コンパルホール指定管理者 運営管理仕様書 平成２８年９月 大 分 市 目 次 １．運営管理に関する基本的な考え方・・・・・・・・・・・・・・・・・１ ２．指定管理者が行う業務の範囲 （１）運営管理施設の使用許可に関すること・・・・・・・・・・・・・・１ （２）運営管理施設の使用に係る利用料金の徴収に関すること・・・・・・２ (３) 運営管理施設の広報に関すること・・・・・・・・・・・・・・・・２ （４）運営管理施設の安全管理に関すること・・・・・・・・・・・・・・２ （５）運営管理物件の維持管理に関すること・・・・・・・・・・・・・・３ （６）運営管理施設の利用促進、教室・講座等の自主事業に関する業務・・５ （７）経営管理に関すること・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・６ （８）その他・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・７ コンパルホール指定管理者運営管理仕様書 コンパルホールの指定管理者が行う運営管理の業務内容及び基準等は、この仕様書によるも のとします。 1 運営管理に関する基本的な考え方 コンパルホールを運営管理するに当たっては、次に掲げる項目に沿って行うこと。 (1)子どもからお年寄りまで、あらゆる層の市民に文化・スポーツ活動を通じて交流し合え る場を提供し、市民文化の創造と市民生活の向上を図るというコンパルホールの設置目的 に基づいて業務を行うこと。 (2)市民や利用者の意見を運営管理に反映させること。 (3)個人情報の保護を徹底すること。 (4)安全な運営管理を徹底すること。 (5)効率的な運営管理を行い、運営管理費の節減を図ること。 (6)省エネルギーに努め、廃棄物発生の抑制等環境に配慮した管理を行うこと。 2 指定管理者が行う業務の範囲 (1)運営管理施設の使用許可に関すること (1)運営管理施設の使用許可に関すること ①使用申請の受付・許可に関する業務 Ⅰ 使用申請を受付け、使用の許可を行うこと。なお、手続に係る事務は、迅速に処理す ること。 Ⅱ 使用の許可に当たっては、市民文化の創造と市民生活の向上を図るかどうかを基本に 判断すること。使用の許可等に係る審査基準及び標準処理期間並びに許可の取消し等 に係る処分基準を市長等の承認を得て作成すること。 Ⅲ 施設の使用申込は原則としてコンパルホール条例及びコンパルホール条例施行規則の 規定によるものとし、使用の許可に当たっては、平等な利用を確保すること。 Ⅳ 使用許可申請時には、使用許可申請者等からの相談を受け付け、必要な指導･助言を行 うこと。なお、疑義の生じる相談があった際には、市と協議を行うこと。 Ⅴ 使用申請に係る書類等は、指定管理者が作成すること。 ②施設の案内に関する業務 Ⅰ 電話での問い合わせや施設見学等への対応 「見学者説明マニュアル」の作成等。 （市と協議のうえ、指定管理期間開始までに指定 管理者が作成すること。 ） Ⅱ 本施設の利用等について、利用者、住民等から苦情があった場合等への対応 「苦情処理対応マニュアル」を作成等。 （市と協議のうえ、指定管理期間開始までに指 定管理者が作成すること。 ） ③「大分市公共施設案内・予約システム」の登録に関する業務 1 Ⅰ 「大分市公共施設案内・予約システム利用者登録申請書」を受付け、システムへの登 録等の作業を行うこと。なお、登録にかかる事務は、迅速に処理すること。 Ⅱ システムへの登録後は「登録カード」を作成し、申請者宛に郵送等すること。 （別紙「コンパルホール受付マニュアル」をご参照ください。 ） (2)運営管理施設の使用に係る利用料金の徴収に関すること (2)運営管理施設の使用に係る利用料金の徴収に関すること ①利用料金の徴収に関する業務 Ⅰ指定管理者は、施設の利用料金及び事業等に係る収入を自己の収入として徴収する。 