Das neue DGFRP Extranet - Deutsche Gesellschaft für

Philipp von Wartburg
CTO / CDO
Geschäftsleiter Technologie & IT
Prokurist
Das neue DGFRP Extranet
So wird Ihr Maklerbetrieb revolutioniert
26.07.2016
Das neue DGFRP Extranet
Hinweis zu der Schulung
Die Präsentation zum Webinar finden Sie im Extranet auf der Startseite.
In den nächsten Wochen wird es eine Fortsetzung geben, in der die Erkenntnisse
aus den Webinaren dieser Woche sowie alle Neuerungen eingearbeitet werden.
Bitte denken Sie daran, Ihre Untervermittler und Mitarbeiter einzuladen.
Live-Seminare werden angeboten, sobald genügend Partner mit der
Plattform aktiv arbeiten.
Das neue DGFRP Extranet
Erledigen Sie lästige Verwaltungstätigkeiten einfach digital
Das neue DGFRP Extranet ist ein
Informations-, Kommunikations- und Auftragssystem.
Sie können über diese Plattform Informationen und Dokumente abrufen, mit der
DGFRP kommunizieren und Aufträge aufgeben.
Sämtliche Daten und Dokumente werden sicher und verschlüsselt übermittelt.
Das neue DGFRP Extranet
Ziele des neuen Extranets
Universelle Plattform für Informationen und Services
Bessere Services der DGFRP-Partner
Sicherer, verschlüsselter Datenaustausch
Jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Daten
Standardisierte Prozesse
Digitale Wertschöpfungskette, weniger Papier
Umstellung auf responsives Design
Revisionssicherheit
Anbindung an andere Systeme (auch eigene!)
Automatisierung von Vorgängen
Das neue DGFRP Extranet
Der Schritt zum volldigitalen Maklerbüro
Das DGFRP Extranet optimiert Ihr Büro radikal.
Es ist der Grundstein für ein hocheffizientes Business.
Warum?
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E-Mail ist für Geschäftsvorgänge out.
Die bisherige Arbeitsweise reicht nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen.
Da alles protokolliert wird, brauchen Sie keine Notizen mehr.
Alle Aktivitäten sind vorgangsbezogen zentral gespeichert.
Alle Vorgänge sind einem Mandant zugeordnet.
Bisher wurde mit Wiedervorlagen gearbeitet. Das Extranet führt Erinnerungen direkt aus.
Papier/Post: Dauert zu lange, kein Empfangsstatus, Kosten, etc.
Das neue DGFRP Extranet
Erledigen Sie lästige Verwaltungstätigkeiten einfach digital
Antragseinreichung
Angebotsanfrage
Risikovorabanfrage
Berufsgruppeneinwertung
Vertragsänderung
Komplette B2B Kommunikation!
Fachanfrage
Bestandsübertragung
Wertermittlung
Beraterwechsel
und vieles mehr
Das neue DGFRP Extranet
Warum ein neues Extranet?
 Problem 1: Wie kann ich schnell aktuelle Informationen zugänglich machen?
 Problem 2: Wie kann ich mit dem Berater kommunizieren?
Der alte Bereich „Makler-intern“ wird den nächsten Wochen abgelöst!
Warum?
 Partner können nur Daten abrufen (kein Senden möglich)
 Die bisherige Lösung ist technikbedingt aufwändig zu pflegen
 Die Datenhaltung ist auf eigenen Servern und somit aufwändig:
Serverunterhalt, Updates, Backups, Kosten, Know-how
 Nicht responsive, d.h. auf Smartphones und Tablets nur bedingt nutzbar
 Keine Prozesse abbildbar
Das neue DGFRP Extranet
Ihre Vorteile
Die Bedienung ist wirklich einfach und logisch
Mobile Geräte mit Touchscreen werden unterstützt
Alle Prozesse sind einheitlich und standardisiert, egal welche Gesellschaft betroffen ist
Nachweisbar schnellere Verarbeitung und Policierung, u.a. durch wegfallende Postlaufzeiten
Erheblich bessere Nachvollziehbarkeit
Protokollierte Kommunikation mit Nachrichten und Notizen
Mitteilung einer Statusänderung per E-Mail
Höchste Sicherheit und Verlässlichkeit
Revisionssicher und gesetzestreu
Das neue DGFRP Extranet
Ein paar technische Hinweise
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Das DGFRP Extranet ist eine webbasierte Plattform.
