Handbuch als PDF - Online-Service - Hochschule Niederrhein

Hochschule Niederrhein
Online-Service für Lehrende
(HISQIS Modul POS Prüferfunktion)
BEDIENUNGSANLEITUNG
HIS-QIS-Dokumentation – Version 3.0 - 19.11.2008
Online-Service für Lehrende
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Stefan Ulbrich
1. Einleitung
Mit dem Online-Service für Lehrende können Prüfende der Hochschule Niederrhein über das
Internet die aktuelle Zahl der Prüfungsanmeldungen und entsprechende Namenslisten
einsehen und exportieren sowie ihre Prüfungsergebnisse direkt in die Datenbank des
Prüfungsbüros übertragen, was das aufwendige Verschicken von Melde- und Zulassungslisten
erübrigt. Das System für Prüfende (HISQIS Modul POS) wurde im Rahmen der Einführung
von Selbstbedienungsfunktionen in der Studierendenverwaltung von der HIS GmbH in
Hannover entwickelt.
Weitere bereits eingesetzte Module sind:
• HISQIS Modul für Studierende – Online-Service für Studierende
(Online- Prüfungsanmeldung, Notenübersicht und Bescheinigungsdruck)
• HISQIS Modul ZUL (Onlinebewerbung und Einschreibung)
• HISQIS Modul FSV (Onlineauskunft für Konten und Projekte)
2. Login
2.1. Internetadresse des Online-Service
Sie erreichen das System für Lehrende über die Internetadresse:
https://studinfo.hsnr.de/qispos
2.2. Zertifikatsabfrage
Die Datenübertragung erfolgt mit dem allgemein anerkannten SSL-Standard. SSL (Secure
Socket Layer) ermöglicht eine abgesicherte Verbindung, indem es Verschlüsselungsverfahren
bereitstellt, die die Integrität und Vertraulichkeit von Daten gewährleistet.
Abbildung: Zertifikatsinformationen (Aussteller)
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Das Zertifikat für den Online-Service wurde von der Zertifizierungsinstanz der Hochschule
Niederrhein bei dem DFN-Verein ausgestellt. Das Zertifikat garantiert, dass die
Kommunikation mit dem Server stattfindet und die Daten verschlüsselt und ordnungsgemäß
übertragen werden. Das Zertifikat enthält den öffentlichen Schlüssel des Absenders, sowie
Angaben, die den Absender eindeutig identifizieren.
2.3. Benutzername und Passwort
Abbildung: Startseite
Die Zugangsdaten – Benutzername (eine 4-stellige Nummer) und ein Initialpasswort – werden
vom Prüfungsbüro vergeben. Das Passwort ändern Sie bitte nach der ersten Anmeldung (siehe
Punkt 6)
Für alle wichtigen Aktionen (Notenverbuchung etc.) werden aus Sicherheitsgründen so
genannte Transaktionsnummern (TANs) benötigt. Nach der erstmaligen Anmeldung am
Online-Service müssen Sie daher zunächst eine entsprechende TAN-Liste erzeugen und
freischalten! Die hierfür benötigten beiden Initial-TANs werden automatisch vom
Prüfungsbüro übersandt. Hinweise zum TAN-Verfahren finden Sie unter 3. TAN-Verwaltung.
2.4. Funktionsauswahl
Nach erfolgreichem Login bekommen Sie die Seite mit den Ihnen zur Verfügung stehenden
Funktionen angezeigt:
Abbildung: Hauptauswahlmenu
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3. TAN-Verwaltung
3.1. Allgemeines / Sicherheit
Um größtmögliche Sicherheit zu gewährleisten, werden bei allen wichtigen Aktionen
innerhalb des Online-Services Transaktionsnummern (TANs) benötigt. Jede TAN kann
nur einmal verwendet werden. Vergessen Sie deshalb nicht, verbrauchte TANs in der Liste zu
streichen. Jede TAN ersetzt in Verbindung mit der Benutzerkennung und dem Passwort Ihre
Unterschrift. Bewahren Sie deshalb die Liste der TANs vor Unbefugten geschützt auf und
notieren Sie darauf niemals Ihre Benutzerkennung und das Passwort. Sollten Sie einmal den
Verdacht haben, dass Unbefugte Ihre TANs in Erfahrung gebracht haben oder sollten Sie die
Liste verlegt oder verloren haben, setzen Sie sich bitte umgehend mit dem Prüfungsbüro in
Verbindung, damit diese TANs gesperrt werden können.
