かいづかふるさと応援寄附返礼品送付等管理業務委託仕様書 貝塚市（以下「市」という。 ）が委託するかいづかふるさと応援寄附返礼品送付等管理業 務は次のとおりとする。 １ 業務名 かいづかふるさと応援寄附返礼品送付等管理業務 ２ 委託期間 平成 29 年４月１日から平成 32 年３月 31 日まで ３ 業務内容 (１)寄附者の情報管理に関する業務 市より無償貸与する「ふるさと納税管理システム」 （以下「システム」という。）上の、 寄附者情報の更新・管理 (２)返礼品管理及び返礼品発送事業者（以下「発送事業者」という。）との連絡・調整 ①発送事業者との業務開始時における各種調整業務 ②返礼品の発送事業者への発注 受託者は、システムを通して寄附金の市への入金又はクレジット決済が完了したこと を確認した後、市に寄附金の入金があった日又はクレジット決済が完了した日（以下「寄 附日」という。 ）の翌日から数えて７日以内に発送事業者へ返礼品の発注を行うこと。ま た、指定された返礼品は寄附日の翌日から数えて 30 日以内に寄附者が指定する送付先 に発送することとし、これを超える場合は、電話等により寄附者に連絡すること。ただ し、寄附者が受取日を指定した場合、返礼品が季節限定品である場合等 30 日以内の発 送が困難な場合を除く。 なお、発送伝票を必要とする発送事業者には、発送伝票の印刷及び配達を行うこと。 ③返礼品の発送管理 受託者は、返礼品の発送状況を管理するとともに、配送遅滞、返礼品の破損等の不具 合、配送に係るトラブルが生じた場合は寄附者への対応を行うこと。 ⑤寄附者からの返礼品に関する問い合わせ対応 ⑥返礼品の未着や不具合発生時の寄附者への対応と発送事業者との調整 ⑦インターネットポータルサイト「ふるさとチョイス」 「Ｙａｈｏｏ」 「楽天市場」 （以下 「ポータルサイト」という。 ）における市の返礼品ページの作成・修正と作成に係る発 送事業者への取材と情報収集 ⑧返礼品在庫状況の把握及びインターネットポータルサイトへの掲載 ⑨返礼品の開拓、改善及び出荷体制の見直しに係る市への提案、システムの導入促進等 についての定期的な発送事業者との面談及び説明会の開催 ⑩新規発送事業者の開拓に必要な情報収集、広報活動及び説明会の開催 ⑪以下の項目について、市への報告 1 《毎月》 ・返礼品発送状況 ・返礼品在庫状況 《随時》 ・返礼品の開拓、改善及び出荷体制の見直しに係る提案 ・広報ＰＲ実績 (３)寄附者への文書送付に関する業務 ①送付依頼のあった寄附希望者へのパンフレット及び納付書の送付 ②寄附者への寄附受領証明書並びに寄附金税額控除に係る申告特例申請書の作成及び 送付。ただし、いずれも寄附日の翌日から数えて７日以内に発送すること。 (４)広報・ＰＲ ①インターネットでのＰＲ ポータルサイト上での効果的な返礼品のＰＲ ②印刷物によるＰＲ ・かいづかふるさと応援寄附（以下「ふるさと納税」という。）の制度を説明するチラ シ及び返礼品紹介パンフレットの作成及び印刷（１年度１回以上） 。 企画：フルカラー、Ａ４版（返礼品を掲載できるページ数） 部数：市への納品 3,000 部、送付依頼のあった寄附希望者への送付約 300 部及び ＰＲに必要な部数の合計数。 ・はがきによる寄附者へのお礼状の印刷・送付（１年度１回） 。 ③ＳＮＳを活用したＰＲ ふるさと納税専用 Facebook や Twitter を開設するなど、ＳＮＳを活用し、返礼品や 発送事業者に係る情報を発信すること。 ④その他ふるさと納税に係るＰＲ活動の実施 ふるさと納税寄附額増加に資する活動を創意工夫をもって実施すること。 なお以下は市の業務とする。 ・返礼品及び発送事業者の決定 ・寄附金の受領及び返礼品代金の支払い ・寄附金税額控除に係る申告特例申請書の受理及び管理 ４ 業務体制 受託者は、次に掲げる体制で本業務を履行すること。 (１)市役所開庁時は、対応可能な状態とすること。 (２)固定電話回線及び FAX 回線を用意すること。電話については、同時に２本以上の電話 に対応が可能であること。 2 ５ 費用負担 本業務に係る費用のうち、次に掲げる費用については市の負担とし、これを除く費用につ いては受託者の負担とする。 (１)寄附者への寄附受領証明書及び特例申請書送付の際の通信運搬費 (２)みかんの送付に係る通信運搬費 (３)はがきによる寄附者へのお礼状送付に係るはがき代 (４)ポータルサイトに係る手数料及びクレジット決済手数料 (５)システムの利用料及び保守管理料 (６)市が実施を決定したＰＲに係る広告料又は手数料 (７)発送事業者から請求のあった返礼品及び発送代金 ６ 再委託の禁止 再委託は原則認めない。