Verhaltenskodex der JI (PDF, 7 Seiten, 398 kB)

Kanton Zürich
Direktion der Justiz und des Innern
Generalsekretariat
Verhaltenskodex der JI
Er definiert unser Geschäftsverhalten – jederzeit und überall
Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Was ist ein Verhaltenskodex?
Der Verhaltenskodex ist ein Leitfaden. Er hilft uns im Arbeitsalltag, wenn wir Situationen gegenüberstehen, welche
durch Gesetze, Reglemente oder Weisungen nicht ausdrücklich geregelt sind. Der Verhaltenskodex setzt den Massstab, an dem all unsere Aktivitäten als Mitarbeitende gemessen werden.
F Wieso brauchen wir
einen Verhaltenskodex?
A Der Verhaltenskodex
der JI drückt die Erwartungen der JI als Arbeitgeberin aus. Er enthält
Standards zum beruflichen Verhalten für die
gesamte JI.
Wozu brauchen wir einen Verhaltenskodex?
Unsere Direktion, die Direktion der Justiz und des Innern,
steht mit ihren Themen mitten im Leben, erfüllt ihre gesetzlichen Aufträge und erbringt ihre Dienstleistungen im Interesse der Allgemeinheit. Dabei ist sie massgeblich auf das Vertrauen der Öffentlichkeit angewiesen. Dieses Vertrauen verdienen wir uns, indem wir als Mitarbeitende der JI unser
Handeln jederzeit an den Werten Integrität, Ehrlichkeit und
Rechtmässigkeit ausrichten. Dabei hilft uns der Verhaltenskodex. Der Verhaltenskodex ersetzt aber nicht die relevanten rechtlichen Grundlagen und kann nicht alle erdenklichen
Situationen abdecken.
Was wird von uns erwartet?
Wir übernehmen die Verantwortung für unser Handeln und
Verhalten gegenüber Menschen, der Gesellschaft und der
Umwelt. Durch rechtmässiges, ehrliches und integres Handeln tragen wir dazu bei, den guten Ruf der JI zu erhalten.
Bei Zweifeln hinsichtlich des korrekten Verhaltens holen wir
Hilfe und Rat ein und sprechen Bedenken offen an. Der Verhaltenskodex bietet eine Übersicht über die entsprechenden
Anlaufstellen.
Bitte nehmen Sie sich die Zeit, unseren Verhaltenskodex zu
lesen und zu verstehen, wenden Sie ihn an und lassen Sie
sich im Berufsalltag stets davon leiten.
Jacqueline Fehr, Regierungsrätin
F Gilt der Verhaltenskodex für alle Mitarbeitenden der JI?
A Ja. Alle Mitarbeitenden und alle Personen,
die im Namen der JI
tätig werden, sind zur
Einhaltung des Verhaltenskodex verpflichtet,
unabhängig davon, in
welchem Tätigkeitsgebiet sie arbeiten.
Rat einholen
Fragen als Teil der Prävention
Manchmal sehen wir uns im Arbeitsalltag Situationen gegenüber, die in den einschlägigen Gesetzen, Richtlinien und
Weisungen nicht explizit geregelt sind. Bestehen Unsicherheiten hinsichtlich des richtigen Verhaltens, sollten wir uns
neben der Berücksichtigung des Augenmasses und des gesunden Menschenverstandes folgende Fragen stellen:

Ist mein Verhalten rechtmässig?

Entspricht es den Werten und Grundsätzen der JI?

Entspricht es dem Verhaltenskodex der JI?

Könnte es negative Auswirkungen für die JI oder mich
selbst haben?

