Manual de apoyo de Gasto Modificado

INDETEC
MANUAL DE APOYO DE GASTO MODIFICADO
2015
MANUAL DE APOYO DE GASTO MODIFICADO
INDETEC
Contenido
Gasto Modificado .................................................................................................... 3
Ampliación Presupuestal: ........................................................................................ 4
Reducción Presupuestal:....................................................................................... 10
Transferencia Presupuestal:.................................................................................. 17
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Gasto Modificado
Es el momento contable que refleja la asignación presupuestaria que resulta de
incorporar, en su caso, las adecuaciones presupuestarias al presupuesto aprobado
autorizadas en el año. (Naturaleza contable de la cuenta: Deudora/Acreedora).
Estas modificaciones pueden ser:
 Ampliación Presupuestal.
 Reducción Presupuestal.
 Transferencia presupuestal.
Como su nombre lo dice, estas opciones permiten hacer una ampliación, reducción
y transferencia al presupuesto aprobado que se haya asignado en un inicio de año,
estas modificaciones se realizarán con el respaldo de la autorización
correspondiente.
Para poder visualizar estas opciones hay que dirigirse a Menú Momentos
Contables► Gasto Modificado ► Ampliación/Reducción / Transferencia según sea
el movimiento a realizar como se es mostrado en la siguiente imagen:
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Ampliación Presupuestal:
Es la modificación en aumento a la asignación de una clave presupuestaria ya
existente y pueden ser compensadas o líquidas.
Por tanto para realizar el proceso dirigirse al Menú Momentos Contables ►
Ampliación Presupuestal ► Póliza ► Nueva al seleccionar esta opción se mostrará
una ventana como la siguiente:
Dicha ventana mostrara un listado de todos los proyectos que se encuentran dados
de alta en el sistema de tal manera que permita elegir alguno para realizar las
ampliaciones correspondientes a dichos procesos.
Una vez seleccionado el proyecto se abrirá un formato como el siguiente el cual
permite colocar la cantidad de ampliación anual que se le dará al proyecto en
general tomando en cuenta las cantidades correspondiente a cada una de las
unidades responsables.
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Una vez que se tienen los datos capturados en la ventana anterior guardarlos y
cerrar el documento de Excel.
Ya realizado lo anterior se prosigue al menú de Importar / Ver proyecto mismo que
permite realizar dos acciones una correspondiente a Abrir Proyecto Excel y otro de
Importar Póliza como se muestra a continuación.
Donde:
 Abrir proyecto Excel: Permite abrir el Excel antes creado permitiendo
realizar modificaciones sin problema alguno en los datos que desee el
usuario.
 Importar Póliza: Permite importar la póliza que se acaba de generar con
respecto a la ampliación que se le hace al proyecto esto para asegurar que
los procesos se realicen correctamente y las validaciones no afecten en los
propios cálculos. Por tanto la ventana que permite realizar dichos
movimientos es la siguiente:
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Donde:
Origen: Se mostrará la ruta donde se encuentra el archivo de Excel
almacenado para el cual dichos archivos se almacenan en la siguiente ruta:
C:\Indetec\SACG\Excel_Archivos seguida del nombre del archivo que se
desea importar.
Buscar: Permite al usuario buscar la ruta del archivo que se desea Importar
relacionado a la ampliación presupuestal con la finalidad de verificar que los
datos capturados estén correctos por tanto al seleccionar esta opción se
mostrará una ventana como la siguiente:
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Una vez que se ha cargado el documento a verificar en el apartado de origen se
prosigue a realizar la verificación de la póliza.
Verificar póliza: Para realizar el proceso de Verificación basta con
presionar el botón de “Verificar Póliza” por lo tanto enviara un mensaje como
el siguiente mismo que indica que el proceso se realizó correctamente:
En caso contrario el sistema arrojará una ventana la cual indicará cuales son los
problemas que existen en el archivo estos pueden ser de que no se encuentren las
Unidades Responsables, Distribución geográfica, el tipo de gasto, la fuente de
financiamiento, la partida o algún otro dato.
