EMC IT Deploys Syncplicity with Private Cloud Storage

EMC IT DEPLOIE SYNCPLICITY AVEC
UN STOCKAGE DE CLOUD PRIVE
Les utilisateurs le choisissent pour son intuitivité,
EMC IT pour sa fiabilité
RÉSUMÉ
ANALYTIQUE
Défi
•
Simplifier la collaboration sur les
fichiers pour les employés
mobiles
•
Protéger les informations
relatives à la propriété
intellectuelle et autres données
sensibles
•
Pouvoir évoluer pour prendre en
charge des dizaines de milliers
d’employés dans le monde
entier
Solution
•
Déploiement de Syncplicity avec
une solution de stockage de
Cloud privé EMC
Résultats
•
•
•
DEFI : SIMPLIFIER LA COLLABORATION
GRACE A LA SYNCHRONISATION ET AU
PARTAGE DES FICHIERS SECURISES
Il devenait nécessaire d’améliorer la synchronisation et le partage du contenu
(présentations, feuilles de calcul, contrats, vidéos marketing, etc.) pour les
60 000 employés que compte EMC dans le monde entier. « Tout au long de leur
journée de travail, les employés partagent des fichiers aussi bien avec des
collègues qu’avec des personnes externes à l’entreprise », explique Wissam Halabi,
ingénieur et architecte d’infrastructure en chef au sein d’EMC IT.
Les méthodes traditionnelles de partage de fichiers, dont l’envoi de pièces jointes par
e-mail et via un serveur FTP, ne répondent plus aux besoins d’EMC, pour trois raisons.
1) Une grande partie des employés possède trois à cinq périphériques gérés par la
société, souvent un ordinateur portable, une tablette et un smartphone. « Les
utilisateurs mobiles doivent pouvoir accéder à leurs fichiers en tout lieu, à tout
moment et à partir de n’importe quel périphérique », précise Wissam Halabi.
2) Les employés doivent pouvoir partager du contenu avec des clients et des
partenaires en toute sécurité. Outlook ne permet pas d’envoyer des présentations
ou des fichiers vidéo volumineux par e-mail, par exemple. Pour s’affranchir des
limites de taille des fichiers, plus de 10 000 employés d’EMC ont opté pour des
services de Cloud grand public. Il est fort probable que parmi les fichiers stockés,
Possibilité pour tout le personnel
certains contenaient des données sensibles ou réglementées. « Notre
de l’entreprise d’accéder aux
responsabilité au sein du département informatique est d’assurer la protection des
fichiers et de les partager de
informations relatives à la propriété intellectuelle d’EMC et des autres données
façon sécurisée à partir d’un
sensibles, et d’empêcher toute fuite d’informations », ajoute Wissam Halabi. « Si
appareil géré par EMC
les employés choisissent de stocker du contenu dans le Cloud, nous devons les
Ajout de 36 000 utilisateurs en
inciter à utiliser notre Cloud privé afin de pouvoir garantir la sécurité de ce
trois mois
contenu ».
Sécurité renforcée des données
3) Les équipes des quatre coins du monde doivent pouvoir collaborer sur les fichiers
de façon efficace. Le partage des fichiers et EMC eRoom fonctionnent bien pour
certains types de collaboration interne. En revanche, pour les équipes chargées du
développement de contenu, le téléchargement en amont ou en aval des fichiers
modifiés est une tâche laborieuse.
Pour satisfaire à l’ensemble de ces besoins, EMC IT a décidé de mettre en place
un service de synchronisation et de partage de fichiers doté de fonctions de
sécurité et de gestion avancées. « Une chose était claire : notre service devait
être aussi convivial que les services grand public, sans quoi personne n’allait
l’utiliser » affirme Gaurav Verma, responsable du service client pour Syncplicity.
PROFIL CLIENT
SOLUTION : CLOUD SYNCPLICITY AVEC
STOCKAGE SUR SITE
EMC IT fournit désormais un service sécurisé pour le partage en ligne de fichiers
et la collaboration mobile de niveau entreprise, grâce au Cloud Syncplicity avec
stockage sur site. Les employés EMC utilisent ce service pour accéder à leurs
fichiers et les partager en tout lieu, à tout moment et depuis n’importe quel
périphérique géré par EMC.