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Jeder Benutzer erhält eigene Zugangsdaten, mit denen er sich anmeldet.
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Die Plattform ist responsive, d.h. passt sich an das verwendete Gerät an.
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Benutzer arbeiten mit Klarnamen, sodass erkennbar ist, wer gerade einen Vorgang bearbeitet.
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Jede Aktivität erhält einen Zeitstempel.
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Das System ist 100 % revisionssicher.
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Sämtliche Daten und Dokumente werden verschlüsselt übertragen und gespeichert.
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Die Daten sind in Hochsicherheitsrechenzentren in Deutschland gespeichert.
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ADV-Erklärung (Auftragsdatenvereinbarung) mit dem Dienstleister Insurance Profiler.
Das neue DGFRP Extranet
Einfache und intuitive Oberfläche für effizientes Arbeiten
Kacheln statt Menüs – optimiert für alle Geräteklassen
Extranet - Informationssystem
Das neue DGFRP Extranet
Das Informationssystem
Extranet - Informationssystem
Das neue DGFRP Extranet
Infosystem Extranet
Das neue DGFRP Extranet
Extranet - Informationssystem
Extranet: Das Informationssystem
Informationen für alle Partner
 Dokumentcenter mit Dokumenten von VUs, KAGs, Plattformen und Spezialanbieter
 Dokumentcenter mit Dokumenten der DGFRP
 Ansprechpartner und Abteilungen in der DGFRP
 Veranstaltungen und Seminare
 Gesellschafts-Infos (Ansprechpartner, FAQ, Links, etc.)
 Umfangreiche Videothek
Informationen für jeden Partner
 Eigene Provisionsabrechnungen
 Beratungsdokumentation der Kunden
 Persönliche Dokumente aller Art
Das neue DGFRP Extranet
Extranet - Informationssystem
Extranet: Das Informationssystem
Das neue DGFRP Extranet
Extranet - Informationssystem
Extranet: Das Informationssystem
Das neue DGFRP Extranet
Extranet - Informationssystem
Extranet: Das Informationssystem
Extranet - Auftragssystem
Das neue DGFRP Extranet
Das Auftragssystem
Das neue DGFRP Extranet
Extranet - Auftragssystem
Kommunikationskanäle heute
Ca. 60 % der Kommunikation zwischen Makler
und Gesellschaft läuft heute über E-Mail.
Problem:
BDSG §9: Verpflichtung zum Treffen technischer
und organisatorischer Maßnahmen zur
Gewährleistung gesetzlicher Vorschriften
TMG § 13: Pflichten des Diensteanbieters
StGB §203: Verletzung von Privatgeheimnissen
StGB §26: Anstiftung
StGB §27: Beihilfe
Das neue DGFRP Extranet
Extranet - Auftragssystem
Kommunikationskanäle heute
Es dauert nicht mehr lange, bis E-Mail
unverschlüsselt verboten wird.
Versicherungsgesellschaften bauen an
Lösungen, die zwar sicher sind, aber nur
für die jeweilige Versicherung genutzt
werden kann.
Eine einheitliche Plattform fehlte bisher.
