Handbuch Lexware eCRM

Handbuch Lexware eCRM
Das Handbuch hilft Ihnen, eCRM kennen zu lernen. Sie werden Schritt für
Schritt durch die wesentlichen Grundfunktionen geführt und bekommen
hilfreiche Tipps.
Das Ergebnis und Ihr Nutzen: Sie können direkt mit dem Arbeiten beginnen
und Ihre Aufgaben erfolgreich lösen.
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
Navigieren in Lexware eCRM ..................................................................... 4
Persönliches Cockpit ............................................................................. 4
Arbeitsbereiche ................................................................................... 4
Vorhandene Datenbestände in Lexware eCRM importieren ............................... 5
Die Synchronisation mit einem Lexware Programm ......................................... 6
Allgemeine Informationen zur Datensynchronisation ........................................ 6
Datensynchronisation starten ................................................................... 6
Daten aus der Lexware Anwendung - nach der Synchronisation.......................... 7
Kunden und Lieferanten ......................................................................... 8
Belege (Aufträge VK und EK) .................................................................... 8
Kontaktdaten und PDFs .......................................................................... 8
Kontakte in eCRM importieren .................................................................. 9
CSV-Datei importieren ........................................................................... 9
Organisationen und Einzelkontakte importieren ........................................... 10
V-Card importieren ............................................................................. 10
Neue Kontakte, Kontakte bearbeiten ......................................................... 10
Kontakte neu anlegen .......................................................................... 10
Oder wählen Sie den Adress-Assistent ....................................................... 12
Mit Kontakten arbeiten ........................................................................ 12
Organisationen und Kontakte ................................................................. 12
Informationen in Kontakten und die Akte .................................................... 13
Informationen zu Kontakten überblicken ................................................... 13
Die Akte .......................................................................................... 14
Folgeaktionen und Wiedervorlagen .......................................................... 15
Datensätze verknüpfen ........................................................................ 16
Suchen in Lexware eCRM ........................................................................ 17
Schnellsuche ..................................................................................... 17
Globale Suche in der Hauptfunktionsleiste ................................................. 18
Filter festlegen und verwenden ................................................................ 19
Filter speichern und laden .................................................................... 19
Wie werden Filterbedingungen festgelegt? ................................................. 19
Bedingungen und Stellvertreterzeichen ..................................................... 20
Nach aktuellem Datum filtern ................................................................ 21
Felder mit Klassifizierungen .................................................................. 22
Statischer Filter und Schnellsuchfelder ..................................................... 23
Nach Verknüpfungen filtern ................................................................... 24
Kommunikation in eCRM ......................................................................... 24
Telefonieren und Info@Click .................................................................. 24
E-Mails / Serien-E-Mails schreiben und in der Akte ablegen .............................. 26
E-Mail schreiben ................................................................................ 27
E-Mail eines Interessenten archivieren ...................................................... 28
Serien-E-Mail schreiben ........................................................................ 29
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Handbuch
Inhaltsverzeichnis
Serienbrief erstellen.............................................................................. 29
Serienbrief aus Datei ........................................................................... 30
Meine Termine, fremde Termine .............................................................. 32
Termine anlegen ................................................................................ 32
Verkaufschancen (nur in eCRM plus) .......................................................... 33
Verkaufschancen anlegen...................................................................... 33
Verkaufschance schließen ..................................................................... 36
Kampagnen (nur in eCRM plus) ................................................................. 36
Was sind Kampagnen? .......................................................................... 36
Kampagne mit eCRM durchführen ............................................................ 37
Berichte erstellen (nur in eCRM plus) ......................................................... 42
Mit Berichten arbeiten ......................................................................... 42
Weitere Unterstützung ........................................................................... 43
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Handbuch
Navigieren in Lexware eCRM
Navigieren in Lexware eCRM
Persönliches Cockpit
Bei jedem Start von eCRM öffnet sich Ihr Cockpit. Das Cockpit ist Ihre Startseite, die
Ihnen mit verschiedenen Bausteinen eine Übersicht bietet. Sie können sich ihr Cockpit
selbst gestalten.
Arbeitsbereiche
Es gibt keine Menüführung - Sie öffnen Ihren Arbeitsbereich (z.B. Kontakte, Kalender,
Belege etc.) über die Auswahl im Navigator. Sobald Sie einen Arbeitsbereich geöffnet
haben, finden Sie die Symbole über die Sie Ihre Aktionen starten.
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Handbuch
Vorhandene Datenbestände in Lexware eCRM importieren
Navigation
Der Navigator wird links im Fenster unter dem eCRM-Logo angezeigt. Im oberen Drittel
werden die verfügbaren Ansichten angezeigt. Für jeden Bereich (z.B. Kontakte, Belege
etc.) gibt es eigene Ansichten.
Hauptfunktionsleiste
In der Hauptfunktionsleiste finden Sie die immer verfügbaren Funktionen wie globale
Suche, Hilfe, Einstellungen und den Abmelde-Button.
Bereich (Datensatz-Typen)
Hier finden Sie die unterschiedlichen Datensatz-Typen wie zum Beispiel Kontakte oder
Dokumente. Sie erlauben Ihnen den Zugriff auf alle vorhandenen Datensätze des entsprechenden Typs.
Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich werden die Daten dargestellt, z. B. ein Kalender mit Ihren Terminen,
eine Liste mit Kontakten oder ein Formular für ein Dokument.
Info! Jede Ansicht, jedes Formular und jede Suche wird als eigene Registerkarte im Arbeitsbereich geöffnet. Wenn Sie eine bereits geöffnete Liste erneut öffnen, wird zur entsprechenden
Registerkarte gewechselt.
Vorhandene Datenbestände in Lexware eCRM importieren
Bereits vorhandene Datenbestände können über die Synchronisationsschnittstelle einer
Lexware-Anwendung oder über einen Import (csv-Datei, vCard) nach Lexware eCRM
überführt werden.
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Handbuch
Vorhandene Datenbestände in Lexware eCRM importieren
TIPP:
Für einen ausgiebigen Test der Funktionen von Lexware eCRM empfehlen wir die Synchronisation Ihrer Daten aus Ihrem Lexware-Programm schon zu Beginn der Testphase! Ihre Daten
werden selbstverständlich auch während der kostenlosen 30-tägigen Testphase durch umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen geschützt und wieder gelöscht, falls Sie eCRM nach dem
Test nicht weiter nutzen möchten.
Die Synchronisation mit einem Lexware Programm
Die Lexware-Anwendungen faktura+auftrag/plus, warenwirtschaft pro/premium und
handwerk premium/plus sowie alle Komplett- Pakete mit den oben genannten Anwendungen haben eine Verbindung (Synchronisationsschnittstelle) zu Lexware eCRM.
Sie können per Mausklick Ihre Daten aus der Lexware-Anwendung (auch ERP-System genannt) nach Lexware eCRM und umgekehrt synchronisieren. Hierbei werden aktuelle Daten wie
•
•
•
•
•
Kunden- und Lieferantenstammdaten
Aufträge (Belege)
Kontakthistorien wie E-Mail -, Brief-, und Faxkontakte etc.
PDF-Dateien und Anhänge
Projektdaten
synchronisiert und uni- oder bidirektional übertragen.
Hinweis!
Bevor Sie die Datensynchronisation starten vergewissern Sie sich, dass Sie eine aktuelle Datensicherung ihrer Lexware Anwendung vorliegen haben.
Allgemeine Informationen zur Datensynchronisation
Werden Daten synchron gehalten heißt das, dass sie zwischen Lexware eCRM und der
Lexware - Anwendung abgeglichen werden. Es werden Daten in eine oder in beide Richtungen ausgetauscht. Dabei können auch Daten in der Lexware- Datenbank verändert
werden. Bei jeder weiteren Synchronisation werden immer nur die Änderungen seit der
letzten Synchronisation übertragen.
Kontakte die in eCRM erfasst wurden, werden nicht automatisch als Kunden- oder Lieferanten in die Lexware-Anwendung übergeben. Sollen Kontakte in die LexwareAnwendung synchronisiert werden, müssen diese Datensätze entsprechend gekennzeichnet werden.
Der Adresstyp legt fest, ob ein Kontakt(Datensatz) ein Kunde oder ein Lieferant ist. Bei
einer Synchronisation der Kunden-/Lieferantendaten aus der Lexware-Anwendung nach
eCRM wird der Adresstyp automatisch nach der Anlagelogik vergeben. Oder Sie aktivieren Für ERP-Sync markieren beim Anlegen eines Kontakts in eCRM.
Hinweis!
Der Adresstyp kann nachträglich nicht mehr geändert werden.
Datensynchronisation starten
Die Datensynchronisation mit Lexware eCRM führen Sie über Ihre Lexware-Anwendung
durch.
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Handbuch
Daten aus der Lexware Anwendung - nach der Synchronisation
Wählen Sie in Ihrer Lexware- Anwendung über die Hauptnavigation im Bereich Fakturierung oder Warenwirtschaft/Auftragsbearbeitung in der Symbolleiste die Schaltfläche eCRM - Daten synchronisieren.
Der Dialog „eCRM synchronisieren“ öffnet sich.
Die Synchronisation wird über den Button „Starten“ gestartet.
Die Checkbox Automatisch synchronisieren beim nächsten Aufruf startet beim nächsten Aufruf Daten synchronisieren die Synchronisation sofort.
Über die Schaltfläche Einstellungen können Sie bestimmen, welche Daten nach eCRM
übertragen werden.
Bei der ersten Datensynchronisation sollten Sie die vom Programm vorgegebenen Synchronisations- Einstellungen verwenden. Dabei werden alle Kunden- und Lieferantenstammdaten, die Belege der letzten 12 Monate und die Kontaktdaten der letzten 3 Monate abgeglichen.
Daten aus der Lexware Anwendung - nach der Synchronisation
Die Daten aus Ihrer Lexware Anwendung finden Sie in eCRM in den Arbeitsbereichen
Kontakte, Belege und Dokumente.
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Handbuch
Daten aus der Lexware Anwendung - nach der Synchronisation
Kunden und Lieferanten
In eCRM werden Kunden-und Lieferantendaten als „Kontakte“ zusammengefasst.
Belege (Aufträge VK und EK)
Warenwirtschaftsbelege (ERP-Belege) werden dem Bereich „Belege“ zugeordnet.
Kontaktdaten und PDFs
PDFs, Kontaktdaten und deren Anhänge werden im Bereich Dokumente gespeichert.
Jeder Kontakt wird während der Synchronisation mit den dazugehörigen Terminen, Dokumenten, Belegen, E-Mails usw. verknüpft. Selbstverständlich können Sie auch eigene
Verknüpfungen wie Verkaufschancen, Serienbriefe, Telefonate usw. zu jedem Bereich
erstellen. Die Verknüpfungen sehen Sie in allen Bereichen in den Akten.
Mit der Zeit erhalten Sie eine Akte, in der dann beispielsweise bei Kontakten alle Aktivitäten zu einem Kunden, Interessenten oder Geschäftspartner mit einem Klick sichtbar
sind.
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Handbuch
Kontakte in eCRM importieren
Weitere ausführliche Informationen zur Synchronisation erhalten Sie in der Programm- Hilfe im
Synchronisationsdialog über den Button
oder F1 oder über die Online-Hilfe
in eCRM.
Kontakte in eCRM importieren
CSV-Datei importieren
Mithilfe von CSV-Dateien können Sie vorhandene Adressdatensätze in eCRM importieren.
