REGIONE DEL VENETO
AZIENDA UNITA' LOCÀLE SOCIO-SANITARIA N. 6 ?VICENZA?
DELIBERAZIONE
n. 302
del l8/04/20 14
OGGETTO
Approvazione del Processo Aziendale "Gestione dei contratti di beni e servizi" individuato quale
processo di studio ridotto al fine di identificare e ridurre i rischi prioritari attivando le opportune azioni
di miglioramento e i piani di contenimento.
Proponente: Servizio Approvvigionaiììenti
Anno Pì-oposta: 2014
Nui'nero Proposía:294
8ervìzìo Approvvigionamenti/2014/294
Il Direttore del Servizio Risorse Umane e Relazioni Sindacali riferisce quanto segue:
Premesso che l'Azienda Ulss n.6 Vicenza, in attuazione della DGRV n. 1237 del 16 luglio 2013 ad
oggetto "Determinazione degli obiettivi di salute e di funzionamento dei servizi per le Aziende ULSS
del Veneto, l',4zienda Ospedaliera di Padova, lAzienda Ospedaliera Universitaria Integrata Verona e
l'lRCCS"Istituto Oncologico Veneto - anno 2013" ed in conformità alle indicazioni fornite dalla
Regione con nota del 4.07.20l3, prot. n. 287107 ad oggetto ?Corso di formazione per lo sviluppo del
Sistema di Controllo Interno - Analisi processi con metodo ridotto - Assegnazione Processi? ha
partecipato all'attività formativa relativamente al Processo Aziendale 'Gestiorìe e trattamento giuridico
ed economico del personale diperìdente';
che è stato identificato il Gruppo di lavoro formativo formato da:
Dott. Giorgio Miotto (Owner del processo)
Rag. Ruggero Ramanzin (personale operante nel processo)
Rag. Francesco Tmnfio (personale operante nel processo)
Dott.ssa Cristina Bonato (funzione controllo interno)
Preso atto che il Processo 'Gestiorie dei contratti di beni e servizi' è stato analizzato e studiato in
maniera completa;
Dato atto che, sulla base delle indicazioni fornite in occasione degli incontri formativi e di una accurata
analisi del processo, sono stati prodotti gli allegati documenti:
1. Procedura del processo studiato;
2. Matrice contenente l'elenco delle attività cui è associato il rischio, il possibile danno e la scala dei
rischi;
3. Matrice di interpretazione dei rischi;
4. Le Azioni di Migliorarììento e i Piani di Contenimento
Dato atto altresì che tali docììmenti sono stati condivisi con i componenti del gruppo di lavoro.
Dichiarato che è intenzione di questa Azienda completare i Piani e le Azioni, di effettuare le attività di
monitoraggio/controllo sullo stato avanzamento dei lavori nel rispetto delle scadenze inserite nei Piani
e nelle Azioni previste nel processo
Il medesimo Direttore ha attestato l'avvenuta regolare istruttoria della pratica anche in relazione alla
sua compatibilità con la vigente legislazione regionale e statale in materia;
I Direttori Amministrativo, Sanitario e dei Servizi Sociali e della Funzione Territoriale hanno espresso
il parere favorevole per quanto di rispettiva competenza.
Servizio Approvvigionamenti/2014/294
2
Sulla base di quanto sopra
IL DIRETTORE GENERALE
DET,TBERA
1. Di prendere atto della partecipazione del gruppo di lavoro agli incontri per lo studio completo dei
processi prìorìtarì: Analisi dei Processi per il 2013 (metodo Ridotto) relativamente al Processo
Aziendale 'Gestione dei contratti di beni e seryizi'.
5
2. Di approvare gli allegati docurììenti prodotti sulla base delle indicazioni fornite in occasione degli
incontri formativi e di una analisi accurata del processo:
@ Procedura del processo studiato;
@ Matrice contenente l'elenco delle attività cui è associato il rischio, il possibile danrìo e la scala
dei rischi;
* Matrice di interpretazione dei rischi;
* Le Azioni di Miglioramento e i Piarìi di Contenimento
3. Di prevedere di completare i Piani e le Azioni, di effettuare le attività di monitoraggio/controllo
sullo stato avanzamento dei lavori nel rispetto delle scadenze inserite nei Piani e nelle Azioni
previste nel processo;
4. di prescrivere che il presente atto venga pubblicato all'Albo on-line dell'Azienda.
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Servizio Approvvigionamenti/2014/294
3
Parere favorevole, per quanto di competenza:
Il Direttore Arnministrativo
(Dr. Roberto Toniolo)
Il Direttore Sanitario
(Dr. Francesco Buonocore)
Il Direttore dei Servizi Sociali
e della Funzione Territoriale
(Dr. Paolo Fortuna)
IL DIRETTORE GENERALE
(Ing. Ermanno Angonese)
Il presente atto è eseguibile dalla data di adozione.
Il presente atto è proposto per la pubblicazione all'Albo on-íÍine dell'Azienda con le seguenti modalità:
[X] oggetto e contenuto;
[ ] solo oggetto (come da motivazione del Direttore del Servizio proponente);
[ ] nessuna forma di pubblicazione (come da motivazione del Direttore del Servizio proponente).
Copia del presente atto viene inviato in data odierna al Collegio Sindacale (ex art. 10, comma 5, L.R.
14.9.1994, n. 56).
IL RESPONSABILE PER LJr GESTIONE ATTI
DEL sbìv?ppúìu LEGALI E
TM .qEN;'F,RALI
Vicenza,
-
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L'atto è inviato alla Giunta Regionale del Veneto in data
Copia conforme all'originale, composta di n.
con prot. n.
fogli (incluso il presente), rilasciata per uso
arnministrativo.
IL RESPONSABILE PER LA GESTIONE A?TI
DEL SERV?ZIO AFFARI LEGALI E
AMMINISTRATM GENERALI
Vicenza,
Servizio Approvvigionamenti/2014/294
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BOZZA: Procedura di unità operativa
Títolo: Gestione dei Contratti di Bení e Servizi - BOZZA
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Centro di emíssione: Servizio Economato
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Procedura Gestione
dei Contratti di Beni
e Servizi
Redazione
Verifica
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tecnica
Servizio Approwigionamenti; Servizio Farmacia Ospedaliera; Servizio Mfarì
Legali; Servizio Tecnico;
Servizio Approwigionamenti
Approvazione
// presente documento è di proprietà dell'U.L.S.S. Nº 6 di Vicenza e può essere
riprodotto o consegnato a terzi previa autorizzazione del Direttore Generale. ì
trasgressori saranno sanzionati secondo quanto previsto dalle Leggi vigenti in materia.
Tutte le copie carta sono ritenute di lavoro per le quali non si garantisce
raggiornamento. /e copie aggiornate sono su rete intranet.
ULSS 6 Vicenza - Procedura Gestione Contratti
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BOZZA: Procedura di unítà operativa
Titolo: Gestione dei Contratti di Beni e Servizi - BOZZA
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1. CAMPO E SCOPO DI APPLICAZIONE...................................................................................3
2. DOCUMENTI Dl R?FERIMENTO .............................................................................................3
3. DEFINIZIONIE ABBREVIAZIONI ...........................................................................................3
4. MODALITA' OPERATIVA........................................................................................................4
4.1. Tempie volumi ...............................................................................
4.2 Macro-fasi del processo e responsabilità ..........................................................................5
4.3 Premessa ..............................................................................................................................5
4.4 Gestione del contratto di beni.............................................................................................5
4.4.l Fase l: Stipula del contratto; inserimento anagrafica fornitore; codifica articoli; inserimento contratto
infoìnìatico ....... .... ......... .. ........... ... . .... .. .. .. .. .. .. .. ... ----... .- ? - - - - ----- ------- ----- ? ?
4.4.2 Fase 2: Richiesta DM e prodotti economali....................................................................................................... 6
4.4.3 Fase 2: Richiesta Farmaci ................................................................................................................................... 7
4.4.4 Fase 3: Emissioni ordini .............
4.4.S Ricezione Merci ................................................................................................................................................... 9
4.4.6 Distribuzione ........................................................................................................................................................ 9
4.4.7 Utilizzo................................................................................................................................................................ 10
4.4.8 Fatturazione e Pagamento ................................................................................................................................ 10
4.4.9 Acquisto beni mobili .........................................................................................-.
4.410 Inventario ......................................................................................................................................................... 12
4.4.1l Modalità di effettuazione dell'inventario fisico..........................................
4.5 Gestione del contratto di servizi .......................................................................................18
4.5.l Premi di assicurazione per responsabilità civile .
4.5.2 Incarichi legali ........................................................
4.5.3 Utenze telefoniche ....................................................
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1. CAMPO E SCOPO DI APPLICAZIONE
La presente procedura, relativa alla gestione amministratìva dei contratti di Beni e Servizi, si prefigge lo
scopo di garantire la corretta e completa gestione, nel rispetto delle prescrizioni normative nazionali,
regionali e delle disposizioni interne, dei contratti relativi alle forniture di beni e servizi al fine di mettere a
disposizione delle uu.oo, i beni e servizi necessari all'espletamento dei loro compiti istituzionali, ed ha lo
scopo di descrivere:
* le responsabilità dei soggetti coinvolti nel processo;
* le attività inerenti l'operatività nella gestione dei contratti di beni e serviz5
* i controlli posti in essere nella gestione dei contratti di beni e serviz5
* l'identificazione delle procedure informatiche coinvolte nelle attività operative del processo;
Questa procedura si applìca a tutte le UU.OO e a tutti i Servizi dell'Azienda ULSS 6 di Vicenza coinvolte
nella gestione dei contratti di beni e servizi, descrivendone le modalità operative dalla fase di stipula del
contratto fino alla fase di liquidazione delle fatture.
Si prefigge inoltre lo scopo di:
* identificare i rischi connessi al processo;
* individuare le azioni correttive da porre in essere per il contenimento dei rischi stessi.
2. DOCuMFNTl Dl RIFER?MENTO
I principali riferimenti rispetto a questa procedura sono:
* D Lgs.vo n. 163/2006 ?Codice degli appalti pubblici";
* Regolamentoattuativoalcodicedegliappaltin.del2010
* D L 95/2012 "Spending review"?
