Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing INHALTSVERZEICHNIS Schnellanleitung Hausverwaltung ........................................................................................................................... 4 Die erste Abrechnung ......................................................................................................................................... 4 Adressen erfassen ............................................................................................................................................... 4 Immobiliendaten ................................................................................................................................................ 5 Abrechnungen anlegen ....................................................................................................................................... 6 Konten erfassen .................................................................................................................................................. 9 Buchungen vornehmen .................................................................................................................................... 12 Umlagefähige Kosten buchen ........................................................................................................................... 13 Sonderkosten buchen ....................................................................................................................................... 14 Externe Heizkostenabrechnung ........................................................................................................................ 15 Betriebskostenvorauszahlungen buchen .......................................................................................................... 16 Mieten buchen ................................................................................................................................................. 16 Buchführung ..................................................................................................................................................... 19 Umlagen............................................................................................................................................................ 19 Abrechnungen drucken .................................................................................................................................... 20 Wirtschaftspläne ............................................................................................................................................... 23 Adressen erfassen und verwalten ......................................................................................................................... 24 Das Adressen-Modul in Hausverwaltung, Auftrag und Adressen ..................................................................... 24 Klassifizierung................................................................................................................................................ 25 Kurznamen .................................................................................................................................................... 25 Anredeformate .............................................................................................................................................. 26 Adressformate............................................................................................................................................... 27 PLZ-/Orte-Datenbank .................................................................................................................................... 29 Wertelisten.................................................................................................................................................... 30 WEB helper.................................................................................................................................................... 31 Korrespondenz führen .......................................................................................................................................... 31 Briefe, Faxe und Emails schreiben .................................................................................................................... 31 Vorteile ............................................................................................................................................................. 31 Einschränkungen............................................................................................................................................... 31 Schriftstücke anlegen .................................................................................................................................... 32 Textformatierung .......................................................................................................................................... 33 Verknüpfungen, Historie, Wiedervorlage ..................................................................................................... 34 Vorlagen und Textbausteine ......................................................................................................................... 36 Drucken, faxen, mailen ................................................................................................................................. 37 Drucklayouts anpassen ................................................................................................................................. 37 1 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Serienbriefe und Serienmails ........................................................................................................................ 38 Organizer-Funktionen ........................................................................................................................................... 39 Wiedervorlagen, Kalender und Termine, Dokumente, Notizen und Aufgaben ................................................ 39 Wiedervorlage .................................................................................................................................................. 39 Aufgaben-Management .................................................................................................................................... 41 Notizen erfassen ............................................................................................................................................... 42 Dokumenten-Management .............................................................................................................................. 43 Gebäude-Management ......................................................................................................................................... 44 Überwachung von Reparaturen, Instandsetzungen und Inventar incl. Schlüsseln .......................................... 44 Abrechnung für den Eigentümer........................................................................................................................... 50 Investitions-, Reparatur- und Finanzierungskosten aufschlüsseln ................................................................... 50 Vermieten und Verkaufen ..................................................................................................................................... 54 Makler-Funktionen in der Hausverwaltung ...................................................................................................... 54 Datenweitergabe an die Buchhaltung................................................................................................................... 58 Gründe für den Datenaustausch....................................................................................................................... 58 Datenvorbereitung in der Hausverwaltung ...................................................................................................... 59 Buchungen zur Datenübergabe auswählen ...................................................................................................... 61 Buchungen exportieren .................................................................................................................................... 61 Buchungen in die doppelte Buchführung importieren ..................................................................................... 62 Einrichtung und Nutzung von PRO Lizenzen ......................................................................................................... 64 Erste Schritte .................................................................................................................................................... 64 Installation .................................................................................................................................................... 64 Datenbank am Host/-Server-Rechner starten .............................................................................................. 64 Grundsätzliche Einstellungen vornehmen .................................................................................................... 65 Benutzerkonten und Paßwörter ................................................................................................................... 65 Datenbank am Client öffnen ......................................................................................................................... 66 Tabellenansicht individualisieren .................................................................................................................. 67 Weitere Möglichkeiten von PRO FLEX .......................................................................................................... 68 Weitere Hilfe ................................................................................................................................................. 68 Fehler bei Berechnungen in der Nebenkostenabrechnung .................................................................................. 68 Fehlersuche in INtex Hausverwaltung, INtex Vermieter und INtex WEG ......................................................... 68 Fehlerhafte Umlagefaktoren ......................................................................................................................... 68 Fehlende oder falsche Umlageverteilung ..................................................................................................... 69 Fehlerhafte Summierung der Zahlungen ...................................................................................................... 70 Fehlende oder falsche Anschrift in der Abrechnung ..................................................................................... 