Importar Póliza: Para realizar la exportación de la póliza de ampliación
basta con presionar el botón de
“Importar póliza” de la ventana
correspondiente a Importar Ampliación Presupuestal por lo tanto si el
proceso se realiza correctamente se mostrará un mensaje como el
siguiente:
Información: Se mostrarán todos aquellos datos del proyecto, sub
proyecto, Usuario, programa, subprograma entre otros datos dependiendo
del archivo que se desea importar dependiendo de los datos que contenga
en ella.
Salir: Permite al usuario salir de la ventana de Importar Ampliación
Presupuestal permaneciendo así en el sistema.
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Minimizar: Permite al usuario minimizar la ventana que está utilizando
colocándola en la parte inferior de la ventana principal.
Maximizar: Permite al usuario maximizar la ventana permitiendo así ver la
ventana y consultar los datos del mismo.
Cerrar: Permite al usuario salir de la ventana de Importar Ampliación
Presupuestal
Una vez realizado lo anterior se activaran las otras opciones en el menú de Póliza
dentro de la ventana de Ampliación Presupuestal que corresponden a Guardar y
modificar por lo cual si se presiona la opción así como se encuentra a modificar
mandará un mensaje debido a que tiene que estar guardado primeramente.
Por tanto el paso a seguir es dirigirse al menú de pólizas ► Guardar cabe mencionar
que esto es en la ventana de Ampliación presupuestal de egresos del proyecto.
Antes de guardar asegúrese de haber capturado los datos del documento fuente y
la fecha de operación y después guardar.
Una vez presionada la opción de guardar se arrojara un mensaje como el siguiente:
Una vez presionado el botón de "Aceptar" se cerrara la ventana que corresponde a
la Ampliación Presupuestal pasando a la ventana principal del sistema.
Para poder modificar la ampliación hay que volver a acceder a la ruta de Momentos
Contables ► Gasto Modificados ►Ampliación Presupuestal ►Póliza ►Modificar
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Al seleccionar dicha opción se mostrará una ventana como la siguiente la cual pide
el número de la póliza que se desea modificar.
Capturar dicho número después de eso presionar el botón de Aceptar el cual
mostrará un documento como el siguiente:
Documento que cargara todas aquellas unidades responsables que se encuentren
afectadas en la ampliación presupuestal creada.
Por tanto con esto se da por terminado el proceso de ampliación presupuestal.
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Reducción Presupuestal:
Cabe recordar que para llegar a la opción de Reducción presupuestal tendrá que
dirigirse a la ruta Momentos Contables ► Gasto Modificado ► Reducción
Presupuestal
Al seleccionar esta opción se mostrará una ventana como la siguiente la cual
permite al usuario realizar reducciones a todas aquellas cuentas que se en
encuentren dadas de alta y que dichos movimientos son con alguna justificación
para terminar con el proceso satisfactoriamente.
En dicha ventana permite realizar la captura de la póliza, importarla, modificarla,
etc., mismos que se explicarán a continuación.
Por tanto para crear una nueva reducción presupuestal dirigirse al menú Póliza►
Nueva de la ventana de Reducción al presupuesto del egreso
Donde:
Nueva: Permite agregar una nueva póliza de reducción al presupuesto de
egresos permitiendo así seleccionar el proyecto al cual se le quiere realizar
la reducción presupuestal por lo tanto la ventana que permite realizar
dicho proceso es la siguiente:
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Una vez seleccionado el proyecto se abrirá un archivo de Excel esto con la finalidad
de realizar la modificación de los registros a los cuales se les realizara la reducción
dicho documento que se presenta es el siguiente:
Documento que muestra el listado de todas las unidades responsables que se
tienen saldo mostrando así la clave de la unidad responsable, clave de distribución
geográfica, tipo de gasto, fuente de financiamiento, partida, reducción anual y saldo
total entre otros datos que son relevantes y podrá visualizar.
Una vez capturado dicha información guardarla y cerrar el documento esto para no
tener problemas al momento de que se quieran importar los datos.