* D.Lgs33/2013trasparenzasull'attivitàdellaP.A.
* AttoAziendaleU.L.S.S.n.6,approvatocondeliberazionen.1026del31.12.2012
3. DEFINIZ?ON? E ABBREVIAZIONI
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BOZZA: Procedura di unità operativa
Titolo: Gestione dei Contratti di Beni e Servízi - BOZZA
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Centro di emissione: Servizio Economato
4. MODALITA' OPERATIVA
4.1. Tempie volumi
ll Servizio Approwigionamenti, l'U.O.C. di Farmacia Ospedaliera ed il Servizio Tecnico si occupano della
gestione dei contratti di beni e servizi a partire della stipula del contratto fino alla liquidazione della fattura. Le
macro fasi relative alla gestione dei contratti stessi vengono descritte nei successivi paragrafi.
II processo si caratterizza peri seguenti volumi (dato 2013):
Numero di persone coinvolte:
FTE / Unità Operative
Unità operative richiedenti' 231 CDC (180 tra UOC ed UOS)
FTE che effettuano ordini:
FTE che effettuano liquidazioni/mandati: 7,33
Volumi di attività generati
Quantità di contratti in essere (Servizi e beni): 957
Quantità di ordini: 30.037
Quantità di fatture: 50 434
Quantità di mandati: 5.31
Volumi di costi / fatturazione:
Spesa per Dispositivi medici:
Spesa per Farmaci:
Spesa per materiale non sanitario:
Spesa per Servizi:
€ 30.320.000.00
€ 53.992.236.00
€ 2.262.500.00
€ 335.206 951 .00
Acquisto di servizi sanìtari con contratti in service: € 18.485.000,00
Utenze (telefono, acqua, gas, altre utenze): € 6.390.000,00
Premi di assicurazione per responsabilità civile: € 6.490.000,00
Incarichi legalì: € 62.939,00
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Titolo: Gestione dei Contratti di Beni e Servizi - BOZZA
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4.2 Macro-fasi del processo e responsabilità
ll processo si articola nelle macro-fasi di seguito illustrate:
1 )Acquisto Beni:
:.ìSr=
Descrizione
Stipula
fase
contratto:
Inserimento
Richiesta
Emissione
Ricevimento
Registrazione
ordini
merci
contabile e
Distribuzione
stoccaggio
anagrafica
fornitore:
Utilizzo
Fatturazione
Flussi
liquidazione?
Inventario
consumi
DM
Codifica
aíticoli;
inserimento
contratto
informatico
Rif.
-SF
-uu.oó.
-SA
-SFO
-SA
-S-A
(magazzino)
- SFO
-SA
-SA
-Fornitore
-uu.oo.
(magazzino)'
(magazzino)"
-SF
-SA
-SA
-SFO
-uu.oo.
-SFO
-SFO
-SFO
(magazzino)
(magazzino)
(magazzino)
-uu.oo.
-uu.oo.
-SF
-uu.oo.
attività esternalizzata
2) Acquisto di servizi:
?lnserimento
Ó6m'c;ÌzÍ?one-fase
Erogazione servizío
Fatturazione
anaarafica fornitore
SEF
Fatturazione /
o
Fornitore
Fornitore
-Servizio Coinvolto
4.3 Premessa
La procedura di gestione dei contratti di beni e servizi prende awio con la stipula del contratto e si sviluppa
in varie fasi che vengono descritte nelle pagine che seguono.
4.4 Gestione del contratto di beni
4.4.1 Fase 1: Stipula del contratto; inserimento anagrafica fornitore; codifica articoli; inserimento
contratto informatico
Successivamente alla comunìcazione del prowedimento di aggiudicazione definitìva e trascorso il termine
dei trentacinque giorni da quest'ultimo, così come previsto dall'art.ll, comma 10- bis, lettera a) del
D.Lgs.163/2006 e s.m.i, ad eccezione delle gare espletate attraverso piattaforma telematica CONSIP,
íAzienda prowede, per mezzo del Dirigente del SA o del SAP, alla stipula del contratto con la ditta
aggiudicataria. Contestualmente un "operatore" del SA prowede a verificare se la ditta aggiudicataria è già
presente negli archivi fornitori del gestionale.
Nel caso in cui la ditta aggiudicataria non sia presente negli archivi informatici, íoperatore del SA prowede
ad inviare al SF una richiesta, mezzo mail, di creazione di anagrafica fornitore indicando i dati identificativi
dello stesso e richiesti come documentazione di gara, i dati necessari sono i seguenti:
Nome e cognome / Ragione sociale;
Domicilio / residenza / Sede legale;
Codice fiscale / partita I.V.A.?
Codice I.B.A.N. e banca di appoggio peri pagamenti?
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Titolo: Gestione dei Contrattì dí Beni e Servizi - BOZZA
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Centro di emissione: Servizio Economato
una volta creata l'anagrafica fornitore, l'operatore del SF prowede ad inviare, all'operatore del SA, una mail
con íindicazione del numero del codice fornitore.
Controllo: Ad ogní nuova aggiudicazione, compito delíoperatore del SA è, altresì, quello di verificare la
presenza negli archivi del magazzino di tutti gli articoli aggiudicati in sede di gara. La verifica awiene
effettuando nel gestionale AS400 il REF o il nome commerciale del prodotto aggiudicato. Nel caso in cui
dalla verifica risulti l'assenza di qualche articolo, l'operatore prowede a:
ò Richiedere al SFO la creazione dell'anagrafica articolo in caso si tratti di farmaci o DM, inviando
contestualmente la scheda tecnica contenente tutti i dati necessari per la creazione dell'anagrafica
articolo:
Creare l'anagrafica articolo per tutti gli articoli non rientranti nelle categorie di competenza del SFO.
Nel momento in cui l'operatore del SA ha a disposizione sia il codice fornitore che tutti i codici degli articoli
aggiudicati in sede di gara prowede a caricare nel sistema informatico il "contratto informatico".
Le princípali informazioni inserite sono:
Descrizione del contratto:
Durata del contratto
Codice fornitore e ragione sociale;
Importo totale del contratto
Codice budget;
Codice CIG:
Elenco degli codici aìticolo aggiudicati in gara;
Prezzo di aggiudicazione per singolo articolo;
Sconto offerto per singolo articolo
Quantìtà massima per singolo articolo aggiudicata in gara;
Questa procedura permette di collegare gli articoli aggiudicati in sede di gara al fornitore aggiudicatario
consentendo, in sede di predisposizione dell'ordine di:
Utilizzare direttamente il budget stanziato per quella fornitura;
Collegare direttamente l'ordine al CIG;
La procedura impedisce di:
Acquistare l'articolo aggiudicato in gara da un fornitore diverso dall'aggiudìcatario;
Acquistare quantità superiori a quelle aggiudicate;
Effettuare acquisti riconducibili al contratto per un importo superiore all'importo di aggiudicazione
4.4.2 Fase 2: Richiesta DM e prodotti economali
Le richieste di materiali possono riguardare prodotti gestiti ?a magazzino" o prodotti gestiti "in transito"'
Per prodotti a magazzìno si intendono tutti quegli articoli che vengono usati indifferentemente da tutte le
uu.oo. dell'Azienda.
Per prodotti in transito si intendono tutti quegli articoli che vengono utilizzati da specifiche UU.OO.;
L'individuazione della modalità di gestione degli articoli viene effettuata dal SA e dal SFO sulla base di
approfondite valutazioni circa i volumi di acquisto ed il numero di uu.oo. che utilizzano gli articoli.
La richiesta dei prodotti awiene ad opera degli operatori delle uu.oo. e dei Servizi Aziendali.
Nel caso si tratti di prodotti in scorta, la richiesta viene inviata al magazzino competente (a seconda che si
tratti di prodotto Economale o di Farmacia); Tale rìchiesta viene effettuata attraverso procedura
informatizzata per la quasi totalità dei reparti, ed è compilata da personale appositamente individuato cui è
stato attribuito un profilo personale di login e password (attualmente si stima una copertura pari a circa il
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Titolo: Gestíone dei Contratti di Beni e Seryizi - BOZZA
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90% delle uu.oo.). All'interno della procedura informatizzata sono state predisposte le liste personalìzzate
per ciascuna u.o. contenenti i prodotti normalmente utilizzati, individuati in base ai consumi storici.
L'operatore autorizzato deve quindi limitarsi ad inserire i quantitativi di materiale necessario fino alla
successiva richiesta. Nel caso in cui l'U.O. necessitasse di prodotto/i non presente/i nella lista
personalizzata, l'operatore dovrà contattare un addetto del SA o del SFO per richiederne l'inserimento che
viene effettuato solo nel caso in cui il prodotto richiesto sia compatibìle con le esigenze operative dell'U.O.
richiedente.
La richiesta compilata viene ìnviata a mezzo procedura informatica al servizio competente (SA o SFO) che
mediante i propri incaricati prowede a validarla con eventuali rettifiche quantitative e successivamente a
trasferirla al magazzino di riferimento per la successiva evasione.
Il magazzino centrale invia, due volte a settimana, al SA ed al SFO i tabulati nei quali sono indicati i prodotti
in sottoscorta in modo tale che i due servizi possano prowedere ad effettuare gli ordini di reintegro. l livelli di
sottoscorta vengono fìssati dall'U.L.S.S. in base ai dati storici dei consumi, ai tempi di riordino ed ai tempi d
consegna
Controllo: Gli operatori del SA e del SFO, prima di effettuare gli ordini, ed al fine di non aggravare il bilancio
dell'Azienda con un eccesso di scorte, prowedono a verificare i tabulati inviati dal magazzino centrale
effettuando un puntuale controllo in merito all'andamento dei consumi, la presenza di ordini ancora inevasi
ecc.
Per i prodotti in transito le richieste vengono inviate al SA nel caso si tratti di beni economali e DM, oppure al
SFO nel caso dei prodotti farmaceutici.
Le richieste di prodotti "in transito" possono essere effettuate dai reparti/UU.OO. secondo due modalità:
Richiesta informatizzata (non per i prodotti economali)
Buono cartaceo. ossia la versione cartacea dei buoni elettronici.
Le richieste per i materiali gestiti "in transito" dopo gli opportuni controlli vengono evase con íemissione
dell'ordine.
