Anleitung zum Antragsformular KA1

Anleitung zum elektronischen Antragsformular in der Leitaktion
1 (Mobilität) im Programm Erasmus+
4 Schritte zu einer erfolgreichen Antragstellung
1. Was sollte im Vorfeld geklärt werden?
Meine Einrichtung ist im Teilnehmerportal registriert und hat eine neunstellige Identifizierungsnummer (PIC)
erhalten. Zusätzlich wurden folgende Dokumente im Teilnehmerportal hochgeladen:
 Ausgefülltes Formblatt „Rechtsträger“ (öffentliche oder private Einrichtung)
 Nachweis des Rechtsstatus der Einrichtung (z.B. Auszug aus dem Handelsregister, Vereinsregister oder bei
Schulen ein Bestätigungsschreiben der übergeordneten Einrichtung/Behörde)
 Ausgefülltes Formblatt „Finanzangaben“
2. Registrierung der Partnereinrichtungen
Jede im Antragsformular der Berufsbildung angegebene ausländische Partnereinrichtung muss ebenfalls eine PICNummer haben. Ohne PIC-Nummer kann keine Einrichtung ins Antragsformular aufgenommen werden. Für eine
Antragstellung im Sektor Berufsbildung sollen die ausländischen Partner zum Zeitpunkt der Antragstellung
möglichst vollständig aufgeführt werden. Liegt für einzelne Partner bis zur Antragstellung keine PIC vor, kann der
Partner während der Durchführung hinzugenommen werden.
Für eine Antragstellung im Sektor Erwachsenenbildung müssen noch keine Partner benannt werden.
3. Herunterladen des Antragsformulars
Das von der EU-Kommission zur Verfügung gestellte elektronische Antragsformular (e-Form) reichen Sie
ausschließlich elektronisch bei Ihrer Nationalen Agentur ein. Die Einreichung einer Printfassung des Antrags ist
nicht mehr notwendig. Das elektronische Antragsformular ist eine PDF-Datei. Zur fehlerfreien Bearbeitung ist die
jeweils aktuelle Version des Adobe Readers (XI) notwendig. Die aktuelle Version des Adobe Readers können Sie
kostenlos unter www.adobe.com herunterladen.
Laden Sie die PDF-Datei von der NA-Homepage herunter, speichern Sie diese lokal ab und füllen das Formular
anschließend der Reihe nach vollständig aus. Das elektronische Antragsformular finden Sie auf unserer
Internetseite im Dokumentencenter:
Antrag für die Berufsbildung: http://www.nabibb.de/service/dokumentencenter/erasmus_berufsbildung/mobilitaet.html
Antrag für die Erwachsenenbildung: http://www.nabibb.de/service/dokumentencenter/erasmus_erwachsenenbildung/mobilitaet.html
Für das Ausfüllen des Formulars ist eine Internetverbindung notwendig. Speichern Sie
das Formular während der Eingabe regelmäßig.
Achtung: Nicht gespeicherte Daten gehen bei der Online-Einreichung verloren.
Sollten Sie bereits die englische Fassung des Antragsformulars bearbeiten, so können
Sie die Beantwortung der Fragen auf Deutsch vornehmen. Die Antragstellung kann
komplett mit der englischen Fassung vollzogen werden und Sie müssen die Daten nicht
in die deutsche Version übertragen.
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4. Wie ist der Antrag auszufüllen?
4.1. Herunterladen und Speichern
Zur Unterstützung in der Bearbeitung des elektronischen Antragsformulars folgende Hinweise:
 die dunkelgrauen Felder können nicht ausgefüllt werden. Dies erfolgt automatisch.
 Alle rot gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder und daher unbedingt auszufüllen.
Sollten Sie beim Herunterladen des Formulars diesen Hinweis erhalten, dann werden Sie aufgefordert, das
Antragsformular auf Ihrem Rechner zu speichern. Bitte speichern Sie das Dokument indem Sie auf dieses Symbol
klicken
und schließen Sie diese Datei. Dann rufen Sie das Antragsformular über Ihren Rechner erneut auf.
