WAS SIND DIE KRITISCHEN - Techno Summit

WAS SIND DIE KRITISCHEN ERFOLGSFAKTOREN BEI DER EINFÜHRUNG VON MS DYNAMICS NAV? Rolf Widmannott, Raber+Märcker GmbH: Wir dürfen TG bereits seit ca. 20 Jahren betreuen, und zwar mit nahezu dem gesamten Produktspektrum unseres Hauses – Microsoft Dynamics NAV, P&I LOGA, Microsoft CRM, ECM, CUBEWARE, LUCANET und IT‐
Infrastruktur, … …habe ich noch etwas vergessen? Ja, die Basics, den Standard MS – Office und SQL Server. Bei uns heißt das ganze „for.business“, die Abbildung der Geschäftsprozesse, da wo sie auch hingehören und am besten abbildbar sind. Nun kommen wir aber zum eigentlichen Thema des Expert Talks. Den Zielen und den kritischen Faktoren bei der Einführung von Microsoft Dynamics NAV. Wir vergleichen so ein ERP – Projekt immer gerne mit einem Hausbau, da lassen sich doch erhebliche Parallelen zu einem ERP Projekt aufzeigen… Vom geplanten Bauvorhaben Evaluierung), mit den Parametern (Basics, Wünsche, Ziele), die man sich vorab bereits überlegt hat wie z.B. Wohnung oder Haus, 3 Zimmer oder 8 alles auf einem Stockwerk, maßgerecht und schlüsselfertig, oder ganz individuell. Das Budget, ja auch das Budget sollte nicht vergessen werden Investitionssicherheit und der return des Investes) Wir bleiben auf Grund der Komplexität „ERP“ aber mal beim Hausbauvergleich…. Ein Bauplatz wird ausgewählt / nach Anforderung, Größe, Budget (Lage) Ausrichtung, Infrastruktur usw. Ein Architekten wird ausgesucht, nach Vertrauen, Ideenreichtum, Kompetenz, Erfahrung und passender Referenzen. Es gibt Entwürfe, Baupläne, Ausschreibungen, Lastenhefte, es gibt verschiedenste Gewerke einen Bauleiter, der wiederum verschiedene Gewerke zu koordinieren und zu controllen hat..…….. Die einzelnen Gewerke müssen im Umfang und Ausstattung festgelegt und auch beschrieben werden Die Gewerke müssen durch den Bauleiter koordiniert werden, abgenommen… Kurz um, viele viele Dinge, die auch leicht auf ein ERP Projekt transferierbar sind Herr Sommerey, was waren denn die wesentlichen Basics und Ziele für das Haus Telegärtner, die Sie damals bewegt haben, überhaupt mit einer neuen ERP Software aufzusetzen? Oswald Sommerey, IT – LEITER im Hause Telegärtner: Es wurde wert gelegt auf Verbesserung der Transparenz, Verbesserte Unterstützung der Geschäftsprozesse, Erhöhung der Produktivität, Automatisierung und Beschleunigung der Abläufe Konsolidierung der bestehenden Systeme, Redesign bestehender Prozesse und Abläufe, Ausrichtung auf mögliche zukünftige Anforderungen / Konzernstruktur. Rolf Widmannott, Raber+Märcker GmbH: Wie sind Sie an diese Anforderungen herangegangen, haben Sie bereits in diesem Stadium mögliche ERP ‐ Partnern für die Umsetzung vorselektiert? Oswald Sommerey, IT – LEITER im Hause Telegärtner: Es wurde ein Berater hinzu gezogen. Es wurden 15 Systeme durch die IT – Abteilung ausgewählt. Übrig blieb dann INFOR, PLANAT, PROALPHA, SAP und NAVISION Rolf Widmannott, Raber+Märcker GmbH: Wie ging es danach weiter? Sicherlich haben dann die möglichen Anbieter Ihre Lösungen präsentiert. Oswald Sommerey, IT – LEITER im Hause Telegärtner: Ja, es fanden dann die Präsentationen mit den Anbietern statt, mit