70 Erfolglose Änderungen des Abrechnungs-Layouts........................................................................................ 70 Datenprüfungs-Service .................................................................................................................................. 71 2 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing 3 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing SCHNELLANLEITUNG HAUSVERWALTUNG Mit der Hausverwaltung können Sie auf zwei unterschiedlichen Wegen arbeiten. Entweder, Sie verwenden ausschließlich eine Datenbankdatei und halten damit die Daten von allen Häusern und Wohnungen, Abrechnungen und Jahren, Mietern und Eigentümern in einer Datei, oder Sie teilen die Daten auf mehrere getrennte Datenbanken auf. Im Eingangsbildschirm finden Sie dazu die Möglichkeit, mit „Neu“ eine weitere Datenbankdatei als Kopie der vorhandenen Hauptdatenbank anzulegen. Diese wird dann mit dem Schalter „Öffnen“ geladen. Beide Vorgehensweisen haben Ihre Vor- und Nachteile: Eine Datenbank für alle Daten: Alle Daten stehen immer sofort in einer Datenbank zur Verfügung Es können Auswertungen gefahren werden, die Jahre und Gebäude übergreifend sind In einer Datei steht immer die komplette Historie zur Verfügung Private Vermieter mit nicht zu vielen Objekten sollten in jedem Fall bei einer Datenbank bleiben. Eine Datenbank etwa pro Haus oder Jahr: Die Datenbankdateien bleiben klein und übersichtlich, viele Abfragen und Suchen erübrigen sich, höhere Geschwindigkeit Bei der Verwendung der Datenbanken mit mehreren Mitarbeitern in der Business Pack Lizenz lassen sich Zugriffskollisionen leichter vermeiden Für gewerbliche Verwalter mit mehreren Mitarbeitern in der Verwaltung und einer großen Datenmenge (sehr viele Verwaltungseinheiten) kann die Vorab-Aufteilung der Datenbestände erhebliche Vorteile mit sich bringen. DIE ERSTE ABRECHNUNG Wir wollen Ihnen nun den schnellsten Weg zu einer Abrechnung erläutern. So gehen Sie vor: Adressen erfassen Abrechnungen eingeben Konten erfassen Buchungen durchführen Abrechnungen drucken Sie arbeiten sich in der Navigationsleiste des Programms also von oben nach unten vor. ADRESSEN ERFASSEN Zunächst gehen Sie ins Partnermodul und erfassen dort alle für die Hausverwaltung benötigten Adressen. Dazu gehören neben den Adressen von Mietern auch alle Adressen von Eigentümern sowie die Adressen der abzurechnenden Immobilien. Um neue Adressen anzulegen, klicken Sie auf den Schalter Neu links unten in der Adreßliste des Partnermoduls. 4 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Jede Adresse sollte entsprechend kategorisiert werden und mit einem eindeutigen Kurznamen versehen sein. Auf die Adressen wird im weiteren Verlauf über die Kurznamen immer wieder zugegriffen, deshalb sollten Sie sich ruhig Zeit nehmen, die Adreßeingabe ordentlich und vollständig vorzunehmen. IMMOBILIENDATEN Im Modul Immobilien können Sie die Daten Ihrer Immobilien (Häuser, Wohnungen, Gewerbeflächen und Büros) hinterlegen. Für das Erstellen einer Abrechnung ist das kein Muß. Wenn Sie nur wenige Immobilien haben und/oder deren Daten in- und auswendig kennen, können Sie das Immobilienmodul also unberücksichtigt lassen. Andernfalls dient es Ihnen als Informationspool zu allen Fragen rund um die Eigenschaften der von Ihnen verwalteten Flächen. Mit Neu in der Immobilienliste legen Sie neue Immobilien (Häuser) und Teile (Wohnungen, Geschäftslokale etc.) an. 5 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Immobilien werden Eigentümern, Mietern und Objektadressen zugeordnet. Dazu müssen in Partner Adressen mit Klassifikationen als Eigentümer, Mieter und Objekt oder Immobilie hinterlegt sein. Bei WEGs hat das Haus keinen Eigentümer (das Feld bleibt leer), aber die Einheiten haben jeweils unterschiedliche Eigentümer. Bei Mehrfamilienhäusern hat das Haus keinen Mieter (Feld bleibt leer), aber die Einheiten haben unterschiedliche Mieter. Bei Einfamilienhäusern gibt es keine Einheiten und direkt beim Gebäude einen Eigentümer und vielleicht auch einen Mieter. Bei Mehrfamilienhäusern ist der Eigentümer beim Gebäude angesiedelt, die Mieter bei den Teilen der Immobilie. ABRECHNUNGEN ANLEGEN Sind alle Adressen erfaßt, wechseln Sie ins Abrechnungen-Modul. Hier geben Sie über Neu die Grunddaten der Abrechnung ein. Die Abrechnung gilt etwa für ein Haus oder einen Abrechnungskreis innerhalb eines Hauses, z.B. alle gewerblichen Mieter, alle Eigentümer etc. Im nächsten Jahr ist dasselbe Haus eine neue "Abrechnung". Für ein Haus kann es also mehrere Abrechnungen geben. Abrechnungen können zudem etwa für Garagenanlagen, Gemeinschaftseinrichtungen und vieles andere erstellt werden. 6 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Damit die Datenbank die Abrechnungen auseinanderhalten kann, benötigt jede Abrechnung einen eindeutigen Namen, also etwa den Straßennamen plus die Jahresangabe des Abrechnungsjahrs. Bei einem Haus, in dem Sie die Eigentümer und die Mieter getrennt abzurechnen haben, wären etwa folgende Abrechnungen zu erstellen: Jakobstraße 2012 Eigentümer Jakobstraße 2013 Eigentümer Jakobstraße 2012 Mieter Jakobstraße 2013 Mieter Anschriften von Eigentümern und Immobilien holen Sie über Aufklapplisten aus der Partner/Adreßdatenbank. Im Abrechnungen-Modul legen Sie auch noch die Gesamtquadratmetergröße des Objektes/der Immobilie fest. Weiterhin bestimmen Sie die Abrechnungsart, z.B. Mieterabrechnung, Eigentümerabrechnung oder Selbstnutzerabrechnung. Mieter -> nur Nebenkosten Eigentümer -> nur Kosten für Verwaltung, Instandhaltung und Rücklagen Selbstnutzer -> alle Kosten 7 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Schließlich gibt es noch die individuelle Abrechnung. Deren Aussehen und Inhalte können Sie über den Druckassistenten im Abrechnungen-Modul mit einer Vielzahl von Variablen frei bestimmen. Die Abrechnung können Sie auch über das Format-Menü weitgehend frei gestalten. Über Grundkosten Heizung legen Sie in der Registerkarte Heizung gemäß Heizkostenverordnung fest, wie groß der Grundkostenanteil bei der Heizungsabrechnung sein soll. Dieser Wert ist nur dann von Belang, wenn die Heizkostenabrechnung nicht extern erfolgt und eingepflegt, sondern direkt im Programm erledigt wird. Die Heizkostenverordnung erlaubt keine rein verbrauchsabhängige Abrechnung. Eine reine Umlage ist aber ebenfalls nur in äußersten Ausnahmefällen zugelassen, etwa dann wenn aus technischen Gründen keine Ablesegeräte eingebaut werden können. 8 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Hinweis: Gewerbliche Objekte müssen bei "Netto abrechnen" in der Registerkarte Abrechnung auf "Ja" gesetzt werden, damit ein entsprechender Mwst-Ausweis stattfindet. Bei gemischten Objekten können Sie vor dem Ausdruck der Abrechnungen jederzeit zwischen Netto und Brutto umschalten - das Programm rechnet dann neu. Wenn Sie mit frei definierten Umlage-Faktoren für die Abrechnung arbeiten wollen, dann müssen Sie diese in der Registerkarte Freie Umlagen benennen. Später können Sie die Anteile einer freien Umlage bei den Konten festlegen. KONTEN ERFASSEN Wechseln Sie jetzt ins Konten-Modul. Jede Abrechnung hat ein oder mehrere Abrechnungskonten. Konten sind dabei Mieter, Eigentümer, Selbstnutzer und Leerstände. Folglich gibt es meist mehr Konten als Wohnungen in einem Objekt (Haus). Im nächsten Abrechnungsjahr müssen zudem neue Abrechnungskonten angelegt werden - wegen der Datentrennung und weil nie exakt die gleichen Daten zur Abrechnung kommen (Mieterwechsel, andere Tageszahl, andere Verbrauchswerte etc.). Mit Neu in der Kontenliste legen Sie weitere Konten an. Diese Konten müssen nun angelegt werden und damit die Datenbank diese auch auseinanderhalten kann, muß jedes Abrechnungskonto einen eindeutigen Namen erhalten. Es empfiehlt sich eine Kombination aus Wohnungsbezeichnung, Mietername und Abrechnungsjahr nach folgendem Muster: EG vorn Jakobstraße 2012 Maier EG vorn Jakobstraße 2012 Leerstand EG vorn Jakobstraße 2012 Schulte EG vorn Jakobstraße 2013 Schulte EG hinten Jakobstraße 2012 Leerstand EG hinten Jakobstraße 2012 Schulz EG hinten Jakobstraße 2013 Müller 9 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing zu verwenden. Sie können aber auch eine Nummerierung verwenden, solange Sie irgendwo Nummern und deren Zuordnung zu Mietern, Eigentümern und Wohnungen festhalten. Jedes Konto muß einer Abrechnung zugeordnet werden, damit die Gesamtkosten der Abrechnung dem Konto anteilig zugewiesen werden können. Anschrift und Abrechnungsempfänger werden aus der Adreßdatenbank abgerufen. Tip: Im Konten-Menü finden Sie verschiedene Befehle zur beschleunigten Anlage von Konten bei Mieterwechsel, Jahreswechsel etc. "Beginn Datum" und "Ende Datum" umgrenzen den Abrechnungszeitraum für das Konto, der nicht mit dem Abrechungsjahr deckungsgleich, aber innerhalb des Abrechnungsjahrs liegen muß. Ein Mieter kann etwa erst im Mai eingezogen oder schon im Oktober ausgezogen sein. Innerhalb des vordefinierten Abrechnungszeitraums müssen Sie die Personenzahlen mit Datumsangaben eingeben. Diese dient zur genauen Umlage von personenbezogenen Kosten wie der Müllabfuhr. Da die Müllgebühren in Abhängigkeit von der Personenzahl steigen oder sinken, ist es wichtig festzuhalten, wann etwa durch Geburt und Tod, Scheidung oder Heirat sich die Personenzahl ändert. Achten Sie darauf, daß die Datumsangaben sich innerhalb des Abrechnungszeitraums bewegen und diesen auch voll abdecken. Aus Ihren Daten wird eine durchschnittliche Personenzahl für die prozent- und taggenaue Abrechnung ermittelt. Bis zu fünf Personenstandsänderungen sind möglich. Zählerstände sind in einer eigenen Registerkarte zu erfassen: • • Wasserzähler - hier erfassen Sie die Verbrauchswerte von jeweils bis zu zehn Wasserzählern für Kaltund Warmwasser. Heizung - wenn Sie die Abrechnung der Heizung selbst machen, tragen Sie hier den Heizungsverbrauch der Einheit ein. Ob Sie kw/h, Kubikmeter Gas oder Liter Heizöl eintragen ist egal, der Wert muß nur vergleichbar für alle Einheiten eines Objektes sein. 10 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Quadratmeter ist die Größe der Wohnung - dieser Wert wird in Abhängigkeit vom Abrechnungszeitraum taggenau in Prozente umgerechnet. Tausendstel Miteigentumsanteile ist nur für Eigentümer und Selbstnutzer Abrechnungen von Bedeutung. Über die Tausendstel-Anteile aus der Teilungserklärung werden Kosten wie Rücklagen, Verwaltung und Instandsetzungen umgelegt. Wenn Sie in der Abrechnung mit frei definierbaren Umlagefaktoren arbeiten, dann geben Sie für die Konten den jeweiligen Prozentanteil an. Das Programm wirft Ihnen aus, wieviele Prozentanteile bereits insgesamt vergeben wurden. Mehr als 100% sollten Sie schließlich nicht umlegen. 