APPEL D’OFFRES PRESTATIONS DE REORGANISATION DES ARCHIVES, PRESTATIONS DE NUMERISATION ET CONTRAT D’ARCHIVAGE N° avis : 02- 15-AR Date de parution de l’avis : vendredi 20 février 2015 Donneur d’ordre : GRAND ORIENT DE FRANCE 16 rue Cadet 75439 PARIS Cedex 09 CAHIER DES CHARGES 1. REORGANISATION PHYSIQUE DES ARCHIVES STOCKEES A L’EXTERIEUR Le Grand Orient de France possède actuellement des archives physiques stockées chez un prestataire externe. Ces archives sont en majorité des archives provenant des associations (Loges) affiliées au Grand Orient de France, le reste étant des archives administratives. Important : ces archives sont actuellement majoritairement stockées par année. Il est demandé au prestataire le rapatriement de ces conteneurs (actuellement 1250 à rabat (55x26x36 cm) représentant 6000 boîtes environ pour lesquels il convient d’effectuer les opérations suivantes : Sur un nombre de 950 conteneurs : effectuer un classement de toutes les archives par nom d’association (Loge) et à l’intérieur par ordre chronologique et non plus par année (actuellement 1260 Loges environ) , en effectuer la numérisation. Sur un nombre de 300 conteneurs : sous le contrôle de l’archiviste du Grand Orient de France : mettre un local à disposition pour entreposer ces conteneurs, effectuer des opérations de triage et de destruction d’une centaine de conteneurs, garder un fonds documentaire d’archivage pur regroupant les publications, numériser le reste, soit une centaine de conteneurs. Ces prestations devront être effectuées entre le 1er juillet 2015 et le 31 décembre 2015. Cahier des charges G.O.D.F- Appel d’Offres archivage – 20 février 2015 2. NUMERISATION DES ARCHIVES STOCKEES AU SIEGE SOCIAL Le Grand Orient de France possède actuellement des archives physiques historiques qui sont stockées au siège social 16, rue Cadet 75009 Paris et qui datent de la première moitié du XXème siècle . Il est demandé au prestataire d’effectuer l’ensemble de la numérisation de ces archives, dont le volume est le suivant : D’une part 1650 boîtes, contenant des documents en majorité de format A 4 D’autre part une tranche de 10 000 documents environ, de formats divers, dans un fonds d’archives historiques. Ces prestations devront être effectuées entre le 1er juillet 2015 et le 31 décembre 2015. 3. CONTRAT D’ARCHIVAGE Il est demandé au prestataire de proposer un contrat d’archivage physique et numérique tenant compte de la réorganisation ci-dessus, étant entendu que les archives 2012,2013 et 2014 devront être reclassées par Loge. Il conviendra donc de prévoir: - Une mise à jour annuelle des archives et la gestion des dépassements de capacité des boîtes, - La numérisation des documents archivés, - L’extraction des archives à la demande, - La purge des archives temporaires, année après année sur décision du GODF. Durée du contrat : trois ans, renouvelable chaque année à l’échéance du terme Date d’effet du contrat d’archivage: 1er janvier 2016 Les candidats devront s’inscrire préalablement par téléphone auprès du secrétariat de la Commission d’appel d’offres ( 01 45 23 74 56 ou 01 45 23 74 80) pour une visite des archives à numériser qui aura lieu le : mardi 3 mars 2015 : 14h au siège social 16, rue Cadet 75009 PARIS à la suite de laquelle ils seront appelés à remettre leur dossier à l’adresse suivante : Commission d’appel d’offres du Grand Orient de France – 16, rue Cadet – 75009 PARIS - avis n° 02-15 AR Date limite de réception des candidatures au siège social : le vendredi 20 mars 2015 – 17h (date impérative) Calendrier prévisionnel : Mardi 3 mars 2015 – 14h : visite des archives à numériser au siège social 16, rue Cadet 75009 Paris Vendredi 20 mars 2015– 17h : date limite de réception des offres au siège social Mercredi 8 avril 2015– 10h : dialogue compétitif sur convocation Mercredi 22 avril 2015 : réception des offres définitives Fin avril ou mai 2015 : attribution du marché Cahier des charges G.O.D.F- Appel d’Offres archivage – 20 février 2015 2 Le candidat devra impérativement fournir le dossier suivant SOUS PEINE D'IRRECEVABILITE :  Une lettre de candidature,  son offre chiffrée, (intégrant une présomption de visite sur place) dans laquelle le candidat répond point par point aux spécifications du cahier des charges ci-dessus,  une courte note faisant état de l’expérience de l’entreprise et comprenant les références dans le domaine concerné,  une attestation sur l’honneur par laquelle le candidat ou le représentant légal de l’entreprise atteste : - qu’il n’appartient pas ou qu’il n’a pas appartenu, qu’il ne collabore pas ou n’a pas collaboré, de fait ou de droit, à une association ou à un groupement appelant à la discrimination , à la haine, à la violence envers une personne ou un groupe de personnes en prétextant de leur origine, leur appartenance à une ethnie ou à une religion déterminée et qui propagerait des idées et des théories tendant à justifier ou à encourager cette discrimination, cette haine, cette violence, - qu’il n’appartient pas ou qu’il n’a pas appartenu, qu’il ne collabore pas ou qu’il n’a pas collaboré de droit ou de fait à une association ou un groupement conduisant directement ou indirectement à détruire, à déstabiliser ou à aliéner l’être humain. Pour les candidats, personnes morales, cette attestation sur l’honneur est signée par leur représentant légal et certifie en outre que toutes les personnes qui seraient appelées à concourir à l’exécution du marché remplissent ces deux conditions.  une attestation sur l’honneur par laquelle le candidat ou le représentant légal de l’entreprise atteste : - qu’il n’a aucun lien quelconque avec les instances de l’Obédience tels que :  pour les personnes physiques, les candidats qui seraient dignitaires en exercice (membres du Conseil de l’Ordre, de l’Instance Nationale de Solidarité Maçonnique, de la Chambre Suprême de Justice Maçonnique) ou descendus de charge depuis moins de trois ans,  pour les personnes morales, les candidats dont un dignitaire en exercice ou descendu de charge depuis moins de trois ans aurait une participation, même minoritaire, au sein de l’entreprise,  pour les personnes physiques et morales, les candidats présentant un lien familial ou professionnel direct avec un dignitaire en exercice ou descendu de charge depuis moins de trois ans. - qu’il n’a aucun lien familial ou professionnel direct avec un membre du personnel du Grand Orient de France ou de ses structures associées.  une déclaration sur l’honneur par laquelle le candidat indique qu’il est en règle avec ses obligations fiscales et sociales et qu’il ne fait l’objet d’aucune procédure de redressement ou de liquidation judiciaire, ou, pour les personnes physiques, de faillite personnelle, Pour les candidats, personne morale, cette déclaration est signée par leur représentant légal.  une attestation adéquate des administrations compétentes (Trésor Public, URSSAF) datant de moins de six mois. Ne pas envoyer de formulaires « DC » : il ne s’agit pas d’un marché public. Cahier des charges G.O.D.F- Appel d’Offres archivage – 20 février 2015 3