Solderie

N°6 mars 2014
Lettre d’information du service achat/immobilier
Politique voyage de l’Inserm
Le décret n 2006-781 du 3 juillet 2006 et ses arrêtés modifiés fixent le cadre général des conditions et des modalités
de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des agents, en laissant aux organes
décisionnels de l’Etat et des établissements publics la mise en œuvre de leur propre politique de déplacements.
La circulaire n 2006-101 du 19 décembre 2006 relative aux frais de déplacements temporaires en métropole et dans
la principauté de Monaco, en outre-mer et à l’étranger, fixe le forfait hébergement à 60 euros par nuitée.
Malgré un contexte tendu, l'Inserm a décidé d’offrir à ses missionnaires des seuils de remboursement dérogatoires :
ainsi la délibération du Conseil d'Administration du 6 décembre 2012 fixe, dorénavant, à 120 € (simple) et 150 €
(twin) le plafond de prise en charge directe des frais d’hébergement. Ces sommes correspondent au montant
total de la nuitée à régler à l’hôtelier, c'est-à-dire comprennent le prix de la chambre et du petit déjeuner, la
TVA et le cas échéant la taxe de séjour. La notion de HT disparaît donc.
La note "Missions" du 2 janvier 2013 reprend ces points et fixe les conditions et modalités des déplacements
temporaires. Elle est valable trois ans.
La "liste hôtels" : une solution transitoire
Ce marché a été en phase de test toute l'année 2013 à la DR de Montpellier. Son innovation réside dans la mise en
place d’un système de V-Payment, permettant par le biais de cartes de crédit virtuelles de garantir la
réservation auprès d’un hôtelier.
Pendant la phase de test et de déploiement, la "liste hôtels" a vocation à continuer d’exister tant que le marché ne sera
pas complètement implémenté dans l’ensemble des délégations régionales.
Questions d’achat N°6 mars 2014
Création graphique : Myriem Belkacem © Inserm Disc
Pour remédier à la difficulté due au paiement direct demandé aux missionnaires par les hôteliers, le service achat a
mis en place fin 2010 une liste d’hôtels acceptant le paiement à trente jours et la réservation d’une chambre sur
réception d’un bon de commande SAFIr. Ce dispositif n’était pas totalement satisfaisant et un nouveau marché a été
conclu, après évaluation de différentes solutions, avec une société de service proposant des réservations hôtelières, la
société BSI, en février 2012.
Un nouveau marché national «hébergement»
Les avantages pour le voyageur Inserm
-
un portail de réservation des hôtels (qui peut évoluer à notre demande)
une réservation garantie auprès de l’hôtelier par une carte bancaire Inserm V-paiement
aucune avance faite par le voyageur, pas d’attente de remboursement
une connaissance du coût réel chargé au budget du laboratoire
une alternative d’utilisation de la carte corporate, pour faire face aux situations d’urgence et aléatoires.
Les avantages pour les gestionnaires et pour des achats sécurisés
- la "liste hôtels" demande un travail important à différents acteurs de la chaîne de gestion : responsables achat,
ASR, service achat, SFSIG*… Les ralentissements causés par cette multiplicité d’intervenants sont évités avec
ce marché
- le système de V-Payment, proposé par plusieurs centrales de réservation aujourd'hui, est de plus en plus
demandé par les hôteliers
- le module "missions" est complètement automatisé dès lors que n'existe qu’un seul fournisseur de
l’hébergement alors que la multiplicité des hôtels n’autorisait pas une utilisation optimale de ce module
- l’existence d’un outil en ligne permet d’avoir une meilleure visibilité (« mapping »), de plus nombreux hôtels et
garantit un contrôle de l’ensemble de la chaîne grâce à un système de validation
- la centrale de réservation reprendra tous les hôtels de la liste et pourra négocier au mieux les prix
compte tenu du fait qu’elle représente l’ensemble de ses clients et non uniquement l’Inserm
- un service offline sera toujours mis à la disposition des utilisateurs.
Afin d’optimiser le passage à ce nouveau marché, les frais de gestion sont assumés par le siège. Le
rapprochement de ces dépenses des bons de commandes sera renforcé par la mise en place de relevés
d'opérations (ROP, comme pour la billetterie).
* SFSIG : Service fonctionnel du système d‘information de gestion (fusion des anciens bureaux SAFIr et Sirène)
Un nouveau système de paiement sûr et innovant ,
le V-Payment
Dans le cadre de ce marché, un système innovant de paiement est mis en place :
• système permettant la garantie des réservations hôtelières et le paiement direct des nuitées aux prestataires
hôteliers ; ceux-ci sont autorisés à débiter le montant fixé à la réservation 5 jours après le service fait.
• système qui génère automatiquement un numéro de carte de paiement (n de carte, validité, cryptogramme
sécurisé) à usage unique
• ce mode de paiement associe un voyageur, un montant de dépense et une date, il se substitue à une carte de
crédit nominative pour l’hôtelier et garantit à l’Inserm un contrôle précis de la dépense ; l’Inserm dispose d’un
relevé mensuel des débits, associant le nom du voyageur, la date, le montant de la dépense et naturellement le
fournisseur.