11 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing BUCHUNGEN VORNEHMEN Jetzt sind alle Vorbereitungen getroffen und Sie können mit der Buchung von Kosten, Vorauszahlungen, Mieten, Sollstellungen etc. beginnen. Alle Umlagen übernimmt das Programm dabei automatisch. Wechseln Sie also über die Navigation ins Buchungen-Modul . Neue Buchungen geben Sie mit Hilfe des Neu-Schalters oben am Bildschirmrand ein. 12 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing UMLAGEFÄHIGE KOSTEN BUCHEN Für jede Buchung legen Sie einen neuen Datensatz an und geben Buchungsbetreff, etwa die Rechnungsnummer und den Rechnungsaussteller, Buchungsbetrag und Buchungsdatum ein. Bei auf die Mieter und Selbstnutzer umlagefähigen Kosten müssen Sie eine Zuordnung gemäß Betriebskostenverordnung in die Kategorien Lasten (z.B. die Grundsteuer) Wasserkosten Entwässerung Aufzugskosten Müll Straßenreinigung Hausreinigung Gartenpflege Beleuchtung Versicherungen (etwa Gebäudeversicherung und Haftpflichtversicherung) Hausmeister Empfang Waschküche Sonstiges Verwaltungskosten Rücklagen Instandsetzungen Sicherheit Heizung vornehmen. Auch wenn Sie mit diesen Kategorien vielleicht nicht immer ganz glücklich sind, so sind diese Kategorien doch vom Gesetzgeber über die Betriebskostenverordnung vorgegeben und im Falle eines Rechtsstreits über die Betriebskostenabrechnung von Gerichten anerkannt. Da Rechtssicherheit das Wichtigste ist, wenn Sie auf den Kosten nicht sitzen bleiben wollen, sollten Sie sich an diese Aufteilung der Kosten halten. 13 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Hinweis: Im Abrechnungen-Modul können Sie in der Registerkarte Umlageschlüssel alternativ auch abweichende Bezeichnungen erfassen. Für jede Kategorie können übrigens beliebig viele Buchungen erzeugt werden. So könnten die Wasserkosten aus 13 Buchungen für 12 Abschläge und eine Endabrechnung entstehen, die Summen bildet das Programm selbst. Unter Versicherungen kommen Gebäude- und Haftfplichtversicherung. Lasten sind Grundsteuer und andere öffentlich auferlegte Kosten. Kosten die Sie nicht haben - etwa für den Aufzug - müssen auch nicht mit Null eingegeben werden. Zuletzt müssen Sie bei den umlagefähigen Kosten noch bestimmen, innerhalb welcher Abrechnung diese Kosten umgelegt werden sollen. Weitere Angaben sind nicht notwendig. SONDERKOSTEN BUCHEN Es können jederzeit Sonderfälle und Sonderkosten entstehen. Ein Mieter braucht vielleicht einen neuen Schlüssel und dieser Betrag soll eingebucht werden. Vielleicht haben Sie auch für nur zwei von drei Mietern eine Satellitenschüssel und können deren Kosten folgerichtig nicht auf alle Mieter umlegen, sondern müssen manuell teilen. In solchen Fällen können Sie bis zu fünf Sonderkosten-Positionen einzelnen Konten jeweils unterschiedlich zubuchen. Dies geschieht im Konten-Modul auf der Registerkarte Abrechnung/SaldenAnpassungen und damit außerhalb der normalen Verbuchungen. 14 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Alternativ können Sie solche Sonderkosten auch von den Betriebskostenvorauszahlungen abziehen, was dann allerdings in einem entsprechenden Begleitschreiben oder mit einem Journalausdruck des Mieterkontos dokumentiert werden sollte. Möglicherweise verwenden Sie auch einen der freien Umlagefaktoren für die Zuordnung von Kosten, die nicht alle Mieter betreffen. Schließlich können Sie einzelne Abrechnungsempfänger in Konten auch von einer Kostenart und deren Umlage ganz ausnehmen. EXTERNE HEIZKOSTENABRECHNUNG Das Ergebnis einer externen Heizkostenabrechnung von Firmen wie Ista, Kalorimeta, Brunata, Techem etc. buchen Sie ebenfalls wie Sonderkosten in der Registerkarte "Abrechnung/Salden-Anpassungen" des jeweiligen Kontos ein. 15 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing BETRIEBSKOSTENVORAUS ZAHLUNGEN BUCHEN Natürlich müssen Sie auch die Vorauszahlungen der Mieter und Eigentümer verbuchen und den Kosten gegenüberstellen. Bei den Vorauszahlungen ist keine Umlagezuordnung vorzunehmen und auch keine Abrechnung auszuwählen, da ja keine Umlage erfolgt. Vielmehr müssen sie bei den Vorauszahlungen diese direkt einem Abrechnungskonto und einem Partner zuordnen, denn nur dieser hat die Vorauszahlung geleistet. Auch die Abschlußzahlung wird wie eine Vorauszahlung gehandhabt, wenn Sie diese später einbuchen wollen. MIETEN BUCHEN INtex Hausverwaltung dient nicht nur der Betriebskostenabrechnung, Sie können mit dem Programm auch eine Mieten-Buchführung vornehmen. Für die Sollstellung der Miete buchen Sie den Betrag der Kaltmiete zum Monatsdritten als Forderungsbetrag ein. Klicken Sie dazu auf das Neu-Symbol und wählen Sie Mietforderung buchen. 16 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Erfolgt dann die eigentliche Mietzahlung, buchen Sie diese Mietzahlung als positiven Betrag ein über Mietzahlung buchen (Neu-Symbol). Mietsollstellungen und Mietzahlungen sind einem bestimmten Konto und einem Partner zuzuordnen, aber nicht einer Umlage. Die Mietverbuchung und auch die Buchung von Vorauszahlungen können Sie sich vereinfachen, indem Sie im Modul Konten unter der Registerkarte Buchungen die Kaltmiete und Vorauszahlungsbeträge eintragen. Mit den Befehlen im Konten-Menü können Sie dann automatisiert die richtigen Beträge in die Buchhaltung eintragen. 17 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Alternativ klicken Sie auf den Mieten-Schalter in der Kontenliste und wählen aus dem Buchungsassistenten (LLizenz) die entsprechende Option aus. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, verschiedene Buchungen für mehrere Mieterkonten gleichzeitig und automatisiert ausführen zu lassen. Unter Kontosalden unten können Sie die Salden für Miet- und Kautionskonto einsehen. 18 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing BUCHFÜHRUNG Wer die Buchungen später auch noch etwa für eine Gewinn- und Verlustrechnung oder die Steuer braucht, kann auch schon eine Vorverbuchung auf Buchhaltungskonten nach dem Soll- und Haben-Muster vornehmen. Nur für die Erstellung einer Betriebskostenabrechnung ist das nicht nötig. In der Registerkarte Buchführung des Buchungen-Moduls kann dazu jede Buchung einem Haben und einem Soll-Konto zugeordnet werden. UMLAGEN Das Programm übernimmt die Summierung und Umlage der von Ihnen eingebuchten Kosten gemäß den Kategorien der Betriebskostenverordnung automatisch. Im Modul Konten sehen Sie in der Registerkarte "Abrechnung/Umlagen" jederzeit, wie hoch die Gesamtkosten sind und welche Anteile dabei auf die 19 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Abrechnungseinheit entfallen. Die Registerkarte "Abrechnung - Salden/Anpassungen" zeigt dabei an, ob die Vorauszahlungen in etwa den Kosten angemessen sind. Die Art der Umlage - nach Quadratmetern, Einheiten, Personen, Tausendstel, Verbrauch - ist dabei auf übliche Standardwerte voreingestellt. Diese können Sie aber ändern. Dazu gehen Sie ins Abrechnungen Modul auf die Registerkarte "Umlageschlüssel". Dort können Sie etwa die Wasserzähler für die Wasser- und Entwässerungskosten aktivieren, indem Sie die Umlageart für diese beiden Kostenrubriken von "Personen" auf "Verbrauch" umstellen. Außerdem können Sie hier auch Ihre freien Umlagefaktoren aktivieren. ABRECHNUNGEN DRUCKEN Eine Abrechnung kann jederzeit taggenau erfolgen und ausgedruckt oder als Acrobat PDF Datei gespeichert werden. Sie müssen lediglich im Konten-Modul auf den Drucken-Schalter am unteren Bildschirmrand klicken und gelangen zum Druckassistenten. Klicken Sie auf den Schalter Abrechnung und Sie erhalten eine Vorschau der Abrechnungskonten. In der Vorschau können Sie blättern (Cmd + Pfeiltasten), zoomen (links unten) und über die Druckenpalette auch noch das Papierformat ändern. 20 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing 21 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Wählen Sie aus, was gedruckt werden soll. Im Drucken-Dialog (in der Vorschau beliebige Taste drücken) entscheiden Sie, ob die gewählte(n) Abrechnung(en) ausgedruckt oder als PDF gespeichert werden sollen. Es werden immer die Abrechnungen der gerade aktiven Konten gedruckt. Wenn Sie nur einige oder bestimmte Konten abrechnen wollen, machen Sie entsprechend vorher eine Abfrage auf eben diese Konten. Fertig. P.S: Ihre Adreßdaten und ein Logo fügen Sie über die Einstellungen in der Navigation ein. 22 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing WIRTSCHAFTSPLÄNE Für die WEG-Verwaltung können Sie in der INtex Hausverwaltung auch Wirtschaftspläne erstellen. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Erstellen Sie eine neue Abrechnung, etwa "Jakobstraße 2011 Wirtschaftsplan". Wählen Sie als Abrechnungsart "Wirtschaftsplan". Sollte der Vorgabe-Wirtschaftsplan nicht Ihren Vorstellungen entsprechen, wählen Sie "Individuelle Abrechnung" und bearbeiten Sie die Vorlage unter "Abrechnungslayout" so, wie Ihr Wirtschaftsplan aussehen soll. Ersetzen Sie also "Abrechnung" durch "Wirtschaftsplan" und löschen Sie die Teile, die Sie im Wirtschaftsplan nicht erfassen möchten. Erstellen Sie die voraussichtlichen Konten der Abrechnung für das Planjahr und ordnen diese der Wirtschaftsplan-Abrechnung zu. Buchen Sie Planzahlen für die verschiedenen Kostenarten und ordnen Sie diese der Abrechnung Wirtschaftsplan zu. Über "Abrechnung" drucken Sie den Wirtschaftsplan, aus. In Abrechnungen können Sie Wirtschaftsplan und Abrechnung verknüpfen und so Ist und Soll Zahlen einander gegenüberstellen. 23 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Eine Liste der WEG Eigentümer mit Ihren Tausendstel-Anteilen können Sie nach Abfrage auf die Abrechnung im Konten-Modul jederzeit erstellen. Wechseln Sie zum Druckassistenten und wählen Sie Liste1 und Liste 2 aus. Die Inhalte dieser Liste können über die Registerkarte Konten im Einstellungen-Modul bestimmt werden. ADRESSEN ERFASSEN UND VERWALTEN DAS ADRESSEN-MODUL IN HAUSVERWALTUNG, AU FTRAG UND ADRESSEN Im Partner-Modul von INtex Hausverwaltung, Auftrag, Büro und Adressen werden zentral sämtliche Adressen verwaltet, gleich ob es sich bei der Hausverwaltung um Mieter, Eigentümer, Handwerker, Hausmeister etc., bei Auftrag und Büro um Kunden, Interessenten, Lieferanten oder Mitarbeiter und schließlich bei Adressen um Mitglieder, Freunde, Bekannte, Verwandte oder Mandanten, Klienten oder Patienten handelt. 