Eine CSV-Datei ist eine Textdatei, dessen Werte durch spezielle Trennzeichen getrennt
sind. Daten lassen sich aus vielen Anwendungen als CSV-Datei exportieren.
Hinweis!
Wenn Sie viele Kontakte importieren möchten, ist vorab ein Test mit 2 oder 3 Datensätzen sehr
empfehlenswert. Legen Sie die benötigten Einstellungen(Feldzuordnungen etc.) fest, importieren die Datensätze und testen Sie ob die Einstellungen richtig sind. Das Importieren und Löschen
von importierten Kontakten ist bei vielen Datensätzen sehr zeitaufwendig.
Öffnen Sie eine Liste mit Kontakten.
Klicken Sie in der Dropdown-Liste Import/Export auf Datensätze importieren.
Der Dialog „Eine Datei hochladen“ öffnet sich. Wählen Sie die gewünschte Datei mit
der Endung .csv und bestätigen mit „Datei hochladen“. Der Dialog „ImportEinstellungen“ öffnet sich.
Bei Zeichencodierung ist Automatisch erkennen eingestellt. Üblicherweise wird erkannt, welchen Zeichensatz die CSV-Datei verwendet.
Wählen Sie das Trennzeichen, üblicherweise wird das Semikolon verwendet.
Wählen Sie die Sprache, in der die Kontakte erfasst sind.
Wenn Sie Kontakte als private Kontakte importieren möchten, wählen Sie die Option.
Soll nach dem Import geprüft werden, ob der Kontakt bereits in eCRM vorhanden ist, aktivieren Sie Importierte Kontakte auf Dubletten prüfen. Bestätigen Sie die ImportEinstellungen mit OK.
Info!
UTF-8 ist eine weitere Zeichenkodierung. Falls nach dem Import bestimmte Zeichen in eCRM
nicht richtig dargestellt werden, erstellen Sie eine kleine CSV-Datei mit wenigen Datensätzen
und den nicht richtig dargestellten Zeichen.
Öffnen Sie diese CSV-Datei beispielsweise mit dem Programm Notepad. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter und wählen Sie im folgenden Fenster bei Codierung die Option UTF-8.
Importieren Sie diese Datei in eCRM mit der Einstellung UTF-8.
Anschließend öffnet sich der Dialog „Feldzuordnung bearbeiten“. In diesem Fenster
werden alle Spalten der Quell- und Zieltabelle aufgelistet: Links unter Feldname Import-Datei stehen alle Felder aus Ihrer CSV-Datei. Rechts unter Feldname eCRM stehen
die Felder von eCRM.
Legen Sie fest, welche Felder in eCRM importiert werden.
Markieren Sie rechts das Feld von eCRM. Markieren Sie links das entsprechende Feld der
Import-Datei. Klicken Sie dann auf den grünen Pfeil zwischen beiden Listen. Damit ordnen Sie einen Eintrag Ihrer Import-Datei dem Feld von eCRM zu.
Speichern Sie Ihre Einstellungen mit Feldzuordnung speichern. Die Zuordnung der Felder wird in einer eigenen Datei gespeichert. Mit Feldzuordnung laden können Sie diese
Einstellung wieder verwenden.
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Handbuch
Neue Kontakte, Kontakte bearbeiten
Mit Standardzuordnung wird eine automatische Zuordnung durchgeführt, wenn Felder
in der Import-Datei und in eCRM den gleichen Namen haben.
Klicken Sie auf OK, um den Import zu starten.
Organisationen und Einzelkontakte importieren
Wenn Sie sehr viele Kontakte importieren möchten, ist die Einteilung in Organisationen
und Einzelkontakten bereits in der CSV-Datei möglich.
Erweitern Sie die CSV-Datei um ein Feld (Spalte), mit dem Namen ist Organisation.
Tragen Sie in diese Spalte der CSV-Datei bei:
Kontakten die eine Organisation sein sollen, den Wert true, ja oder 1 ein.
Bei Einzelkontakten in derselben Spalte den Werte false, nein oder 0 ein.
Verwenden Sie immer nur einen dieser Werte (Beispiel: true/false, ja/nein).
Im Fenster Feldzuordnung bearbeiten ordnen Sie das Feld ist Organisation aus der
CSV-Datei dem Feld Kontakt ist eine Organisation in Lexware eCRM zu.
Nach dem Import in eCRM sind Organisationen und Einzelkontakte vorhanden.
Ausführliche Informationen zu Import erhalten Sie in der Hilfe (F1) im SynchronisationsDialog.
V-Card importieren
Die vCard ist eine virtuelle Visitenkarten und eine standardisierte Methode, um Daten
von Kontakten zu erstellen und zu speichern. vCards haben die Endung .vcf und enthalten immer einen Kontakt.
In Lexware eCRM können Sie eine vCard als Kontakt importieren.
Öffnen Sie eine Liste mit vCard-Kontakten.
Klicken Sie in der Dropdown-Liste Import/Export auf Datensätze importieren.
Der Dialog „Eine Datei hochladen“ öffnet sich. Wählen Sie die gewünschte Datei und
bestätigen mit „Datei hochladen“. Der Dialog „Import-Einstellungen“ öffnet sich. Bei
Zeichencodierung ist Automatisch erkennen eingestellt, diese Einstellung lassen Sie
unverändert. Bestätigen Sie mit „OK“.
Anschließend öffnet sich der Kontakt mit den Informationen aus der vCard. Ergänzen Sie
ggf. die Daten.
Weitere ausführliche Informationen zum Import erhalten Sie in der Online- Hilfe über den Button
- Hilfe anzeigen oder mit F1 in eCRM.
Neue Kontakte, Kontakte bearbeiten
Kontakte neu anlegen
Die Schaltfläche Neu in der Liste mit Kontakten öffnet eine Dropdown-Liste. Der Eintrag Einzelkontakt oder Organisation öffnet ein Fenster zur manuellen Anlage eines Kontaktes.
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Handbuch
Neue Kontakte, Kontakte bearbeiten
Bereich Person
Bei Name geben Sie den Namen (mit Vorname) der Person ein.
Das Feld Anrede enthält die Anrede für einen Brief und ggf. den Titel.
Die zu einer Organisation gehörenden Einzelkontakte können beispielsweise Ansprechpartner sein. Dies tragen Sie im Bereich Organisation ein.
Suchen öffnet ein Fenster, in dem Sie nach vorhandenen Organisationen suchen. Der Einzelkontakt wird mit der Organisation verknüpft.
Hinzufügen öffnet ein Formular, mit dem Sie eine neue Organisation anlegen. Diese ist anschließend mit dem Einzelkontakt verknüpft.
Entfernen hebt die Verknüpfung der markierten Organisation mit dem Einzelkontakt auf.
Die Felder Kategorie und Klassifikation dienen der Kennzeichnung der Kontakte, beispielsweise für bestimmte Listen. Die Option Privat kennzeichnet private Kontakte.
Details bearbeiten neben einem Eingabefeld öffnet ein Fenster, in dem alle Angaben für das
Feld detailliert angezeigt und eingegeben werden. Geben Sie den Titel, den Namen usw. ein.
Mit Bild
Bei jedem Einzelkontakt können Sie ein Bild einbinden.
Klicken Sie im Formular auf den Platzhalter für das Bild.
Ein Fenster öffnet sich. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie eine Grafikdatei im
passenden Format, also beispielsweise ein .jpg oder .png. Klicken Sie dann auf Hochladen.
Klicken Sie mit der rechen Maustaste auf das Bild. Im Kontextmenü sind die Funktionen
Bild ändern und Bild löschen verfügbar.
Bereich Kontakt
Im Bereich Kontakt geben Sie Telefonnummern, E-Mail-Adressen usw. ein.
Dieses Symbol neben einem Eingabefeld öffnet ein Fenster, in dem alle Angaben für das Feld
detailliert angezeigt und eingegeben werden. Prinzipiell können Sie Telefon- oder Faxnummern so eingeben, wie Sie dies gewohnt sind. Außer Zahlen ist nur der Bindestrich zulässig.
Bei der Eingabe wird die DIN 5008 unterstützt, eine eingegebene Telefonnummer wird automatisch nach diesen Regeln formatiert.
Mit diesem Symbol rufen Sie die angegebene Telefonnummer an. Wenn Info@Click installiert
ist, wird Info@Click zum Telefonieren verwendet.
Zum Versenden einer E-Mail klicken Sie auf diese Schaltfläche. Daraufhin öffnet sich das Fenster Ihres Standard E-Mail-Clients für eine neue E-Mail.
Dieses Symbol öffnet ein neues Browser-Fenster mit der angegebenen Internet-Adresse.
Legen Sie bei Bevorzugte Kontaktart fest, auf welche Weise dieser Kontakt angesprochen werden möchte.
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Handbuch
Neue Kontakte, Kontakte bearbeiten
Bereich Anschriften
Für einen Kontakt lassen sich mehrere Anschriften erfassen. Wenn Einzelkontakte zu
einer Organisation gehören, dann kann die Anschrift beim Einzelkontakt übernommen
werden.
Dieses Symbol öffnet ein Fenster, in dem alle Angaben für das Feld detailliert angezeigt und
eingegeben werden.
Dieses Symbol öffnet ein Fenster, in das Sie eine Adresse aus Ihrer Zwischenablage einfügen
können. Die Adresse können Sie beispielsweise aus einer E-Mail kopieren. Das Fenster mit den
Details öffnet sich, so dass Sie die automatische Übernahme prüfen und korrigieren können.
Mit diesem Symbol prüfen Sie die Werte der Felder Straße, Postleitzahl und Ort auf postalische Korrektheit. Sobald Sie eine Anschrift geprüft haben, wird dies angezeigt.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Länderformat das Land für die Anschrift. Die Eingabefelder für die Anschrift entsprechen dann den Vorgaben für eine postalische Anschrift
in diesem Land.
Oder wählen Sie den Adress-Assistent
Der Adress-Assistent ist für Adressen aus dem deutschsprachigen Raum optimiert. Bei
Adressen aus anderen Ländern können Einschränkungen bei der Zuordnung zu Feldern
auftreten.
Markieren Sie den Text eines Kontakts, beispielsweise in einem Dokument, auf einer Internetseite oder in einer E-Mail.
Kopieren Sie den markierten Text in die Zwischenablage, z. B. mit Strg + C.
Klicken Sie in der Kontaktliste auf Neu/über Adress-Assistent.
Das Fenster Adress-Assistent öffnet sich. Kopieren Sie den Text aus der Zwischenablage
in das Eingabefeld, z. B. mit Strg + V.
Wählen Sie, ob Sie eine Organisation oder einen Einzelkontakt anlegen möchten.
Die passenden Informationen werden - soweit wie möglich automatisch - in die Felder
des Kontakts eingetragen.
In das Feld Notizen wird der Text eingetragen, der sich keinem Feld des Kontakts zuordnen lässt.
Mit Kontakten arbeiten
In einem Kontakt speichern Sie alle Daten wie die Anschrift, eine oder mehrere E-MailAdressen, Kontoverbindung usw. Zu einem Kontakt gehören weitere Informationen für
eine Geschäftsverbindung, beispielsweise welche Dokumente für diesen Kontakt wichtig
sind, welche Verkaufschancen - also welche weiteren Daten mit diesem Kontakt verknüpft sind oder - im Lageplan - wo dieser Kontakt geografisch liegt.
Organisationen und Kontakte
In Lexware eCRM sind zwei Arten von Kontakten zu unterscheiden:
Organisationen und Einzelkontakte.