4.4.3 Fase 2: Richiesta Farmaci
Le richieste di Farmaci possono riguardare sia farmaci gestiti "a magazzino? che farmaci gestiti ?in transito":
I farmaci gestiti "a scorta" sono quelli previsti dal Prontuario Terapeutico Aziendale ad uso diffuso e
routinario.
Controllo: Due volte a settimana viene generata una proposta d'ordine informatica (i farmaci vengono filtrati
dal sistema in base al valore di sottoscorta inserito, normalmente scorta di 30 giorni, e la giacenza al
momento dell'estrazione). La proposta viene inizialmente completata dagli operatori addetti al magazzino,
quindi verificata dal Farmacista che sovrintende la distribuzione alle uu.oo. ed infine verificata ed
approvata dal Direttore delíUOC di Farmacia Ospedaliera
L'acquisto dei farmaci "in transito" awiene, generalmente, per farmaci non previsti dal Prontuario
terapeutico Aziendale ma che vengono richiesti con modalità particolari (richiesta motivata per singolo
paziente).
Controllo: La rìchiesta motivate o per farmaci esteri del medico prescrittore vengono verificate dal
Farmacista per quanto attiene farmaco, dosaggio, posologia, indicazioni, etc.
Dopo la verifica del farmacista l'operatore del SFO inserisce la proposta informatica, specificando il centro di
costo dell'Unità Operativa richiedente, e viene ripetuta la procedura come precedentemente descritta fino
alla generazione dell'ordine da inviare in ditta.
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BOZZA: Procedura di unità operativa
Titolo: Gestione dei Contrattì di Beni e Servizi - BOZZA
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4.4.4 Fase 3: Emissioni ordini
Rif. SA; SFO
Servizio Economato:
L'emissione degli ordini viene effettuata con tre distinte modalità:
ordini di prodotti economali e DM aggiudicati in gara e gestiti a magazzino;
ordini DM in transito aggiudicati in gara?
ordini di DM e prodotti economali in transito non aggiudicati in gara?
ordini di prodotti economali e DM aggiudicati in gara e gestíti a magazzino:
sono emessi dal SA sulla base delle verifiche dei livelli di sottoscorta derivanti dai consumi di magazzino e
delle proposte inserite dal SFO.
Gli operatori del SA predispongono l'ordine da inviare al fornitore e lo sottopongono alla firma del rispettivo
Responsabile di Sezione.
Controllo: il responsabile della Sezione verifica la congruità dell'ordine emesso.
Ordini DM in transito aggiudicatí in gara:
Le richieste pervenute al SA vengono trasformate in ordini dall'operatore il quale, inoltre, prowede ad
inviarli, previa firma del responsabile della Sezione, ai fornitori:
Controllo: l'operatore del SA prowede a verificare che i prodotti richiesti siano stati aggiudicati in gara;
verifica la congruità della richiesta rispetto ai consumi pregress5 verifica la copertura di budget;
ordini di DM e prodotti economali in transito non aggiudicati in gara;
per questa tipologia di ordini pervengono al SA sia richieste informatiche che richieste cartacee.
Le richieste informatiche vengono gestite direttamente dall'approwigionatore che si occupa della specifica
categoria di beni, mentre le richieste cartacee, prima di essere prese in carico dall'approvvigionatore,
vengono vistate del direttore del SA.
L'approwigionatore prowede a verificare la presenza agli atti di un'offerta valida, in caso contrario prowede
ad acquisire le offerte per l'individuazione del fornitore.
Successivamente si prowede ad acquisire il CIG ed a predisporre l'ordine di acquisto che dovrà essere
corredato da copia delle offerte pervenute? e dal ?giustificativo d'acquisto" che viene sottoscritto
dall'Approwigionatore e dal Responsabile di Sezione; il documento riporta tutti gli estremi normativi e l'iter
dell'istruttoria.
L'ordine di acquisto viene quindi sottoposto al Direttore del SA per la firma ed il successivo invio al fornitore.
Servizio Farmacia:
Gli ordini emessi dal SFO possono riferirsi a:
Prodotti gestiti a scorta?
Prodotti in transito:
per entrambe le tipologie vengono generate le PO informatiche, le quali dopo la validazione da parte del
Direttore dell'UOC di Farmacia Ospedaliera, vengono inviate all'operatore del SFO il quale verifica se i
farmaci richiesti sono stati aggiudicati in gara e in tal caso genera gli ordini per delega del Direttore SA.
Nel caso il farmaco sia stato aggiudicato in gara l'operatore del SFO prowede a trasformare la PO in ordine
e ad inviare lo stesso alla ditta aggiudicataria
Per i farmaci non aggiudicati in gara e da acquistarsi in economia, l'operatore del SFO prowede ad inoltrare
la PO al direttore SFO e in seguito ad approvazione viene inviata alíoperatore del SA il quale prowederà ad
emettere l'ordine di acquisto.
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Titolo: Gestíone dei Contratti di Beni e Servizí - BOZZA
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4.4.5 Ricezione Merci
Rif. SA: SFO
SA
Tutti i prodotti ordinatì dal SA vengono fatti pervenire presso il magazzino centrale gestito da società
esterna. ll personale dell'appaltatore prowede a verifica la corrispondenza fra il documento di trasporto del
fornitore (DDT) e la merce consegnata.
L'accettazione della merce è subordinata ai seguenti controlli:
1 che la merce sia destinata al magazzino dell'Ulss 6 Vicenza, in caso contrario l'operatore non effettua
I'accettazione e respinge la consegna?
2. che vì sia corrispondenza tra quanto indicato nell'ordine di acquisto e quanto riportato nel DDT;
3. verificata delíintegrità dei collí consegnat5
in caso di accettazione della consegna gli operatorì di magazzino prowedono ad effettuare la registrazione
contabile di carico merce nel gestionale dell'appaltatore
L'invio delle registrazioni contabili al SA awiene con frequenza giornaliera mediante software di interfaccia
fra il gestionale dell'appaltatore ed il gestionale dell'ULSS 6 Vicenza.
Controllo: per poter procedere all'acquisizione del flusso dati nel gestionale ULSS è necessario che non vi
siano segnalazioni di errori bloccanti. In presenza di errorì l'addetto del SA prowede ad accertarne la natura
e ad effettuare le necessarie correzioni.
Controllo: Nel caso in cui la quantità consegnata sia superiore l'operatore di magazzino non può effettuare
la registrazione contabile della merce e pertanto contatta l'operatore del SA per le opportune verifiche. Nel
caso quest'ultimo accerti Verrore da parte del fornitore, viene data disposizione all'operatore di magazzino di
rendere al fornitore la merce pervenuta in eccedenza, viene quindi generato il DDT di reso con contestuale
richiesta di emissione nota credito al fornitore.
Ogni eventuale ulteriore anomalia nella consegna viene segnalata all'operatore SA dì riferimento per l'awio
della procedura di contestazione al fornitore.
I DDT vengono inviati al SA con frequenza giornaliera.
SFO
La consegna dei farmaci awiene al servizio ricevimento merci, dove gli operatori verificano:
1 . Ia congruità tra quanto ordinato e quanto consegnato;
2. íintegrità deí prodotti consegnati, la data di scadenza dei farmaci (vengono accettati se pervengono con
almeno i 2/3 della valìdità residua del medicinale);
3. il rispetto, nel trasporto, della temperatura di conservazione. Nel caso vengano accertate delle
incongruenze, viene contattata la ditta fornìtrice al fine di risolvere la problematica.
In caso di congruità si prowede alla registrazione informatica del carico (registrazione DDT, numero e data,
con quantità, data di scadenza e numero di lotto) ed allo stoccaggio in magazzino secondo una mappa
interna che ne permetta una facile individuazione da parte di tutti gli operatori
4.4.6 Distribuzione
Rif. SA; SFO
SA
Le richieste di materiale a scorta validate ed inviate al magazzino entro le ore 11 :00 vengono evase entro il
giorno successivo mentre le richieste inviate dopo le ore 11 :00 vengono evase entro 2 giorni dalla richiesta.
Se il prodotto a scorta richiesto è disponibile, il Magazzino di competenza (Economale o Farmaceutico)
procederà alla distribuzione; Se il prodotto non è disponibile la richiesta viene sospesa ed evasa non appena
vengono ripristinate le scorte.
Per i prodotti soggetti a scadenza è obbligatoria la consegna alle uu.oo. dei lotti con la scadenza più
prossima.
ULSS 6 Vicenza - Procedura Gestione Contratti
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BOZZA: Procedura di unità operativa
Titolo: Gestione dei Contratti di Beni e Servizi - BOZZA
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Centro di emissíone: Seryizio Economato
I prodotti in transito vengono consegnati presso 1'U.0. richiedente entro 24 ore dal ricevimento degli stessi.
SFO
Le varie strutture afferenti (uu.oo., Case di Riposo, Distretti, etc) fanno pervenire, per l'attività ordinaria,
una richiesta informatizzata. Tale invio viene effettuato con una tempistica diversificata e con una
calendarizzazione defìnita e condivisa. La richiesta viene inviata all'operatore ad eccezione delle richieste
della CDR e quelle motìvate provenienti dai Distretti che vengono visionate dal Farmacista,. Gli operatori
prowedono alla stampa ed all'allestimento di quanto richiesto
Lo scarico di ogni singola voce viene effettuato al momento del prelievo dallo scaffale per mezzo di un
Iettore ottico. Dopo aver prelevato tutte le voci richieste il lettore ottico vìene collegato al pc al fine di
effettuare la registrazione dell'addebito nel sistema operativo dì contabilizzazione e la verifica della congruità
tra quanto richiesto e quanto effettivamente preparato.
In casi di urgenza o malfunzionamento del sistema per farmaci particolari (richieste motivate) viene effettuata
una richiesta cartacea. La richiesta viene visionata e verificata dal farmacista e quindi inviata agli operatori
che prowedono all'allestimento di quanto richiesto ed autorizzato.
Lo scarico di ogni singola voce viene effettuato al momento del prelievo dallo scaffale per mezzo di un
Iettore ottico. Dopo aver prelevato tutte le voci richieste viene collegato il lettore ottico al pc al fine di
effettuare lo scarico dal sistema operativo ed addebìtare alla struttura richiedente.
