Processus simplifié

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Cyril Noël, Isaline Grand et Céline Mari
2 juillet 2014
Extranet de mise à jour – processus
Les actions réalisées par l’OT (Utilisateur membre) ou le prestataire touristique (Utilisateur collaborateur)
Ce qui se passe chez le prestataire touristique (Utilisateur collaborateur)
Ce qui se passe du côté de l’OT (Utilisateur membre)
Activer l’accès à l’extranet
1. Création de compte des prestataires touristiques
2. Processus de parrainage par l’OT
3. Choisir les prestations que le prestataire touristique pourra mettre à jour
OT
Prestataire
Actions et vie de la fiche
Informer ses prestataires de la
volonté de déléguer la saisie +
avantages du statut
Le prestataire s’enregistre sur
Action réalisée sur la page d’accueil de www.sitra-tourisme.com, bouton « Créer un compte »
www.sitra-tourisme.com
Utilisateur visible dans le menu Déléguer / utilisateurs collaborateurs / utilisateurs en attente
Le prestataire reçoit un mail lui indiquant qu’il est inscrit, lien pour valider son inscription
Il vient d’obtenir l’accès au menu Diffuser/fabrique de widget et Echanger/Annuaire des membres
OT parraine le prestataire et lui
donne le profil « utilisateur
collaborateur », il l’associe à une
entité existante (cas particulier des
entités ne vous appartenant pas)
Action réalisée dans le menu Déléguer / utilisateurs collaborateurs / utilisateurs en attente,
colonne parrainage
Le prestataire reçoit un mail avec lien sur la rubrique présentant les services auxquels il peut prétendre
L’utilisateur est désormais visible dans le menu Déléguer / utilisateurs collaborateurs / mes
utilisateurs collaborateurs et a disparu de Déléguer / utilisateurs collaborateurs / utilisateurs en
attente.
L’utilisateur collaborateur est associé instantanément à tous les objets appartenant au membre
qui le parraine, dont l’entité est entité de gestion.
Les fiches sont désormais identifiées dans Déléguer / Objets / Objets mal configurés
Le prestataire voit les fiches dans son tableau de bord / Mes données et Gérer / Mes données mais il ne peut que
les consulter. Il voit tous les objets (lui appartenant ou pas) de l’entité de gestion à laquelle il est rattaché dans
Gérer/ Mes données. Il peut toutefois faire des DDMAJ simples.
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Cyril Noël, Isaline Grand et Céline Mari
OT
OT peut associer l’utilisateur
collaborateur à une entité si cela n’a
pas été fait lors du parrainage de
l’utilisateur
Prestataire
2 juillet 2014
Actions et vie de la fiche
Déléguer / Objets / Objets sous ma responsabilité -> choisir une entité, aller dans l’onglet
« collaboration » (modifiable en mode consultation uniquement) puis choisir l’utilisateur
collaborateur
L’utilisateur collaborateur est associé instantanément à tous les objets lui appartenant, dont
l’entité est entité de gestion.
Les fiches sont désormais identifiées dans Déléguer / Objets / Objets mal configurés
Le prestataire voit les fiches dans son tableau de bord / Mes données et Gérer / Mes données mais il ne peut que
les consulter. Il voit tous les objets (lui appartenant ou pas) de l’entité de gestion à laquelle il est rattaché dans
Gérer/ Mes données. Il peut toutefois faire des DDMAJ simples.
Eventuellement modifier les
utilisateurs collaborateurs sur
certaines fiches
Si sur une fiche en particulier, vous souhaitez désigner un autre utilisateur collaborateur que
celui attribué à l’entité de gestion par défaut (par exemple, un passionné de VTT à la place de la
mairie)
Aller dans Déléguer / Objets / Objets délégués, onglet « Collaboration » et changer
« l’utilisateur collaborateur ».
Vous pouvez faire une recherche avancée depuis objets délégués pour isoler facilement les
fiches concernées.