Extranet - Auftragssystem
Das neue DGFRP Extranet
Auftragssystem Extranet
Das neue DGFRP Extranet
Extranet - Auftragssystem
Extranet: Das Auftragssystem
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Auslösen und Verwalten von Geschäftsvorgängen
Standardisierte Prozesse
Automatische Protokollierung
Dokumente austauschen
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Einfache Texte erhöhen Effizienz
Wenige Klicks für Beauftragung
Massive Zeitersparnis durch kurze Laufzeiten
Jederzeit wissen was zu tun ist (Status)
Das neue DGFRP Extranet
Extranet - Auftragssystem
Erledigen Sie lästige Verwaltungstätigkeiten einfach digital
Antragseinreichung
Angebotsanfrage
Risikovorabanfrage
Berufsgruppeneinwertung
Vertragsänderung
Fachanfrage
Bestandsübertragung
Wertermittlung
Beraterwechsel
und vieles mehr
Sie können beliebige Geschäftsvorgänge anhand von intuitiven Assistenten auf der Plattform
erfassen. Die Vorgänge werden sofort an die DGFRP/Gesellschaft übermittelt. Der aktuelle
Bearbeiter und der Bearbeitungsstatus ist jederzeit aktuell erkennbar. Dadurch entfallen viele
Rückfragen an die DGFRP bzw. Gesellschaft.
Das neue DGFRP Extranet
Extranet - Auftragssystem
Erledigen Sie lästige Verwaltungstätigkeiten einfach digital
Die für einen Vorgang erforderlichen Dokumente, wie Maklervollmacht oder Ausweiskopie,
fügen Sie einfach als PDF hinzu. Dokumente, die Sie öfters brauchen, wie die Ausweiskopie,
legen Sie beim Mandanten ab und fügen sie bei Bedarf hinzu.
Das Extranet enthält eine kleine Mandantenverwaltung (kein CRM!)
Das neue DGFRP Extranet
Extranet - Auftragssystem
Extranet: Das Auftragssystem
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Verschlüsselte Übertragung Nachrichten und Dokumente
Automatische Protokollierung, revisionssicher
Vorgangsbezogener, durchgängiger Workflow
keine Medienbrüche, d.h. End-to-End-Prozess
Mitarbeitergruppen und OE-Strukturen
Automatische Zuordnung zu Mandant
Dokumente zu Mandant hinterlegbar
Hinweise über Vorgangsänderungen per E-Mail
BiPRO für Login, Postfächer, Meldungen und Daten (grüne Welt)
Das neue DGFRP Extranet
Extranet - Auftragssystem
Kunde
Unterschreibt Antrag
Berater
DGFRP
Scannt Antrag ein
Prüft Antrag
Legt Mandant an
Leitet Antrag weiter
Gesellschaft
Policiert Antrag
Führt Vorgang Antrag durch
Kunde
Erhält Police
Berater
Erhält Police
DGFRP
Gesellschaft
Leitet Police weiter
Schickt Police zurück
Extranet - Auftragssystem
Das neue DGFRP Extranet
Versicherungsunternehmen
DGFRPPartner
Extranet
KapitalanlageGesellschaft
Weitere Spezialanbieter
Andere
Makler
Weitere
Produkt- und
Spezialanbieter
Drehscheibe
Das neue DGFRP Extranet
Extranet - Auftragssystem
Insurance Profiler (kurz „InsuPro“)
Insurance Profiler ist im Kern ein Kommunikationsnetzwerk, über das Marktteilnehmer anhand von
standardisierten Prozessen Meldungen und Dokumente über einen gesicherten Kanal austauschen können.
Extranet - Auftragssystem
Das neue DGFRP Extranet
Bisherige Arbeitsweise
Mit DGFRP Extranet / Insurance Profiler
Das neue DGFRP Extranet
Extranet - Auftragssystem
Die Lösung für das tägliche Chaos
Beispiel: Berater verschickt 10 E-Mails
Grundproblem:
 3 Empfänger lesen die Mail nicht (nicht empfangen, Spam, Urlaub, keine Zeit, …)
Folgendes passiert:
 3 Empfänger antworten nicht
 2 Empfänger schicken einen Fax zurück
 1 Empfänger ruft an
 2 Empfänger schicken einen Brief, davon 1 direkt an den Kunden
 1 Empfänger hat eine Rückfrage
 1 Empfänger fühlt sich nicht zuständig
Das neue DGFRP Extranet
Extranet - Auftragssystem
Die Lösung für das tägliche Chaos
Probleme:
 Der Makler kann nicht feststellen, ob der Empfänger die Mail erhalten bzw. gelesen hat.
