Leistungsbeschreibung RV

Ausschreibung des
Landschaftsverbandes Rheinland
Leistungsbeschreibung
zur öffentlichen Ausschreibung
nach VOL/A
Lieferung von Geräten der
Unterhaltungselektronik
in Form einer Rahmenvereinbarung
Z011-2016-0066
-2-
1.
Allgemeines
1.1
Beschreibung des Auftraggebers
Der Landschaftsverband Rheinland (LVR), mit Zentrale in Köln, ist ein Zusammenschluss
der rheinischen Städte und Kreise und der StädteRegion Aachen. Er erfüllt Aufgaben, die
sinnvoller Weise rheinlandweit erfüllt werden. Der LVR ist ein öffentliches Dienstleistungsunternehmen mit ca. 13.000 Stellen und rd. 16.400 Beschäftigten in rund 70 Einrichtungen. Das Verbandsgebiet ist deckungsgleich mit den Regierungsbezirken Düsseldorf und Köln. Der LVR engagiert sich für 13 kreisfreie Städte, 12 Kreise und die StädteRegion Aachen auf den Feldern Soziales, Gesundheit, Jugend und Kultur.
Als einer der größten Sozialhilfeträger Deutschlands sorgt der LVR für die Integration
alter, kranker und behinderter Menschen. Der LVR unterstützt Menschen in Pflegeheimen, Altenheimen und Behinderteneinrichtungen, er schafft und sichert Arbeitsplätze für
Behinderte, indem er die Arbeitgeber berät und behinderungsgerechte Arbeitsplätze gestaltet.
Der LVR betreibt insgesamt 10 Kliniken für Psychiatrie, Psychosomatik, Neurologie, Orthopädie und die Behandlung von Suchtkrankheiten, dazu das LVR-Netzwerk Heilpädagogische Hilfen, das rund 2000 geistig und mehrfach behinderten Menschen in 42 Städten
und Gemeinden des Rheinlandes Wohn- und Fördermöglichkeiten bietet.
Die LVR-Dezernate Schulen und Jugend des LVR beraten die Jugendämter der Städte und
Kreise und freie Träger der Jugendhilfe bei ihrer Arbeit für Kinder, Jugendliche und Familien; sie sind Träger von 4 Erziehungshilfeeinrichtungen sowie 41 Förderschulen. Das
Landesjugendamt setzt jährlich rund 600 Mio. Euro zur Förderung junger Menschen im
Rheinland um.
Der LVR gestaltet und fördert die kulturelle Vielfalt des Rheinlandes. Seine Museen machen die Kultur und Geschichte der Region erlebbar. Hierzu gehören beispielsweise das
LVR-Museum in Bonn, die Freilichtmuseen in Kommern und Lindlar, der Archäologische
Park mit dem Regionalmuseum in Xanten sowie das Industriemuseum mit seinen sechs
Schauplätzen in Oberhausen, Ratingen, Solingen, Bergisch Gladbach, Engelskirchen und
Euskirchen.
Für weitere Informationen zum LVR wird auf die Homepage des LVR unter der Adresse
www.lvr.de und speziell auf die Homepage des LVR-Dezernates Jugend unter der Adresse
www.lvr.de/de/nav_main/jugend_2/lpjugend.html verwiesen
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2.
Gegenstand der Ausschreibung
Der LVR schreibt für alle LVR-Ämter, den LVR-Verbund Heilpädagogischer Hilfen, die LVRKliniken, die LVR-Förderschulen und die LVR-Jugendhilfe Rheinland Geräte der Unterhaltungselektronik (sog. „Braune Ware“) incl. Entsorgung von Altgeräten und ggf. Anschluss
und Inbetriebnahme der Neugeräte in Form einer Rahmenvereinbarung mit einem
Jahresdurchschnittvolumen von ca. 61.000,00 Euro (netto) aus.
Der Bedarf ist geschätzt und beruht auf den Erfahrungen der vergangenen 2 Vorjahre. Er
dient lediglich als Kalkulationshilfe; eine Abnahmeverpflichtung besteht nicht.
Ein Anspruch auf einen Mindestumsatz kann hieraus nicht abgeleitet werden. Es besteht
kein Anspruch auf Schadenersatz bei Nichtabnahme.
Die optional angefragten Geräte sind ebenfalls mit einem Preis zu versehen.
Die Geräte werden in Schulen, Einrichtungen für behinderte Menschen und Kliniken benötigt und größtenteils von den Patienten selbst bedient. Die Geräte müssen für den täglichen Einsatz geeignet sein und den aktuellen, allgemein geltenden Bestimmungen für
Umweltschutz und Sicherheit entsprechen. Der Nachweis ist auf Anfrage des Auftraggebers durch den Bieter zu erbringen.
