EXPENSE - Doc utilisateurs

Doc Utilisateur – NOTILUS : Contrôle d’une NDF
NOTILUS
Le contrôle de la note de frais
Documentation à destination
des contrôleurs
Doc Utilisateur – NOTILUS : Contrôle d’une NDF
TABLE DES MATIERES
1. La connexion à NOTILUS ......................................................................................................................... 3
2. L’accès au contrôle ................................................................................................................................. 4
3. La liste des notes .................................................................................................................................... 6
3.1. La liste des notes ............................................................................................................................. 6
3.2. L’accès direct note ........................................................................................................................... 7
4. Le détail de la note ................................................................................................................................. 8
4.1. Les actions sur la note ..................................................................................................................... 9
4.2. Les actions sur le frais .................................................................................................................... 13
5. Le contrôle dans la messagerie ............................................................................................................ 13
6. La gestion des mails.............................................................................................................................. 15
7. La délégation ........................................................................................................................................ 16
Doc Utilisateur – NOTILUS : Contrôle d’une NDF
1. La connexion à NOTILUS

Pour vous connecter à NOTILUS, démarrez votre navigateur.

Renseignez l’adresse suivante : http://www.mynotilus.com/lpgsystems

La page suivante s’affiche :

Renseignez le nom utilisateur :
1ère lettre de votre prénom + votre nom (sans espace), sur maximum 15 caractères

En respectant la casse (majuscule / minuscule), renseignez le mot de passe qui vous a été attribué
initialement :
NOTILUS

Validez
.
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2. L’accès au contrôle

Lorsque vous vous connectez à NOTILUS, vous êtes informé du nombre de notes que vous avez à
contrôler sur la page d’accueil.
Ici sont indiqués les évènements qui
se sont produits dans NOTILUS
depuis votre dernière connexion.
Lien vers le contrôle de
la note de frais
Lien vers la page d’accueil
Message d’information saisi par les
administrateurs NOTILUS.

« Mon Profil » vous permet de saisir vos
coordonnées, de consulter vos véhicules
personnels, de choisir votre affichage, de
gérer vos mails, de mettre en place une ou
plusieurs délégations, de personnaliser vos
écrans de saisie, de changer votre mot de
passe et de paramétrer certaines
applications.
Pour accéder au contrôle de la note de frais, cliquez sur
, ou sur :
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
Seules les personnes habilitées à contrôler les notes de frais voient apparaître le bouton
.
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3. La liste des notes


Vous basculez automatiquement dans l’onglet Liste Notes.
La consultation d’une note de frais peut se faire selon deux formats d’affichage différents.
3.1. La liste des notes

Toutes les notes de frais que vous devez contrôler s’affichent, et vous consultez celle que vous
souhaitez.

Sur cette page, vous pouvez :
-
imprimer l’édition de la note
-
visualiser le détail de la note à contrôler
-
refuser la note sélectionnée, et la retourner à l’émetteur
-
valider la note sélectionnée
,
,
,
.

Lorsque les icônes
et/ou
apparaissent sur une note de frais, cela signifie que le montant de
l’un des frais de la note dépasse la limite de remboursement appliqué à un frais et/ou la limite de
remboursement appliquée à plusieurs frais cumulés.

Dans la dernière colonne à droite, lorsque le code de la personne, associé à l’icône
, apparaissent
sur une note de frais
, cela signifie que la personne est connectée. Vous ne pouvez alors
que valider la note, mais pas la modifier, ni la retourner.
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3.2. L’accès direct note

Vous saisissez le numéro de la note de frais que vous souhaitez contrôler.

En cliquant sur
, vous accédez directement au détail de la note de frais.
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4. Le détail de la note

Vous voyez ici la totalité des frais composant la note.

Vous pouvez cliquer dans la colonne Figé, sur la ligne du frais que vous souhaitez consulter, afin d’en
voir le détail.
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4.1. Les actions sur la note

La partie haute de l’écran concerne la note entière.

