Was erwarten wir auf welcher Stufe des Projektprozesses

SC Betrieb
Manuela Jürgens
21.1.2008
1 Projektskizze
1.1 Projektbezeichnung
Beschleunigte Beschaffung und Auslieferung von Standard-Arbeitsplatzrechnern mit StandardSoftware
1.2 Kunde(n) / Auftraggeber
Auftraggeber: Herr Hirschbiegel, Leiter des ZMI
Kunden: alle Beschäftigten der Fernuniversität
Beteiligte Bereiche: ZMI, Verwaltung, UB, Medienbeauftragten
1.3 Betroffene Prozesse der Kunden, Hintergrund
Betroffen sind alle Fernuni-Beschäftigten, die neue Rechner benötigen
•
Zur vereinfachten Bestellung von neuen Standard-Rechnern wird ein Bestellformular im
Intranet angeboten. Das Papierformular entfällt.
•
Von der Anlieferung im ZMI bis zur Auslieferung beim Kunden liegen nur noch 5 Arbeitstage.
•
Selbstverständlich ist weiterhin die Beschaffung individueller Arbeitsplatz-PCs möglich.
Hintergrund: Maßnahmen zur Beschleunigung
•
Die benötigten Rechner werden beim Lieferanten abgerufen (nicht mehr ausgeschrieben
und beschafft)
•
Die im ZMI angelieferten Rechner sind bereits mit den Standard-Anwendungen vorkonfiguriert. Im Endgeräte-Support werden noch individuelle Installationen und Nachkonfigurationen, sowie die Domäneneinbindung beim Kunden vor Ort durchgeführt.
1
1.4 Bisheriger Arbeitsablauf, Prozessverlauf
Bisher werden alle Rechnerbeschaffungen individuell abgewickelt:
•
Im Web existiert eine (meist veraltete) Empfehlung zur Hardware-Beschaffung. Es werden sowohl Komplettrechner von HP empfohlen, als auch Vorschläge für einzelne Bauteile zur individuellen Zusammenstellung des Rechners gemacht.
•
Über das Beschaffungsformular wird der Rechner bestellt. Vorab sind Prüfungen der
vorhandenen Mittel und der Wirtschaftlichkeit notwendig.
•
Jeder neue Rechner wird von der Zentralen Beschaffung (Dez. 5.4) ausgeschrieben und
beschafft.
•
Der im ZMI angelieferte Rechner wird im Endgeräte-Support komplett installiert und konfiguriert. Fehlende Kostenstellen und fehlende Angaben zur benötigten SoftwareAusstattung von Seiten der Kunden führen häufig zu langen Verzögerungen.
•
Der Rechner wird nach Terminabsprache beim Kunden ausgeliefert. Letzte VorortKonfigurationen werden durchgeführt.
•
Akut im Endgeräte-Support eintreffende „Notfälle“ bei Altrechnern werden immer mit
Vorrang behandelt. Von der Bestellung des Rechners bis zur Auslieferung des Rechners
beim Kunden können deswegen bis zu sechs Wochen vergehen.
1.5 Ziele des Projekts
Folgende Ziele werden mit dem Projekt verfolgt:
•
Deutliche kürzere Auslieferungszeiten von Neurechnern beim Kunden (eine Arbeitswoche).
•
Nebenziel: Im Endgerätesupport entsteht mehr Kapazität für individuelle KundenBetreuung
2
2 Bedarfsanalyse
2.1 Projektbezeichnung
Beschleunigte Beschaffung und Auslieferung von Standard-Arbeitsplatzrechnern mit Standard-Software
2.2 Bedarf für die direkt Betroffenen
Beschwerden über lange Wartezeiten bei der Auslieferung von Neurechnern erreichen den Helpdesk
regelmäßig. In einem Brief der Medienbeauftragten vom Sommer 2007 wird die Forderung erhoben,
Neurechner innerhalb einer Woche an die Kunden auszuliefern.
Der Bedarf an Standardrechnern lässt sich aktuell nicht so genau beziffern. Die Bereiche Verwaltung,
Bibliothek, Sekretariate und Prüfungsämter in den Fakultäten benötigen in der Regel aber eine gleichwertige Rechnerausstattung, so dass vorsichtige Schätzungen vermuten lassen, dass 60-80% aller
Rechnerbeschaffungen durch den Standard abgedeckt werden können.
2.3 Bedarf für die Uni insgesamt
Siehe 2.2.
