重 要 平成２８年度 くまもとの木とふれあう木育推進事業 補助金 ∼交付決定から実績報告まで∼ 平成２８年１０月 熊本県 補助金をもらうことになったけど、 どんなことに気を付けたらいい の？ 補助金をもらうことになったけれど、これからどんなことに気を つけていったらいいのか、実績報告のときはどんな書類が必要 なのかなど、わからないことがたくさんありますね。 このマニュアルでは、補助金を使うにあたって守っていただき たいルールについて、簡単に解説しています。まずは一度、目を 通してみてください。 読んでもわからないことがあれば、県林業振興課（０９６−３３ ３−２４４８）、管轄の広域本部（地域振興局）林務課に相談して みましょう。 ※管轄の広域本部等の連絡先は、公募要領の応募書類提出 先をごらんください。 1 はじめに・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P1 ルールその１ 補助金が使えるのは、「交付決定」があってから・・・・・・・・・・・・・・・P3 ルールその２ 計画に沿ってお金を使いましょう・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P5 ルールその３ 事業に使うお金や関係書類はきちんと管理しましょう・・・・・・・・・・・P6 ルールその４ こんな支出に御注意ください・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P9 ルールその５ 概算払いについては御相談ください・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P10 ルールその６ 事業実績書は、「ムダなく、もれなく、わかりやすく」・・・・・・・・・・・・P11 ルールその７ 事業が完了したら、確認検査を実施します・・・・・・・・・・・・・・・・・・P12 確認検査の際に準備する資料を確認しましょう・・・・・・・・・・・・・・P13 参考様式等・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P16∼ ルールはそんなに多くなさそうね。 2 補助金が使えるのは、 「交付決定」があってから みなさんから提出された補助金交付申請書の内容を審査し、 補助金の交付を認めた場合に、補助金交付決定通知書を交付 します。 この補助金交付決定通知書に記載された日付が「交付決定 日」となります。補助金による事業が行えるのは、交付決定日か ら平成２８年３月末（３月２０日）までです。 したがって、交付決定日よりも前に支払ったものや納品された ものは、補助金の対象となりませんので、交付決定日をしっかり と確認したうえで事業を実施しましょう。 ★今回の交付決定日及び交付決定番号 日付：平成２８年１０月３１日 番号：「林振第５１５号」 ※必ず交付決定通知書の日付を確認してください 3 ◆補助金交付等の流れ ○交付申請から補助金の確定までの流れは、以下のとおりです。 希望される場合は、概算払いにより補助金を交付することとしています。 ※補助金が支払われるのは、通常は、事業実施後、実績報告書を元に補助 金が確定した後になります。 ①交付申請書 ①交付申請書 ②交付決定 ⑧実績報告書 ⑨内容審査 ⑧実績報告書 （⑤補助金交付） 県 （※２） ⑦確認検査 団体 ⑥完了届 広域本部︵ 地域振興局︶ ③事業実施 （④概算払請求書） （※１） （④概算払請求書） ⑩補助金確定 ⑪請求書 ⑪請求書 ⑫補助金交付 ※１ ④、⑤については、概算払いが認められた場合のみ ※２ ⑦確認検査は、計画書どおりに事業が行われているかどうかの確認を広 域本部等林務課で行います。 4 計画に沿って お金を使いましょう みなさんは、事業計画を出して、その計画に基づいた事業をす るという約束のもとに、補助金の交付を受けることになります。 ですから、補助金を使うときは、申請のときに出した計画どおり に事業を行うことが必要です。 もし、事業内容を変更しなければならない状況が見込まれる場 合は、まず、県林業振興課、広域本部（地域振興局）林務課の 担当に確認してください。変更の内容によっては、県に対して変 更を申請し、承認を得る必要があります（変更内容によっては承 認できない場合もあります）。 