« Dans un monde de plus en plus global, mobile et influencé par les réseaux
sociaux, notre expérience des technologies dans notre vie personnelle est en
désaccord avec notre expérience des technologies dans notre vie professionnelle »,
déclare Vic Bhagat, directeur informatique chez EMC. « Syncplicity s’étend sur ces
deux mondes et offre à nos employés la cohérence dont ils ont besoin pour être
productifs, qu’ils se trouvent dans l’un de nos bureaux ou qu’ils soient en
déplacement ».
« Notre responsabilité au sein du département informatique
est d’assurer la protection des informations relatives à la
propriété intellectuelle d’EMC et des autres données
sensibles, et d’empêcher toute fuite d’informations.
Si les employés choisissent de stocker du contenu dans le
Cloud, nous devons les inciter à utiliser notre Cloud privé
afin de pouvoir garantir la sécurité de ce contenu ».
Wissam Halabi, ingénieur et architecte d’infrastructure en chef chez EMC
Syncplicity fonctionne avec les systèmes de stockage basés sur des normes,
d’EMC ou d’autres fournisseurs. EMC IT a décidé de recourir au stockage Atmos
pour les équipes qui ont besoin de fonctions de reprise après sinistre, et au
stockage Isilon pour celles qui ont besoin d’accéder à des dossiers personnels et
de partager des fichiers. Le stockage actuel est de 3 To. « Les données étant
stockées dans nos propres datacenters, nous sommes en mesure d’en assurer la
protection », indique Wissam Halabi.
Préalablement au déploiement de Syncplicity, EMC IT a collaboré avec les
développeurs du produit pour en garantir le respect des exigences strictes d’EMC
en matière de sécurité. « Les services de partage du Cloud grand public ne
satisfont pas à nos exigences, dans la mesure où ils ne permettent pas aux
employés de contrôler l’identité des personnes qui visualisent le contenu des
fichiers dont ils ont indiqué le chemin d’accès dans un e-mail ou dont ils ont inclus
le lien dans un site Web », explique Ian Fitzgerald, responsable senior des
services de Cloud pour EMC IT.
Avec Syncplicity, EMC IT peut appliquer des contrôles de sécurité au niveau des
utilisateurs, des fichiers, des dossiers ou des périphériques. Par exemple, les
employés peuvent partager un lien et en programmer l’expiration après quelques
jours. Ils peuvent également en restreindre l’affichage à leurs collègues dotés
d’un compte Syncplicity. Enfin, ils peuvent exiger la saisie d’un mot de passe
spécifique, envoyé séparément. EMC IT ne souhaitant pas que les employés
envoient des mots de passe faciles à deviner, du type « 12345678 », Syncplicity
se charge de générer un mot de passe complexe de façon aléatoire, d’un simple
clic de souris.
« Dans un monde de plus en plus global, mobile et influencé par
les réseaux sociaux, notre expérience des technologies dans
notre vie personnelle est en désaccord avec notre expérience des
technologies dans notre vie professionnelle. Syncplicity s’étend
sur ces deux mondes et offre à nos employés la cohérence dont
ils ont besoin pour être productifs, qu’ils se trouvent dans l’un de
nos bureaux ou qu’ils soient en déplacement ».
Vic Bhagat, directeur informatique chez EMC
L’une des autres fonctions de sécurité disponibles oblige les administrateurs à se
connecter uniquement depuis le réseau EMC en utilisant un mot de passe
complexe. De plus, pour pouvoir restaurer des fichiers pour un employé, les
administrateurs doivent connaître le mot de passe de cet employé et utiliser un
périphérique fourni par EMC.
« Le plus ironique dans tout ça, c’est que la meilleure façon de sécuriser un
processus ne consiste pas ici à le verrouiller, mais bien à l’autoriser en mettant en
place les contrôles et les mesures de reporting informatique appropriés », déclare
David Martin, vice-président et responsable de la sécurité chez EMC. « La seule
façon pour le département informatique de « gérer ce qui n’est pas gérable » est
de pouvoir définir des contrôles granulaires des règles et de bénéficier d’une
visibilité sur le partage des fichiers tout en offrant une expérience hors pair ».