Organisationen sind ein übergeordneter Bereich einer Firma. Ihr können (Einzel)Kontakte wie beispielsweise mehrere Ansprechpartner oder Zweigstellen zugeordnet
sein.
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Handbuch
Informationen in Kontakten und die Akte
Einzelkontakte können Firmen, aber auch Personen oder Kunden/Lieferanten aus der
Lexware-Anwendung sein. Einzelkontakte sind also Adressen, die eine bestimmte Rolle
haben wie z.B. ein Kunde, Lieferant, Interessent, Ansprechpartner etc.
Einzelkontakte lassen sich mithilfe von Verknüpfungen einer Organisation zuordnen.
Hinweis! Einzelkontakte lassen sich mit einer Lexware-Anwendung synchron halten, was mit Organisationen nicht möglich ist. Kunden und Lieferanten aus einer Lexwareanwendung werden in
eCRM immer als Einzelkontakt angelegt. Organisationen verwalten Sie nur in eCRM.
Der nächste Punkt Informationen in Kontakten und die Akte zeigt ein Anwendungsbeispiel, wie Sie die Informationen in Kontakten und die Akte einsetzen können. Das Beispiel enthält das detaillierte Vorgehen und die entsprechenden Bilder.
Informationen in Kontakten und die Akte
Informationen zu Kontakten überblicken
Sie möchten die umfangreichen Informationen zu Kontakten, also zu Ihren Kunden
überblicken. eCRM bietet Ihnen mit der Akte eine Kundenhistorie, die Sie jederzeit über
alle Aktionen Ihrer Kunden informiert.
Öffnen Sie die Kontaktliste und doppelklicken beispielsweise auf den Datensatz eines
Ansprechpartners. Im Datensatz des Kontakts finden Sie Informationen über Ansprechpartner, Standort, die Anschrift und die Kontaktdaten.
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Handbuch
Informationen in Kontakten und die Akte
Die Akte
Wechseln Sie in das Register Akte. Hier finden Sie alle Termine, Aufgaben, Dokumente,
Korrespondenz usw. mit und für diesen Kunden.
Die Datensätze werden chronologisch sortiert angezeigt. Damit sind Sie über den Kunden und den aktuellen Stand informiert und können kompetent beraten.
Während Sie beispielsweise telefonieren, können Sie die Akte öffnen und jederzeit aktualisieren. Alle Informationen über den Kunden einschließlich der Akte sind für jeden
Mitarbeiter verfügbar.
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Handbuch
Informationen in Kontakten und die Akte
Beispiel: Aus dem zuletzt geführten Telefonat erfahren Sie, dass der Kunde auf die Zusendung von Handbüchern wartet. Dies ist eine Folgeaktion.
Folgeaktionen und Wiedervorlagen
Für einen oder mehrere Datensätze können Folgeaktionen festgelegt werden.
Eine Aufgabe legen Sie als Wiedervorlage an, wenn Sie etwas heute nicht bearbeiten
können oder eine Erledigung erst zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden soll: Sie legen
sich eine Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt an, beispielsweise mit einer Erinnerung.
Die Vorgehensweise bei Folgeaktionen ist immer gleich:
Markieren Sie eine oder mehrere Kontakte, Termine usw.
Öffnen Sie die Dropdown-Liste Folgeaktion.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste einen Datensatz-Typ.
Der neu angelegte Datensatz ist automatisch mit den zuvor markierten Datensätzen verknüpft.
In einem geöffneten Datensatz legen Sie mit der gleichen Schaltfläche eine Folgeaktion
nur für den geöffneten Datensatz an.
Beispiel für eine Folgeaktion „Telefonat“
Diesen Kunden möchten Sie jetzt anrufen. Daher klicken Sie in der Symbolleiste der Akte auf die Dropdown-Liste Folgeaktion und wählen Telefonat.
Der Name des Gesprächspartners und Ihr Name werden im Datensatz Telefonat automatisch eingetragen. Nach dem Gespräch geben Sie die Gesprächsdaten ein und notieren
den Inhalt in den Notizen.
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Handbuch
Informationen in Kontakten und die Akte
Nach dem Speichern ist das Telefonat automatisch in der Akte enthalten.
Somit sind alle anderen Mitarbeiter immer vollständig informiert. Nun kann jeder andere Mitarbeiter mit dem Kunden in Kontakt treten und kompetent informieren, Aufträge
wahrnehmen oder einen Kollegen vertreten.
Weitere ausführliche Informationen zu Kontakten und der Akte erhalten Sie in der Online- Hilfe
in eCRM über den Button
- Hilfe anzeigen oder mit F1.
Datensätze verknüpfen
Ein Zusammenhang zwischen Datensätzen wird in Lexware eCRM mit Verknüpfungen
hergestellt. Es lässt sich jeder Datensatz mit jedem anderen Datensatz verknüpfen. Ein
Kontakt kann mit Terminen, mit Dokumenten, E-Mails usw. verknüpft werden. Die Verknüpfungen sehen Sie in den Akten.
Bei Verknüpfungen lassen sich verschiedene Typen unterscheiden: Verknüpfungen sind
teilweise durch ein Attribut gekennzeichnet, das die Art eines Zusammenhangs genauer
beschreibt. Die Art der Verknüpfung kann in Akten angezeigt werden.
Um Verknüpfungen zu sehen, öffnen Sie einen Datensatz und wählen das Register Akte.
Einen Datensatz verknüpfen
Markieren Sie einen Datensatz in einer Liste oder öffnen Sie einen Datensatz.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Verknüpfen mit und wählen Sie den gewünschten DatensatzTyp.
Das Fenster Datensatz für Verknüpfung wählen öffnet sich, in dem Sie nach den Datensätzen suchen. Markieren Sie im Ergebnis der Suche die Datensätze die Sie verknüpfen möchten.
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Handbuch
Suchen in Lexware eCRM
Wenn Sie den aktuellen Datensatz mit einem neuen Datensatz verknüpfen möchten, klicken
Sie auf die Schaltfläche Neue Verknüpfung.
Wählen Sie den gewünschten Datensatz-Typ und legen Sie einen neuen Datensatz an.
Das Datensatzfenster öffnet sich. Beim Speichern wird dieser neue Datensatz mit dem
aktuellen Datensatz verknüpft.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen und Schließen.
Info! Verknüpfen ist auch für mehrere Datensätze gleichzeitig möglich: Markieren Sie mehrere
Datensätze in einer Liste und klicken Sie dann auf Verknüpfen mit oder Neue Verknüpfung.
Verknüpfung löschen
Öffnen Sie eine Akte, in der die Verknüpfung angezeigt wird.
Klicken Sie die Zeile mit dem verknüpften Eintrag an und dann auf die Schaltfläche Verknüpfung entfernen links in der Akte. Manche Verknüpfungen können Sie in der Akte
nicht löschen. Dies trifft beispielsweise bei einem primären Kontakt bei einer Organisation zu.
Hinweis! Wenn Sie Verknüpfungen löschen, dann löschen Sie keine Datensätze, sondern lösen lediglich die Verbindung zwischen den verknüpften Datensätzen auf. Die beiden Datensätze sind
anschließend noch vorhanden.
Suchen in Lexware eCRM
In eCRM haben Sie verschiedene Möglichkeiten, nach Datensätzen zu suchen.
In jedem Eingabefeld für die Suche können Sie Wildcards bzw. Jokerzeichen (Prozentzeichen % oder Stern *) verwenden. Diese stehen als Platzhalter für mehrere Zeichen.
Geben Sie zum Beispiel %Kahrm% im Suchfeld ein, findet eCRM nun die Datensätze, in
denen die Buchstabenfolge Kahrm enthalten ist.
Umlaute werden beim Suchen genauso wie die entsprechenden Vokale behandelt. Eine
Suche nach "Bärbel" findet also z. B. auch "Barbel".
Schnellsuche
Schnellsuche ist ein Eingabefeld, das über jeder Liste vorhanden ist.
Geben Sie ein oder mehrere Worte ein und drücken Sie die Enter-Taste oder klicken Sie auf
das Symbol.
Die Liste zeigt dann die gefundenen Datensätze. Nach dem Suchbegriff wird mithilfe der
Bedingung beginnt mit gesucht.
Die angezeigte Liste wird nach diesen Suchbegriffen durchsucht. Dabei werden Ihre
Suchbegriffe bei jedem Datensatz-Typ in den wichtigsten Feldern gesucht. Diese Felder
sind:
Kontakte: Vorname, Name, Organisation, Ort
Termine: Stichwort, externe Teilnehmer
Dokumente: Stichwort
E-Mails: Betreff, Von, An
Telefonate: Stichwort, Adresskurzinfo
Aufgaben: Stichwort, Verantwortlicher
Berichte: Stichwort
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Handbuch
Suchen in Lexware eCRM
Info! Bei Dokumenten werden nicht nur die Felder in eCRM durchsucht, sondern bei Archivdateien auch der Text der Archivdatei. So wird dann beispielsweise auch der Text in einem Microsoft
Word-Dokument oder in einer Microsoft Excel-Datei durchsucht, wenn Sie diese Archivdateien
durchsuchen.
Klicken Sie auf Eingabe zurücksetzen, um wieder die gesamte Liste anzuzeigen.
Globale Suche in der Hauptfunktionsleiste
Oben links im Programmfenster sehen Sie die globale Suche.
Die Dropdown-Liste öffnen Sie über den kleinen schwarzen Pfeil beim Symbol. Wählen
Sie Alle oder einen bestimmten Datensatz-Typ.
Geben Sie ein oder mehrere Worte ein und drücken Sie die Enter-Taste oder auf das Symbol.
Hiermit durchsuchen Sie bestimmte Daten eines Datensatz-Typs, also z. B. Kontakte,
Aufgaben oder alle Datensatz-Typen.
Wenn Sie einen bestimmten Datensatz-Typ eingestellt haben, werden die Ergebnisse in
der entsprechenden Listenansicht für den Datensatz-Typ angezeigt.
Wenn Sie Alle eingestellt haben, werden die Ergebnisse der Suche in der Ansicht Suche
angezeigt.
Letzte Suchen
Wenn Sie eine Suche durchgeführt haben, wird diese unter Letzte Suchen im Navigator
angezeigt.
Wenn Sie einen Eintrag in diesem Bereich anklicken, wird die entsprechende Ansicht in
einem neuen Register geöffnet.
In diesem Bereich werden sowohl Schnellsuchen als auch Schlagwortsuchen angezeigt.
Globale Suche in der Ansicht Suche
Wenn Sie im Navigator auf Suche klicken, öffnet sich eine spezielle Ansicht. In dieser
Ansicht können Sie ebenfalls nach allen Datensatz-Typen oder nach bestimmten Datensatz-Typen suchen.
Suche nach Dokumenten
Bei Dokumenten werden nicht nur die Felder in eCRM durchsucht, sondern bei Archivdateien auch der Text.
Weitere ausführliche Informationen zur Suche erhalten Sie in der Online- Hilfe in eCRM über
den Button
- Hilfe anzeigen oder über F1.
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Handbuch
Filter festlegen und verwenden
Filter festlegen und verwenden
Mit einem Filter wählen Sie bestimmte Datensätze. Diese Auswahl von Datensätzen wird
dann beispielsweise in einer Ansicht angezeigt. Datensätze sind ausgewählt, wenn sie
die Bedingungen des Filters erfüllen. Mit einem Filter werden also beispielsweise in einer Ansicht nur ganz bestimmte Datensätze angezeigt, andere nicht.
