Teilnehmer des Öffentlichen

Teilnehmer
des Öffentlichen Teilnahmewettbewerbs
Frankfurt/Main, den 07.06.2016
Anschreiben zum Öffentlichen Teilnahmewettbewerb
(zum Verbleib beim Teilnehmer bestimmt)
Freihändige Vergabe mit Öffentlichem Teilnahmewettbewerb für die “Digital Asset Management Software“
(gem. § 3 Abs. 1 S. 3 VOL/A)
Anlagen:
- Teilnahmeantrag
- Verzeichnis der Anlagen
- Formblätter
Sehr geehrte Damen und Herren,
die Deutsche Zentrale für Tourismus e.V. (DZT) beabsichtigt, die in beiliegender Leistungsbeschreibung bezeichneten Leistungen zu vergeben.
1.
Angaben zur ausgeschriebenen Leistung
1.1.
Vorstellung des Auftraggebers
Die Deutsche Zentrale für Tourismus e.V. (DZT) ist die nationale Tourismusorganisation in Deutschland. Seit über 60 Jahren wirbt die DZT im Auftrag der Bundesregierung für das Reiseland Deutschland im Ausland. Weltweit vermarktet sie die touristische Vielfalt Deutschlands. Sie wirbt damit für eine der größten und attraktivsten Marken - das Reiseland Deutschland. Rund um die Welt ist die DZT mit 11 Auslandsvertretungen und 19 Vertriebsagenturen präsent. Sie bilden die Basis des Vertriebs und
sorgen dafür, dass der "Markenartikel" Reiseland Deutschland möglichst weltweit bekannt wird.
1.2.
Hintergrund des Auftrages
Für die vielfältigen Marketingmaßnahmen der DZT werden umfangreiche digitale Mediendateien, wie z.B. Grafiken, Videos, Musikdateien und Textbausteine tagtäglich
aufbereitet, ausgetauscht, bearbeitet und verwaltet.
Auf dem derzeitigen Bildportal der DZT stehen ca. 10.000 Bilder zum Reiseland
Deutschland weltweit für Presse, Trade und DZT-Vertretungen bereit. Des Weiteren
sind 7 externe Bilddatenbanken von Partnern angeschlossen.
Aufgrund der großen Datenmengen (Bilder, Logos, Anzeigen, CD-Manuals und diverse Werbemittel) steht die DZT zunehmend vor der Herausforderung, ihre Mediendateien effektiv zu strukturieren, um sie schnell auffindbar und im richtigen Format
verfügbar zu machen.
Zur Erreichung der vorgegebenen Ziele im Rahmen des Datenmanagements der
DZT wird ein adäquater Ersatz für die aktuelle Bilddatenbank gesucht. Die bisherige
Erfassung ist aufgrund der eingeschränkten Suche und Verwaltung von Daten unzureichend und gestattet keine adäquate Kontrolle und Management der Daten.
Eine Softwarelösung soll mittelfristig die bisherige Verwaltung der Mediendateien mittels Bilddatenbank ablösen. Im Vordergrund stehen dabei das automatisierte Einspeisen großer Datenmengen in eine zentrale Datenbank (sowohl DZT-intern als auch
durch externe Lieferanten), eine Rechte- und Lizenzverwaltung, ein Workflow-Management (Freigabe) sowie eine intelligente Strukturierung und damit verbundene intuitiv gesteuerte Suchfunktionen gespeicherter Medien.
Durch die Einführung einer Digital Asset Management Software soll die Qualität der
Marketingarbeit der DZT profitieren und der Arbeitsaufwand durch eine bessere
Übersichtlichkeit und schnellere Bereitstellung der benötigten Daten gesenkt werden.
1.3.
Gegenstand des Auftrages
Für die Bereitstellung und das Verwalten der Medien wird eine Digital Asset Management Software benötigt. Die Software ist für einen Investitionszeitraum von fünf Jahren eingeplant.
Ziel ist es, ein intuitiv bedienbares System in Form einer Standard-Software zu nutzen, welches alle verwendeten Medien im Rahmen der Marketingarbeit der DZT verwalten und bearbeiten kann sowie weltweite Administrationszugriffe auf verschiedenen Ebenen ermöglicht. Dabei sind ohne Medienbruch die folgenden Haupt-Bereiche
abzubilden:
1. Medien-Import – Alle Dateien müssen per Importmanager erfasst (Stapelund Einzelupload) und die zugehörigen Metadaten (freie Metadaten, wie z.B.
Fotograf, Titel, Bildquelle) direkt zugeordnet werden können.
2. Medien-Bereitstellung – Dateien müssen in Vorschauansichten sowie in allen Dateiformaten (Bild, Film, Ton, Grafik) darstellbar sein und durch eine entsprechende Downloadfunktion heruntergeladen werden können. Externen
Nutzern sollte ein Downloadlink zur Verfügung gestellt werden können.
3. Medien-Bearbeitung – Dateien können durch gängige Bildbearbeitungsprogramme mittels Schnittstelle bearbeitet und gespeichert werden.
4. Medien-Verwaltung – Dateien lassen sich durch effektive Suchfilter sinnvoll
strukturieren und gruppieren. Die Überwachung der Bildrechte wird durch ein
Rechte- und Lizenzmanagement ermöglicht. Durch Einrichten von Admin- und
Userfunktionen wird eine Zugriffskontrolle geschaffen. Ein Workflow-Management ermöglicht die Freigabe von Dateien im System.
5. Konfiguration von Schnittstellen – Um eine ganzheitliche Nutzung eines
DAM Systems zu ermöglichen, sollten Direkt-Schnittstellen zu aktuellen Programmen mit geringem Aufwand konfigurierbar sein. Des Weiteren müssen
die Partner-Datenbanken angeschlossen werden.
Das System muss entsprechend der Unternehmensstruktur der DZT folgende Usergruppen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten berücksichtigen. Teilnehmer- /Usergruppen:
1.4.

