Stellenausschreibung Referenz-Nr.: 103/2016 Die Hochschule Magdeburg-Stendal bietet mehr als 6.200 Studierenden ein Spektrum von ingenieur-, wirtschafts-, gesundheits- und humanwissenschaftlichen Fächern an zwei Standorten. Als familienfreundliche Hochschule auf einem grünen Campus, einem der schönsten in Deutschland, bieten wir Ihnen attraktive Arbeitsbedingungen. Die Elbestadt und frühere Kaiserresidenz Magdeburg zog schon immer kreative Köpfe aus Wissenschaft, Kultur und Politik an. Dies gilt ebenso für unseren zweiten Standort: die Hansestadt Stendal als Geburtsstadt Winckelmanns und Hauptstadt der Backsteingotik. An der Hochschule Magdeburg-Stendal ist im Fachbereich Wasser, Umwelt, Bau und Sicherheit zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle -vorbehaltlich der Mittelverfügbarkeit- zu besetzen :: Sachbearbeiter/in / Sekretär/in Die Stelle im Umfang von 40 h/Woche ist unbefristet. Die Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe 6 TV-L. Aufgabengebiete: • • • • Allgemeine und Fachbereichsspezifische Verwaltungsaufgaben o Assistenz- und Vorzimmertätigkeiten im Dekanat, Termin- und Raumkoordinierung im Fachbereich (z.B.: Prüfungsplan, Stundenplan, Raumplan), Präsenz während der Sprechstunden o Postbearbeitung, Aktualisierung von Aushängen (analog und digital), Vorbereitung und Begleitung von Fachbereichs- und Dekanatssitzungen, Projektsitzungen sowie weiteren Sitzungen, Vorbereitung und Betreuung von Veranstaltungen, Tagungen, Sommerschulen, Protokollführung, Versorgung der Gäste o Bearbeitung von Anfragen von Studenten, Honorarkräften, Besuchern usw. Haushalts- und Drittmittelbearbeitung o Überwachung der zugewiesenen Haushaltstitel, regelmäßige Kostenkontrolle, Kontrolle von Mittelanforderungen Vorbereitung von Personal- und Honorarangelegenheiten o Zusammenstellen von Unterlagen für die HIWI-Verträge, für die Lehrbeauftragten und Weiterleitung an das Personaldezernat, Koordination zwischen den Beteiligten o Organisation und Abrechnung von Gastvorträgen o Führung der Urlaubs- und Abwesenheitsübersichten, Weiterleiten der Krankmeldungen und Urlaubs- und Freistellungsanträge, Kontrolle der Genehmigungen o Organisation und Unterstützung der Stundenabrechnungen von Lehrkräften und studentischen Mitarbeitern, Praktikantenverwaltung Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen und Rechnungen o Rechnungskontrolle, Beschaffungsformulare ausfüllen, Beschaffung des Büromaterials, Bestellungen, Inventarisierung, ständige Aktualisierung der Inventarlisten usw. Einstellungsvoraussetzungen: • • • • • • • • • abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/Bürokaufmann, Kommunikationskauffrau/Kommunikationskaufmann oder eine gleichwertige kaufmännische Ausbildung sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Mailprogramme wie Mozilla Thunderbird) Verantwortungsbewusstsein und ein sehr gut ausgeprägtes Organisationstalent starke Service- und Dienstleistungsbereitschaft Kommunikations- und Teamfähigkeit, Selbstständigkeit, Belastbarkeit interkulturelle Kompetenzen Kenntnisse von Hochschulstrukturen und Netzwerken wünschenswert gute Englischkenntnisse, weitere Sprachen wünschenswert Die Hochschule Magdeburg-Stendal strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen am Personal an und fordert Frauen nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleicher fachlicher Eignung und Leistung haben Schwerbehinderte Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten Bewerberinnen/Bewerbern. Für Rückfragen steht Ihnen Frau Katja Lange unter der Telefonnummer 0391/886-4658 oder E-Mail: [email protected] zur Verfügung. Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (keine E-Mails) - ein ausführliches Bewerbungsanschreiben, das sowohl auf die geforderten Voraussetzungen mit den entsprechenden Nachweisen (Abschlusszeugnisse, Beurteilungen etc.) als auch auf die Motivation der Bewerbung eingehen sollte, die Darstellung Ihres beruflichen Werdeganges, gegebenenfalls aktuelle Arbeitszeugnisse und bei etwaigen Beschäftigungen im öffentlichen Dienst die Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte - bis zum 04.10.2016 unter der Referenznummer 103/2016 an: Hochschule Magdeburg-Stendal Personaldezernat Postfach 3655 39011 Magdeburg Ohne Angabe der Referenznummer wird Ihre Bewerbung im weiteren Verfahren nicht berücksichtigt. Bewerbungskosten werden nicht erstattet. Die Bewerbungsunterlagen werden nur zurückgesandt, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Ansonsten werden die Unterlagen von nicht berücksichtigten Bewerber/innen nach Ablauf von drei Monaten nach Ende der Bewerbungsfrist vernichtet.