Klicken Sie in einer Listenansicht auf Filter verwenden. Die Eingabefelder für einen Filter
werden einblendet.
Eine Zeile besteht aus der Dropdown-Liste für ein Feld, der Dropdown-Liste für eine Bedingung und einem Eingabefeld oder einer Dropdown-Liste für den Filterwert. Eine Zeile wird als Filterbedingung bezeichnet.
Wenn Sie mehr Zeilen bzw. Filterbedingungen benötigen, klicken Sie auf die Schaltfläche
Bedingung hinzufügen. Um eine Filterbedingung zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche
Bedingung entfernen.
Unter bestimmten Umständen müssen Filterbedingungen eingeklammert
werden - dies geschieht mit diesen Symbolen.
Filter speichern und laden
Ihre Filterbedingungen können Sie insgesamt als Filter unter einem Namen speichern
und dann auch wieder laden. Alle entsprechenden Funktionen finden Sie in der
Dropdown-Liste Filterverwaltung.
Mit Aktuellen Filter speichern bzw. Aktuellen Filter speichern unter speichern Sie die
angezeigten Filterbedingungen unter einem vorhandenen bzw. einem neuen Namen.
Wenn Sie im Fenster Filter speichern die Option Öffentlich anklicken, ist dieser Filter
für alle Benutzer verfügbar.
Info! Ihre eigenen Filter sind nur für Sie selbst sichtbar und können nur von Ihnen verwendet
und geändert werden.
Mit Gespeicherten Filter laden öffnen und verwenden Sie einen gespeicherten Filter.
Mit Aktuellen Filter entfernen werden alle angezeigten Filterbedingungen entfernt.
Wie werden Filterbedingungen festgelegt?
Eine spezielle Kontaktliste mit Organisationen
Im folgenden Beispiel wird eine Liste aller Organisationen aus dem Postleitzahlbereich 7
mit Namen von A bis J erstellt.
Öffnen Sie beispielsweise eine Liste mit Organisationen.
Klicken Sie in der Listenansicht auf das Symbol Filter verwenden.
Wählen Sie in der ersten Dropdown-Liste das Feld Kontakt ist eine Organisation.
Wählen Sie ist identisch mit als Bedingung. Beim Filterwert werden nun zwei Optionen
angezeigt. Aktivieren Sie Ja.
Weil Sie weitere Filterbedingungen benötigen, klicken Sie dreimal auf die Schaltfläche Bedingung hinzufügen.
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Handbuch
Filter festlegen und verwenden
Nun folgt die zweite Filterbedingung.
Wählen Sie in der ersten Dropdown-Liste das Feld PLZ.
Wählen Sie beginnt mit als Bedingung. Geben Sie 7 als Filterwert ein.
Nun folgt die dritte Filterbedingung.
Wählen Sie in der ersten Dropdown-Liste das Feld Organisation.
Wählen Sie größer-gleich als Bedingung.
Geben Sie a als Filterwert ein. Die Groß- und Kleinschreibung spielt beim Filter keine
Rolle.
Nun folgt die vierte Filterbedingung.
Wählen Sie in der ersten Dropdown-Liste das Feld Organisation. Wählen Sie kleinergleich als Bedingung. Geben Sie j als Filterwert ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Anwenden und die Filterbedingungen werden auf die angezeigte Liste angewendet.
Diese Liste können Sie nun beispielsweise als Ansicht unter einem Namen speichern.
Bedingungen und Stellvertreterzeichen
Die Bedingung legt fest, auf welche Art und Weise ein Feld mit dem Filterwert verglichen werden soll.
Nicht bei allen Feldern sind alle Bedingungen möglich. eCRM bietet in der DropdownListe immer die Bedingungen an, die sinnvolle Ergebnisse ergeben.
Bei bestimmten Feldern und bestimmten Bedingungen wird als Filterwert eine
Dropdown-Liste angezeigt. Dies ist beispielsweise bei Kategorien und allen Feldern so,
bei denen nur bestimmte Einträge möglich sind.
Als Filterwert werden zwei Optionen angezeigt, wenn bei einem Feld nur zwei Einträge
möglich sind - beispielsweise Ja/Nein oder aktiviert/deaktiviert.
Stellvertreterzeichen
Als Filterwert geben Sie bei diesen Bedingungen Text oder Zahlen ein. Bei der Eingabe
von Text sind auch so genannte Stellvertreterzeichen - Wildcards bzw. Jokerzeichen erlaubt.
Stellvertreterzeichen sind Zeichen, die als Platzhalter stellvertretend für beliebige Zeichen verwendet werden. In eCRM sind als Stellvertreterzeichen das Prozentzeichen (%)
oder das Sternchen (Asterix *) erlaubt. Diese stehen als Platzhalter für mehrere Zeichen.
Beispiel: Durch die Eingabe %41 erhalten Sie alle Kontakte mit Telefonnummern mit 41
in der Mitte oder am Ende der Zahlenfolge: Schweizer Telefonnummern, alle deutschen
Vorwahlen, die mit 041 beginnen usw.
größer - größer als - kleiner - kleiner als
Mit diesen Bedingungen sind sowohl Text als auch Zahlen als Filterwert möglich.
Die Bedingung größer Filterwert K zeigt alle Datensätze, bei denen das gesuchte Feld
mit K beginnt, außer dem Feld, das einzig und allein aus dem Buchstaben K besteht.
Wenn Sie auch das Feld mit dem Buchstaben K finden möchten, verwenden Sie die Bedingung größer-gleich.
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Handbuch
Filter festlegen und verwenden
Wenn Sie beispielsweise eine Liste mit Kontakten von A bis einschließlich E erstellen
möchten, geben Sie folgende Filterbedingung an:
Feld = Name, Bedingung = kleiner und Filterwert = F
Wenn Sie kleiner-gleich E eingeben, werden nur die Kontakte mit Namen bis einschließlich D angezeigt und Namen, die genau aus dem Buchstaben E bestehen. Denn wenn ein
zweiter Buchstabe dem E folgt, dann ist dieser Name nicht mehr kleiner-gleich E, sondern größer E.
ist identisch mit - ungleich
Die Bedingung identisch mit und Text bzw. Zahlen als Filterwert zeigt alle Datensätze,
die genau dem Filterwert entsprechen.
Beispiel: Die Bedingung Stadt - ist identisch mit - Neustadt liefert als Ergebnis alle
Städte, die Neustadt heißen. Ist Neustadt a. d. Weinstraße statt Neustadt eingetragen,
wird dieser Datensatz nicht angezeigt.
Die Bedingung ungleich zeigt alle Datensätze, die einem bestimmten Filterwert nicht
entsprechen.
Nach aktuellem Datum filtern
Wenn Sie in einer Filterbedingung ein Feld mit einem Datum verwenden, können Sie
auch nach dem aktuellen Datum filtern.
Eine Liste mit Datensätzen eines variablen Zeitraums erhalten Sie mit einer Filterbedingung, die automatisch das heutige Datum berücksichtigt. Damit erstellen Sie beispielsweise eine Liste mit den heute anstehenden Aufgaben oder eine Liste aller Dokumente
der letzten Woche.
Klicken Sie in der Ansicht auf Filter verwenden. Die Eingabefelder für einen Filter werden
einblendet.
Wählen Sie in der ersten Dropdown-Liste ein Feld, das ein Datum enthält. Wählen Sie ist
identisch mit als Bedingung.
Geben Sie h beim Filterwert ein. Nun öffnet sich eine Dropdown-Liste mit den Optionen
Heute-? oder Heute und Heute+?.
Bei der Option Heute wird jeweils das heutige Datum verwendet.
Beim Fragezeichen geben Sie eine Zahl ein: Damit berücksichtigen Sie dann einen vergangenen oder zukünftigen Zeitraum, etwa die letzten 3 Tage oder die künftigen 4 Tage
usw.
Erster oder letzter Tag
Filterbedingungen sind auch für den ersten oder letzten Tag eines Monats oder Jahres
möglich.
Klicken Sie in der Ansicht auf Filter verwenden. Die Eingabefelder für einen Filter werden
einblendet.
Wählen Sie in der ersten Dropdown-Liste ein Feld, das ein Datum enthält. Wählen Sie
eine Bedingung.
21
Handbuch
Filter festlegen und verwenden
Geben Sie e beim Filterwert ein. Nun öffnet sich eine Dropdown-Liste mit den Optionen
Erster Tag des aktuellen Jahres und Erster Tag des aktuellen Monats.
Oder geben Sie l beim Filterwert ein. Nun öffnet sich eine Dropdown-Liste mit den Optionen Letzter Tag des aktuellen Jahres und Letzter Tag des aktuellen Monats.
Felder mit Klassifizierungen
Klassifizierungen legt der Administrator für Ihr Unternehmen fest. In ein solches Feld
mit einer Klassifizierung können Sie einen oder mehrere Werte aus einer vorgegebenen
Liste eintragen lassen.
Beispielsweise können Klassifizierungen bei Kontakten verfügbar sein oder für die Kategorie bei Aufgaben.
Bei der Klassifizierung von Kunden hat der Administrator beispielsweise die Werte Interessent, Kunde, Lieferant oder Mitarbeiter festgelegt. Aus diesen Werten können Sie nur
einen Wert wählen.
Bei Aufgaben hat der Administrator die Kategorien Intern, Extern und Organisation vorgegeben. Aus diesen Werten könnten Sie einen, zwei oder alle drei Werte wählen.
Wenn Sie nach einem Feld mit Klassifizierung filtern möchten, sind die Bedingungen
enthält oder enthält nicht verfügbar.
Damit können Sie beispielsweise nach allen Kontakten filtern, die mit Interessent klassifiziert sind. Oder Sie können nach Kontakten filtern, die nicht mit Mitarbeiter klassifiziert sind.
Beim Filterwert wird eine Dropdown-Liste angezeigt, in der Sie den gewünschten Wert
wählen. Anklicken der Dropdown-Liste öffnet ein Fenster mit allen Werten. Wählen Sie
einen Wert durch Anklicken.
Klassifizierung mit mehr als einem Wert
Bei manchen Klassifizierungen können Sie mehr als einen Wert durch Anklicken mit gedrückter Strg-Taste wählen.
Wenn Sie nur nach einem Wert filtern möchten, legen Sie eine Filterbedingung fest und
wählen einen Wert in der Dropdown-Liste.
Wenn Sie nach mehr als einem Wert filtern möchten, dann benötigen Sie mehrere Filterbedingungen. Diese lassen sich dann - wie üblich durch und/oder verknüpfen.
Beispiele
Klassifizierung mit Mehrfachauswahl für das Feld Kategorie bei Aufgaben. Mögliche Werte sind: Intern, Extern, Organisation
Drei Datensätze sind mit folgenden Einträgen vorhanden:
Datensatz 1: Intern, Organisation
Datensatz 2: Extern, Organisation
Datensatz 3: Extern
Folgende Filterbedingungen ergeben folgende Ergebnisse:
Kategorie ist identisch mit "Intern" findet den Datensatz 1
Kategorie ist identisch mit "Extern" findet den Datensatz 2 und 3
22
Handbuch
Filter festlegen und verwenden
Und/oder
Mehrere Filterbedingungen verbinden Sie mit und oder mit oder.
Wenn Sie und wählen, müssen beide Bedingungen erfüllt sein.
Beispielsweise filtern Sie in einer Filterbedingung nach dem Vornamen Hans, mit der
zweiten Filterbedingung nach dem Namen Mustermann.