Vor dem Hintergrund der vorgenannten Kriterien und des Einsatzortes wird größter Wert
auf Stabilität, Funktionalität und Qualität sowie kurzfristige Lieferzeiten dieser Geräte
gelegt. (siehe hierzu auch Ziffer 3.6 und 3.10 der Leistungsbeschreibung)
Die Leistungsbeschreibung und das Leistungsverzeichnis sind Vertragsbestandteil für die
Abwicklung der Rahmenvereinbarung sowie der daraus folgenden Einzelaufträge.
Bei Abgabe eines Angebotes gelten die beigefügten Bewerbungs-, Vergabe- und Vertragsbedingungen des LVR. Die Vertragsbedingungen des Bieters finden keine Anwendung. Das Beifügen der eigenen AGB’s führt zum sofortigen Ausschluss des Angebotes.
Dem Angebot sind folgende Unterlagen vollständig ausgefüllt und unterschrieben beizufügen:
• Angebotsvordruck/Angebotsschreiben vollständig ausgefüllt und unterschrieben
• Unterschriebenes Leistungsverzeichnis, in allen Positionen vollständig ausgefüllt
und bepreist
• Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit national (Vordruck 111145)
• Vordruck Bietereignung
• Erklärung zur Beachtung der Kriterien von Umweltzeichen (Vordruck 111140)
• Verpflichtungserklärung nach § 18 TVgG – NRW zur Beachtung der ILOKernarbeitsnormen (Vordruck 111141)
• Verpflichtungserklärung nach § 19 TVgG – NRW zur Frauenförderung und Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie (Vordruck 111148)
• Produktdatenblätter zu den angebotenen Produkten
• Nachweis über den Abschluss einer Haftpflichtversicherung
Das Angebot kann nur in als elektronisches Angebot über die Vergabeplattform
des LVR abgegeben werden (s. hierzu https://vergabe.lvr.de/NetServer/).
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Die Abgabe Ihres Angebotes in Papierform, per Fax oder E-Mail ist nicht möglich. Das Angebot wird dann zwingend von der Vergabe ausgeschlossen.
Alle Angebote bzw. Änderungen zu den Angeboten sind innerhalb der vorgegebenen Frist in elektronischer Form abzugeben.
Eine Abweichung von diesem Verfahren führt zum Ausschluss des Angebotes.
3.
Besondere Regelungen
3.1
Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarungen sind öffentliche Aufträge, die die Auftraggeber an ein oder mehrere Unternehmen vergeben können, um die Bedingungen für Einzelaufträge festzulegen,
die während eines bestimmten Zeitraumes vergeben werden sollen; insbesondere über
den in Aussicht genommenen Preis.
Diese Rahmenvereinbarung soll mit mehreren Unternehmen abgeschlossen werden.
Ziel der Rahmenvereinbarung ist es, Änderungen im Sortiment und Preisschwankungen
während der Vertragslaufzeit aufzufangen.
In diesem Verfahren werden drei Bieter nach dem unter 3.4 genannten Kriterien ermittelt, welche während der gesamten Laufzeit der Rahmenvereinbarung alle 6 Monate um
Abgabe eines vereinfachten Angebotes gebeten werden.
Auf das jeweils wirtschaftlichste Angebot wird dann für einen Zeitraum von 6 Monaten
der Zuschlag erteilt.
Auf diese Weise soll es den Rahmenvertrags-Partnern auch ermöglicht werden, das ausgeschriebene Kernsortiment den aktuellen Bedürfnissen anzupassen.
Das mit dieser Ausschreibung abgegebene wirtschaftlich günstigste Angebot
auf das beiliegende Leistungsverzeichnis erhält gleichzeitig den Zuschlag für
den Zeitraum 01.09.2016 - 28.02.2017.
Rechtzeitig vor Ablauf des 6-monatigen Zeitraumes erfolgt eine vereinfachte Preisanfrage
an die in diesem Verfahren ermittelten Rahmenvereinbarungs-Partner und es wird erneut
ein Zuschlag für die folgenden 6 Monate erteilt.
3.2
Laufzeit der Vereinbarung
Beginn der Liefer-/Leistungsfrist:
Ende der Liefer-/Leistungsfrist:
01.09.2016
31.08.2018
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3.3
Vergabe
Es erfolgt eine Ausschreibung auf das Gesamtlos. Eine regionale Aufteilung erfolgt nicht.