承認を得ずに事業計画書と異なる事業を実施した場合、補助 金の返還を求める可能性がありますので御注意ください。 例えば、食事代、２，０００円を超える日当、当初計画に入って なかった備品などに使用した場合、その分の補助金を減額する こととなります。 計画を変更する可能性が出てきたら、 小さなことでも必ず事前に相談しよう！ 5 事業に使うお金や書類は きちんと管理しましょう 補助金を受けて行う事業とそれ以外の事業（団体の運営経費等）と が区分できるよう、支出一覧表又は出納簿等を備え付けましょう。 支払をした場合は、必ず領収書をもらい、管理しましょう。また、領収 書をもらうときのポイントは、次のページを御覧ください。 日当の支払いがある場合は、出面表など勤務した事実が分かる書類 を作成してください。（参考様式P16参照） 本事業で購入した工具等の物品は、申請団体の所有物です。団体で 管理台帳を作成し、「くまもとの木でふれあう木育推進事業」により整 備した旨の表記を行う等、個人の物とまぎれないように管理してくださ い。 消耗品であっても、無駄が生じないようにし、特に大量に購入した場 合は、台帳を作成するなどして管理するとよいでしょう。 購入した物品は、可能な限り写真撮影をしましょう。 証拠書類は５年間保管してください。５年以上過ぎても、工具等の物 品は、現存する限り管理台帳と併せて保管してください。また、補助金 交付申請書一式、補助金請求書、実績報告書一式も控えを保管してく ださい。 必要に応じて現地検査を行う場合がありますので、 その際はご協力ください。 お金に関わることだから、後から見ても わかるように整理しておくことが必要ね！ 6 ◆領収書を取るときに気を付けること 何をいくつ買ったかが分かる内容にす ること（まとめて買った場合は内訳がわ かるようにすること） ※「○○一式」だけではわかりません。 宛名は、個人ではな く、申請者名を正確 に記入すること。 みんなで木育○○会 様 領収書 金 ○○○，○○○円 但し、○○○代として ＠１，０００円×２０ ○年○月○日 ○○ストアー株式会社 代表取締役社長○○○○ 印 物を売ったり業務を請け負っ たお店や会社などが直接発行 したものであること 日付は事業実施期間内（交 付決定日∼）であること 領収証をもらうとき、このページを お店の人に見せるといいかも！ 7 ◆P7のような形式の領収書が取れない場合 高速道路の料金や郵便局の切手等は、領収書の形が決まっており、 P7のようには取れません。このような場合は、次のように支払証明書 を作成し、用途や利用者などを追記して保管しましょう。 また、団体構成員のガソリン代については、使用日、区間、使用者、 メーターなどを記載した車両ごとの運転日誌等を作成し、金額の根拠 がわかるようにしておきましょう。 支払いの内訳を 明確にします 支 払 証 明 書 支払日 平成○年○月○日 金額 支払先 1,200 円 西日本高速道路(株) 支払事由 （内容等） ○○との○○にかかる○○用務のため高速利用 往路：益城熊本空港ＩＣ∼八代ＩＣ 1,100円 八代南ＩＣ∼日奈久本線ＩＣ 100円（割引適用） ※領収書番号○、○ 上記のとおり、支払いをいたしました。 支払者： ○○○○ 上記の支払を承認したことを証明します。 平成○年○月○日 領収書と照合できるよう にします 印 支払いを行った人 （高速の利用者など） 証明者： ○○○○（申請団体） 代表者 ○○○○ 印 代表者がこの支払内容 を証明します 8 こんな支出に 御注意ください！ 事業をしている中で、実施要領で元々認められていない使い途に 使ってしまわないよう、どのような費用が「補助対象経費」となっている かを確認し、また、使っていいのか迷うことがあれば、県林業振興課、 広域本部（地域振興局）林務課に相談しましょう。 【認められない例】 × 経常的な運営費や施設の維持管理費、施設整備 × 酒類、食事代、菓子代（お茶代は除く。） × １件３万円以上の備品、機械等購入費（交付決定時 に認められたものを除く。） × １人当たり２千円を超える日当 × 使途が特定できないもの × 団体が通常業務で利用している電話や代表者個人宅の電話 の料金 （理由）団体の通常業務にかかる費用や個人が払うべき支出 と区別がつけられない費用は認められません。 ※切手代など区別できるものは補助対象とします。 もうひとこと できるだけ大切にお金を使うために… 印刷等の業務委託や物品の大量購入については、複数の会社に対して見積書を取り、比 べた上で発注すると、経費を抑えることができます。 9 概算払いについては 御相談ください。 ○精算払い 事業完了し、実績報告書を元に補助金が確定した後で、請求書【Ｐ２ ４に記入例】を提出いただき、支払をします。 ○概算払い 事業費の確定前に、支払が必要となり、団体において当該補助金分 の資金確保が困難であり、やむを得ず補助金の支払を希望される場 合に概算払いを行います。希望される場合は事前に管轄の広域本部 等に御相談ください。概算払いは、所定の様式【Ｐ２５に記入例】により、 ２回（１２月、３月）実施します。 第１回（１２月）概算払い ・１２月末までの事業の出来高見込みにより、必要額を概算払いします。 ・管轄の広域本部等林務課に、１２月１日（木）までに請求書及び事業の 出来高見込みがわかる書類を提出してください。 第２回（３月）概算払い ・３月末までの事業の出来高見込み（１００％としてください）により、概算 払いします。 ・管轄の広域本部等林務課に、 ３月３日（金）までに請求書及び出来高見 込みがわかる書類を提出してください。（提出日は別途、御連絡します。） 【重要】事業費の減少により、補助金額が交付決定額より減りそうだ。 ◇この場合、概算払い請求額は、減額した補助金額で申請してくださ い。（変更交付申請が必要となる場合もあります。） ※請求書は、交付申請書の住所、団体名、代表者の職氏名、印鑑と相違 ないか御確認下さい。 （一つでも誤りがあると支払いができませんので必 ず交付申請書と見比べて提出してください） 10 事業実績書は、「ムダなく、 もれなく、わかりやすく」 確認検査、実績報告の際、事業実績書【Ｐ２２，２３に記入例】な どの資料を提出します。事業実績書は、補助金を計画どおり実施 したことを説明する書類です。ですから、事業実績の内容は事業計 画に沿って書きましょう。 １つの事業の中で複数のイベントを行うなど、事業計画書の中身 を分けている場合は、事業実績書でも成果を分けて記載するなど、 事業計画書と見比べて分かりやすいように書きましょう。 なお、事業実績書には、次の添付書類が必要です。 ・事業の実施状況が確認できる書類及び写真（実施記録） ◆例えば、こんな資料が必要です ○成果物（パンフレットやＤＶＤ、広告等）がある場合 →成果物を提出してください ○イベント、研修等を行った場合 →実施記録（実施日、実施内容、参加人数、写真等）が必要です。 写真には、撮影日と、題名（または、何を写したのかがわかるよう なコメント）をつけましょう。 （参考様式P17∼18参照） また、この他に、確認検査の際、補助事業の支出に関する支出 一覧表又は出納簿、領収書等を併せて確認しますので、整理して おきましょう。 ⇒確認検査については、ルールその７で説明します。 11 事業が完了したら、 確認検査を実施します。 事業が完了したら、速やかに完了届【P19に記入例】を提出ください。 完了届を提出いただいた後、広域本部林務課等において確認検査 を実施しますので、次の書類を準備してください。 ・事業実績書 ・事業の実施状況が確認できる書類及び写真（実施記録） ・領収書等支出を証する書面 ※１ ・支出一覧表又は出納簿など ・補助事業関係の書類一式 ・その他必要書類 ◎日程調整のうえ、完了検査を実施します。書類検査と必要に応じ て実地検査も行います。 ※１ 領収書等支出を証する書面とは、 ・原則として、領収書の写しを提出してください。支払が終わっていな いものについては請求書または納品書の写しを提出してください。 ・高速道路の使用料や郵便切手等、Ｐ７のような領収書が取れないも のは、Ｐ８のとおり支払証明書を作成してください。 ・また、委託を行う場合（イベント、印刷、デザイン等）は、委託契約書 （仕様書を含む）の写しを提出してください。 12 チェック欄 ・事業実績書の内容は事業計画に沿っていますか？（→P11） ・領収書等の証拠書類は揃っていますか？（→P11） ・領収書等の記載内容に間違いはありませんか？