Manuale operativo Servizio K706A

Manuale operativo
Servizio K706A
COD. PRODOTTO D.6.3
Indice
UNO SGUARDO D’INSIEME………….........................................................................................................3
1. BARRA DI MENU…………………………………………………………………………………………………………………...4
2. LETTURA DELLE VARIAZIONI ANAGRAFICHE DA TRASMETTERE………………….………….5
3. IMPOSTAZIONI MODULO K706A……………………………………………………….……………………………...5
4. DOCUMENTI DA VERIFICARE……………………………………………………………………………………………..5
5. PER SAPERNE DI PIU’………………………………………………………………………………………………………….6
6. LE FASI DEL PROCESSO……………………………………………………………………………………………………..6
FASE 1 : preparazione lista pratiche da trasmettere……………………………………………………6
FASE 2 : Trasmissione delle pratiche e ricezione esito invio…………………………………….8
FASE 3 : Presa in carico dei Documenti……………………………………………………………………………9
Identificazione degli scarti……………………………………………………………………………………………………11
Gestione degli scarti………………………………………………………………………………………………………………12
FASE 4 : Archiviazione……………………………………………………………………………………………………………12
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Il
K706A,
data
l’obbligatorietà
della
funzione
gestita,
risponde
alle
seguenti
caratteristiche:
-
rispetto delle disposizioni e delle norme del CNSD
-
ricca interfaccia utente per fluidificare al massimo l’attività degli operatori
-
automatizzazione delle procedure ove possibile
-
modulo di verifica conformità contenuto INA rispetto all’APR del Comune e bonifica
eventuali posizioni anagrafiche irregolari
Uno sguardo d’insieme
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1. Barra di Menù
Accesso alle varie funzionalità del K706A:
Configurazione:
•
Definizione dei profili degli operatori autorizzati ad accedere al K706A
o Operatore principale
o Operatore delegato
o Gestore tecnico
•
Attivazione dello schedulatore delle trasmissioni / ricezioni (opzionale)
•
Impostazione sfondo
INA-SAIA:
•
Trasmissione delle variazioni anagrafiche controllate e pronte da spedire
•
Visualizzazione degli esiti delle trasmissioni effettuate
•
Presa in carico degli esiti delle trasmissioni
•
Richiesta dello stato della coda degli esiti ancora da ricevere
•
Link per la connessione ad INA
Gestione Archivi :
•
Consultazione guidata dell’archivio delle pratiche trasmesse
•
Caricamento dell’archivio anagrafico Mirror (se previsto) a supporto del
Gestionale di Comunicazione K706
•
Consultazione guidata degli archivi dei codici Istat degli Stati esteri e dei
Comuni Italiani
Assistenza :
•
Connessione in teleassistenza con l’help desk Stesei
•
Connessione all’Area Riservata del sito Stesei
•
Connessione per scarico automatico aggiornamenti del K706A
•
Connessione per scarico automatico aggiornamento tabelle codici
•
Funzioni di assistenza e manutenzione riservate a personale Stesei
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2. Lettura delle Variazioni Anagrafiche da Trasmettere
Il Gestionale di Anagrafe è dotato di procedure che consentono sia di estrarre i dati
iniziali (se previsto) per creare il Mirror (archivio di supporto al Sistema K706) sia di
estrarre le variazioni anagrafiche avvenute in Comune in un dato periodo di tempo.
Il K706A è dotato di procedure automatiche che intercettano i flussi in arrivo dal
gestionale ed importano i dati nei propri archivi per le successive fasi di elaborazione.
3. Impostazioni Modulo K706A
Sono sempre in evidenza i dati tecnici correnti del modulo K706A (per sveltire le sessioni
di assistenza con l’help desk) e l’identificativo dell’operatore che sta utilizzando il K706A
con il relativo profilo.
4. Documenti da verificare
L’estrema delicatezza di questa attività, impone un controllo preventivo, formale e di
merito, delle pratiche da trasmettere a SAIA AP5.
Questo controllo è effettuato automaticamente dal K706A al momento della lettura delle
variazioni anagrafiche estratte dal Gestionale (punto 2)
Questa funzione consente di accedere alla lista delle pratiche che il K706A ritiene NON
idonee ad essere trasmesse.