24 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing KLASSIFIZIERUNG Für die Unterscheidung eben dieser Kategorien, gibt es die Klassifikationen, die die verschiedensten Adressen gruppieren. Die Auswahl der Klassifikationen läßt sich bei Bedarf verändern. Folgendes sollten Sie aber wissen: Unterschiedliche Adreßgruppen werden nicht in getrennten Datentabellen gespeichert, sondern immer in der einen zentralen Partner-Tabelle. Die Klassifikation ist über den Suchassistenten jederzeit abfragbar, so daß Sie die Gruppen von Adressen filtern können, um etwa nur die Kunden oder nur die Key Accounts zu sehen. Klassifikationen sind wie Schubladen. Eine Adresse kann sich nie zur gleichen Zeit in zwei oder mehr „Schubladen“ befinden, sondern immer nur in einer. Wenn Sie eine Adresse mit verschiedenen Merkmalen - z.B. „Mieter“ UND „Hausmeister“ - belegen möchten, können Sie dies mit dem Stichwörter-Assistent machen. Hier ist es möglich, Adressen mit beliebigen Kombinationen von freigewählten Schlagwörtern zu versehen. Auch diese sind über den Suchassistenten abfragbar. KURZNAMEN Jeder Partner, d.h. jede Adresse, bekommt einen Kurznamen. Dies kann ein Kundencode, eine Debitoren/Kreditorennummer oder eine sprechende Kurzbezeichnung sein. In jedem Fall muß der Kurzname eindeutig sein, kann also in der Datenbank nicht doppelt vorkommen. Über den Kurznamen werden die Daten des Partners mit den anderen Modulen und Daten des Programms, also z.B. Mietbuchungen in der Hausverwaltung, Lieferungen in Auftrag, Rechnungen in Büro und Anschreiben in Adressen verknüpft. Die Kurznamen sind zudem jederzeit über die Suchassistenten abfragbar. Da der Kurzname also eine zentrale Bedeutung hat, sollten Sie sich zwei, drei Gedanken zur Vergabe der Kurznamen machen. Wir empfehlen immer dann, wenn die Datenmengen nicht allzu groß und die Adressen nicht sehr anonym sind, mit sprechenden Kurznamen zu arbeiten. Das macht zwar etwas mehr Arbeit, aber etwa mit dem Kurznamen „Intex“ für „INtex Publishing GmbH & Co. KG“ ist doch in der Regel deutlich mehr anzufangen, als etwa mit „K-173430-23-Z“ oder „70430“, selbst wenn diese Nummern einen wie auch immer gearteten Sinn ergeben. Wer aber mit sehr vielen Adressdaten zu tun hat, die Adressen nur selten oder gar nur einmal benötigt oder wo die Adressen so anonym sind, daß auch sprechende Kurznamen nicht weiterhelfen, kann den Kurznamen natürlich auch mit alphanumerischen Codes belegen. Im Feld Seriennummer zählt das Programm bereits eine 25 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Seriennummer von 1 mit Intervall 1 hoch und trägt die dabei generierte Nummer automatisch in das Feld Kurzname ein. Zur eindeutigen Identifizierung eines Adressdatensatzes reicht das für die Datenbank. Sie können aber auch mit eigenen Nummern-Codes und Nummernkreisen arbeiten. Verwenden Sie dazu den Seriennummern-Assistenten. Sie können bzw. sollten den Kurznamen nach Möglichkeit nicht nachträglich ändern. Hängen nämlich schon weitere verknüpfte Daten an dem Kurznamen, verlieren diese durch eine Änderung des Kurznamens ihre Verbindung zum Partner. Diese müßte dann etwa bei Kontakten, Buchungen, Vorgängen etc. manuell wiederhergestellt werden. ANREDEFORMATE Die INtex Programme generieren aus den Inhalten der Felder Vorname, Nachname, Titel und Position eine komplette, formgerechte Anrede - dies geschieht zunächst vollautomatisch. Sie können aber die Art und Weise, wie die Anrede generiert wird, vollkommen verändern. Zunächst können Sie durch Anklicken des Maussymbols neben der Anrede im Anredeformat-Assistenten zwischen verschiedenen vordefinierten Anreden wie etwa mit „Sehr geehrte“ oder „Hallo“ wählen. Wenn diese Auswahl für Ihre Belange nicht paßt, läßt sich diese über die Einstellungen im Programm verändern. Bis zu 20 Formate sind definierbar. Ein Format ist dabei als Standard Anrede bei der Neuanlage von Adressen definierbar - bestehende Adressen bleiben davon unberührt. 26 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Die Feldinhalte von Feldern wie Vorname und Nachname werden durch die Variablen #VORNAME# #NACHNAME# #TITEL# #POSITION# in die Anrede hinein generiert. ADRESSFORMATE Ähnlich wie bei den Anreden werden auch die postalischen Adressen aus den Angaben in Firma, Name, Straße, PLZ, Ort und Land generiert. Klicken Sie auf das Maussymbol, um den Adreßformat-Assistenten aufzurufen. Hier können Sie unter 20 verschiedenen Adreßformaten wählen, etwa mit und ohne Nennung des Firmennamens. Selbst ausländische Adressierungen (USA mit Bundesstaat, Großbritannien mit PLZ hinten) sind möglich und vordefiniert. 27 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Sollte Ihnen die Auswahl nicht reichen, können Sie in Einstellungen Formate ändern und neu definieren. Außerdem läßt sich für neue Adressen ein Standard Adreßformat bestimmen. Die zur Verfügung stehenden Variablen sind im Definitionsbildschirm dokumentiert und dürften sich von selbst verstehen. Zeilenumbrüche erzeugen Sie im Adreßformat mit ++. Nehmen Sie am Ende eine Adreßformats etwa ++++#LAND# weg, erscheint keine Länderangabe getrennt durch eine Leerzeile mehr. 28 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing PLZ-/ORTE-DATENBANK Im Programm ist eine PLZ und Ortedatenbank für Deutschland, Österreich und die Schweiz hinterlegt. Dadurch reicht meist die Eingabe der PLZ, um auch die Felder Ort, Bundesland und Land sowie Vorwahl auszufüllen. In der Schweiz gibt es häufiger nicht eindeutige PLZ wie etwa 1000. Hier erscheint dann eine Liste der passenden Ortsangaben und Sie können eine davon mit Klick wählen. 29 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Bei speziellem Bedarf wäre die PLZ-Tabelle nicht nur editierbar, sondern auch per Import z.B. durch französische Code Postal Daten zu ergänzen. WERTELISTEN Eine Reihe von Eingaben wie etwa bei Position und Titel wird durch Wertelisten vereinfacht. Was in den Wertelisten an Werten vorgegeben wird, können Sie in Einstellungen/Wertelisten selbst definieren. 30 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing WEB HELPER Über WEB helper kann die Adreßerfassung auch extern per Browser erfolgen, gleich ob nun von Mitarbeitern oder Kunden und Interessenten selbst. KORRESPONDENZ FÜHREN BRIEFE, FAXE UND EMAILS SCHREIBEN Die Programme INtex Adressen, INtex Auftrag und INtex Hausverwaltung verfügen über ein voll integriertes Korrespondenz-Modul, das in der Lage ist, Ihre Textverarbeitung in weiten Teilen der Geschäftskorrespondenz zu ersetzen. Wir klären hier zunächst die Vorteile und Einschränkungen ab, um Ihnen dann die Arbeit mit der Software zu erklären. VORTEILE Bei der Abwicklung der Korrespondenz in der Datenbank liegen die gewichtigsten Vorteile in der automatischen Ablage, Verschlagwortung und Verknüpfung. Sie müssen sich weder aussagekräftige Dateinamen einfallen lassen noch die Dokumente sinnvoll in Ordnern ablegen, um irgendein Schriftstück auch später noch zu finden. Vielmehr wird jeder Schriftsatz automatisch in der Datenbank gespeichert, volltextmäßig für die spätere Suche indiziert, klassifiziert und etwa mit den Adressaten verknüpft. Dabei entsteht ohne weiteres Zutun automatisch eine jederzeit einsehbare Historie der Korrespondenz bei den Adressaten und ein bequem durchsuchbares Archiv aller Schriftstücke. Außerdem ist eine Wiedervorlage jedes Briefes, jedes Fax oder jeder Email direkt in der Datenbank möglich, ohne daß dafür ein Termineintrag in einem Kalender geführt oder eine Kopie in einer Mappe abgelegt werden muß. EINSCHRÄNKUNGEN Natürlich ist die Datenbank keine vollausgewachsene Textverarbeitung mit allen Finessen und schon gar kein Layout- oder DTP-Programm. Es gibt also funktionale Einschränkungen vor allem im Bereich des Layouts. Normale, klassische Geschäftskorrespondenz - so wie sie mit der Schreibmaschine geschrieben worden wäre ist aber ohne Weiteres möglich. Im Detail: Direkte Formatierungen wie die Wahl anderer Schriftarten, Auszeichnungen in Fett, Kursiv, Unterstrichen oder der Wechsel der Schriftgröße sind kein Problem. Sogar unterschiedliche Textfarben können gewählt werden. Es gibt aber keine Zeichenformat-Vorlagen. Textabsätze rechts- oder linksbündig, im Blocksatz oder zentriert sind möglich. Auch Einrückungen sogar für die erste Zeile getrennt - sind realisierbar. Es gibt jedoch keine Absatzformatvorlagen - Sie können höchstens Textbausteine wie gewünscht formatieren und hierin den Text bei Bedarf ändern. Zeilenabstände können normal, doppelt oder individuell eingestellt werden. Der Zeilenumbruch und Seitenumbruch erfolgt automatisch, ein erzwungener Seitenumbruch kann allerdings nur durch das Einfügen von Leerzeilen bewirkt werden. Eine automatische Silbentrennung gibt es nicht, was aber auch entsprechende Trennfehler verhindert. Aufzählungen mit Punkten oder Nummerierungen sind möglich, allerdings muß der Erstzeileneinzug von Hand im Lineal erzeugt werden und die Nummerierung erfolgt nicht automatisch. Tabellarische Auflistungen sind möglich, werden mit Tab-Stopps im Lineal und Tabulator-Schritten im Text erzeugt. Mit Linien, Rahmen und Hintergrundfarben gestaltete Tabellen gehen aber nicht. Grafiken, Bilder, Diagramme lassen sich nicht in den Text einfügen. Lediglich bei Emails können Anhänge hinterlegt werden - mehrere Bilder sind dabei als ZIP-Archiv zu packen. Das Seitenlayout kann in Einstellungen/Drucklayouts bestimmt werden. Dabei können Sie eine PDFDatei ganzseitig hinterlegen oder Ihren Briefkopf mit einer Mischung aus Text und grafischen Elementen definieren. Ein völlig freies Seitenlayout ist nicht möglich, Sie bewegen sich in einem Raster nach DIN Korrespondenz, das vorgegeben ist. Die maximale Länge eines Briefes in der Datenbank beträgt 10 Seiten DIN A4. 31 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Sie sehen, der Standardbrief ist gar kein Problem. Umfangreiche Business Pläne, Produktpräsentationen, Einladungen mit Anfahrtskizzen oder Exposés können Sie in der Datenbank aber nicht anlegen. SCHRIFTSTÜCKE ANLEGEN Briefe, Faxe, Emails, aber auch Kurzmitteilungen oder nur interne Vermerke legen Sie immer auf die gleiche Art und Weise an. Entweder, Sie gehen ins Korrespondenz-Modul (Schriftverkehr bei INtex Adressen und INtex Auftrag, Kontakte bei INtex Hausverwaltung) oder sind schon dort und legen mit dem Schalter Neu+ ein neues Schriftstück an. Oder Sie sind oder gehen in die Adreßverwaltung, suchen den gewünschten Adressaten aus und drücken dort den Schalter „Schriftstück +“ (INtex Adressen und INtex Auftrag) oder „Kontakt +“ (INtex Hausverwaltung). Klicken Sie in das Textfeld, um zur Textverarbeitung zu gelangen. Der Weg über das Adreßmodul hat dabei den Vorteil, daß der Adressat beim neuen Schriftstück bereits eingetragen wurde und damit das Schriftstück bereits mit dem Adressaten verknüpft ist. Sie können aber auch jederzeit nachträglich den Adressaten und Partner im Schriftstück selbst auswählen oder ändern. Im oberen Bereich des Bildschirms klassifizieren Sie das Schriftstück etwa als Brief, Fax, Email, Memo etc. (Klassifikationen sind über Einstellungen/Wertelisten ändernbar) und verknüpfen den Text mit den anderen Modulen, bei der Hausverwaltung etwa mit einer Immobilie oder einem Vertrag, bei INtex Auftrag mit einem Produkt. Damit ist der Text gleich in ein thematisch, inhaltliches Umfeld eingebettet, ohne daß Sie durch klug gewählte Dateinamen und sinnvolle Ordnerstrukturen dafür sorgen mußten. Darüberhinaus kann das Schriftstück mit Hilfe des Seriennummern-Assistenten ein Aktenzeichen zur eindeutigen Identifikation erhalten. In das Feld „Betreff“ schreiben Sie den eigentlichen Brief- oder Mail-Betreff. Mehrere Texte mit gleichem Betreff werden rechts über den „Themenverlauf“ zu einer Kommunikationsreihe zusammengeführt. Gleiches gilt übrigens für mehrere Schriftstücke mit einem Aktenzeichen. So ist auch der historische Bezug zwischen zwei Schreiben schnell hergestellt. Im großen Feld „Text“ schließlich erfassen Sie den eigentlichen Text. Anrede und Grußformel werden automatisch hinzugeneriert - mehr dazu beim Anpassen der Drucklayouts. 