Stadtrat Jena Berichtsvorlage Nr. 16/0912-BE Einreicher: Oberbürgermeister - öffentlich Sitzung/Gremium Jena, 18.05.2016 am: Dienstberatung Oberbürgermeister 24.05.2016 Hauptausschuss 01.06.2016 Stadtrat der Stadt Jena 15.06.2016 1. Betreff: Beschlusskontrolle 1. Halbjahr 2016 2. Bearbeiter / Vortragender: Oberbürgermeister Herr Dr. Albrecht Schröter Datum/Unterschrift 3. Vorliegende Beschlüsse zum Sachverhalt: Beschlussvorlage 05/11/17/0351 v. 30.11.05 „Einführung des Ratsinformationssystems“ Beschlussvorlage 05/06/12/0243 v. 13.09.06 „Änderung der GO des Stadtrates: Überprüfung der Umsetzung von Stadtratsbeschlüssen“ 4. Aufhebung von Beschlüssen: 5. Gesetzliche Grundlagen: 6. Mitwirkung / Beratung: Bereich Oberbürgermeister 7. Finanzielle Auswirkungen auf den Haushalt: ( in EUR ) ja nein 8. Realisierungstermin: 9. Anlagen: Übersicht Beschlusskontrolle (Liste 1 und Liste 2) __________________ Unterschrift 16/0912-BE Seite: 1 von 3 ✘ Erklärung Beschlusskontrolle Mit der vorliegenden Berichtsvorlage berichtet der Oberbürgermeister überblicksmäßig über die Umsetzung von Beschlüssen und den Bearbeitungsstand der noch nicht umgesetzten Beschlüsse. Die Vorlage enthält eine Übersicht, die sich auf die Kontrolle von Beschlusspunkten bezieht, in denen Zuarbeiten, Konzepterarbeitungen und Prüfungen von Sachverhalten durch die Verwaltung zur Wiedervorlage für den Stadtrat erarbeitet werden sollen. Die Übersicht (Liste 1) zeigt alle noch offenen Termine an, die sich aus Aufträgen aus Beschlüssen des Stadtrates an die Stadtverwaltung ergeben. Offene Termine sind dabei sowohl Termine, bei denen die Terminstellung in der Zukunft liegt als auch überfällige Termine. Bei den überfälligen Terminen wird unter „Realisierung“ aufgeführt, welche Maßnahmen bereits erfolgten und begründet, warum eine Erfüllung der Aufgabe zu dem gesetzten Termin nicht oder noch nicht möglich war. Diese Übersicht zeigt nicht die erledigten Termine an. Mit einer zusätzlichen Übersicht (Liste 2) lässt sich darstellen, welche Aufträge aus Be schlüssen erledigt sind. Die Liste 2 zeigt die erledigten Termine des letzten halben Jahres. Erklärung zu den Bezeichnungen der Spalten Liste 1 (von links nach rechts) 1. Spalte Datum des Eintrags. 2. Spalte Beschluss, aus dem der Auftrag resultiert. 3. Spalte Gremium, in dem der Beschluss gefasst wurde (Stadtrat der Stadt Jena), Datum der Sitzung, Nummer des TOP, zu dem der Beschluss gefasst wurde und Nummer der Beschlussvorlage. 4. Spalte Bereich der Stadtverwaltung, der die Bearbeitung des Auftrags durchführt 5. Spalte Enthält zwei verschiedene Informationen: 6. Spalte • Im ersten Teil wird der Auftrag genannt, der aus dem Beschluss des Stadtrates resultiert. • Im zweiten Teil werden Informationen zum Realisierungsstand des Auftrags aufgeführt. Das erfolgt im besonderen dann, wenn der Termin der Erfüllung des Auftrags überschritten ist. Bei Aufträgen, deren Terminstellung in der Zukunft liegt, ist in der Regel kein Text eingetragen. Erfüllungstermin der Aufgabe Die Übersicht dient den verantwortlichen Mitarbeitern der Stadtverwaltung zur Bearbeitung und Termineinhaltung der beschlossenen Aufträge. Die Stadtratsmitglieder erhalten die Übersicht zur Information über die Erfüllung der gefasste Beschlüsse. Für die Mitglieder des Stadtrates, die über ihren autorisierten Zugang das Ratsinformationssystem nutzen, ist der digitale Zugriff auf diese Übersicht jederzeit möglich (Sitzungkalender öffnen → Sitzung Stadtrat der Stadt Jena öffnen → 16/0912-BE Seite: 2 von 3 Beschlussstand anklicken). Die Übersicht zur Beschlusskontrolle ist eine unterstützende Serviceleistung des Büros Stadtrat. Sie entbindet nicht die Stadträte, Dezernenten und Verwaltungsmitarbeiter von ihrer Pflicht, Aufträge selbst zu erkennen, umzusetzen und abschließend zu kon trollieren. 16/0912-BE Seite: 3 von 3
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