Gestion et organisation d’un colloque Formation du 22 mai 2014 Sommaire Gestion et organisation d’un colloque 1. Organisation d’un colloque - DRV 2. Gestion financière d’un colloque – DAF 3. Création de l’unité fonctionnelle - DCP 4. Je crée une régie temporaire – AC 5. Le paiement en carte bleue - DOSI 2 Direction de la Recherche et de la Valorisation Organisation d’un colloque Formation du 22 mai 2014 03/06/2014 COLLOQUES SCIENTIFIQUES Les laboratoires organisent un colloque : - Planifient le programme, l’organisation, la logistique - Définissent leur budget = dépenses et recettes - Identifient leur besoin de financements - Compte tenu des financements obtenus, révision du budget pour l’équilibrer (réduction des dépenses le cas échéant) - Suivi de l’exécution du colloque (organisationnel et financier), rendre compte auprès des financeurs DRV DAF 4 03/06/2014 COLLOQUES SCIENTIFIQUES Rôle de la Direction de la Recherche et de la Valorisation Assistance des laboratoires Campus d’Aix –campus Etoile • Montage du budget, dossiers de subvention • Préparation et suivi opérationnel • Communication, promotion Guichet pour les demandes de financements 5 03/06/2014 6 COLLOQUES SCIENTIFIQUES Intervention de la DRV Financement AMU : FIR colloques 1 Appel d’offres annuel lancé en fin d’année n, pour des colloques se tenant l’année n+1 Demandes élaborées par les laboratoires , classées par les composantes Vote lors de la Commission recherche d’une enveloppe définie selon les demandes par composante qui la répartit auprès des laboratoires Demandes de financement auprès des collectivités locales, nécessitant un avis de la Commission recherche : Conseil régional PACA : 1 appel d’offres annuel (colloque s et édition scientifique) en fin d’année , critères stricts (international, 250 participants minimum) Conseil général 13 : demandes au fil de l’eau Ville de Marseille, Ville d’Aix en Provence : au fil de l’eau Direction des Affaires Financières Gestion financière d’un colloque Formation du 22 mai 2014 Sommaire Préambule : Définition d’un colloque 1. Budgétisation du colloque et suivi de l’avance 2. Opérations de dépenses 3. Constater les recettes 4. Etablissement des justificatifs de dépenses 5. Rétroplanning général 8 9 Préambule : Définition d’un colloque Colloques organisés par l’Université (exclusion gestion PVM) Rencontre entre de nombreux participants de toutes origines professionnelles, des secteurs publics ou privés et de toutes nationalités Donnant lieu à une organisation globale des interventions, de la restauration et de l’hébergement Ayant pour objet la confrontation et la diffusion de résultats de travaux et de recherches de spécialistes ou, plus généralement l’échange d’informations sur des thèmes déterminés intéressant professionnellement l’ensemble des participants ; Le colloque peut être payant ou non (extension des règles de l’instruction). 1. Budgétisation du colloque et suivi de l’avance 1.1/ Création de l’éOTP et approbation des tarifs Penser à inscrire les colloques au budget prévisionnel (le cas échéant les inscrire au BR) Création de l’eOTP par la DAF Soit fait par la DAF au moment de l’attribution d’un FIR soit sur demande de l’unité de recherche (ticket) Demander à la DAJI l’approbation des tarifs d’inscriptions au colloque par le Président : Transmettre le budget prévisionnel et les informations suivantes : Montants des tarifs, nom du colloque, lieu, date, structure organisatrice, ce que les tarifs comprennent. 10 1. Budgétisation du colloque et suivi de11 l’avance 1.2/ Ouverture des crédits - Nouvelles dispositions : Avance de 80% demandée un mois avant le colloque. Se calcule Hors FIR et dotation unité. Objectifs : Permettre d’engager les premières dépenses avant constatation des recettes, limiter les avances sur dotation, fluidité de gestion. Formalisme : compléter formulaire budget prévisionnel. Le Directeur d’unité s’engage à combler un éventuel déficit sur ses autres ressources propres - Solde 20% à tout moment. 