Rechtliche Grundlagen im Umgang mit der Informatik © ANWALTSKANZLEI‐SH.CH 1 Datenschutzgesetz, E‐Mail, Facebook, etc. Eine juristische Reise in die digitale Welt © ANWALTSKANZLEI‐SH.CH 2 Überblick 1. Aufbewahrungspflicht Buchhaltungsbelege 2. Datensammlung von Kundendaten 3. E‐Mails, Facebook, etc. am Arbeitsplatz 4. Aufbewahrungspflicht von Personendaten im Arbeitsbereich 5. Empfehlungen 6. Fragen © ANWALTSKANZLEI‐SH.CH 3 Aufbewahrungspflicht von Buchhaltungsbelegen • 10‐jährige Aufbewahrungspflicht für Buchhaltungsbelege (Art. 962 OR) • Schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise (Art. 957 Abs. 2 OR) • Erfolgsrechnung und Bilanz sind zwingend schriftlich (auf Papier) und unterzeichnet aufzubewahren © ANWALTSKANZLEI‐SH.CH 4 • Elektronische Dateien =Urkunden (Art. 177 ZPO) • Art. 70 MWSTG Verweis auf Art. 957 und Art. 962 OR • 10‐jährige Aufbewahrungspflicht (Art. 42 Abs. 6 MWSTG) • Busse bei Verstoss (Art. 325 StGB) © ANWALTSKANZLEI‐SH.CH 5 Datensammlung von Kundendaten • Sammeln von Kundendaten = Datensammlung i.S. DSG • Grundsätzlich zulässig (Art. 12 Abs. 3 DSG) • Zustimmung der betroffenen Person keine Persönlichkeitsverletzung • Verweigerte Zustimmung Rechtfertigungsgrund / Interessenabwägung © ANWALTSKANZLEI‐SH.CH 6 • Umgang mit Kundendaten Werbung per E‐Mail (Art. 3 lit. o UWG) Veräusserung Kundenstamm Geheimhaltungspflicht AN (Art. 321a Abs. 4 OR) • Aufbewahrungsdauer? © ANWALTSKANZLEI‐SH.CH 7 E‐Mails, Facebook, etc. am Arbeitsplatz • Kein Recht auf Internet am Arbeitsplatz • Sicherheitsrisiken / Belastung der Informatikstruktur (Viren, Würmer, etc.) • Überwachung geschäftlicher E‐Mailverkehr erlaubt • Überwachung privater E‐Mailverkehr verboten • Df E‐Mails = einfache Schriftlichkeit • Beispiel „Cybermobbing“ © ANWALTSKANZLEI‐SH.CH 8 Aufbewahrungspflicht von Personendaten im Arbeitsbereich • Personaldossiers 10‐jährige Aufbewahrungsdauer • Arbeitszeugnis 10‐jährige Verjährungsfrist! • Lohnbuchhaltung Aufbewahrungspflicht 10 Jahre! © ANWALTSKANZLEI‐SH.CH 9 Empfehlungen Checkliste: Sind die Buchhaltungsbelege und Geschäftsbücher sicher und richtig aufbewahrt? Sind unsere Kundendaten sicher und richtig aufbewahrt? Haben die Kunden bei E‐Mail Werbung die Möglichkeit, weitere Nachrichten abzulehnen? Wie dürfen unsere Mitarbeiter das Internet nutzen? © ANWALTSKANZLEI‐SH.CH 10 Werden Auftragsbestätigungen und Auftragsänderungen schriftlich festgehalten? Sind die vertraulichen Geschäftsunterlagen (Personaldossiers, Kundendaten) geschützt? Sind unsere Zugriffsrechte im Geschäft richtig geregelt? © ANWALTSKANZLEI‐SH.CH 11 Art. 962 OR C. Dauer der Aufbewahrungspflicht 1 Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz sind während zehn Jahren aufzubewahren. 2 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Buchungsbelege entstanden sind und die Geschäftskorrespondenz ein‐ oder ausgegangen ist. zurück © ANWALTSKANZLEI‐SH.CH 12 Art. 957 Abs. 2 OR A. Pflicht zur Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher 1 ... 