Ⅱ 利用料金の額は、市長等の承認を得て、コンパルホール条例（以下「条例」という。 ） で定める額の範囲で指定管理者が設定すること。また、自主事業に係る料金についても、 事前に市の承認を得て設定すること。 Ⅲ 指定管理者が利用料金を還付し、又は減免しようとする場合における減免基準・還付 基準及び標準処理期間は、事前に市長等の承認を得て作成すること。 (3)運営管理施設の広報に関すること (3)運営管理施設の広報に関すること 指定管理者は、本施設の広報に関して次の事項を行うこととし、その内容については、 事前に市の承認を得て行うこと。 ①本施設に関する情報発信 ホームページやパンフレット等と併せて創意工夫し、本施設の周知及び貸館利用を促す 情報発信を行うこと。 ②本施設のホームページの作成、更新等 新着情報、イベント情報、施設の沿革及び概要、各施設詳細、アクセス、リンク集等の 必要な情報や機能を盛り込み、閲覧者にとって分かり易い構成とするなど創意工夫を行い 、常に最新の情報に更新すること。 ③本施設のパンフレット・利用案内・リーフレット・封筒等の作成、配布等 作成したパンフレット等は関連施設や諸団体等に配布するなど、あらゆる機会を通じて 本施設の宣伝、営業に努めること。 作成する印刷物は、デザイン・わかりやすさ等に十分配慮し、必要状況に応じた数量を準 備すること。 ④本施設に関連するポスター、チラシ等の掲示、配布、整理等 ⑤本施設のコンベンション機能の宣伝、営業、誘致等 (4)運営管理施設の安全管理に関すること (4)運営管理施設の安全管理に関すること ①利用者の安全管理 利用者の安全管理については、あらかじめ安全管理マニュアルを作成し、従事者に周知徹 底を図り、その対策に万全を期するとともに、緊急時の際は、迅速かつ適確な対応を講じ 、 利用者の安全を確保すること。 2 また、事故等発生時には、速やかに安全管理マニュアルに基づき必要な措置を講じると ともに、市及びその他の関係者に対し緊急事態が発生した旨を報告すること。 ②避難所機能 市本部長から、避難所開設の指示を受けた場合は、速やかに避難所を開設するととも に避難者を受け入れること。また、避難所開設の指示以前に自主避難者が発生した場合 は、避難者を受け入れるとともに市本部長に報告すること。 ③津波避難ビル機能 津波警報・注意報を受信した場合は、速やかに避難者を受け入れること。 ④自衛消防組織装備品 自衛消防組織装備品の保管場所を周知するとともに点検整備を行うこと。 （別紙「コンパルホール安全管理マニュアル」をご参照ください。 ） (5)運営管理物件の維持管理に関すること (5)運営管理物件の維持管理に関すること ①保守管理業務 施設（大分市民図書館コンパルホール分館・大分中央公民館・大分市男女共同 参画センターを含む）を最良の状態で維持し、その美観を保持するため、日常及び定 期点検を行うこと。また、施設及び設備の不具合を発見した際には、速やかに市に連絡す ること。 なお、2 階レストラン（本市が行政財産の目的外使用許可）部分については、定期点検 業務（緊急対応含む）は行うこととするが、日常点検は除くものとする。 ②清掃業務 施設（大分市民図書館コンパルホール分館・大分中央公民館・大分市男女共同参画セン ターを含む）の美観と衛生を維持し、快適な施設環境を保つため、施設内外（2 階レスト ラン部分を除く）における清掃作業要領等手順及び基準表を定め、業務を実施すること。 また、併せて回収したごみについては、指定管理者が適切に処分すること。なお、各 施設特有のごみ（大分市民図書館コンパルホール分館における図書の廃棄等）の処分につ いては、今後の協議により定めることとする。 ③施設（大分市民図書館コンパルホール分館・大分中央公民館・大分市男女共同参画セン ターを含む）の警備業務 施設の安全性を確保し、安心して利用できるよう施設の保安保全に努めるとともに、盗 難・破壊等犯罪の防止、火災等の災害発生防止のため、閉館時間から次の開館時間までの間 及び休館日における適切な警備業務を行うこと。 ④施設等の改修、修繕業務 Ⅰ 施設等の現状変更をしようとするときは、本市の許可を得なくてはならない。 Ⅱ 施設又は設備がき損したときは、直ちに本市に報告するとともに、指定管理者の負担によ り施設の修繕を随時行うこと。 ただし、大規模修繕等（50 万円を超えると本市が認める修繕等）に係る経費について 3 は、本市が予算の範囲内で行う。 ⑤備品等の運営管理業務 Ⅰ 備品の運営管理 ⅰ 本施設の運営管理に支障を来たさないよう、施設内の備品を適切に運営管理する こと。 ⅱ 市の所有に属する備品等については、大分市物品取扱規則（昭和 46 年大分市規則 第 38 号）並びに関係通知に規定する管理の原則及び分類に基づいて運営管理を 行い、破損、不具合が生じた時には、速やかに市に報告をし、修繕又は補充をす ること。 ⅲ 本市の所有に属する備品以外に指定管理者が必要とする備品が生じた場合は、備 品を購入し、運営管理を行うこと。 Ⅱ 消耗品（1 件 3 万円未満の物品）の運営管理 施設の運営管理に支障を来たさないよう、必要な消耗品を適宜購入し、運営管理を 行うこと。 ⑥その他 Ⅰ 市から提供される国旗及び市旗を適切に運営管理するとともに、その取扱いについ ては、市の指示に従うこと。 Ⅱ 指定期間終了時において、すべての施設が現状の状態を維持し、著しい損傷がない 状態で市又は市が指定する者に引き継げるようにすること。 ［施設設備の保守管理に係る点検等業務一覧］ 業務の名称 回数 １ 設備管理、警備業務等委託 通年 ２ 清掃業務委託 通年 ３ 文化ホール舞台設備等操作委託 通年 ４ エレベーター保守点検委託 定期点検月 1 回 時期 特別点検年 1 回 1月 ５ 電気消防設備保守点検委託 年2 回 4 月 10 月 ６ 空調設備保守点検委託 年2 回 4 月 10 月 ７ 駐車場機器保守点検委託 年4 回 4,7,10,1 月 ８ ポンプ設備保守点検委託 年１回 7月 汚水、排水槽管理年 2 回 7月 1月 除草年 3 回 5, 7, 11 月 剪定年 1 回 10 月 ９ 緑地帯管理業務委託 10 文化ホール照明設備保守点検委託 年1 回 11 月 11 文化ホール音響設備保守点検委託 年1 回 3月 12 文化ホール舞台機構体育館バトン保守点 保守点検年 3 回 4 7, 11, 3 月 検委託 映写設備年 1 回 13 自家用電気工作物保安管理業務委託 月1 回 14 電話設備保守点検委託 年6 回 15 害虫駆除業務委託 地下マンホール年 4 回 全館駆除年 2 回 16 電動シャッター、防煙パネル保守点検委 年 2 回 託 3月 偶数月 6 ,8,1,2 月 6月 1月 9月 3月 17 自動ドア保守点検委託 年4 回 5,8,11,2 月 18 体育館トレーニング器具保守点検委託 年4 回 6,9,12.3 月 19 多目的ホールバトン体育館防球ネット保 年 2 回 守点検委託 9 月、3 月 20 ベーゼンドルファー保守点検委託 年1 回 2月 21 ばい煙濃度測定業務委託 年2 回 7月 2月 22 ピアノ保守点検委託 4 台 年1 回 10 月 1 台 年6 回 奇数月 23 放置自転車移送業務委託 年2 回 24 廃プラスチック等産業廃棄物収集運搬処 プラスチック年 4 回 随時 分委託 廃油 随時 25 使用済蛍光管等収集運搬処分委託 通年 随時 26 改正建築基準法に伴う建築物定期点検委 設備点検年１回 27 託 建築点検 3 年に１回 天体望遠鏡保守点検委託 2 年に 1 回 3月 2月 (6)運営管理施設の利用促進、教室・講座等の自主事業に関する業務 施設の利用率を高めるため、広く市民に本施設及び事業等の広報活動や各種メディア等 の情報提供を行うことにより、新たな利用の拡大を図ること。 