1. Budgétisation du colloque et suivi12 de l’avance Budget prévisionnel d’un colloque et autorisation d’avance BUDGET PREVISIONNEL DU COLLOQUE RECETTES Libellé du colloque : Date début : Date fin : Subventions attendues : DEPENSES 0,00 € Fonctionnement : CG 60 CR 61 CPA 62 Autres: précisez 65 0,00 € Autres: précisez Laboratoire : Participation UFR : Investissement : Directeur : 0,00 € 20 Droits d'inscriptions (HT) : 21 Centre financier : FIR + dotation unité : 0,00 € FIR eOTP : PFI : DOTATION TOTAL RECETTES Montant de l'avance accordée (80% hors FIR et dotation) 0,00 € TOTAL DEPENSES 0,00 € 0,00 € 1. Budgétisation du colloque et suivi de l’avance 1.3/ Gestion de l’avance Objectif : établir un bilan des recettes constatées par rapport au budget prévisionnel et à l’ouverture de crédits accordée. 3 mois après la fin du colloque, sur l’initiative de la DAF. Si le bilan fait apparaitre un montant de crédits ouverts supérieur aux recettes enregistrées : - soit il y a des recettes encore en attente de notification : 1 nouveau bilan sera conduit un mois plus tard. - Soit l’ensemble des crédits ouverts n’a pas été dépensé; la DAF procède à une réduction d’ouverture - Soit l’ensemble des crédits ouverts a été dépensé : Remboursement de la part de l’avance pour laquelle il n’y aura pas de recettes : virement à partir de la dotation de l’unité. 13 1. Budgétisation du colloque et suivi de l’avance 8 Bilan des recettes d’un colloque et gestion de l’avance de crédits BUDGET PREVISIONNEL DU COLLOQUE Libellé du colloque : ANALYSE DES RECETTES Bilan recettes constatées (DAF) RECETTES PREVISIONNELLES Date début : Date fin : Subventions attendues : 4 300,00 € 2 500,00 € CG 1 000,00 € 1 000,00 € CR 1 000,00 € 0,00 € CPA Commentaires 800,00 € Autres: précisez 1 500,00 € Laboratoire : Autres: précisez Directeur : Participation UFR : Centre financier : Droits d'inscriptions (HT) : Renseigné par la DAF : eOTP : 1 500,00 € 0,00 € 900,00 € 700,00 € FIR + dotation unité : 5 000,00 € 6 000,00 € FIR 1 000,00 € 1 000,00 € DOTATION 4 000,00 € 5 000,00 € 10 200,00 € 9 200,00 € PFI : TOTAL RECETTES Montant de l'avance 80% (+20% le cas échéant) 4 160,00 € Montant de l'ouverture par virement interne 6 000,00 € TOTAL crédits ouverts 9 800,00 €TOTAL dépenses -600,00 €Crédits non consommés 10 160,00 € -600,00 €Réduction d'ouverture (sur l'eOTP) à faire Solde total recettes-crédits ouverts: -960,00 € - Si solde positif, crédits à ouvrir - si solde négatif, l'ouverture doit être réduite -360,00 €Virement à partir de la dotation de l'unité à faire 2. Opérations de dépenses Aménagement des règles générales liées aux dépenses dans le cadre d’un colloque : 2.1/ Le choix du groupe de marchandises pour les dépenses liées à l’organisation d’un colloque 2.2/ Remboursement des frais de mission des participants à un colloque organisé par AMU 2.3/ TVA 2. Opérations de dépenses 2.1/ Choix du groupe de marchandises pour les dépenses liées à l’organisation d’un colloque Si la participation au colloque est non payante (manifestation évènementielle) : Choisir l’un des groupes de marchandises commençant par CB suivants relatifs aux manifestations évènementielles. Code Achat CB.03 CB.14 CB.15 CB.21 CB.22 CB.23 CB.24 CB.25 Libellé étendu nouvelle nomenclature achat COMMUNICATION : MATERIEL ET EQUIPEMENTS POUR MANIFESTATIONS EVENEMENTIELLES COMMUNICATION : SERVICES DE BILLETTERIE POUR MANIFESTATIONS EVENEMENTIELLES COMMUNICATION : ORGANISATION D'AUTRES MANIFESTATIONS EVENEMENTIELLES COMMUNICATION : TRAITEURS POUR MANIFESTATIONS EVENEMENTIELLES COMMUNICATION : RESTAURATION POUR MANIFESTATIONS EVENEMENTIELLES COMMUNICATION : HEBERGEMENT POUR MANIFESTATIONS EVENEMENTIELLES COMMUNICATION : PROMOTION DE MANIFESTATIONS EVENEMENTIELLES COMMUNICATION : AUTRES PRESTATIONS ASSOCIEES AUX MANIFESTATIONS EVENEMENTIELLES • • • charges non stockées 60630000 62380000 62380000 62570000 62570000 62570000 62380000 62380000 AMU