Terms of Reference for UNDP Junior Professional Officer (JPO)

Terms of Reference for
UNDP Junior Professional Officer (JPO)
I.
General Information
Title: Management Analyst
Sector of assignment: Business and administrative management
Location: New York
Agency: UNDP
Duration of assignment: 1 year with possibility of extension for another year
II.
Supervision
Title of Supervisor: Coordinator, Management Consulting Team
Content and methodology of supervision:
As part of the UNDP JPO programme overall framework, the JPO will benefit from the
following supervision modalities:
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•
Structured guidance provided by the supervisor, especially in the beginning of the
assignment, with the purpose of gradually increasing the responsibilities of the JPO
Establishment of a work plan, with clear key results
Effective supervision through knowledge sharing and performance/development
feedback throughout the assignment
Easy access to the supervisor
Participation in Unit/Team/Office meetings to ensure integration and operational
effectiveness
Guidance and advice in relation to learning and training opportunities within the field
of expertise
Completion of the yearly UNDP Results and Competency Assessment (RCA)
If more than one supervisor; clear agreement of the roles and responsibilities
between the relevant parties
1
The incumbent will be a member of the UNDP Management Consulting Team (MCT)
Coordination Unit and will participate in weekly team meetings and other team
interactions and communications as appropriate. In addition, five results will be defined
together with the incumbent against which his/her performance will be measured.
Regular performance reviews will take place in order to review the need for adjustments
in the working arrangements or defined results. Performance feedback on specific
engagements and results will be provided on an ongoing basis and coaching from the
supervisor will be available.
III.
Duties, Responsibilities and Output expectations
As UNDP prepares for the launch of an ambitious four-year Strategic Plan, the
organization will need to become more dynamic and flexible, its talent will need to be
more mobile, the skills and expertise required inside the organization will need to
change in response to new development challenges, and greater collaboration both
inside the organization and with partners and stakeholders will be necessary. To
achieve these goals, UNDP is undertaking a major organizational restructuring process.
Within this context, the incumbent is expected to contribute to enhance overall
organizational effectiveness and strategic decision-making and direction by supporting
MCT engagements with country offices, headquarters units and UN Country Teams in
the field. She/he will contribute to the following institutional objectives outlined in the
Strategic Plan 2014-2017: a) higher quality programmes through better project planning,
design, monitoring and evaluation, underpinned by stronger results-based management
(RBM); b) greater organizational openness, agility and adaptability to harness
knowledge, solutions and expertise; and c) improved management of financial and
human resources in pursuit of results in a way which is sustainable within projected
resource flows.
More specifically, the JPO has the following duties and responsibilities:
1. Undertakes research, data collection and analysis for the preparation of intelligence
packages and presentations for change management engagements: 25%
• Extract information from the various corporate systems, analyze, structure and
prepare key data sets with pertinent observations and findings.
• Prepare relevant data sets in a high quality power point format for presentations
to clients by the engagement team.
• Proactively seek additional data sets that might be relevant for specific
engagements and follow up with the engagement to make continuous
improvements to business analytics.
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2. Ensures facilitation of knowledge building, maintenance and knowledge sharing in
Change Management, focusing on achievement of the following results: 25%
• Maintain the Toolkit for Managing Change with the latest updates;
• Contribute to the updating of the MCT engagement website;
• Undertakes research and analysis of post-engagement results and lessons
learned;
• Contribute to needs analysis, development and maintenance of client service
modules;
• Contribute to the development of templates and standard operating procedures;
• Contribute as a practitioner to the development, testing and validation of policies
in the Management Practice area.
3. Supports delivery of MCT change management services to clients focusing on
achievement of the following results: 25%
• Formulate consulting proposals and business cases;
• Participate in change management engagements;
• Organize and prepare written outputs on behalf of the Coordinator and the team;
• Prepare and make presentations on assigned topics;
• Develop action plans to be used by clients in managing change;
• Draft end of engagement reports; and
• Follow-up with clients on implementation status and additional needs.