der Maßgabe, dass der Standard präsentiert werden sollte! Rolf Widmannott, Raber+Märcker GmbH: Haben Sie folgend an die Präsentationen ein Lastenheft erstellt? Oswald Sommerey, IT – LEITER im Hause Telegärtner: Ja, man hat unter Berücksichtigung und der Kenntnis der Standardfunktionalität des ERP Systems – Telegärtner spezifische Prozesse ausgemacht und diese dokumentiert. Diese wurden in das Lastenheft eingearbeitet. Ziel möglichst nahe am Standard und ein möglichst flexibles und offenes ERP – System. Rolf Widmannott, Raber+Märcker GmbH: Wann haben Sie sich dann letztendlich für den Partner entschieden? Was waren die Gründe für die dann erfolgte Wahl des „Architekten“... Oswald Sommerey, IT – LEITER im Hause Telegärtner: Genau die Flexibilität von Navision, das offene Systeme, die bewährte MS –Technologie, die Marktanteile und damit die Investitionssicherheit verbunden mit der breite und nötigen Tiefe an Standardfunktionalität haben uns die Entscheidung für Navision treffen lassen. Rolf Widmannott, Raber+Märcker GmbH: Warum dann Raber+Märcker, was uns ja sehr gefreut hat? Oswald Sommerey, IT – LEITER im Hause Telegärtner: Der Partner musste zu uns passen, von der Größe her auf „Augenhöhe“ sein, im Mittelstand zuhause, die Standortnähe, Kompetenz und das Vertrauen, das vermittelt wurde, haben uns letztendlich bewogen, mit Raber+Märcker in die Projektphase zu gehen. Außerdem war Raber+Märcker bereits langjähriger und vertrauter Partner mit COMET. Rolf Widmannott, Raber+Märcker GmbH: Dann ging es sicherlich in die nächste Phase? Die Workshop und Analysephase? Ziel sollte ja letztendlich ein Angebot sein mit definierten Leistungen zum definierten Preis? Oswald Sommerey, IT – LEITER im Hause Telegärtner: Ja genau, es wurde bereits im Vorfeld der Analyse durch die IT‐Abteilung die Prozesse in den Fachabteilungen kritisch hinterfragt, die Abläufe bereits feiner beschrieben, was muss unbedingt wieder umgesetzt, was sind die „Maiglöckchen“….was ist an neuen Prozessen zu beachten…… Es wurden vermeintliche „funktionelle Selbstverständlichkeiten“ hinterfragt, denn genau diese sind nicht immer auch selbstverständlicher Bestandteil der ERP Lösung…. Es wurden Rahmenbedingungen und Kernpunkte festgelegt, Basics vorgedacht, die nur äußerst schwer rückgängig gemacht werden können (Beispiel beim Haus der Eingang oder die Heizung….) Auf Basis dieser Vorerkenntnisse und Vorarbeiten wurde dann mit R+M in den Workshop gestartet. Mit den erfahrenen Spezialisten von Raber+Märcker und den Key‐Usern wurde dann ein detailliertes, fein granuliertes Designdokument erarbeitet, welches umfassend die Prozesse und Anforderungen beschreibt. Im Sinne der Kostenkontrolle ist unbedingt zu beachten, den Implementierungspartner durch das Projekt zu führen, ‐ in dem Sinne, dass Modifikationen und Änderungswünsche straff zu managen sind. Die Key‐User sind nach den zwingenden Gründen zu fragen, welche die Modifikation notwendig machen, welches Problem damit gelöst wird und wie oft dieses Problem vorkommt. Weiterhin dann die Frage, wieso das nicht im Standard abgedeckt werden kann oder ob der hierfür Alternativen bietet. Daran anschließend die