LOCATION DE LA SALLE ERL REGLEMENT

LOCATION DE LA SALLE ERL
REGLEMENT
ARTICLE 1 : Généralités
La gestion de la salle ERL, propriété de la Commune de Vanvey, est assurée par la Mairie, sous la responsabilité du Maire. Les tarifs
de location de la salle et le montant de la caution de garantie sont déterminés par le Conseil Municipal annuellement.
La commune de Vanvey se réserve le droit de résilier le contrat de location si des raisons indépendantes de sa volonté survenaient
(incendie, inondations, foudre ou autres).
Aucun recours ne saurait être exercé par les locataires à l’encontre de la Commune. Tous frais éventuellement engagés ne prétendraient à un quelconque remboursement.
En cas de non-respect des clauses citées dans ce règlement, la Commune se réserve le droit de ne pas donner suite à une nouvelle
demande de location.
Des manifestions à caractère familial ou associatif peuvent y être organisées par les personnes habitants de la commune et les personnes domiciliées hors commune, les associations locales ou extérieures.
ARTICLE 2 : Réservation
Les organisateurs de manifestations de toute nature ne pourront obtenir la mise à disposition de la salle que sur demande en Mairie ou
demande écrite aux membres de la commission responsables de la gestion de la salle ERL.
La personne signataire de la convention est responsable de la location. Elle devra être présente pendant toute la durée d’occupation.
En cas de difficultés ou d’accidents pendant la durée de l’occupation de la salle, la responsabilité de la commune de Vanvey n’est pas
engagée.
La manifestation doit correspondre au motif cité dans le contrat de location.
L’utilisateur doit justifier de son identité et de son domicile. La salle ERL n’est pas louée aux mineurs.
ARTICLE 3 : Confirmation de location
Le demandeur s’informera auprès du secrétariat ou des responsables des disponibilités de la salle ERL. Toute demande de location
devra être confirmée par la signature d’un contrat de location en Mairie. La réservation ne sera effective qu’à réception en Mairie du
contrat de location rempli et signé et accompagné du règlement de la caution de 500 euros pour la grande salle, 250 euros pour la
petite, ainsi qu’un acompte de 50 % de la location et une attestation d’assurance couvrant les risques inhérents à la location.
Le demandeur recevra de la Perception des titres de paiements pour l’acompte et le solde de la réservation pour le règlement de la
salle ERL. Les règlements par chèque doivent être libellés à l’ordre du Trésor Public. (Attention, bien faire un chèque de caution et un
chèque pour l’acompte)
ARTICLE 4 : Sous location, location abusive et désistement
Il est formellement interdit au bénéficiaire et signataire du contrat de location :
De céder la salle ERL à une autre personne ou association,
D’organiser une manifestation différente de celle qui est prévue au contrat.
Si l’organisateur, signataire du contrat, était amené à annuler la réservation, il devra prévenir la mairie de Vanvey, dès que possible, et
au moins un mois à l’avance. La Commune se réserve le droit de garder l’acompte versé, à titre de dédommagement, sauf en cas de
circonstances exceptionnelles appréciées par les membres de la commission communale de la salle ERL.
Mairie de Vanvey
Rue des Ponts 21400 VANVEY
Tél. /Fax: 03.80.81.83.54
[email protected]
ARTICLE 5 : Caution
Que la salle soit mise à disposition gracieusement ou qu’elle soit payante, il sera exigé des particuliers ou des associations une caution. Ce chèque de caution de garantie sera restitué lors du encaissement définitif par le Trésor public de la salle ERL si après état des
lieux, le bâtiment et les alentours sont parfaitement propres, que le mobilier et le matériel mis à votre disposition (tables, chaises,
vaisselles, réfrigérateurs, four dégraissé, lave-vaisselle, éviers, percolateur, sols, sanitaires nettoyés, vitres et autres petits matériels)
sont parfaitement propres et en état de fonctionnement, qu’il n’a pas été constaté une mauvaise fermeture de toutes les issues et qu’il
n’a pas été constaté de dégradations, de vol et de clés égarées. Dans l’éventualité de dégradations très importantes, dépassant le montant de la caution, un devis sera établi et son montant devra être versé directement au Trésor Public, par l’organisateur ou le responsable des dégâts. Les accessoires manquants, détériorés ou cassés seront facturés à prix coûtant.
ARTICLE 6 : Remise des clés et mise à disposition
Le locataire prendra rendez-vous auprès du secrétariat de la mairie ou de la personne responsable de la salle ERL afin de procéder à la
remise des clés et recevoir toutes les recommandations. Un état des lieux sera établi avec le responsable de la mairie à la prise en
charge et au retour des clés. Un dossier vous sera remis à la remise des clés concernant toutes les consignes.
La reproduction des clés est protégée.
Il est interdit de céder les clés à un tiers autre que l’occupant.
Le matériel pour le nettoyage de la salle se trouve près des sanitaires dans le placard du fond, il est recommandé de balayer et de
laver le sol en pierres à l’eau chaude seulement. Pour le parquet il faut simplement le balayer et passer un chiffon humide pour enlever la poussière et les taches.
Les sacs poubelles pour la cuisine et les sanitaires, les produits vaisselle ou autres nettoyants, les torchons ne sont pas fournis.
Il est recommandé de bien suivre les fiches d’instructions affichées au dessus du matériel concerné, afin que vous n’ayez aucun problème de fonctionnement.
ARTICLE 7 : Responsabilité et Sécurité
Avant la prise de possession des locaux, le locataire effectuera une visite pour prendre connaissance des consignes générales de sécurité qui seront strictement respectées et avoir constaté l’emplacement des dispositifs d’alarme.