Es ist somit das gesamte Verbandsgebiet (entspricht den Regierungsbezirken Köln und
Düsseldorf) zu bedienen.
Für alle Artikel/Dienstleistungen des beigefügten Leistungsverzeichnisses ist
ein Angebotspreis abzugeben, ansonsten gilt das Angebot als unvollständig und
ist zwingend auszuschließen. Die gilt auch für die optional abgefragten Positionen.
Die ausgeschriebenen Mengen und Bedarfsartikel sind anhand des Bestellvolumens der Vergangenheit geschätzt, da die Beschaffung größtenteils als Ersatz
defekter und nicht mehr reparierbarer Geräte erfolgt.
Bei den im Leistungsverzeichnis angegeben Stückzahlen handelt es sich um die voraussichtliche Abnahmemengen während der Dauer der Rahmenvereinbarung. Die geschätzte
Abnahmemenge pro Halbjahr sind zur Ihrer Information ebenfalls mit angegeben.
Es besteht daher die Möglichkeit, dass einige der aufgeführten Artikel nicht abgerufen werden.
3.4
Wertung und Zuschlag
Die Wertung erfolgt über das im Leistungsverzeichnis aufgeführte Sortiment des LVR.
Das Leistungsverzeichnis ist beigefügt. Bitte tragen Sie dort die geforderten
Angaben für die einzelnen Positionen mit Angabe des Herstellers, der Produktnummer und Ihrer Artikelnummer ein.
Den Zuschlag für die sechsmonatige Rahmenvereinbarung wird gem. § 18 Abs. 1 VOL/A
dem Bieter erteilt, der sich als geeignet erweist und unter Berücksichtigung aller Umstände die wirtschaftlichsten Angebote nach den folgenden Kriterien abgegeben haben:
* Preis 100 %
3.5
Erläuterungen zu den Vergabeunterlagen
Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und
führen zum Ausschluss des Angebotes.
Eintragungen ins Leistungsverzeichnis sind nur in den dafür vorgesehenen Spalten vorzunehmen.
Soweit Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Angebotes erforderlich erscheinen, können sie dem elektronischen Angebot nur auf besonderer Anlage
beigefügt werden.
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Eventuelle Fragen zu den Vergabeunterlagen sind spätestens bis 3 Werktage vor Ablauf
der Angebotsfrist an die im Anschreiben genannte Ansprechperson über die Vergabeplattform zu richten und müssen konkreten Bezug auf den Unterpunkt der Vergabeunterlagen
nehmen.
Auftretende Fragen werden kurzfristig beantwortet. Eventuell sich aus den Fragen ergebende Erläuterungen werden aus Gründen der Gleichbehandlung auch den anderen Anbietern zur Kenntnis gebracht.
Die Klärung von Fragen hat jedoch grundsätzlich keinen Einfluss auf gesetzte Termine.
3.6
Qualitätsprüfung / Umweltkriterien / Bemusterung
Es dürfen nur Geräte angeboten werden, die TÜV/GS und VDE zertifiziert sind und mit
einem CE Zeichen gekennzeichnet sind.
Darüber hinaus müssen die TV-Geräte mindestens in die im Leistungsverzeichnis geforderten Energieeffizienzklassen eingestuft sein. Sollten die angebotenen
Geräte diese Voraussetzungen nicht erfüllen, wird das Angebot von der Wertung
ausgeschlossen! Es ist daher von allen Geräten ein Produktdatenblatt beizufügen.
Ein Kriterium für die Auftragsvergabe ist die Qualität der Artikel in Bezug auf Stabilität
und Funktionalität. Qualitätskriterien sind hier z. B. einfache Handhabung, Bild- und Tonqualität etc.
Sofern die angebotenen Artikel Gegenstand von Tests/Untersuchungen waren
oder sind (z.B. Stiftung Warentest), bitte ich um Übersendung des Testberichtes. Die entsprechenden Nachweise sind mit dem Angebot vorzulegen.
Der Auftraggeber behält sich vor, die angebotenen Produkte vor Auftragsvergabe im Hinblick auf Qualität und Leistungseignung zu prüfen. Vor Zuschlagserteilung erfolgt daher –
auf Nachfrage des Auftraggebers - die Besichtigung von noch zu benennenden Geräten
beim Bieter vor Ort bzw. an einem für den Auftraggeber nahe gelegenen Ort, an dem das
Gerät bereits im Einsatz ist. Für diese Bemusterung ist daher auf Anfrage innerhalb einer
Kalenderwoche ein Termin zu vereinbaren. Die Bemusterung hat für den LVR kostenfrei
zu erfolgen.