Le prestataire déclare vouloir
« Gérer cette offre »
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Cyril Noël, Isaline Grand et Céline Mari
2 juillet 2014
Définir le niveau d’intervention du prestataire
4. Quand : tout le temps ou ponctuellement ?
5. La capacité à créer des nouvelles fiches et la nature de celles-ci (types objets autorisés à créer).
6. Les informations autorisées à être modifiées dans le cadre des créations ou modifications de fiches.
OT
Prestataire
Actions et vie de la fiche
Créer ses modèles
Déléguer / Modèles de saisie / Bibliothèque réseau -> copier un modèle pour le personnaliser
et l’enregistrer sur sa bibliothèque membre
OU
Déléguer / Modèles de saisie / Bibliothèque membre -> créer un modèle et l’enregistrer
La définition de modèles de modification par défaut, va associer instantanément les modèles
de modification à tous les objets qui ont un utilisateur collaborateur désigné
Action réalisée dans le menu Déléguer / Modèles de saisie / Modèles par défaut
Les fiches sortent du menu Déléguer / Objets / Objets mal configurés pour se retrouver dans
Déléguer / Objets / Objets délégués
Définir ses modèles par défaut de
modification pour chaque type objet
Le prestataire voit les fiches dans son tableau de bord / Mes données et Gérer / Mes données
Il peut « proposer des brouillons » si la saisie permanente est active. Il ne peut que les consulter si la saisie
permanente est inactive et tant que les demandes de saisie ponctuelles ne sont pas envoyées par l’OT
Activer la création de fiches
Définir les modèles de création par défaut par type objet
Action réalisée dans le menu Déléguer / Modèles de saisie / Modèles par défaut
Activer la création pour la rendre disponible côté prestataire
Se rendre sur l’entité depuis le menu Déléguer / Objets / Objets délégués, onglet Collaboration
puis cocher la case devant les modèles de création pour les rendre actifs
Seuls les types objets sélectionnés par l’OT sont disponibles pour l’utilisateur collaborateur
Un nouveau menu va apparaitre pour le prestataire « Créer une fiche ». Attention, si l’utilisateur collaborateur
était connecté à son compte lorsque l’OT active la fonction, il devra se déconnecter puis se reconnecter pour voir
apparaitre le menu. Le prestataire peut y accéder via tableau de bord / créer une fiche et Gérer / Créer une fiche
Eventuellement modifier le modèle
de modification sur certaines fiches
Eventuellement modifier les
modèles de création ou de
modification sur certaines entités
OT
Prestataire
Si, sur une fiche en particulier, vous souhaitez changer le modèle de modification par défaut
(pour avoir un modèle plus adapté aux équipements culturels que sportifs par exemple)
Aller dans Déléguer / Objets / Objets délégués, onglet « Collaboration » et changer le « modèle
de modification ».
Cela nécessite au préalable de passer par une configuration personnalisée pour que le bouton
soit actif.
Si, sur une entité, vous souhaitez affecter un autre modèle de création ou de modification que
celui par défaut.
Aller dans Déléguer / Objets / Objets délégués, onglet « Collaboration » et changer le « modèle
de création »
Les nouveaux modèles pour cette entité seront instantanément associés à tous les objets qui
ont cette entité comme entité de gestion.
Actions et vie de la fiche
Cyril Noël, Isaline Grand et Céline Mari
Activer la saisie permanente sur une
entité et des objets
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2 juillet 2014
Dans l’onglet « collaboration » de l’entité, l’OT peut cocher l’option « saisie permanente »
Elle s’activera instantanément sur tous les objets liés à cette entité de gestion.
Les fiches sont toujours dans Déléguer / Objets / Objets mal configurés
Le prestataire reçoit un mail et il voit les fiches dans son tableau de bord/ Mes saisies permanentes et Gérer /
Saisies permanentes.
Les fiches apparaissent même si elles n’ont pas de modèle de modification. Il ne peut les modifier tant que des
modèles de modification ne sont associés aux fiches. Il peut toutefois faire des DDMAJ simples.
