「国内・海外」学会発表参加者共通必要書類「海外」学会発表参加者

学会研究発表交通費及び参加登録料助成願　提出チェックリスト
※理工学研究科学生は，助成申請のための予備登録は不要。
※提出前に必ず該当項目の書類がそろっているか確認し，提出時には朱肉印を持参すること。
「国内・海外」学会発表参加者共通必要書類
（所定書式）学会研究発表交通費及び参加登録料助成願
※書式は理工研HP（http://www.meiji.ac.jp/sst/grad/sstgrad_jyosei.html）から各自ダウンロード
①
□申請回数上限を超えていないか（同一年度内に国内学会2回まで or 海外学会1回＋国内学会1回ずつまで。助手は海外1回まで，国
内学会発表については理工学部事務室に確認すること。）
□全ての項目が黒ボールペンで記入されており，学生本人と指導教員の朱肉印が捺印されているか。
□助手の学生は助手用の申請書に記入しているか（書類提出先は理工学部事務室庶務係へ）
□発表テーマが英文の場合，同一欄内に和訳を記載しているか。
□交通費・発表参加登録料は，助成金額上限に関わらず，日本円の実費を記入しているか。
□学会助成以外の経費（例：科研費・実験実習費等）を併用し，学会参加に係る費用（交通費・参加登録料・それ以外の経費も全て
対象）を補助する場合，枠左下の□にチェックマークを記入し，経費名を記入しているか。
□併用する経費が，交通費や発表参加登録料の補助に使用される場合，その補助額を差引いて「申請金額欄」に記入しているか。
□発表参加登録料が不要の場合は，「なし」と記入しているか。
□訂正がある場合は二重線で訂正のうえ，訂正印を捺印しているか。
□「助成額」の欄は空欄のままか(事務室記入欄のため申請者記入不可)。
（所定書式）銀行振込依頼書(三井住友・みずほ・三菱東京ＵＦＪ）　※理工学部事務室で配付。
②
□記入の注意事項及び記入見本を確認してから記入したか。
□三井住友銀行用の用紙を使用している場合，銀行名を記入する欄には銀行の「名前」のみ(例：三井住友，ゆうちょ)記入しているか(銀
行，信用金庫等の種別は欄右横の番号を〇で囲む)。欄内に「～銀行」まで記入した場合は新たな用紙に記入し直すこと。
□依頼日・依頼人・金額欄は記入しない。
□黒のボールペンで楷書で口座情報を記入しているか。
□上記３行以外の銀行は，三井住友銀行の振込用紙を使用しているか。
□記入間違いは訂正不可のため，新たな用紙に再度記入すること。
学会プログラムに準ずる、学会の内容のわかる資料（学会HPを印刷したもの等）
③
□学会名，学会開催期間・開催地（建物名・住所），発表テーマ，発表者氏名，発表日時の記載があるか。
□上記の情報に全て蛍光ペン等でマークをしているか。
発表参加登録料の領収書（原本） ※郵便局振替払込請求書兼受領証含む
④
□学会が発行した領収書であるか（郵便局振替払込み請求書兼受領証を含む）。
□領収書のあて名は申請者本人であるか。
□領収書は原本であるか(社判等が捺印されておらず，プリントアウトの領収書しか学会が発行できない場合，下記⑦を提出すること)。
発表参加登録料の金額が分かる資料
⑤
□学会プログラムやウェブサイト等に掲載されている参加登録料に関する項目を印刷しているか。
□参加登録料に蛍光ペン等でマークをしているか。
□参加登録料に，飲食費や投稿料等の参加登録料以外の金額が含まれているか確認。
□参加登録料以外の金額が含まれている場合は内訳が記載された学会HP等を印刷して提出（内訳が分かる資料が無い場合は下記書類⑦を
提出すること）。
□学会発表にあたり，投稿料等の支払いが義務付けられている場合，その旨が記載された学会HP等を印刷し，該当箇所にマークしたうえ
で提出。
発表参加登録料の支払いクレジットカード明細（原本）※クレジットカードで支払った場合のみ。日本円で支払い，領収書原本がある場合は提出不要。
⑥
□クレジットカード明細の原本（ウェブ明細ではない）があるか。
□クレジットカード明細の原本が無く，ウェブ明細しか発行されない場合は下記書類⑦を提出すること。
（所定書式）大学院生各種助成制度補足説明書
⑦
※この書類の提出要否については予め理工学部事務室に確認すること。
※書式は理工研HP（http://www.meiji.ac.jp/sst/grad/sstgrad_jyosei.html）から各自ダウンロード
□該当する項目にチェックし，黒ボールペンで必要事項を記入し，朱肉印で捺印しているか。
「海外」学会発表参加者必要書類
※海外での学会発表参加の場合，上記の共通必要書類に加えて，下記の書類提出が必要です。
①
海外で開催される学会の渡航費の領収書
□航空券購入元の会社が発行した領収書であるか。
□領収書のあて名は申請者本人であるか。
□領収書は原本であるか(社判等が捺印されておらず，プリントアウトの領収書しか発行されない場合，上記⑦を提出すること)。
②
海外で開催される学会の渡航費の明細
□便名・発着時刻，発着場所等の旅程情報が記載された明細があるか。
海外で開催される学会の渡航費支払いクレジットカード明細（原本）※クレジットカードで支払った場合のみ。日本円で支払い，領収書原本がある場合は提出不要。
③
□クレジットカード明細の原本（ウェブ明細ではない）があるか。
□クレジットカード明細の原本が無く，ウェブ明細しか発行されない場合は上記書類⑦を提出すること。
④
外貨両替レートが分かる資料　※外貨「現金」で，交通費や発表参加登録料を支払った場合のみ
□銀行等で外貨両替を行った際の両替明細書類原本があるか。
□上記書類が無い場合，そのような書類が無い旨とその理由をメモ書きし，添付すること(申請金額の欄には外貨支払額を記入すること）
⑤
その他必要に応じて提出が必要な書類がある場合は，理工学部事務室から指示をします。

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