a recours à une société pour de la traduction => CB.25 « dérive le compte 6238 » AMU doit louer une salle => CB.25 « dérive le compte 6238 » AMU fait appel à un traiteur pour les participants au colloque: CB.21 « dérive le 6257 » 2. Opérations de dépenses 2.1/ Choix du groupe de marchandises pour les dépenses liées à l’organisation d’un colloque Si la participation au colloque est payante, il faut utiliser le seul groupe de marchandise disponible qui dérive le compte 6185. CB.12 «communication: organisation de colloques, congrès et séminaires » Reprenons nos exemples : AMU a recours à une société pour de la traduction, loue une salle => CB.12 «communication: organisation de colloques, congrès et séminaires » qui dérive le compte 6185 2. Opérations de dépenses 2.2/ Mission liée à un colloque organisé par AMU Lorsqu’un agent AMU participe à un colloque organisé par AMU dont les droits d’inscription sont payants ou non payants : Ces frais peuvent être pris en charge, dans le respect du guide des missions et des procédures mission, selon le process habituel (module mission imputation 625) Lorsque AMU prend en charge l’hébergement et le repas des participants qui se rendent à un colloque organisé par AMU : Si le colloque est payant => CB.12 «communication: organisation de colloques, congrès et séminaires » qui dérive le compte 6185 Si le colloque est non payant: choisir parmi les 3 GM suivants en fonction de la nature de l’achat: COMMUNICATION : SERVICES DE BILLETTERIE POUR MANIFESTATIONS EVENEMENTIELLES COMMUNICATION : RESTAURATION POUR MANIFESTATIONS CB.22 EVENEMENTIELLES COMMUNICATION : HEBERGEMENT POUR MANIFESTATIONS CB.23 EVENEMENTIELLES CB.14 62380000 62570000 62570000 2. Opérations de dépenses 2.3/ La T.V.A. Sur les recettes • Les subventions : Elles sont exonérées, donc pas d’impact de T.V.A. • les droits d’inscription : La T.V.A. est collectée. Cette opération entre dans le champs d’application de la TVA, la facture doit donc faire apparaître la TVA. Dans le budget prévisionnel du colloque le montant doit être prévu en H.T. Par exemple: facture 100€ HT, 120€ TTC => encaisse 120€ => 20€ pour les impôts => 100€ pour le budget 2. Opérations de dépenses 2.3/ La T.V.A. Sur les dépenses La recherche se situe dans le secteur taxé. • Principe : La TVA est déductible, elle n’impacte pas le budget, les dépenses sont à considérer en HT • Exception : Pour les dépenses de transport, de carburants et d’hébergement (hôtel, restaurant) où il faut prendre en compte les dépenses TTC. 3. Constater les recettes 2 typologies de recettes Les droits d’inscriptions Cf procédure régies Les subventions Prises en charge par la DAF, bureau des contrats / pôle recherche Attention : Le circuit de transmission des conventions est DRV/DAF; si vous réceptionnez une notification de convention directement il est impératif de la transmettre à la DAF pour une prise en charge en recette. 4. Justifier les dépenses Cela concerne les subventions pour lesquelles l’organisme demande la production de justificatifs. (Conseil régional…) Risque de reversement de la subvention par l’unité de recherche en cas de non justification. Le montant à justifier est souvent supérieur au montant accordé par l’organisme Procédure à l’initiative de la DAF : établit un bilan, sollicite le gestionnaire en unité de recherche pour validation et transmission des copies de factures…. Attention : il faut donc conserver les pièces (factures, missions) La DAF finalise le bilan et le soumet à la signature de l’AC et du Président. Puis la DAF l’envoi le bilan à l’organisme subventionneur et adresse une copie à l’unité de recherche. 