利用調整の進め方

別紙①
●調整会議までの流れ
提
出
期
間
変
更
可
能
期
間
調
整
会
議
期
間
～
２
月
９
日
（
木
）
ま
で
・別紙様式①（以下、
「登録希望調書」
）を提出してください。
・平成２９年２月９日（木）の１７時１５分を締め切りとします。
この提出期間後に、登録希望調書を提出することはできません。
・郵送、ＦＡＸ、Ｅメールで提出された団体は、到着の確認を
必ずこの提出期間内に行ってください。
・登録希望調書の訂正については、提出期間内は随時受け付けます。
２
月
１3
日
（
月
）
～
２
月
16
日
（
木
）
・登録希望調書の提出は受け付けできません。
２
月
２0
日
（
月
）
～
３
月
６
日
（
月
）
・利用を希望する学校の調整会議に出席してください。
・登録希望調書の受付状況を窓口または市ホームページで公開
するのは２月１３日１３時００分からになります。
・この期間には下記の条件により、別紙様式②を提出することで
利用希望日を変更することができます。
条件
①利用希望日が他団体と重なっていること。
②変更先が第１希望から第４希望まで空き枠であること。
・会議中の出欠確認時に不在の団体は、欠席とみなし、先に提出
された登録希望調書は無効となります。
別紙②
●利用調整の進め方
１．まず、調整会議の出席確認をします。（最終の参加確認になります。
）
この時、
不在の団体は欠席とみなし、
その団体名を登録希望調書の結果表から削除します。
２．次に当日参加団体の第１希望から確定していきます。
① 登録希望調書により各校第１希望が 1 団体の枠はその団体で確定となります。
② 第１希望として同じ枠を複数の団体が希望している場合は、団体間で調整して１つの
団体に決定していただきます。希望が重なっている枠については、順次団体間で調整
して決定していただきます。
③ ②で決まらなかった団体は空き枠（第２希望から第４希望に他団体が入っていてもか
まいません。
）に希望を出すことができます。この場合も同じ枠に複数の団体が希望を
出す可能性はあります。また、同じ会場で調整会議を行っている学校であれば、当初
の希望校とは異なる学校を希望することも可能です。
④ ③の希望の中で、希望が１団体の枠はその団体で確定となります。
⑤ ③で更に複数の団体が同じ枠を希望した場合は、②と同様、団体間で調整し１つの団
体に決定していただきます。希望が重なっている枠については、順次団体間で調整し
て決定いただきます。
⑥ ③④⑤を繰り返し行い、参加団体が週１回目の利用枠を確定します。
３．その後、同じ要領で週２回目以降の利用を順次確定していきます。
※週に希望する回数を満たした場合、以降の枠についてはキャンセル扱いとさせていただき
ます。
４．調整の結果、どうしても希望枠が獲得できなかった団体、追加で利用を調整したい団体は第２
次調整会議に参加いただくことになります。
※同じ会場で複数の学校の調整会議を行っている場合、希望校を変更することが可能なので、
調整は常に各校とも同じペースで（
「１．」を終えてから、各校の「２．①」に進む、各校
の「①」を終えてから各校の「②」に進む、というように進度を同じくして希望枠の変更
機会を公平にして）進めていきます。

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