Wäre es für mich in Ordnung, wenn über mein Verhalten
in den Medien berichtet würde?
Oft reicht dies bereits zur Orientierung aus. Wer bei Zweifeln
oder Unsicherheiten hinsichtlich des korrekten Verhaltens
Rat und Hilfe einholt, handelt richtig.
Geeignete Ansprechpartner bei Unsicherheiten sind der/die
Vorgesetzte sowie der/die Personalverantwortliche.
Die Führungskräfte der JI sind dafür verantwortlich sicherzustellen, dass alle ihnen unterstellten Mitarbeitenden die Hilfe
und den Rat erhalten, die sie benötigen.
Von uns allen wird erwartet, dass wir

unsere/n Vorgesetzte/n oder die/den Personalverantwortliche/n um Hilfe und Rat bitten, wenn wir
Zweifel hinsichtlich des korrekten Verhaltens im Geschäftsverkehr haben;

den uns unterstellten Mitarbeitenden Hilfe und Rat
bieten.
F Was kann ich tun,
wenn ich mir bezüglich
des korrekten Verhaltens nicht ganz sicher
bin?
A Stellen Sie sich einige
einfache Fragen wie:
„Würden meine Familie
und Freunde mein Verhalten gutheissen?“ Bei
Zweifeln holen Sie Hilfe
und Rat ein.
F Wo erhalte ich Hilfe
und Rat?
A Hilfe erhalten Sie von
Ihren Vorgesetzen sowie
Ihren Personalverantwortlichen.
F Was muss ich im
Rahmen meiner Verantwortung als Vorgesetzte/r sicherstellen?
A Als Vorgesetzte/r sind
Sie dafür verantwortlich,
sicherzustellen, dass
alle Ihnen unterstellten
Mitarbeitenden die Hilfe
und den Rat erhalten,
die sie zur Einhaltung
des Verhaltenskodex
der JI benötigen.
Ansprechen, Aussprechen
Wer Compliance-Bedenken anspricht, handelt richtig
Als JI-Mitarbeitende, die Rechtmässigkeits-Bedenken (Compliance-Bedenken) offen aussprechen, handeln wir richtig
und in Übereinstimmung mit den Werten und Grundsätzen
der JI.
Die Direktions-, Amts- oder die Betriebsleitung muss über
Integritätsprobleme in Kenntnis gesetzt werden, damit diese
zeitnah und in vertrauenswürdiger Form angegangen werden können. Indem wir JI-Mitarbeitende ComplianceBedenken offen ansprechen, tragen wir dazu bei, uns selbst
und unsere Kollegen sowie die Interessen der JI zu schützen.
Bei Compliance-Bedenken ist es in der Regel am besten,
persönlich mit der/dem Vorgesetzten darüber zu sprechen.
Wem dies unangenehm ist, kann sich auch an den/die
nächsthöhere/n Vorgesetzte/n oder die/den Personalverantwortlichen wenden.
Ist ein JI-internes Ansprechen von Compliance-Bedenken
nicht möglich oder nicht zielführend, können sich Mitarbeitende auch jederzeit an die Ombudsstelle des Kantons Zürich wenden.
Alle JI-Mitarbeitende, die in gutem Glauben ComplianceBedenken melden, handeln im Interesse der JI und verdienen Anerkennung. Die JI behandelt Meldungen vertraulich
und duldet keine Vergeltungsmassnahmen gegen diese Mitarbeitenden.
Von den Vorgesetzten der JI wird erwartet, dass sie ein Klima des Vertrauens schaffen, indem die JI-Mitarbeitenden
ermutigt werden, ihre Meinung zu sagen und Bedenken offen auszusprechen.
Von uns allen wird erwartet, dass wir:

Compliance-Bedenken offen ansprechen, wenn wir in
gutem Glauben davon ausgehen, dass jemand etwas
getan hat, gerade tut oder zu tun beabsichtigt, das
gegen die geltenden Gesetze, Weisungen oder den
Verhaltenskodex verstösst;