また、市民文化の創造と市民生活の向上を図るため、施設の特性を活かした教室・講座等 の自主事業を展開すること。なお、展開に当たっては、下記の点に留意すること。 ①子ども育成・高齢者福祉・伝統文化の継承・時代の需要等を反映する各種文化教室・ス ポーツ教室等を均衡よく開催するとともに、適宜適切に事業内容の見直しに努めること。 ②受講料・教材費（材料、副読本） 、入場料等については、市民の交流し合える場として の設置目的に基づいた額を設定すること。 （①②に関しては、別紙「コンパルホール受付マニュアル」をご参照ください。 ） ③イベントを開催する場合は、祝日等に関連して企画し、家族等幅広い層を対象に行うこ と。 ④天体観測ドームを使用した事業を、季節等を考慮しながら実施すること。 5 (7)運営管理に関すること ①職員の配置等 Ⅰ 運営管理責任者を 1 名配置すること。 Ⅱ 事業、等施設全体を運営管理していくために必要な人材及び人員を確保し、経理総務、 使用許可申請、料金徴収、設備器具貸出、自主事業、総合受付案内、利用者・見学者 案内、防災防火管理等各業務における責任者の分担を明確にすること。なお、責任者 は兼務により、他の業務に従事することは可能とする。 Ⅲ 各業務の特性に応じて必要な知識及び技能を有する者を配置するとともに、法令等に より業務を行う者の資格が定められている場合は、当該資格を有する者を配置すること。 Ⅳ 雇用形態、就業形態、勤務体制等を工夫し、効率的な運営管理体制とすること。 Ⅴ 職員の勤務形態は本施設の運営管理に支障がないように定め、必要なサービス水準を 確保すること。 Ⅵ 職員は、できる限り市内から採用すること。 ②研修等 職員の資質の向上を図るため、安全管理、個人情報の保護、人権・同和教育等に係る研修 を実施するとともに、本施設の運営管理に必要な知識と技術の習得に努めること。 ③業務報告書等の作成 Ⅰ事業計画書の作成 毎年２月末までに次年度の事業計画書を作成し、市に提出すること。なお、事業計画書 の作成に当たっては、事前に市との調整を図ること。 Ⅱ 業務報告書の作成 ⅰ 月次業務報告書を作成し、翌月 15 日までに市へ提出すること。 ⅱ 年次業務報告書及び収支決算書を作成し、毎年度終了後（指定管理者の指定の取消し を受けた場合にあっては、当該取消の日から 30 日以内）30 日以内に本市へ提出する こと。 ⅲ 業務報告書に記載する内容は、以下のとおりとする。 ア 本業務の実施状況 イ 運営管理施設の利用状況 ウ 利用料金収入の実績及び運営管理経費等の収支状況等 エ 自主事業の実施状況 オ 職員研修の実施状況 カ その他市が指示する事項 ④事業評価 Ⅰ 指定管理者は、定期的に利用者への聞き取り、並びにアンケート等により、利用者等の 意見や要望を把握し、運営管理に反映させるよう努めるとともに、その結果を市に報告 すること。 Ⅱ 市が実施するモニタリング及び行政評価、監査委員等の監査に際し、関係帳簿書類そ 6 の他記録、報告書を必要に応じて提出すること。 ⑤（仮称）コンパルホール運営協議会の運営及び関係機関との連絡調整 （仮称）コンパルホール運営協議会の運営にかかる業務を行うとともに、必要に応じて関 係機関との連絡調整を図ること。 (8)その他 Ⅰ 災害の際の避難所機能 災害時に施設を避難所などの救助活動に使用する場合は、市は指定管理者に対して、 管理業務の全部又は一部の停止を命ずることができることとし、指定管理者は市の指 示に従い、適切な対応を行うこととする。 Ⅱ この仕様書に定めのない事項又は疑義が生じた場合は、市と指定管理者が協議して定 めるものとする。 7
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