Activer la modification ponctuelle de
ses fiches au prestataire
Déléguer / Objets / Objets délégués -> sélectionner les fiches que je veux rendre disponible à
mon prestataire -> Traitements / Demander une saisie au collaborateur
La fiche bascule dans le menu Déléguer / Suivi / Saisies envoyées mais reste visible dans Objets
délégués et Objets sous ma responsabilité. La colonne « Saisie utilisateur » est renseignée.
Le prestataire reçoit un mail lui demandant de procéder à la mise à jour.
Les fiches sont visibles dans son tableau de bord du prestataire / Mes saisies à traiter et dans Gérer / Mes saisies à
traiter et sont maintenant modifiables.
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Cyril Noël, Isaline Grand et Céline Mari
2 juillet 2014
Cycle de vie de la fiche une fois les droits octroyés au prestataire touristique (utilisateur collaborateur)
OT
Prestataire
Saisie permanente
Actions et vie de la fiche
Saisie ponctuelle
Le prestataire peut modifier la fiche (équivaut à Proposer un brouillon)
Le prestataire peut « Proposer un brouillon » ou faire une « Demande simple »
Le prestataire fait une modification Gérer / Mes données / Mes saisies / Enregistrer
ponctuelle sur sa fiche et
L’OT ne voit rien. La fiche est toujours dans le menu Déléguer / Suivi / Saisies envoyées et reste
l’enregistre
visible dans Objets délégués et Objets sous ma responsabilité.
La fiche est toujours dans le tableau de bord / Mes saisies à traiter
Le prestataire fait une modification Action : Gérer / Mes données / Mes saisies / Envoyer
ponctuelle et envoie sa fiche à l’OT L’OT reçoit un mail. La fiche arrive dans Déléguer / Suivi / Saisies à valider.
La fiche est visible dans le tableau de bord / Mes données et Gérer / Mes données. En revanche, elle est sortie de
tableau de bord / Mes saisies à traiter et Gérer / Mes saisies à traiter.
L’OT peut valider, modifier ou
refuser la saisie.
Concerne les saisies ponctuelles, les
saisies permanentes et les créations.
L’OT retrouve la fiche dans le menu Déléguer / Suivi / Saisies à valider.
La colonne « Saisie utilisateur » est enrichie avec la date de saisie du prestataire.
Les modifications sont visibles dans l’onglet « modifications » (accessible en mode
modification) pour les saisies ponctuelles ou permanentes.
 Si validation (avec ou sans modification)
Si saisie ponctuelle, le prestataire reçoit un mail pour l’informer que ses modifications ont été publiées, et les fiches
basculent dans Gérer / Mes données mais ne sont plus modifiables.
Si saisie permanente, le prestataire peut continuer à faire des « propositions de brouillon »
les fiches disparaissent de Déléguer / Suivi / Saisies à valider et retournent dans Déléguer /
Objets / Objets délégués et Déléguer / Objets / Objets sous ma responsabilité
 Si refus avec demandes de corrections
Le prestataire reçoit un mail, la fiche est à nouveau visible dans son tableau de bord/ Mes saisies à traiter et dans
Gérer / Mes saisies à traiter
La fiche bascule à nouveau dans le menu Déléguer / Suivi / Saisies envoyées

Si refus avec suppression des corrections
Si saisie permanente activée, le prestataire ne reçoit pas de mail, la fiche est à nouveau visible dans son tableau de
bord/ Mes saisies à traiter et dans Gérer / Mes saisies à traiter.
Si saisie ponctuelle activée, le prestataire ne reçoit pas de mail, la fiche est à nouveau visible dans son tableau de
bord/ Mes données et dans Gérer / Mes données mais il ne peut plus intervenir sur la fiche
Cycl
Relancer son prestataire touristique (utilisateur collaborateur)
- Action de relance
- Modification de la date limite du questionnaire
- Annulation de la saisie
Toutes ses opérations s’effectuent depuis le menu Déléguer / Suivi / Saisies envoyées.

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