Frage, welche Kosten entstehen, wenn die Anpassung nicht umgesetzt wird und was kostet die Anpassung. Solche Fragen disziplinieren zur Umsetzung von Standard Prozessen und optimieren die Implementierungskosten! Rolf Widmannott, Raber+Märcker GmbH: Das wurde dann vom Projektteam von R+M in die entsprechende Form gebracht? Oswald Sommerey, IT – LEITER im Hause Telegärtner: Ja, ein umfangreiches und strukturiertes Dokument wurde erstellt und uns zur inhaltlichen Prüfung überreicht. Wir haben dann mit den Key‐Usern gemeinsam die Prozesse geprüft und letztendlich, das Dokument frei gegeben. Auf dieser Basis wurde dann ein Angebot erstellt mit detaillierten und fixen Aufwendungen für die Umsetzung sowie den entsprechenden Lizenzen. Auch ein grober Projektplan wurde gemeinsam erarbeitet und uns zur Verfügung gestellt. Rolf Widmannott, Raber+Märcker GmbH: Vielen Dank für die ausführliche Beschreibung der Ziele und der Vorgehensweise! Dann wurde ja irgendwann der Auftrag erteilt, was uns sehr gefreut hat und das Projekt gestartet! Mit Erfolg, wie wir wissen, wurde das Projekt umgesetzt, Sie sind eine hervorragende Referenz für unser Haus, und, wir dürfen Sie nach wie vor betreuen, zwischenzeitlich und ganz aktuell wird in einem neuen Projekt auf Microsoft Dynamics NAV 2013 migriert. Wenn SIE sich das erfolgreiche Projekt und das Vorgehen nochmals Revue passieren lassen, was war denn dann für den Erfolg letztendlich ausschlaggebend, welche kritischen Erfolgsfaktoren wurden dann letztendlich beachtet und haben das Projekt zu Erfolg geführt? Oswald Sommerey, IT – LEITER im Hause Telegärtner: Der wichtigste Punkt und die Frage, die unbedingt gestellt werden muss ist, WARUM EINE NEUE ERP / WARUM EINE NEUAUSRICHTUNG IMMER NEU AUF DAS PROJEKT SCHAUEN / nicht immer auf das bestehende System reflektieren / Oft wird versucht, den bestehenden IST Zustand im neuen System zu rekonstruieren und zu automatisieren: Thema „Betriebsblindheit“!! Weiterhin muss die GESCHÄFTSLEITUNG HINTER DEM PROJEKT STEHEN Die GL muss das Projekt tragen und stützen, bei kritischen Punkten muss die GL im Boot sein, allein schon für die Sicherung der Ressourcen (Key‐User freischaufeln, Tests anordnen…) Eine ERP Einführung ist als Prozessprojekt zu betrachten und daher kein reines IT –Projekt! Das Thema der Planung ist ein weiterer kritischer Pfad Der detaillierte Ablauf der Prozesse muss bekannt sein, Es fängt bei vermeintlich einfachen Dingen an, z.B. der Anforderung, dass Lieferscheine im Lager generiert werden sollen. Da ist schon zu bedenken, ‐ Lieferschein‐Lager‐Drucker‐Verkabelung!!Bleiben wir bei der IT‐
Infrastruktur Was unbedingt bedacht werden muss, das Budget für die HW / Infrastruktur Auch so Dinge wie schlechte Stammdatenqualität, fehlende Transparenz über zu integrierende Subsysteme, Kenntnis vorhandener Schnittstellen .Diese Punkte müssen geklärt und geprüft sein, ansonsten kann es zu unangenehmen Überraschungen kommen, die dann Zeit und Geld kosten. Wichtigster Punkt der Planung: Die Ressourcen: Ressourcenplanung, wer macht wann was, Dokumentation hierfür erstellen Ressourcenplanung innerhalb der Fachabteilungen (Urlaube, Feiertage erhöhter