業務委託仕様書 １ 目 的 日本・中国・韓国3か国において、文化・芸術による発展を目指す都市を各国1都市選定し、 それぞれの都市が1年を通じて行うさまざまな文化プログラムで交流を深める国家プロジェク ト「東アジア文化都市」に、2016年日本開催市に奈良市が選定された。 9月3日から10月23日までを、コア期間「古都祝奈良～時空を超えたアートの祝祭」と銘打っ て、舞台芸術・美術・食を中心にプログラムを集中的に展開する。 平成28年9月2日～4日に「古都祝奈良～時空を超えたアートの祭典」開幕関連イベントを実 施するにあたり、運営について委託を行う。 ２ 委託業務の名称 「古都祝奈良～時空を超えたアートの祭典」開幕関連イベント運営業務 ３ イベント概要 （１） 主 催 「東アジア文化都市2016奈良市」実行委員会／奈良市 （２） 日 時 平成28年9月2日（金）～4日（日） （３） 内 容 ※本項では、イベントの全体を説明している。委託業務については、 「４ 委託業務一覧」を確 認すること。 【9月2日（金） 】 ① プレス向けバスツアー（12:00〜16:30） 受 付：ならまちセンター 会 場：春日大社、東大寺、興福寺、元興寺、大安寺、薬師寺、唐招提寺、西大寺 解散場所：ならまちセンター 対象人数：50人（バス２台） ② 報道機関やメディア等を中心に「古都祝奈良」の各会場（８社寺）を巡回する。 「『古都祝奈良』開幕記念シンポジウム」 （仮） （以下「シンポジウム」という） 来賓30人、招待者170人、一般参加者100人（予定） 17:00～20:30（開場16:30） 会場：ならまちセンター 市民ホール［Part.1〜3］芝生広場［Part.4］ [Part.1] 韓国慶州によるパフォーマンス「サムルノリ」（予定） （15分程度） [Part.2] トークセッション「現代アートと歴史都市」 （仮）（30分程度） パネリスト 北川フラム（東アジア文化都市2016奈良アドバイザー／アートディレクター） 川俣正（アーティスト） [Part.3] アーティスト・トーク「古都祝奈良を楽しむために」 （15分程度） トークゲスト 古都祝奈良参加アーティスト５人予定 [Part.4] 招待者等のためのガーデンパーティー（パフォーマンス「伝統音楽」・ 主催者及び来賓挨拶） [Part.2]は日本語で、[Part.3]は英語での発表となる。来場者に対しては、日 英中韓で同時通訳を行う。 [Part.4]では、 ならまちセンター芝生広場に屋外ステージ（540cm×720cm想定） を設置し、主催者・来賓挨拶やパフォーマンス（伝統音楽）を行う。 [Part.4]では、芝生広場とカフェcotocotoで飲食物の提供を行う。 【9月3日（土）】 ③ 「『古都祝奈良』開会式」 （仮）（以下「開会式」という） 招待者300人（予定） 10:30～11:00 会場：大安寺塔跡 主催者挨拶、招待者挨拶、 テープカット、韓国慶州によるパフォーマンス「伝統音楽」 「サムルノリ」 （予定） 会場である大安寺塔跡までは、JR奈良駅と近鉄奈良駅から臨時バスで送迎を行う。 参加者は、臨時バス発着場所であるJR奈良駅と近鉄奈良駅に設置される「ツアーデ スク」において受付を行う。 会場である大安寺塔跡に、屋外ステージ（540cm×720cm想定）を設置し、主催者・ 来賓挨拶やパフォーマンス（伝統音楽）を行う。 ④ 開会式参加者の一部は、④社寺アートガイドツアーに参加する（要事前申込） 社寺アートガイドツアー（11:00〜17:00） 受 付：大安寺塔跡 会 場：大安寺、春日大社、東大寺、興福寺、薬師寺、唐招提寺、西大寺 解散場所：ならまちセンター 対象人数：150人（バス5台想定） 参 加 料：5,000円（予定） 大安寺塔跡から市内社寺のアート作品を周遊するバスツアーを実施する。 出発地点である大安寺塔跡までは、JR奈良駅と近鉄奈良駅から臨時バスで送迎を行 う。 参加者は、臨時バス発着場所であるJR奈良駅と近鉄奈良駅に設置される「ツアーデ スク」において受付を行う。 ガイドツアー参加者にはレストラン等で昼食を提供する。 バス１台についてはVIP用として、特別な来賓のみが乗車する。 2 終了時間にならまちセンターで食のプログラムが開催されているため、ガイドツア ーの解散場所はならまちセンターとする。 