 Wenn der Empfänger auf einem anderen Kanal antwortet, z.B. per Brief, Fax, Telefon, etc., so
gibt es große Probleme, die Informationen wieder in eine konsolidierte, einheitliche Sicht zu
bekommen.
 Die Kommunikationspartner neigen dazu, sensible Informationen in eine Mail zu schreiben,
was rechtlich höchst bedenklich ist.
 Wenn verschlüsselt wird, dann über Dateiverschlüsselung (z.B. PGP), was sehr umständlich
ist. Bei einer Mail vielleicht machbar, bei 10 Mails viel zu kompliziert.
Das neue DGFRP Extranet
Extranet - Auftragssystem
Hohe Automatisierung und Standardisierung
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Terminierung von Aufgaben
Erinnerung an den aktuellen Bearbeiter
Zuordnung von Nachrichten an Mandanten
Standardisierung, egal welche Gesellschaft
Individuelle Abweichungen vom Standard möglich
Regeln:
 Jeder Vorgang besitzt ein Ende, d.h. muss abgeschlossen werden
 Jeder Vorgang besitzt einen Auftraggeber und einen Auftragnehmer
 Jeder Vorgang besitzt einen Bearbeiter
Extranet - Auftragssystem
Das neue DGFRP Extranet
Das neue DGFRP Extranet
Extranet - Auftragssystem
Viel Papier zu ordnen
Wenig Papier
Das neue DGFRP Extranet
The next step: Einbinden von anderen Systemen
Vorgelagerte Systeme können Vorgänge
auslösen und Ergebnisse empfangen
DGFRPPartner
Extranet
• Direkte Vorgangsgenerierung aus andere Systemen,
z.B. dem neuen Beratungssystem FINALIFE
• Keine Medienbrüche
• Kein Verlassen des verwendeten Systems
Das neue DGFRP Extranet
Extranet/Insurance Profiler
Kunde
Berater
DGFRP
Gesellschaft
FINALIFE
Ende-zu-Ende-Digitalisierung
90% Digitales Businessmodell
mCRM
Das neue DGFRP Extranet
Was kommt noch?
Sofort
• Einbindung von Value in Finance
• Laufende Erweiterung des Inhaltes
• Verbesserung Seminarkalender
Danach
• Anfang August 2016: Provisionsabrechnung im Extranet
• Mitte August 2016: Beratungsdokumentation im Extranet
• Ende August 2016: Schnittstelle zu mCRM
• Ende September 2016: Schnittstelle zu FINALIFE
Das neue DGFRP Extranet
Wie bekomme ich einen Zugang?
Vertriebspartner
Bestehende Vertriebspartner erhalten automatisch einen Zugang.
Neue Vertriebspartner bei Aufnahme der Geschäftsbeziehung.
Bestellformular für VP, UVP und MA
http://www.deutsche-ruhestandsplanung.de/extranetzugang.html
PS: Alle Zugänge sind kostenlos!
Das neue DGFRP Extranet
Ein paar Tipps zum Schluss
 Machen Sie sich mit dem Extranet vertraut. Der bisherige Bereich „Makler intern“ wird in ein
paar Wochen abgeschaltet.
 Je schneller Sie auf E-Mail im B2B-Bereich verzichten desto besser.
 Melden Sie Untervermittler und Mitarbeiter, die einen Zugang brauchen.
 Erledigen Sie alles über das Extranet. Dadurch haben Sie eine lückenlose Protokollierung
Ihrer Vorgänge.
 Jeder Vorgang öffnet die Möglichkeit einer B2B-Kommunikation.
 Für Hilfe rechts oben im Extranet auf die Glühbirne klicken.
 Weitere Infos über das Extranet:
www.deutsche-ruhestandsplanung.de/extranet.html
Das neue DGFRP Extranet

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