5. Rétroplanning général 3 mois avant Création eOTP Création régie temporaire Approuver tarifs Création Unité Fonctionnelle DAF AC DAJI DCP 1 mois avant Ouverture crédits 3 mois après Bilan des recettes et de l’avance Dans les 2 ans après le colloque Justification des dépenses 23 Direction de la Commande Publique TITRE DE LA PRÉSENTATION > TITRE DE LA PARTIE Gestion et organisation d’un colloque Gestion des colloques / DCP Sommaire Réglementation Définition d’une unité fonctionnelle Circuit Quelques exemples… 25 19 Gestion des colloques / DCP 20 La gestion des colloques Dans la cadre de la gestion de colloques, les responsables de projets sont amenés à passer des marchés publics en faisant appel à des prestataires divers et variés, en matière de restauration, hébergement, location des salles, objets publicitaires… Définition : un marché public est un contrat conclu à titre onéreux entre un pouvoir adjudicateur (exemple l’Université d’Aix-Marseille) et un ou plusieurs opérateurs économiques publics ou privés (fournisseurs), pour répondre à leurs besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services. Conséquence : Un bon de commande auprès d’un fournisseur est un marché public répondant à la définition du code des marchés publics (article 1) 26 Gestion des colloques / DCP 21 Méthode de calcul de la valeur estimée des marchés publics En fournitures et services Rappel : Il est procédé à une estimation au niveau de l’établissement de la valeur totale des fournitures ou des services qui peuvent être considérés comme homogènes. Soit en raison de leurs caractéristiques propres estimation annuelle au niveau de l’établissement : c’est le cas des marchés de fonctionnement de l’Université : matériels informatiques, abonnements revues, marchés d’agence de voyage, de fournitures de bureau, prestations de traiteurs…… L’estimation au niveau de l’établissement implique : •D’une part que l’on ne doit pas raisonner « commande par commande » ni « service par service », •D’autre part que l’on suive les dépenses et les projections d’achat de tout l’établissement de manière annuelle voir pluriannuelle, par l’intermédiaire du logiciel financier et comptable : SIFAC pour AMU 27 Gestion des colloques / DCP 22 Soit parce qu'ils constituent une unité fonctionnelle (estimation liée à une fonctionnalité et une finalité communes) : Exemple : gestion des colloques L’estimation implique : D’une part de prévoir l’ensemble des achats de toute nature qui seront effectués dans le cadre de l’organisation du colloque D’autre part, de prévoir la réalité des recettes correspondantes 28 Gestion des colloques / DCP Circuit •Le formulaire est rempli et signé par le responsable des crédits. •Il est transmis par mail à la DCP Formulaire création unité fonctionnelle Décision du Président Procédure achat/dépenses • • • • Si la demande répond à la définition d’une unité fonctionnelle : Le président donne son accord L’UF est saisie sur SIFAC Le n° est communiqué en retour, avec copie SMP de campus • Les achats sont effectués dans le cadre de la réglementation • Les dépenses afférentes sont réglées sur SIFAC 29 23 Gestion des colloques / DCP 24 Simulation 1 Organisation du colloque « 03/07/2014 Vers une approche systémique du structuralisme » du 28/06/2014 au Hypothèse 1: codes familles : CB.03, CB.21, CB.22, CB.23 Hypothèse 2 : codes familles : CB.03, CB.21, CB.22, CB.23 6 000 € HT : location d’équipement stands 1 000 € HT : Services de restauration, de traiteurs, 2 500 € HT : services d’hébergement 6 000 € HT : location d’équipement stands 1 000 € HT : Services de restauration, de traiteurs, 2 500 € HT : services d’hébergement Total : 9 500 € HT : estimation < à 15 000 € HT : procédure adaptée sans formalités obligatoires Total : 9 500 € HT : estimation < à 15 000 € HT : procédure adaptée sans formalités obligatoires Le responsable du projet établit une annexe 4 par fournisseur et l’adresse à la responsable antenne marché public de son campus Après avis favorable, le BDC est directement émis sur SIFAC auprès des prestataires. Le responsable du projet établit une annexe 4 par fournisseur et l’adresse à la responsable antenne marché public de son campus Après avis favorable, le BDC est directement émis sur SIFAC auprès des prestataires. Le gestionnaire