3.2. TAN-Liste erstellen
Bitte beachten Sie, dass Sie grundsätzlich zum Erzeugen einer neuen TAN-Liste zwei gültige
TANs benötigen.
Sofern Sie sich zum ersten Mal am Online-Service für Lehrende anmelden, benötigen
Sie die beiden vom Prüfungsbüro mitgeteilten Initial-TANs. Die erste TAN geben
Sie bitte auf der linken Seite unter „Transaktionsnummer erzeugen:“ ein und wählen die
entsprechende Anzahl der gewünschten TANs (20 oder 50) aus. Anschließend klicken Sie auf
den Button „Erzeugen“.
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Nun erscheint auf der Seite ein Link: „Ihre Tan-Liste als PDF-Dokument“
Wenn Sie auf diesen Link klicken, öffnet sich ein PDF-Dokument, auf dem nur die neu
erzeugten TANs stehen. Diese TAN-Liste drucken Sie dann bitte aus. Nun müssen Sie noch
die erzeugten TANs zur Verwendung freischalten und geben dazu auf der rechten Seite bei
„Alte TAN“ die zweite vom Prüfungsbüro mitgeteilte TAN ein. Darunter, in dem Feld „Neue
TAN“, geben Sie bitte die erste TAN von der zuvor erzeugten TAN-Liste ein und klicken
dann anschließend noch auf den Button „Freischalten“. Sofern dann auf der Seite der Hinweis
erscheint „Die TAN-Liste wurde aktiviert“, können Sie die TANs verwenden.
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Bevor Ihre TANs verbraucht sind, können Sie sich auf die gleiche Art und Weise eine neue
TAN-Liste erstellen. Anstatt der beiden Initial-TANs benötigen Sie nun zwei TANs der alten
TAN-Liste.
4. Notenansichten
Mit der Funktion Notenansicht haben Sie die Möglichkeit sich die Ergebnisse aller Ihnen
zugeordneten Prüfungen des aktuellen und ggf. der vergangenen Semester anzusehen und eine
prüfungsbezogene Notenübersicht im PDF-Format zu erzeugen. Die Notenansicht kann
wahlweise nach der Prüfungsnummer oder Studiengang sortiert und gruppiert werden. Das
heißt zum Beispiel nach der Sortierung und Gruppierung nach Prüfungsnummer werden alle
Prüfungen mit der gleichen Prüfungsnummer und Prüfungsname zusammen gefasst.
Abbildung: Auswahlmenu der Funktion Notenansicht
Abbildung: Notenansicht
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Innerhalb der Notenansicht gibt es zwei weitere Funktionen die Sie auswählen können:
4.1. Noten-Ausprägungen / Vermerke (BewArt)
Hier erfolgt die Anzeige der zulässigen Noten des betroffenen Studiengangs und Sie
bekommen zusätzliche Informationen zu den Abkürzungen, die innerhalb der Notenansicht
verwendet werden.
Abbildung: Beispiel Noten-Ausprägungen / Vermerke
4.2. Prüfungsbezogene Notenansicht
Hierüber können Sie sich eine Notenübersicht im PDF-Format erstellen.
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Abbildung: Beispiel Prüfungsbezogene Notenübersicht
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5. Notenverbuchungen
5.1. Hinweise
Die über diese Funktion erfassten Prüfungsergebnisse werden unmittelbar in die Datenbank
des Prüfungsbüros übertragen. Die Studierenden können sofort die erfassten
Prüfungsergebnisse über das Internet (Online-Service für Studierende) abrufen.
Wie bei der Notenansicht kann wahlweise nach der Prüfungsnummer oder Studiengang
sortiert und gruppiert werden.
Über die Funktion Notenverbuchung können Prüfungsergebnisse entweder direkt auf der
Seite erfasst werden oder mit Hilfe einer EXCEL-Schnittstelle importiert werden, um
anschließend in die Datenbank des Prüfungsbüros übertragen zu werden. Ebenso wie auf der
Seite Notenansicht, gibt es hier auch die Funktionen Noten-Ausprägungen / Vermerke (siehe
4.1) und die Prüfungsbezogene Notenübersicht (siehe 4.2).
