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14 Must-Haves zur Steigerung der Effizienz Ihres Datenraums
Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit Datenraumsoftware, die Ihren Workflow
nicht wirklich verbessert. Die nachfolgenden 14 Grundregeln werden Ihnen
helfen, den richtigen Datenraumanbieter zu wählen – und Ihre Performance zu
steigern.
1.
DIE HÖCHSTEN SICHERHEITSSTANDARDS.
Der erste wichtige Aspekt bei einem vertraulichen Projekt ist die
Gewährleistung der Datensicherheit. Dokumente sollten für jede
Datenübertragung verschlüsselt und auf einem ISO-zertifizierten
Server gespeichert werden. Für alle Transaktionen müssen sämtliche
inländische regulatorische Anforderungen berücksichtigt werden. Für
Datenräume bezieht sich dies meist auf aktuelle EU-Datenschutzbestimmungen. Personenbezogene Daten und Angaben zur
Rechnungslegung sind sensibel und in der gesamten EU streng
reguliert.
2.
ERWEITERTE NUTZERRECHTE AUF GRUPPEN- UND
DOKUMENTENEBENE.
In einem Datenraumprojekt benötigen verschiedene Gruppen sicheren
Zugang zu unterschiedlichen Dokumenten. Daher ist es wichtig, die
Möglichkeit zu haben, multiple Zugangsrechte bis hin zur individuellen
Dokumentenebene innerhalb der bzw. zwischen den unterschiedlichen
Gruppen festzulegen. Es sollte Zugangsrechte zum Einsehen, Drucken
und Speichern auf Dokumenten- und Gruppenebene sowie eine
leistungsfähige Staging-Area geben. Darüber hinaus sollte die
Authentizität wichtiger Dokumente (initiale Angebote usw.) geschützt
sein, indem gewährleistet wird, dass nur Datenraum-administratoren
mit vollen Zugriffsrechten die kritischsten Dokumente bearbeiten
können.
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„Wir entwickeln seit 15 Jahren
innovative Due-DiligenceLösungen. Da ich selber M&ATransaktionen und große,
globale Due-Diligence-Projekte
geleitet habe, kenne ich die
Herausforderungen, mit denen
Deal Manager konfrontiert sind.
Drooms NXG liefert genau die
Tools, die Sie für einen besseren
Workflow benötigen.“
Jan Hoffmeister,
Geschäftsführer bei Drooms
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3.
KEIN ZUGANG ZU DATEIEN IM ORIGINALFORMAT.
Normalerweise sollten Bieter keinen Zugang zu Originaldateien, z. B.
Excel-Tabellen, haben, da diese oft hoch vertrauliche Formeln und
Metadaten enthalten.
4.
BENUTZERFREUNDLICHE UND INTUITIVE SCHNITTSTELLE.
Dem Aspekt der Benutzerfreundlichkeit sollte ebenfalls große
Aufmerksamkeit geschenkt werden, da Nutzer mehrere Stunden damit
verbringen, Dokumente in einem Datenraum einzusehen. Eine
benutzerfreundliche Schnittstelle in Kombination mit intuitiven oder
selbsterklärenden Aktionen lassen Stakeholder schneller und effektiver
arbeiten. Vergessen Sie Datenräume, für die Sie ein Benutzerhandbuch
brauchen, und entscheiden Sie sich für automatisierte Workflows.
5.
DYNAMISCHE WASSERZEICHEN.
Der Sicherheit halber muss es dynamische und persönlich gestaltete
Wasserzeichen geben, die am Bildschirm sowie auf dem Ausdruck das
Datum und die sekundengenaue Uhrzeit anzeigen und klar und
deutlich aufzeichnen, wer das Dokument abgerufen und/oder
ausgedruckt hat.
6.
ÜBERSETZUNG VON DOKUMENTEN IN ECHTZEIT.
Große Projekte können Nutzer unterschiedlicher sprachlicher Herkunft
umfassen. Relevante Dokumente könnten daher zuerst nur in einer
bestimmten Sprache zur Verfügung stehen. Anschließende
Übersetzungen können den Gesamtprozess verlangsamen und
Informationen an Dritte weiterleiten, was die Vertraulichkeit gefährdet
und Kosten steigert. Sehen Sie sich nach einem Anbieter um, der die
Inhalte des Datenraums in Echtzeit übersetzt.
7.
ERWEITERTES REPORTING.