Compliance-Bedenken offen mit unserer/m Vorgesetzten besprechen;

es melden, wenn wir bemerken, dass jemand Vergeltungsmassnahmen ausgesetzt ist, weil er/sie in gutem Glauben Compliance-Bedenken geäussert hat.
F Was sind ComplianceBedenken?
A Darunter sind Zweifel
darüber, ob eine konkrete Handlung oder Verhaltensweise in Übereinstimmung mit den
anwendbaren Gesetzen,
Richtlinien, Weisungen
und ethischen Leitsätzen steht, zu verstehen.
F Handle ich im Interesse der JI, wenn ich
Compliance-Bedenken
anspreche?
A Ja. Die Direktions-,
Amts- oder Betriebsleitung muss über Integritätsprobleme in Kenntnis
gesetzt werden, um
zeitnah und in vertrauenswürdiger Form reagieren zu können.
F Wann sollte ich Compliance-Bedenken ansprechen?
A Wenn ich in gutem
Glauben davon ausgehe, dass jemand etwas
getan hat, gerade tut
oder möglicherweise tun
wird, das gegen die
geltenden Gesetze,
Weisungen oder den
Verhaltenskodex
verstösst.
F An wen kann ich mich
wenden, wenn ich Compliance-Bedenken habe?
A In der Regel ist es am
besten, persönlich mit
der/dem Vorgesetzten
zu sprechen. Ist dies
unangenehm oder nicht
möglich, können Sie
sich auch an den/die
nächsthöhere/n Vorgesetzte/n oder den/die
zuständige/n Personalverantwortliche/n wenden.
Interessenkonflikte
In der JI lassen wir nicht zu, dass unser berufliches Urteilsvermögen durch persönliche Interessen beeinflusst wird.
Als Mitarbeitende der JI vermeiden wir Situationen, in denen
persönliche Interessen, und sei es nur dem Anschein nach,
mit den Interessen der JI in Konflikt geraten. Ein Interessenkonflikt liegt dann vor, wenn die persönlichen Interessen im
Widerspruch zu den Interessen der JI stehen und sich
dadurch Loyalitätskonflikte ergeben können.
Aktivitäten von Verwandten und nahe stehenden Personen
können im beruflichen Umfeld zu Interessenkonflikten führen. Deshalb beteiligen wir uns an keinen Entscheidungen,
welche unsere eigenen Interessen mit den Interessen der JI
in Konflikt geraten lassen oder geraten lassen könnten.
Als Mitarbeitende der JI missbrauchen wir unsere Stellung
nicht, um persönliche Vorteile oder Vorteile für Verwandte
oder uns nahe stehende Personen zu erlangen.
Vor der Ergreifung eines Nebenerwerbs respektive der Aufnahme einer Nebenbeschäftigung, melden wir dies unserer/m Vorgesetzten, damit geprüft werden kann, ob allfällige
Interessenskonflikte bestehen.
Viele tatsächliche oder potenzielle Interessenkonflikte lassen
sich auf eine sowohl für den/die betroffene/n Mitarbeitende/n
als auch für die JI akzeptable Weise lösen. Im Fall eines
Interessenkonflikts wendet sich der/die betroffene Mitarbeitende umgehend an die/den Vorgesetzte/n, damit eine angemessene Lösung gefunden werden kann.
Von uns allen wird erwartet, dass wir

Situationen vermeiden, in denen unsere persönlichen
Interessen mit denen der JI in Konflikt geraten könnten;

unsere Stellung in der JI nicht zu unserem persönlichen Vorteil oder zum Vorteil von Verwandten oder
nahe stehenden Personen ausnutzen;

unsere Vorgesetzten rechtzeitig informieren, bevor
wir eine Nebenbeschäftigung annehmen;