Qualora un'U.0. non impieghi più un farmaco o abbia una scorta eccessiva può procedere al reso al
magazzino (previo accordo con gli operatori SFO e/o il farmacista) compilando una modulistica all'uopo
destìnata in cui vengono indicati: farmaco, dosaggio, data di scadenza e lotto).
Tutte le richieste, informatizzate e cartacee, vengono archiviate.
4.4.7 Utilizzo
Rif.: UU.OO richiedenti
L'Unità Operativa che riceve la merce effettua i seguenti controlli prima di procedere allo stoccaggio della
merce nel magazzino di reparto.
Controllo: L'operatore dell'Unità Operativa in occasione della ricezione della merce prowede a verificare la
rispondenza di quanto indicato nel DDT emesso dall'appaltatore del magazzino centrale con quanto
effettivamente consegnato. In caso di difformità quantitative/qualitative prowede ad effettuare una
segnalazione al SFO (in caso di farmaci) o al SA (nel caso si tratti di beni economali o DM) per l'awio delle
procedure di rispettiva competenza.
Con l'emissione del DDT dell'appaltatore il prodotto viene automaticamente scaricato al CDC richiedente. I
movimenti di scarico vengono inviati al gestionale dell'ULSS 6 Vicenza con frequenza giornaliera mediante
software di interfaccia fra il gestionale dell'appaltatore ed il gestionale dell'ULSS 6 Vicenza
Controllo: per poter procedere all'acquisizione del flusso dati nel gestionale ULSS è necessario che non vi
siano segnalazioni dì errori bloccanti. In presenza di errori l'addetto del SA prowede ad accertarne la natura
e ad effettuare le necessarie correzioni.
II materiale ricevuto ed accettato dalle uu.oo. viene stoccato nei magazzini di reparto per il successivo
utilizzo
4.4.8 Fatturazione e Pagamento
Rif. Fornitore: SA: SF:
Le fatture trasmesse dal fornitore vengono contabilizzate nel sistema AS400 dal SF agganciando la fattura
all'ordine. Terminata la registrazione e dopo aver fatto copia di ogni fattura contabilizzata, l'operatore
procede ad effettuare la stampa del prospetto "Elenco Fatture Passive" che, unitamente alle fatture cartacee
originali, vengono inviate al SA, sezione Liquidazione.
L'operatore del SA, al momento del ricevimento dell'elenco delle fatture passive, verifica che il documento
contabile sia di competenza del SA e, in caso affermativo procede alla archiviazione delle stesse in appositi
monitorí suddivisi per mese di competenza.
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BOZZA: Procedura di unità operativa
Titolo: Gestione dei Contratti di Beni e Servizi - BOZZA
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Centro di emissione: Servizio Economato
In caso di fatture inviate erroneamente al SA íoperatore contatta il SF per far riassegnare le fatture al
servizìo competente e successivamente prowede a farle recapitare al corretto destinatario.
L'operatore addetto alla liquidazione delle fatture, prima di procedere alla liquidazìone delle stesse, prowede
a recuperare ed allegare il DDT e l'ordine di ogni singola fattura.
Controllo: II Servizio Economato, in fase di liquidazione, effettua i seguenti controlli
correttezza deì prezzi della merce presenti nelle fatture rispetto a quelli previsti dal listino ed indicati in
contratto;
corrispondenza delle quantità fatturate rispetto al totale ordinato e a quanto consegnato ed accertato
nella bolla di consegna (firmata per accettazione dal ricevente);
applicazione degli eventuali sconti commerciali previsti da contratto;
corretta applicazione degli oneri fiscali.
Se dai controlli non vengono evidenziati problemi, il liquidatore procede alla liquidazione della fattura
apponendovi un timbro nel quale viene indicato l'importo liquidato; il numero dell'elenco e la sigla del
liquidatore.
Nel caso in cui non ci sia corrispondenza tra gli importi:
se l'importo della fattura è superiore rispetto a quello indicato nell'ordine, l'operatore, richiede una
verifica all'approwigionatore, e nel caso dí conferma del prezzo delíordine fraziona la fattura liquidando
Ia stessa per l'importo corretto e richiedendo al fornitore l'emissione della nota credito per la somma
fatturata in eccesso:
se l'importo della fattura è inferiore rispetto a quello indicato nell'ordine, l'operatore, richiede una verifica
all'approwigionatore il quale prowederà a contattare il fornitore per un controllo prezzi.
La fattura liquidata, completa di DDT ed ordine, viene inserita in un elenco che, dopo essere stato
debìtamente firmato dal Direttore del SA, viene inviato al SF per il seguito di competenza.
Controllo: II Direttore del SA verifica la regolarità formale della lista di trasmissione definitiva e la approva
apponendovi la propria firma
4.4.9 Acquisto beni mobili
Fase 1: Richiesta d'acquisto (INPUT)
In questa fase la segreteria o l'approwigionatore riscontrano le richieste di fornitura di Beni Mobili, nello
specifico "mobili e arredi" (oggetto della richiesta) pervenute dalle singole UU.OO/Strutture ULSS al Servizio
Approwigionamenti tramite Buono di Richiesta (buono verde) o tramite Lettera firmate dal Direttore delle
UU.OO/Strutture o da un suo delegato, si determina anche la tempistica nell'evasione della richiesta cioè se
è necessario seguire un iter normale o urgente e in questo caso la motivazione che la giustifica. La
segreteria appone il timbro datario sulla richiesta e l'invia per l'approvazione al Direttore del Servizio.
Controllo: compito del ricevente (segreteria o approwigionatore) e quello di controllare se è specificato
Centro di Costo con il relativo codice, se sono specificati inequivocabilmente i beni e le quantità richieste,
nonché i dati identificativi, leggibili, di colui che ha formulato la richiesta. Le richieste incomplete e/o illeggibili
vengono respinte all'U.O/Struttura richiedente prima di essere inviate per l'approvazione o non approvazione
al Direttore del Servizio.
Fase 2: Approvazione della richiesta d'acquisto
II Direttore del Servizio presa visione della richiesta di nuovo acquisto, verificato se quanto richiesto rientra o
meno nella programmazione annuale delle attività contrattuali, decide di proseguire o meno all'acquisto
apponendo o meno la propria approvazione in calce alla richiesta, rimandandola in segreteria per
l'assegnazione all'approwigionatore competente.
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BOZZA: Procedura di unità operativa
Titolo: Gestione deí Contrattí di Beni e Servizi - BOZZA
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Fase 3: Oggetto della richiesta e individuazione delle procedure d'acquisto
L'approwigionatore ricevuta la richiesta d'acquisto vistata e approvata, procede nell'individuazione della
categoria funzionale e tipologica del bene consultando l'anagrafica articoli dell'Azienda U.L.SS., l'anagrafica
riveste una grande importanza non solo perché individua le categorie funzionali e tipologiche del bene, ma
perché l'articolo, che individua il bene, nella procedura informatica è suddiviso (anche alla luce delle nuove
aliquote previste dal D.Lgs. 118/2011) in cespite e non cespite. Qualora il bene non risultasse inserito
nelíanagrafica, prowederà a richiederne l'inserimento al collega competente. Contestualmente
I'approwigionatore verifica: a) se ci sono delle convenzioni attive stipulate dalla C.O.N.S.I.P. con le ditte
contraenti (in ottemperanza alla L. 23.12.1999 n. 448 e alla L. 23.12.2000 n. 388) b) se sulla piattaforma
MEPA i beni richiesti cioè i Meta prodotto di riferimento.
Controllo: 1 º íapprowigionatore controlla se il bene mobile richiesto è inserito o no nell'anagrafica articoli.
Fase 4: Attivazione delle procedure d'acquisto
Le procedure d'acquisto che íapprowigionatore può scegliere soggiacciono comunque a delle variabili e
limiti stabìliti dal quadro normativo di riferimento statale, regionale ancorché locale e dal costo (valore) del
bene d'acquistare. Se il bene risulta nel novero delle convenzioni attive dì C.O.N.S I.P., l'approwigionatore
ricorre per l'acquisto alle ditte sottoscrittrici delle convenzioni. L'approwigionatore chiederà, tramite SIMOG
- Gestione gare dell'AVCP, il CIG figlio derivato da un contratto d'appalto discendente da Accordo
quadro/Convenzione senza successivo confronto competitivo.
Se il bene mobile è reperibile sulla piattaforma MEPA l'approwigionatore procede all'acquisto utilizzando o
I'Ordine Diretto o la richiesta di offerta Rd0 (art. 328 DPR 207 del 5.10.2010). Se il bene richiesto non è
reperibile sulla piattaforma MEPA l'approwigionatore procede, considerando il costo (valore) presunto
dell'acquisto a quanto disposto dal D.Lgs 12 aprile 2006 n 163 s m i e dal ?Regolamento" per l'acquisizione
di beni e servizi in economia, approvato con deliberazione del Direttore Generale n. 493 del 13 luglio 2011 .
4.4.10 Inventario
Modalità di gestione delle rimanenze
Presso l'azienda ULSS 6 i magazzini sono gestiti con una procedura informatica nel so%are gestionale
AS400. Questa procedura registra carichi, scarichi, valorizzazioni e qualunque informazione riguardi gli
articoli gestiti a magazzino.
Da questa procedura si ottengono le rimanenze di fine anno, per ottenere le giacenze a qualunque data è
sufficiente rilasciare la stampa M305B:
"M305B' VALORIZZAZIONE GIACENZE AL 31/12/1>
Ordinamento GRUPPO/CODICE/DESCRIZIONE
Valorizzazione al Costo Medio Ponderato Mensile
Questa produce un elenco degli articoli in giacenza, riportante i seguenti dati:
gruppo merceologico di appartenenza?
codice articolo:
descrizione articolo:
nome commerciale:
unità di misura;
tipologia IVA;
quantità in gìacenza alla data richiesta;
valorizzazione.
Nella stampa le giacenze sono valorizzate al COSTO MEDIO PONDERATO MENSILE (come da indicazione
regionale), vengono comunque esposte anche le valorizzazioni al COSTO ULTIMA ENTRATA e al COSTO
ULTIMO ORDINE.
