TITRE SECTION SUJET Manuel des Pipelines et Distribution / Volume 1 – Administration 22 : Système de gestion des documents 03 : Conservation des documents OBJET ET CHAMP D’ACTION L’objet de ce sujet est de décrire les procédures à suivre pour s’assurer que les documents sont conservés pendant la période de temps établie. RÉFÉRENCES Directives sur la gestion des dossiers, version 2 DOCUMENTS ASSOCIÉS Procédure d’entreposage des dossiers inactifs hors site – Nouveaux dépôts Formulaire de transfert de dossiers inactifs (FTD) Procédure d’entreposage des dossiers inactifs hors site – Récupération Calendrier de base de conservation des dossiers Calendrier additionnel de conservation des dossiers Formulaire de récupération des dossiers DÉFINITIONS Code de conservation Le code de conservation est utilisé avant tout pour la transmission des documents en vue de leur archivage. Ce code doit être indiqué sur la Formule de transmission de fichiers pour décrire le contenu du document et permettre au système des documents inactifs de l’entreprise de veiller au suivi des périodes de conservation des documents. Période de conservation C’est la durée pendant laquelle un document doit être conservé. En permanence Ces dossiers doivent être conservés aussi longtemps que l’Impériale existe. Août 2014 MPD12203 Page 22.03 – 1 de 4 Section 22.03 : Indéfiniment Système de gestion des documents Conservation des documents La période de conservation des dossiers contrôlés qui, par leur nature, ne se prêtent pas aux périodes de conservation prédéterminées; ces dossiers devraient être passés en revue régulièrement. Documents remplacés Ces documents peuvent être supprimés lorsqu’une version mise à jour en est fournie. Autorisation du Service juridique (LC) Il faut obtenir l’autorisation du Service juridique avant la destruction de dossiers principaux portant le code de conservation LC. Actif La durée pendant laquelle une situation est effective (p. ex. la durée pendant laquelle l’entreprise est propriétaire d’une propriété ou celle pendant laquelle les droits et les obligations au titre d’un contrat s’appliquent) Dossier discrétionnaire Les dossiers dont l’utilité pour l’entreprise est relativement provisoire ne prévoient pas de période de conservation déterminée. Ils devraient être éliminés rapidement une fois qu’ils ont cessé d’être utiles. Dossier contrôlé Les dossiers dont il faut conserver l’exemplaire principal pendant une période déterminée d’après les besoins commerciaux ou selon des exigences juridiques ou fiscales; les dossiers sont détruits une fois les périodes de conservation atteintes. Responsable des dossiers du service (RDS) Le RDS est l’expert en la matière du service. Il consulte le groupe local des services de gestion de l’information, au besoin. Il remplit les autoévaluations portant sur la gestion des dossiers. Le RDS actuel des OCC figure dans le tableau en lien suivant. Tableau de conservation des documents OCC Page 22.03 – 2 de 4 MPD12203 Août 2014 Section 22.03 : Système de gestion des documents Conservation des documents Propriétaire des dossiers Identifié comme responsable de la gestion de l’information pour les dossiers entreposés auprès d’Iron Mountain et les dossiers conservés au bureau de Calgary; il s’agit du directeur du dépôt dans le cas des dossiers entreposés aux dépôts. PROCÉDURE Comme minimum, tous les documents doivent être conservés jusqu’à la prochaine vérification (interne). Les directives de conservation doivent être suivies pour tous les documents. Cliquez sur le lien ci-dessous pour connaître les exigences de conservation des documents. Le tableau fourni en lien est une version abrégée de la Table générale de conservation des documents. Il comporte des exemples de documents des OCC aux fins de référence. Tableau de conservation des documents OCC Veuillez consulter les versions en ligne du Calendrier de base et du Calendrier additionnel de conservation des dossiers pour les documents de référence originaux. Vous pouvez utiliser la fonction de recherche par mot clé si votre document ne figure pas dans le tableau abrégé. Communiquez avec le RDS pour faire ajouter des documents au tableau abrégé de conservation des documents. Destruction des documents La destruction des documents se fonde sur l’expiration de la période de conservation, conformément aux directives sur la gestion des dossiers. Pour détruire un document, il faut utiliser une déchiqueteuse à coupe transversale. Envoi des documents dans un dépôt de documents de l’entreprise Les documents indiqués, conformément au Calendrier de base de conservation des dossiers, doivent être acheminés à un centre d’entreposage de documents inactifs. On recommande de conserver les documents dans son bureau pendant l’année en cours plus un an avant de les transférer, ou jusqu’à la prochaine vérification interne (selon le délai le plus long). Pour envoyer des dossiers au centre d’entreposage des documents inactifs, remplissez le Formulaire de transfert de dossiers inactifs (FTD). Suivez la Procédure d’entreposage des dossiers inactifs hors site – Nouveaux dépôts. Faites une photocopie du FTD, après y avoir apposé l’étiquette de code à barres, et conservez-la dans vos dossiers. Servez-vous de ce code à barres pour récupérer sa boîte. Août 2014 MPD12203 Page 22.03 – 3 de 4 Section 22.03 : Système de gestion des documents Conservation des documents Envoyez une photocopie du FTD dûment rempli montrant le code à barres au RDS des OCC, qui vérifiera les renseignements indiqués sur le formulaire. Les dossiers seront entrés dans le système d’indexation centralisé (Accutrac ou équivalent). Le numéro de client du bureau des OCC de Calgary est CC451, et le « IM dept ID » des OCC est 831. (Voir le Tableau de conservation des dossiers OCC pour d’autres numéros de client.). S’il vous faut de l’aide pour organiser vos dossiers, communiquez avec le centre de conservation des documents de l’entreprise ou votre RDS. Rangement des documents Veillez à ranger, à votre établissement, tous les documents dans des boîtes standards (à couvercle intégré) du dépôt des documents, conformément aux directives sur la gestion des dossiers et la protection de l’information. Pour les dossiers discrétionnaires, vous pouvez écrire sur l’extérieur de la boîte son contenu, avec les dates des documents. Ces dossiers seront conservés à l’établissement et détruits ou éliminés lorsqu’ils cesseront d’être utiles. Les dossiers discrétionnaires ne doivent pas être envoyés aux fins de conservation hors site. Pour les dossiers contrôlés, utilisez les boîtes Iron Mountain et n’indiquez AUCUNE description du contenu sur l’extérieur de la boîte. Exemples de descriptions : Lot de dossiers – de la date... à la date... Correspondance – titres des dossiers Rapports BETA – par nom de rapport et dates Contrats ou conventions – avec leur date d’expiration Rapports de vérification – type et date Le mieux est de grouper les documents ayant des périodes de conservation semblables pour déterminer plus facilement les dates de leur envoi au dépôt de documents inactifs ou leur destruction. Page 22.03 – 4 de 4 MPD12203 Août 2014
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