（→P7） ・本来認められない支出が入っていませんか？（→P9） ・書類はわかりやすく整理していますか？ 提出する書類が複数ある場合は、一覧を作って番号をふるなど整理しましょう。 ・実施記録や成果物を添付していますか？（→P11） ・写真には日付や題名が添えられていますか？（→P11） 先にチェックしておいたら安心ですね。 13 ◆実績報告書の提出 完了検査が終了したら、実績報告書を提出していただきます。実績報 告書は、事業完了の日から１カ月以内に、管轄の広域本部等に提出し てください。年度末にあっては、別途、提出日を御連絡いたします。 ＜提出書類＞記入例を確認してください。 ①実績報告書： Ｐ２０に【記入例】を添付 ②収支精算書： Ｐ２１に【記入例】を添付 ③事業実績書： Ｐ２２、２３に【記入例】を添付 ④事業の実施状況が確認できる書類及び写真（実施記録） ※実績報告書の住所、団体名、代表者の職氏名、印鑑は 補助金交付申請書と合っているか確認ください。 ◇収入がある場合の注意 ○補助対象事業の実施に伴い、収入（チケット販売収入、物産販売 収入等の事業収入）がある場合 →補助対象経費から収入を差し引いた金額を元に補助金の額を計 算しますので、収入の明細が分かる書類を添付しましょう。 計算の結果、補助金の額が交付決定の金額を下回った場合は、補 助金は減額となります（なお、上回っても補助金の額は増えません）。 14 ◇その他注意事項 ○補助対象事業の実施に際し、案内チラシや式次第などの配布資料 等において「平成２８年度くまもとの木とふれあう木育推進事業」の補 助事業であることの明記が必要です。 ○補助対象事業（特にイベント、講演会など）を実施する際は、多くの 参加者が得られるよう、事業の周知、募集を行ってください。 ○補助対象事業の成果写真については、事業ＰＲ等今後の県のさま ざまな広報媒体等において活用しますので、データでの提出を別途 お願いします。また、被写体となられる人物がいる場合は、了承を得 ておいてください。 ○補助対象事業の実施にあたり、社会通念上適正を欠くと思われる 支出については、補助金の対象として認めません。 ○補助事業の実施に必要でないものの購入や、通常と比較して高額 な費用を要する旅費（移動費用）の場合等も補助対象とならないこと がありますので、ご注意ください。 ○申請時に補助対象経費に計上していないものは補助対象外です。 ◎情報発信について（お願い） 「くまもとの木とふれあう木育推進事業」は、皆様方の取組みが手 本となって、木育の取組みが県内各地に広がることを期待していま す。 このため、この事業に伴う木育イベント等の募集及び開催の際は、 新聞やテレビ等の報道機関へ積極的に情報発信していただきます ようよろしくお願いします。 ※取材を受けられる際は、「くまもとの木とふれあう木育推進事業」で取り組んでいること も伝えていただきますようお願いします。 15 参考様式 くまもとの木とふれあう木育推進事業 出面簿 事業主体名： 年月日 氏 名 活 動 の 内 容 計 16 日当（円） 領収印 または 自筆のサイン 参考様式 くまもとの木とふれあう木育推進事業 実施記録 活動団体 タイトル 日時 平成○○年○月○日（○）○○：○○∼○○：○○ 場所 参加者 講師 ○○ ○○氏 実施内容 ○○についての講演会 参加者 名 ・ ○○についての理解促進のため講演会を開催。 ・ ○○については、△△に留意すること、◆◆はできないことなど、専門的 な知識についての話があった。 ・ 質疑応答では、◇◇について○●なのかとの質疑があり、講師の○○氏よ り、××とするよう回答があった。 ・ 参加者からは、専門的な知識を得ることができ、とても有意義な講演会で あったとの感想があった。 実施状況写真 数枚添付 17 参考様式 くまもとの木とふれあう木育推進事業 実施記録 活動団体 タイトル 日時 平成○○年 月 日（日）１０：００∼１２：００ 場所 参加者 参加者 名 実施内容 ・木育イベント ○○、 ○○ ・ ○○を対象に○○を実施した ・ ○○という効果が得られた。今後の課題は、、、 ・ 参加者からは、○○という感想があった 実施状況写真 数枚添付 18
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