Die Filterbedingungen verbinden Sie mit und. Dann werden alle Kontakte angezeigt, bei
denen im Feld Vorname Hans und Mustermann im Feld Name stehen.
Wenn Sie oder wählen, muss nur eine der beiden Bedingungen erfüllt sein.
Beispielsweise verwenden Sie die gleichen Filterbedingungen wie im vorherigen Beispiel.
Die Filterbedingungen verbinden Sie mit oder. Dann werden alle Kontakte angezeigt,
bei denen im Feld Vorname Hans steht und irgendein Nachname. Außerdem werden alle
Kontakte angezeigt, bei denen im Feld Name Mustermann steht und irgendein Vorname.
Mehr als zwei Filterbedingungen
Möglicherweise erstellen Sie einen Filter mit mehreren Filterbedingungen, die sowohl
mit und als auch mit oder verbunden werden.
Wenn Sie mehrere Bedingungen mit und verbinden und zwischen oder nach diesen Bedingungen mehrere Bedingungen mit oder verbinden, dann setzen Sie die Bedingungen
in Klammern, die mit oder verbunden sind.
In diesem Fall gilt eine ähnliche Regel wie "Multiplikation geht vor Addition". Das heißt,
ohne Klammern würden die vorherigen und-Verbindungen nur mit der ersten oderVerbindung geprüft. Das Ergebnis dieser Prüfung wird mit der nächsten oder-Verbindung
geprüft usw.
Statischer Filter und Schnellsuchfelder
Mit dem Feld Statischer Filter und Schnellsuchfelder erstellen Sie spezielle Filterbedingungen.
Statischer Filter
Ein statischer Filter besteht aus ganz bestimmten Datensätzen, die Sie einzeln wählen.
Klicken Sie in einer Listenansicht auf Filter verwenden. Die Eingabefelder für einen Filter
werden eingeblendet.
Wählen Sie in der ersten Dropdown-Liste das Feld Statischer Filter. Als Bedingung wird
automatisch enthält eingestellt. Eine andere Bedingung ist nicht möglich.
Öffnen Sie die Dropdown-Liste beim Filterwert. Eine kleine Liste wird geöffnet. Wenn
Sie den statischen Filter neu anlegen, ist diese Liste leer.
Hinzufügen öffnet das Fenster Suche. Je nachdem, in welcher Liste Sie den statischen Filter
anlegen, suchen Sie Datensätze des entsprechenden Datensatz-Typs.
Markieren Sie im Ergebnis der Suche einen oder mehrere Datensätze und klicken Sie auf
Übernehmen und Schließen. In der Dropdown-Liste beim Filterwert wird jetzt die Anzahl der übernommenen Datensätze angezeigt.
23
Handbuch
Kommunikation in eCRM
Schnellsuchfelder
Wählen Sie Schnellsuchfelder in der Dropdown-Liste Feld.
Als Bedingung wird automatisch beginnen mit eingestellt. Nur diese Bedingung ist bei
einem Filter mit Schnellsuchfeldern möglich.
Geben Sie beim Filterwert den Anfang von Wörtern ein und dann z. B. das Prozentzeichen %. Nun werden wichtige Felder nach diesem Begriff durchsucht, wie bei einer üblichen Schnellsuche.
Nach Verknüpfungen filtern
Verknüpfte oder nicht verknüpfte Datensätze finden Sie mit weiteren speziellen Filterbedingungen.
Beispielsweise suchen Sie alle nicht erledigten Aufgaben, die mit Kontakten der Branche
Media/Presse verknüpft sind. Diese Aufgaben sollen immer zügig erledigt werden.
Öffnen Sie eine Liste mit Aufgaben.
Klicken Sie in der Listenansicht auf Filter verwenden. Die Eingabefelder für einen Filter werden eingeblendet.
Wählen Sie in der ersten Dropdown-Liste das Feld %erledigt.
Als Bedingung wählen Sie kleiner. Bei Wert geben Sie 100 ein.
Damit werden in der Liste alle nicht erledigten Aufgaben angezeigt. Nun sollen aber nur
die Aufgaben betrachtet werden, die mit Kontakten der Branche Media/Presse verknüpft sind.
Stellen Sie in der folgenden Zeile ein Nur Datensätze berücksichtigen, die verknüpft
sind.
Wählen Sie Kontakte als Datensatz-Typ.
Klicken Sie neben der Dropdown-Liste mit dem Datensatz-Typ auf das Symbol Filter.
Das Fenster Filter auf verknüpfte Datensätze: Kontakte öffnet sich. Wählen Sie in der
ersten Dropdown-Liste das Feld Branche. Als Bedingung wird automatisch enthält eingestellt. Öffnen Sie die Dropdown-Liste bei Wert und wählen Sie Media/Presse.
Damit haben Sie einen zweistufigen Filter für bestimmte Aufgaben und bestimmte Kontakte angelegt, wobei nur mit den Kontakten verknüpfte Aufgaben betrachtet werden.
Berücksichtigte Verknüpfungsarten
Bei jedem Datensatz-Typ sind unterschiedliche Verknüpfungsarten möglich. Diese werden beispielsweise in der Akte angezeigt.
Kommunikation in eCRM
Telefonieren und Info@Click
Über eCRM können Sie in Verbindung mit Info@Click telefonieren. Je nach Ihrer Telefonanlage können Sie aus dem Datensatz eines Kontakts oder Telefonats automatisch
wählen und Anrufe automatisch erkennen lassen.
24
Handbuch
Kommunikation in eCRM
Dafür muss Info@Click lokal auf Ihrem Rechner installiert werden.
Öffnen Sie im Programmfenster mit dieser Schaltfläche das Fenster Einstellungen. Wechseln
Sie dann in das Register Add-Ins.
Klicken Sie auf den Link eCRM Info@Click (für Windows) herunterladen.
Öffnen Sie anschließend Ihren lokalen Download-Ordner und doppelklicken Sie auf die Datei infoclick.exe. Damit starten Sie den Installations-Assistenten von eCRM Info@Click.
Weitere ausführliche Informationen zur Installation und Einrichtung von Info@Click erhalten Sie
in der Online- Hilfe in eCRM über den Button
- Hilfe anzeigen oder mit F1.
Notwendige Einstellungen nehmen Sie entweder im Konfigurationsassistenten direkt
nach der Installation von Info@Click vor oder Sie öffnen die Einstellungen in Info@Click
und den Bereich Telefonie.
Das folgende Beispiel zeigt die Funktionen von Info@Click mit der TAPI-Schnittstelle. Die
Funktionen anderer Telefonanlagen sind analog.
Anschließend können Sie direkt aus eCRM anrufen oder sich bei Anrufen benachrichtigen
lassen.
Ausgehende Telefonate
Kontakt anrufen bei einem Kontakt oder Nummer wählen bei einem Telefonat verwendet Info@Click und öffnet das folgende Fenster.
25
Handbuch
E-Mails / Serien-E-Mails schreiben und in der Akte ablegen
Wenn Sie den Hörer abnehmen und auf Telefonat erstellen klicken, wird die Nummer
angerufen und ein weiteres Fenster von Info@Click geöffnet. Verfügbare Informationen
wie Gesprächsteilnehmer oder Rufnummer sind bereits eingetragen. Notizen können Sie
während oder nach dem Gespräch erfassen.
Mit der Schaltfläche Telefonat erstellen im Fenster speichern Sie dann einen neuen Datensatz Telefonat mit allen angezeigten Daten.
Eingehende Telefonate
Wenn Ihr Telefon klingelt, werden die Kontakte in eCRM von Info@Click durchsucht. Dies
geschieht auch wenn eCRM nicht geöffnet ist.
Ist die Telefonnummer in eCRM gespeichert, wird der Name Ihres Gesprächspartners angezeigt. Wenn Sie den Link mit dem Namen oder der Telefonnummer in Info@Click anklicken, wird das Datensatzfenster des Kontakts geöffnet.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Telefonat erstellen wird ein neuer Datensatz Telefonat
angelegt.
E-Mails / Serien-E-Mails schreiben und in der Akte ablegen
In eCRM können Sie mit Ihrem installierten Standard E-Mail-Client E-Mails und Serien-EMails versenden. Wir empfehlen Ihnen Microsoft Outlook oder Thunderbird, da Sie darüber E-Mails nicht nur senden, sondern eingehende E-Mails auch archivieren können.
26
Handbuch
E-Mails / Serien-E-Mails schreiben und in der Akte ablegen
Andere E-Mail-Clients sind möglich, wenn Sie E-Mails nur senden, aber nicht archivieren
möchten, beispielsweise Microsoft Outlook Express.
Damit der E-Mail-Client mit eCRM zusammenarbeiten kann, benötigen Sie das eCRM Add-In.
Wenn Sie dies noch nicht installiert haben, öffnen Sie das Fenster Einstellungen und wechseln in
das Register Add-Ins. Klicken Sie auf den Link eCRM Add-In (für Windows) herunterladen.
Ist das Setup abgeschlossen, finden Sie die Schaltfläche Lexware eCRM und Archivieren
in der Symbolleiste von Outlook / Thunderbird
Für den Versand von E-Mails hinterlegen Sie in den Einstellungen
rien-E-Mail die Angaben zum E-Mail-Konto.
im Register Se-
Name ist eine beliebige Bezeichnung für dieses E-Mail-Konto. Hier tragen Sie den Namen
des Absenders ein. Dies kann Ihr Name sein, wie er beim Empfänger angezeigt werden
soll mit Leerzeichen oder Titel.
E-Mail-Adresse ist Ihre E-Mail-Adresse, z. B. [email protected].
Antworten an wird verwendet, wenn der Empfänger antwortet. In der Regel ist dies die
gleiche Adresse wie bei E-Mail-Adresse.
Posteingangsserver/Postausgangserver/Port sind die entsprechenden Daten für Ihr EMail-Konto. Fragen Sie ggf. Ihren Administrator.
Benutzername/Kennwort sind die Angaben, mit denen Sie sich am E-Mail-Server anmelden.
Vor dem Senden beim Posteingangsserver anmelden: Möglicherweise ist vor dem Senden einer E-Mail die Anmeldung am Posteingangsserver notwendig. Informieren Sie sich
ggf. in der Online-Hilfe Ihres Standard E-Mail-Clients.
Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung (SSL) heißt, dass die Kommunikation
des E-Mail-Clients mit dem E-Mail-Server verschlüsselt wird, insbesondere die Parameter
für das E-Mail-Konto.
Postausgangsserver unterstützt TLS heißt, dass eine Verschlüsselung bei der Anmeldung aktiviert wird.
Info! Wenn Sie SSL aktiviert haben, können Sie üblicherweise auch TLS aktivieren. Wenn Sie
nicht sicher sind, klicken Sie auf Kontoeinstellungen prüfen. Wenn Ihr E-Mail-Server TLS nicht
unterstützt, erhalten Sie eine Meldung. Deaktivieren Sie dann diese Option.
E-Mail schreiben
Um eine E-Mail zu schreiben und zu senden, haben Sie mehrere Möglichkeiten.
Klicken Sie in einer Liste in der Dropdown-Liste Neu auf Neue E-Mail. Das Fenster Empfänger
auswählen öffnet sich.
Eine E-Mail-Adresse können Sie auch direkt in das Eingabefeld des Fensters Empfänger
auswählen eingeben. Mehrere E-Mail-Adressen trennen Sie durch Leerzeichen.
27
Handbuch
E-Mails / Serien-E-Mails schreiben und in der Akte ablegen
Anschließend öffnet sich das entsprechende Fenster von Microsoft Outlook oder Thunderbird und die Empfänger sind eingetragen.