peut faire appel au titulaire du marché de l’Université. Dans ce cas, le BDC est émis par référence au contrat et enveloppe mentionné sur SIFAC 30 Gestion des colloques / DCP 25 Simulation 2 Organisation du colloque « 03/07/2014 Vers une approche systémique du structuralisme » du 28/06/2014 au Hypothèse 1: codes familles : CB.03, CB.21, CB.22, CB.23 Hypothèse 2 : codes familles : CB.03, CB.21, CB.22, CB.23 7 000 € HT : location d’équipement stands 3 000 € HT : Services de restauration, de traiteurs, 7 500 € HT : services d’hébergement Total : 17 500 € HT : estimation > à 15 000 € HT : procédure adaptée avec mise en concurrence 7 000 € HT : location d’équipement stands 3 000 € HT : Services de restauration, de traiteurs, 7 500 € HT : services d’hébergement Total : 17 500 € HT : estimation > à 15 000 € HT : procédure adaptée avec mise en concurrence Le responsable du projet établit une annexe 4 par fournisseur et l’adresse à la responsable antenne marché public de son campus Après avis favorable, le BDC est directement émis sur SIFAC auprès des prestataires. Le responsable du projet établit une annexe 4 par fournisseur et l’adresse à la responsable antenne marché public de son campus Après avis favorable, le BDC est directement émis sur SIFAC auprès des prestataires. Le gestionnaire peut faire appel au titulaire du marché de l’Université. Dans ce cas, le BDC est émis par référence au contrat et enveloppe mentionné sur SIFAC 31 ELEMENTS DE LA DEMANDE D’UF • DEMANDE DE QUALIFICATION D’UNE UNITE FONCTIONNELLE • • • • • Origine de la demande : Désignation du service : Composante/Unité de recherche : Dossier suivi par : …………………………………..e-mail : Date de la demande :………………………………… • • • • • • Objet de l’achat : Motif de la demande de détachement de l’achat des achats réguliers : Montant estimé (en € HT) du ou des marchés : Code(s) famille(s) du référentiel NACRES : Intitulé du centre de financement (selon codification SIFAC) : Signature du responsable du projet : • • --------------------------------------------------Formulaire à renvoyer à la Direction de la commande publique [email protected] • Exemple d’une annexe 4 (détail PJ) Gestion des colloques / DCP Sur SIFAC : Il faut renseigner : - Unité fonctionnelle : n° de l’unité fonctionnelle attribué la DCP - Type de besoin : P 34 28 Gestion des colloques / DCP 29 Les questions : Les crédits alloués sont des crédits recherche : UF ou pas UF ? La détermination de l’unité fonctionnelle ne provient pas de l’origine des crédits, mais de la nature des achats répondant à une finalité commune ponctuelle et non récurrente. Comment faire apparaître sur SIFAC l’UF accordée si on passe un bon de commande auprès d’un titulaire du marché de l’université ? Dans ce cas, l’UF n’apparait pas, elle n’a pas besoin d’être renseignée. Le BDC est établi simplement dans le cadre du contrat et enveloppe du marché référencé. 35 TITRE DE LA PRÉSENTATION > TITRE DE LA PARTIE Agence comptable JE CREE UNE REGIE TEMPORAIRE 31 • Conformément aux principes fondamentaux de la comptabilité publique et notamment aux dispositions de l’article 14 du Décret 2012-1247 du 7 novembre 2012 (GBCP) les recettes et les dépenses publiques sont en principe recouvrées et payées par les comptables publics après émission par les ordonnateurs de factures de vente ou de certification d’un service fait. • Pour les EPSCP dotés d’un seul poste comptable , la diversité de leur activité, la démultiplication de leurs services sur le plan géographique en France ou à l’étranger , entrainent la nécessité de créer auprès de certains services des « caisses » habilitées à effectuer des opérations d’encaissements de recettes ou de paiement de dépenses . • En conséquent aux termes de l’article 191 du Décret 2012-1247 du 7 novembre 2012 « Des régisseurs de recettes et des régisseurs d'avances peuvent être nommés par l'ordonnateur avec l'agrément de l'agent comptable. » • L’adoption de tels dispositifs est de nature , d’une part, à rendre plus efficient le fonctionnement de l’ établissement au profit de ses usagers, d’autre part, à permettre à l’établissement de mieux assurer les missions qui lui sont confiées. 