Zunächst ist über das Auswahlmenu die Prüfung auszuwählen, für die Prüfungsergebnisse
erfasst werden sollen.
Abbildung: Auswahlmenu in der Funktion Notenverbuchung
5.2. Direkte Notenerfassung
Nach Auswahl der entsprechenden Prüfung bekommen Sie eine Liste mit allen Studierenden
angezeigt, die für diese Prüfung im aktuellen Semester angemeldet sind. Sofern es sich um die
identische Prüfung verschiedener Studiengängen handelt und Prüfungsnummer und
Prüfungsbezeichnung übereinstimmen, werden diese zusammengefasst. Die Nummer des
Studiengangs finden Sie in der Spalte „Stg“ und den dazu passenden Text in der
Schlüsselübersicht im Anhang.
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Abbildung: Ansicht der Seite Notenverbuchung mit Studierenden
Bitte beachten Sie bei der Datenerfassung, dass die Datenbankverbindung aus
Sicherheitsgründen nach 30 Minuten abgebrochen wird , sofern keine Aktion ausgeführt wird.
Die Noteneingabe auf dieser Seite ist jedoch keine Aktion in diesem Sinne, da keine
Kommunikation mit dem entfernten Server stattfindet! Bei einer großen Anzahl von zu
verbuchenden Noten, sollten Sie daher die Export-/Import-Möglichkeit (siehe 5.3) mit
EXCEL nutzen oder die Daten innerhalb des Zeitlimits zwischenspeichern. Ansonsten besteht
die Gefahr, dass die Daten nicht mehr gespeichert werden können und neu erfasst werden
müssen.
5.2.1. Eingabe des Pflichtfeldes Bewertung
Das Feld Bewertung ist ein Pflichtfeld und muss daher in jedem Fall ausgefüllt werden, damit
die Daten gespeichert werden können! Im Feld Bewertung sind nur folgende Eingaben
zulässig:
•
•
•
•
Die nach der für den Studiengang gültigen Prüfungsordnung zulässigen
Notenwerte in dreistelliger Form ohne Komma (z.B. 200 anstatt 2,0 oder 330
anstatt 3,3 oder 500 anstatt 5,0). Welche Notenwerte zulässig sind, erfahren Sie
auf der Seite über Notenausprägungen / Vermerke (siehe auch 4.1).
+ bei einer bestandenen unbenoteten Prüfungsleistung
- bei einer nicht bestanden unbenoteten Prüfungsleistung
NE bei Nicht erschienen mit Rücktrittsregelung, d.h. Note 5,00
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•
PNE bei Nicht erschienen ohne Rücktrittsregelung, d.h. Rücktritt
Abbildung: Beispiel der Seite Notenverbuchung mit korrekt erfassten Note
5.2.2. Speichern
Die eingegebenen Daten müssen anschließend mit einer gültigen TAN gespeichert werden.
Hierbei werden die Daten an die Datenbank des Prüfungsbüros übertragen und vorher auf
Plausibilität überprüft. Den „Speicher-Button“ finden Sie am Ende auf der Seite
Notenverbuchung.
Nach erfolgreicher Datenübertragung und Plausibilitätsprüfung bekommen Sie das
Verbuchungsergebnis in der entsprechenden Spalte angezeigt.
Abbildung: Beispiel der Seite Notenverbuchung nach erfolgreicher Übertragung
Abbildung: Beispiel der Seite Notenverbuchung mit fehlerhafter Note
5.2.3. Abschließen
Mit dem Button „Abschließen“ erfolgt ein Eintrag in der Datenbank, an dem das
Prüfungsbüro erkennen kann, dass die Noten für diese Prüfung vollständig verbucht wurden.
Danach ist es nicht mehr möglich, diese Prüfung über die Funktion Notenverbuchung
aufzurufen und Änderungen vorzunehmen. Voraussetzung für das Abschließen einer Prüfung
ist, dass es keinen Datensatz mit dem Status AN mehr gibt. Für diese Funktion ist ebenfalls
die Eingabe einer gültigen TAN erforderlich.