Jetzt müsste Ihnen das Antragsformular vollständig angezeigt werden und Sie können mit dem Ausfüllen
beginnen.
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Der Durchführungszeitraum beginnt für alle Projekte zum 01.06.2015. Das Antragsformular berechnet
automatisch das Projektende, wenn Sie eine Projektdauer von 12 oder 24 Monaten auswählen. Sollten Sie ein
anderes Projektstartdatum angeben, wird dies von der NA auf 01.06.2015 zurückgesetzt.
Wählen Sie die Nationale Agentur aus, bei der Sie den Antrag einreichen möchten. DE02 (Deutschland) für
Nationale Agentur beim BIBB.
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4.2. Eingabe von Einrichtungen durch PIC-Nummer
Geben Sie die PIC-Nummer in das
vorgesehene Feld und klicken auf
„PIC Prüfen“.
Nur wenn Sie mit dem Internet
verbunden sind, können die Daten
von dem EU-DatenbankTeilnehmerportal (URF) ins
Antragsformular überspielt
werden.
Sollten wichtige Daten, wie z. B.
die Anschrift fehlen, so gehen Sie
bitte in Ihre TeilnehmerportalRegistrierung und fügen die Daten
nach. Anschließend geben Sie den
PIC erneut ein
Achten Sie darauf, dass im Bereich „Profile/Profil“ das Feld „Art der Einrichtung/Type of Organisation“ ausgefüllt
ist. Wenn nicht, dann wählen Sie bitte eine passende Möglichkeit aus. Auch die Felder „Total number of Staff“
(hier Anzahl der Mitarbeiter/-innen der Einrichtung) und das Feld „Total number of learners“ (Anzahl der
Lernenden in der Einrichtung) sind Pflichtfelder.
Felder für weitere Partnereinrichtungen können Sie mit dem Button „Add Partner/Partner hinzufügen“
aktivieren.
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4.3. Beantragung als nationales Konsortium
Wenn Projekte von einem nationalen Mobilitätskonsortium beantragt werden, müssen alle Mitglieder des
Konsortiums aus Deutschland stammen und zum Zeitpunkt der Antragstellung benannt werden. Ein Konsortium
muss aus mindestens drei Organisationen bestehen.
Antragstellende Organisation: Beantragung des jeweiligen Mobilitätsprojekts sowie Unterzeichnung und
Verwaltung der Finanzhilfevereinbarung und die Berichtlegung; der Antrag kann vom Koordinator eines nationalen
Mobilitätskonsortiums gestellt werden, der ein Konsortium von Partnerorganisationen des betreffenden Landes
leitet, das Lernende und Personal aus berufsbildenden Einrichtungen zu Aktivitäten ins Ausland entsendet; der
Koordinator des nationalen Mobilitätskonsortiums kann auch – muss aber nicht – als entsendende Organisation
fungieren.
Sollten Sie einen Mobilitätsantrag als nationales Konsortium einreichen, so geben Sie dies unter dem Punkt
„Consortium/Konsortium“ mit „Yes/Ja“ an. Daraufhin erscheinen im Antragsformular Eingabefelder für
mindestens zwei weitere Konsortialpartner.
Die Eingabe für die weiteren deutschen Einrichtungen können Sie mit oder ohne eine PIC-Nummer vornehmen.
Im Falle einer Eingabe ohne PIC-Nummer achten Sie bitte unbedingt darauf, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt
werden.
Sollten Sie weitere Mitglieder Ihres nationalen Konsortiums anlegen wollen, so verwenden Sie den Button „Add
Member/Mitglied hinzufügen“.
Vergessen Sie als nationales Konsortium nicht, die notwendigen „Mandates“ dem Antrag beizulegen. Die Vorlage
für ein „Mandate“ finden Sie im jeweiligen Dokumentencenter.