4. Supports MCT coordination activities by focusing on the following tasks: 25%
• Perform administrative support functions to ensure smooth operations;
• Support team communications and network animation efforts.
Travel requirements: Up to 15% of work time will spent on mission away from the duty
station.
IV.
Qualifications and Experience
Required Education and Work Experience:
•
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•
•
Master's Degree or equivalent Advanced Degree in a related field of expertise
A minimum of two years of paid working experience in a relevant field
Working knowledge of English
Proficiency in French or Spanish would be an asset
3
Prior management consulting experience is highly recommended. Exposure to the work
of the United Nations or international development organizations would be an
advantage. Advanced hands-on knowledge in the usage of computers and complex
software applications (database systems, etc.) is required. Experience with enterprise
resource planning systems is also an asset.
Core competencies:
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•
Ethics & Values
Working in Teams
Communicating Information & Ideas
Self-management & Emotional intelligence
Decision making
Functional competencies:
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•
V.
Building Strategic Partnerships
Client Orientation
Job Knowledge & Technical Expertise
Results Based Management
Training and Learning
As part of the UNDP JPO programme overall framework, the JPO will benefit from the
following training and learning opportunities:
•
•
•
Participation in a two-week long Programme Policy and Operations Induction Course
in New York within the first 3 to 6 months of assignment
Use of yearly JPO duty-related travel and training allocation (DTTA)
Other training and learning opportunities
In addition, the JPO will benefit from the following specific training and learning
modalities/opportunities in the receiving office:
Upon completion of the assignment the JPO will have a strong appreciation of internal
management consulting within the context of UNDP and strengthened key management
consulting skills.
Training components: 70% of learning will be on-the-job through involvement in
challenging engagements and participation in strong teams; 20% of training will be
through self-learning by studying relevant learning material; and 10% of learning will be
in arranged in-house by UNDP or by the Management Consulting Team directly in order
to ensure adequate induction in standard approaches and procedures and to strengthen
identified competency areas of particular relevance.
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VI.
Background Information
Information on the receiving office:
The MCT is a network of internal advisors who are primarily drawn from across the
organization. Its goal is to help Country Offices, other UNDP units, UN Country Teams
and sister UN funds and programmes to overcome difficult organizational challenges
and to continuously improve effectiveness and efficiency.
The MCT’s mission is to enhance the organizational effectiveness of UNDP through
internal management consulting services. It delivers its engagement support by
providing different services that can be categorized in the following service lines:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Support to Planning Change Processes and Re-alignment
Business Process Reengineering
Organizational Design
Strategy and Planning
Management Consulting and Training
Analytics & Cross-cutting Content Development
The MCT is a demand-driven, process consulting team. On the request of clients, the
MCT engages in finding solutions in a participatory manner to improve organizational
effectiveness. Advisors are experienced managers and have high-value skills; about
50% of MCT advisors are field-based. A coordination team, consisting of seven staff
members, works in Headquarters, manages client relationships, and collaborates with
other units to facilitate corporate support for clients.
Each MCT advisor has - upon agreement with their supervisors - signed over part of
their time to the team and has in return received training in manager consulting. These
advisors - who possess competencies in the areas of management, strategic planning,
organizational design and business process reengineering as well as communication
and facilitation - are supported and coordinated by the coordination team.