37 Titre de la Présentation > Titre de la partie 32 Pour ne pas être passible de « gestion de fait » Définition de la gestion de fait: "Toute personne qui, sans avoir la qualité de comptable public ou sans agir sous contrôle et pour le compte d’un comptable public, s’ingère dans le recouvrement des recettes affectées ou destinées à un organisme public doté d’un poste comptable ou dépendant d’un tel poste doit, nonobstant les poursuites qui pourraient être engagées devant les juridictions répressives, rendre compte au juge financier de l’emploi des fonds et valeurs qu’elle a irrégulièrement détenus ou maniés" 38 Titre de la Présentation > Titre de la partie 33 Par régie temporaire, il convient d’entendre une régie créée pour une mission définie qui ne dépasse pas un an. Pour les régies temporaires créées pour une période n’excédant pas six mois ou pour une opération particulière (ex : colloques) le régisseur pourra être dispensé de cautionnement sur décision de l’ordonnateur avec agrément du comptable. La dispense de cautionnement doit être mentionnée expressément sur l’acte constitutif de la régie. Cette procédure autorise un agent du service chargé de l’assiette et de la liquidation de la recette à percevoir son montant. Cet agent nommé « Régisseur de recettes » reverse ultérieurement à l’Agent comptable les sommes encaissées par ses soins. 39 Titre de la Présentation > Titre de la partie Trois mois avant la date du colloque, une demande de création d’une régie temporaire doit être effectuée. Cette demande (lettre au Président de l’université) doit préciser: - le nom du colloque - les dates de début et de fin de la régie - la nature des recettes qui seront à encaisser -le montant maximum de l’encaisse - les renseignements concernant le régisseur (Nom, prénom, grade ) • • Cette demande doit être adressée au bureau des régies de l’agence comptable. • Un arrêté de création de régie temporaire sera rédigé et transmis pour signature du Président et de l’agent comptable. 40 34 Titre de la Présentation > Titre de la partie 35 • Un arrêté de nomination de régisseur sera rédigé par le bureau des régies de l’agence comptable. • Cet arrêté sera transmis pour signature du Président et de l’Agent Comptable • L’arrêté est ensuite notifié à l’ordonnateur dont relève le régisseur , à l’agent comptable et au régisseur. 41 Titre de la Présentation > Titre de la partie 36 • Les recettes que le régisseur peut encaisser sont inscrites sur l’arrêté constitutif de la régie. • Il peut s’agir de recettes en numéraire ou par chèques bancaires ou postaux • Attention: les recettes encaissées en numéraire ne doivent en aucun cas être utilisées pour effectuer des menues dépenses liées au colloque. 42 Titre de la Présentation > Titre de la partie • • • • • • • 37 Pour le numéraire le régisseur doit: Tenir un registre de caisse et enregistrer quotidiennement ses opérations ( noms et prénoms de la partie versante, montant encaissé , nature de la recette encaissée ainsi que le montant total de l’encaissement). La somme encaissée en numéraire sera versée à la caisse de l’agent comptable accompagnée d’une copie du registre de caisse signé par le régisseur ou à la DRFIP sur rendez vous: -pour les régisseurs de recettes d’Aix: Recette des finances-2 rue Malherbe- 13100 Aix – Tél : 04 42 93 95 40 -pour les régisseurs de recettes de Marseille: DRFIP -27 rue L Liander - 13008 Marseille –Tél :04 91 17 91 78 ou 79 Un reçu de remise de fonds est délivré . Ce reçu est scanné à l’agence comptable. L’original du registre de caisse sera adressé à l’ordonnateur chargé d’émettre la facture de vente. 