2.4 Einbettung in die Gesamtentwicklung an der Hochschule
Im Rahmen von hs.r stehen an der FernUniversität viele Geschäftsprozesse auf dem Prüfstand. Auch
Abläufe, die nicht direkt von hs.r berührt sind, sollten vor diesem Hintergrund kritisch betrachtet und bei
Bedarf neu und effektiv modelliert werden. Das Schaffen von Standards im IT- und Medienbereich ist ein
Aspekt, der die Straffung und Beschleunigung von Geschäftsprozessen unterstützt.
2.5 Produktverantwortlicher
Frau Jürgens (ZMI, SC Betrieb)
2.6 Projektleiterin
Frau Jürgens (ZMI, SC Betrieb)
3
3 Machbarkeitsstudie
3.1 Projektbezeichnung
Beschleunigte Beschaffung und Auslieferung von Standard-Arbeitsplatzrechnern mit Standard-Software
3.2 Kerninhalte des neuen Verfahrens
Zur Erreichung des Projektziels müssen die bisherigen Verfahren zur Rechnerbeschaffung, -Installation
und –Auslieferung geändert werden. Die Kernprozesse sind dabei:
•
Bestellung von Standardrechner möglichst über ein Formular im Intranet
•
Abschluss von Verträgen, bei denen gleichzeitig eine große Anzahl Rechner bestellt wird, so
dass die einzelnen Rechner anschließend nach Bedarf zeitnah beim Lieferanten abgerufen werden können.
•
Die Rechner sind bereits mit Standard-Software vorinstalliert und aktuell gepatcht
•
Von der Anlieferung im ZMI bis zur Auslieferung beim Kunden liegen nur noch 5 Arbeitstage.
•
Selbstverständlich ist weiterhin die Beschaffung individueller Arbeitsplatz-PCs möglich.
3.3 Technische Realisierung und Basis
Für die technische Realisierung wird ein Webformular benötigt, das an ein Workflowsystem angebunden
ist, welches wiederum ein Ticketsystem mit den Bestellungen (den späteren Aufträgen für den Endgeräte-Support) „füttert“. Das Webformular wird vom CC Anwendungsentwicklung entworfen.
Die Steuerung der Workflows übernimmt zunächst Micosoft Sharepoint, das zurzeit im CC AE erprobt
wird.
Für die Verwaltung der Aufträge wird das Ticketsystem TicketXPert verwendet, das zur Zeit im SC Betrieb getestet wird.
3.4 Betroffene/benötigte andere Systeme (Input, Output, beides)
Die Realisierung des Projekts wird ergeben, welche weiteren Schnittstellen z.B. zu HIS MBS oder BES
notwendig und möglich sind.
3.5 Notwendige Vorbereitungen
Zur Vorbereitung des Projekts müssen die Verwaltung, die Bibliothek und die Fakultäten befragt werden,
welche Hard- und Software-Ausstattung für die einzelnen Bereiche als Standard in Frage käme.
– 4 –
3.6 Zeit- u. Aufwands-Schätzung
Der Projektzeitraum ist für November 2007 bis Mai 2008 geplant.
– 5 –
4 Projektauftrag
4.1 Projektbezeichnung
Beschleunigte Beschaffung und Auslieferung von Standard-Arbeitsplatzrechnern mit Standard-Software
4.2 Auftraggeber
Herr Hirschbiegel, Leiter des ZMI
4.3 Ausgangssituation und Projektziel
Bisher werden alle Rechnerbeschaffungen individuell abgewickelt.
•
Im Web existiert eine (meist veraltete) Empfehlung zur Hardware-Beschaffung. Es werden sowohl Komplettrechner von HP empfohlen, als auch Vorschläge für einzelne Bauteile zur individuellen Zusammenstellung des Rechners gemacht.
•
Über das Beschaffungsformular wird der Rechner bestellt. Vorab sind Prüfungen der vorhandenen Mittel und zur Wirtschaftlichkeit notwendig.
•
Jeder zu beschaffende Rechner wird von der Zentralen Beschaffung (Dez. 5.4) ausgeschrieben
und beschafft.
•
Der im ZMI angelieferte Rechner wird im Endgeräte-Support komplett installiert und konfiguriert.
Fehlende Kostenstellen und fehlende Angaben zur benötigten Software-Ausstattung von Seiten
der Kunden führen häufig zu langen Verzögerungen.