2 Die Bücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz können schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise geführt und aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zu Grunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist. zurück © ANWALTSKANZLEI‐SH.CH 13 Art. 177 ZPO Begriff Als Urkunden gelten Dokumente wie Schri stücke, Zeichnungen, Pläne, Fotos, Filme, Tonaufzeichnungen, elektronische Dateien und dergleichen, die geeignet sind, rechtserhebliche Tatsachen zu beweisen. zurück © ANWALTSKANZLEI‐SH.CH 14 Art. 70 MWSTG Buchführung und Aufbewahrung 1 Die steuerpflichtige Person hat ihre Geschäftsbücher und Aufzeichnungen nach den handelsrechtlichen Grundsätzen zu führen. Die ESTV kann ausnahmsweise darüber hinausgehende Aufzeichnungspflichten erlassen, wenn dies für die ordnungsgemässe Erhebung der Mehrwertsteuer unerlässlich ist. 2 Die steuerpflichtige Person hat ihre Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Aufzeichnungen bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung (Art. 42 Abs. 6) ordnungsgemäss aufzubewahren. Die Artikel 957 und 962 des Obligationenrechts1 sind anwendbar. 3 Geschäftsunterlagen, die im Zusammenhang mit der Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen benötigt werden, sind während 20 Jahren aufzubewahren (Art. 31 Abs. 3 und 32 Abs. 2). 4 Der Bundesrat regelt die Voraussetzungen, unter welchen Belege, die nach diesem Gesetz für die Durchführung der Steuer nötig sind, papierlos übermittelt und aufbewahrt werden können. zurück © ANWALTSKANZLEI‐SH.CH 15 Art. 42 Abs 6 MWSTG Festsetzungsverjährung 6 Das Recht, die Steuerforderung festzusetzen, verjährt in jedem Fall zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode, in der die Steuerforderung entstanden ist. zurück © ANWALTSKANZLEI‐SH.CH 16 Art. 325 StGB Ordnungswidrige Führung der Geschäftsbücher Wer vorsätzlich oder fahrlässig der gesetzlichen Pflicht, Geschäftsbücher ordnungsmässig zu führen, nicht nachkommt, wer vorsätzlich oder fahrlässig der gesetzlichen Pflicht, Geschäftsbücher, Geschäftsbriefe und Geschäftstelegramme aufzubewahren, nicht nachkommt, wird mit Busse bestraft. zurück © ANWALTSKANZLEI‐SH.CH 17 Art. 12 Abs. 3 DSG Persönlichkeitsverletzungen 3 In der Regel liegt keine Persönlichkeitsverletzung vor, wenn die betroffene Person die Daten allgemein zugänglich gemacht und eine Bearbeitung nicht ausdrücklich untersagt hat. zurück © ANWALTSKANZLEI‐SH.CH 18 Art. 3 lit. o UWG Unlautere Werbe‐ und Verkaufsmethoden und anderes widerrechtliches Verhalten o. Massenwerbung ohne direkten Zusammenhang mit einem angeforderten Inhalt fernmeldetechnisch sendet oder solche Sendungen veranlasst und es dabei unterlässt, vorher die Einwilligung der Kunden einzuholen, den korrekten Absender anzugeben oder auf eine problemlose und kostenlose Ablehnungsmöglichkeit hinzuweisen; wer beim Verkauf von Waren, Werken oder Leistungen Kontaktinformationen von Kunden erhält und dabei auf die Ablehnungsmöglichkeit hinweist, handelt nicht unlauter, wenn er diesen Kunden ohne deren Einwilligung Massenwerbung für eigene ähnliche Waren, Werke oder Leistungen sendet; zurück © ANWALTSKANZLEI‐SH.CH 19 Art. 321a Abs. 4 OR II. Sorgfalts‐ und Treuepflicht 4 Der Arbeitnehmer darf geheim zu haltende Tatsachen, wie namentlich Fabrikations‐ und Geschäftsgeheimnisse, von denen er im Dienst des Arbeitgebers Kenntnis erlangt, während des Arbeitsverhältnisses nicht verwerten oder anderen mitteilen; auch nach dessen Beendigung bleibt er zur Verschwiegenheit verpflichtet, soweit es zur Wahrung der berechtigten Interessen des Arbeitgebers erforderlich ist. zurück © ANWALTSKANZLEI‐SH.CH 20 Kontakt Kontakt Anwaltskanzlei Roth Hauser & Zbinden Haus der Wirtschaft Herrenacker 15 CH‐8200 Schaffhausen Tel +41 52 630 21 00 Tel +41 52 630 21 09 info@anwaltskanzlei‐sh.ch www.anwaltskanzlei‐sh.ch Zu Fuss: 5 Minuten vom Bahnhof Schaffhausen. Oder mit dem Fahrzeug ab E54. Parkmöglichkeiten Parkhaus Herrenacker. © ANWALTSKANZLEI‐SH.CH 21
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