Sachbearbeiter/in / Sekretär/in - Hochschule Magdeburg

Stellenausschreibung
Referenz-Nr.: 109/2016
Die Hochschule Magdeburg-Stendal bietet mehr als 6.200 Studierenden ein Spektrum von ingenieur-,
wirtschafts-, gesundheits- und humanwissenschaftlichen Fächern an zwei Standorten. Als
familienfreundliche Hochschule auf einem grünen Campus, einem der schönsten in Deutschland, bieten
wir Ihnen attraktive Arbeitsbedingungen. Die Elbestadt und frühere Kaiserresidenz Magdeburg zog schon
immer kreative Köpfe aus Wissenschaft, Kultur und Politik an. Dies gilt ebenso für unseren zweiten
Standort: die Hansestadt Stendal als Geburtsstadt Winckelmanns und Hauptstadt der Backsteingotik.
An der Hochschule Magdeburg-Stendal ist am Standort Stendal zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende
Stelle –vorbehaltlich der Mittelverfügbarkeit– zu besetzen:
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Sachbearbeiter/in / Sekretär/in
Die Stelle im Umfang von 40 h/Woche ist befristet bis 31.12.2020. Die Eingruppierung erfolgt in die
Entgeltgruppe 6 TV-L.
Aufgabengebiete:
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Allgemeine Verwaltungsaufgaben
o Assistenz- und Vorzimmertätigkeiten im Prorektorat und in der Verwaltungsleitung,
Terminkoordinierung und –überwachung, Koordinierung der Sprechstunden und Empfang von
Besuchern
o Postbearbeitung, Vorbereitung und Begleitung von Sitzungen, Projektsitzungen, Vorbereitung von
Tagungen, Protokollführung, Versorgung von Gästen
o Bearbeitung von in- und externen Anfragen usw.
o Pflege von Adressdateien und Erstellung von Serienbriefen
o Koordination von Veranstaltungen und Empfängen
o Vertretungsweise Arbeiten am Infopoint (Telefonzentrale, Postbearbeitung etc.)
o Archivierung von Schriftgut
o Aktualisierung der Internetseiten
Spezielle Verwaltungsaufgaben
o Recherche von Daten und Literatur zu den Themen des Prorektorat
o Erstellung von Entwürfen zu Vorlagen
o Sammlung und Archivierung von Daten zum Hochschulmarketing sowie Berichtserstellung
o Sammlung und Archivierung von Daten zum Hochschulsteuerung incl. Qualitätsmanagement
sowie Berichtserstellung
o Kostenstellenbudgetüberwachung
o Erstellung und Versenden von Kontendaten
o Zusammenstellung und vergleichende Auswertung der Budget- und Haushaltsdaten vergangener
Jahre
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Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen
o Beschaffung von Anlagegütern, Arbeitsmitteln und Dienstleistungen mittels Ausschreibungen gem.
geltender Vergabevorschriften für öffentliche Auftraggeber
o Durchführung von Inventuren zum Anlagevermögen am Standort Stendal (körperliche Inventur)
o Beantragung von Aussonderungen und Umsetzungen von Anlagegütern
Einstellungsvoraussetzungen:
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abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/Bürokaufmann,
Kommunikationskauffrau/Kommunikationskaufmann oder eine gleichwertige kaufmännische Ausbildung
sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (Word,
Excel, PowerPoint, Mailprogramme wie Mozilla Thunderbird)
Verantwortungsbewusstsein und ein sehr gut ausgeprägtes Organisationstalent
starke Service- und Dienstleistungsbereitschaft
Kommunikations- und Teamfähigkeit, Selbstständigkeit, Belastbarkeit
interkulturelle Kompetenzen
Kenntnisse von Hochschulstrukturen und Netzwerken wünschenswert
gute Englischkenntnisse, weitere Sprachen wünschenswert
Die Hochschule Magdeburg-Stendal strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen am Personal an und
fordert Frauen nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleicher fachlicher Eignung und Leistung haben
Schwerbehinderte Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten Bewerberinnen/Bewerbern.
Bei Fragen zu der ausgeschriebenen Stelle können Sie sich gern an Herrn Prof. Dr. Wolfgang Patzig
per E-Mail [email protected] wenden.
Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (keine E-Mails) - ein ausführliches
Bewerbungsanschreiben, das sowohl auf die geforderten Voraussetzungen mit den entsprechenden
Nachweisen (Abschlusszeugnisse, Beurteilungen etc.) als auch auf die Motivation der Bewerbung
eingehen sollte, die Darstellung Ihres beruflichen Werdeganges, gegebenenfalls aktuelle
Arbeitszeugnisse und bei etwaigen Beschäftigungen im öffentlichen Dienst die Einverständniserklärung
zur Einsichtnahme in die Personalakte - bis zum 11.10.2016 unter der Referenznummer 109/2016 an:
Hochschule Magdeburg-Stendal
Personaldezernat
Postfach 3655
39011 Magdeburg
Ohne Angabe der Referenznummer wird Ihre Bewerbung im weiteren Verfahren nicht
berücksichtigt.
Bewerbungskosten werden nicht erstattet. Die Bewerbungsunterlagen werden nur zurückgesandt, wenn
ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Ansonsten werden die Unterlagen von nicht
berücksichtigten Bewerber/innen nach Ablauf von drei Monaten nach Ende der Bewerbungsfrist
vernichtet.

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