•
Der Rechner wird nach Terminabsprache beim Kunden ausgeliefert. Letzte VorortKonfigurationen werden durchgeführt.
•
Akut im Endgeräte-Support eintreffende „Notfälle“ bei Altrechnern werden immer mit Vorrang behandelt. Von der Bestellung des Rechners bis zur Auslieferung des Rechners beim Kunden können deswegen bis zu sechs Wochen vergehen.
Folgende Ziele werden mit dem Projekt verfolgt:
•
Deutliche kürzere Auslieferungszeiten von Neurechnern beim Kunden (eine Arbeitswoche).
•
Nebenziel: Im Endgerätesupport entsteht mehr Kapazität für individuelle Kunden-Betreuung
4.4 Lastenheft
Folgende Anforderungen werden an das beschleunigte Verfahren gestellt:
•
Bestellung von Standardrechner über ein Formular im Intranet:
Alle Workflows, die bei der Beschaffung von Rechnern durchlaufen werden müssen, werden mit
Hilfe einer Workflow-Engine automatisch gesteuert. Dabei wird durch das Ausfüllen des Formu– 6 –
lars ein Workflow ausgelöst, der u.a. sowohl Genehmigungsverfahren (Zustimmung der Haushaltsbevollmächtigten, der DV-Beauftragten, etc.) berücksichtigt, als auch – falls technisch möglich - Schnittstellen zu den beteiligten Systemen (z.B. BES, MBS, etc.) bietet. Alle Rechnerbestellungen liegen nach Abschluss des Bestellvorgangs als Auftrag im Ticketsystem vor, damit eine
rechtzeitige Kapazitätsplanung vorgenommen werden kann.
•
Eine Arbeitsgruppe „Standardrechner-Profile“ trifft sich regelmäßig 2- bis 3-mal im Jahr, um die
bisherigen Standards (Hardware und Software) auf Aktualität zu prüfen und den Standard gegebenenfalls neu zu definieren. Die ausgewählte Standardsoftware wird auf entsprechenden CDs
zusammen mit den benötigten Lizenzschlüsseln für die spätere Weitergabe an den Lieferanten
zur Verfügung gestellt. Die Abrechnung der Softwarelizenzen wird über das ZMI und nicht über
den Lieferanten vorgenommen.
•
Die Zentrale Beschaffung initiiert regelmäßig 2- bis 3-mal im Jahr eine Ausschreibung für die Beschaffung von Standardrechnern. Zum Umfang der Ausschreibung gehört u.a.,
o
dass „Markenrechner“ benötigt werden
o
dass die zur Verfügung gestellte Standardsoftware zum Zeitpunkt des Abrufs vollständig
gepatcht auf der Standardhardware vorinstalliert wird
•
o
dass die Rechner innerhalb von 10 Arbeitstagen im ZMI angeliefert werden
o
dass Ersatzteile noch mindestens für 4 Jahre geliefert werden können
Die benötigten Rechner werden beim Lieferanten abgerufen (nicht mehr ausgeschrieben und beschafft)
•
Die im ZMI (im Helpdesk-Büro) angelieferten Rechner sind bereits mit den StandardAnwendungen vorinstalliert. Im Endgeräte-Support werden noch individuelle Installationen und
Nachkonfigurationen, sowie die Domäneneinbindung beim Kunden vor Ort durchgeführt.
•
Von der Anlieferung im ZMI bis zur Auslieferung beim Kunden liegen nur noch 5 Arbeitstage.
•
Selbstverständlich ist weiterhin die Beschaffung individueller Arbeitsplatz-PCs möglich.
– 7 –
4.5 Beurteilungskriterien
a) Erfolgskriterien:
•
Es kommt ein Vertrag mit einem Lieferanten zu Stande
•
80% aller Neurechner-Beschaffungen können über das Standardverfahren abgewickelt werden.
•
Angelieferte Neurechner werden in 80% der Fälle innerhalb von 5 Arbeitstagen beim Kunden
ausgeliefert.
4.6 Rahmenbedingungen
a) Schnittstellen zu anderen Projekten, Systemen, Abteilungen:
•
Einführung von TicketXPert
•
Erprobung von Microsoft Sharepoint
•
Am Projekt beteiligte Center: SC Betrieb, CC PU, CC AE
b) Vorschriften, gesetzliche Rahmenbedingungen, die bei dem Projekt zu beachten sind
•
keine
4.7 Risiken und Lösungsansätze
Folgende Risiken können bei dem Projekt eintreten:
•
Es findet sich kein Lieferant, der zu unseren Ausschreibungs-Bedingungen ein Angebot abgibt.