32 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Antworten können Sie auch erfassen: Legen Sie einfach einen neuen Datensatz an und kopieren Sie den Antworttext in das Textfeld. Über Ein-/Ausgang können Sie das Schriftstück als Posteingang markieren. TEXTFORMATIERUNG Der Text selbst kann wie etwa in Textedit (Mac) oder WordPad (Windows) im RTF-Format formatiert werden. Soll etwa ein einzelnes Wort fett oder kursiv ausgezeichnet werden, so markieren Sie dieses und wählen im Format-Menü unter „Stil“ den entsprechenden Befehl. Genauso gehen Sie mit einem Schriftart-Wechsel um, nur daß hier die Schriftauswahl im Menü Format/Schrift zu finden ist. Um für einen Absatz die Ausrichtung zu ändern, muß der Cursor im betreffenden Absatz stehen und Sie wählen über die Formatierungsleiste oder Format/Ausrichtung die gewünschte Textrichtung. Im Format-Menü kann für den gewählten Absatz auch der Zeilenabstand geändert werden. Am oberen Fensterrand sehen Sie das Lineal - dieses wird automatisch eingeblendet, sobald Sie im Textfeld stehen. Über die Pfeilsymbole links und rechts können Sie den linken und rechten Rand verschieben und damit den aktiven Absatz einrücken und schmaler gestalten. Beim linken Pfeil befindet sich oberhalb des Pfeils zusätzlich ein Rechteck - dieses kann getrennt vom Pfeil nach links oder rechts verschoben werden, um einen negativen oder positiven Erstzeileneinzug zu erzeugen. 33 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Ein negativer Erstzeileneinzug ist für Strichpunktaufzählungen und nummerierte Absätze ein adäquates Hilfsmittel, um die Aufzählung übersichtlicher erscheinen zu lassen. Jeder Absatz kann andere Linealeinstellungen bekommen. Durch Klicken in das Lineal können Sie Tabulatorpositionen in der gerade aktiven Zeile erzeugen. Bedenken Sie, daß Tabulatoren anders als linke und rechte Ränder immer nur auf die aktuelle Zeile wirken. Wollen Sie gleiche Tab-Positionen in mehreren Zeilen haben, müssen Sie diese komplett markieren. Diese Tabulatorpositionen können Sie im Text mit der Tab-Taste anspringen und damit saubere tabellarische Aufzählungen erzeugen, bei gleichen Tabulatoreinstellungen in mehreren Zeilen auch über mehrere Zeilen hinweg. Doppelklicken Sie auf einen neu angelegten Tabstopp im Lineal, können Sie die Tabulatorart auch vom Standard linksbündig auf rechtsbündig, zentriert oder Dezimal-Tab (für Zahlen mit Kommastellen) ändern. Alle weiteren Formatierungen wie die Gestaltung des Briefkopfes und des Seitenfußes, den grundsätzlichen Aufbau des Briefes mit Betreffzeichenzeile etc. legen Sie nicht individuell bei jedem Brief wieder neu, sondern einmal zentral in den Einstellungen unter Drucklayouts fest. VERKNÜPFUNGEN, HISTO RIE, WIEDERVORLAGE Da die Schriftstücke ja schon bei der Anlage im oberen Teil der Bildschirmmaske etwa mit den Adressaten verknüpft worden sind, ist diese Verknüpfung nun natürlich auch nutzbar. Wenn Sie also etwa einen Brief ansehen und genauer wissen wollen, an wen sich dieser richtete, dann klicken Sie den blau markierten Link Partner/Adressat vor der Aufklappliste für die Adressaten an. Das Programm springt dann zum entsprechenden Adreßdatensatz. Gleiches gilt für die anderen Verknüpfungen, etwa Aufträge und Produkte bei INtex Auftrag oder Immobilien und Verträge bei der INtex Hausverwaltung. 34 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Bei den Adressen wiederum können Sie die angelegten Schriftstücke als Historie einsehen. Unter „Verweise“ rechts im Bildschirm sehen Sie die letzten Schriftstücke in chronologischer Reihenfolge. Die Betreffs sind anklickbar und führen Sie direkt in das Korrespondenz-Modul zum passenden Schriftstück. In der Registerkarte Organizer bei den Schriftstücken können Sie jeden Brief auf Wiedervorlage legen. Geben Sie dazu im Feld „Wiedervorlage“ ein Datum in der Zukunft an. Ist dieses Wiedervorlagedatum erreicht, dann sehen Sie den Kontakt im Organizer des Programms. So werden Sie an den Inhalt des Schriftstücks erinnert und können entsprechend handeln, etwa den Inhalt beim Adressaten nachhaken. 35 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing VORLAGEN UND TEXTBAU STEINE Die INtex Software erledigt nicht nur Ihre Korrespondenz, sondern vereinfacht, beschleunigt und standardisiert diese auch mit Textbausteinen und Standardtexten. Die Standards verwalten Sie dabei im Modul Vorlagen. Hier können Sie mit Neu+ beliebig viele Textbausteine und auch längere Standardtexte anlegen. Auch die Standardtexte können über das Format-Menü oder die Schnellformatierungsleiste vorformatiert werden. Im Korrespondenz-Modul werden die Textbausteine über den Schalter „Bausteine“ (INtex Adressen und INtex Auftrag) oder die Liste „Textbausteine“ rechts unten (INtex Hausverwaltung) übernommen und in das Textfeld einkopiert. Der Standardtext kann dann noch bei Bedarf individualisiert und angepaßt werden. 36 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Standardtexte und Bausteine können mit Variablen noch leistungsfähiger gestaltet werden. In den VorlageMustern sind die möglichen Variablen aufgeführt. DRUCKEN, FAXEN, MAILEN Jedes im Korrespondenz-Modul angelegte Schriftstück kann jederzeit als Brief gedruckt, als Fax gesendet, als Mail verschickt oder einfach nur intern gespeichert werden. Die Druck- und Sende-Befehle finden Sie im DruckAssistenten. DRUCKLAYOUTS ANPASSE N Wie der gedruckte Brief letztlich aussieht, hängt nicht nur von den Formatierungen des Textfeldes ab, sondern viel wesentlicher von Ihren Einstellungen unter Drucklayouts. Über das Grundlayout bestimmen Sie das Aussehen Ihres Briefpapiers, fügen also ein Logo und Absenderangaben ein und/oder hinterlegen eine ganzseitige PDF-Datei als Layout-Hintergrund. Wie auf diesem Hintergrund der Brief aufgebaut wird, bestimmen Sie unter Drucklayouts in der Registerkarte Schriftverkehr (INtex Adressen und INtex Auftrag) bzw. Kontakte (INtex Hausverwaltung). 37 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing In der Vorgabe kommt der Brief mit einer Betreffzeichenzeile mit Ihr Zeichen, Unser Zeichen etc. daher. Dies kann auch so geändert werden, daß etwa nur der Betreff erscheint. Die hierfür verwendeten Variablen dürften selbsterklärend sein. Selbstverständlich können auch in der Seitenvorlage der Text und die variablen Elemente über das Format-Menü gestaltet werden. Mit dem Lineal nehmen Sie saubere Einrückungen vor. Die Grußformel aus dem Feld oben wird mit der Variable #GRUSS# in den Brief eingebaut. SERIENBRIEFE UND SER IENMAILS Während im Korrespondenzmodul Einzelbriefe, -faxe und -mails erstellt und abgelegt werden, können Sie im Modul Aussendungen auch Serienbriefe und Serienmails texten, die dann an die jeweils in der Adreßliste gefilterte/ausgewählte Gruppe von Adressaten gehen. 38 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Bei den Serienbriefen- und Serienmails findet allerdings keine elektronische Ablage und Zuordnung zu den Adressaten statt, um die Datenbank nicht unnötig aufzublähen. ORGANIZER-FUNKTIONEN WIEDERVORLAGEN, KALE NDER UND TERMINE, DOKUMENTE, NOTIZEN UND AUFGABEN Die Programme INtex Adressen, INtex Auftrag und INtex Hausverwaltung verfügen über eine Reihe von Organizer-Features zur allgemeinen Büroorganisation. Dazu zählen: Wiedervorlage Kalender Terminfunktionen Dokumenten-Management Notizen Aufgaben Hauptvorteil der in die Programme integrierten Feature-Palette gegenüber externen Lösungen ist jeweils die enge Integration und Verzahnung mit der Hauptfunktionalität der jeweiligen Software. Statt mehrere Dateninseln zu betreiben, die keinerlei oder nur geringe Verbindung zu einander aufweisen, können Sie innerhalb der INtex Programme ein dichtes Datennetz knüpfen. WIEDERVORLAGE In der Registerkarte Organizer können Sie jeden Datensatz - gleich ob Adresse, Schriftstück oder einen anderen Vorgang - auf Wiedervorlage legen. Geben Sie dazu im Feld „Wiedervorlage“ ein Datum in der Zukunft an. 39 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Ist dieses Wiedervorlagedatum erreicht, dann sehen Sie den Datensatz im Organizer-Modul des Programms. So werden Sie an den Inhalt des Schriftstücks erinnert und können entsprechend handeln, etwa beim Adressaten nachhaken. Über die Schalter unten können Sie auch die Wiedervorlage von gestern einsehen, wenn Sie gestern nicht im Büro waren, oder über „WV morgen“, schauen, was morgen ansteht. Auch die Wiedervorlage einer ganzen Kalenderwoche oder eines Monats ist einsehbar. So kann mit Sicherheit nichts verpaßt werden. 40 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing AUFGABEN-MANAGEMENT Kleinere Aufgaben können Sie im Aufgaben-Modul der Programme hinterlegen, nach Prioritäten sortieren und mit einem Bearbeitungsstatus versehen. Die Aufgaben sind mit Adressen und der Korrespondenz zu verknüpfen. In der Registerkarte „Organizer“ der Programm-Module finden Sie die verknüpften Aufgaben jederzeit wieder. 41 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing NOTIZEN ERFASSEN Allgemeine Notizen sind in der Notizenliste zu erfassen und können mit Partnern, Ihrer Korrespondenz oder Immobilien (INtex Hausverwaltung) bzw. Preisen&Produkten sowie Vorgängen (INtex Auftrag) verknüpft werden - gelbe Haftzettel adé. 42 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing In der Registerkarte „Organizer“ der Programm-Module finden Sie die verknüpften Notizen jederzeit wieder. Alternativ zu den Notizen können Sie im „Bemerkungen“-Feld des Organizers auch längere Texte hinterlegen oder Sie verschlagworten die Datensätze mit Tags im Stichwörter-Assistenten ... DOKUMENTEN-MANAGEMENT Dokumente jeder Art wie Verträge, wichtige Schriftstücke, Zeichnungen, Excel-Kalkulationen etc. können Sie digital im Programm speichern und mit Partnern und/oder Immobilien (bei der Hausverwaltung) oder Preisen&Produkten (bei INtex Auftrag) verknüpfen - so geht nichts verloren und ist ohne lange Sucherei im Archiv schnell griffbereit. Dokumente können als Verweis auf die Dateien auf der Festplatte verlinkt, oder tatsächlich physisch in die Datenbank importiert werden. 