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L'elenco completo dei magazzini gestiti dall'Azienda U.L.SS. n. 6 'Vicenza?, ed i relativi dati, sono dettagliati
nella scheda denominata: ?Dati riepilogativi inventario". Si elencano di seguito le modalità di effettuazione
degli inventari fisicì per ciascuna tipologia di magazzino.
4.4.11 Modalità di effettuazíone dell'inventario fisico
Procedura inventario fisico magazzino economale
II magazzino (non farmaceutico) è gestito da una ATI esterna all'U.L.SS. n. 6 'Vìcenza" che, per la
movimentazione ín entrata ed in uscita della merce utilizza un proprio software gestionale denominato GMS.
Detto soffware è interfacciato con l'applicativo di gestione ordini/magazzino dell'U.L.SS. 6. Tutte le
informazioni digitali (transazioni per ordini - carichi - scarichi - resi ecc.) sono bidirezionali ed aggiornate
con frequenza giornaliera. L'ínventario di fine anno, in base a quanto disposta dalla circolare regionale prot
557633 del 7 dicembre 2012 è effettuato nel periodo compreso tra ill9 dicembre ed ill5 gennaio.
II magazzino, nei giorni necessari al conteggio fisico, rimane chiuso fino alla fine dei controlli sospendendo le
attività di ricezione e consegna (carichi, scarichi, trasferimenti). Tali movimenti verranno effettuati al termine
delle procedure inventariali
II magazzino chìude tutti i movimenti entro le ore 20:00 del giorno precedente alla verifica e prepara ed invia
il flusso dei movimenti effettuati al Servizio Approwigionamenti Generali.
Vengono stampati i tabulati contenenti le giacenze informatiche risultanti dai software gestionali di
magazzino. Si utilizzano due tipologie di tabulati; detti tabulati vengono stampati immediatamente prima
dell'inizio delle operazioni inventariali di fine anno:
a. tabulato giacenze prodotto dal gestionale AS400.
b. tabulato gìacenze prodotto dal gestionale GMS
Viene effettuato il conteggio manuale di tutti gli articoli impegnando due squadre di conta composte ciascuna
da un dipendente U.L.S.S. e da un operatore del gestore esterno che agisce in contraddittorio. Al fine di
concludere nel più breve tempo possibile le operazioni di conta le squadre operano contemporaneamente
nelle giornate dell'inventario e negli orari 8.00-16.00.
Per i riscontri inventariali si procede alla conta fisica di tutti gli articoli gestiti "a scorta" stoccati presso il
magazzìno centrale di Povolaro di Dueville (Vl). Sul tabulato GMS viene annotata la gìacenza rilevata per
ciascun prodotto; eventuali discordanze rispetto alla giacenza indicata, vengono rilevate per un successivo
controllo relativo ad errorì di movimentazìone.
Nel caso di discordanza tra giacenze teoriche informatiche e fisica si verificano gli eventuali errori d
carico/scarico in modo da allineare la giacenza informatica a quella fisica.
Si procede dapprìma al riscontro inventariale dei prodotti di proprietà dell'U.L.SS. utilizzando per la conta i
tabulati prodotti dalle procedure informatiche di gestione del magazzino sopra descritti. Al termine di tali
operazioni si redigono separati elenchi per i beni non di proprietà dell'U.L.SS. secondo la seguente
classificazione:
materiale non conforme o non ordinato in attesa di restituzione al fornitore
beni riconducibili a contratti estimatori
eventuali apparecchiature non di proprietà in attesa di restituzione per termine service
campionature
per la conta della merce si procede ad isolare i settori merceologici che nella fase di inventario non possono
essere movimentati. A tal proposito sono forniti alla uu.oo. precise indicazioni in materia di puntuale
calibrazione delle richieste ante e post inventario volte a evitare ordinativi nel periodo inventariale, ancorché
urgenti, che possono determinare errori nelle risultanze Per la conta "per settori" si procede attribuendo
livelli di priorità alle categorie merceologiche. La priorità più alta viene attribuita ai prodotti "sanitari" e, a
scalare, ai prodotti ritenuti di minore rilevanza strategica.
Di seguito la scala delle priorità:
a. Soluzioni infusionali
b. Prodotti per nutrìzione ed integratori alimentari
c. Presidi sanitari
d. Provetteria e materiale di laboratorio
e. Materiale diagnostico (carta diagnostica ecc.)
f. Prodottí di convivenza e detersivi
g. Cancelleria e stampati
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BOZZA: Procedura dí unítà operativa
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Tale procedura consente di contare una sola volta la merce alla quale, per,ulteriore garanzia di precisione,
viene applicata apposita etichetta con "data di awenuta conta" Successivamente viene redatto il verbale di
verifica.
Terminato il controllo presso il magazzino viene importato il flusso movimenti dí magazzino nel software di
gestione ordini/magazzino delíU.L SS. 6
Viene effettuata la verifica della corrispondenza tra quanto contato e quanto risulta dal sistema informatico
dell'Azienda ed in caso di discordanze si verificano i movimenti effettuati fìno a completa risoluzìone della
non conformità
Risolte le discordanze viene prodotta la stampa delle giacenze a fine anno.
Procedura inventario fisico magazzíní farmaceutici
L'Azienda U L.SS. n. 6 'Vicenza" è prowista di tre magazzini interni per la gestione dei prodotti farmaceutici:
il magazzino del Servizio di Farmacia Ospedaliera del Presidio Ospedaliero di Vicenza, il magazzino del
Servizio di Farmacia Ospedaliera del Presidio Ospedaliero di Noventa Vicentina ed il magazzino del
Dispencer Corner dislocato anch'esso nel Presidio Ospedaliero di Vicenza.
ll conteggio fisico viene effettuato durante la prima decade del mese di Dicembre sospendendo le attività di
ricezione e consegna farmaci (carichi, scarichì, trasferimenti). Tali movimenti verranno effettuati al termine
delle procedure inventariali. Per il Servizio di Farmacia Ospedaliera vi è l'impossibilità di eseguire il
conteggio fisico nei giorni richiesti dalla Regione: tra il 19 Dicembre e il 15 Gennaio. L'inventario fisico, per
essere compiuto, necessita infatti di cinque giorni consecutivi nei quali tutto il personale della Farmacia
Ospedaliera è distolto dalle proprie attività. Ma, nel periodo indicato dalla Regione, a causa delle festività
infrasettimanali, del ridotto numero del personale e delle tempistiche tecniche di approwigionamento dei
farmaci ìn conseguenza delle chiusure delle aziende fornitrici, tale attività non è programmabile. Inoltre la
dilatazione dei tempi (festività + giorni di chiusura per inventario) comporterebbe l'impossibilità per le
uu.oo. di approwigionarsi per quantitativi di prodotti che non potrebbero stoccare adeguatamente per lo
spazio a disposizione.
Viene generata dalla procedura informatizzata di gestione del magazzino AS 400 una lista in ordine
alfabetico, per principio attivo, riportante il valore della giacenza. Si procede alla suddivisione degli Operatori
Sanitari in coppie per l'effettuazione del conteggio fisico e viene consegnata una copia della lista dei principi
attivi ad ogni coppia di operatori. Per l'inventario del magazzino del Presidio Ospedaliero di Vicenza sono
necessarie 6 coppie di operatori, una coppia per il magazzino del Presidio Ospedaliero di Noventa Vicentina
mentre per il magazzino del Dispencer Corner necessitano due coppie di operatori.
Le coppie di operatori contano e riportano sullo stampato il numero di pezzi nonché la data di scadenza dei
singoli prodotti. Ciascun articolo deve essere chiamato dalla lista avuta in consegna e ne deve essere
verificata la corrispondente giacenza. Gli eventuali articoli presenti a scaffale, ma non riscontrati nella lista,
vanno aggiunti riportando la relativa giacenza.
Le giacenze vengono riportate a fianco di ciascuna voce utilizzando una penna ad inchiostro rosso. I farmaci
con scadenza nel primo trimestre dell'anno successivo, vengono evidenziati apponendo apposita etichetta.
Al termine della rilevazione di tutti gli articoli presenti nella lista avuta in consegna, si prowede alla
conferma, o all'inserimento, dei dati sulla procedura AS 400 (vengono confermate anche le quantità pari a
zero). Terminati gli inserimenti/conferme dei dati viene effettuata una verifica a chiamata per confermare che
quanto conteggiato fisicamente corrisponda a quanto inserito in procedura.
Si procede all'identificazione ed alla valutazione delle quantità e delle tipologie di prodotto che presentano
discordanze tra il dato presente nella procedura informatica e il dato contato. Si effettua una ricerca
approfondita sui dati storici di tali prodotti che presentano tali discordanze atta ad eliminare eventuali errori di
ìmputazione nel carìco o nello scarico.
Si procede alla correzione/compensazione dei dati risultanti errati a causa della mancata gestione dei lottí. Si
procede al calcolo, in termìni percentuali, dell'errore rilevato tra il conteggio fisico e il dato in procedura
riferito sia al numero sia al valore economico degli articoli, in relazione al volume di rotazione annua del
pr0d0fì0. Se íl margíne dí errOre assoluto rísulla ínferíore all0 0,75% Sulle quant:fà e allo O,25% Sul valore
economico di rotazione su base annua si ritiene valida la valorizzazione delle rimanenze di magazzino
rilevate dalla procedura informatica alle ore O.00 del 31 dicembre.
In caso di rilevazione di un margine di errore superiore ai parametri prestabilìti si procede ad effettuare un
nuovo conteggio fisico entro il 1 5 gennaio.
Le stampe di rilevazione degli inventari fisici vengono conservate presso il servizio di farmacia ospedaliera.
Relativamente alle incongruenze tra dato informatico e risultanza del conteggio fisico si prevede
l'implementazione di un controllo a campione durante tutto l'anno con frequenza trimestrale sui 5 (cinque)
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prodotti dove sia stata riscontrata la più alta incongruenza in fase d'inventario, più 10 (dieci) prodotti
uniformemente distribuiti sul primo, cìnquantesimo e centesimo ordine del mese di riferimento
eventualmente, se non presenti, proseguendo la scelta sugli ordini immediatamente successivi.
