平成 28 年 10 月 豊島区税務課 光ディスク等による給与支払報告書提出の手引き １．光ディスク等により給与支払報告書を提出する際の手続き等について 毎年１月末日までにご提出いただく給与支払報告書について、光ディスク等による提 出を希望される場合には、事前に下記の手続きが必要となります。 ご不明な点等ございましたら、書類をお送りいただく前に、電話等でご相談ください。 （１）申請について ① 承認申請書 光ディスク等による提出を開始する初年度の 10 月末日までに「給与支払報告書及び 公的年金等支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書」を豊島区に提出してく ださい。 この承認申請書を提出していただくのは初年度のみですが、すでに承認を受けられ た光ディスク等の規格等を変更される場合は、改めて提出してください。 ② テスト用光ディスク等 原則として、給与支払報告書の光ディスク等（以下、「給報ディスク」という。）に よる提出開始の初年度のみ、事前に読み取りテスト等を行ないます。 「レコード内容及 び作成要領」に基づき作成したテスト用光ディスク等を豊島区へ提出してください。 既に承認を受けられた光ディスク等の規格等を変更する場合も同様とします。 （２）承認等について 提出された承認申請書等に基づいて内容の審査を行ないます。 光ディスク等により提出することに問題がないと認めた場合には、承認通知書を送 付します。 また、光ディスク等による提出を認められない場合は、却下通知書を送付します。 （３）廃止について 光ディスク等による提出をとりやめる場合には、 「給与支払報告書及び公的年金等支 払報告書の光ディスク等による提出中止届出書」を提出してください。 ２．給与支払報告書の光ディスク等について （１）給報ディスクの内容 給報ディスクは、ＣＳＶレコードで構成されます。別添「レコード内容及び作成要 領」を参照してください。なお、税制改正等により、レイアウトが変更となる場合が あります。最新版を必ず確認してください。 1 （２）書面での給与支払報告書の提出が必要なもの 次に掲げるものについては、書面による給与支払報告書（個人別明細書）を作成の うえ、理由を記した書類とともに豊島区へ提出してください。 なお、給与支払報告書（総括表）も併せて提出してください。 ＊提出済の給報ディスクのデータ内容に訂正、取消もしくは追加が生じたために修正 等を要する者 ＊提出済の給報ディスクに新規に追加する者 （３）給報ディスクに他市区町村において課税すべきデータが混在していた場合 該当する市区町村へ再提出していただく場合があります。 （４）市区町村コード欄の取扱いについて レコードの提出先市区町村コード欄には、豊島区の市区町村コード「131164」を記 録してください。 （５）提出期限等 給報ディスクの提出期限は、給与支払報告書（書面）と同様に１月 31 日です。 （６）提出方法 給報ディスクの提出は、豊島区税務課に持参または郵送とします。郵送にあたって は破損等がないよう梱包には十分注意してください。 （７）給報ディスクの管理方法 給報ディスクは、豊島区税務課において受領した時から、区の管理となりま す。返却はいたしません。 （８）給報ディスクの費用負担 光ディスク等の購入、調製及び提出に係る費用は、特徴義務者の負担となります。 ３．光ディスク等の規格等について （１）光ディスク等の規格 提出することができる給報ディスクは、以下に掲げるものとします。 （２）ファイルの仕様 ファイル名は、 「315dat**.txt」とする。 なお、ファイル名の一部にある「**」には、ファイル数により、「01」～「99」を 記録する。 （例）２枚の CD に分けて提出する場合 ・１枚目の CD に格納するファイル名・・・・「315dat01.txt」 ・２枚目の CD に格納するファイル名・・・・「315dat02.txt」 2 （３）レコードの内容 レコードの内容は、別添「レコード内容及び作成要領」を参照してください。 MO CD DVD 3.5 インチ 12ｃｍ 12ｃｍ ＣＤ－Ｒ ＤＶＤ－Ｒ 650ＭＢ 片面 4.7ＧＢ 種 類 サイズ 光 デ ィ ス ク 等 の 規 格 等 規格 ISO/IEC 13963 又は ISO/IEC 15041 230MB 又は 記憶容量 フォーマット 640MB MS－DOS（FAT 形式） ISO 9660（Level2）/ Joliet ※ 記録形式 CSV（カンマ区切形式） 記録コード シフト JIS 漢字水準 JIS 第１水準及び第２水準 ※書き込みは、ディスクアットワンス（シングルセッション）方式とします。 ※豊島区では FD での受付はしていません。 ４．光ディスク等の提出にあたっての留意事項 （１）正本・副本 光ディスク等の提出の際は、正本・副本の両方を提出してください。 （２）ラベル 提出する光ディスク等には、次の事項を明示してください。 ａ．提出先市区町村名 ｂ．提出者名 ｃ．提出者住所 ｄ．指定番号 ｅ．提出件数 ｆ．提出年月日 ｇ．正本・副本の区別 ｈ．総数及び一連番号 ①光ディスク 光ディスクにより提出する場合には、レーベル面に次の記載事項を油性フェルト ペン等で記載してください。 ※筆先の硬い筆記用具は使用しないでください。 3 ②磁気ディスク 磁気ディスクにより提出する場合には、適宜ラベルに上記の記載事項を記載の上、 貼付してください。 （例）外部ラベルの例 ① 提出先市区町村名： ② 提出者名： ③ 提出者住所： ④ 指定番号： ⑤ 提出件数： ⑥ 提出年月日： □正本 □副本 枚のうち 枚 （３）ウィルス対策 提出の際には、光ディスクがコンピューター・ウィルスに感染していないことを十 分に確認してください。 （４）提出期限を過ぎた場合 給与支払報告書の提出期限を過ぎて提出する場合は、紙面により給与支払報告書を 提出してください。 ５．その他 豊島区では、光ディスク等により給与支払報告書をご提出いただいた場合、電子デ ータによる特別徴収税額決定通知書の提供サービスは行っていません。従来どおり紙 面による特別徴収税額決定通知書を送付します。ご了承ください。 豊島区役所 税務課 課税調整グループ 電話 ０３－４５６６－２３５３（直通） 所在地 〒171-8422 豊島区南池袋２－４５－１ 4
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