43 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing In der Registerkarte „Organizer“ der Programm-Module finden Sie die verknüpften Dokumente jederzeit wieder. GEBÄUDE-MANAGEMENT ÜBERWACHUNG VON REPARATUREN, INSTANDSETZ UNGEN UND INVENTAR I NCL. SCHLÜSSELN INtex Hausverwaltung kann Ihnen auch viele Aufgaben des Gebäude-Managements abnehmen bzw. Ihnen dabei helfen: Behalten Sie den Überblick über die Ausstattung von Wohnungen Führen Sie Buch über den Renovierungsstand Ihrer Immobilien Verwalten Sie die Schlüssel Katalogisieren Sie den Inventar von Feuerlöschern über Mobiliar bis hin zu Rasenmähern und Gartengeräten Führen Sie Ein- und Auszugsprotokolle Nehmen Sie Störmeldungen entgegen Erfassen Sie Reparaturaufträge Buchen Sie die Kosten von Reparaturen und Instandsetzungen Arbeiten Sie mit einer Wiedervorlage Korrespondieren Sie mit Handwerkern, Mietern, Eigentümern und Versicherungen Verwalten Sie Verträge Legen Sie Dokumente ab Machen Sie sich Notizen und behalten Sie Aufgaben im Blick Im Modul „Immobilien“ können Sie sich zunächst einen umfassenden Informations-Pool über die von Ihnen verwalteten Immobilien erschaffen. Von Detaildaten über Bilder und Pläne, Energiepässe und Wertgutachten ist hier so ziemlich jede Information zu einer Immobilie zu hinterlegen. Interessant ist dies auch im Falle von Vermietungen und Verkauf oder für Ihre Makler-Tätigkeiten. Auf Knopfdruck wissen Sie über jede Immobilie in Ihrem Bestand bestens Bescheid und können Mietinteressenten und Käufer optimal informieren. 44 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Die Anzahl Schlüssel und die Schlüsselarten können bei größeren Objekten schnell unübersichtlich werden. Wer hat noch welchen Schlüssel wann bekommen ? Welches Schloß ist mit welchem Schlüssel zu öffnen und wo befindet sich dieser ? All diese Fragen lassen sich leicht beantworten, wenn Sie die Registerkarte „Schlüssel“ im Immobilien-Modul mit Daten füttern. Gleiches gilt für den Inventar von Immobilien. Wenn Sie in die Registerkarte „Inventar“ hineinschreiben, welche Ausstattungsgegenstände zum Haus gehören, wo sich diese befinden und an wen sie ausgehändigt wurden, dann gibt es nie wieder Gesuche nach Gartengeräten, Möbeln oder Handwerkszeug. Für die Verwaltung komplexerer Inventare bieten wir auch eine getrennte Software INtex Inventar an. 45 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Beim Einzug oder Auszug von Mietern können Sie im Modul Konten auch die entsprechenden Übergabeprotokolle elektronisch erstellen und dabei etwaige Mängel, die Zählerstände und andere Informationen festhalten. Selbstverständlich können die Protokolle zur Unterschrift durch den Mieter auch ausgedruckt werden. Wenn Sie Störfälle hereinbekommen, etwa weil die Klingel nicht funktioniert, die Heizung ausgefallen ist, das Licht nicht angeht oder eine Schneelawine vom Dach zu rutschen droht, dann können Sie diese Vorgänge im Kontakte-Modul erfassen, mit einem Partner und einer Immobilie verknüpfen. Dadurch entsteht automatisch auch eine Historie dieser Vorfälle. Unter Betreff beschreiben Sie den Sachstand kurz, im Textfeld können Sie alle notwendigen Details hinterlegen. Mit Textbausteinen aus dem Modul „Vorlagen“ können Sie zudem Standardtexte für identische Vorgänge hinterlegen. 46 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Ist ein Vorgang mit Kosten verbunden, dann können diese auf das Konto des Eigentümers im Rahmen einer Eigentümerabrechnung gebucht werden. Soll der Abschluß des Vorgangs - also etwa die Fertigstellung einer Reparatur - in einem bestimmten Zeitraum nachgehalten werden, dann können Sie den entsprechenden Kontakt-Datensatz auf Wiedervorlage legen. Gehen Sie dazu in die Registerkarte „Organizer“ und tragen Sie im Feld „Wiedervorlage“ ein Datum in der Zukunft ein. Ist dieses Wiedervorlagedatum erreicht, dann sehen Sie den Kontakt/Vorgang im Organizer des Programms. Nun wissen Sie, daß etwa eine Reparatur angemahnt oder überprüft werden muß, daß die Einhaltung der Hausordnung durch Mieter X gecheckt werden soll. 47 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Kleinere Aufgaben können Sie im Aufgaben-Modul des Programms hinterlegen, nach Prioritäten sortieren und mit einem Bearbeitungsstatus versehen. 48 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Allgemeine Notizen sind in der Notizenliste zu erfassen und können mit Partner oder Immobilien verknüpft werden - gelbe Haftzettel adé. Dokumente jeder Art wie Kostenvoranschläge, Rechtsanwaltsschreiben, Gerichtsurteile etc. können Sie digital im Programm speichern und mit Partner und/oder Immobilien verknüpfen - so geht nichts verloren und ist ohne lange Sucherei im Archiv schnell griffbereit. 49 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Schließlich können Sie die Daten von Mietverträgen, Verträgen mit Handwerkern, Versicherungsverträgen etc. digital sichern und rundherum Korrespondenzen führen, Wiedervorlagen vornehmen, Aufgaben speichern etc. Sie sehen, INtex Hausverwaltung dient nicht nur der reinen Betriebskostenerfassung und -abrechnung, sondern kann auch weite Teile Ihres Gebäude-Managements auf Vordermann bringen. ABRECHNUNG FÜR DEN EIGENTÜMER INVESTITIONS-, REPARATUR- UND FINANZIERUNGSKOSTEN AUFSCHLÜSSELN Eine L-Lizenz vorausgesetzt, können Sie nicht nur WEGs, also mehrere Eigentümer gemeinschaftlich in einer Wohneigentümergemeinschaft abrechnen, sondern auch einem Einzeleigentümer seine Kosten aufschlüsseln. 50 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Ob Sie dies nun als Verwalter für einen Eigentümer oder als Eigentümer für sich selbst tun, ist dabei gleich. In jedem Fall können Sie alle entstehenden und nicht auf die Mieter umlegbaren Kosten in der INtex Hausverwaltung buchen und analysieren. Der Steuerberater kann somit schnell mit den für Ihre Steuererklärung benötigten Zahlen bedient werden. Dazu sind folgende Schritte notwendig: Legen Sie zunächst im Modul Abrechnungen eine neue Abrechnung an. Klassifizieren Sie diese als „Eigentümerabrechnung“ und wählen Sie bei Abrechnungsart den Eintrag „[L] Eigentümerabrechnung“. Als Quadratmeter werden die Gesamtquadratmeter des Hauses eingetragen, beim Datum der Beginn und das Ende des abzurechnenden bzw. auszuwertenden Geschäfts-/Steuerjahres. Im Modul „Konten“ legen Sie für diese Abrechnung ein einziges Konto für den Einzeleigentümer an. Aus technischen Gründen muß 1 Person hinterlegt werden, die Quadratmeter für das Konto sind wiederum die Gesamtquadratmeter des Hauses. Wichtig ist, daß rechts bei allen Anteilen jeweils 100% herauskommt. Der Alleineigentümer trägt ja 100% aller Kosten, die nicht auf die Mieter umlegbar sind. 51 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Im nächsten Schritt können Sie bereits mit den Kostenbuchungen im Modul „Buchungen“ beginnen. Auch wenn es nur einen Eigentümer gibt, so wird hier dennoch rechentechnisch eine Umlagebuchung vorgenommen - Sie drücken also auf „Umleg.(bare) Kosten“. 52 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing In der Buchungsmaske tragen Sie den Betrag, Rechnungsbetreff, den Namen der Eigentümerabrechnung und schließlich die Zuordnung ein. Mögliche Zuordnungen sind Finanzierungskosten, Instandsetzungkosten, Investitionen, Kosten der Verwaltung und Rücklagen. Im Konto des Eigentümers können Sie die Kostenentwicklung jederzeit verfolgen. Gehen Sie dazu in die Registerkarte „Abrechnung/Umlage WEG Gewerbe“. Hier werden die gebuchten Kosten aufgeschlüsselt und aus den Buchungen addiert. 53 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing In der Tabellenansicht von Buchungen ist eine weitere Auswertung mit freien Abfragen auf Ihren Buchungen möglich. Als Verwalter können Sie dem Einzeleigentümer am Jahresende auch eine Eigentümerabrechnung ausdrucken. Sollte der Eigentümer in ein Eigentümerkonto einzahlen, können diese „Einschüsse“ wie Wohngeldzahlungen bei WEGs gebucht werden. Die Abrechnung würde dann auch ausweisen, ob und wieviel der Eigentümer nachzuschießen hat. VERMIETEN UND VERKAUFEN MAKLER-FUNKTIONEN IN DER HAUSVERWALTUNG INtex Hausverwaltung hilft Ihnen auch beim Vermieten und Verkaufen von Wohnungen, Büros, Stellplätzen und ganzen Immobilien. Diese Makler-Funktionen gliedern sich wie folgt auf: Adreßverwaltung für Objekte, Verkäufer, Vermieter und Kauf- sowie Mietinteressenten Objektverwaltung mit detaillierten Informationen zu den zu vermietenden und verkaufenden Objekten Korrespondenz (per Brief, Fax und Email) mit Interessenten und Vermietern/Verkäufern Wiedervorlage Übergabeprotokolle Vertragsverwaltung für Mietverträge, Kaufverträge und Makler-Aufträge Rechnungsschreibung von Courtage-Rechnungen Die Adressen von Vermietern und Verkäufern auf der einen und den Miet- und Kaufinteressenten auf der anderen Seite übernehmen Sie im Partner-Modul. 54 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Neben den reinen Adreßdaten können Sie in der Registerkarte „Interessenten“ das Suchprofil von potentiellen Käufern und Mietern erfassen und zusätzlich deren Reaktionen auf die zuletzt angebotenen Objekte speichern. Mieterselbstauskünfte sind datenmäßig in der Registerkarte „Mieter“ einzutragen. 55 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Die Daten der zu verkaufenden oder zu vermietenden Objekte, Wohnungen, Büros etc. speichern Sie im Modul Immobilien - bei Bedarf mit einer Fülle von Einzelheiten wie etwa Ausstattung, Entfernung zu öffentlichen Einrichtungen und Verkehrsmitteln, Aufteilungsplänen, Bildern, Gutachten uvm. Da diese Daten über die tabellarische Auswertung abfragbar sind, können hier die Suchprofile von Mietern und Käufern leicht mit dem eigenen Angebotsbestand abgeglichen werden. Das Immobilien-Modul erlaubt den Ausdruck von Exposés; auch ein Export der Daten zur Weiterverarbeitung ist möglich. Kopieren Sie die Daten und Bilder bequem in eine Online-Angebotsmaske oder in ein Layoutprogramm zur Gestaltung ausgefeilter Exposees. 56 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Über das Feld „Maklerstatus“ in der Registerkarte Eigenschaften können Sie die zu verkaufenden oder zu vermietenden Objekte als „Im Verkauf“ oder „Zur Vermietung“ markieren. Über die Registerkarte „Maklerstatus“ in der Listenansicht der Immobilien ist dieser Maklerstatus auch filterbar. Anfragen beantworten Sie über das Kontakte-Modul per Email, Fax oder herkömmlich per Brief. Angebote lassen sich auf Wiedervorlage legen - siehe Organizer-Modul. Kommt es zur Vermietung, kann ein Übergabeprotokoll parallel zur Anlage eines Mieterkontos erfaßt werden. Den zugehörigen Mietvertrag oder im Falle des Verkaufs die Daten des Kaufvertrages werden im VerträgeModul hinterlegt. 57 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Und am Ende der Lohn Ihrer Mühen: Schreiben Sie die Courtage-Rechnung mit vorgefertigen Textbausteinen und automatischer Berechnung der Courtage im Kontakte-Modul. DATENWEITERGABE AN DIE BUCHHALTUNG GRÜNDE FÜR DEN DATEN AUSTAUSCH Häufig besteht der Wunsch bzw. die Notwendigkeit, Buchungen zwischen der Hausverwaltung und der Buchführung auszutauschen. Gründe könnten sein: Eine Hausverwaltungsfirma möchte die Buchungsdaten der verwalteten Objekte und die Buchungen des eigenen Geschäftsbetriebs zusammenführen. 