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5. Per saperne di più
Dietro a queste poche e semplici funzioni si celano complesse procedure di
archiviazione, elaborazione e controllo dati che sfociano talvolta in necessità di intervento
dell’operatore per risolvere situazioni pendenti, consultare dati di pratiche trasmesse,
fornire al cittadino informazioni riguardanti la comunicazione ad altri enti delle pratiche
anagrafiche appena effettuate, verificare ed assicurare l’allineamento dati.
In sostanza, la certezza che ogni singola pratica sia correttamente trasmessa e la
valorizzazione del servizio al cittadino che questa nuova attività sicuramente produce,
sono frutto di un processo complesso, processo che il K706A rende estremamente chiaro
e semplice per l’utente proprio perché è stato sviluppato esattamente per questo fine.
Presentiamo ora, a grandi linee, le fasi più importanti di questo processo.
6. Le fasi del processo
FASE 1 : preparazione lista pratiche da trasmettere
Il K706A, a seguito della lettura delle variazioni estratte dal gestionale di anagrafe,
provvede ad effettuare, in automatico, delle verifiche formali e di merito e prepara DUE
liste
•
Documenti pronti per essere trasmessi
•
Documenti scartati per presenza di anomalie
Le pratiche della prima lista vengono trasmesse (in automatico o manualmente).
Le pratiche della seconda lista devono essere prese in esame da un operatore di
anagrafe che, utilizzando la funzione “documenti con anomalie” (punto 4), individua con
precisione la o le anomalie riscontrate dal K706A e provvede, con un’apposita interfaccia
utente del K706A, a normalizzare il o i dati errati.
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FASE 2 : Trasmissione delle pratiche e ricezione esito invio
A seguito della trasmissione, il Sistema SAIA AP5 comunica immediatamente al Comune,
per ogni pratica, la corretta ricezione (attribuendo un numero di protocollo) oppure un
messaggio di scarto.
Nel primo caso il K706A rende disponibile una lista delle pratiche accettate dal Sistema
SAIA per facilitare il controllo da parte dell’operatore.
Nel secondo caso il K706A aggiorna una diversa lista nella quale riporta tutte le pratiche
NON accettate e, per ognuna, rende noto il motivo dello scarto dando la possibilità
all’operatore di individuare la causa, intervenire, risolvere l’anomalia riscontrata e di
ripresentare, pronta per l’invio, la variazione anagrafica corretta.
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Pratiche accettate
Pratiche scartate dal SAIA AP5
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FASE 3 : Presa in carico dei Documenti
Per ogni variazione accettate da SAIA, è previsto l’inoltro automatico all’Ente destinatario
di competenza.
Ciascun Ente provvede ad effettuare dei controlli formali e di merito e produce un
messaggio di risposta (esito) per ogni variazione.
Tale messaggio perviene al Comune mittente tramite la funzione di “presa in carico” dei
documenti effettuata dal K706A.
Il messaggio riporta la corretta definizione della pratica (con l’attribuzione di un numero di
protocollo diverso per ciascun ente) oppure un messaggio di scarto.
Nel primo caso il K706A archivia la pratica in modo tale da facilitare al massimo l’accesso
alle informazioni da parte dell’operatore.
Nel secondo caso il K706A effettua una PRIMA ELABORAZIONE AUTOMATICA degli
scarti al fine di indirizzare l’operatore alla corretta modalità di gestione di ogni singolo
scarto.
Dopodiché aggiorna una lista nella quale vengono riportate – suddivise per ciascun ente tutte le pratiche NON accettate; per ognuna rende noto il motivo dello scarto dando la
possibilità all’operatore di individuare la causa, intervenire, risolvere l’anomalia riscontrata
e di ripresentare, pronta per l’invio, la variazione anagrafica corretta.
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Pratiche accettate
o Pratiche scartate
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Identificazione degli scarti
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Gestione degli scarti
FASE 4 : Archiviazione
Un aspetto molto importante dell’applicativo K706A è l’estrema perizia nell’archiviazione
delle pratiche.
Essendo state protocollate ufficialmente dal sistema SAIA, è necessario che ogni tipo di
informazione sia innanzi tutto conservata e sia facilmente accessibile ed elaborabile.
Tutto ciò è assicurato dalle potenti funzioni legate alla gestione dell’archivio, funzioni che
sfociano in un’ampia possibilità di ricerca, stampa ed elaborazione dei dati presenti.
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