- Lenz Steuerberatung

Alte Zennstraße 11a
90579 Langenzenn
www.lenz-stb.de
Angela Lenz
Steuerberaterin
Tel.: 09101 - 902498
Fax:
09101 - 902499
e-mail:[email protected]
Bankverbindungen:
Sparkasse Fürth,
Kontonummer 9995481,
BLZ 762 500 00
Mandantensonderrundschreiben November 2016
Sehr geehrter Mandant,
nachfolgend erhalten Sie wichtige Informationen zur Kassenführung ab dem 01.01. 2017.
Haben Sie Fragen zu den Artikeln dieses Rundschreibens? Bitte sprechen Sie uns an. Wir
beraten Sie gern.
Mit freundlichen Grüßen
USt.-IdNr. DE248559250
In Kooperation mit
Ute Adler - Rechtsanwältin
Karlsbader Str. 10
90579 Langenzenn
e-mail: [email protected]
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Kassenführung ab dem 01.01.2017
1. Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften
Die Vorgaben der Finanzverwaltung findet Anwendung auf alle
• Registrierkassen
• Waagen mit Registrierkassenfunktion
• Taxameter und Wegstreckenzähler.
Es müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit
der EDV-Registrierkasse, dem PC-(Kassen-)System, etc., elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des § 14
UStG unveränderbar und vollständig – digital und nicht in Papierform – aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig.
Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend.
Beachten Sie:
Alle Daten (Journal-, Auswertungs-, Programmierdaten, Stammdatenänderungen, etc.) müssen
- jederzeit verfügbar,
- unverzüglich lesbar und
- maschinell auswertbar
aufbewahrt werden.
Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – bei der EDV-Registrierkasse insbesondere
Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten – innerhalb des Gerätes nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger (z. B.
USB-Stick, externe Festplatte, etc.) gespeichert werden.
Bei PC-(Kassen-)Systemen ist davon auszugehen, dass ausreichende Speicherkapazitäten vorhanden sind,
um sämtliche Änderungsdaten auf einer internen Festplatte zu speichern. Aber auch bei diesen Systemen besteht die Möglichkeit der externen Datenspeicherung, ggf. auf besonderen Archivsystemen. Ein Archivsystem
muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.
Die konkreten Einsatzorte und –zeiträume der EDV-Registrierkassen, PC-(Kassen-)Systeme, Warenwirtschaftssysteme, Waagen mit Registrierkassenfunktionen, etc., sind zu protokollieren und diese Protokolle
sind aufzubewahren.
Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne
Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden.
Die zu den Geräten gehörenden Organisationsunterlagen (u. a. Bedienungs- und Programmieranleitungen,
Struktur- und Verfahrensdokumentation, sowie sonstige Anweisungen zur Programmierung) müssen aufbewahrt werden.
Soweit mithilfe eines solchen Geräts unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash, ELV – Elektronisches Lastschriftverfahren, Kreditkarten, etc.) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der
baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.
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2. Vorgaben der Finanzverwaltung
Auf die EDV-Registrierkassen und PC-(Kassen-)Systeme sowie die anderen digitalen Geräte mit Einzeldatenspeicherung und Datenexportmöglichkeit finden die Vorgaben der Finanzverwaltung Anwendung.
Danach müssen Kassensysteme insbesondere
- die Belegfunktion,
- die Grund(buch)aufzeichnungsfunktion und
- die Journalfunktion
erfüllen.
Hier eine kurze Zusammenfassung:
Belegfunktion
- Dokumentation des maßgeblichen Rechnungsinhalts
- Wer, Was, Wann, Wie
- Eindeutige Belegnummer
- Betrag, Mengen- und Wertangaben
- Währungsangaben
- Erläuterung des Geschäftsvorfalls
- Belegdatum
- Bediener der Kasse
- Skonti, Rabatte
- Zahlungsart
- Steuersatz/Steuerbefreiung
Grund(buch)aufzeichnungsfunktion
- Erfassungsdatum
- Uhrzeit der Erfassung
- Unveränderbarkeit (Stichwort „Festschreibung“)
- Belegsicherung
- Garantie der Unveränderbarkeit
Journalfunktion
- Zeitlich geordnet
- vollständig
- zeitgerecht
- formal richtig
- Schutz gegen Löschung und Veränderung
Es ist darauf zu achten, dass die Daten unveränderbar gespeichert werden.
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Beachten Sie
Die gesetzliche Vermutung der Richtigkeit der Buchführung, hier: Kassen(buch)führung, fordert, dass
ein schlüssiger Nachweis hinsichlich der Unveränderbarkeit der Einzelbuchungen und deren Zusammenführung bei der Erstellung steuerlicher Abschlüsse geführt werden kann!
Werden Einzelaufzeichnungen über EDV-Registrierkassen bzw. PC-(Kassen-)Systeme erfasst, muss eine revisionssichere Speicherung der Daten erfolgen!
3. Handlungsempfehlungen
- Mandanten mit EDV-Registrierkassen, die keine Einzeldaten speichern können und auch keinen Datenexport ermöglichen, müssen bei ihrem Kassenaufsteller nachfragen, ob diese Kassen durch eine technische
bzw. softwaremäßige Aufrüstung den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 entsprechen
können.
Wenn ein Update möglich ist, dann können diese Kassen noch bis zum 31.12.2022 genutzt werden.
Ist ein Update nicht möglich, dann darf diese Kasse ab dem 01.01.2017 nicht mehr genutzt werden, da
ansonsten eine nicht steuerverwaltungskonforme Kassenführung vorliegt, die bei Betriebsprüfungen zu
Zuschätzungen führen kann.
- Mandanten mit EDV-Registrierkassen, die den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010,
aber noch nicht den Anforderungen des Gesetzesentwurfes entsprechen, können diese noch bis zum
31.12.2022 weiter nutzen.
Sollte bei diesen Kassen die Möglichkeit eines Updates auf die zukünftigen Sicherheitslösungen möglich
sein, muss diese Update unverzüglich vorgenommen werden.
4. Fazit:
Festgehalten werden kann, dass ab 2017 der Tagesendsummenbon (sog. Z-Bon) den Prüfungsanforderungen der Finanzverwaltung nicht mehr genügt. Vielmehr sind sämtliche digitalen Einzeldaten zu
speichern und dürfen nicht mehr täglich gelöscht werden.
Ohne elektronische Aufzeichnungssystem sind Prüfungen vorprogrammiert. Wenn Sie so eine Kasse
weiterführen wollen, müssen Sie sich darauf einstellen, dass Sie künftig noch intensiver von der Finanzverwaltung geprüft werden. Um auf der sicheren Seite zu sein, müssen Sie folgende Mindestaufzeichnungen führen und aufbewahren (sog. offene Ladenkasse):
1.Sie müssen jede Betriebseinnahme und –ausgabe erfassen.
2.Gleiches gilt für Einlagen und Entnahmen
3.Sie müssen jeden Geschäftsvorfall ausreichend bezeichnen
4.Sie müssen den Inhalt des Geschäfts bezeichnen
5.Sie müssen Name, Firma und Adresse der Vertragspartner erfassen. Eine Ausnahme gilt, wenn Sie
Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl unbekannter und nicht feststellbarer Personen verkaufen.
6.Sie müssen die Bareinnahmen anhand eines Kassenberichts nachweisen. In dem müssen Sie täglich Einnahmen mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abstimmen.
7.Sie müssen den Bargeldbestand täglich zählen.
In Zweifelsfällen, stehe ich für Rückfragen gerne zur Verfügung.

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