3.7
Abruf und Mindestbestellmengen
Die benötigten Artikel werden von den einzelnen Abnahmestellen nach Bedarf abgerufen.
Der Auftragseingang ist der bestellenden Dienststelle schriftlich per E-Mail oder Fax zu
bestätigen.
Einige Dienststellen des LVR benötigen nur geringe Mengen verschiedener Artikel. Auch
bei Mindermengen ist die Erhebung eines Frachtkostenanteils nicht zulässig (siehe auch
Ziffer 3.10).
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3.8
Elektronischer Einkauf
Die Abwicklung von Bestellungen beim Landschaftsverband Rheinland erfolgt während
des Vertragszeitraumes in der Regel über einen elektronischen Einkaufskatalog.
Im Fall der Zuschlagserteilung überlässt der Bieter dem Auftraggeber auf Anforderung
innerhalb von 5 Werktagen ein in digitaler Form gespeichertes Lichtbild im JPG-Format
(max. 200 KB) von jedem im Leistungsverzeichnis aufgeführten Produkt.
Zusätzlich zu den Bildern benötigen wir eine Exceltabelle aus der Ihre Lieferantenproduktnummer und der dazu gehörige Bildname ersichtlich sind.
Gleichzeitig tritt der Bieter sein Nutzungsrecht an den Lichtbildern gem. § 31 Urheberrechtsgesetz insoweit ab, dass er dem Auftraggeber gestattet, die Lichtbilder zur Planung
und Vorbereitung von Ausschreibungen sowie Beschaffungsentscheidungen zu verwenden. Der Bieter sichert dem Auftraggeber zu, dass dieser wegen der zuvor beschriebenen
Nutzung der Lichtbilder nicht auf Schadenersatz oder Unterlassung in Anspruch genommen werden kann, falls der Bieter nicht Inhaber des Nutzungsrechtes ist.
3.9
Preisbindung
Die Preisbindung erfolgt jeweils für den Zeitraum des sechsmonatigen Zuschlages.
Eine Preisanhebung innerhalb dieses Zeitraumes wird nicht anerkannt.
3.10
Lieferung, Lieferfrist und Rechnungsstellung
Lieferorte sind der Landschaftsverband Rheinland (Zentralverwaltung), Ottoplatz 2,
50679 Köln-Deutz, Zentrale Warenannahme (Einfahrt Siegesstraße) sowie alle Einrichtungen und Dienststellen des Landschaftsverbandes Rheinland und die mit dem LVR verbundenen Unternehmen (siehe Dienststellenverzeichnis unter
http://www.lvr.de/de/nav_main/derlvr/organisation/lvreinrichtungen/lvreinrichtungen_1.
jsp
Die Lieferung hat innerhalb von 5 Werktagen nach Eingang der Bestellung beim
Lieferanten an die abrufende Stelle zu erfolgen.
Sollte die Lieferfrist im Ausnahmefall nicht eingehalten werden können, so ist
dies unverzüglich mitzuteilen und zu begründen.
Bei unbegründeter Überschreitung der Lieferzeit gerät der Auftragnehmer automatisch in
Verzug. Ansprüche, die sich aus dem Lieferverzug ergeben, bleiben unberührt.
Die Lieferung und Rechnungsstellung erfolgt an die jeweils abrufende Stelle; abweichende Lieferanschriften können im Einzelfall benannt werden. Der konkrete Termin ist vorher
durch den Lieferanten mit der abrufenden Stelle zu vereinbaren.
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Die Lieferung erfolgt frei Verwendungsstelle; die Abrechnung von weiteren Nebenkosten (z.B. Mautgebühren, Frachtkosten, Mindermengezuschläge o. ä.) ist
nicht zulässig.
Die Rechnung darf erst nach erfolgter Lieferung gestellt werden. Auf der Rechnung ist die
Bestellnummer des LVR sowie die Produktnummer (EAN/E), die Artikel- oder Seriennummer des Gerätes anzugeben.
3.11
Lieferumfang
Bestandteil der Lieferung ist eine Bedienungsanleitung und Serviceunterlagen in deutscher Sprache, die alle erforderlichen sicherheitstechnischen Hinweise für die bestimmungsgerechte Verwendung der Produkte enthält.
Der Lieferumfang umfasst auch das für die Inbetriebnahme des Gerätes erforderliche
Zubehör, wie z.B. Stromkabel, Fernbedienung mit Batterien, Standfuß bei Fernsehgeräten. Diese Aufzählung ist nicht abschließend.