ただし、書面により市の承諾を得た場合はこの限りでない。 ７ 報告及び検査 市は必要があると認めるときは、受託者に対し本業務の履行状況その他必要な事項につい て、報告を求め、検査することができる。 ８ 個人情報の保護情報及び情報セキュリティの確保 受託者は、本業務の履行に当たり取得した個人情報並びに本市の情報資産（以下「取得し た個人情報等」という。 ）について、情報の漏えい・紛失・盗難・改ざんその他の事故等から 保護するため、強固なセキュリティ環境を構築し、適切な管理を行うこと。 また、個人情報については、貝塚市個人情報の保護及び情報公開に関する条例（平成 9 年 貝塚市条例第 31 号）に基づき、業務を通じて知り得た情報は、業務の用に供する目的以外 には利用してはならない。なお、本業務の履行期間終了後も同様とする。 ９ 契約の解除 本市及び受託者は、相手方が契約の条項に違反し、相当の期間を定めて催告したにも関わ らず当該違反が是正されないときは、契約の全部又は一部を解除することができる。 10 損害賠償 本業務の履行に当たり、発生した損害（第三者に及ぼした損害を含む。）について、賠償 の責を負うこと。ただし、その損害のうち、市、寄附者又は第三者の責に帰する事由により 生じたものについてはこの限りではない。 3 11 その他 (１)業務内容については、仕様書に基づく内容とするとともに、企画提案書で提案した内 容を遵守し実施すること。 (２)仕様書に明記していない事項であっても、本業務の履行に当たり当然必要と認められ るものは、受託者の責任において実施すること。 (３)仕様書に定めのない事項及び本業務の履行に当たり疑義が生じた事項については、市 と協議の上対応すること。 12 参考《かいづかふるさと応援寄附の状況》 ・寄附状況 別紙参照 ・人員体制 人 員 備 考 正職員 １名（兼務） ただし、繁忙期（12 月中旬～１月 臨時職員 ３名（10：00～16：00 ２名、 中旬）は、１日１名、半日程度職 員の応援有。 9：30～15：30 １名） ただし繁忙期（12～１月）は、１日 ２時間程度勤務時間延長あり ・パソコン・電話・ＦＡＸ等 配 パソコン 繁忙期は最大４台使用 プリンター 業務用レーザープリンター１台 電話 固定電話２回線 ＦＡＸ 専用回線１本（電話回線とは別） 置 ・「ふるさと納税管理システム」の概要 システム名 ＬｅｄｇＨｏｍｅ（レジホーム） 提供会社 シフトプラス株式会社 アクセス方法 ブラウザ（InternetExplorer、FireFox など）を使って、指定の URL へ アクセスし、ID とパスワードを入力することで利用可能 システム動作 ・OS Windows ７以上、Mac OS X 以上 環境 ・メモリ 2GB 以上 ・ブラウザ InternetExplorer10 もしくは同等以上 ・Microsoft Excel が必要です。 4 かいづかふるさと応援寄附寄附件数・金額の推移 件数 寄附額（円） 685 7,745,000 598 6,481,006 969 8,345,200 727 6,330,000 591 5,635,000 447 5,558,000 858 16,676,000 884 12,898,000 2,847 39,528,001 202 1,840,000 239 2,200,000 587 6,765,000 665 6,570,000 561 5,416,000 762 8,365,000 532 6,675,000 604 8,581,000 732 15,770,000 1,659 46,380,564 2,234 41,802,000 6,542 112,140,000 H27.4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 H28.1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 【別紙】 件数 寄附額（円） 件数 寄附額（円） 27年度計 9,634 120,001,207 28年度計（4～12月） 14,291 251,699,564 27.4～28.12 120,000,000 7,000 100,000,000 6,000 5,000 80,000,000 4,000 60,000,000 3,000 40,000,000 2,000 20,000,000 1,000 0 0 寄附額（円） 件数
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