« Le plus ironique dans tout ça, c’est que la meilleure façon de
sécuriser un processus ne consiste pas ici à le verrouiller, mais
bien à l’autoriser en mettant en place les contrôles et les
mesures de reporting informatique appropriés. La seule façon
pour le département informatique de « gérer ce qui n’est pas
gérable » est de pouvoir définir des contrôles granulaires des
règles et de bénéficier d’une visibilité sur le partage des fichiers
tout en offrant une expérience hors pair ».
David Martin, vice-président et responsable de la sécurité chez EMC
Qui dit expérience utilisateur simplifiée, dit support
simplifié
Une boîte aux lettres et un compte Syncplicity doté d’une capacité de stockage de
7 Go sont attribués à chaque nouvel employé qui rejoint EMC. Si cette capacité
n’est pas suffisante, les employés peuvent accéder au catalogue en libre-service
de l’entreprise et demander jusqu’à 50 Go. Tout ce que les nouveaux employés
ont à faire, c’est télécharger l’application Syncplicity sur leur périphérique iPhone,
iPad ou Android, ou sur leur ordinateur portable Windows ou Mac.
EMC IT a fait appel aux membres de sa communauté pour garantir l’application du
modèle de support à plusieurs dizaines de milliers d’utilisateurs. EMC|ONE, la
plate-forme de communautés en ligne d’EMC contient en effet la réponse à la
plupart des questions que se posent les employés. Les employés peuvent
également poser des questions aux modérateurs d’EMC IT. « La communauté de
support de Syncplicity reçoit des milliers de visites chaque mois, ce qui soulage
notre service d’assistance technique », précise Ian Fitzgerald.
Les administrateurs EMC IT utilisent un tableau de bord pour le dépannage et la
génération de rapports généraux et détaillés sur la consommation du stockage,
l’adoption du service par les utilisateurs et les périphériques qui y sont enregistrés.
RÉSULTATS
Adoption rapide, évolutivité simplifiée
En trois mois seulement, EMC IT a ajouté au service Syncplicity plus de
36 000 employés venus des différents bureaux de l’entreprise à travers le monde.
Et le déploiement à l’échelle internationale n’est pas terminé, puisque l’adoption
du service ne cesse d’augmenter. Au cours des 90 premiers jours, le nombre
d’utilisateurs ayant procédé à la synchronisation et au partage de contenu a été
multiplié par quatre, passant de 3 000 à plus de 12 000. Actuellement, EMC IT
procède à la migration vers la solution hébergée sur site des 10 000 employés qui
utilisent le Cloud public de Syncplicity.
« L’intérêt du stockage de Cloud privé est de permettre l’ajout ou la suppression
de machines virtuelles Syncplicity en toute simplicité suivant l’évolution des
besoins métiers », explique Ian Fitzgerald. « Nous pouvons, par exemple, ajouter
des machines virtuelles temporaires pour assurer la prise en charge des activités
de clôture d’un trimestre, puis les éteindre une fois ces activités terminées ».
Protection des informations relatives à la propriété
intellectuelle
EMC IT a désormais le contrôle sur l’ensemble du contenu non structuré qui était
jusque-là stocké dans des emplacements non gérés tels que des boîtes aux lettres
électroniques, des dossiers sur un ordinateur local ou encore des services de
Cloud grand public.
« Chaque fichier que les employés partagent avec Syncplicity et un stockage sur
site est un fichier de moins sur un service grand public de Cloud de
synchronisation et de partage », affirme Ian Fitzgerald. « Nous avons réduit le
risque de fuite des informations relatives à la propriété intellectuelle et d’autres
informations confidentielles ».
« Chaque fichier que les employés partagent avec Syncplicity
et un stockage sur site est un fichier de moins sur un service
grand public de Cloud de synchronisation et de partage. Nous
avons réduit le risque de fuite des informations relatives à la
propriété intellectuelle et d’autres informations confidentielles ».