Eine E-Mail beantworten oder weiterleiten
Markieren Sie eine E-Mail in der Liste.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Antworten, Allen antworten oder Weiterleiten. Anschließend öffnet sich das entsprechende Fenster von Microsoft Outlook oder Thunderbird.
Die gleichen Funktionen sind in einer geöffneten E-Mail vorhanden.
Sowohl bei einer markierten E-Mail in einer Liste als auch in einer archivierten E-Mail öffnen
Sie mit der Schaltfläche Anzeigen das entsprechende Fenster von Microsoft Outlook oder
Thunderbird.
E-Mail eines Interessenten archivieren
Von einem Interessenten erhalten Sie eine E-Mail mit der Bitte um einen Rückruf. Daraufhin möchten Sie diesen Kontakt in eCRM speichern und einen Rückruf als Folgeaktion festlegen.
Da die E-Mail auf dem E-Mail-Server verwaltet wird, müssen Sie diese zunächst archivieren. Benutzen Sie dazu die Schaltfläche
eCRM - Archivieren in Ihrem EMail-Programm. Dann können Sie die E-Mail mit anderen Datensätzen verknüpfen, Rechte für andere Benutzer vergeben oder nach der E-Mail suchen.
Interessenten als Kontakt anlegen und archivierte E-Mail verknüpfen
Um nun den Interessenten als Kontakt anzulegen, verwenden Sie den Adress-Assistent:
Kopieren Sie die Signatur des Interessenten in die Zwischenablage. Öffnen Sie eine Liste
mit Kontakten und klicken Sie in der Dropdown-Liste Neu auf „Über Adress-Assistent“.
Kopieren Sie den Inhalt der Zwischenablage in das Eingabefeld und aktivieren Sie beispielsweise Einzelkontakt. Klicken Sie dann auf OK.
Nun werden die Daten in strukturierter Form in einen neuen Datensatz für einen Kontakt
übernommen.
Nun verknüpfen Sie den neu erstellten Kontakt mit der archivierten E-Mail. Anschließend legen Sie über die Dropdown-Liste „Folgeaktion“ - Telefonat im Kontakt ein neues
Telefonat an. Dieses Telefonat und der Kontakt sind anschließend automatisch miteinander verknüpft.
28
Handbuch
Serienbrief erstellen
Weitere ausführliche Informationen erhalten Sie in der Online- Hilfe in eCRM über den Button
- Hilfe anzeigen oder mit F1.
Serien-E-Mail schreiben
Klicken Sie in einer Liste auf Neu, öffnen Sie die Dropdown-Liste und klicken Sie auf Serien-EMail. Das Formular für eine neue Serien-E-Mail öffnet sich.
Geben Sie einen Betreff für die Serien-E-Mail ein. Im Bereich Nachrichtentext schreiben Sie den Text der E-Mail im HTML-Format.
Variable Elemente hinzufügen
Im rechten Teil des Formulars werden alle Felder von Kontakten als Seriendruckfelder
angezeigt. Die Seriendruckfelder dienen als Platzhalter im Text und werden beim Versenden mit den entsprechenden Inhalten gefüllt.
Ein Seriendruckfeld wird in den Text eingefügt, wenn Sie auf das Seriendruckfeld doppelklicken oder den Pfeil nach links verwenden.
Anlagen hinzufügen
Anlage hinzufügen öffnet das Fenster Eine Datei hochladen. Klicken Sie auf Durchsuchen
und wählen Sie Ihre Datei.
Klicken Sie dann auf Hochladen.
Empfänger wählen
Öffnen Sie das Register Empfänger im Formular der Serien-E-Mail.
Hinzufügen öffnet ein Fenster. Suchen Sie nach den gewünschten Kontakten.
Entfernen entfernt den markierten Kontakt.
Das Register Vorschau im Formular der Serien-E-Mail zeigt die E-Mail in etwa so, wie sie
beim Empfänger angezeigt wird.
Serien-E-Mail senden
Klicken Sie im Formular der Serien-E-Mail auf Versand starten. Die Serien-E-Mail wird mit
dem für Sie eingetragenen E-Mail-Konto versendet.
Das Versenden der Serien-E-Mails erfolgt im Hintergrund. Nach dem Versenden wird im
Register Empfänger mit Symbolen angezeigt, an welche Empfänger die Serien-E-Mail
versendet wurde. Korrigieren Sie ggf. die Mailadresse einer nicht gesendeten E-Mail im
Kontakt und senden Sie die E-Mail erneut.
Anschließend können die E-Mails bei den einzelnen Kontakten in der Akte verknüpfen.
Serienbrief erstellen
Damit Microsoft Word mit eCRM zusammenarbeiten kann, benötigen Sie das eCRM Add-In.
Wenn Sie dies noch nicht installiert haben, öffnen Sie das Fenster Einstellungen und wechseln in
das Register Add-Ins. Klicken Sie auf den Link eCRM Add-In (für Windows) herunterladen.
29
Handbuch
Serienbrief erstellen
Nachdem der Download erfolgt ist, müssen Sie noch die Installation des eCRM Add-Ins
durchführen, dabei wird Microsoft Word erweitert, so dass in Briefen auf Kontaktdaten
aus eCRM zugegriffen werden kann und Serienbriefe in Microsoft Word erstellt werden
können.
Ist das Setup abgeschlossen, finden Sie die Schaltfläche Lexware eCRM in der Symbolleiste von Word:
Damit die Kontaktdaten in der Serienbrieffunktion korrekt angezeigt werden, verknüpfen Sie den Einzelkontakt mit dem Kontakttyp Organisation.
Im Kontakttyp Organisation sind die Kontaktdaten Ihres Unternehmens angelegt - zum
Beispiel die Firmenangaben aus Ihrem Lexware Programm.
Beispiel:
•
•
•
•
Öffnen Sie den Arbeitsbereich Kontakte und klicken Sie doppelt in Ihren Benutzerkontakt.
In der Übersicht - Register Allgemein - sehen Sie das Feld Organisation.
Starten Sie die Verknüpfung mit Klick auf das Lupensymbol.
Verknüpfen Sie den Kontakt über die Auswahl einer Organisation aus der angezeigten Übersicht.
•
Sind die Einstellungen vorgenommen, werden im Serienbrief im Bereich der Angaben zum Absender die Adressdaten der Organisation angezeigt.
Weitere ausführliche Informationen erhalten Sie in der Online- Hilfe in eCRM über den Button
- Hilfe anzeigen oder mit F1.
Serienbrief aus Datei
Öffnen Sie in eCRM eine Liste mit Dokumenten. Klicken Sie auf Neu und dann auf Serienbrief aus Datei.
30
Handbuch
Serienbrief erstellen
Ein Fenster öffnet sich. Wählen Sie auf Ihrem Rechner das Microsoft Word-Dokument für
den Serienbrief. Speichern Sie den neuen Serienbrief in eCRM.
Klicken Sie anschließend bei Archivdatei auf Bearbeiten.
Das Microsoft Word-Dokument wird nun mit Ihrem lokal installierten Microsoft Word geöffnet. Wechseln Sie nun in Microsoft Word in den Bereich eCRM und klicken Sie auf
Seriendruckfelder einfügen.
Wählen Sie die Seriendruckfelder, die verwendet werden sollen, aus.
Schreiben Sie anschließend den Text der Einladung.
Klicken Sie nun in Microsoft Word auf Speichern und schließen Sie Microsoft Word.
Klicken Sie im Dokumentdatensatz in eCRM auf Änderungen übernehmen. Damit wird
das geänderte Microsoft Word-Dokument wieder in eCRM gespeichert.
Wechseln Sie zum Register Empfänger und klicken Sie auf Empfänger hinzufügen.
Markieren Sie nun alle gewünschten Datensätze und klicken Sie auf Übernehmen und
Schließen.
Speichern Sie den Dokumentdatensatz in eCRM und öffnen Sie den Serienbrief bzw. die
Archivdatei anschließend in Microsoft Word, indem Sie auf Bearbeiten klicken.
Wechseln Sie in Microsoft Word wieder in den Bereich eCRM und klicken Sie auf Serienbrief erstellen.
Wählen Sie im folgenden Fenster die Option statisch und bestätigen Sie mit OK. Der Serienbrief wird von Microsoft Word erstellt. Nachdem Sie den Serienbrief gedruckt haben,
verschicken Sie ihn an die ausgewählten Kontakte.
31
Handbuch
Meine Termine, fremde Termine ...
Meine Termine, fremde Termine ...
In der Kalenderansicht sehen Sie Ihre eigenen Termine. Außerdem lassen sich Termine
von Kollegen/innen anzeigen oder Termine für Ressourcen wie Besprechungszimmer oder Firmenwagen.
Klicken Sie rechts neben Ihrem Benutzernamen auf die Schaltfläche Liste der Benutzer umschalten.
Eine Liste aller für Ihr Unternehmen angelegten Benutzer wird angezeigt.
Markieren Sie einen Benutzer in der rechten Liste. Anschließend sehen Sie die Termine
dieses Benutzers in Ihrer Kalenderansicht.
Weitere einzelne Benutzer wählen Sie zusätzlich durch Drücken der Strg-Taste und Anklicken eines Benutzers. Halten Sie die Strg-Taste Ihrer Tastatur gedrückt und klicken
Sie nacheinander mehrere Benutzer mit der linken Maustaste an. Jeder angeklickte Benutzer wird markiert. Die Reihenfolge spielt dabei keine Rolle.
Auf dieselbe Weise kann jeder einzelne Eintrag auch wieder demarkiert werden.
Anschließend sehen Sie die Termine aller markierten Benutzer in der Kalenderansicht.
Wenn eine Kalenderansicht bestimmte Termine bestimmter Benutzer zeigt, können Sie
diese als Ansicht speichern.
Nur Ihre Termine sehen Sie wieder im Kalender, wenn Sie auf Ihren Namen in der rechten Liste klicken.
Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird die Liste der Benutzer wieder ausgeblendet.
Wenn Sie die Kalenderansicht neu öffnen, werden immer nur Ihre eigenen Termine angezeigt.
Teamkalender/ Ressourcenkalender
Wenn Sie in einer Listenansicht einen Filter für bestimmte Benutzer, Gruppen oder Ressourcen einstellen, wird in der entsprechenden Kalenderansicht ein Team- bzw. Ressourcenkalender angezeigt.
Ressourcen sind Betriebsmittel wie Geräte, Firmenwagen oder Besprechungszimmer.
Team bezeichnet die Zusammenfassung einzelner Benutzer und Gruppen.
Wenn Sie einen Termin anlegen, können Sie außer weiteren Benutzern bzw. Teilnehmern auch Ressourcen in einen Termin eintragen.
Markieren Sie eine Ressource in der rechten Liste, beispielsweise ein Besprechungszimmer.
Anschließend sehen Sie die Termine, in denen das Besprechungszimmer belegt ist.
Termine anlegen
Die Schaltfläche Neu in einer Kalenderansicht öffnet den Dialog für einen neuen Termin.
Füllen Sie das Feld Betreff. Die Felder Kategorie und Typ dienen der Kennzeichnung,
beispielsweise für bestimmte Listen.
Geben Sie den Ort an, beispielsweise wenn Sie zu einem Kunden fahren oder einen
Raum benutzen möchten
32
Handbuch
Verkaufschancen (nur in eCRM plus)
Außer Haus ist eine Option für einen auswärtigen Termin. Im Kalender wird dieser Termin
durch ein Symbol gekennzeichnet.
