Procedure e istruzioni operative Michele Marchini PIACENZA 04 marzo 2014 SOMMARIO Argomenti trattati Procedure e istruzioni operative Le procedure gestionali e organizzative La procedura d’emergenza Istruzioni operative Programma 5S SOP e OPL Gestione a vista Gestione controllata dei documenti Esercitazione: redazione di procedure (gestionali ed emergenza), istruzioni operative, OPL relative ad un processo/ambiente dell’istituto 2 Procedure Le procedure non sono altro che un modo specificato di svolgere un’attività o un processo Possono essere documentate (scritte) o no e ovviamente possono essere sia su carta che in formato elettronico Le procedure possono essere: documenti di tipo orizzontale cioè si rivolgono ad attività che abbracciano più aree e funzioni dell’organizzazione documenti specifici di tipo verticale 3 Esempi di procedure 4 Procedura d’emergenza Piano d’emergenza Il piano di emergenza costituisce uno “schema organizzativo che definisce i compiti da svolgere in funzione delle varie ipotesi di emergenza”. Nel corso delle prove di evacuazione, deve essere verificata la “funzionalità del piano al fine di apportare gli eventuali correttivi per far aderire il piano alla specifica realtà alla quale si applica”. 5 Procedura d’emergenza Ambienti Per costruire un corretto piano di evacuazione è necessario conoscere molto bene l’ambiente scolastico: caratteristiche spaziali e distributive degli edifici (numero di piani, aule per piano, …), utilizzando piante e planimetrie che devono essere tenute aggiornate 6 Procedura d’emergenza Ambienti Nelle planimetrie devono essere indicati: tutti i luoghi in cui si possono verificare le situazioni di pericolo (laboratori, officine, palestre, biblioteche, magazzini, centrali termiche, ecc.), le strutture e gli impianti di sicurezza (scale ed uscite di sicurezza, estintori, idranti, ecc.) i luoghi sicuri o aree protette in cui possono trovare rifugio gli occupanti della scuola”. Inoltre è importante conoscere , per ogni piano , il numero di docenti, allievi e personale non docente (individuando fascia oraria di maggior affollamento). 7 Procedura d’emergenza Compiti e procedure La procedura, relativa al piano di emergenza, deve “specificare nel dettaglio chi fa e che cosa, seguendo una certa logicità di azioni nel tempo”. Gli obiettivi sono: ridurre la probabilità di accadimento; limitare le conseguenze ; garantire l'intervento dei soccorritori. consentire l'evacuazione in sicurezza dai luoghi di lavoro. 8 Istruzioni operative Sono documenti rivolti direttamente al personale operativo e contengono istruzioni precise relative a operazioni da eseguire. Sono emesse a seguito di: verifiche ispettive interne, richieste di azioni correttive, carenza di indicazioni al personale operativo, esigenze di miglioramenti, adeguamento a standard interni o esterni, eliminazione di situazioni ambigue o NC, segnalazioni del rappresentante della direzione, segnalazioni dei Clienti o di Enti Esterni 9 Esempi di istruzioni operative 10 Il programma 5S È una metodologia che aiuta l’azienda a raggiungere l’eccellenza operativa tramite il miglioramento del posto di lavoro: ordine, organizzazione e pulizia Si tratta di attività semplici ma non banali e scontate L’applicazione delle 5S coinvolge l’intera fabbrica/istituto mediante una serie di attività pratiche sul posto di lavoro/aule/laboratori/officine 11 Il programma 5S Obiettivi di un programma 5S SICUREZZA: l’applicazione delle 5S rende il posto di lavoro più sicuro; ERGONOMIA: la disposizione di attrezzature e materiali risulta migliore; QUALITA’: migliora il processo e di conseguenza il prodotto; SPAZIO: niente occupa più volume della disorganizzazione; RISORSE: favorisce il coinvolgimento e promuove la soddisfazione dei dipendenti SPRECHI: aiutare ad individuare ed eliminare gli sprechi (energia, risorse, denaro) Le 5S sono il primo passo verso la “Fabbrica Visuale” e sono la base per le successive attività di miglioramento. 12 MODIFICARE, PROVARE, MODIFICARE, PROVARE SHITSUKE = SOSTENERE (MANTENERE) SEIKETSU = STANDARDIZZARE SEISO = SPAZZARE (PULIRE) SEITON = SISTEMARE (ORDINARE) SEIRI = SEPARARE Il tempio 5S 5S COINVOLGIMENTO COMUNICAZIONE TRAINING SQUADRA MIGLIORARE 13 Struttura delle 5S Dare a ciascun oggetto una precisa collocazione e renderlo Distinguere tutto ciò che serve facilmente conoscibile da ciò che non serve; rendere l’ambiente di lavoro ordinato Eliminare lo spreco ed il e funzionale superfluo. Collocare le cose in modo da Identificare le anomalie soddisfare sicurezza, qualità ed efficienza La pulizia è finalizzata all’ispezione 2- Seiton – Sistemare a S significa Pulendo si scoprono le anomalie 1. Seiri La–5Separare L’obiettivo finale è la riduzione “disciplina” delle fonti dello sporco Definire nuovi indicatori di attività (KAI); Lo stato dell’arte raggiunto alla fine Creare dei gruppi di lavoro per migliorare gli indicatori; della 3a S deve essere mantenuto; Assicurarsi che la separazione, l’ordine Formalizzare le attività tramite la pulizia e le proposte di azioni di OPL e istruzioni di lavoro. 