DZT Auslandsbüros (ca. 30 weltweite Benutzerkonten; 1 teilnehmende
Person pro Auslandsbüro mit begrenzten Zugriffen auf einzelne Teilbereiche)

DZT Hauptverwaltung (gesamt ca. 20 Personen mit je einem Benutzerkonto); hier zu unterscheiden:
 Super User mit allen Rechten, ca. 5 Personen
 Administratoren mit begrenzten Zugriffen auf einzelne Teilbereiche, ca.
5 Personen
 User ohne Administrationszugriff ca. 10 Personen

Pressecenter
 Eingeschränkte Upload-/Downloadrechte

Trade/ Externe Lieferanten
 Eingeschränkte Upload-/Downloadrechte
Leistungsort
Frankfurt am Main
1.5.
Ausführungsfrist/Leistungszeitraum
Vertragsbeginn: Voraussichtlich November 2016
Vertragsende: Voraussichtlich November 2021
1.6.
Aufteilung in Lose
Es ist keine Losaufteilung vorgesehen.
2.
Hinweise zum Vergabeverfahren
2.1.
Art der Vergabe
Freihändige Vergabe mit Öffentlichem Teilnahmewettbewerb gem. § 3 Abs. 1 S. 3
VOL/A
2.2.
Stelle, die den Zuschlag erteilt
Deutsche Zentrale für Tourismus e.V.
Beethovenstraße 69
60325 Frankfurt am Main
2.3.
Auskünfte
Auskünfte werden erteilt durch:
Deutsche Zentrale für Tourismus e.V.
-MedienmanagementFrau Karina Schütz
Beethovenstrasse 69
60325 Frankfurt am Main, Deutschland
E-Mail: [email protected]
2.4.
Prüfung der Eignung der Bieter
Die Prüfung der Eignung der Bieter erfolgt unter den Gesichtspunkten der finanziellen
und wirtschaftlichen sowie fachlichen und technischen Leistungsfähigkeit, insbesondere anhand der in Ziffer 3.2.2 genannten Unterlagen, Erklärungen und Nachweise.
3.
Bewerbungsbedingungen
3.1.
Form und Inhalt der Teilnahmeanträge
3.1.1.
Äußere Form
Schriftliche Teilnahmeanträge sind als solche zu kennzeichnen und in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift „Digital Asset Management Software“ bei
der unter Ziffer 3.3 angegebenen Stelle einzureichen. Digitale Anträge sind nicht zugelassen.
3.1.2.
Änderungen, Ergänzungen und Erläuterungen
Änderungen und Ergänzungen an den Verdingungsunterlagen sind unzulässig.
Soweit Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Teilnahmeantrages erforderlich
erscheinen, können sie als Anlage beigefügt werden.
Änderungen des Bieters an seinen Unterlagen müssen zweifelsfrei sein.
3.1.3.
Unterschrift
Alle Unterlagen sowie die Formblätter (soweit vorgesehen) und Erklärungen müssen
unterschrieben sein; der Name des/der Unterzeichnenden ist anzugeben.
3.2.
Beizufügende Unterlagen
Dem Teilnahmeantrag sind die nachfolgend unter Ziffer 3.2.1. aufgeführten Unterlagen
beizufügen.
3.2.1.
 Ausgefüllter und unterschriebener Vordruck ,Teilnahmeantrag‘
 Ausgefülltes und unterschriebenes Formular ‚Verzeichnis der Anlagen zum
Teilnahmeantrag’;
 Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 1 ‚Angaben zum Bieter’
 Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 2 ‚Erklärung der Bietergemeinschaft’ ( sofern zutreffend )
 Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 3 ‚Benennung von Unterauftragnehmern für die zu vergebenden Leistungen’ ( sofern zutreffend )
 Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 4 ,Referenzen des
Bieters/Unterauftragnehmers für die zu vergebenden Leistungen’
 Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 5 , Referenzen der für die Ausführung der Leistungen verantwortlichen Mitarbeiter des Bieters/Unterauftragnehmers’