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4.4. Eingabe und Berechnung der Mobilitäten in der Berufsbildung
A.) Beantragung von Lernenden
Für die Lernenden verwenden Sie bei Art der Aktivität (Activity-Type) die beiden folgenden
Aktivitätsmöglichkeiten:
 VET learners traineeships in companies abroad (Auszubildende/Lernende gehen in Unternehmen im
Ausland)
 VET learners traineeships in vocational institutes abroad (Auszubildende/Lernende gehen in schulische
Einrichtungen im Ausland).
Long-term activity:
Eine „long-term activity“ sollten Sie mit „Ja“ kennzeichnen, wenn Ihre geplante Aktivität eine Aufenthaltsdauer
von 30 Tagen oder mehr haben sollte. Da es nicht möglich ist, für denselben Aktivitäten-Typ eine long-term und
eine short-term activity zu beantragen, raten wir Ihnen dazu, dann die long-term activity zu wählen und im Feld
„Duration (full months)“ eine NULL einzufügen, wenn Sie auch einen Flow unter 30 Tagen anlegen. Unter
„Duration (extra Days)“ fügen Sie dann die eigentlichen Tage ein. Diesen Vorgang finden Sie als Beispiel in Flow 2.
Die Berechnung der „Reisekosten /Distance Band)“ erfolgt auf Grundlage der Entfernungspauschale
(Distanzbänder). Hier wird die Entfernung vom Anreise- bis Zielort zu Grunde gelegt. Zur Berechnung der Distanz
verwenden Sie bitte den „Entfernungsrechner“ der EU-Kommission: http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/tools/distance_de.htm. Nach Auswahl des „Distanzbandes“ erfolgt die Berechnung automatisch.
Der Zuschuss für Individuelle Unterstützung/Aufenthaltskosten wird nach der Dauer des Aufenthaltes im Zielland
berechnet. Zusätzlich zur Aufenthaltsdauer können bis zu 2 Tage für die An- und Abreise (Travel Days) beantragt
werden. Denken Sie daran, dass der Mindestaufenthalt für Lernende 2 Wochen, bei mindestens 10
„Arbeitstagen“, (ohne Reisetage) betragen muss.
Sollten Sie für Teilnehmende mit einer Behinderung über die regulären Fördersätze hinaus Kosten für deren
Mobilitäten benötigen, so geben Sie hier bitte deren Teilnehmerzahl im Feld „Participants with special needs
/Behinderungsbedingtem Mehraufwand“ an. Die Begründung und Beantragung der Kosten erfolgt an einer
anderen Stelle des Antrags.
Falls zutreffend, geben Sie im Feld „No. of apprentices (out of total number of participants)“ die Anzahl der
betrieblichen Auszubildenden (also Personen in dualer Ausbildung nach BBiG oder Handwerksordnung) aus der
Gesamtzahl der Teilnehmenden an.
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Bitte bedenken Sie, dass eine Beantragung der sprachlichen Vorbereitung
und des online-linguistic-tools nur möglich ist, wenn Sie eine long-term activity ausgewählt haben und eine
Aufenthaltsdauer (ohne Reisetage) von 30 Tagen oder mehr gegeben ist.
Zusätzliche Flows können Sie über den „Plusbutton“ anlegen.
Neue Aktivitäten/Activities können Sie über „Add Activity“ hinzufügen oder über „Remove Activity“ löschen. Bitte
beachten Sie, dass immer nur der letzte Flow oder die letzte Activity gelöscht werden kann.
Die Beantragung von Begleitpersonen (Accompanying Persons) entnehmen Sie bitte dem Kapitel 4.6. „Eingabe
und Berechnung von Begleitpersonen“.
B.) Beantragung Bildungspersonal
Für die Beantragung des Bildungspersonals stehen Ihnen folgende Arten der Aktivität (Activity-Type) zur
Verfügung:
 Staff training abroad (Bildungspersonal: Lernaufenthalte im Ausland);
 Teaching/training assignments abroad (Unterrichtsaufenthalte im Ausland).