Ahora dirigirse al menú de Importar/Ver Proyecto mismo que muestra dos opciones
correspondientes a Abrir proyecto Excel y el de importar póliza mismos que se
explican a continuación.
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Donde:
Origen: Se mostrará la ruta donde se encuentra el archivo de Excel
almacenado por lo regular los archivos de encuentran en
C:\Indetec\SACG\Excel_Archivos
Buscar: Permite al usuario buscar el archivo a Importar, archivo que
contiene la Reducción Presupuestal. Al presionar dicha opción se mostrará
una ventana como la siguiente:
La cual permite al usuario buscar y seleccionar el archivo que se desea importar
todo esto con la intención de realizar una validación de los datos
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Por lo tanto al tener cargado el archivo se activara el botón correspondiente a
“Verificar Póliza” mismo que se explica a continuación.
Verificar póliza: Este apartado hace una serie de validaciones internas de
tal manera que indica si la póliza de reducción presupuestal se realizó
correctamente por lo tanto una vez que se presionó esta opción y las
validaciones pertinentes se realizaron correctamente se mostrará una
ventana como la siguiente:
En caso contrario el sistema arrojará una ventana la cual indicará cuales son los
problemas que existen en el archivo estos pueden ser de que no se encuentren las
Unidades Responsables, Distribución geográfica, el tipo de gasto, la fuente de
financiamiento, la partida o algún otro dato.
Una vez que se realizó la verificación de la póliza se activara el botón de “Importar
Póliza”
Importar Póliza: Opción que valida la importación de la póliza de tal manera
que se pueda colocar correctamente en el sistema una vez que se realizó
correctamente se enviara un mensaje indicando que la importación fue
completada correctamente.
Datos: Apartado que muestra los datos del proyecto como lo son: el nombre
del usuario que se realizando los movimientos, es decir, con el usuario que
entro al sistema, la clave del proyecto al cual se le está realizando la
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reducción presupuestal, el nombre del proyecto, seguido del nombre del
programa, subprograma, la función y el total de la reducción que tiene
actualmente dicho programa.
Salir: Permite al usuario salir de la ventana de Importar Ampliación
Presupuestal permaneciendo en la ventana de reducción presupuestal de
egresos aprobado del proyecto.
Minimizar: Permite al usuario minimizar la ventana que está utilizando
colocándola en la parte inferior de la ventana principal.
Maximizar: Permite al usuario maximizar la ventana permitiendo así ver la
ventana y consultar los datos del mismo.
Cerrar: Permite al usuario salir de la ventana de Importar Ampliación
Presupuestal
Guardar:
Una vez que se capturaron todos los datos y la importación fue realizada con
éxito en la ventana de Reducción Presupuestal del Egreso Aprobado se
activaran otras opciones como se muestra a continuación:
Las cuales corresponden al nombre del documento fuente, es decir, el nombre
que se le asignara al documento para su control personal de su ejercicio, así
como la fecha en que se está generando la reducción en el proyecto.
Por lo tanto una vez capturados los datos se activara la opción de guardar por
lo tanto al presionar esta opción se mostrará una ventana como la siguiente
de manera que indica que el proceso se realizó correctamente:
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Al presionar el botón de aceptar se cerrará la ventana de Reducción Presupuestal
y arrojara a la ventana principal del sistema.
Por otro lado el sistema tiene la opción de modificar la póliza de reducción
presupuestal para realizar el proceso siga lo siguiente:
Modificar: Dirigirse a la ruta de Momentos Contables ►Gasto Modificado ►
Reducción Presupuestal ►Póliza ►Modificar al seleccionar la opción se abrirá una
ventana como la siguiente:
Ventana donde se captura el número de póliza a modificar mostrándose de esta
manera un documento como el siguiente:
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Mismo que podrá ser modificado según lo requiera el usuario una vez modificados
los datos guardarlos y cerrar el archivo con esto se podrá dar por terminado el
proceso.
La opción de salir permite cerrar la ventana de Modificación de la Póliza de
Reducción del presupuesto pagado.