A seguito del controllo dovrà essere stilato un documento riportante l'incaricato al controllo, la data di
esecuzione, i codici articolo verificati, e per i dieci prodotti a campione, il numero di d'ordine da cui sono stati
selezionati. Dovrà essere riportata altresì la quantità indicata dal gestionale e l'effettiva quantità conteggiata
in modo da poterne calcolare l'eventuale discordanza.
In presenza di discordanze dovranno essere effettuate delle ricerche approfondite atte alla loro correzione
ed annotate nel relativo modulo.
Nel caso la discordanza dovesse superare i valori limite presi come riferimento, tali articoli verranno integratì
tra quelli da controllare il mese successivo, fino alla loro corretta corrispondenza tra gestionale e contato.
Procedura di inventario del magazzino Distribuzione Per Conto (DPC)
L'Azienda U L.SS n. 6 'Vicenza" utilizza inoltre un magazzino gestito dall'azienda di distribuzione intermedia
Nord Est Farma (NEF) quale deposito per i farmaci della DPC.
Il magazzino è ubicato presso la sede di quest'ultima, in Via Fusinieri 12 a Bolzano Vicentino Le
informazioni digitali relative alle movimentazioni del magazzino DPC (movimentazioni in entrata per carichi
merce o resi da farmacie, e movimentazioni in uscita per ordini da farmacie o resi ai fornitori) generate dal
software di gestione di magazzino di NEF vengono ricevute quotidianamente dal sistema di gestione ordini e
magazzino dell'ULSS sulla piattaforma informatica AS400. Analogamente, le informazioni digitali relative agli
ordini emessi dall'ULSS nei confronti dei fornitori generate mediante il sistema AS400 vengono inviate al
software di gestione di magazzino di NEF contestualmente all'emissione degli ordini. Alla fine di ogni mese,
NEF invia tramite e-mail all'ULSS 6 un tabulato dei medicinali in scadenza nei successivi 5 mesi, con le
relative descrizioni e quantità in giacenza.
L'inventario di fine anno viene effettuato, come da indicazioni regionali, nel periodo tra ill9 dicembre e il 15
gennaio. La data esatta viene concordata con il responsabile del magazzino NEF.
Le operazioni di inventario vengono svolte nella data stabilita tra le ore 14.00 e le ore 16.00. Durante tale
periodo non vengono effettuate movimentazioni né in entrata né in uscita
Tramite il software di gestione di magazzino NEF viene generato uno stampato che riporta la lista di tutti i
prodotti gestiti a magazzino DPC con la relativa giacenza, ordinati per ubicazione di magazzino e identificati
per codice ministeriale e denominazione. Lo stampato prevede opportuni spazi per riportare le giacenze
rilevate mediante conteggio e le eventuali differenze.
Viene effettuato il conteggio manuale di tutti gli articoli della lista, impegnando due squadre di conta,
ciascuna composta da due operatori e supervisionata da un incaricato dell'ULSS 6.
Le coppie di operatori contano e riportano sullo stampato il numero di pezzi. Ogni articolo deve essere
chiamato dalla lista avuta in consegna e ne deve essere verificata la corrispondente giacenza.
Nel caso venga riscontrata una differenza tra giacenza informatica e fisica, si procede ad un riconteggio. Se
Ia differenza viene confermata, si verificano i movimenti in entrata ed uscita fino a risalire all'origine della
differenza, e si riallinea la giacenza informatica a quella fisica.
Finito il conteggio, ciascuna squadra effettua un controllo a campione su tre referenze conteggiate dall'altra
squadra, verificandone la corrispondenza.
Risolte eventuali discordanze, l'incaricato dell'ULSS vidima lo stampato di rilevazione delle giacenze
mediante apposizione di firma e data.
Lo stampato di rilevazione delle giacenze viene conservato presso il Servizio Farmaceutico Territoriale.
Procedura inventario fisico delle rimanenze esistenti presso i reparti
Presso l'Azienda ULSS 6, le rimanenze di reparto vengono rilevate mediante conteggio manuale del
materiale disponibile nel magazzino esistente presso l'unità Operativa e successivo inserimento dei dati
rilevati all'interno di una procedura informatica appositamente predisposta.
La procedura nella quale vengono inserite le risultanze del conteggio manuale è disponibile all'interno del
sistema che gestisce gli approwigionamenti del materiale sanitario e non, presso i reparti. Tale sistema, che
viene normalmente utilizzato per ordinare dai magazzini centrali i prodotti necessari, presenta delle videate
atte a consentire l'inserimento delle giacenze di fine anno.
Nel mese di novembre di ogni esercizio, il Servizio finanziario e fiscale invia una lettera a tutti i caposala
dall'azienda convocandoli per una riunione fissata allo scopo di coordinare la rilevazione delle rimanenze
esistenti presso i magazzini di reparto. Tale lettera contiene anche le linee guida per la rilevazione delle
rimanenze
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Durante la riunione vengono ricordate le modalità di rilevazione delle rimanenze e distribuite codici utente e
password di attivazìone ai nuovi caposala o a chi eventualmente avesse smarrito la copia consegnata negli
anni precedenti.
II conteggio deve essere effettuato nel periodi stabilito di anno in anno dalla Regione Veneto, ma
I'inserimento dei dati in procedura, e l'invio delle stampe firmate dal caposala e dal responsabile dell'Unità
Operativa deve awenire entro la seconda settimana di gennaio. La procedura informatica permette a
ciascuna Unità Operativa di stampare autonomamente l'elenco degli articoli inseriti e la loro valorizzazione.
Una volta pervenute tutte le stampe firmate, su richiesta del servizio finanziario, la società titolare
dell'appalto per la gestione informatica prowede all'estrazione complessiva di tutte le rimanenze esistenti
presso tutti i reparti. Tale estrazione dati produce due tipologie di stampe, una indicante il valore per centro
di costo ed una con l'elenco analitico degli articoli di magazzino giacenti presso i magazzini delle Unità
Operative. Entrambi gli elenchi vengono trasmessi al Servizio finanziario.
Per le poche Unità Operative territoriali presso le quali tale procedura di rilevazione informatizzata non è
stata ancora attivata, ad esempio alcune sedi distrettuali presenti sul territorio dell'ULSS 6, vengono
trasmessi dal Servizio finanziario i file in excel contenenti l'elenco dei prodotti ordinati dall'Unìtà Operativa
interessata negli ultimi due esercizi ed il relativo valore. L'estrazione degli elenchi, e la loro trasformazione in
file excel, sono effettuate dal personale della società titolare dell'appalto per la gestione informatica.
Anche a queste Unità Operative viene inviata da parte del Servizio finanziario la lettera di richiesta di
rilevazione delle rimanenze che fissa il termine per l'invio dei file e delle stampe con allegato un floppy disc
contenente il file per la rilevazione. Su richiesta tali file possono essere inoltrati anche via mail.
Successivamente, i file debitamente compilati dovranno essere ritrasmessi al Servizio finanziario (via mail)
unitamente alle stampe controfirmate dai relativi responsabili entro il termine previsto.
Nel caso alle scadenze fissate non sìano ancora giunti i file ed i tabulati, questi vengono sollecìtati
telefonicamente.
Una volta ottenuto tutto il materiale, il Servizio finanziario prowede ad accorpare i singoli file excel in un
unico file complessivo, distinto sía per reparto che per articolo, e a unirlo al file estratto dalla procedura
informatizzata per i reparti ospedalieri.
La procedura informatizzata utilizzata per la gestione degli approwigionamenti dei repartì e per l'inventario,
pur essendo fornita dalla stessa società titolare dell'appalto per la gestione informatica, non interagisce
direttamente con la procedura di contabilità generale, per cui la valorizzazione delle rimanenze finali dovrà
essere effettuata manualmente sulla base delle risultanze della rielaborazione, in un prospetto apposito, dei
dati inseriti nella procedura inventariale e di quelli ottenuti in excel.
Per la rielaborazione vengono presi in considerazione tutti i magazzini esistenti presso l'azienda ULSS 6
oltre alle due rilevazioni complessive delle giacenze presso i reparti (procedura informatica + excel),
sommate e confrontate con le valorìzzazione del medesimo magazzino al 31/12 dell'esercizio precedente.
L'iscrizione ín contabilità del valore finale delle rimanenze complessive di fine anno, confrontate con il valore
di quelle iniziali, da origine al costo/ricavo derivante dalla variazione delle rimanenze.
Documentazione
Come precedentemente specificato, al Servizio finanziario dell'Azienda ULSS 6 vengono trasmessi, nel
mese di gennaio di ciascun esercizio, le stampe dei tabulati contenenti le risultanze del conteggio manuale
delle giacenze esistenti presso i magazzini di reparto firmate dal responsabile dell'Unità Operativa
A seconda della tipologia di inventario utilizzata, le stampe possono essere dei tabulati prodotti dalla
procedura informatìzzata utilizzata per la rilevazione, o una elencazione in excel degli articoli in scorta
compilata dai responsabili dell'Unità Operativa.
Per tutti i reparti che utilizzano la procedura informatizzata è possibile ottenere, tramite la società titolare
dell'appalto per la gestione informatica, una stampa di riepilogo delle giacenze di tutti i reparti. Tale stampa
fornisce, sia il dettaglio di ogni singola Unità Operativa, sia il totale complessivo delle giacenze suddiviso per
tipologia di articolo (es prodotti farmaceutici, presidi chirurgici, etc). Quest'ultima stampa viene utilizzata al
fine della rìlevazione delle rimanenze.
Per quelle Unità Operative Territoriali per le quali non è ancora stata attivata la procedura informatizzata, e
che devono quíndì effettuare la rilevazione delle rimanenze mediante compilazione delle giacenze in un file
excel, l'accorpamento dei i singolí file excel in un unico file complessivo, e la relativa stampa, sono
effettuatati presso il Servizio finanziario.
Questo elaborato viene poi unito alla stampa delle giacenze dei reparti ottenuta dalla procedura
informatizzata, ottenendo in questo modo la valorizzazione complessiva di tutti i magazzini di reparto.
II prospetto ottenuto, contenente il totale degli articoli in giacenza presso tutti i reparti, compresa la tabella di
riepilogo, viene stampato, rilegato e allegato al bilancio dell'esercizio cui si riferisce.
