厚 生 労 働 東京労働局 労働保険徴収部 省 東 京 労 働 局 発 表 平成 28 年 11 月 9 日 担 適用・事務組合課長 佐藤 当 適用・事務組合課長補佐 石川 晃一 浩 電話 03-3512-1628 向島労働基準監督署における文書の紛失について 東京労働局（局長 渡延 忠）は、向島労働基準監督署（署長 佐藤範雄、以下「向島 署」という。 ）において発生した個人情報を含む文書の紛失について、下記のとおり事実を 確認の上、必要な措置を講じましたので、概要をお知らせします。 記 １ 概要 向島署において、行政書士Ａ氏（以下「Ａ氏」という。 ）から提出されたＢ事業場の「労 働保険概算・増加概算・確定保険料・石綿健康被害救済法一般拠出金申告書」 （以下「申 告書」という。 ）を紛失する事案が発生した。当該申告書には、Ｂ事業場の事業主の氏名、 住所、事業場の名称、所在地等の情報が記載されていた。 ２ 事実経過 （１）平成 28 年 6 月 21 日、向島署において、Ａ氏から提出されたＢ事業場の申告書を受 理した。 （２）平成 28 年 10 月 20 日、Ａ氏から東京労働局労働保険徴収部適用・事務組合課（以下 「適用・事務組合課」という。 ）あて電話連絡があり、「 『労働保険料等の認定決定につ いて』 （年度更新申告書未提出事業場に対する行政処分）が通知されたが、申告書は既 に向島署へ提出済である。 」旨の報告を受けた。直ちにＡ氏に申告書の事業主控の送付 を依頼し、確認をしたところ、向島署の受付印が押印されていたことから、申告書の 紛失の疑いが発覚した。 当該申告書は、適用・事務組合課では受付した形跡が確認できなかったことから、 同日、向島署に確認を行い、捜索を指示した。 （３）翌日以降、向島署内をくまなく捜索したが、当該申告書を発見することができなか ったため、紛失したものと判断した。 （４）同月 24 日、向島署副署長がＡ氏及びＢ事業場の事業主を訪問して謝罪し、了承を得 た。 ３ 発生原因 （１）申告書を受付する際、その都度、受付台帳に記載し申告書を所定の場所に収納する べきところ、この取扱いが徹底されていなかったこと。 （２）文書廃棄を行う際、廃棄対象ではない文書が混在していないかの確認を複数名で行 っておらず、確認が徹底されていなかったこと。 ４ 再発防止対策 （１）向島署においては、10 月 25 日、臨時署議及び臨時労災課内会議を開催し、非常勤職 員を含む全署員に対して、以下の手順の厳守等の周知・徹底を図った。 ① 窓口で受付した文書等の散逸等を防止するため、受付後は直ちに受付台帳等に記載 し、保管場所への即時収納を徹底し、また、当日受付分の文書等については、窓口 業務終了後、受付台帳等と文書等の照合を確実に実施すること。 ② 一件の受付業務が完結するまで、他の業務は一切行わないこと。 ③ 不要文書を廃棄する際は、管理者を含む複数名で確認のうえ１枚ずつシュレッダー 処理すること。 また、重要な個人情報を取扱っているという高い意識を保たせるために、非常勤職 員を含む全職員を対象とした「個人情報漏えい防止のためのチェックリスト（自己点 検用） 」を策定し、毎月末、管理者と面談の上自己点検させ、署長まで決裁を受けさせ ることとした。 なお、当分の間、毎日、朝礼を開き、管理者から、非常勤職員を含む全職員に対し て「基本動作の徹底」等を指示し、危機意識の共有を図ることとした。 （２）東京労働局においては、10 月 25 日付けで総務部長から局内各部長、各労働基準監督 署（支署）長、各公共職業安定所長に対して、保有個人情報漏えい防止に係る基本動 作の徹底について再度厳重な指導を行うよう通知を発出した。 また、11 月 22 日に東京労働局が主催する署・所長会議において、本事案の概要及び 再発防止策を周知するとともに、基本動作の徹底及び個人情報の適正な保管管理の徹 底を改めて指示することとしている。
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