Die Zukunft der Due Diligence liegt im Reporting. Bevor Sie sich für
einen Anbieter entscheiden, erkundigen Sie sich nach den ReportingFunktionen des Datenraums und wählen Sie visuelle ReportingLösungen zusätzlich zu exportierbaren Dateien. Gut durchdachte
Reporting-Funktionen können im Laufe eines Projekts höchst nützliche
Einblicke bieten und sich somit als wahre Fundgrube an Informationen
erweisen. Zur Vermeidung unerfreulicher Rechtsstreitigkeiten nach
Transaktionsabschluss ist außerdem eine Dokumentation jeder
einzelnen Aktion und Aktivität unerlässlich. Offenlegungen im
Datenraum müssen mit einem einzigen Mausklick dokumentiert
werden können.
8.
SCHNELLE DOKUMENTENSUCHE.
Dem Datenraum werden ständig neue Informationen hinzugefügt und
sollten somit leicht erkennbar sein – möglichst mit einer
Benachrichtigungsleiste, die einen Überblick über die neuesten
Dokumenten-Updates liefert. Im Idealfall umfasst die Suchfunktion
Filter wie Dokumentenformat, Daten und wichtige Schlagwörter. Für
jedes Dokumenten-Update sollte es flexible E-Mail-Benachrichtigungen
geben.
14 Must-Haves zur Steigerung der Effizienz Ihres Datenraums
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9.
FARBIGE ECHTZEIT-ANZEIGE FÜR ALLE DATEIGRÖSSEN.
Ein Datenraum kann große Informationsmengen und auch sehr
umfangreiche Dokumente enthalten, z. B. Verträge, Baupläne, usw. Für
einen optimalen Workflow sollten Nutzer in der Lage sein, ein
Dokument direkt zu öffnen und zu vergrößern, ungeachtet der
Dateigröße.
10. KLARE VERWALTUNG DER DOKUMENTE VOM INDEX AUS.
Die anspruchsvollste Aufgabe in einem Datenraum ist die effiziente
Verwaltung der Dokumente während des gesamten Projektverlaufs.
Ein schlecht organisierter Datenraum kann eine Transaktion
wesentlich hinauszögern und somit die beteiligten Parteien schädigen.
Eine kontrollierte Dokumentenverwaltung ist dann gewährleistet, wenn
alle dokumenten- und gruppenbezogenen Funktionen deutlich im
Index zur Verfügung stehen.
11. LESEZEICHEN- UND KOMMENTARFUNKTIONEN.
Beim Prüfen von Dokumenten müssen Sie in der Lage sein, große
Informationsvolumen zu filtern. Manche Dokumente werden dabei
relevanter für Sie sein als andere und müssen daher der Wichtigkeit
nach für Ihren Workflow kategorisiert werden. Das Markieren und
Kommentieren von Informationen geht Hand in Hand mit der
Möglichkeit, Ihre Notizen und die Dokumente, auf die diese Notizen
sich beziehen, schnell und problemlos wieder abzurufen.
12. EINE DVD MIT DEM VOLLSTÄNDIGEN DATENRAUM NACH
TRANSAKTIONSABSCHLUSS.
Die DVD muss eine beglaubigte Kopie des Datenraums enthalten, die
als vollständige Aufzeichnung des Deal-Verlaufs und als Protokoll für
den Käufer wirkt. Da möglicherweise jeder Bieter andere Dokumente
gesehen hat, ist die Verwaltung der Nutzerrechte ausschlaggebend für
den ordnungsgemäßen Abschluss dieses Prozesses. Darüber hinaus
sollte der Inhalt der DVD jederzeit nach Transaktionsabschluss auf
einen Desktop übertragbar sein.
13. MOBILE TECHNOLOGIE.
Wenn Sie Ihre Produktivität unterwegs, z. B. auf dem Weg zum
nächsten Meeting, steigern wollen, brauchen Sie einen Datenraum, der
auch auf Mobilgeräten läuft. Vergewissern Sie sich zunächst, dass es
eine Touchscreen-Funktion gibt und E-Mails direkt in den Datenraum
hochgeladen werden können. Weitere, wichtige Funktionen sind:
Rechteverwaltung, Indexverwaltung und die Einrichtung von Gruppen.
14. EIN FLEXIBLES, SCHNELL VERFÜGBARES ANGEBOT.
Jeder Datenraum ist anders und benötigt daher spezifische
Funktionen. Anstatt einen Datenraumanbieter zu wählen und dann
Ihren Workflow an dessen Angebot anzupassen, sollten Sie umgekehrt
vorgehen: Wählen Sie einen Anbieter, der Ihnen die Funktionen bietet,
die Sie tatsächlich brauchen. Entscheiden Sie sich möglichst für einen
Anbieter mit einem Onlineshop: Die Fähigkeit, einen Datenraum zügig
kaufen und einrichten zu können, wird einen wichtigen Beitrag zum
zeitlichen Gesamtablauf leisten. Überflüssiges, auch hinsichtlich der
Preisgestaltung, entfällt.
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