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5.3. Excel-Export / Import – Funktion
Mit der Excel- Export / Import – Funktion kann eine Liste von angemeldeten Studierenden
einer Prüfung als Excel-Tabelle exportiert und auf dem eigenen PC abgespeichert werden. In
dieser Tabelle können dann die Daten komfortabel erfasst und bearbeitet werden, um sie
anschließend wieder in die Erfassungsseite der Funktion Notenverbuchung zu importieren.
Die Bearbeitung der Tabellen muss nicht zwingend mit Microsoft Excel erfolgen; so ist die
Bearbeitung auch unter Linux-Systemen mit z.B. OpenOffice möglich.
5.3.1. Excel-Export
Um die Daten einer Prüfung zu exportieren, klicken Sie auf der Seite Notenverbuchung den
Button „Excel Export“ an.
Anschließend öffnet sich der Downloadmanager des jeweiligen Browsers (hier Firefox).
Anschließend wählen Sie den von Ihnen gewünschten Speicherort der Excel-Tabelle auf
Ihrem PC aus. Der Name der Tabelle kann dabei nach Ihren Wünschen abgeändert werden.
Abbildung: Beispiel eines Fensters zur Dateiablage
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5.3.2. Bearbeiten der Excel-Tabelle
Abbildung: Beispiel einer exportierten Excel-Tabelle
Damit die Daten der Tabelle wieder automatisch durch das Programm importiert werden
können, sind folgende Grundsätze zu beachten: In dem Bereich, welcher durch
„startHISsheet“ und „endHISsheet“ gekennzeichnet ist, dürfen keine weiteren Zeilen und
Spalten eingefügt werden. Die Datensätze dürfen nicht umsortiert werden. Es dürfen nur
Einträge in der Spalte „bewertung“ (Note) entsprechend dem unter Punkt 5.2.1 beschriebenen
Formates vorgenommen werden. Außerhalb des oben genannten Bereichs können
Änderungen vorgenommen werden und ggf. weitere Spalten eingefügt werden.
Erläuterung der Spalten in der Tabelle: (Eine Schlüsselübersicht finden Sie im Anhang)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
stg = Schlüsselnummer des Studiengangs
pnr = Prüfungsnummer
mtknr = Matrikel-Nummer des Studierenden
nachname = Nachname des Studierenden
vorname = Vorname des Studierenden
bewertung = Feld für die Note
pstatus = Status der Prüfung (ist immer AN, die Umsetzung erfolgt beim Übertragen
der Daten)
pversuch = Versuchsanzahl
psem = Prüfungssemester (z.B. 20051=Sommersemester 2005 /
20052=Wintersemester 2005/2006)
pvermerk = Prüfungsvermerk
pvorb = Vorbehaltskennzeichen
Abbildung: Beispiel einer zu importierenden Excel-Tabelle
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5.3.3. Excel-Import
Beim Import der Excel-Tabelle werden lediglich die Daten aus der Tabelle in die
Erfassungsseite der Funktion Notenverbuchung übertragen und dort im Feld Bewertung
angezeigt. Es erfolgt noch keine Übertragung der Daten an die Datenbank.
Abbildung: Excel-Import
Um die Tabelle zu importieren klicken Sie bitte auf den Button „Durchsuchen“.
Im nachfolgenden Fenster öffnen Sie dann die zu importierende Tabelle.
Abbildung: Beispiel eines Fensters zur Dateiablage
Der Dateiname wird nun übernommen:
Klicken Sie nun auf Upload File um die Tabelle zu importieren. Nach erfolgreichem Import
sehen Sie nun Ihre erfassten Daten.
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Abbildung: Seite Notenverbuchung nach erfolgreichem Import
Abschließend müssen Sie die Daten noch speichern (siehe Punkt 5.2.2) und abschließen
(siehe Punkt 5.2.3)
6. Passwortänderung
Bitte ändern Sie nach dem erstmaligen Login und anschließend in regelmäßigen Abständen
Ihr Passwort.