3.12
Anschluss, Einbau und Inbetriebnahme
Auf Anforderung ist der Ein-/Aufbau, Anschluss und die Inbetriebnahme des gelieferten
Gerätes sowie eine Geräteeinweisung und ggf. Programmierung unverzüglich nach Lieferung sicherzustellen.
Können Anschluss, Ein-/Aufbau und Inbetriebnahme nicht durch den Lieferanten selbst
erfolgen, so ist auf gesonderter Anlage ein autorisierter Fachhändler zu benennen. Für
diesen Fall ist seitens des Bieters dafür Sorge zu tragen, dass Lieferung und Anschluss/Einbau/Inbetriebnahme am gleichen Tag erfolgen.
3.13
Gewährleistung
Es gilt das aktuelle Gewährleistungsrecht nach den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) für Kaufverträge.
Wird darüber hinaus eine längere Garantiezeit eingeräumt, so bitte ich diese auf einer
gesonderten Anlage auszuweisen und die geltenden Garantiebedingungen beizufügen.
3.14
Verpackung und Entsorgung
Für den Transport sämtlicher Lieferungen sind ausschließlich umweltfreundliche Materialien einzusetzen.
Die Verwendung von PVC- bzw. FCKW-haltigen Verpackungsmaterialien ist ausgeschlossen. Die Entsorgung von Verpackungs- und Restmaterialien erfolgt durch den
Bieter.
Die ausgetauschten Altgeräte müssen fachgerecht und umweltfreundlich entsorgt bzw.
recycelt werden.
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Über die Entsorgung ist gemäß dem Gesetz zur Vereinfachung der abfallrechtlichen
Überwachung in Verbindung mit der Nachweisverordnung der entsprechende Entsorgungsnachweis zu führen und dem Auftraggeber auf Anforderung vorzulegen.
Die Entsorgung eines evtl. vorhandenen Altgerätes hat grundsätzlich im Austausch mit
dem Neugerät zu erfolgen, es sei denn, die zu beliefernde Stelle wünscht keine Entsorgung des Altgerätes. Das Altgerät wird transportfähig am Ort des neuen Gerätes vom
Auftraggeber bereit gestellt.
Bei Überschreitung der zugesicherten Abholzeit ist der Auftraggeber umgehend zu informieren.
3.15
Beanstandungen, Sortimentsänderungen , Vertragsrücktritt
Sollte die Qualität einzelner Fabrikate bzw. Artikel zu berechtigten Beanstandungen führen, so kann der Auftraggeber einen sofortigen Fabrikats- bzw. Artikelwechsel zu gleichen Konditionen oder auch die komplette Streichung der Position für die verbleibende
Laufzeit verlangen.
Sollte während der jeweiligen Vertragslaufzeit ein angebotener Artikel seitens des Herstellers vom Markt genommen oder durch einen neuen Artikel ersetzt werden, so ist der
Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Die Daten werden vom Auftragnehmer auf
elektronischem Weg zur Verfügung gestellt (siehe hierzu Ziffer 3.7).
Der Auftraggeber ist berechtigt, sofort vom Vertrag zurückzutreten, wenn andere als in
dem Angebot festgelegte Fabrikate bzw. Artikel geliefert werden und auch nach einer
angemessenen Nachfrist die vertragskonforme Nachbesserung ausbleibt sowie bei berechtigten Beanstandungen über Lieferungen und Qualität.
3.16
Referenzen
Es sind mindestens 2 Referenzunternehmen im Großkundenbereich mit Ansprechpartner
und Telefonnummer zu benennen, die vom Bieter innerhalb der letzten 24 Monate in vergleichbarem Umfang beliefert wurden (s. Anlage Bietereignung – hier: Referenzen).
Dieser Nachweis sollte nach Möglichkeit bereits mit Angebotsabgabe erfolgen,
damit im Rahmen der Auswertung Zeitverzögerungen möglichst vermieden
werden können. Spätestens sind diese Nachweise aber auf Anforderung innerhalb von 5 Tagen vorzulegen.
Sofern die angeforderten Nachweise vom Bieter nicht zur Verfügung gestellt
werden, wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen.
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3.17
Produktstatistik
Während des Vertragszeitraumes ist auf Anforderung des LVR innerhalb von 7 Werktagen
eine Aufstellung über die im Vertragszeitraum durch den LVR gekauften Produkte auf
elektronischem Wege zu übersenden.
Diese enthält die genauen Produktbezeichnungen, Angaben zum Besteller, Bestelldatum,
Bestellmenge und Preis.

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