受入教員殿秘書様学科・専攻事務室担当者様全学交換

受入教員殿秘書様
学科・専攻事務室担当者様
全学交換留学（USTEP Type G）による交換留学生の受け入れについて
日頃、全学交換留学（USTEP）の運営にご協力いただきありがとうございます。
このたびは、USTEP の制度を通じて、貴研究室での受け入れを希望している学生がいるため、この文書をお読み
いただいています。USTEP について以下の通りご説明いたしますので、当該学生の受け入れについてご検討くださ
るようお願いします。
（１）全学交換留学（USTEP：University-wide Student Exchange Program）について
全学レベルの学生交流覚書を締結している協定校を相手方に、交換留学生を受入れ、派遣する双方向のプログ
ラムです。受け入れ学生の課程によって受入部局が異なり、学部学生は TYPE U として国際本部に所属し、大学院
学生は TYPE G として各研究科に所属します。受け入れ期間は、原則として、4 月～8 月（S1、S2 ターム）
、4 月～
3 月（1 年間）
、9 月～3 月（A1、A2、W ターム）
、9 月～8 月（1 年間）のどれかを選択することになっています。
その他詳細につきましては、ウェブサイト掲載の募集要項をご参照ください。
http://www.u-tokyo.ac.jp/en/academics/ustep-type-g.html
（２）受け入れ学生への身分付与について
学生の希望により、特別聴講学生か特別研究学生いずれかの身分が与えられます。
（３）授業料等（聴講生料、入学金）について
協定校とは授業料等相互不徴収の覚書を締結しておりますので、授業料等の支払いは生じません。
（４）研究科での学習について
「特別聴講学生」の身分を持つ学生は、授業を受講し、単位を取得することができます。｢特別研究学生｣の身分
を持つ学生は、研究室で受入教員の指導の下、研究活動を行います。
（５）入国までの手続きについて
留学に必要なビザ取得手続き（在留資格認定証明書の申請等）については、国際部国際交流課で行います。宿
舎申請は、国際部国際交流課の指示で、学生本人が OSTA システムを通して行います。通常、協定（覚書）に基づ
く交換留学生として、優先的に東京大学の宿舎に入居を認められますが、万が一宿舎の選考にもれた場合は、民
間宿舎への入居について、できるだけのお手伝いをさせていただきます。
（６）受入承諾について
当該学生は、申請書の正式な提出に先立ち、受け入れ希望教員から承諾を得る場合があります。受け入れ希望
学生から提出された履歴書や学習・研究計画内容等により、受け入れ可能かどうかをご判断ください。受入可の
場合、その旨をメールで当該学生へお伝えください。
（そのメールの写しを、後日学生自身が申請書に添付して提
出することとなっています。
）なお、必ずしも受け入れを承諾していただく必要はありませんが、その際は当該学
生へ受け入れ不可となる理由をお伝えいただけると幸いです。
ご参考：申請書提出前に受け入れ希望教員の承諾を必須としている部局
工学系、理学系、農学系、総合文化、数理科学、新領域、情報理工
部局別受け入れ要件一覧 http://www.u-tokyo.ac.jp/content/400032478.pdf
以上です。ご不明の点がございましたら下記担当へお問い合わせください。
ご協力くださるよう、よろしくお願いいたします。
問い合わせ先:
国際部国際交流課丹羽、木村
内線番号：22092、22098
メール：[email protected]
Guidelines for Acceptance of Exchange Students
Dear concerned faculty and administrative staff members,
We at The International Exchange Group at the International Affairs Department of UTokyo would like to express our sincere
appreciation for your continuous support on the University-wide Student Exchange Program (USTEP).
Here we have a graduate student from our Partner University who wishes to participate in your laboratory during his/her
exchange study period at UTokyo. We would be grateful if you could consider serving as his/her supervisor.
The program overview and conditions of USTEP students are as follows:
1.
About USTEP (University-wide Student Exchange Program)
The International Exchange Group at the International Affairs Department of UTokyo (hereafter referred to as the “International
Exchange Group”) administers a University-wide Student Exchange Program called USTEP. As of July 2016, we have
dispatched to and accepted hundreds of students from 60 Partner Universities around the world on a semester or
academic-year basis.
There are two intakes per year, April and September, and students can choose to enroll for a semester or one-academic year.
Incoming USTEP students from Partner Universities are allowed to choose between the Type G (for graduate students) and
Type U (for undergraduate students) program depending on their purpose of participation.
While all Type U students belong to the International Affairs Department during their exchange periods, Type G students belong
to one of the Graduate Schools they applied for and are admitted to.
For more details, please refer to USTEP Type G website:
http://www.u-tokyo.ac.jp/en/academics/ustep-type-g.html
2.
Student Status
Type G applicants choose Special Auditor or Special Research Students status. Type G students with Special Auditor status can
enroll in credited courses, whereas those with Special Research Student status are engaged in research receiving guidance
from their chosen supervisors.
Application requirements (language skills and other conditions) vary at Graduate Schools. Please refer to “Prerequisites for
USTEP Type G Applicants” at http://www.u-tokyo.ac.jp/content/400032478.pdf for more details.
3.
Tuition Waivers
Pursuant to the memorandum on student exchange, exchange students are exempt from paying examination fees, admission
fees and tuition fees. (They are, however, responsible for financing their travel, accommodation and living expenses, visa and
insurance books and other study-related expenses.)
4.
Supervisor’s Pre-approval
Some of the Type G applicants must obtain their chosen supervisor’s pre-approval BEFORE submitting their application
documents to us. Please request the information needed for your review from each applicant (e.g., CV, Study/Research Plan). If
you can serve as their supervisor, please clearly state so in your email message to the applicants as they need to submit the
copy of email correspondence as one of the supporting documents. In case you cannot serve as a supervisor, it would be
appreciated it if you could provide them with the explanation so that we could further assist the applicants.
5.
Immigration Procedures
The International Exchange Group handles all the pre-arrival procedures, including assistance to student visa and University
Housing application. Once admitted, USTEP students can apply for University Housing via OSTA. Although priority is given to
them, in case students are not assigned any of the housing due to the shortage of available rooms, we will assist them in finding
private accommodation.
Should you have any questions, please do not hesitate to contact us.
Thank you very much for your attention and kind cooperation on USTEP.
Best regards,
Akiko Niwa (Ms) and Kaho KIMURA (Ms)
International Exchange Group
International Affairs Department
The University of Tokyo
E-mail: [email protected]
Extension: 22092 or 22098

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