43 Titre de la Présentation > Titre de la partie • • • • • • • • • • • 38 Les régisseurs sont tenus de recevoir en paiement les chèques qui leur sont envoyés ou remis directement. Les régisseurs sont tenus d’exiger un chèque certifié ou un chèque de banque lorsque le montant des opérations dépasse 1500 €. Les chèques doivent être émis à l’ordre du régisseur « es qualité » Le régisseur peut exiger des particuliers qui se libèrent par chèque remis directement à sa caisse la justification de leur identité, qualité et domicile et il doit en prendre note au verso du chèque. L’absence de cette formalité peut engager sa responsabilité. Le régisseur vérifie que le chèque qui lui est remis comporte: - somme en chiffres et en lettres avec concordance des deux -date de chèque (durée de validité) -signature du tireur Après vérification, le régisseur comptabilise les chèques sur un bordereau. Les chèques sont remis à l’encaissement dans les meilleurs délais Les textes stipulent: « au plus tard le lendemain de leur réception par le régisseur (article7 du décret du 20 juillet 1992) ». 44 Titre de la Présentation > Titre de la partie 39 • Le régisseur émet un bordereau récapitulatif des recettes par nature. Ce bordereau indique les dates, numéros et montants des chèques ainsi que l’établissement bancaire tiré. Les chèques sont adressés à l’agent comptable accompagnés d’une copie du bordereau récapitulatif . • Le bordereau est signé par le régisseur qui adresse l’original à l’ordonnateur dont il relève pour émission de la facture de vente, en conserve un double à l’appui de sa comptabilité comme pièce justificative de la recette et en adresse une copie à l’agent comptable à l’appui des chèques. 45 Titre de la Présentation > Titre de la partie 40 • Le régisseur émet un bordereau récapitulatif des recettes par nature. Ce bordereau indique les dates, numéros et montants des chèques ainsi que l’établissement bancaire tiré. Les chèques sont adressés à l’agent comptable accompagnés d’une copie du bordereau récapitulatif . • Le bordereau est signé par le régisseur qui adresse l’original à l’ordonnateur dont il relève pour émission de la facture de vente, en conserve un double à l’appui de sa comptabilité comme pièce justificative de la recette et en adresse une copie à l’agent comptable à l’appui des chèques. 46 Titre de la Présentation > Titre de la partie 41 QUE DOIS JE FAIRE APRES LE COLLOQUE? Suggestion: Le plus tôt possible après le colloque le régisseur s’assure de l’encaissement de la totalité des sommes attendues . Pour cela il élabore un tableau récapitulatif de l’ensemble des participants « à titre payant » du colloque et des modes de paiement . Ce tableau comporte quatre colonnes selon le mode de paiement: Une colonne pour les encaissements en numéraire Une colonne pour les chèques reçus Une colonne pour les paiement en ligne Une colonne pour les virements administratifs Chaque colonne est totalisée Le régisseur s’assure que, pour le numéraire et les chèques, les montants obtenus correspondent bien aux sommes adressées à l’agence comptable par ses soins et se rapproche du service de la trésorerie de l’agence comptable pour vérifier que les sommes attendues par paiement en ligne et virement soient bien enregistrées dans les comptes d’attente. Ce tableau peut être transmis à la DAF pour information et pour vérification de l’émission des factures de vente correspondantes. 47 DOSI Le paiement en carte bleue Formation du 22 mai 2014 43 LE PAIEMENT EN CARTE BLEU A ce jour aucun projet de Gestion de colloque et paiement en ligne. La DOSI met à disposition une application simplifiée pour le paiement en ligne. 49 44 LE PAIEMENT EN CARTE BLEU Comment bénéficier de ce service ? Demander à l’agence comptable l’autorisation de paiement en CB par mail en fournissant les informations suivantes : ● Date début d'inscription ● Date Fin d'inscription ● Montant fixe ou libre ● Adresse du site Web du Colloque s'il existe La DOSI fournira une ou plusieurs adresses afin d’accéder au paiement en ligne. 9
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