eBilling 2013 Was bedeutet die neue EU-Regelung für den österreichischen Handel und Industrie? eBilling Frühstück, 6. März 2013 Mag. Karl Cegner, Leitung Kompetenzzentrum eBusiness, GS1 Austria GmbH Papier ade! EDI Einsparungs Potential Sinnvoll? € 8 Mrd. 65 cent vs. 15 cent © 2013 GS1 Austria Neue Gesetzgebung: AbgÄG 2012 §11 Abs. 2 UStG 1994: „… Als Rechnung gilt auch eine elektronische Rechnung, sofern der Empfänger dieser Art der Rechnungsstellung zustimmt. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Sie gilt nur unter der Voraussetzung als Rechnung im Sinne des Abs. 1 und Abs 1a, dass die Echtheit ihrer Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des leistenden Unternehmers oder des Ausstellers der Rechnung. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass der nach diesem Bundesgesetz erforderliche Rechnungsinhalt nicht geändert wurde. Der Bundesminister für Finanzen bestimmt mit Verordnung die Anforderungen, bei deren Vorliegen diese Voraussetzungen jedenfalls erfüllt sind. (…) Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der elektronischen Rechnungen müssen für die Dauer von sieben Jahren gewährleistet sein.“ © 2013 GS1 Austria Neue Gesetzgebung: AbgÄG 2012 Technologien dafür sind: • Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahren, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung geschaffen wird (siehe Rz 1564f); • Ausstellung der Rechnung über FinanzOnline oder das Unternehmensserviceportal (siehe Rz 1564h); • Versehen der Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur im Sinne des § 2 Z 3a Signaturgesetz, BGBl. I Nr. 190/1999, (siehe Rz 1560g); • Ausstellung der Rechnung im EDI-Verfahren gemäß Artikel 2 des Anhangs 1 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. Nr. L 338 vom 28.12.1994, S. 98; siehe Rz 1564j) © 2013 GS1 Austria Bestehende Umsetzungen? Kann die Papiersammelrechnung weiter verwendet werden? JA! Technologie: EDI-Verfahren „…Die zusätzliche Übermittlung einer Sammelrechnung im Rahmen des EDIVerfahrens ist nicht erforderlich, aber zulässig, wenn auf den Umstand, dass es sich um eine bloße Zusammenfassung bereits abgerechneter Umsätze und keine Rechnungsneuausstellung handelt, hingewiesen wird.“ Bezüglich Vereinbarung (schriftlich oder mündlich): „… dass über den elektronischen Datenaustausch eine Vereinbarung nach Artikel 2 des Anhangs 1 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. Nr. L 338 vom 28.12.1994 S. 98) besteht, in der der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. Dies wird dann anzunehmen sein, wenn eine der Empfehlung 94/820/EG entsprechende Vereinbarung zwischen den Beteiligten besteht, die auch tatsächlich eingehalten wird. Auch eine Vereinbarung mit einem als Netzwerkknoten fungierenden Unternehmer kann diese Voraussetzungen erfüllen…“ © 2013 GS1 Austria Bestehende Umsetzungen? Kann die fortgeschrittene Signatur fortgeführt werden? JA! Technologie: Signaturverfahren „Die Verwendung einer fortgeschrittenen Signatur, die die Kriterien für eine qualifizierte Signatur nicht erfüllt (zB kein qualifiziertes Zertifikat oder keine sichere Signaturerstellungseinheit), erfüllt die Anforderungen an die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts nach § 11 Abs 2 UStG 1994, wenn sie auf einem vom Signaturprüfdienst der RTR oder einer vergleichbaren ausländischen Stelle prüfbaren Zertifikat beruht, unabhängig davon, bei welcher Stelle die tatsächliche Signaturprüfung erfolgt. D.h. es ist nur die Zertifikatsprüfung (auch nur einmalig) bei der RTR verpflichtend sein, damit man ein von der RTR anerkanntes Zertifikat nachweisen kann. Ob der Rechnungsempfänger auch die Signaturprüfung über das RTR Service abwickelt oder selbst (so wird es heute gemacht) durchführt, ist nicht Teil des Gesetzes bzw. Ist jedem Rechnungsempfänger freigestellt. Macht gerade hinsichtlich Archivierungsanforderungen Sinn! © 2013 GS1 Austria EDI-Österreich ab 1.1.2013 INVOIC BGM+380+94+9'DTM +137:2006031:102'D TM+35:2001130:102' RFF+DQ:123'DTM+1 71:20060314:102'RF F+ON oder Rechnungssteller INVOIC BGM+380+94+9'DTM +137:2006031:102'D TM+35:2001130:102' RFF+DQ:123'DTM+1 Signatur 71:20060314:102'RF F+ON - Signaturverfahren - EDI-Verfahren - Innerbetriebliches Steuerungsverfahren Achtung: elektronische Archivierung! © 2013 GS1 Austria Rechnungsempfänger GS1/ECR Austria Empfehlung für INVOIC Einzelrechnung Sammelabrechnung INVOIC BGM+380+94+9'DTM +137:2006031:102'D TM+35:2001130:102' RFF+DQ:123'DTM+1 71:20060314:102'RF F+ON Format: oder INVOIC BGM+380+94+9'DTM +137:2006031:102'D TM+35:2001130:102' RFF+DQ:123'DTM+1 71:20060314:102'RF F+ON Rechnungssteller: Archivierung der Originaldatei! (auf jeden Fall für Signatur- und EDI-Verfahren, bei innerbetrieblichen Steuerungsverfahren empfehlenswert) Rechnungsempfänger: wenn möglich, innerbetriebliches Steuerungsverfahren! Im innerbetrieblichen Steuerungsverfahren muss überprüft werden, ob Rechnung und Zahlungsverpflichtung (hat der Leistungsaustausch tatsächlich stattgefunden!) übereinstimmen! Dies kann im Rahmen eines entsprechend organsierten Rechnungswesens geschehen, aber auch manuell durch Abgleich der Rechnung mit den vorhanden EDI Signatur Manuelle Prüfung Sonstige…. © 2013 GS1 Austria Zusammenfassung Signaturverfahren:  Keine Veränderung!  Archivierung EANCOM-Datei! EDI Verfahren:  Zur Sicherstellung empfiehlt GS1/ECR Austria einen schriftlichen EDI-Rahmenvertrag (www.gs1austria.at)  Archivierung EANCOM-Datei!  Keine Sammelrechnung mehr notwendig Innerbetriebliches Steuerungsverfahren:  sehr umfassend definiert!  Im Vergleich zu EDI- bzw. Signaturverfahren, werden keinerlei technische Regelungen bzw. Kommunikationsverfahren vorgegeben (UStR 2000, laufende Wartung 2012)  Archivierung EANCOM-Datei empfehlenswert! FinanzOnline oder Unternehmensserviceportal: Rechnungen an den Bund (ab 1.1.2013 möglich, ab 1.1.2014 verpflichtend nur mehr elektronische Rechnungen)! Achtung - für alle Verfahren gilt:  alle Rechnungsbestandteile müssen in der elektronischen Datei vorhanden sein!  Verfahrensdokumentation! © 2013 GS1 Austria © 2013 GS1 Austria