58 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Bei der gewerblichen Vermietung bzw. der Vermietung an Gewerbemieter mit Optierung auf den Mehrwertsteuerausweis muß eine Umsatzsteuervoranmeldung durchgeführt werden. Betriebskosten- und umlagerelevante Buchungen der Hausverwaltung sollen mit weiteren Buchungen rund um die Immobilie - etwa Buchungen bezüglich Darlehen, Zinsen, Tilgungen, Umschuldungen etc. oder Aufwandsbuchungen im Rahmen von Sanierungsmaßnahmen - kombiniert werden, um zu einer Gesamtschau mit Gewinn- und Verlustrechnung zu kommen. Ein gewerblicher Vermieter ist zur Bilanzierung seines Geschäfts verpflichtet. Sie wollen die Buchungsdaten aus der Hausverwaltung an einen Steuerberater zur Erstellung von Jahresabschlüssen, Einkommensteuererklärungen etc. weitergeben. Der ist Ihnen für die Vorverbuchung dankbar. In all diesen Fällen ist das Buchungsmodul der Hausverwaltung auf die Hilfe einer steuer-orientierten doppelten Buchhaltung wie etwa der INtex Buchführung angewiesen. Schließlich entspricht das Buchungen-Modul der Hausverwaltung nicht den vom Finanzamt geforderten Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführungssysteme (GOBS), kann keine Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen, keine voll umfängliche Gewinn- und Verlustrechnung gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) erzeugen und auch nicht bilanzieren. All dies würde die Hausverwaltung unnötig funktional aufblähen, wäre für den weiten Anwenderkreis der privaten Vermieter inhaltlich völlig uninteressant und würde für viele Nicht-Buchhalter die Bedienung der Software auch unnötig erschweren (Stichwort Stornierungszwang anstelle einfacher Änderbarkeit von Buchungen). Da aber eine Datenübergabe leicht zu bewerkstelligen ist und die Hausverwaltung vorkontieren kann, stellt die Trennung in Hausverwaltung hier und doppelter Buchhaltung dort auch kein Problem dar. Bei Verwendung von INtex Hausverwaltung und INtex Buchführung bleiben Oberfläche und Bedienlogik beider Programme sogar identisch. DATENVORBEREITUNG IN DER HAUSVERWALTUNG Damit eine doppelte Buchführung mit den Buchungsdaten der Hausverwaltung etwas anfangen kann, müssen diese vorkontiert sein, d.h. jede Buchung muß einem Haben- und einem Soll-Konto zugeordnet werden. Diese Vorkontierung nehmen Sie in der Registerkarte "Buchführung" des Buchungen-Moduls der Hausverwaltung vor. Sie können dabei frei wählen, ob Sie sich an einen Standardkontenrahmen wie den DATEV SKR03 oder SKR04 halten, einen speziellen wohnungswirtschaftlichen Kontenrahmen verwenden oder einen selbst erstellten Kontenrahmen für die Immobilienverwaltung bevorzugen - alles ist möglich. 59 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Seit Version 10.2 läßt sich die Vorkontierung durch Vorgaben für alle gängigen Buchungsformen der Hausverwaltung wesentlich automatisieren und damit vereinfachen. In "Einstellungen" lassen sich in der Registerkare "Buchhaltung" nämlich Vorgabekonten für Soll und Haben definieren. Die Programmvorgaben berücksichtigen den SKR03, was sich aber wie gesagt frei ändern läßt. Im Zweifel sollten Sie die Konten mit Ihrem Buchhalter oder Steuerberater abstimmen. In jedem Fall sollten Sie vor einer Weitergabe an die doppelte Buchhaltung sicherstellen, daß die Soll- und Haben-Felder der Buchungen in der Hausverwaltung ausgefüllt sind und Ihrem Kontenrahmen entsprechen. Sonst ist in der Buchführungs-Software keine einfache Verbuchung möglich und ein Teil der Automatisierungsmöglichkeiten verpufft ungenutzt. 60 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing BUCHUNGEN ZUR DATENÜBERGABE AUSWÄHLEN Im nächsten Schritt müssen Sie auswählen, welche Buchungen denn an die doppelte Buchhaltung übergeben werden sollen. Meist wird diese Übergabe monats- oder quartalsweise geschehen. Eventuell sind nur die Buchungen einiger Objekte betroffen. In jedem Fall nehmen Sie Ihre Auswahl über die Suchen-Funktion in der Tabellen-Ansicht vor. Um etwa die Buchungen von April 2017 zu erhalten, geben Sie in der Suchmaske im Feld "Datum" 4.2017 als Suchbegriff ein. Sollen alle Buchungen des ersten Quartals 2017 ausgefiltert werden, wäre der richtige Suchbegriff 1.1.2017...31.3.2017 Mit "Suchen" lösen Sie die Abfrage aus und erhalten die passenden Buchungen als Tabellenansicht. Über das Feld "Abrechnung" könnten Sie die Buchungsanzeige zudem auf die Buchungen eines bestimmten z.B. gewerblichen Objekts einschränken. BUCHUNGEN EXPORTIERE N Die ausgewählten Buchungen können Sie jetzt über den Export-Befehl im Menü „Datensätze“ der Tabelleansicht exportieren. Hier müssen Sie die passende Feldauswahl treffen und ein für Ihre BuchhaltungsSoftware geeignetes Format wählen. Für die INtex Buchführung empfehlen wir Trennzeichen Tabulator Anführungszeichen Nein Feldnamen Ja Exportieren sollten Sie eigentlich immer die Felder 61 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Belegnummer Buchungsbetrag Buchungsbetreff Buchungsdatum Soll Haben Bei der INtex Buchführung können Sie auch noch das Feld "Kostenstelle" oder "Abrechnung" als Kostenstelle für die Buchungen mitexportieren. Mehr zum Exportassistenten ... BUCHUNGEN IN DIE DOP PELTE BUCHFÜHRUNG IMPORTIEREN Wie nun der Import der exportierten Buchhaltungsdaten funktioniert, hängt sehr von dem verwendeten Buchhaltungsprogramm ab. Wir können daher nur kurz auf die INtex Buchführung eingehen und zeigen, wie es dort geht. Sie wählen im Buchungen-Modul im Buchungen-Menü den Befehl "Buchungsdatensätze importieren". Danach erscheint ein Öffnen-Dialog, in dem Sie dem Programm die zuvor exportierte Buchungen-Datei zeigen. 62 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Im nächsten Dialog sind die Felder von Export und Buchführung einander anzugleichen. Der Screenshot zeigt die korrekte Zuordnung und auch alle anderen für den Import korrekten und notwendigen Einstellugen. Mehr zum Importieren ... Im nächsten Dialog aktivieren Sie die automatischen Eingabeoptionen, damit die importierten Buchungen z.B. alle auch einen Zeitstempel bekommen, und starten den Import-Vorgang. 63 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Am Ende des Imports stehen die Buchungsdatensätze der INtex Hausverwaltung bereits fertig vorkontiert und durch die Steuerautomatik auch umsatzsteuertechnisch richtig bearbeitet im Buchungsstapel der INtex Buchführung. Sie müssen die Buchungsdatensätze nur noch einzeln oder alle zusammen über den Befehl "Buchungen/Ausgewählte Buchungen verbuchen" in Sachkonten und Journal übernehmen. Direkt im Anschluß können Sie dann die Daten der Hausverwaltung mit UStVA, GuV und Bilanz auswerten. EINRICHTUNG UND NUTZUNG VON PRO LIZENZEN ERSTE SCHRITTE INSTALLATION Die Installation einer PRO Lizenz von INtex Firma, INtex Buchführung oder INtex Hausverwaltung ist schnell und einfach. Auf jedem Rechner, der die Datenbanklösung nutzen soll, installieren Sie den gelieferten FileMaker PRO. Das Setup-Programm ist ganz normal per Doppelklick zu starten und führt Sie interaktiv durch die Installationsschritte. Am Ende können Sie FileMaker PRO - also die Datenbankmaschine - über das Dock (am Mac) oder die Task-Leiste und das Startmenü (unter Windows) starten. Auf iOS Geräten wie dem iPad Mini und iPad Air installieren Sie den kostenlosen FileMaker GO aus dem Appstore, um später die Datenbank auch hier nutzen zu können. Stellen Sie sicher, dass FileMaker von den Firewalls des Systems nicht behindert wird. Andernfalls ist keine Netzwerknutzung möglich. Außerdem muß im Datei/Ablage-Menü von Filemaker das Sharing aktiviert sein. Die gelieferte fmp12-Datenbank-Datei legen Sie an den gewünschten Speicherort für Ihre Datenbankdaten. Empfehlenswert ist die Ablage im Dokumente-Ordner des Rechners, der die Datenbank im Netzwerk bereitstellen soll - also entweder der Host-Rechner beim Peer-to-Peer Networking oder der Server beim ClientServer-Networking. Hinweis: Sie können eine FileMaker PRO Lizenz mehrfach installieren, etwa auf einem Mac und einem Windows PC, auf Ihrem Desktop Rechner und Ihrem Notebook. Eine gleichzeitige Nutzung im Netzwerk ist aber nicht möglich. Dies geht nur mit dem Erwerb einer weiteren Arbeitsplatzlizenz, die dann auch eine weitere FileMaker PRO Lizenz und Seriennummer enthält. Mit der Basisversion können Sie die Datenbank allerdings schon an iOS Geräte freigeben. DATENBANK AM HOST/-SERVER-RECHNER STARTE N Um die Datenbank am Host oder Server zu starten, doppelklicken Sie entweder die fmp12-Datenbank oder starten FileMaker und öffnen über Datei/Öffnen (Windows) bzw. Ablage/Öffnen die fmp12-Datei. Das Programm fragt Sie nach Anwendername und Paßwort. Im Auslieferungszustand loggen Sie sich mit Anwender: PRO Paßwort: pro in die Datenbank ein. 64 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Bei der Netzwerk-/Mehrbenutzer-Nutzung muß die Datenbank zwingend auf dem Host oder Server geöffnet sein. Nach dem ersten Öffnen der Datenbank sollten Sie a) die Freischaltung mit dem gelieferten Freischaltcode vornehmen (danach werden Sie gefragt, klicken Sie auf "Entsperren") b) Ihr Benutzerpaßwort ändern (dazu werden Sie aufgefordert) und c) am besten auch gleich einen weiteren Benutzer für sich anlegen (siehe weiter unten). GRUNDSÄTZLICHE EINSTELLUNGEN VORNEHMEN Alle allgemein-gültigen Einstellungen im Programm - also prinzipiell alles, was Sie im Modul "Einstellungen" vorfinden - müssen Sie am Server/Host durchführen, sonst werden diese nicht dauerhaft gespeichert. Ändern Sie also hier z.B. die Drucklayouts und Wertelisten. Sind alle Einstellungen und die Freischaltung vorgenommen, können Sie sich an der geöffneten Datenbank auch von einem Client-Rechner aus anmelden. BENUTZERKONTEN UND P AßWÖRTER Nach der Freischaltung und der Änderung des Paßwortes für den Standard-Benutzer PRO können Sie Konten anlegen, Paßwörter ändern und auch Benutzer löschen. Alle dazu notwendigen Befehle finden Sie im Menü Administration/Benutzerkonten im Modul Einstellungen. 65 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Tip: Legen Sie für sich ein neues Konto an und melden Sie sich dann sofort und künftig nur noch mit dem neuen eigenen Konto an. Das Standardkonto PRO können Sie dann löschen. Verwenden Sie starke Paßwörter, aber auch solche, die Sie sich noch merken können. INtex Publishing kann Ihnen bei Verlust des Paßwortes nur aufwändig und kostenpflichtig helfen. Nicht alle Benutzerkonten haben per se die gleichen Rechte - für den erweiterten PRO FLEX Zugriff gibt es eine Art Administrator-Zugriff und Konto. Für den Zugriff etwa eines Betriebsprüfers können Sie ein Nur-Lese-Konto anlegen. Und die Anwender, die nur die Bereiche Adressen, Schriftverkehr und Organizer nutzen dürfen, gibt es Benutzerkonten mit CRM-Zugriff. DATENBANK AM CLIENT ÖFFNEN Um nun die gehostete Datenbank an einem Client-Rechner zu laden, wählen Sie im Datei-/Ablage-Menü den Befehl "Remote öffnen". 