ULSS 6 Vicenza - Procedura Gestione Contratti
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BOZZA: Procedura di unità operativa
Titolo: Gestione dei Contratti di Beni e Servizi - BOZZA
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Centro di emissione: Servizio Economato
l tabulati originali firmati dal caposala e dal responsabile dell'Unità Operativa, vengono archiviati presso i
magazzini dell'azienda presso i magazzini di Povolaro di Dueville (Vl).
Procedure di controllo
Nel corso del 2012 (in data 6 settembre) il Collegio Sindacale dell'U.L.SS. n. 6 ha proweduto ad effettuare
una verifica di magazzino presso l'Unità Operativa di Farmacia Ospedaliera del P.0. di Vicenza allo scopo di
accertare la correttezza delle procedure di gestione ed organizzazione del magazzino farmaceutico
dell'Azíenda.
La funzione di Controllo Interno dell'Azienda, sulla base delle indicazioni fornite dalla Regione con l'allegato
n. 2 alla circolare prot. 557633 del 7 dicembre 2012 ad oggetto ?Organizzazione degli inventari di fine anno"
prowederà, nel corso del 2013, a definire di concerto con il Collegio Sindacale, le azione finalizzate alla
predisposìzione dei test di valutazione delle procedure esistenti, delle informazioni e dei dati derivanti dalla
gestione dei propri magazzini.
Test dí controllo effettuabili
Si elencano di seguito alcuni possibili test di controllo, estrapolati dalla tabella trasmessa dalla Regione
Veneto allegata alla circolare prot. 557633 del 7 dicembre 2012 volti a verificare l'attendibilità della
procedura di gestione delle rimanenze di magazzino proposti, al Collegio Sindacale per una valutazione di
fattibilità.
ULSS 6 Vicenza - Procedura Gestione Contratti
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MF
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BOZZA: Procedura di unità operativa
Títolo: Gestione dei Contratti di Beni e Servizi - BOZZA
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Centro di emissione: Servizio Economato
4.5 Gestíone del contratto di servizi
4.5.1 Premi di assicurazione per responsabílità civile
L'assicurazione è prestata per la responsabilità civile derivante ai sensi di legge all'U.L.SS. n. 6 in relazione
allo svolgimento della sua attività istituzionale, ai sensi del decreto legislativo 30.12.1992 n. 502 e
successive modifiche ed integrazioni.
I soggetti i cui interessi sono tutelati dall'assicurazione sono:
L'Azienda U L.SS. n. 6 'Vicenza? (contraente)?
il Direttore Generale, il Direttore Amministrativo, il Direttore Sanitario, il Direttore dei Servizi Sociali e
della Funzione Territoriale, anche in qualità dì legali rappresentanti della Contraente;
i componenti del Comitato Etico;
tutti i dirigenti, i funzionari e i dipendenti dell'Ulss 6 e tutti i soggetti non dipendenti che partecipano, a
qualsiasi titolo, alle attività dell'Ulss 6 quali indicate nella polizza RCT.
In caso di sinistro l'Ulss 6, attraverso il Servizio Affari Legali, dà awiso scritto agli Assicuratori dell'awenuto
sinistro entro 30 giorni lavorativi da quando il medesimo Servizio ha avuto conoscenza della richiesta di
risarcimento danni.
L'Ulss 6 fornisce in tempo utile alla Società incaricata della gestione dei sinistri (c.d. loss adjuster) le
informazioni, i documenti e le prove che possano venirle richieste.
L'operatore del Servizio Affari Legali ha accesso via web al software applicativo che la Compagnia utilizza ai
fini della gestione delle posizioni di sinistro ad essa denunciate.
Gli Assicuratori assumono la gestione delle vertenze di danno, tanto in sede stragiudiziale che giudiziale, sia
civile che penale, a nome dell'Ulss 6, designando, acquisito il parere preventivo dell'Azienda, legali o tecnici
di comune fiducia ed awalendosi di tutti i diritti ed azioni spettanti all'Assicurato stesso e ciò fino
all'esaurimento del grado di giudizio in corso al momento della completa tacitazione del/dei danneggiato/i.
Gli Assicuratori sono obbligati a dare comunicazione scritta alíAzienda Ulss 6, con cadenza quadrimestrale,
delle definizioni in sede giudiziale ed extragiudiziale dei sinistri denunciati, indicando per ciascun sinistro:
Ia data,
il nome del danneggiato,
I'importo eventualmente liquidato.
Per i sinistri in corso di definizione gli Assicuratori sono obbligati a fornire, separatamente, gli importi posti a
riserva e lo stato della pratica.
Controllo: L'operatore del Servizio Affari Legali verifica l'awenuta liquidazione del sinistro al danneggiato, da
parte della Compagnia Assicuratrice, attraverso l'accesso web ai bordereaux da questa predisposti, in cui
sono inserite le evidenze del pagamento al danneggiato (bonifici).
La polizza, in vigore dalle ore 24:00 del 31.12.2013, prevede il versamento di un premio non soggetto a
regolazione.
Il premio annuale lordo, comprensivo di imposte, ammonta ad Euro 6.248.000,00.
Le relative rate devono essere pagate entro le ore 24.00 del 60º giorno successivo a quello di ogni scadenza
annuale (il primo premio deve essere pagato entro 60 giorni dall'inizio di efficacia della polizza). In caso di
mancato/ritardato pagamento del premio, íassicurazione resta sospesa e riprende vigore fino alle 24:00 del
giorno del pagamento.
La Compagnia Assicuratrice si è impegnata ad ottemperare agli obblighi previsti in materia di tracciabilità dei
flussi finanziari previsti dalla L. 1 36/201 0, in particolare utilizzando conti correnti bancari o postali dedicati.
La Compagnia Assicuratrice è inoltre obbligata a riportare il CIG comunicato dall'ULSS n. 6 in tutti i
pagamenti relatìvi al contratto di assicurazione.
La liquidazione del premio è effettuata, entro i termini stabiliti, dal Servizio Affari Legali.
4.5.2 Incarichi legali
Gli incarichi legali sono assegnati dall'Azienda Ulss 6 a professionisti individuati dalla Direzione aziendale in
considerazione della materia oggetto del contenzioso, dell'esperienza pregressa del legale evincibile dal
curriculum, della conoscenza del caso (se vi sono stati contenziosi precedenti), della difficoltà della vertenza
e del rapporto di fiducia con il legale.
ULSS 6 Vicenza - Procedura Gestione Contratti
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BOZZA: Procedura di unità operativa
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Titolo: Gestione dei Contratti di Beni e Servizi - BOZZA
Centro di emissione: Servizio Economato
Una volta individuato il professionista, il Servizio Affari Legali contatta lo stesso per ottenere conferma della
disponibilità ad accettare l'incarico ed, in caso positivo, concorda l'importo del preventivo di spesa da inserire
nella delìbera autorizzativa, tenendo conto dei parametri di cui al D.M. 140/2012.
4.5.3 Utenze telefoniche
ll contratto di erogazione delle utenze telefoniche nasce dall'adesione dell'ULSS nº 6 ai contratti CONSIP
relativi alla telefonia mobile e gran paìte della telefonia fissa.
All'interno dell'ULSS 6, è esclusìvamente l'Ufficio Tecnico ad occuparsi delle utenze della telefonia fissa e
mobile.
La spesa annuale alle utenze telefoniche è di circa 830 mila euro.
La frequenza della bollettazione è bimestrale e legata ai singoli numeri telefonici attivati (sia per la telefonia
fissa che mobile). Le bollette riportano il dettaglio del traffico relativo ad ogni numero e recano un importo
totale che comprende sia una parte di canone per l'utenza, sia una parte relativa al traffico consumato. II
contratto infatti, sia per la telefonia mobìle che per quella fissa, non prevede una tariffa ?flat" bensì una parte
fissa, a canone, ed una variabile, legata al consumo. Per il traffico dati il contratto prevede una tariffa "flat?
Controllo: Per la telefonia fissa viene effettuato un controllo amministrativo fra il volume di
traffico/tariffazione registrati dalle centrali telefoniche e gli importi fatturati dai gestori.
Tutte le linee telefoniche ed i terminali radiomobili sono censiti in una anagrafica che consente il controllo
incrociato fra le bollette emesse dai gestori e gli apparecchi attivi; ciò al fine di evitare il pagamento di canoni
per linee relative a uffici/edifici dismessi o utenze non più attive;
Per la telefonia mobile viene effettuata una verifica di congruità fra i piani tariffari attivati e gli effettivi utilizzi
delle utenze con preliminare analisi degli eventuali picchi di consumo.
Dopo essere stata registrata dall'Ufficio Protocollo, la bolletta viene inviata al SEF che prowede a
registrarla. Per la gran parte delle bollette il pagamento awiene in automatico da parte del Tesoriere, dato
che le utenze telefoniche sono pagate tramite RID. II Tesoriere emette quindi un "sospeso d'uscita". La
Questo metodo di pagamento consente di corrispondere ai gestori gli importi dovuti nei tempi pattuiti, per
evitare il maturare di interessi mora.
Dopo la registrazione, il SEF invia la bolletta all'Ufficio Tecnico che la prende in carico ed effettua la c.d.
"liquidazione a copertura" La liquidazione delle bollette viene effettuata dall'operatore dall'area
amministrativa dell'Ufficio Tecnico che prowede ad apporvi la propria firma per awenuto controllo. Gli
elenchi di liquidazione così elaborati (sia per le bollette delle utenze fissa che mobile) vengono firmati per
approvazione dal dirigente del servizio. Le bollette vengono inviate al SEF unitamente agli elenchi di
Iiquidazione.
Dopo aver ricevuto gli elenchi di liquidazione da parte dell'Ufficio Tecnico il SEF emette un "mandato a
copertura" al fine di regolarizzare i sospesi d'uscita del Tesoriere.
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ULSS 6 Vicenza - Procedura Gestione Contratti
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Problema / area di miglioramento:
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rif. Punto: fase 2
problema: dilatazione dei tempi di approwigionamento
miglioramento: rendere più rapido riter autorizzativo delle richieste informatiche in modo da
ridurre i tempi di approwigionamento
Miglioramento
Tempo di evasione delle richiste
Prima
15gg
Delta
Dopo
7gg
7gg
/ parametri di misurazione del miglioramento sopra indicati sono stati riportati a titolo esemplificativo
pertanto sono da personalizzare e contestualizzare in funzione delroggetto del miglioramento.