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Transferencia Presupuestal:
Transferencia es todo desplazamiento patrimonial que tiene por objeto una entrega
de dinero o en especie entre los distintos agentes de las Administraciones Públicas,
y de éstos a otras entidades públicas o privadas y a particulares, así como las
realizadas por éstas a una Administración Pública, todas ellas sin contrapartida
directa por parte de los entes beneficiarios, destinándose dichos fondos a financiar
operaciones o actividades no singularizadas.
Las transferencias corrientes son las que implican una distribución de renta para ser
utilizadas en la financiación de operaciones corrientes no concretas ni específicas
realizadas por el beneficiario.
Por otro lado, las transferencias de capital son las que implican una distribución de
ahorro y patrimonio y que se conceden para el establecimiento de la estructura
básica, en su conjunto, del ente beneficiario; es así como se constituyen las cuentas
nacionales y sus transferencias.
Por lo tanto para realizar este proceso dirigirse a Momentos Contables ► Gasto
Modificado ► Transferencia Presupuestal permitiendo así mostrar un reporte como
el siguiente:
Donde:
1. Póliza: Permite crear una Póliza Nueva, Guardarla y Modificarla, para tanto
al presionar la opción de Nueva el sistema arrojará una ventana donde da
un aviso indicando lo siguiente:
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Presionar el botón de aceptar y se mostrará una ventana como la siguiente misma
que permite capturar las partidas para realizar la transferencia presupuestal:
Para efectuar el proceso realizar lo siguiente:
Seleccionar la fuente de financiamiento, el nombre del proyecto, la Unidad
Administrativa/Dependencia por lo tanto al tener seleccionados estos datos se
mostrarán todas las partidas que se encuentran relacionadas a la fuente elegida
misma que permite modificar las cantidades que se quieren transferir asi como
elegir la partida en la cual se realizará el movimientoesto para tener un mejor control
en la información que se maneja.
Por lo tanto la información es mostrada de la siguiente manera:
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Una vez capturados los datos se activara el botón de Terminar Selección de
Partidas por lo que el sistema mostrará en la ventana de Transferencias
Presupuestales del Egreso mostrando asi los datos que fueron seleccionados
mostrando asi el total de ampliaciones y reducciones que se tienen capturadas
mostrando asi datos iguales.
Como se observa el sistema muestra solo los datos a los cuales se les asigno un
movimiento mismo que tiene la capacidad de realizar el cálculo de los datos
automaticamente esto con la finalidad de que el usuario pueda estar monitoreando
que para cada haber debe de tener un debe y pueda analizar que cantidad lleva
acumulada hasta el momento. En caso de encontrar diferencias entre los datos se
muestra un botón que dice Agregar Otras Partidas.
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2. Agregar otras partidas: Permite abrir nuevamente la ventana de
Seleccionar Partida a Transferir para asi poder elegir y hacer de una mejor
manera los cambios y procesos correctamente de tal manera que siempre
se tengan los actuales.
3. Eliminar: Permite eliminar algun registro de los que se encuentran
capturados en la tabla de Transferencia Presupuestal esto con la finalidad
de apoyar al usuario en caso de que tenga algun registro mal capturado lo
pueda eliminar sin problemas.
4. Agregar Partida: Esta opciòn permite al usuario registrar nuevas cuentas
por lo cual se muestra una ventana como la siguiente para realizar el
proceso:
Donde se coloca el nùmero de cuenta a dar de alta en el sistema para poder asignar
el proyecto a dicha cuenta, despues de tener capturada la cuenta presionar el botón
de validar cuenta proceso que indica si la cuenta es correcta o no para poder
realizar la asignación en caso de ser correcta permite seleccionar la fuente de
financiamiento, el proyecto y la clave geografíca.