• l’Inserm règle directement l’établissement financier (American Express Cartes France).
Questions d’achat N°6 mars 2014
Création graphique : Myriem Belkacem © Inserm Disc
• pour ce faire, l’Inserm ouvre un compte V-Payment auprès d’American Express Cartes (AEC)
Calendrier prévisionnel de déploiement
A noter que ce calendrier est susceptible de quelques modifications
Année 2014
Année 2015
Janvier
Février
Avril
Mai
Juin
Janvier
Montpellier
Bordeaux
Strasbourg
Lyon
Paris
6/7/12
Paris 5
Toulouse
Paris 11
Lille
ANRS
Siège
Nantes
Marseille
Allo l’Inserm ? Pourquoi ne pas avoir
contractualisé avec Free ?
Tout d’abord, élément déterminant, jusqu’à ce jour, Free ne proposait pas d’offre destinée aux
entreprises et ne répondait pas aux appels d’offres.
Ensuite, il faut savoir que :
- Free a une solution pour la téléphonie mobile mais pas pour le fixe (à moins de sortir du réseau actuel et
de mettre en place des box dans chaque unité). Recourir à ce prestataire impliquerait de lancer un marché
en 2 lots et donc de perdre le bénéfice de la convergence qui permet un doublement des minutes d’appel
interne en France métropolitaine vers les fixes et les mobiles de l’Inserm (exemple : pour un forfait mobile
de 120 minutes par mois, 120 minutes supplémentaires d’appels vers l’Inserm sont offertes).
- Free ne propose que des forfaits mobiles, il faudrait donc que les mobiles soient achetés sans subvention,
ce qui implique :
• des mobiles payés au tarif fort,
• pas de politique de renouvellement/recyclage du mobile,
• pas de service après-vente en cas de vol/perte/casse/aide à la prise en main du mobile …
• la complexification des tests de compatibilité des mobiles par le DSI pour valider un catalogue en amont.
- le «forfait illimité» chez Free est en fait… limité à 3 Giga, au-delà duquel on retombe en réseau EDGE.
Actuellement SFR propose un forfait illimité de 4 à 8 Go.
- enfin, et surtout, la dernière offre de SFR à un client public (CNFPT) fait état d’un forfait voix-data illimité
au prix de 18 € c’est-à-dire quasiment le même prix que chez Free !
Un nouvel appel d’offres est en préparation : il reste à voir quels prestataires vont se positionner compte
tenu de la recomposition en cours de ce marché…
Questions d’achat N°6 mars 2014
Création graphique : Myriem Belkacem © Inserm Disc
- Free n’a pas son propre réseau, a signé un contrat avec Orange pour utiliser son réseau sur 3 ans, d’où
l’absence de certitude pour la suite.
Voyages, voyages :
L’application SNCF sur I-Phone
Adoptez NACRES !
NACRES, qu'est-ce que c'est ?
NACRES (nouvelle nomenclature des achats pour la recherche et l'enseignement supérieur) a été mise en place
afin de refléter plus précisément la réalité des achats.
Depuis le 1er janvier 2013, l'Inserm a été porteur de la phase pilote de NACRES. Cette nomenclature est
partagée depuis le 1er janvier 2014 avec le CNRS, l’AMUE et ses adhérents, les autres établissements publics
de recherche étant amenés à l’adopter à terme.
Ce nouveau référentiel prend la forme d’une numérotation indiciaire alphanumérique de quatre caractères avec
une structure par thème, domaine, sous-domaine, et famille. Avec une codification de type AA32, la démarche
retenue permet un découpage plus fin de la nomenclature comprenant notamment une majorité de codes
directement reliés au monde du laboratoire.
Pourquoi est-il primordial de bien utiliser NACRES ?
DOMAINE D'ACHAT
NA chimie et biologie : produits et réactifsQu’avez-vous acheté le plus en 2013 ?
NB chimie et biologie : consommables et matériel courants de laboratoire
NC chimie et biologie : instruments spécifiques et consommables dédiés
BE travaux d'entretien et aménagement des bâtiments
IA informatique : équipements, consommables et pièces détachées pour l'informatique
BF travaux de construction et services connexes
NE chimie et biologie : services
DC services auxiliaires aux transports et à l'hébergement de personnes
MA microscopie - profilométrie : matériel, accessoires et consommables
KC élevage à but expérimental : produits, consommables et équipements pour animalerie et élevages d'animaux
KA élevage à but expérimental : animaux de laboratoire
ND chimie et biologie : réparation - maintenance - vérification des équipements
Questions d’achat N°6 mars 2014
MONTANT
53 Millions d'€
21 Millions d'€
16 Millions d'€
13 Millions d' €
11 Millions d' €
10 Millions d' €
8 Millions d' €
8 Millions d' €
8 Millions d' €
6,5 Millions d' €
6 Millions d' €
6 Millions d' €
Création graphique : Myriem Belkacem © Inserm Disc
Une bonne utilisation de la nomenclature permet une cartographie précise, une stratégie d'achat cohérente
et un suivi efficace. De plus, l'harmonisation avec les autres établissements de recherche a pour but de
simplifier votre quotidien.

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