Vous pouvez :
-
revenir à la liste des frais
-
refuser la note
.
-
valider la note
.
-
gérer les avances
-
imprimer l’état de la note
.
consulter les frais en dépassement de la limite avertissante de remboursement appliquée à
(uniquement si vous êtes contrôleur comptable).
plusieurs frais cumulés
-
.
(uniquement si une telle limite est paramétrée).
Envoyer un mail au voyageur
modifier l’affichage de la note :
.
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Doc Utilisateur – NOTILUS : Contrôle d’une NDF
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Spécifique à l’Allemagne.
-
Choisir l’affichage sélectionné comme devenant celui par défaut
-
Afficher le bandeau de la note en détail
Sans détail
Avec détail
:
,
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4.2. Les actions sur le frais

Vous pouvez toujours refuser le ou les frais sélectionnés
commentaire à destination de l’utilisateur),

Si vous y êtes autorisé, vous pouvez également ajouter un frais
et/ou modifier un frais
.
Vous retrouvez alors le masque de saisie d’un frais, et vous pouvez effectuer la saisie et/ou les
modifications que vous souhaitez, puis valider le frais
(vous êtes alors obligé d’indiquer un
.

Lorsque l’icône
apparaît sur une ligne de frais, cela signifie que le montant du frais dépasse la
limite de remboursement appliquée au frais.

Lorsque l’image
apparaît sur une ligne de frais, cela signifie qu’il s’agit d’un frais qui a été
retourné à l’émetteur, et que ce dernier l’a réintégré dans une nouvelle note de frais.
5. Le contrôle dans la messagerie

Vous avez la possibilité de contrôler la note de frais directement dans votre messagerie, mais vous ne
pouvez alors que la valider ou la refuser.

Cliquez sur

Cochez l’option « Validation/refus des notes par messagerie ».

N’oubliez pas de valider vos modifications en cliquant sur
pour revenir sur la page d’accueil, puis sur le bouton
, puis sur « Mails ».
.
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
Vous recevrez alors un mail par note de frais qui vous sera adressée.
Validez la note de frais
Accédez à NOTILUS
Refusez la note de frais

Si vous souhaitez ne refuser qu’un frais dans la note de frais, vous devez le faire depuis NOTILUS.

Le contrôle de la note de frais reste possible dans NOTILUS.
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6. La gestion des mails

Vous avez la possibilité de recevoir un mail d’information récapitulant les notes de frais qui vous sont
adressées pour contrôle.

Cliquez sur

En tant que signataire ou que délégué, vous pouvez choisir l’adresse d’envoi du mail :
« Paramétrage par Défaut » : application du paramétrage mis en œuvre par l’administrateur
NOTILUS,
« Email(1) »,
« Email(2) »,
« Email(1) + Email(2) ».

En tant que signataire ou que délégué, vous pouvez choisir la fréquence d’envoi du mail :
« Pas de mail »,
« Paramétrage par Défaut » : application du paramétrage mis en œuvre par l’administrateur
NOTILUS,
« Tous les X jours » : vous devez alors indiquer le nombre de jours,
« Défini par jour » : vous devez alors indiquer les jours de la semaine.

N’oubliez pas de valider vos modifications en cliquant sur
pour revenir sur la page d’accueil, puis sur le bouton
, puis sur « Mails ».
.
Doc Utilisateur – NOTILUS : Contrôle d’une NDF
7. La délégation

Lorsque vous vous absentez pour une longue période, vous devez impérativement mettre en place une
délégation, afin que les notes de frais qui vous sont adressées pour validation, ne restent pas en
attente.

Cliquez sur
pour revenir sur la page d’accueil, puis sur le bouton
« Délégations ».
, puis sur
Exemple de délégation donnée
Vous retrouverez ici les délégations reçues

Pour mettre en place une délégation, cliquez sur

Sélectionnez les informations nécessaires :
-
La date de début et de fin de la délégation à l’aide du calendrier
,
La personne qui vous remplacera en saisissant les premières lettres de son nom, puis en
cliquant sur

.
, ou renseignez une partie du nom contenu dans celui de la personne et
cliquez sur
.
Sélectionnez les modules et les droits auxquels vous lui donnez accès.
Validez vos modifications en cliquant sur
.

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