bei einem tatsächlichen oder potentiellen Interessenkonflikt sofort unsere Vorgesetzten informieren, damit
eine angemessene Lösung gefunden werden kann.
F Meine Frau arbeitet im
Management bei einer
Unternehmensberatung,
die sich um einen Vertrag mit der JI bewirbt.
Ich habe die Möglichkeit
den Auswahlprozess bei
der JI zu beeinflussen.
Wie soll ich mich verhalten?
A Hier liegt eindeutig ein
Interessenkonflikt vor.
Sie müssen dies Ihrem/r
Vorgesetzten melden
und dürfen sich nicht an
der Entscheidung beteiligen. Gemeinsam mit
ihrem/r Vorgesetzten
kann das weitere Vorgehen festgelegt werden.
F Ich bin Mitarbeiter im
Gemeindeamt. Ein
Freund von mir hat
kürzlich ein Beratungsunternehmen für Gemeinden gegründet und
möchte mich im Verwaltungsrat haben. Was soll
ich tun?
A Hier könnte ein Interessenkonflikt vorliegen.
Informieren Sie Ihre/n
Vorgesetzten.
F Was ist eine «nahe
stehende Person»?
A Der Begriff umfasst
Personen, die in einer
engen Beziehung zu
jemand anderem stehen, und zwar unabhängig davon, ob diese
Beziehung persönlicher,
wirtschaftlicher, rechtlicher oder tatsächlicher
Natur ist.
F Ich bin mir nicht sicher, ob eine bestimmte
Situation einen Interessenkonflikt darstellt.
Was soll ich tun?
A Bei Zweifeln wenden
Sie sich an Ihre/n Vorgesetzte/n, damit eine
angemessene Lösung
gefunden werden kann.
Geschenke und Einladungen
Geschenke oder Unterhaltungsangebote, die Zweifel an unserer persönlichen Integrität aufkommen lassen könnten,
lehnen wir ab.
Es besteht ein geringer Unterschied zwischen zulässigen
und unzulässigen Geschenken. Probleme entstehen immer
dann, wenn Geschenke und Einladungen die Fähigkeit beeinträchtigen, objektive und faire Entscheidungen zu treffen.
Auch wiederholt gemachte Geschenke können – unabhängig
davon, wie klein sie sind – so wirken, als bauten sie eine
unangemessene Verpflichtung auf. Deshalb

nehmen wir nie Geschenke oder Einladungen an, welche
auch nur dem Anschein nach unsere Unabhängigkeit gefährden könnten;

nehmen wir Geschenke oder Einladungen nur an, wenn
sie nicht über eine Gefälligkeit hinausgehen und einen
symbolischen Gesamtbetrag nicht übersteigen;
(Als Faustregel kann von 50 Franken ausgegangen werden, sofern kein direkter Zusammenhang mit einem Geschäft und keine Gefahr der Beeinflussung der Unabhängigkeit besteht.)

nehmen wir Einladungen nur an, wenn sie sich aus dem
normalen Geschäftsverlauf ergeben, die Anlässe nicht
verschwenderisch sind und in einem vernünftigen Rahmen stattfinden;

ersuchen wir nicht um Geschenke oder Einladungen
oder fordern solche ein;

bieten wir selbst nur Geschenke an, wenn sie angemessen sind und nicht der Eindruck entsteht, der Empfänger
werde in seiner Entscheidfindung beeinflusst;

lassen wir uns beraten und wenden uns an unsere Vorgesetzten, wenn Zweifel darüber bestehen, ob ein Geschenk oder eine Einladung angenommen werden kann.
Von uns allen wird erwartet, dass wir

Geschenke, die die Bagatellschwelle überschreiten,
ablehnen respektive zurück geben;

Geschenke, die aus Höflichkeit nicht abgelehnt werden können, an unsere Vorgesetzten abliefern;

