungskräfte • Schwerfälligkeit • Spezialisierung Prof. Dr. Volker Herwig 49 Beispiel Geschäftsleitung Beschaffung Prof. Dr. Volker Herwig Fertigung Vertrieb 50 Organisationsformen - Divisional – Divisionalorganisation (Sparten-) • Objektzentralisation • Einfachunterstellung • Auseinanderentwicklung einzelner Sparten • keine Spezialisierungsvorteile • Unternehmensziele werden sekundär • hohe Transparenz • Eigenverantwortlichkeit Prof. Dr. Volker Herwig 51 Beispiel Geschäftsleitung Produkt A Produkt B Produkt C Beschaffung Beschaffung Beschaffung Fertigung Fertigung Fertigung Vertrieb Vertrieb Vertrieb Prof. Dr. Volker Herwig 52 Organisationsformen - Matrix – Matrixorganisation • gleichzeitig Objekt- und Verrichtungszentralisation • Mehrfachunterstellung • Vorteile aus anderen Typen • Problem der Mehrfachunterstellung • z.B. Projektmanagement Prof. Dr. Volker Herwig 53 Prof. Dr. Volker Herwig Distribution Verkauf Verkaufsförderung Werbung Marktforschung Produktentwicklung Beispiel Absatzleitung Produktgruppen A B C 54 Matrixorganisation Absatzleitung nen o i t k duk t e Märkte Fun Pro Prof. Dr. Volker Herwig 55 Dokumentation Aufbauorg. • Darstellungstechniken – – – – Organisationsplan (graphisch) - Aufbauorganisation Stellenbeschreibung (verbal) - Merkmale einer Stelle Stellenbesetzungsplan (verbal) - personelle Besetzung Funktionendiagramm (graphisch) - Anteile der Stellen an der Erfüllung der Gesamtaufgabe – Führungsanweisung (verbal) Prof. Dr. Volker Herwig 56 Organisationsplan • Darstellungstechniken - Organisationsplan Geschäftsleitung Beschaffung – – – – Fertigung Vertrieb Stellenleiter Mitarbeiterzahl Stäbe .... Prof. Dr. Volker Herwig 57 Beispiel - Aufbauorganisation einer ITAbteilung Unternehmensleitung IT-Abteilung (Variante 1) Produktion IT-Abteilung (Variante 3) Prof. Dr. Volker Herwig Vertrieb Buchhaltung Finanz- und Rechnungswesen Kostenrechnung IT-Abteilung (Variante 2) IT-Abteilung (Variante 1) 66 Aufbauorganisation der IT-Abteilung Die interne Struktur der IT-Abteilung ergibt sich aus den Aufgaben des operativen ITManagements, die sich als Geschäftsprozesse der Informationsverarbeitung auffassen lassen. Sie werden wie folgt wahrgenommen: • Rechenzentrum: Ausführung der Stapelverarbeitung (Batchläufe) und Bereitstellung von Computersystemen (Rechner, Peripheriegeräte) für die Dialoganwendungen, insbesondere die Transaktionssysteme, durch den Rechenzentrumsbetrieb (RZ-Betrieb). Der RZ-Betrieb gliedert sich die in die hauptsächlich für die Stapelverarbeitung erforderlichen Arbeitsgebiete Arbeitsplanung, Arbeitsvorbereitung, Operating, Nachbereitung und (zentrale) Datenerfassung. Prof. Dr. Volker Herwig 67 Aufbauorganisation der IT-Abteilung • Systementwicklung: Entwicklung und Einführung neuer Anwendungssysteme in Form von IT-Projekten und Wartung der im Einsatz befindlichen Anwendungssysteme. Die Systementwicklung wird meistens anwendungsbezogen in Gruppen unterteilt, die sich getrennt mit mathematisch-technischen und mit betriebswirtschaftlich-organisatorischen Anwendungssystemen befassen. Die Projektarbeit führt zu einer häufig wechselnden Zuordnung der Mitarbeiter zu Projekten • Benutzerservicezentrum: Betreuung der Benutzer im Umgang mit Anwendungssystemen, insbesondere Officepaketen und dem Internet Prof. Dr. Volker Herwig 68 Aufbauorganisation der IT-Abteilung Informationsverarbeitung IT-Controlling Systementwicklung Systembetrieb Rechenzentrum RZ-Betrieb Netzmanagement Systembetreuung Benutzerservicezentrum IT-Projekte ... Datenverwaltung Arbeitsplanung Arbeitsvorbereitung Operating Nachbereitung Datenerfassung Prof. Dr. Volker Herwig 69 Managementaspekte Grundzüge der Wirtschaftsinformatik, 9. Auflage, Springer Prof. Dr. Volker Herwig 70 IT Management im Unternehmen • CIO (Chief Information Officer) soll höhere Bedeutung der IT im Unternehmen wiederspiegeln • CIO ist Mitglied der Geschäftsleitung oder einem Vorstand direkt zugeordnet (üblicherweise CFO) Aufgabengebiete: • • • • • • Entwicklung und Umsetzung einer IT-Strategie für die IT Erarbeitung, Festlegung und Durchsetzung der IT Standards Unterstützung der Fachbereiche bei der Entwicklung und Optimierung von Lösungen für deren Geschäftsprozesse Identifikation und Einführung von so genannten Best Practices für das Unternehmen Förderung des Informationsflusses zwischen allen Gruppen des Unternehmens, die an IT Lösungen arbeiten beziehungsweise mit diesen arbeiten Planung, Überwachung und Analyse der IT Budgets und IT Kosten sowie Initiierung und Überwachung von Kostensenkungsprogrammen in Zusammenarbeit mit dem IT Controlling Prof. Dr. Volker Herwig 71 Organisation – Interaktionen (Exkurs) Kundengruppen Management Interne Kunden Anwender Bedarf Service Management Organisation Service Delivery Management Account Management Service Provision Management Interne IT Organisation z.B. n Application Mgmt. Prof. Dr. Volker Herwig Service Level Agreement ( pro Kundengruppe ) Service Operational Level Agreements Externer Service Provider z.B. n Infrastructure Mgmt. n Helpdesk 72 Organisation – Interaktionsbeteiligte (Exkurs) Geschäftsprozess Account Manager Service Manager Service Manager Service Manager extern Service Provider Service Provider intern Prof. Dr. Volker Herwig Service Provider Service Provider 73 Aufgabe zur Übung Aufgabe: Wägen Sie die unterschiedlichen Organisationsformen gegeneinander ab. Welche IT Organisationsform weißt die FH Erfurt auf? Was zeichnet diese Organisationsform aus (Vor-/ Nachteile)? Wie würden Sie die IT Leistungen innerhalb der FH Erfurt organisieren? Prof. Dr. Volker Herwig Aufgabe zur Übung Aufgabe: Lesen Sie den Beitrag zu den Gartner Beitrag zu den Core IT Management topics. Prof. Dr. Volker Herwig Prof. Dr. Volker Herwig 78
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