Tout utilisateur doit fournir à la signature du contrat de location une attestation d’assurance responsabilité civile couvrant tous les
risques susceptibles de survenir pendant la durée de la manifestation. La Commune de Vanvey ne saurait être tenue pour responsable
des vols ou des pertes d’objets dans l’enceinte des locaux, ainsi que des dégâts et vol qui pourraient être causés aux véhicules à
l’extérieur du bâtiment, aux équipements et aux agencements et dégage la collectivité de toute responsabilité en cas d’accident.
Il convient d’informer immédiatement la Commune ou un de ses représentants de tout sinistre et dégradations se produisant dans les
locaux loués.
Les utilisateurs s’engagent à veiller au bon déroulement de la manifestation, à respecter la salle, ses équipements et les alentours.
Ils inviteront leurs hôtes à adopter un comportement digne et respectueux.
L’utilisateur ne pourra interdire l’accès au Maire de Vanvey ou à ses représentants dans l’exercice de leur fonction.
Il est rappelé qu’il est rigoureusement interdit :
- De fumer dans l’intérieur des locaux,
- De scotcher, punaiser, clouer, visser, percer ou agrafer. Tout adhésif et l’utilisation de peinture sont prohibés.
- De coller des chewings-gums sous les tables et chaises et tous autres endroits,
- De bloquer ou de stationner devant les issues de secours,
- D’introduire dans l’enceinte des pétards ou des fumigènes,
- De déposer des cycles et cyclomoteurs à l’intérieur des locaux,
- De stationner sur les pelouses,
- D’utiliser le mobilier à l’extérieur de la salle (du matériel spécial peut être mise à votre disposition sur demande),
- De modifier ou surcharger les installations électriques,
- De mettre ses pieds sur les murs intérieurs et extérieurs,
- De pratiquer des activités répréhensibles et non autorisés par la loi.
Le locataire veillera au respect de la tranquillité publique à observer pour les riverains de la salle, aucun tapage nocturne ne sera toléré ! Après chaque utilisation, l’organisateur effectuera la remise en ordre du mobilier, le nettoyage de la salle et de la cuisine.
Le locataire respectera la réglementation en vigueur pour le tri sélectif des déchets qu’il produira pendant son séjour (container noir et
jaune à votre disposition). Un container pour les bouteilles en verre est à votre disposition à la sortie du village en direction de Voulaines-les-Templiers.
ARTICLE 8 : Débit de boissons temporaire et SACEM
Une demande d’autorisation d’ouvrir un débit temporaire de boissons est obligatoire pour les associations ainsi que les entreprises
organisant une manifestation ouverte au public. Les particuliers organisant une soirée privée ne sont pas concernés. L’autorisation est
soumise à l’exercice du pouvoir de police en ce qui concerne les heures d’ouvertures, les règles d’hygiène et de sécurité, l’ordre public et la règlementation sur l’ivresse publique.
Les organisateurs de soirées récréatives ou festives doivent traiter directement auprès de la SACEM (Société des Auteurs Compositeurs et des Editions Musicales, 3 boulevard Eugène Spuller 21000 DIJON, tél : 03.80.41.50.90).
Mairie de Vanvey
Rue des Ponts 21400 VANVEY
Tél. /Fax: 03.80.81.83.54
[email protected]
ARTICLE 9 : Tarifs de mise à disposition de la salle ERL
Les tarifs pratiqués, selon les catégories d’occupants, d’utilisation et de durée, sont fixés par délibération du Conseil Municipal et
annexés au présent contrat, selon les conditions en vigueur à sa signature.
La fourniture du chauffage, de l’électricité, de l’éclairage, de la production d’eau chaude sont des prestations incluses dans le prix de
location. Toute utilisation de chauffage complémentaire ou d’appoint est formellement interdite.
ARTICLE 10 : Révision
Le Conseil Municipal de la Commune de Vanvey se réserve le droit de modifier et de rectifier, sans préavis, le présent règlement qui
sera affiché dans le tableau d’affichage à l’entrée de la salle ERL et sera remis aux bénéficiaires qui attesteront en avoir pris connaissance.
Approuvé par délibération du Conseil Municipal en date du 1er Juillet 2014
Fait à Vanvey le
Je soussigné
l’accepter.
Fait à
Mairie de Vanvey
Ajointe au Maire
Nathalie CAILLETET
reconnait avoir pris connaissance du présent règlement et déclare
, le
Rue des Ponts 21400 VANVEY
Signature du Locataire
Tél. /Fax: 03.80.81.83.54
[email protected]
CARACTERISTIQUES DE LA LOCATION
Le présent contrat est établi pour une location portant sur la période suivante :
Au profit de (nom du responsable : particulier ou association)
Demeurant à :
Téléphone :
Nature de l’activité :
Assurance responsabilité civile souscrite auprès de :
Sous le numéro de police :
(Attestation a joindre)
Montant chèque de caution :
(Chèque à l’ordre du trésor Public)
Mise à disposition des clés et état des lieux à
Retour des clés et état des lieux à
le
le
Montant de l’acompte de 50 % :
Montant de la location :
Montant option supplémentaire :
Ménage
Vaisselle
Sono /Vidéo
Journée supplémentaire
Demi-journée supplémentaire
TOTAL
(Faire procéder la signature de la mention <lu et approuvé, bon pour accord dans les termes ci-dessus et parapher chaque page du règlement, du tarif).
Le Locataire
Le Propriétaire
Mairie de Vanvey
Nathalie CAILLETET
Fait en double exemplaires originaux, à Vanvey, le
Mairie de Vanvey
Rue des Ponts 21400 VANVEY
Tél. /Fax: 03.80.81.83.54
[email protected]

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