5. Salir: Permite salir del proceso de Transferencia Presupuestal del Egreso
Un dato importante es que al presionar doble clic en uno de los registros se
mostrara una ventana correspondiente a la modificación importe transferencia
misma que se explicara a continuación
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Dicha ventana permite modificar los datos de la cuenta seleccionada esto con tan
solo presionar el botòn de modificar se activaran los datos capturados en relación
a la cuenta seleccionada en la que se activan las opciones de Anual que es la
cantidad que se le asigna al movimiento durante el año, mismo que a un lado de
este se muestra un botòn que dice "Prorratear Presupuesto Anual" que tiene la
funcion de repartir la cantidad entre el numero de meses al año colocando la misma
proporcion por lo regular en todos en caso de existir una cantidad mas alta se
colocara en el ultimo mes correspondiente al mes de Diciembre. Por otro lado se
encuentra el botòn de "Ajustar Suma a Presupuesto Anual" dicho botòn tiene la
funcionalidad de que coloca la sumatoria de todas las cajas de texto relacionadas
a los meses en la caja correspondiente Anual, es decir, si modificas algùn campo
de los meses que se encuentran con alguna cantidad al presionar este botòn realiza
nuevamente la sumatoria para que no existen problemas al momento de que se
guardan los datos. Por lo tanto una vez que estos se han realizado correctamente
prosigue a almacenar los datos en el sistema para ello presionar la opciòn de
guardar lo cual el proceso se realiza internamente el sistema solo cerrara dicha
ventana y mandarà al usuario a la ventana de "Transferencia Presupuestal del
Egreso".
Dicha ventana tambien contiene la parte de Salir que en este caso si solo se entro
para ver alguna consulta o modifica cambios pero que no los quiere guardar esta
opción lo realiza sin problemas.
De manera general una vez que los datos se hayan capturado correctamente tanto
en el haber como en debe dirigirse a la opción de Póliza ► Guardar.
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Nota: Antes de almacenar los datos asegúrese de que la fecha del movimiento sea
la correcta y que se haya capturado un nombre para el documento por ejemplo
"Transferencia de Gastos".
Por lo tanto al presionar el botón de guardar se mostrará un mensaje como el
siguiente el cual indica el número de la póliza que se generó:
Al presionar el botón de aceptar el sistema se saldrá de esta opción permitiendo al
usuario realizar cualquier otro movimiento o en el caso de que se quiera modificar
los datos anteriormente capturados dirigirse nuevamente a la ruta de Momentos
Contables ► Gasto Modificado ►Transferencias Presupuestales ► Póliza
►Modificar. Al presionar esta opción se mostrará nuevamente la ventana pero
ahora solo se podrán modificar los datos que se encuentran capturados en el
sistema y de una póliza en específico.
Misma que permite que el usuario este consciente de que realmente se quiere
realizar una modificación a los datos o bien cancelar la operación y no modificar
nada.
Si presiona el botón "Sí" se mostrará una ventana la cual solicita que coloque el
número de la póliza que se desea modificar. Mostrándose de la siguiente manera:
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Una vez capturado el número de la póliza presionar el botón de Aceptar para que
se muestre la siguiente ventana:
De esta manera los datos se actualizan para mostrarse así en la ventana de
transferencia. Una vez terminado esto se prosigue a guardar los datos
seleccionando el menú de Pólizas ► Guardar mismo que enviará una ventana
como la siguiente:
Ventana que muestra el número de la póliza que se generó por ultimo presionar el
botón de Aceptar por lo que se cerrará la ventana correspondiente a transferencias
permaneciendo así dentro del sistema.
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Otra de las opciones que tiene el apartado es la modificación de la transferencia
para ello dirigirse nuevamente a Momentos Contable ► Gasto Modificado ►
Transferencia Presupuestal ► Póliza ► Modificar mostrándose de esta manera una
ventana como la siguiente:
Una vez presionada la opción de si se mostrará una ventana como la siguiente
misma que permite seleccionar el número de la póliza que se quiere modificar una
vez capturados los datos de la póliza presionar el botón de Aceptar para que se
carguen los datos.
Mostrándose así una ventana como la siguiente:
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Como se observa en esta ventana carga los datos contenidos en la póliza
seleccionada permitiendo así agregar nuevas partidas a la póliza con tan solo el
botón de “Agregar Otras Partidas” repitiendo así los pasos antes mencionados por
ultimo guardar y con eso se da por terminado el proceso.
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