•
Die mit dem Lieferanten vereinbarte Abnahmemenge wird von der FernUni nicht abgerufen.
•
Die mit dem Lieferanten vereinbarte Abnahmemenge reicht für die von der Fernuni benötigten Beschaffungen nicht aus.
•
Die Rechner werden nicht rechtzeitig im ZMI angeliefert/sind nicht komplett vorinstalliert und
gepatcht.
Lösungsansätze:
a) Der Inhalt der Ausschreibung muss überprüft und eventuell angepasst werden. Ein Ausweitung der Ausschreibung auf weitere Anbieter muss erfolgen
– 8 –
b) Die Gründe für die Nichtabnahme der Standardrechner müssen analysiert werden: Ist der
Preis zu hoch? Ist das Standardprofil nicht passend gewählt? Werden zurzeit keine neuen
Rechner benötigt? Davon abhängig sind die weiteren Schritte im Projekt.
c) Mit dem Lieferanten muss verhandelt werden, ob die Abnahmemenge kurzfristig erhöht werden kann.
d) Mit dem Lieferanten muss die Ursache geklärt und Nachbesserung verinbart werden. Bei
Nichteinhalten der vertraglich zugesicherten Qualität muss der Vertrag u.U. gekündigt werden.
4.8 Projektplan mit Arbeitspaketen, Zeitplan, Meilensteinen und Deliverables
1.
Projektorganisation
a) Projektleitung und Projektteam
Das Projektteam besteht aus Manuela Jürgens (Projektleitung; ZMI SC Betrieb), Carsten Schippang (ZMI, SC Betrieb) Jörg Zagler, (Dez. 5.4), Horst Petroll (Dez. 5.4), Jürgen Deitelhoff
(Dez. 1).
Weitere Projektbeteiligte für die Bildung der Standardprofile: Heidi Schnettler (Fak. WIWI), Enno
de Vries (Fak. M+I), Gerd Rademacher (Fak. M+I), Bernd Müller (Fak KSW), Wilfried Bergmann
(Dez. 1), Karl-Heinz Koning (Dez. 2), Fred Frömming (Dez. 3), Dora Buro (UB), Jörg Langefeld
(UB), Markus Schweitzer (ZMI, CC PU)
b) Projektpräsentation / Berichterstattung
erfolgt auf den internen Webseiten des ZMI und im ELK
2.
Arbeitspakete
Arbeitspaket 01: Organisatorische Planungen
•
Die neuen Prozesse und Workflows müssen mit den Bereichen Dez. 5.4 und dem ZMI entwickelt und abgestimmt werden. Die Verantwortung dafür übernimmt das Dez. 1, Jürgen Deitelhoff
(geplant Dezember 2007)
•
Die Standardprofile für die erste Ausschreibung müssen zusammengestellt werden. Die Verantwortung dafür übernimmt das ZMI, Manuela Jürgens
(geplant Januar 2008)
– 9 –
•
Der Ausschreibungsvertrag muss aufgesetzt werden. Dazu gehört auch die Festlegung des
Leistungszeitraums und die Abschätzung der voraussichtlich benötigten Rechner. Die Verantwortung dafür übernimmt das Dez 5.4, Jörg Zagler
(geplant Februar 2008)
•
Die Ausschreibung muss erfolgen. Die Verantwortung dafür übernimmt das Dez. 5.4, Jörg Zagler
(geplant Februar 2008)
•
Die Auswahl eines Anbieters durch das ZMI muss erfolgen
(geplant März 2008)
•
Ein Webformular für die vereinfachte Beschaffung durch den Kunden muss erstellt werden. Das
Webformular stößt einen automatischen Workflow an, der alle weiteren notwenigen Schritte vom
Beschaffungswunsch bis zur Hardware-Lieferung im ZMI steuert. Die Verantwortung dafür übernimmt das ZMI, Manuela Jürgens
(geplant April 2008)
•
Das neue Verfahren muss in der Hochschule bekannt gemacht werden. Dazu werden der
ZMI-Webauftritt und der Fernuni-Newsletter verwendet. Die Verantwortung dafür übernimmt das
ZMI, Manuela Jürgens
(geplant April 2008)
3.
Zeitplan
Projektstart war November 2007.
Das Projektende ist für Mai 2008 geplant.
– 10 –

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