Zusätzliche Flows können Sie über den „Plusbutton“ anlegen.
Neue Aktivitäten/Activities können Sie über „Add Activity“ hinzufügen oder über „Remove Activity“ löschen. Bitte
beachten Sie, dass immer nur der letzte Flow oder die letzte Activity gelöscht werden kann.
Die Berechnung der „Reisekosten /Distance Band)“ erfolgt auf Grundlage der Entfernungspauschale
(Distanzbänder). Hier wird die Entfernung vom Anreise- bis Zielort zu Grunde gelegt. Zur Berechnung der Distanz
verwenden Sie bitte den „Entfernungsrechner“ der EU-Kommission: http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/tools/distance_de.htm. Nach Auswahl des „Distanzbandes“ erfolgt die Berechnung automatisch.
Sie können maximal einen Anreise- und einen Abreisetag (Travel Days) beantragen. Denken Sie daran, dass der
Mindestaufenthalt für das Bildungspersonal 2 Tage (ohne Reisetage) betragen muss.
Tragen Sie die genaue Dauer der Aufenthaltstage in Feld „Total Duration Excluding Travel Days“ ein. Das
Antragsformular füllt dann automatisch das Feld „Duration (full month)“ oder das Feld „Duration (extra Days)“
aus.
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4.5. Eingabe und Berechnung der Mobilitäten in der Erwachsenenbildung
Für die Beantragung des Bildungspersonals stehen Ihnen folgende Arten der Aktivität (Activity-Type) zur
Verfügung:
 Job-Shadowing
 Structured Course/Training Events
 Teaching/training assignments abroad (Bildungspersonal: Ausbildungs-/Lehraufenthalte im Ausland).
Zusätzliche Flows können Sie über den „Plusbutton“ anlegen. Neue Aktivitäten/Activities können Sie über „Add
Activity“ hinzufügen oder über „Remove Activity“ löschen. Bitte beachten Sie, dass immer nur der letzte Flow
oder die letzte Activity gelöscht werden kann.
Die Berechnung der „Reisekosten /Distance Band)“ erfolgt auf Grundlage der Entfernungspauschale
(Distanzbänder). Hier wird die Entfernung vom Anreise- bis Zielort zu Grunde gelegt. Zur Berechnung der Distanz
verwenden Sie bitte den „Entfernungsrechner“ der EU-Kommission: http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/tools/distance_de.htm. Nach Auswahl des „Distanzbandes“ erfolgt die Berechnung automatisch.
Sie können maximal einen Anreise- und einen Abreisetag (Travel Days) beantragen. Denken Sie daran, dass der
Mindestaufenthalt für das Bildungspersonal 2 Tage (ohne Reisetage) betragen muss.
Tragen Sie die genaue Dauer der Aufenthaltstage in Feld „Total Duration Excluding Travel Days“ ein.
4.6. Eingabe und Berechnung von Begleitpersonen
Für eine Finanzierung von Begleitpersonen zusätzlich zu Organisationsmitteln des Projekts müssen bestimmte
Voraussetzungen vorliegen: Ein Teilnehmer/eine Teilnehmerin benötigt aufgrund einer Behinderung eine
Assistenz (special need/ besonderer Bedarf), Lernende haben besonderen Förderbedarf oder sind minderjährig.
Die Anzahl von Begleitpersonen soll dabei im Verhältnis stehen zum Begründungszusammenhang (in der Regel 1
Begleitperson pro Gruppe), ebenso die Dauer ihres Aufenthaltes (in vielen Fällen muss eine Begleitperson nicht
über die gesamte Aufenthaltsdauer der Lernenden vor Ort sein). Die Notwendigkeit für Begleitpersonen muss in
Kapitel H des Antrags begründet werden
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Bitte beachten Sie, dass es zwei Möglichkeiten gibt, Begleitpersonen zu beantragen:
Begleitpersonen, die über den gleichen Zeitraum im Ausland sind wie die zu begleitenden Teilnehmer, werden
im gleichen Flow beantragt. Tragen Sie die Anzahl der Begleitpersonen in das Feld „Accompanying Persons (out
of total number of Participants)“ ein. Die Kostenarten Travel/Reisekosten, Individual Support/Aufenthaltskosten
werden automatisch berechnet und erscheinen unter dem Punkt „J. Budget“. Organisationsmittel werden für
Begleitpersonen nicht berechnet.