Tragen Sie in die Felder bei Zeitpunkt die entsprechenden Daten ein. Anklicken der
Dropdown-Liste Alarmieren bietet Vorschläge, wie früh Sie an den Termin erinnert werden möchten. Wenn Sie zu einer bestimmten Uhrzeit alarmiert werden möchten, wählen Sie in der Dropdown-Liste die Option zur eingestellten Uhrzeit.
Info! Damit Sie alarmiert werden, muss eCRM Info@Click lokal auf Ihrem Rechner installiert
sein.
Bei der Alarmierung öffnet sich ein Fenster, in dem der Termin angezeigt wird. In diesem Fenster lässt sich die Alarmierung verschieben oder zur Kenntnis nehmen. Sind
mehrere Teilnehmer eingetragen, kann jeder Teilnehmer die Alarmierung für sich persönlich verschieben.
Aktivieren Sie ggf. Ganztägiges Ereignis. Dann wird der Termin in einem speziellen Bereich in der Kalenderansicht dargestellt, damit andere Termine nicht verdeckt werden.
Möglicherweise sollen auch andere Benutzer sehen, dass Sie einen Termin haben und zu dieser Zeit beispielsweise nicht am Arbeitsplatz sind. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zugriffsrechte und legen Sie fest, wer diesen Termin sehen bzw. bearbeiten darf.
Speichern Sie Ihren Termin.
Termin senden öffnet ein Fenster, in dem Sie eine E-Mail-Adresse eingeben. Der markierte
Termin wird als iCal-Datei an diese E-Mail-Adresse versendet.
Verkaufschancen (nur in eCRM plus)
Sie möchten die Verkaufschance testen? In der eCRM- Testphase steht Ihnen nur eCRM
basic zur Verfügung. Diese und weitere plus- Funktionen können Sie sich jederzeit über
unseren Demo-Zugang http://demo.ecrm.lexware.de/demo.html ansehen und ausprobieren.
Verkaufschancen anlegen
Verkaufschancen sind Gelegenheiten zum Absatz Ihrer Produkte oder Dienstleistungen.
In eCRM können Sie die Informationen zu Verkaufschancen nachverfolgen. Verkaufschancen stellen im Gegensatz zu Leads, Kontakten oder Firmen keine bestimmten Kunden dar.
Info!
Verkaufschance = Potenziell Umsatz generierendes Ereignis zu Firmen/Kontakten, das durch einen Vertriebsprozess bis zum Abschluss nachverfolgt werden muss.
Leads = Leads sind potenzielle oder zukünftige Kunden, die z.B. bei Messeauftritten oder Seminaren Interesse an Ihren Produkten gezeigt haben.
Eine Verkaufschance wird entweder mit einem Firmen-, Kunden-, oder einem Ansprechpartner- Kontakt verknüpft, sodass Sie besser nachverfolgen können, wie sich die Beziehung zu einem potenziellen Kunden entwickelt. Sie können Verkaufschancen mit Kommunikationshistorienelementen wie z. B. Terminen, Geschäftsnotizen, E-Mail33
Handbuch
Verkaufschancen (nur in eCRM plus)
Nachrichten, Aufgaben oder Dateien verknüpfen, so dass eine vollständige Akte entsteht.
In Verkaufschancen erfassen Sie auch Informationen über Ansprechpartner bei Kontakt
und Daten von Mitbewerbern.
Auf der Basis der Produkte, der Wahrscheinlichkeit des Abschlusses und eines eventuellen Rabatts wird die Summe des geplanten Umsatzes errechnet.
Verkaufschancen können Sie mit Folgeaktionen und Wiedervorlagen organisieren.
In einer Verkaufschance können Sie alle Informationen anzeigen, vom ersten Kontakt bis
zum abgeschlossenen Verkauf. Darüber hinaus können Sie Berichte erstellen oder Ansichten kreieren, um Vertriebsdaten zu priorisieren, Kundeninteraktionen nachzuverfolgen, Fortschritte zu überwachen und Umsätze vorherzusagen.
Um eine Verkaufschance anzulegen, klicken Sie in einer Liste auf Neu.
Bereich Betreff
Bei Name geben Sie eine Bezeichnung für die Verkaufschance ein (Diese soll anzeigen,
worauf sich die Verkaufschance bezieht. Wenn sich beispielsweise ein bestehender Kunde nach Details zu einem Produkt erkundigt, geben Sie den Namen des Produkts als
Thema ein). Das Feld Kategorie dient der Kennzeichnung, beispielsweise für bestimmte
Listen. Im Feld Kunde wird die Firma oder der Kontakt der Verkaufschance zugeordnet.
Suchen öffnet ein Fenster, in dem Sie nach vorhandenen Kontakten suchen. Der in diesem
Fenster ausgewählte Kontakt wird mit der Verkaufschance verknüpft.
In einer Verkaufschance kann immer genau ein Kontakt als Kunde eingetragen sein.
Mit den Funktionen Verknüpfen mit oder Neue Verknüpfung können Sie natürlich ebenfalls weitere Kontakte verknüpfen. Diese sind dann aber keine Kunden und werden - wie
üblich - in der Akte angezeigt.
Mit diesem Symbol öffnen Sie den Kontakt, der im Feld eingetragen ist.
Mit diesem Symbol wird die Verknüpfung zwischen der Verkaufschance und dem Kontakt gelöst.
Bereich Akquise
Die Quelle kann eine Messe, eine Empfehlung usw. sein. Die Phase beschreibt, an welcher Stelle des Verkaufsprozesses sich der Kunde befindet: Lead, Präsentation, Angebot
usw. Status beschreibt den Zustand, etwa offen, gewonnen usw.
Die möglichen Einträge für Quelle, Phase und Status werden vom Administrator als
Klassifizierung angelegt.
Als Verantwortlicher und als Stellvertreter wählen Sie einen Benutzer im Fenster Teilnehmer wählen. Benutzer in dieser Rolle haben ebenfalls immer vollständige Rechte auf den
Datensatz.
Bereich Nächste Aktivität
Mit der ersten Dropdown-Liste wählen Sie die Aktivität, die für diese Verkaufschance als
nächstes durchgeführt werden soll. Damit dies möglich ist, muss ein Termin, eine Aufgabe oder ein Telefonat mit der Verkaufschance verknüpft sein.
34
Handbuch
Verkaufschancen (nur in eCRM plus)
Dabei werden nur Datensätze berücksichtigt, bei denen das Startdatum größer als heute
ist.
Wenn Sie dann mit der Dropdown-Liste einen Datensatz-Typ eingestellt haben, wird die
zeitlich nächste Aktivität angezeigt, die mit der Verkaufschance verknüpft ist. Grundlage ist immer der Zeitpunkt, zu dem Sie die Verkaufschance öffnen.
Mit der zweiten Dropdown-Liste legen Sie eine entsprechende Aktivität an.
Bereich Zeitpunkt
Tragen Sie bei Beginn und Ende das Datum ein und ob Sie Alarmiert werden möchten.
Nun könne Sie oder einer ihrer Mitarbeiter der Kunden jederzeit kontaktieren und das
Geschäft abschließen.
Bereich Angebot
Geben Sie bei Wahrscheinlichkeit eine Schätzung der Sicherheit des Abschlusses an.
Dieser Wert kann zwischen 0 und 100 % liegen.
Der Rabatt wird aus dem verknüpften Kontakt übernommen. Diesen Wert können Sie
hier aber überschreiben. Dieser Wert kann zwischen 0 und 100 % liegen.
Produkt/Dienstleistung enthält die Produkte oder Dienstleistungen dieser Verkaufschance.
Hinzufügen öffnet das Fenster Produkt hinzufügen, in dem Sie ein Produkt bzw. eine Dienstleistung anlegen.
Der angebotene Preis und die Summe werden berechnet. Dabei wird außer der Anzahl auch der
eingetragene Rabatt berücksichtigt.
Bearbeiten öffnet ein Fenster, mit dem Sie die Angaben zum Produkt oder zur Dienstleistung
ändern.
Entfernen entfernt das markierte Produkt bzw. die Dienstleistung.
Im Feld Gesamt wird der geplante Umsatz der Produkte bzw. Dienstleistungen ausgegeben. Das Gesamt relativ enthält den geplanten Umsatz multipliziert mit der Wahrscheinlichkeit des Abschlusses. Die Summen werden bei jeder Änderung automatisch
berechnet.
Bereich Zeitpunkt
Tragen Sie bei Beginn und Ende das Datum ein oder öffnen Sie mit dem Symbol rechts
das kleine Fenster, um das Datum zu wählen. Anklicken der Dropdown-Liste Alarmieren
bietet Vorschläge wie früh Sie an die Verkaufschance erinnert werden möchten. Wenn
Sie zu einer bestimmten Uhrzeit alarmiert werden möchten, wählen Sie in der
Dropdown-Liste die Option zur eingestellten Uhrzeit. Geben Sie dann die Alarmzeit in
die entsprechenden Felder ein.
Notizen und Schlagworte
Notizen lassen sich zu allen Datensätzen erfassen. In diesem Feld können Sie beliebigen
Text eingeben. Mit einem Zeitstempel fügen Sie automatisch Ihren Benutzernamen, das
Datum und die Uhrzeit (Time-Stamp) ein.
35
Handbuch
Kampagnen (nur in eCRM plus)
Dieses Feld können Sie beispielsweise für Aufgaben mit Bearbeitungsschritten durch
mehrere Kollegen/innen verwenden. Jede Änderung des Datensatzes wird durch einen
Zeitstempel gekennzeichnet. So lassen sich Fortschritte oder Ergebnisse einfach nachvollziehen.
Geben Sie Text ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Zeitstempel einfügen. Damit werden Ihr Benutzername, das
Datum und die Uhrzeit am Anfang der Notizen eingefügt.
Schlagwörter sind kurze, prägnante Begriffe, die einen Sachverhalt näher beschreiben.
Für jeden Datensatz können Sie ein oder mehrere Schlagworte erfassen und den Datensatz so kennzeichnen.
Verkaufschance schließen
Schließen Sie die Verkaufschance sowohl bei einem gewonnenen als auch bei einem verlorenen
Verkauf. Wenn der Verkauf verloren ist, können Sie die Verkaufschance löschen. Das Löschen ist
jedoch endgültig und wird daher nicht empfohlen. Es wird daher empfohlen, die Verkaufschance
zu schließen. Sie haben dann die Möglichkeit, sie später erneut zu öffnen, falls ein Verkauf wieder realisierbar wird.
Kampagnen (nur in eCRM plus)
Sie möchten die Kampagnen testen? In der eCRM- Testphase steht Ihnen nur eCRM basic
zur Verfügung. Diese und weitere plus- Funktionen können Sie sich jederzeit über unseren Demo-Zugang http://demo.ecrm.lexware.de/demo.html ansehen und ausprobieren.
Was sind Kampagnen?
Kampagnen sind gesteuerte Marketingaktionen, die für eine Auswahl von Kontakten
durchgeführt werden. Dies kann beispielsweise eine Einladungskampagne für eine Veranstaltung oder auch Werbung für ein bestimmtes Produkt sein.
Ein Anwendungsbeispiel zeigt, wie Sie Kampagnen in eCRM einsetzen können. Das Beispiel enthält das detaillierte Vorgehen und die entsprechenden Bilder.
Zu einer Kampagne gehören Aktionen, die für bestimmte Kontakte durchgeführt werden. Beispielsweise erhalten bestimmte Kontakte eine E-Mail, einen Brief oder werden
angerufen.