Arbeitsaufwand bei saisonalen Schwankungen) Genau die Verantwortlichen aus den Fachabteilungen, die zur Feinplanung unbedingt benötigt werden, haben in der Regel am wenigsten Zeit. Das Prozessprojekt muss mit anderen, im Unternehmen laufenden Projekten terminlich abgestimmt sein. Nur so können die notwendigen Ressourcen sicher gestellt werden. Rolf Widmannott, Raber+Märcker GmbH: Ja vielen Dank, diese beiden Faktoren werden häufig auch in Fachberichten genannt, gibt es denn darüber hinaus noch weitere Faktoren: Oswald Sommerey, IT – LEITER im Hause Telegärtner: Die Realisierungsphase, auf Basis des Pflichtenhefts erfolgt ja dann die Umsetzung, Anpassungen werden ins Testsystem überführt, dann muss durch die Fachabteilung und die Key‐User unbedingt getestet werden. Diese Testphasen müssen zeitlich geplant und controlled sein. Das ist die Basis für Abnahme von Prozessen und somit auch für Meilensteine innerhalb des Projekts. Auch der Zeitplan des Systemhauses basiert auf Einhaltung der Meilensteine. Es ist zu beachten, jede Verschiebung der Meilensteine kostet Zeit, Geld und Zufriedenheit! Rolf Widmannott, Raber+Märcker GmbH: Ein wichtiger Aspekt, ja, die Planungen aller Mitwirkenden basieren auf dem Projektplan, das ist letztendlich die Bibel… was ist denn aus Ihrer Erfahrung heraus weiterhin zu controllen und somit ein kritischer Faktor? Oswald Sommerey, IT – LEITER im Hause Telegärtner: Der Echtstart ‐ wenn alles bestens vorbereitet, die Hausaufgaben gemacht sind, kann eigentlich nichts schief gehen. Allerdings kann ja doch etwas vergessen worden sein… Wir haben da die Erfahrung gemacht, dass dieser Echtstart geräuschlos ‐ am besten „fein dosiert“ ‐ erfolgen sollte! Das heißt, nicht mit 100 % in den Echtstart, schon der ganze Prozess aber nicht das ganze Volumen: z.B. Start mit dem Vertrieb 20‐30 Aufträge erfassen, liefern, fakturieren… Wenn dann irgendwo im Prozess ein Fehler auftaucht, lässt sich das besser nachvollziehen. ALSO AM BESTEN „ZEIT LASSEN“ im Echtstartmodus!!!!!!!!!! Rolf Widmannott, Raber+Märcker GmbH: Vielen Dank, Herr Sonmerey für Ihre Ausführungen, so kommt man erfolgreich in den Echtstart, die von Ihnen angeführten kritischen Faktoren lassen sich leicht nachvollziehen, für alle Arten von Projekten, nicht nur im IT‐Umfeld Oswald Sommerey, IT – LEITER im Hause Telegärtner: Ergänzen möchte ich noch gerne, den Aspekt der Betreuung und „Nachsorge“ durch den Partner, also das Systemhaus: Wichtig hierbei sind so Faktoren wie Kompetenz, Verfügbarkeit (Planbarkeit), Kontinuität bezogen auf das Team. am besten immer das gleiche Team!! Selbstverständlich auch die Größe des Partners, damit der Invest gesichert ist!! Das waren von meiner Seite aus die wesentlichen kritischen Faktoren und damit im Umkehrschluss die Erfolgsfaktoren bei der Neuausrichtung oder Redesign einer bestehenden Lösung!!! Rolf Widmannott, Raber+Märcker GmbH: Wir hoffen, dass wir einige Anregungen für Ihre IT – Entscheidungen mitgeben konnten und würden uns sehr freuen, mit Ihnen gemeinsam diesen Weg gehen zu dürfen. Wir stehen Ihnen jetzt gerne für Ihre Fragen zur Verfügung!!!

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