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Zentrale Auslandsund Fachvermittlung (ZAV)
Büro Führungskräfte zu Internationalen Organisationen (BFIO)
Junior Professional Officer (JPO)
Programm Beigeordnete Sachverständige (BS)
1. Angaben zur Person:
Name:Vorname:
Straße:Telefon/Fax:
Wohnort:
E-Mail, über die Sie ständig zu erreichen sind:
Geburtsdatum:Staatsangehörigkeit(en):
Geburtsort:Familienstand:
Geschlecht:
männlich
weiblich
Alter der im Haushalt lebenden Kinder:
2. Bitte geben Sie die Organisation und die Bezeichnung der Position an,
für die Sie sich bewerben:
1. Priorität:
2. Priorität:
3. Bitte legen Sie dar, warum Sie sich für das BS-Programm und speziell für diese Position interessieren:
4. Bitte beschreiben Sie Ihre mittel- und langfristigen beruflichen Zielvorstellungen:
5. Bitte geben Sie zwei Referenzpersonen an (bei „Art“ bitte fachlich und/oder persönlich vermerken):
1. Referenz
2. Referenz
Name:Name:
Funktion:Funktion:
fachlich
persönlich
Art:Art:
fachlich
persönlich
Sprache:Sprache:
E-Mail:E-Mail:
Telefon:Telefon:
BFIO JPO/BS-Bewerbungsbogen
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Familienname:Vorname: Alter:
6. Schulbildung (nur höhere Schule):
Jahr (von/bis): Schule/Ort:
Abschluss/Gesamtnote:
7. Hochschulstudium (inklusive Auslandsstudiensemester und beginnend mit dem aktuellsten Abschluss):
Monat/Jahr (von/bis):
Universität/Ort: Studiengang:
Studienabschluss/Gesamtnote:
Studienschwerpunkte:
Thema der Abschlussarbeit(en)/Dissertation/Note:
8. Aus- und Fortbildung außerhalb des Studiums, sofern für die Bewerbung relevant:
Monat/Jahr (von/bis):
Institution/Ort:
Art der Aus- und Fortbildung:
9. Praktika vor Abschluss des Studiums (bitte benennen Sie auch den Stipendiengeber, falls zutreffend):
Monat/Jahr (von/bis):
Institution/Unternehmen/Ort: Tätigkeit:
BFIO JPO/BS-Bewerbungsbogen
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Familienname:Vorname: Alter:
10. Berufliche Tätigkeiten nach (erstem) Studienabschluss einschließlich Praktika:
Monat/Jahr (von/bis):
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Institution/Unternehmen/Ort:
Position:
Art der Tätigkeit:
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Vollzeit
Wochenstunden
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Wochenstunden
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Vollzeit
Wochenstunden
Teilzeit
11. Fremdsprachen: (Fertigkeitsgrad A=Muttersprache, B=sehr gut/fließend, C=gut, D=Grundkenntnisse)
Sprache:
lesen: schreiben: sprechen: verstehen: Auslandserfahrung/Sprachzertifikate:
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12. EDV-Kenntnisse:
BFIO JPO/BS-Bewerbungsbogen
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Familienname:Vorname: Alter:
13. Wissenschaftliche Arbeiten und Veröffentlichungen:
14. Sonstige Aktivitäten (z.B. Sprecher- oder Leitungsaufgaben im Studium, Ehrenamt etc.):
15. Gesundheitliche Einschränkungen:
Tropentauglichkeit:
ja
nein
unbekannt
16. Kündigungsfrist:
17. Ergänzende Angaben:
BFIO JPO/BS-Bewerbungsbogen
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Familienname:Vorname: Alter:
18. Wie wurden Sie auf das Programm Beigeordnete Sachverständige aufmerksam:
--
19. Haben Sie sich bereits früher für das Programm Beigeordnete Sachverständige beworben?
Falls Ja, welche(s) Organisation/Position(en)/Jahr?
Organisation:
Position/Stellenbeschreibung:
Jahr:
Falls Ja, haben Sie an einem BS-Vorauswahlverfahren teilgenommen? Für welche(s) Position/Jahr?
Position/Stellenbeschreibung:
Jahr:
Falls Ja, wurden Sie der Organisation als Kandidat vorgeschlagen? Für welche(s) Position/Jahr?