Begleitpersonen, die kürzer im Ausland sind als die zu begleitenden Teilnehmer werden als Bildungspersonal
beantragt. Wählen Sie die Aktivität (Activity-Type) Staff training abroad und tragen Sie die Anzahl der
Begleitpersonen in das Feld „Accompanying Persons (out of total number of Participants)“ ein. Beachten Sie, dass
für Begleitpersonen keine Organisationsmittel berechnet werden.
Zusätzliche Flows können Sie über den „Plusbutton“ anlegen.
Neue Aktivitäten/Activities können Sie über „Add Activity“ hinzufügen oder über „Remove Activity“ löschen. Bitte
beachten Sie, dass immer nur der letzte Flow oder die letzte Activity gelöscht werden kann.
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4.7 Zusammenfassung des Budgets
Die Kostenarten Travel/Reisekosten, Individual Support/Aufenthaltskosten und Organisational
Support/Organisationsmittel werden vom Antragsformular automatisch aus den vorab angelegten
Acitivities/Aktivitäten übernommen und berechnet.
Beispiel: Budget für die Mobilitäten in der Berufsbildung:
(A1) 9 Lernende in Unternehmen nach Belgien 44 Tage plus 1 Begleitperson 44 Tage
(A1) 20 Lernende in Unternehmen nach UK 18 Tage
(A2) 1 Begleitperson nach UK 7 Tage – angelegt als Bildungspersonal
Wenn Sie in einer vorherigen „Activity/Aktivität“ Teilnehmende mit einem besonderen Bedarf angegeben haben,
so können Sie hier diese Kosten begründen und beantragen.
Wählen Sie die Nummer der Aktivität (Activity No.) aus, für die Sie diese Kostenart beantragen möchten. Die
Anzahl der „Teilnehmer/-innen mit Behinderung“ muss mit der Personenanzahl übereinstimmen, die Sie auch in
der jeweiligen „Activity/Aktivität“ angegeben haben. Bitte beschreiben Sie den Mehrbedarf und tragen den
gewünschten Betrag direkt ins Feld „ Total Grant Requested/Beantragter Zuschuss gesamt“ ein.
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„Außergewöhnlichen Kosten (Exceptional Costs)“ können für Lernende beantragt werden, um eine bestehende
individuelle Einschränkung aufzuheben (z.B. Betreuungskosten für mitreisende Kinder von teilnehmenden
alleinerziehenden Eltern oder VISA-Gebühren u.ä.), die nicht über den regulären Fördersatz abgedeckt werden.
Die tatsächlichen Kosten werden bis zu 100 % anerkannt. Abrechnung erfolgt auf Basis von Nachweisen (Belegen).
Unter dieser Kostenart können außerdem Kosten für eine Bankgarantie bis zu 75 % anerkannt werden.
Abrechnung erfolgt auf Basis von Nachweisen (Belegen).
Bitte geben Sie die Anzahl der Teilnehmer/-innen an und beschreiben Sie die Kosten. Den gewünschten Betrag
tragen Sie bitte ins Feld „Beantragter Zuschuss gesamt“ ein.
Zum Schluss werden alle einzelnen Kostenarten pro „Aktivität“ addiert.