Ian Fitzgerald, responsable senior des services de Cloud chez EMC
Satisfaction utilisateur renforcée : 86 % des utilisateurs
recommanderaient Syncplicity
Lors d’une enquête sur la satisfaction des utilisateurs menée en 2014 par EMC IT,
près de neuf personnes interrogées sur dix se disaient prêtes à recommander
Syncplicity à un collègue. « Les utilisateurs ont souvent cité le fait que Syncplicity
augmente la productivité et améliore la communication et le partage de fichiers au
sein des différentes équipes », explique Karen Griffin, chef de projets consultante
chez EMC IT. Un autre utilisateur ajoute ceci : « Plutôt que de devoir rechercher
un FTP, un dossier de partage, ou télécharger un lecteur quelconque, j’utilise
Syncplicity. Je sais que tous les utilisateurs avec qui je partage mes fichiers
pourront y accéder lorsqu’ils le souhaitent. ». Un autre utilisateur nous a raconté
avoir utilisé Syncplicity la première fois pour envoyer un fichier de 62 Mo à six
personnes et pour garder le suivi de la copie principale, ce que ne permettait
aucun autre outil.
La facilité de partage de fichiers volumineux a véritablement transformé les
processus métiers de certains départements. « Auparavant, la modification de
vidéos de marketing requérait le transport de disques durs par avion », indique
Jonathan Martin, vice-président senior du département marketing d'entreprise
chez EMC. « Maintenant, avec Syncplicity, nous pouvons charger en amont des
fichiers vidéo volumineux en quelques minutes seulement et il nous suffit
d’envoyer le lien vers ces fichiers à la personne chargée de les modifier. Nous
avons ainsi gagné en agilité en plus de réaliser des économies de plusieurs
milliers de dollars par an en temps et en frais de déplacement ».
« Auparavant, la modification de vidéos de marketing requérait
le transport de disques durs par avion. Maintenant, avec
Syncplicity, nous pouvons charger en amont des fichiers vidéo
volumineux en quelques minutes seulement et il nous suffit
d’envoyer le lien vers ces fichiers à la personne chargée de les
modifier. Nous avons ainsi gagné en agilité en plus de réaliser
des économies de plusieurs milliers de dollars par an en temps
et en frais de déplacement ».
Jonathan Martin, vice-président du département marketing d'entreprise chez EMC
Productivité accrue grâce à une collaboration simplifiée
La simplification de la collaboration permet également d’accélérer les tâches
quotidiennes. « Les membres de mon équipe n’envoient plus de fichiers Excel en
pièces jointes et je n’ai plus à chercher ces fichiers lorsque je dois m’en servir
ultérieurement », explique Gaurav Verma. « Il leur suffit de m’envoyer le lien. Et
si mon responsable hiérarchique me demande de lui faire parvenir une
présentation lorsque je suis en déplacement, je n’ai pas à la rechercher. Il me
suffit d’utiliser l’application Syncplicity sur mon iPhone et de mettre en partage le
dossier la contenant ».
Les employés gagnent du temps, puisqu’ils s’épargnent la tâche laborieuse de
consolidation de l’ensemble des commentaires de révision du document insérés
dans différentes pièces jointes envoyées par e-mail. Par ailleurs, ils apprécient la
possibilité de visualiser directement les fichiers et les dossiers actifs des employés
dans Syncplicity for iPad. L’application permet également d’envoyer des
notifications du type « Karen Griffin n’a pas téléchargé le fichier ProjectPlan.doc
que vous lui avez envoyé hier. Voulez-vous lui envoyer un rappel ? ».
Wissam Halabi conclut de la façon suivante : « Nous pouvons maintenant accéder à
des fichiers et à des dossiers en tout lieu, à tout moment et à partir de n’importe quel
périphérique. Avec Syncplicity, la collaboration est un jeu d’enfants ».
NOUS CONTACTER
Pour découvrir comment les produits,
services et solutions EMC peuvent vous
aider à relever vos défis métiers et
informatiques, contactez votre
responsable de compte local ou un
revendeur agréé, ou visitez notre site
Web à l’adresse http://france.emc.com.
EMC2, EMC et le logo EMC sont des marques déposées ou des marques commerciales
d’EMC Corporation aux États-Unis et dans d’autres pays. VMware est une marque déposée ou
une marque commerciale de VMware, Inc. aux États-Unis et dans d’autres juridictions.
© Copyright 2014 EMC Corporation. Tous droits réservés. 03/14 Profil client H12942
EMC estime que les informations figurant dans ce document sont exactes à la date de publication.
Ces informations sont modifiables sans préavis.

Download Report