【9月4日（日） 】 ⑤ ならまちウォーキングガイドツアー（9:00～12:00） 受 付：ならまちセンター 会 場：元興寺、ならまち 解散場所：ならまちセンター 対象人数：100人（10人×10グループ） 参 加 料：500円（予定） ならまち会場のアート作品を鑑賞するウォーキングツアーを実施する。 参加者を１組10人程度のグループとして、各グループにつき1人のガイドが引率す る。 ４ 委託業務一覧 事項 委託業務 全体管理 シンポジウム・開会式の制作進行管理 運営マニュアル・進行台本等作成 写真・動画記録撮影 実施報告書の作成 イベント保険 古都祝奈良開幕記念シンポジウム イベント進行管理 （9/2） 参加者受付・誘導 当日配布プログラム作成 会場（屋内）レイアウト、設営・撤去 会場（屋外）レイアウト、設営・撤去 会場付帯設備以外の備品等の調達 同時通訳（日英中韓）の手配・実施 司会進行 出演者の接遇 照明・音響オペレート（屋内・屋外） 古都祝奈良開会式 イベント進行管理 （9/3） 参加者受付・誘導 当日配布プログラム作成 会場（屋外）レイアウト、設営・撤去 会場付帯設備以外の備品等の調達 司会進行 照明・音響オペレート 3 ５ 委託業務の詳細 （１） 全体管理 ① シンポジウム・開会式の制作進行管理 ９月２日・３日に行われるシンポジウム・開会式について事務局と調整し制作進行管 理する。事務局との打ち合わせについては、事務局事務室（ならまちセンター）で必 要に応じて行うこと。なお、受託者は担当者を設けること。 ② 運営マニュアル・進行台本等作成 本業務の運営マニュアル（Ａ４ ４色刷、中綴じ、20部及び電子データ）を作成するこ と。運営マニュアルには、各イベント概要、運営体制、タイムテーブル、会場図面、 スタッフ配置表等を記載すること。また、 「シンポジウム」及び「開会式」については 進行台本を作成すること。 ③ 写真・動画記録撮影 各イベントの様子を写真や動画にて撮影し記録すること。イベント終了後は速やかに データを事務局へ提供すること。また、動画については約５分間のダイジェスト動画 に編集し、イベント終了後１週間以内に事務局へ納品すること。また、 「シンポジウム」 及び「開会式」については全編を録音し、全文テープ起こしを行うこと。 ④ 実施報告書の作成 各イベントの来場者数、 「シンポジウム」及び「開会式」のテープ起こし（全文）及び 要約を交えて実施報告書を作成すること。 ＜仕様＞Ａ４ 4 色刷、4頁（テープ起こし（全文）原稿除く） 、２部及び電子データ ※上記仕様とは別にテープ起こし原稿の整文（日本語版）を納品すること。 外国語での発表については、同時通訳者の通訳文をもとに整文を作成する。 ※実績が仕様を下回る場合は精算すること。 （２） 古都祝奈良開幕記念シンポジウム ① イベント進行管理 本事項は主にシンポジウムを運営するものである。受託者は、イベント実施のために 十分な準備を行い、イベント当日においても進行状況を管理すること。 ② 参加者受付・誘導 招待者管理については別途招待者管理及びガイドツアー造成業務の受託者が行う。招 待者については、ツアーデスクにおいてシンポジウム参加チケットが配布される予定 である。本業務の受託者は以下について受付を行う。 （受付対象） 招待者：シンポジウム参加チケットを持参。引き換えて入場。 来賓：事務局において特別招待している参加者。名簿にて確認し、指定席へ。 一般：事前に事務局へ参加申込をおこなった者。確認証を持参。確認して入場。 ③ 当日配布プログラム作成 4 参加者向けに「シンポジウム」のプログラムの案内、出演者紹介まとめた資料作成、出 力を行うこと。なお、プログラムのデザインについては、本事業VIディレクター監修の もと行うこと。 ＜仕様＞Ａ４ ４頁 4 色刷、中綴じ、350 部及び電子データ ④ 会場（屋内）レイアウト、設営・撤去 韓国慶州によるパフォーマンス、トークセッション、アーティストトークを行うなら まちセンター市民ホールについては、ステージレイアウト及び席図を事務局と調整し 作成する。ステージ吊看板を受託者にて調達すること。客席の一部には席札をつける こと。また、会場に⑦同時通訳（日英中韓）の手配・実施のため、同時通訳ブースを 設置すること。 ⑤ 会場（屋外）レイアウト、設営・撤去 資料１「シンポジウムレイアウト（案）」にもとづき、ガーデンパーティーを行うな らまちセンター芝生広場屋外ステージの客席を含めたレイアウトを行う。屋外ステー ジには、バックボードを設置しイベント名や事業ロゴを配置すること。夜間の開催に 対応できるように照明を使用すること。また、立食スペースについても照明を使用す ること。なお、ガーデンパーティーには立食パーティー用ハイテーブル（直径約60cm） を20脚設置する。なお、芝生広場屋外ステージについては、イベント当日の設営・撤 去とすること。 ⑥ 会場付帯設備以外の備品等の調達 シンポジウム用に、パソコン２台、発表者用モニター、スタッフ連絡用トランシーバ ー10台を準備すること。また、それ以外にシンポジウム運営に必要な備品等があれば 調達すること。 ⑦ 同時通訳（日英中韓）の手配・実施 発表者は一部英語を使用する。シンポジウム参加者に対しては、日本語・英語・中国 語・韓国語で対応できるようにすること。同時通訳に必要な備品（同時通訳システム 等）及び通訳（英語２名・中国語２名・韓国語２名）の経費を計上すること。同時通 訳システムについては、受信機を320台とする。なお、通訳者については業務実績を 含むプロフィールを事務局へ提出し、承諾を受けること。 ⑧ 司会進行 シンポジウム全体について司会進行を行う。司会者については、手配の前に候補を事 務局に提案すること。 ⑨ 出演者の軽食・飲料の準備 パフォーマンスやパネリスト、トークゲストらに対し、休憩用の軽食及び飲料を準備 する。人数は20人、1人あたり1,500円で見積りを行うこと。なお、ガーデンパーティ ーにおける招待者・一般参加者等に対する飲食物の提供は本業務に含まない。 ⑩ 照明・音響オペレート（屋内・屋外） 主催者挨拶や韓国慶州によるパフォーマンスなどシンポジウム全体の運営が可能な照 明・音響設備について、オペレーターの人件費も含み計上すること。市民ホールでの 5 照明・音響設備についてはホール指定業者と調整しながら行うこと。なお、屋外ステ ージについての電源はならまちセンター配電盤を使用することができる。ただし、配 線に関しては受託者が行うこと。また、食の提供等でも配電盤を使用する可能性があ るため、調整しながら行うこと。 （３） 古都祝奈良開会式 ① イベント進行管理 本事項は主に開会式を運営するものである。受託者は、イベント実施のために十分な 準備を行い、イベント当日においても進行状況を管理すること。 ② 参加者受付・誘導 招待者管理については別途招待者管理及びガイドツアー造成業務の受託者が行う。招 待者については開会式参加チケットが配布される予定である。本業務の受託者は以下 について受付を行う。 （受付対象） 招待者：開会式参加チケットを持参。引き換えて入場。 来賓：事務局において特別招待している参加者。名簿にて確認し、指定席へ。 ③ 当日配布プログラム作成 参加者向けに「開会式」のプログラムの案内、出演者紹介をまとめた資料作成、出力を 行うこと。なお、プログラムのデザインについては、本事業VIディレクター監修のもと 行うこと。 ＜仕様＞Ａ４ 2頁 4 色刷、両面、350 部及び電子データ ※実績が仕様を下回る場合は精算すること。 ④ 会場レイアウト、設営・撤去 韓国慶州によるパフォーマンス、主催者挨拶、来賓挨拶、テープカットを行う大安寺塔 跡について資料２「開会式レイアウト案」にもとづきレイアウトを作成する。屋外ステ ージ及びテントについては、前日の設営及び当日の撤去とする。なお、設営・撤去作業 についてはクレーン等の重機は使用できない。 （ステージについて） 間口サイズ 7.2m、奥行サイズ 5.4m、高さ 30cm 天場パンチカーペット貼り、タイトル看板付（雨天時のみ屋根） 、バックパネルなし 階段（上手下手各 1 個） （テントについて） 招待者用テント ３００人収容 横幕なし 複数連結 楽屋テント ２Ｋ×３Ｋサイズ：４張 横幕あり（３面） （イスについて） パイプ椅子３２０脚 ⑤ 備品等の調達 開会式実施に必要な備品等について調達を行うこと。 ⑥ 司会進行 6 開会式について司会進行を行う。司会者については、手配の前に候補を事務局に提案す ること。 ⑦ 音響オペレート 主催者挨拶や韓国慶州によるパフォーマンスなど開会式全体の運営が可能な音響設備 について、オペレーターの人件費も含み計上すること。なお、電源についても準備す ること。 （４） その他経費 その他、本事業の実施に必要な経費があれば計上すること。 ６ 留意事項 （１） 委託料算出にあたっての留意事項 ① 運営管理費として、見積額の合計１０％を限度として計上することができる。なお、管 理費には、受託するにあたって発生する通信連絡費及び消耗品費を含むものとする。 ② 一律計上経費は実費精算とする。 ③ 本仕様書の各項目や件数、費用については、実際の手配を保証するものではなく、実数 精算するものとする。 ④ 見積もりに際しては、総価に対する値引き項目として盛り込まないこと。値引きがある 場合には、各項目において算出の上、計上すること。 （２） 業務履行に当たっての留意事項 ① 受託者は委託業務の一部を再委託することができる。再委託にあたっては、業者及び再 委託業務内容について事務局の事前承諾を得ること。 ② 本委託業務により把握した情報は、事前に事務局の承諾を得た場合を除き、第三者に提 供しないこと。また、本業務従事者に対し、別に定める「個人情報取扱特記事項」を遵 守させるとともに、秘密の保持、私的流用の禁止等の情報の流出を防止し、適正な情報 管理を徹底させること。 ③ 受託者は、本委託業務の実施に必要となる物的設備及び人的環境等については、各種関 係法令に違反することのないように留意すること。また、是正すべき事が生じた場合に は速やかに事務局に報告するとともに、その指示を受け是正すること。 ④ 本委託業務に製作した成果物は事務局に引き渡すものとし、その著作権は事務局に属す るものとする。 ⑤ 招待者管理やガイドツアー造成・実施については別の事業者が行う。受託者は当該業者 と調整し、本委託業務にあたること。 （３） その他 ① 雨天時について、9月2日のシンポジウム・芝生広場でのガーデンパーティーについては 市民ホールにおいて開催する。9月3日の開会式については雨天決行とする。また、台風 等により参加者の安全が確保できない場合は、イベントを中止することがある。 ② シンポジウム及び開会式での韓国慶州によるパフォーマンスについては当日にリハー サルを行う。 7 ③ 会場設営等において、関係機関への申請・届出が必要な場合は、主催者と調整し、必要 書類を整えること。 ④ 本仕様書に記載されていないもの、又は不測の事態への対応については、事務局と協議 の上決定する。 ⑤ 対象者数の変更など、契約締結後において業務内容に変更があった場合は、委託料又は 委託期間を変更するものとする。 ⑥ 精算に関しては、 受託者は業務終了後、速やかに証拠書類を整備し、同写しを添付の上、 請求すること。また、仕様書上の手配項目と証拠書類の照合が平易となるよう留意する こと。 ⑦ 当委託業務においては、支出を証する書類を元に収支決算書を作成し委託額を確定する ので、証票を保存しておくこと。 ⑧ 契約については 8 月 4 日までに行う。 ７ 委託業務契約期間 契約日から平成２８年９月３０日まで 8 資料１ シンポジウム レイアウト（案） 配電盤 （イメージ） ステージ（２Ｋ×４Ｋ） 高さ30cm想定 座席エリア cotocoto ハイテーブル １５脚 （予備 ５脚） 参加者の動線 ゲル ウェルカム ドリンク 配布 ＜必要物品＞ • ステージ（２Ｋ×４Ｋ） • テント（２Ｋ×３Ｋ）２張 • ドリンク配布用テーブル ４脚 • ハイテーブル ２０脚 （テーブルクロス含む） • ステージ照明 • 会場用照明 • 音響一式 食提供 テント ２Ｋ× ３Ｋ ２張 資料１ シンポジウム レイアウト（案） ステージイメージ 資料２ 開会式レイアウト（案） 作品 ＜必要物品＞ • ステージ（３Ｋ×４Ｋ） • 楽屋等テント（２Ｋ×３Ｋ） ４張 • 客席用テント（連結） • 音響一式 楽屋テント等 ２K×３K ３張 ステージ ３Ｋ×４Ｋ 高さ30cm 屋根は雨天時のみ 来賓テント ２K×３K テントを連結して客席設営（３００席程度）
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