Die Empfänger der E-Mail, des Briefs bzw. die Angerufenen reagieren positiv, negativ
oder neutral auf diese Aktion. Abhängig von der Reaktion sind dann Folgeaktionen möglich. Reaktionen auf Aktionen lassen sich in der Kampagne oder direkt im Formular von
Kontakten oder Telefonaten erfassen.
Bei jeder Aktion lassen sich Kosten und Umsatz angeben. Diese Werte lassen sich für die
Erfolgsmessung auswerten.
Aktionen mit Aufgaben, E-Mails, Briefen und Telefonaten werden durchgängig unterstützt. Für Aktionen lassen sich Vorlagen anlegen und verwenden. Die bevorzugte Kontaktart wird automatisch berücksichtigt.
36
Handbuch
Kampagnen (nur in eCRM plus)
Eine Kampagne verursacht Kosten und generiert Umsatz, dafür sind zwei Auswertungen
in Berichten möglich: eine Auswertung der berücksichtigten Kontakte und der Kosten.
Der aktuelle Stand einer Kampagne ist jederzeit einsehbar und feststellbar.
Info! Kampagnen sind relativ komplex. Aufgrund der Komplexität des Kampagnen-Datensatzes
ist er gesperrt, wenn ein Benutzer gerade eine Kampagne bearbeitet. Ein anderer Benutzer kann
die Kampagne zwar öffnen und lesen, aber nicht bearbeiten.
Kampagne mit eCRM durchführen
Für die Präsentationsveranstaltung Ihres neuen Produkts möchten Sie eine Einladungskampagne durchführen. In ECRM organisieren Sie dies mit einer Kampagne.
Dazu legen Sie eine neue Kampagne in ECRM an. Im Register Allgemein der Kampagne
geben Sie einen Namen für die Kampagne und eventuell weitere Informationen ein wie
z. B. den Status oder eine Beschreibung im Feld Notizen.
Öffnen Sie nun das Register Planung, um die Aktionen und Reaktionen der Kampagne
festzulegen.
Legen Sie eine neue Aktion an und vergeben Sie einen Namen. Anschließend öffnet sich das
Fenster Aktion anlegen. Wählen Sie als Aktionstyp Telefonat, weil Sie Ihre Kunden meist telefonisch zu der Produktpräsentation einladen möchten.
Für jede Aktion können Sie Fixkosten und Kosten pro Kontakt angeben.
37
Handbuch
Kampagnen (nur in eCRM plus)
Jeder Aktion muss vor dem Ausführen eine entsprechende Vorlage zugeordnet sein.
Wenn Sie noch keine entsprechende Vorlage angelegt haben, speichern Sie zunächst die
Kampagne. Legen Sie dann eine Vorlage für ein Telefonat, einen Brief oder eine E-Mail
an. Kehren Sie dann zur Kampagne zurück.
Da nicht alle Kunden telefonisch angesprochen werden möchten, legen Sie eine zweite
Aktion vom Aktionstyp Brief an. Auch dieser Aktion weisen Sie eine Vorlage zu, in diesem Fall für einen Serienbrief.
Legen Sie ebenfalls Reaktionen an, beispielsweise eine positive und negative Reaktion.
Nach der Planung der Kampagne öffnen Sie das Register Kontakte und wählen die Zielgruppe Ihrer Kampagne: Jedem Kontakt weisen Sie eine zuvor angelegte Aktion zu. Dabei können Sie diese Zuweisung wahlweise manuell durchführen oder die Zuordnung automatisch durch ECRM vornehmen lassen.
Im Datensatz eines Kontakts können Sie im Feld Bevorzugte Kontaktart erfassen, wie
ein Kontakt angesprochen werden möchte, mit E-Mail, telefonisch usw.
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Handbuch
Kampagnen (nur in eCRM plus)
Bei der automatischen Zuordnung wird das Feld Bevorzugte Kontaktart ausgewertet.
Nicht zuordenbare Kontakte werden in der gleichnamigen Liste angezeigt und müssen
dann manuell zugeordnet werden.
Sind alle Kontakte der Kampagne einer Aktion zugewiesen, öffnen Sie das Register
Durchführung der Kampagne. Im Register sehen Sie, welche Aktionen für welchen Kontakt bereits begonnen bzw. durchgeführt wurden.
Markieren Sie die Aktion Telefonische Einladung und klicken Sie auf Aktion für alle
durchführen. Nun wird für jeden Kontakt dieser Aktion ein neues Telefonat in ECRM angelegt und automatisch mit der Kampagne und dem Kontakt verknüpft. Ein Fenster öffnet sich.
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Handbuch
Kampagnen (nur in eCRM plus)
Das Fälligkeitsdatum der angelegten Telefonate wird gleichmäßig auf den Zeitraum der
Aktion verteilt.
Im Feld Benutzer können Sie die Telefonate einem Kollegen zuweisen. Automatisch sind
zunächst Sie selbst eingetragen.
Die erzeugten Datensätze sehen Sie beispielsweise in der Liste Meine offenen Telefonate.
Sobald Sie ein Telefonat durchgeführt haben, speichern Sie im Kontakt oder der Kampagne die Reaktion – je nach Ausgang des Gesprächs.
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Handbuch
Kampagnen (nur in eCRM plus)
Im Register Reaktionen der Kampagne sehen Sie welche Kontakte zu Ihrer Produktpräsentation zugesagt haben.
Im Register Auswertung werden Auswertungen für die gesamte Kampagne und jede Aktionsalternative angezeigt.
Dabei werden die Kosten insgesamt, pro Aktion, der Umsatz und die Anzahl entsprechender Reaktionen ausgewertet.
Für die Berechnung des Umsatzes werden nur Aktionen berücksichtigt, zu denen eine
positive Reaktion vorliegt. Dabei werden die aktuell zugeordneten Kontakte einer Kampagne berücksichtigt. Wenn Sie also Kontakte aus einer Kampagne entfernt haben, werden diese Kosten nicht berücksichtigt.
Weitere Auswertungen für eine Kampagne sind über Berichte möglich.
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Handbuch
Berichte erstellen (nur in eCRM plus)
Berichte erstellen (nur in eCRM plus)
Sie möchten die Funktion Berichte erstellen testen? In der eCRM- Testphase steht Ihnen
nur eCRM basic zur Verfügung. Diese und weitere plus- Funktionen können Sie sich jederzeit über unseren Demo-Zugang http://demo.ecrm.lexware.de/demo.html ansehen
und ausprobieren.
Berichte sind für das Berichtswesen bzw. Reporting in einem Unternehmen gedacht und
dienen der Zusammenarbeit, bieten Informationen in zusammengefasster Form und unterstützen die Planung.
Ein Bericht bezieht sich immer auf eine Auswahl von Verkaufschancen, Kampagnen oder
Kontakten.
Ein Bericht beruht auf einer Berichtsvorlage, die das Aussehen und ggf. die Auswertung
der Daten festlegt. Beispiele für Berichtsvorlagen sind eine Kontaktliste oder ein Balkendiagramm über Kosten und Umsätze von Kampagnen.
Auf Basis des Datensatz-Typs und der Berichtsvorlage wird ein PDF-Dokument erzeugt.
Dieses PDF-Dokument kann als eCRM-Dokument mit einer Archivdatei gespeichert werden.
Der Datensatz-Typ Bericht ist dynamisch. Auf der Grundlage der festgelegten Auswahl
der Daten lässt sich jederzeit eine neue Auswertung als PDF-Dokument erstellen.
Mit Berichten arbeiten
Beim Anlegen eines Berichts öffnet sich ein Assistent in einem Fenster.
Die Schaltfläche Neu in einer Liste mit Berichten öffnet ein Fenster.
Berichte sind für Verkaufschancen, Kampagnen oder Kontakte möglich. Daher wählen
Sie zunächst den entsprechenden Datensatz-Typ.
Anschließend wählen Sie eine Vorlage für den Bericht. In einer Vorlage ist die Art der
Darstellung und ggf. die Auswertung des Datensatz-Typs festgelegt.
Für jeden Datensatz-Typ sind andere Vorlagen verfügbar.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Berichte erstellen. Der Datensatz für den Bericht wird
angelegt und sofort gespeichert.
Prüfen und ändern Sie ggf. im Register Allgemein das Stichwort und die Kategorie Ihres Berichts.
Prüfen Sie, welche Zugriffsrechte im neuen Datensatz eingestellt sein sollen.
Geben Sie ggf. Notizen ein.
Im Register Datenauswahl ist eingestellt, welche Daten für Ihren Bericht verwendet
werden.
Kontextspezifische Funktionen und Symbole
Mit Anzeigen in einer Liste öffnet sich die PDF-Datei des erzeugten Berichts in einem
eigenen Fenster.
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Handbuch
Weitere Unterstützung
Die Dropdown-Liste Bericht im Datensatzfenster bietet zwei Funktionen:
Die Schaltfläche Bericht anzeigen im Datensatz eines Berichts entspricht der Schaltfläche Anzeigen in einer Liste mit Berichten.
Bericht erstellen und als Dokument speichern legt einen neuen Dokumentdatensatz
mit der PDF-Datei des erzeugten Berichts in eCRM an.
Mit Bericht senden im Datensatzfenster versenden Sie die PDF-Datei des erzeugten
Berichts.
Berichte ändern
Beim Anlegen eines Berichts öffnet sich ein Assistent in einem Fenster und Sie wählen
den Datensatz-Typ und eine Vorlage.
Anschließend öffnet sich das Formular für den Bericht. Bei einem neuen Bericht sind zunächst alle Daten des ausgewählten Datensatz-Typs ausgewählt.
Öffnen Sie das Register Datenauswahl, um die Daten für Ihren Bericht festzulegen.
Dynamischer Bericht
Wenn Sie die Option Filter aktivieren, legen Sie im nächsten Schritt die Filterbedingungen fest.
Damit ist Ihr Bericht dynamisch: Alle Benutzer erfassen und ändern Daten mit eCRM.
Immer wenn Sie einen Bericht erzeugen, wird geprüft, welche Daten zu diesem Zeitpunkt die Filterbedingungen erfüllen. Je nach Ihren Filterbedingungen kann sich die Anzahl der berücksichtigten Datensätze ändern. Daher werden sich je nach Ihren Einstellungen im Filter zu jedem Zeitpunkt unterschiedliche Berichte ergeben.
Eine Liste der Datensätze wird im Bereich Vorschau angezeigt.
Statischer Bericht
Wenn Sie die Option Datensatzauswahl aktivieren, wählen Sie im nächsten Schritt bestimmte Datensätze.
Datensatz hinzufügen öffnet ein Fenster, in dem Sie nach Datensätzen des ausgewählten Datensatz-Typs suchen.
Markieren Sie einen Datensatz im Bereich Vorschau und klicken Sie auf Datensatz entfernen.
Der markierte Datensatz wird aus der Vorschau entfernt und beim Erzeugen eines Berichts
nicht mehr berücksichtigt.
Damit ist Ihr Bericht statisch. Immer wenn Sie einen Bericht erzeugen, werden genau
die Datensätze berücksichtigt, die hier ausgewählt sind.
Weitere Unterstützung
Benötigen Sie weitere Unterstützung beim Arbeiten mit eCRM, schauen Sie sich die Online-Hilfe im Programm über den Button
- Hilfe anzeigen oder mit F1 an.
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Handbuch
Die Online-Hilfe enthält weitere interessante Themen und ausführlichere Beschreibungen zu den im Schnelleinstieg behandelten Themen.
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