3.2.2.
Unterlagen zur Beurteilung der Eignung
Für die Beurteilung der Eignung des Bieters sind mit dem Teilnahmeantrag folgende
Unterlagen einzureichen:
 Angaben zum Bieter gemäß Formblatt 1 ‚Angaben zum Bieter’ mit allen dort
geforderten Angaben (sofern zutreffend: je gesondert für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft);
 Referenzen des Bieters gemäß Formblatt 4 ‚Referenzen des Bieters/Unterauftragnehmers’ mit allen dort geforderten Angaben (sofern zutreffend: je gesondert für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft);
 Referenzen der Mitarbeiter des Bieters/Unterauftragnehmers gemäß Formblatt
5, Referenzen der für die Ausführung der Leistungen verantwortlichen Mitarbeiter des Bieters/Unterauftragnehmers (sofern zutreffend: je gesondert für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft).
Zur späteren Angebotsabgabe werden maximal vier Bewerber aufgefordert.
Folgende Eignungskriterien wurden festgelegt, um ggf. die vier
geeignetsten Bewerber zu ermitteln:
a) Eignungskriterien:
Mindestens 2 Referenzen von bisherigen Maßnahmen für vergleichbare Leistungen (ähnliche Projekt- und Unternehmensstruktur)
b) Mindestanforderungen:
 Der Mindestumsatz der letzten 3 Jahre beträgt jeweils 120.000 Euro
 Die Mindestanzahl der Mitarbeiter beträgt 8 Personen
 Bereitstellung einer Installations-Software (Lizenzkauf)
Bitte legen Sie Ihrem Teilnahmeantrag aussagekräftige Unterlagen bei, die es der
DZT e.V. erlauben, die o.g. Eignungskriterien und Mindestanforderungen zu bewerten.
Die Referenzmaterialien müssen auf CD oder USB-Stick geliefert werden.
Die Vorlage dieser Erklärungen ist zwingend; Teilnahmeanträge, die diese Erklärungen nicht oder nicht vollständig enthalten, werden gem. § 16, Satz 2 VOL/A unter
Einhaltung einer zu bestimmenden Frist nachgefordert. Auch die in den
Formblättern abgefragten Angaben sind unbedingt vollständig zu machen, und zwar
in jedem der vorgesehenen Felder. Kann ein Bieter aus objektiven Gründen bei einem oder mehreren Feldern keine Angaben machen, so ist dies zwingend bei dem
bzw. den Feldern zu vermerken und außerdem oder an gesonderter Stelle zu erläutern. Fehlen Angaben, die auch nach wiederholter Aufforderung und ohne dass der
objektive Grund hierfür erläutert wird nicht nachgereicht werden, muss die DZT den
betreffenden Teilnahmeantrag ohne weitere Prüfung aus dem Verfahren ausschließen.
3.3
Abgabe der Teilnahmeanträge
Teilnahmeanträge müssen bis zum 14.07.2016, 10:00 Uhr, bei der folgenden Stelle
abgegeben werden:
Deutsche Zentrale für Tourismus e.V.
Vergabestelle
Stichwort: „Digital Asset Management Software“
Beethovenstraße 69
60325 Frankfurt am Main
3.4
Tag, an dem die Aufforderung zur Angebotsabgabe abgesandt wird
Voraussichtlich 18.08.2016
4.0
Art der Informationsübermittlung
Die Aufforderung zur Angebotsabgabe erfolgt elektronisch. Die Einsendung der Teilnahmeanträge / Angebote hat über den Postweg zu erfolgen.
5.0
Bindefrist
Die Bindefrist endet am 30.11.2016.
Wir freuen uns auf Ihren Teilnahmeantrag und verbleiben
mit besten Grüßen
-Vergabestelle-

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