Beispiel: die Zusammenfassung des Budgets für die Mobilitäten in der Berufsbildung:
(A1) 9 Lernende in Unternehmen nach Belgien 44 Tage plus 1 Begleitperson 44 Tage
(A1) 20 Lernende in Unternehmen nach UK 18 Tage
(A2) 1 Begleitperson nach UK 7 Tage – angelegt als Bildungspersonal
4.8. Datenprüfung und Validierung
Wenn Sie alle Pflichtangaben ausgefüllt haben, drücken Sie den Button „Validate/Bestätigen“ und erhalten die
Meldung „The form is valid/Das Formular ist gültig“. Ansonsten zeigt Ihnen das Formular an, welche Angaben
noch fehlen. Bitte speichern Sie das vollständige, gültige Formular nochmals.
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4.9. Hochladen der Anlagen
Da die Antragseinreichung ausschließlich elektronisch erfolgt, werden die Anlagen im Antragsformular als Dateien
hochgeladen.
1. Die „Ehrenwörtliche Erklärung“ (Declaration of Honour): Bitte drucken Sie die „Ehrenwörtliche Erklärung“
aus (hierzu verwenden Sie bitte den Button „Print Declaration of Honour/Ehrenwörtliche Erklärung
drucken“). Diesen zweiseitigen Ausdruck lassen Sie bitte vom Zeichnungsberechtigen der Einrichtung
unterschreiben, scannen das unterschriebene Dokument ein und laden es anschließend als Anhang im
Bereich „Annexes/Anhänge“ hoch.
2. Sollten Sie den Antrag als „Nationales Konsortium“ einreichen, so müssen Sie die Mandate hochladen.
Mandate sind Vereinbarungen der einzelnen Konsortialpartner, die von beiden (Partner/Konsortialführer)
unterzeichnet werden.
3. Für einen Antrag im Sektor Berufsbildung ist die „verbindliche nationale Anlage KA1 – Mobilität in der
Berufsbildung“ verpflichtend. Diese Anlage enthält statische Angaben zur Kategorisierung der Lernenden
und des Bildungspersonals. Das Dokument können Sie im Dokumentencenter herunterladen.
http://www.na-bibb.de/service/dokumentencenter/erasmus_berufsbildung/mobilitaet.html. Füllen Sie
dieses Dokument aus, verändern Sie bitte nicht das Format und laden es als weiteren Anhang im
Projektantrag hoch.
Zum Hochladen von Anlagen verwenden Sie den Button „Add“ und wählen dann die Datei auf Ihrem Rechner aus,
die Sie hochladen möchten
Bitte beachten Sie, dass maximal 10 Anhänge mit einem Gesamtvolumen vom 10 MB möglich sind.
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4.10. Online-Einreichung
Gültige Formulare können jetzt bei bestehender Internetverbindung eingereicht werden. Hierfür drücken Sie den
Button „Submit online/online übermitteln“ und Ihre Antragsdaten werden direkt in die Datenbank übermittelt.
Nach erfolgreicher Einreichung ändert sich der Status in der Tabelle „Submission Summary/Zusammenfassung
der Übermittlung“.
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Sollten Sie mehrere Einreichungsversuche unternommen haben, werden alle Versuche mit jeweiligem Status in
der Tabelle angezeigt.
Fehlermeldung: Sie erhalten eine Fehlermeldung, wenn die Übertragung nicht zustande gekommen ist. Bitte
überprüfen Sie in diesem Fall Ihre Internetverbindung. Wiederholen Sie die Übertragung evtl. zu einem späteren
Zeitpunkt. Sollten beide Möglichkeiten scheitern, kontaktieren Sie uns bitte.
Alternative Submission Procedure/Alternatives Einreichungsverfahren zur Übermittlung: Ist eine OnlineEinreichung technisch nicht möglich, können Sie eine E-Mail an [email protected] mit Anlagen (inkl. Screenshot)
erstellen. Bitte beachten Sie die Vorgaben zum alternativen Einreichungsverfahren im Antragsformular.
Jetzt können Sie das Antragsformular ausdrucken und zu Ihren Akten legen.
Haben Sie noch Fragen?
Wir stehen Ihnen gerne unter der Tel.: 0228 107 1600 und eMail: helpNA(at)bibb.de zur Verfügung.
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