Abbildung: Passwortänderungsfunktion
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7. Ansprechpartner
Technischer Support
IT-Support
mailto:[email protected]
02151 822 2222
Inhaltlicher Support
Bei
Fragen
und
Problemen
mit
dem
Online-Service
für
Lehrenden
wenden Sie sich bitte an die/den für den Studiengang zuständige/n
Sachbearbeiter/in im Prüfungsbüro. Eine Übersicht finden Sie im Internet auf den
Seiten für das Prüfungsbüro Krefeld: Link und für das Prüfungsbüro Mönchengladbach: Link
8. Anhang Schlüsselnummern
Abschlussziel
Schlüssel
51
84
90
Bezeichnung
Diplom FH
Bachelor
Master
Studiengang
Schlüssel
041
042
043
044
045
046
047
048
049
410
411
412
413
414
415
416
050
051
052
053
054
055
061
Bezeichnung
Maschinenbau
Verfahrenstechnik
Kooperativer Studiengang Maschinenbau
Kooperativer Studiengang Verfahrenstechnik
Bachelor Process Engineering
Bachelor Process Engineering (Kooperative Ingenieurausbildung)
Bachelor Mechanical Engineering
Bachelor Mechanical Engineering (Kooperative Ingenieurausbildung)
Masterstudiengang Computer Aided Process Engineering
Mechatronik BA
Mechatronik (Bachelor-Kooperative)
Bachelor Maschinenbau (6-sem.)
Bachelor KIA Maschinenbau (8-sem.)
Bachelor Verfahrenstechnik (6-sem.)
Bachelor Verfahrenstechnik (8-sem.)
Master Produktentwicklung im Maschinenbau (PRIMA)
Oecotrophologie CPS-Veranstaltungen
Oecotrophologie
Oecotrophologie 7-sem.
Oecotrophologie 8-sem.
Europäischer Studiengang Oecotrophologie
Tourismus, Catering und Hospitality Service
Sozialarbeit
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068
609
611
612
613
071
072
074
075
076
077
708
709
080
081
082
083
084
085
086
807
808
809
810
811
091
092
093
094
906
907
908
Sozialpädagogik
Bachelor Studiengange Kulturpädagogik
Sozialmanagement
Weiterbildender Verbundstudiengang Sozialmanagement
Soziale Arbeit (Sozialarbeit/Sozialpädagogik)
Europäischer Bachelor-Studiengang Kulturpädagogik
Europäischer Master-Studiengang Kulturpädagogik
Masterstudiengang Kulturpädagogik
Bachelorstudiengang Soziale Arbeit
Master Verbundstudiengang Sozialmanagement
Bachelorstudiengang Soziale Arbeit Teilzeit
Textil- und Bekleidungstechnik
Textil- und Bekleidungstechnik mit Praxissemester
Bachelor of Science in Textile and Clothing Management
Master of Science in Textile and Clothing Management
Design-Ingenieur
KIA Textil- und Bekleidungstechnik
Bachelor Design Ingenieur
KIA Textiltechnik
Pool der Wahlfächer für den Fachbereich 08
Wirtschaft (Diplom)
Betriebswirtschaftliches ext. Studium mit Präsenzphase BESP (Diplom)
Betriebswirtschaftlicher Zusatzstudiengang Wirtschaftsingenieurwesen
(Diplom)
Verbundstudiengang Betriebswirtschaftslehre / Wirtschaftsrecht
(Diplom)
Wirtschaftsinformatik (Diplom)
Deutsch-Französischer Studiengang Internationales Marketing (Diplom)
Business Administration (Bachelor)
Taxation and Auditing (Bachelor)
Information Systems (Bachelor)
Business Management (Master)
Information Systems (Master)
Wirtschaftsingenieurwesen
Europäischer Studiengang Wirtschaftsingenieurwesen/LogistikManagement
Dualer Studiengang Gesundheitswesen - Medizinisches
Prozessmanagement und Biomedizintechnik
Grundständiger Studiengang Gesundheitswesen - Medizinisches
Prozessmanagement und Biomedizintechnik
Health Care Management Bachelor (6-sem.)
Health Care Management Master
Health Care Management Bachelor (8-sem.)
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Vermerke
Schlüssel
NE
PNE
PA
TA
WNE
Bezeichnung
Nicht erschienen (Nur Fachbereiche mit Rücktrittsregelung)
Nicht erschienen (RT) (Nur Fachbereiche ohne Rücktrittsregelung)
Prüfungsabbruch
Täuschung
Widerholfrist – Nicht erschienen
Status
Schlüssel
AN
BE
NB
EN
Bezeichnung
angemeldet
bestanden
nicht bestanden
endgültig nicht bestanden
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