Position/Stellenbeschreibung:
Jahr:
20. Haben Sie bereits am YPP-Programmn teilgenommen, bzw. sich dafür beworben?
Falls Ja, für welche Tätigkeitsgruppe und in welchem Stadium befindet sich Ihre Bewerbung?
Mit der Übermittlung des Bewerbungsbogens an das Büro Führungskräfte
zu Internationalen Organisationen (BFIO) in der Zentralen Auslands- und Fachvermittlung (ZAV)
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versichere ich die Richtigkeit und Vollständigkeit meiner Angaben,
bestätige ich, dass ich die Hinweise zur Bewerbung einschließlich der Ausführungen zur Erfassung und
Weitergabe meiner Daten und zum Auswahlverfahren zur Kenntnis genommen habe,
erkläre ich mich mit der Weiterleitung meiner Bewerbung an die an der Auswahl beteiligten deutschen
Stellen, mit der Speicherung meiner Daten sowie dem Einbehalt meiner Bewerbung einverstanden,
stimme ich zu, dass das BFIO bei den von mir genannten Referenzpersonen Auskünfte einholen kann.
Durch die elektronische Übermittlung der Bewerbung entfällt Ihre Unterschrift.
Bitte tragen Sie hier das Absendedatum ein:
BFIO JPO/BS-Bewerbungsbogen
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Hinweise zur Bewerbung
Jährlich bewerben sich eine Vielzahl von qualifizierten Kandidatinnen und Kandidaten auf die im
Rahmen des Programms Junior Professional Officer/Beigeordnete Sachverständige zu besetzenden
Positionen. Bitte lesen Sie die Stellenausschreibung sorgfältig durch und prüfen Sie selbstkritisch, ob
und inwieweit die Ausschreibung Ihrem Profil und Ihren Erwartungen entspricht. Analysieren Sie
insbesondere, ob Sie die fachlichen und sonstigen Voraussetzungen für die Wahrnehmung der
genannten Aufgaben mitbringen. Berücksichtigen Sie bitte auch die Ausführungen in der
Programmbeschreibung. Da es sich um ein Nachwuchsförderprogramm handelt, müssen
Bewerberinnen und Bewerber im Regelfall über zwei bis vier Jahre Berufserfahrung nach
Hochschulabschluss verfügen. Bei der Weltbank liegt die Altersgrenze bei 32 Jahren. Es ist nicht
vorgesehen, im Rahmen des JPO/BS-Programms beurlaubte Mitarbeiter/innen des öffentlichen
Dienstes zu entsenden.
Sie können sich auf bis zu zwei der ausgeschriebenen Vakanzen bewerben. Bitte nehmen Sie diese
Möglichkeit nur wahr, wenn beide Stellenausschreibungen eine hohe Übereinstimmung mit Ihrer
Qualifikation aufweisen.
Auch wenn Sie sich für zwei Positionen bewerben, ist nur eine schriftliche Bewerbung vorgesehen.
Falls Sie bei der Internationalen Organisation, für die Sie sich im Rahmen des JPO/BS-Programms
bewerben möchten, ein Praktikum absolvieren bzw. absolviert haben oder in einem anderen
Vertragsverhältnis dort tätig sind, beachten Sie bitte, dass hier Ihre Bewerbung nur berücksichtigt
werden kann, wenn zwischen dem Ende Ihres Praktikums/Ihrer Tätigkeit bei der betreffenden
Internationalen Organisation und dem Beginn der Ausschreibungsfrist für das JPO/BS-Programm
(Stichtag: 21. Juli 2014) mindestens 6 Monate liegen. Dies schließt ein, dass Sie zu diesem Zeitpunkt
nicht bei der betreffenden Organisation tätig sind und auch danach kein Praktikum absolvieren bzw. in
einem anderen Vertragsverhältnis dort tätig werden.
