Sekretär/-in Produktions- und Standortleitung in Düsseldorf

Sekretär/-in Produktions- und Standortleitung in
Düsseldorf
für Düsseldorf, Mercedes-Benz Werk
Kontakt Personal
Stellennummer
168804
Veröffentlichungsdatum
06.10.2016
Tätigkeitsbereich
Verwalt. / Sekretariat
Abteilung
Produktion Düsseldorf
Aufgaben
Das Mercedes-Benz Werk Düsseldorf ist das größte Transporterwerk der Daimler AG und übernimmt als
Leitwerk für die weltweite Sprinter-Produktion eine Führungsrolle innerhalb des globalen
Produktionsnetzwerks von Mercedes-Benz Vans.
Im Sekretariat unseres Produktions- und Standortleiters erwarten Sie folgende Aufgaben:
Organisation des Sekretariats und Übernahme von administrativen sowie organisatorischen Aufgaben im
Tagesgeschäft:
Selbstständige Koordination, Vereinbarung, Pflege und Überwachung von Terminen für die Centerleitung
unter Berücksichtigung der Prioritäten sowie Vorbereitung und Bereitstellung der dazugehörigen
Unterlagen.
Proaktive Koordination von Vorbereitungsterminen.
Überwachung und Koordination des Termin- und Zeitmanagements des Vorgesetzten.
Priorisierung eingehender Emails sowie Weiterleitung und Delegation, zur Gewährleistung des
Informationsflusses, einhergehend mit der Überwachung der Aufgabenerledigung.
Selektion, Bewertung und situative Weitergabe von Informationen.
Sichtung der Eingangspost. Bereitstellung von dazugehörigen Unterlagen und Geschäftsvorgängen und
Verteilung nach Dringlichkeit und Zuständigkeit.
Erledigung der internen & externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
Koordination von internen und externen Meetings und Veranstaltungen (z. B. Klausurtagungen)
einschließlich der Vor- und Nachbereitung der erforderlichen Unterlagen und der Betreuung von Gästen.
Organisation und Buchung von Dienstreisen, die Reisekostenabrechnung sowie die Zeiterfassung für
Centerleitung und Stab.
Koordination von Bildungsmaßnahmen, Anmeldung von Schulungen und Sicherstellung der
Dokumentation.
Beschaffung Büromaterial und Unterstützung ebanf-Prozess.
Prüfung von Geschäftsvorgängen auf Vollständigkeit, ggf. auf Plausibilität (z. B. Rechnungsprüfung),
Abstimmung mit internen Unterlagen, Klärung von Differenzen.
Aufbau und Pflege von Kontakten mit internen und externen Stellen (innerhalb des Werkes, VAN/O,
Daimler und externen Gesprächspartnern in der Düsseldorfer Industrie & Politik).
Qualifikationen
Ausbildung:
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein durch Aus-, Fort- und Weiterbildung erworbener,
gleichwertiger Kenntnisstand
Erfahrung und spezifische Kenntnisse:
Erfahrung im Sekretariat wünschenswert
IT-Kenntnisse:
Routiniertes Arbeiten mit dem MS Office-Paket
Sprachkenntnisse:
Englisch in Wort und Schrift; Spanischkenntnisse wünschenswert
Persönliche Kompetenzen:
Organisationstalent und gute Kommunikationsfähigkeit
Eigenständiges, zuverlässiges und teamorientiertes Arbeiten
Zusätzliche Informationen
Die Tätigkeit ist in Vollzeit
Bitte bewerben Sie sich ausschließlich online und fügen der Bewerbung Ihren Lebenslauf, ein Anschreiben im
Motivationsfeld des Online-Formulars und Zeugnisse bei (max. Gesamtgröße der Anhänge 6 MB).
WICHTIG! Bitte füllen Sie zusätzlich zu den Dateianhängen, zur Unterstützung des Auswahlprozesses, auch den
Online-Bewerbungsbogen mit Ihrem schulischen und beruflichen Werdegang sowie Ihren weiteren Kenntnissen
aus.
Wir freuen uns insbesondere über Onlinebewerbungen schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter behinderter
Menschen direkt auf diese Ausschreibung.
Bei Fragen können Sie sich unter [email protected] zudem an die Schwerbehindertenvertretung des
Standorts wenden, die Sie gerne nach Ihrer Bewerbung im weiteren Bewerbungsprozess unterstützt.
Ansprechpartner Personal: HR Services, Tel.: 0711/17-99533.
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