Erläuterung zur Mitwirkung von Referenten - Goethe

Erläuterung zur Mitwirkung von Referenten
Sehr oft werden Referenten für die Durchführung von Lehrerfortbildungsangeboten
gewonnen. In diesem Fall ist es sinnvoll, die Bedingungen der Zusammenarbeit (u.a.
das Honorar und die Erstattung der Fahrkosten) im Vorfeld festzulegen, um
Schwierigkeiten mit den Referenten sowie mit der universitären Finanzabteilung bei
der Auszahlung zu vermeiden.
Hier in Kürze der günstigste Weg, um die Mitwirkung von Referenten für
Lehrerfortbildungsangebote zu organisieren:
1.
1.
Gastvorträge
2.
Honorarverträge
Gastvorträge
Ein Vertrag mit Referenten, die als Gäste einmalig einen öffentlichen Vortrag von
max. 3 Tagen halten (z.B. bei Tagungen, nicht für geschlossene Gruppen), ist nicht
notwendig. Die Vereinbarung sollte am besten in einem formlosen Schreiben oder
per Mail geschlossen werden.
Die Auszahlung des vereinbarten Betrags für externe Referenten (d.h. nicht
Mitglieder der Universität) wird über die Finanzbuchhaltung mit einer einmaligen
Auszahlungsanordnung
Formularschrank
der
Verwendungszweck
getätigt.
Abteilung
muss
Das
Formular
Finanzen
und
„Gastvortrag“
können
Steuern
Sie
aus
herunterladen.
angegeben
sein.
dem
Im
Der
Auszahlungsanordnung muss eine Kopie des Flyers und/oder der Einladung sowie
der Teilnehmerliste der Veranstaltung beigefügt werden.
Bei internen Referenten (d.h. Mitglieder der Universität) wird die Auszahlung über
die
Personalabteilung
getätigt,
mit
den
gleichen
Angaben,
d.h.
im
Verwendungszweck „Gastvortrag“ mit beigefügtem Flyer und/ oder der Einladung.
Das Honorar wird über die Hochschulbezügestelle (BHF) in Kassel gezahlt,
zusammen mit
Sozialbeiträge.
dem
normalen
Gehalt,
versteuert
und
unter
Abzug
der
2.
Honorarverträge
Wenn Ihre Lehrerfortbildungsveranstaltung kein Vortrag ist oder mehr als 3 Tage
dauert, dann ist es sinnvoller, einen Honorarvertrag mit dem Referent / der
Referentin
zu
schließen.
Damit
können
Sie
auch
andere
Aspekte
Ihrer
Veranstaltung, z.B. die Sicherung von Kontaktdaten der Teilnehmer, vereinbaren
und festhalten.
Es gibt zwei Varianten von Honorarverträgen, je nachdem, ob die Referenten
Angehörige unserer Universität sind oder nicht. Dies ist entscheidend für die
Formulierung des Vertrags und für eine erfolgreiche Auszahlung. Hier im Detail die
Unterschiede:
2.1. Honorarverträge mit externen Referenten
Als „externe Referenten“ sind alle Personen zu bezeichnen, die nicht an der
Universität angestellt sind oder die nicht hauptberuflich an der Goethe-Universität
arbeiten, aber hier in Deutschland tätig sind.
Im
Vorgespräch mit diesen Referenten muss geklärt werden, ob dieses
umsatzsteuerpflichtig (19%) sind. In diesem Fall müssen sie eine Rechnung
ausstellen, wie in §
Abs. 1 des Vertrages beschrieben. Die Institution muss
berücksichtigen, dass diese 19% zusätzlich zum vereinbarten Betrag bei der
Auszahlung abgebucht werden.
Die
Auszahlung wird über die Finanzbuchhaltung mit einer einmaligen
Auszahlungsanordnung getätigt. Das Formular können Sie aus dem FormularSchrank
der
Abteilung
Steuern
Finanzen
herunterladen.
und
Im
Referenten aus dem Ausland
Verwendungszweck muss „siehe beigefügter
Ansprechpartner Abt. Finanzen und Steuern:
Vertrag“
Michael Müller
angegeben
sein.
Der
Auszahlungsanordnung muss eine Kopie des
Vertrages und die evtl. Rechnung des
Referenten
bei
Telefon: 069-798-287 68
[email protected]
Umsatzsteuerpflichtigkeit
beigefügt werden.
Bitte beachten sie, dass bei Referenten aus dem Ausland noch einige zusätzliche
Punkte berücksichtigt werden. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an Herrn Müller
der Abteilung „Finanzen und Steuern“.
2.2. Honorarverträge mit internen Referenten
Als „interne Referenten“ werden alle angestellten Mitarbeiter der Universität – egal,
ob befristet oder nicht – betrachtet. Oft werden diese auch als „Angehörige“ oder
2 „Mitglieder“ bezeichnet. Darunter fallen auch Beamte sowie z.B. Lehrbeauftragte
oder abgeordnete Lehrkräfte.
Im Vorgespräch mit diesen Referenten muss darauf hingewiesen werden, dass sie bei
der Personalabteilung einen schriftlichen Antrag auf Nebentätigkeit stellen müssen.
Ohne den genehmigten Antrag wird das Honorar nicht ausgezahlt.
Die
Auszahlung
wird
über
die
Personalabteilung
mit
einer
einmaligen
Auszahlungsanordnung getätigt. Das Formular können Sie aus dem FormularSchrank
der
Abteilung
Finanzen
und
Steuern
herunterladen.
Im
Verwendungszweck muss „siehe beigefügter Vertrag“ angegeben sein. Der
Auszahlungsanordnung muss eine Kopie des Vertrages beigefügt werden.
Bitte beachten Sie, dass das Honorar über die Hochschulbezügestelle (BHF) in Kassel
zusammen mit dem normalen Gehalt bezahlt wird, d.h. das Honorar wird versteuert
und unter Abzug der Sozialbeiträge bezahlt.
Auf unserer „Internen“ Seite unter „Referenten“ stellen wir Ihnen als Veranstalter
zwei
Vorlagen
für
diese
verschiedenen
Varianten eines Honorarvertrags bereit:
- „Honorarvertrag mit externen Referenten“
Ansprechpartnerin für Zivilrecht in
der Rechtsabteilung:
- „Honorarvertrag mit internen Referenten“.
Anette Volp
Die
Telefon: 069-798-22380
Telefax: 069-798-28214
[email protected]
beiden
Vorlagen
wurden
mit
der
Rechtsabteilung und der Abteilung Finanzen
und Steuern verfasst und abgestimmt.
Sie können sie gern als Grundlage für Ihre Vereinbarung benutzen. Jeder Vertrag
muss zusätzlich mit dem Ansprechpartner in der Rechtsabteilung abgestimmt
werden. Die hier zur Verfügung gestellten Verträge sind lediglich als Muster zu
betrachten.
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