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Azione dì miglioramento Vicenza n. 3.doc
Pag. 1 di
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Processo:
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Problema / area di miglior amento:
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ha emesso l'ordine, né la pos sibilità di saper e a quale richi esta elettronica/cartacea fa riferimen to
rordine.
miglioramento: rendere cono scibile agli ope ratori delle L+ U.OO. il referente del SA che
I'ordine e dare la possibilità a-ìgli operatori o elle UU.OO. di verificare a quale richi esta
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elettronica/cartacea fa riferi mento l'ordine.
Miglioramento
% di ordini contenenti tutte le indicazioni
richieste
Prima
Dopo
Delta
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70%
/ parametri di misurazione del miglioramento sopra indicati sono stati riportati a titolo esemplificativo
pertanto sono da personalizzare e contestualizzare in funzione dell'oggetto del miglioramento.
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Azione di miglioramento Vìcenza n. 4.doc
Pag. 1 di 1
MF
PIANO DI MIGLIORAMENTO
C
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Processo:
Problema / area di migliorament 0:
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rif. Punto: fase 2
problema: elevata quantità di richies te "urgenti'
miglioramento: riduzione del numer o delle richieste urgenti attraverso la produzi one di un
protocollo nel quale viene definito iì concetto di "Urgenza'
Miglioramento
Volumi dì attività delle richieste urgenti
Prima
Dopo
Delta
n. di persone coinvolte (nº)
/ parametri di misurazione del miglioramento sopra indicati sono stati riportati a titolo esemplificativo
pertanto sono da personalizzare e contestualizzare in funzione delroggetto del miglioramento.
Azione di miglioramento Vicenza n. 2.doc
Pag. 1 di
MF
FASI DEL P IANO E STATO DI AVANZAMENTO
Descrizíone delle attività necessarie per la messa in att o del piano di con tenimento del rischio
Attività
PredÍsposizione del modello da
inviare i fornitori per la
comunicazione del C/C dedicato
Avvio del piano di miglioramento
Archiviazione delle comunicazioni
Rism tati
A,
Responsabilità
Servizio
Finanziario
Servizio
Finanziario
Scadenza
0/o di realizzazione
31 marzo 2014
100
15 aprile 2014
100
Servizio
Finanziario
(T cambiamenti sig nificativi ril eVa tí con la rivalutazione dell'XR)
completamento delle attività riferire una sintesi dei cambiamenti adottati e rivalutare la
regolamìentazío ne (R ,) della probabilità di accadimento e della gravitè
danno (G) ed i} nuovo valore d ell'indic e di rì 'schio
rio uzione del valor e della
de
Piano di contenimento Vice'nza.doc
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MF
PIANO DI CONTENIMENTO DEI RISCHI
RÎSULTAîO DE
FASî DEL PIANO E STA TO DI AVANZAME NTO
Descrizione delle attivítà necessarie per la mes sa in atto del piano
Attività
Verificare con software house la possibilità di
bloccare il contratto fino a validazione da parte
del Referente del servizio
In caso di esito negativo dell'attività di cui sopra
attivazione della nuova regola come di seguito
indicata: l'operatore del SA inserisce i dati nella
procedura AS400, effettua la stampa del
contratto informatico e a trasmettere i dati al
Responsabilità
FranCeSC0
Trunfio
Operatore SA
di contenimen to del rischio
Scadenza
15 Aprile
2014
15 Aprile
2014
'Vodi
realizzazione
100
100
referente della Sezione il quale prowederà ad
effettuare il controllo di conformità, vistare il
tabulato ed archiviarlo nel fascicolo di gara.
Comunicazione agli interessati delle nuove
Direttore SA
23 Aprile
attività da seguire
Awio della nuova regola per test
Ref. Sezione
Ad evento
Valutazione dell'efficacia del controllo
Direttore SA
Ad evento
Awio a regime della nuova attività
Ref. Sezione
Ad evento
Piano di contenimento Vicenza.doc
2014
100
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MF
PIANO DI CONTENIMENTO DEI RISCHI
RISULTATO DE LL'ANALISI DEI RISCHI
Rischio: Rn 8 i Processo: Procedura g estione dei contratti di b eni e se rViZ i
Attività
l Rischio
mancata o errata
inserimento i indicazione del prezzo di
contratto
i acquisto nel caricamento
del contratto
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Danno
Possibilità di acquistare
Vp
R
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Prima:
J
lo stesso bene con
prezzi diversi da quelli di
aggiudicazione
4
Dopo:
J
2
FASI DEL PIANO E STA TO DI AVANZAME NTO
Descrizione delle attività necessarie per la mes sa in atto del piano
Attività
Verificare con software house la possibilità di
bloccare il contratto fino a validazione da parte
del Referente del servizio
In caso di esito negativo dell'attività di cui sopra
attivazione della nuova regola come di seguito
indicata: l'operatore del SA inserisce i dati nella
procedura AS400, effettua la stampa del
contratto informatico e a trasmettere i dati al
Responsabilità
Francesco
Trunfio
Operatore SA
di contenimen to del rischio
Scadenza
15 Aprile
2014
15 Aprile
2014
º/odi
realizzazione
100
100
referente della Sezione il quale provvederà ad
effettuare il controllo di conformità, vistare il
tabulato ed archiviarlo nel fascicolo di gara.
ComunicazÍone agli interessati delle nuove
Direttore SA
attività da seguire
Avvio della nuova regola per test
Ref. Sezione
Valutazione dell'efficacia del controllo
Direttore SA
Awio a regime della nuova attività
Ref. Sezione
23 Aprile
2014
100
Ad evento
Ad evento
Ad evento
isultati (I cambjamenti significatìvi rilevatí con la rivalutazione dell'XR)
Piano di contenimento Vicenza.doc
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MF
PIANO DI CONTENIMENTO DEI RISCHI
RISULTATO DELL' ANALISI DEI RISCHI
FASI DEL PIANO E STATO DI AVANZAME NTO
Descrizione delle attività necessarie per la m essa in atto del piano
Attività
Responsabilità
Verificare con software house la possibilità di
bloccare il contratto fino a validazione da
parte del Referente del servizio
In caso di esito negativo dell'attività di cui
sopra attivazione della nuova regola come di
seguito indicata: l'operatore del SA inserisce
i dati nella procedura AS400, effettua la
stampa del contratto informatico e a
di contenimen to del rischio
Scadenza
15 Aprile
Francesco Trunfio
Operatore SA
trasmettere i dati al referente della Sezione il
2014
15 Aprile
2014
º/odi
realizzazione
100
100
quale provvederà ad effettuare il controllo di
conformità, vistare il tabulato ed archiviarlo
nel fascicolo di gara.
Comunicazione agli interessati delle nuove
Direttore SA
23 Aprile
attività da seguire
Avvio della nuova regola per test
Ref. Sezione
Ad evento
Valutazione dell'efficacia del controllo
Direttore SA
Ad evento
Avvio a regime della nuova attività
Ref. Sezione
Ad evento
Piano di contenimento Vicenza.doc
2014
100
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MF
PIANO DI CONTENIMENTO DEI RISCHI
FASI DEL PIANO E STA TO DI AVANZAME NTO
Descrizione delle attività necessarie per la mes sa in atto del piano
Attività
Responsabilità
Verificare con software house la possibilità di
bloccare il contratto fino a validazione da parte
Francesco
del Referente del servizio
Trunfio
di contenimen to del rischio
Scadenza
15 Aprile
2014
'Vodi
realizzazione
100
In caso di esito negativo dell'attività di cui sopra
attivazione della nuova regola come di seguito
indicata: l'operatore del SA inserisce i dati nella
procedura AS400, effettua la stampa del
contratto informatico e a trasmettere i dati al
Operatore SA
15 Aprile
2014
100
referente della Sezione il quale provvederà ad
effettuare il controllo di conformità, vistare il
tabulato ed archiviarlo nel fascicolo di gara.
Comunicazione agli interessati delle nuove
attività da seguire
Direttore SA
23 Aprile
2014
Awio della nuova regola per test
Ref. Sezione
Ad evento
Valutazione dell'efficacia del controllo
Direttore SA
Ad evento
Avvio a regime della nuova attività
Ref. Sezione
Ad evento
Piano di contenimento Vicenza.doc
100
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MF
PIANO DI CONTENIMENTO DEI RISCHI
isu tatg (I cambiamenti significativi rilevati con ía rivalutazione dell'lR)
Al completamento delle attività riferire una sintesi dei cambiamenti adottati e rivalutare /a
riduzione del valore della regolamentazíone (R,) della probabilità di accadimento e della gravità
del danno (G) ed il nuovo valore dell'indice di rischio
Piano di contenimento Vicenza.doc
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MF
PIANO DI CONTENIMENTO DEI RISCHI
FASI: DEL PIANO E STA TO DI AVANZAME NTO
Descrizione delle attività necessarie per la mes sa in atto del piano
Attività
Responsabilità
Verifica delle uu.oo. n0n informatizzate
Serv. Informatica
Richiesta attivazione profili con indicazione della
tipologia di profilo e procedura
Direttori uu.oo.
Creazione profili
ed Addetto ditta
Serv. Informatica
Dedalus
Comunicazione utenze agli utilizzatori
Serv. Informatica
Formazione
Valutazione dell'efficacia
di contenimen to del rischio
Scadenza
02 aprile
2014
o/odi
realizzazione
100
16 Maggio
2014
06 Giugno
2014
20 Giugno
2014
SA - Addetto
31 Luglio
ditta Dedalus
2014
SA
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Piano di contenimento Vicenza.doc
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Andrea Minto - OCRAL ULSS 12 Veneziana

studio farri - Logistica Management

Graduatoria CA _2014

Allegato_2_DDG_2014_42

Assegnazione strumento corso ad indirizzo musicale

IIS BOSCARDIN

Locandina DCA 2015

sella marco - Azienda Ospedaliera di Padova

Fase provinciale Tennis tavolo

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