66 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing In der Liste der Hosts sehen Sie links Ihren Host-/Server-Rechner - ist das nicht der Fall, wird die Netzwerkfunktion von Firewall oder fehlender Sharing-Aktivierung auf dem Host und/oder Client behindert. Klicken Sie Ihren Host an, sehen Sie rechts die Liste der bereitgestellten Datenbankdateien. Öffnen Sie die gewünschte Datei. Wenn Sie mit der Arbeit an der Datenbank fertig sind, sollten Sie das Datenbankfenster schließen, sonst kann später der Host/Server die Datenbank nicht schließen und nicht heruntergefahren werden. TABELLENANSICHT INDIVIDUALISIEREN In den PRO Lizenzen können Sie alle Tabellenansichten verändern und diese Änderungen auch dauerhaft speichern. Gehen Sie dazu in eine Tabellenansicht, verschieben Sie Spalten per Drag&Drop, verändern Sie Spaltenbreiten und ergänzen Sie Spalten über Rechtsklick/Tabellenansicht/Ändern. Sie können Felder ausschalten und über das grüne Plus-Symbol auch weitere Felder in die Tabellenansicht übernehmen. Über Rechtsklick/Tabellenansicht/Eigenschaften nehmen Sie Einfluß auf das grundsätzliche Erscheinungsbild der Tabelle. Deaktivieren Sie etwa mit "Raster" die Gitternetzlinien. 67 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Über Rechtsklick/"Datensätze senden/speichern unter" können Sie die Tabellenansicht auch als PDF Datei abspeichern oder als Excel Datei exportieren. Natürlich stehen Ihnen in der PRO Version auch alle anderen Möglichkeiten der tabellarischen Auswertung zur Verfügung. WEITERE MÖGLICHKEITE N VON PRO FLEX In der PRO FLEX Lizenz können Sie auch Bildschirm- und Drucklayouts ändern und anlegen sowie Scripts ändern und anlegen. In den Layoutmodus kommen Sie über das Spezial-Menü mit dem Befehl "Layoutmodus" Scripts bearbeiten Sie über den Befehl "Spezial/Verwalten/Scripts“ SQL Abfragen sind via Scripts und über die Funktion SQLQueryAusführen möglich: WEITERE HILFE Zur Benutzung von FileMaker finden Sie umfangreiche Hilfe im Internet: FileMaker Hilfe ... FEHLER BEI BERECHNUNGEN IN DER NEBENKOSTENABRECHNUNG FEHLERSUCHE IN INTEX HAUSVERWALTUNG, INTEX VERMIETER UND INTEX WEG Gelegentlich stolpern Anwender in den Programmen zur Hausverwaltung (INtex Hausverwaltung, INtex Vermieter und INtex WEG) über vermeintlich fehlerhafte Berechnungen. Die häufigsten Ursachen und Lösungen stellen wir Ihnen hier vor. Lassen Sie uns aber vorab auch festhalten, dass in 20 Jahren der Entwicklung dieser Programme kaum je ein Programmfehler gefunden werden konnte - die Kernberechnungsfunktionen, die allen unseren Programmen zugrundeliegen, werden daher nach aller Wahrscheinlichkeit richtige Ergebnisse berechnen, sofern denn korrekte Eingaben vorliegen. FEHLERHAFTE UMLAGEFA KTOREN Wenn die Umlagefaktoren und prozentualen Anteile als falsch erachtet werden, dann liegt sehr häufig überhaupt kein Fehler vor, sondern lediglich ein Verständnisproblem. Ein Beispiel: In einem Dreiparteienhaus sind die Kosten der Treppenhausreinigung nach Einheiten aufzuteilen. Sie erfassen hierfür drei Konten und das Programm errechnet korrekt 33,33% Anteil pro Mieter. 68 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing Wenn jetzt aber in einer Wohnung etwa zur Jahresmitte ein Mieterwechsel stattfindet, dann haben nicht beide Mieter (alter und neuer Mieter) je 33,33% Anteil, sondern nur 33,33 / 2 = 16,665% Anteil. Schließlich teilt sich der Wohnungsanteil auf die beiden Mieter zu gleichen Teilen. Es wird hier natürlich etwas unübersichtlicher, wenn der Mieterwechsel nicht zur Jahresmiete stattfindet und vielleicht auch noch ein Leerstand zwischen den beiden Mietern mit einem Konto zu erfassen ist. Sie können aber davon ausgehen, dass alle Fälle vom Programm korrekt berechnet werden - und zwar immer taggenau. Es gibt aber auch Situationen, in denen das Programm gar keine korrekten Anteile in Prozent errechnen kann. Regelmäßig dann, wenn noch nicht für alle Mieter/Eigentümer und Leerstände innerhalb einer Abrechnung Konten erfaßt wurden oder wenn bei diesen Eingaben ein Fehler gemacht wurde. Sind die Angaben unvollständig oder fehlerhaft, wirft das Programm eine Fehlermeldung aus: Diese Meldung ist etwas unbestimmt, läßt sich aber leider nicht genauer konkretisieren, da die Software ja Ihr Haus und die Situation nicht wirklich kennen und erahnen kann. Das Programm kann Ihre Eingabe nur mathematisch prüfen und rechnet dazu folgendes nach: Bei Abrechnungen haben Sie eine Gesamtquadratmeterzahl der abzurechnenden Fläche (Summe der Wohnungsgrößen, nicht Gesamtfläche des Hauses) angegeben. Dieser Wert wird mit den Abrechnungstagen in der Regel 365 oder 366 multipliziert. Nennen wir das Ergebnis Produkt A. Dann rechnet das Programm für jedes Konto in der Abrechnung ein Produkt B aus Abrechnungstagen mal Wohnfläche des jeweiligen Kontos aus. Die Summe aller Produkte B muss dann am Ende exakt dem Produkt A entsprechen. Andernfalls liegt ein Fehler bei Ihren Eingaben vor. Dieser kann in folgenden Punkten bestehen: Die Abrechnungstage der Gesamtabrechnung stimmen nicht. Die Gesamt-Abrechnungsfläche ist nicht die Summe der Wohnungen. Der Wert muß EXAKT stimmen. Die Wohnungsgrößen bei den Konten stimmen nicht. Die Abrechnungsdaten bei den Konten stimmen nicht - der Mieter ist vielleicht früher oder später einoder ausgezogen Es fehlen immer noch Konten oder Leerstände. Achten Sie besonders auch auf fehlende Einzeltage wenn ein Mieter am 30. Mai auszieht und der neue Mieter am 1. Juni einzieht, müssen Sie für den 31. Mai zwingend ein Leerstandskonto anlegen. Sobald hier alle Daten stimmig sind, verschwindet auch die oben abgebildete Meldung und Sie können davon ausgehen, dass nun die errechneten prozentualen Anteile für die Konten stimmen. FEHLENDE ODER FALSCHE UMLAGEVERTEILUNG Bisweilen scheint das Programm die Umlagen nicht oder nicht richtig zu berechnen. Um Sie und Ihre Arbeit nicht lahmzulegen, arbeitet das Programm mit einem Cache. D.h. es werden nicht bei jeder kleinsten Änderung gleich alle Daten neu berechnet, selbst wenn dies eigentlich sein müßte. Wenn Sie also Änderungen etwa an den Konten, den Umlagefaktoren oder der Kostenverteilung vornehmen und danach die Zahlen prüfen, dann drücken Sie im Konten-Modul unbedingt zuvor den Schalter „Neu rechnen“. Erst dann wird der Cache 69 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing zwangsweise geleert, das Programm rechnet alle Daten neu und Sie können sicher sein, nun die tatsächlichen Zahlen und berechneten Werte zu prüfen. Wenn jetzt noch etwas falsch ist, ist vermutlich irgendwo etwas falsch gebucht oder umgelegt worden. Hinweis: In INtex Vermieter und INtex WEG erzwingen Sie das Neurechnen mit einem Speichern eines Kontos. Drücken Sie dazu Ctrl-S (Windows) oder Cmd-S (Mac). FEHLERHAFTE SUMMIERU NG DER ZAHLUNGEN Ausschließlich in der Hausverwaltung kann es auch zu scheinbar falschen Zahlen in der Mietenbuchführung kommen. Im Modul Konten werden unter Buchungen/Mieten die Forderungen und die Zahlungen der gebuchten Mieten aufgeführt. Auch wenn die Buchungen korrekt aufgeführt werden, können trotzdem die Summen und der Saldo nicht stimmen. Dies passiert in der Regel dann, wenn Sie zusätzlich auch Nebenkostenund Heizkostenvorauszahlungen buchen, ohne dass diesen Zahlungen eine gleich hohe Forderung gegenübersteht. In diesem Fall werden die überzahlten Neben-/Heizkosten vom Programm den Mieten zugeschlagen, ohne dass es sich um Mietbuchungen handelt. Dies passiert vor allem dann, wenn Sie im Programm Heizkostenvorauszahlungen explizit buchen, ohne im Programm eine Heizkostenabrechnung durchzuführen. Wenn Sie die Heizkostenvorauszahlungen buchen, dann muß auch die gesonderte HeizkostenAbrechnung im Modul Abrechnung aktiviert sein. Eine weitere häufigere Fehlerursache besteht darin, dass Sollstellungen aufgrund fehlerhafter Eingaben nicht wirklich als Sollstellungen erkannt wurden und deshalb vielleicht wie eine Zahlung verbucht wurden. Hier hilft nur eine Einzelprüfung aller Buchungen auf das betreffende Konto. Schließlich können Zahlungen auch noch auf das falsche Konto (anderer Mieter oder anderes Jahr) gebucht worden sein. Auch das kann nur eine detaillierte Eingabeprüfung klären - das Programm kann dafür nichts. Leider steckt der Teufel oft im Detail. FEHLENDE ODER FALSCHE ANSCHRIFT IN DER A BRECHNUNG Wenn sich die Adresse eines Mieters in der INtex Hausverwaltung ändert, reicht es nicht, die Adresse im Partnermodul zu korrigieren. Vielmehr müssen Sie auch im Konto des Mieters diesen neu als Abrechnungsempfänger auswählen. Ist dies erfolgreich passiert, sehen Sie die neue, korrigierte Adresse rechts oben im Konten-Bildschirm. Für den Ausdruck der Abrechnung wird ausschließlich die im Konto gezeigte Adresse verwendet. Hintergrund dieses vermeintlich komplizierten Vorgehens ist, dass das Konto auch bei Umzug des Mieters rechtssicher auswerfen soll, wohin die Abrechnung postalisch wirklich gegangen ist. ERFOLGLOSE ÄNDERUNGE N DES ABRECHNUNGS-LAYOUTS Wenn Sie das Abrechnungslayout ändern und sich trotzdem im Ausdruck nichts ändert, kann dies zwei Ursachen haben. Erstens: Sie ändern ein anderes Abrechnungslayout als das, welches gerade verwendet wird. Wenn Sie also eine Selbstnutzerabrechnung drucken, müssen Sie auch das Selbstnutzer-Layout ändern und nicht etwa die Mieterabrechnung. Zweitens kann der Programm-Cache die Nutzung des geänderten Layouts verhindern. Drücken Sie also den Schalter „Neu rechnen“ im Drucken-Assistenten, bevor Sie die Abrechnung ausdrucken. 70 Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing DATENPRÜFUNGS-SERVICE Wenn Sie partout denken, keinen Fehler gemacht zu haben oder auch bei mehrfacher Überprüfung keinen Fehler finden können, bieten wir Ihnen einen kostenpflichtigen Datenüberprüfungs-Service an. Service kostenpflichtige Datenüberprüfung: Jetzt bestellen … Im Rahmen dieser Überprüfung gehen wir einzelnen Fehlern nach, die Sie uns bitte so ausführlich wie möglich darstellen nach dem Muster: Erwartetes Ergebnis Tatsächliches Ergebnis Vermutete Ursachen bzw. bisher unternommene Schritte zur Korrektur Zur Überprüfung benötigen wir zwingend eine Kopie Ihrer Datenbankdatei per Dropbox oder ähnlich als Download-Link an support @ intex-publishing.de Die Datenbankdatei ist bei INtex Hausverwaltung die Datei hausverwaltung.dbhav INtex Vermieter vermieter.dbver INtex WEG die Datei WEG.dbweg und befindet sich jeweils im Programmordner des jeweiligen Programms. Unter Windows finden Sie die Programme-Ordner in der Regel unter c:\programme Nach Abschluß der Prüfung sagen wir Ihnen ganz genau, wo welche Eingabe fehlerhaft und damit fehlerverursachend war und wie Sie den Fehler beheben. Es kann auch sein, dass wir Ihnen Ihre Datenbankdatei mit bereits korrigierten Eingaben zurückmailen. Sollte sich bei der Überprüfung wider Erwarten kein Fehler in den erfaßten Daten, sondern im Programm herausstellen, erhalten Sie eine korrigierte Programmversion und den bezahlten Unkostenbeitrag zurückerstattet. Dieser Service wird nur für Kunden mit einer noch gültigen, laufenden Update-Garantie angeboten. 71
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