Aus Ihrer Bewerbung sollte Ihre persönliche und fachliche Kompetenz in Bezug auf die beschriebene
Aufgabe deutlich werden. Die Bewerbung besteht aus
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dem aktuellen Bewerbungsbogen (deutschsprachig, alter Bewerbungsbogen wird nicht
akzeptiert).
einem an das BFIO zu richtenden üblichen Bewerbungsschreiben (in englischer Sprache)
einem aktuellen Lebenslauf (in englischer Sprache, s. Hinweise unter:
http://www.auswaertiges-amt.de/DE/AusbildungKarriere/IOTaetigkeit/Allgemeines/BewerbungTipps_node.html
Bitte fügen Sie dem Bewerbungsbogen keine Zusatzblätter bei. Sollte der für die einzelnen Fragen
vorgesehene Platz nicht ausreichen, nutzen Sie bitte die Möglichkeit zu ergänzenden Angaben auf
Seite 5 des Bewerbungsbogens.
Sie werden in dem Bewerbungsbogen um die Angabe von zwei Referenzpersonen – möglichst aus
dem internationalen Bereich - gebeten. Bitte geben Sie dort Personen an, die Auskünfte über Ihre
Person geben können und/oder in der Lage sind, Ihre fachlichen Fähigkeiten einzuschätzen und zu
beurteilen. Eine Referenzangabe sollte sich in jedem Fall auf Ihre fachliche Qualifikation beziehen.
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung in einer PDF-Datei auf elektronischem Wege an das BFIO unter:
[email protected]
Sie unterstützen uns, wenn Sie Ihre Bewerbung mit folgender Dokumentbezeichnung übermitteln:
- Nachname
+ Anfangsbuchstabe des Vornamens.pdf
Bitte füllen Sie den „aktuellen“ Bewerbungsbogen sorgfältig aus; geben Sie die gewünschten
Prioritäten „eindeutig“ an und reichen Sie keine weiteren Unterlagen als die geforderten (also keine
Zeugnisse etc.) ein.
Für den Fall, dass Ihnen dieser Übermittlungsweg nicht zur Verfügung stehen sollte, können Sie uns
Ihre Unterlagen auch auf andere Weise zukommen lassen.
Sie erhalten in jedem Fall eine Bestätigung über den Eingang Ihrer Bewerbung. Bitte haben Sie
Verständnis, dass die Bearbeitung aufgrund der zu erwartenden hohen Anzahl von
Bewerbungen einige Zeit in Anspruch nehmen wird. Unvollständige Bewerbungsunterlagen
können nicht berücksichtigt werden.
Die Einladung zu einem Auswahlverfahren wird spätestens 10 Tage vor dem hierfür
vorgesehenen Termin per Email zugesandt. Eine evtl. Einladung erfolgt jedoch nur für 1 Stelle.
Bewerbungen, die nach Bewerbungsschluss eingehen, können nicht berücksichtigt werden. Bitte
nutzen Sie die 6-wöchige Ausschreibungsfrist, um Ihre Bewerbung nicht unmittelbar vor
Bewerbungsschluss zu übermitteln.
Ihre Bewerbung bleibt für die Dauer des Auswahlverfahrens im BFIO elektronisch gespeichert.
Die an dem Auswahlverfahren beteiligten deutschen Stellen erhalten eine Kopie Ihrer Bewerbung.
Bitte beachten Sie, dass Sie mit der Übermittlung Ihrer Bewerbung
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die Richtigkeit und Vollständigkeit Ihrer Bewerbung versichern,
die Kenntnisnahme der Hinweise zur Bewerbung und der Informationen zum
Auswahlverfahren bestätigen,
Ihr Einverständnis zur Erfassung Ihrer Daten und zum Verbleib Ihrer Bewerbung im BFIO
sowie zur Weiterleitung Ihrer Daten an die an der Auswahl beteiligten deutschen Stellen
geben
dem Einholen von Auskünften bei den von Ihnen genannten Referenzpersonen zustimmen.

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