5. Shitsuke – Sostenere 3. Seiso – Spazzare (Pulire) miglioramento diventino attività di routine Estendere le best Definire gli standard di ispezione e di practices in tutta l’azienda pulizia e verificarne il rispetto. Definire chi fa che cosa e quando. 4. Seiketsu – Standardizzare 14 Struttura delle 5S “Nelle 5S non esiste mantenimento, o si migliora o di regredisce!” 15 One Point Lesson Cosa sono le OPL Le OPL, One Point Lesson, sono semplici, ma efficaci strumenti di formazione per l’ottimizzazione delle competenze di operatori e manutentori. Permettono di focalizzare in un unico punto, in breve tempo ed in un unico foglio l’oggetto della formazione. Servono cinque, dieci minuti per ogni OPL. Il segreto del successo consiste nella praparazione di un testo facile da comprendere, realizzato in funzione del livello di istruzione a cui è finalizzato. Il contenuto è costituito per l’80% da disegni, schizzi e foto: poche parole, semplici e ben pesate. Sono appese nell’area di lavoro e non nascoste dentro un cassetto; 16 Il programma 5S A cosa servono le OPL Le OPL sono utilizzate per: conoscenze di base: come funzione un componente, come eseguire un’attività, come controllare una lavorazione,… risolvere problemi: evitare errori, guasti, difetti o incidenti, come comportarsi in certe condizioni o situazioni, miglioramento: diffondere soluzioni di casi di miglioramento su impianti, attrezzature, metodi di lavoro. Sono generalmente strutturate in due fasi: prima e dopo 17 Esempi OPL NOK Brocche sporche e contenitori porta saponaria fatti con un fondo di mandrino di scarto OK Brocche pulite e un contenitore per la saponaria dedicato, identificato con etichettatura e chiuso 18 Esempi OPL NOK Nastro con una posizione non assegnata, appeso ad un pulsante di emergenza. OK Posizionato un porta nastro in prossimità del punto d’uso. 19 Esempi OPL NOK Scarti di produzione raccolti in ceste ma non differenziati . OK Definite ceste dedicate e differenziate per tipologia di materiale (alluminio, PET, carta, accoppiato), identificate con cartellonistica e con postazione a terra tramite righe gialle. 20 Esempi OPL NOK Estintore rimosso causa lavori di edilizia e non ripristinata una nuova collocazione. OK Riposizionato estintore e riattaccata etichettatura relativa. 21 Esempi OPL NOK Pressori appoggiati in piedi in mezzo ai bidoni di adesivo col rischio di cadere a terra con un piccolo urto e cagionare infortunio o danneggiarsi OK Costruito un carrello porta – pressori che li mantiene ordinati, evita il rischio che possano cadere a terra con un urto e ne consente il trasporto in modo facilitato presso il punto di utilizzo 22 Esempi OPL 23 Esempi OPL 24 Gestione a vista Visual Management System Con il termine VMS si identificano un insieme di tecniche e strumenti per migliorare la gestione a vista sul posto di lavoro (cartellonistica, bacheche, righe a terra, sistemi di controllo stati macchina, sistemi di identificazione materiali/attrezzature, ecc.). La diffusione capillare delle informazioni sul posto di lavoro garantisce un miglior controllo di processo ed un maggior coinvolgimento del personale nelle attività di miglioramento continuo. La gestione a vista è riconosciuta come l’approccio più efficace per comunicare sul posto di lavoro. 25 Gestione a vista AREA DI APPLICAZIONE 1. Segnaletica di sicurezza 2. Organizzazione del posto di lavoro (5S) • • • 3. Indicatori prestazionali 4. Stato di funzionamento del processo 5. Standard operativi 6. Controllo qualità processo • • • • • 7. Piani di manutenzione • • 8. Scorte e approvvigionamento materiali • • 9. Formazione operativa • 10.Attività di miglioramento • • SISTEMI DI GESTIONE A VISTA Segnali di obbligo, divieto, avvertimento… Linee a terra Materiali/attrezzature a vista Bacheche a vista Tabelloni/segnali luminosi (andon) Istruzioni, schemi, disegni, fotografie a vista Sistemi visivi di controllo processo Carte di controllo a vista Check list/scadenziari a vista Punti di ispezione / regolazione a vista Livelli di scorte a vista Sistemi pull/kanban Bacheca difetti /anomalie (campioni o fotografie di reclami/scarti, anomalie, ecc.) Progetti di miglioramento Sistema dei suggerimenti 26 Gestione a vista Segnali di obbligo specifico Segnali di avvertimento Segnaletica di sicurezza Segnali di divieto Segnali sicurezza antincendio Segnali di evacuazione e primo soccorso 27 Documenti in gestione controllata Fasi della gestione di un documento Redazione Identificazione Emissione Distribuzione Informazione/formazione Modifica-sostituzione-annullamento Predisposizione ed aggiornamento di un elenco Archiviazione documenti superati 28 ESERCITAZIONE Rischi specifici ISII: Redazione di procedure, istruzioni operative, OPL Officine Laboratori VDT Strutture 29 Via Arda 11, Piacenza (PC) – Italia www.safta.it Grazie per l’attenzione
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