Jederzeit transparent handeln und uns in Zweifelsfällen beraten lassen.
F Ein wichtiger Lieferant
der JI gibt eine Party zur
Feier seines Firmenjubiläums. Es werden weitere Kunden anwesend
sein. Ich wurde eingeladen. Darf ich die Einladung annehmen?
A Ja, vorausgesetzt, Sie
sind in Ihrer Eigenschaft
als Vertreter der JI eingeladen und Ihr/e Vorgesetzte/r stimmt zu.
F Ein wichtiger Anbieter
hat mich und meine
Ehefrau als Dankeschön
für einen Auftrag zu
einer Weinreise eingeladen. Darf ich das annehmen?
A Nein. Die Annahme
dieser Einladung könnte
Ihre Integrität und Unabhängigkeit beeinträchtigen, insbesondere, weil
die Einladung verschwenderisch erscheint
und sich überdies auf
ein Familienmitglied
bezieht.
F Ich arbeite seit mehreren Monaten mit einem
Dienstleister zusammen
und habe das betreffende Projekt nun abgeschlossen. Der Dienstleister lädt mich zu einem Abendessen ein,
um die gute Geschäftsbeziehung zu pflegen.
Darf ich die Einladung
annehmen?
A Ja, sofern es sich um
ein schlichtes Abendessen handelt und Ihre
persönliche wie die
Geschäftsintegrität und unabhängigkeit gewahrt
wird.
Einhalten des Verhaltenskodex
Der Verhaltenskodex konkretisiert die allgemeinen Treuepflicht.
Der Verhaltenskodex stellt eine Konkretisierung unserer allgemeinen Treuepflicht (§ 49 Personalgesetz) gegenüber der
JI dar.
Die Einhaltung des Verhaltenskodex ist damit wie die Einhaltung der massgebenden Gesetze, Richtlinien und Weisungen eine wesentliche Grundlage der Arbeitsbeziehung.
Die JI duldet keinerlei Verstösse dagegen und wird jeden
nichtregelkonformen Vorfall angemessen behandeln. Sie tut
dies, indem sie:

alle Anschuldigungen ernst nimmt;

Anschuldigungen effizient und zeitnah untersucht;

Tatsachen objektiv und unvoreingenommen beurteilt;

angemessene Korrekturmassnahmen und Sanktionen
ergreift, sollten die Anschuldigungen zutreffen.
Als Mitarbeitende sind wir uns bewusst, dass Verstösse
ernste Konsequenzen für die JI und für uns selbst haben
können und dass wir dafür zur Rechenschaft gezogen werden.
Alle Mitarbeitenden der JI erhalten ein Exemplar des Verhaltenskodex. Es wird von uns erwartet, dass wir dieses lesen,
verstehen und einhalten. Darüber hinaus sind wir aufgerufen, unser eigenes Verhalten anhand des Verhaltenskodexes zu überprüfen und uns der Tätigkeitsbereiche klar zu
werden, in denen Verbesserungen möglich sind.
Die Führungskräfte der JI sind in besonderer Weise verpflichtet, eine Vorbildfunktion einzunehmen und integres
Verhalten im Berufsalltag aktiv vorzuleben. Die Mitarbeitenden im eigenen Verantwortungsbereich sind über die dem
Verhaltenskodex zugrunde liegenden Grundwerte zu informieren und bei dessen Einhaltung zu unterstützen.
Von uns allen wird erwartet, dass wir

den Verhaltenskodex lesen, verstehen und einhalten;

alles tun, um nichtregelkonformes Verhalten zu vermeiden;

uns bewusst sind, dass Verstösse nicht geduldet
werden und Konsequenzen für die JI und uns selbst
haben können.
F Duldet die JI Verstösse gegen den Verhaltenskodex?
A Nein. Verstösse gegen den Verhaltenskodex werden nicht geduldet. Die verantwortlichen
Mitarbeitenden werden
zur Rechenschaft gezogen. Unter Verantwortung der Vorgesetzten
müssen angemessene
Korrekturmassnahmen
ergriffen und Sanktionen
verhängt werden.
F Was soll ich tun, wenn
mein/e Vorgesetzte/r
darauf besteht, dass ich
etwas tue, von dem ich
glaube, dass es gegen
den Verhaltenskodex
verstösst?
A Wenn ihr/e Vorgesetzte/r auf nichtregelkonformes Verhalten besteht, müssen Sie dies
über die verfügbaren
Kanäle ansprechen.
F Welche Kanäle stehen
für ComplianceBedenken zur Verfügung?
A In den meisten Fällen
ist der/die direkt Vorgesetzes die erste Anlaufstelle. Daneben können
sich Mitarbeitende auch
an die/den jeweilige/n
Personalverantwortliche/n und die/den
nächsthöhere/n Vorgesetzte/n wenden. Ist
eine JI-interne Meldung
nicht möglich oder nicht
zielführend, steht die
kantonale Ombudsperson zur Verfügung.

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