2015年度業務改善コンテスト 予算等集計方法の改善による 残業時間の抑制 財務部主計課 勝山貴史 西村友太 予算期における主計課の業務 ◆ 提出された予算書の内容精査及び集計 ①入力用予算書 ・概要説明書 ・財務諸表 ・教職員数 ・学生生徒数 など 紙ベース： 50枚 ②施設設備入力用予算書 ・施設設備科目詳細 ・工事計画 ・修繕計画 ・75周年記念事業計画 ③予算執行点検評価書 ・予算の自己点検評価 ・募集活動状況 など など 紙ベース：15枚 紙ベース：5枚 予算書のファイル形式はExcel（Microsoft）であり、主計課が用意した 所定のフォーマットを使用し、複数の入力シートで構成されている。 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 予算期における主計課の業務 ◆ 提出された予算書の内容精査及び集計 ６３ ※値＝予算提出単位 ◆ 法人本部 １０ ◆ 大学院・大学・短大 ２２ ◆ 高校・中等部・小学校 認定こども園・幼稚園 ２３ ◆ 医学部・付属病院群 ８ × 50枚 ＝ ３，１５０枚 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 予算期における主計課の業務 ◆ 提出された予算書の内容精査及び集計 ★ 集計に関わる主な予算書（財務三表） 正確に！ ● 資金収支予算書 収支科目（大科目、合計含む） ３１５セル × １１カ年 × ６３ ＝ 218,295セル ● 活動区分資金収支予算書 収支科目（大科目、合計含む） ９５セル × １１カ年 × ６３ ＝ 65,835セル ● 事業活動収支予算書 収支科目（大科目、合計含む） １４７セル × １１カ年 × ６３ ＝ 101,871セル ※その他、委託費明細表、教職員数、学生生徒数など集計が必要となる 予算資料はいくつもある。 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 従来の集計方法 ◆ コピー ＆ ペースト ●提出された予算書 ・資金収支予算書 ★ 集計表 コピー ＆ ペースト ・資金収支集計表 “横並べ” ・時間がかかる ・科目の段ズレの可能性 ・本来重きを置かねばなら ない内容精査の時間を 圧迫する 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 手動集計から自動集計へ ◆ 検討：Access（Microsoft）を利用した集計 ●提出された予算書 ★ 集計表 Accessに取り込む ・複数の予算書を同時に 集計可能 ・資金収支集計表 “横並べ” ・主計課のみでは運用に支障 がある ・不具合が起こった場合、原 因の究明に時間がかかる ・外部要因による変化があっ た場合、メンテナンスに時間が かかる ・課員が使い慣れていない 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 手動集計から自動集計へ ◆ Excelのファイルリンク機能を利用した自動集計 ●提出された予算書 ★ 集計表 Excelのファイルリンク ・複数の予算書を同時に 集計可能 ・メンテナンスが容易 ・複雑な計算式は使用しな いため構成の理解が容易 ・課員が使い慣れている ・資金収支集計表 “横並べ” ・ファイル管理は課員全員が 徹底して注意する必要がある 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 Excelのファイルリンク機能を利用した自動集計 ◆ 集計表、“横並べ”の構成 湘南校舎 科 目 （一） 学生生徒等納付金収入 代々木校舎 清水校舎 学校法人 東海大学 高輪校舎 ××× ××× ××× ××× ××× ( 1) 授 業 料 ××× ××× ××× ××× ××× ( 2) 聴 講 料 ××× ××× ××× ××× ××× ( 3) 入 学 金 ××× ××× ××× ××× ××× ～ ( 4) 教 育 運 営 費 ××× ××× ××× ××× ( 5) 実 習 実 技 費 ××× ××× ××× ××× ××× ( 6) 教 育 充 実 費 ××× ××× ××× ××× ××× ( 7) 施 設 設 備 費 ××× ××× ××× ××× ××× ××× ～ ６３ある予算提出単位の資金収支予算書（単年度）を、横一列に並べる 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 Excelのファイルリンク機能を利用した自動集計 ◆ 従来の提出予算書管理方法（フォルダ構成） 提出予算書 大学 湘南校舎 ～ ①入力用予算書 ※ファイル名に法則はなく、そのほとんどが担当者 の裁量に任されていた。 ～ 短大 ～ ・「法人」「大学」「短大」などといった区分けとファイル名のみ の管理だった。 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 Excelのファイルリンク機能を利用した自動集計 ◆ ファイルリンク機能利用のフォルダ構成と通し番号 予算書提出 同期 リンクファイル 0×××湘南校舎 0×××湘南校舎 ①入力用予算書_湘南校舎_01 ※ファイル名は規則通りに。 ①0××× 同期 ※ファイル名は通し番号のみ。 １×××代々木校舎 ２×××清水校舎 １×××代々木校舎 同期 ２×××清水校舎 ３×××高輪校舎 ～ ３×××高輪校舎 ～ 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 Excelのファイルリンク機能を利用した自動集計 ◆ リンクファイルと“横並べ”をファイルリンク接続 リンクファイル 0×××湘南校舎 ファイル接続状態 収支一致 端数・小数点発生 ①0××× 科 目 Excelのファイルリンク １×××代々木校舎 ①１××× ２×××清水校舎 ３×××高輪校舎 ～ ★ 集計表“横並べ” 接続エラー ○ ○ ○ 不一致 端数発生 ０××× 湘南校舎 １××× 代々木校舎 （一） 学生生徒等納付金収入 ××× ××× ( 1) 授 業 料 ①0×××!A1 ①1×××!A1 ( 2) 聴 講 料 ①0×××!A2 ①1×××!A2 ( 3) 入 学 金 ①0×××!A3 ①1×××!A3 ( 4) 教 育 運 営 費 ①0×××!A4 ①1×××!A4 ( 5) 実 習 実 技 費 ①0×××!A5 ①1×××!A5 ( 6) 教 育 充 実 費 ①0×××!A6 ①1×××!A6 ( 7) 施 設 設 備 費 ①0×××!A7 ①1×××!A7 ～ ～ 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 Excelのファイルリンク機能を利用した自動集計 ◆ 期待される効果 ◎ 作業工程が単純化されることにより、正確性が高まる ⇒コピー＆ペーストのような人為的な作業工程を減らすことにより、 正確性が高まることが期待される。 ◎ 予算編成の「質」の向上 ⇒要求予算を迅速かつ正確に把握することにより、的確な経営判断を 行えるようになる。 ◎ フォルダ構成は単純であるため、来年度以降も改修する手間が少ない ⇒ファイルリンク状態を確認すればよいため、外部要因の変化への対応が容易。 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 Excelのファイルリンク機能を利用した自動集計 ◆ 集計時間短縮以外の効果 提出された予算書に発生する集計を妨げる要因 ● 所定フォーマットが変更されている ● 小数点や端数（1,000円単位）の発生 エラーチェック ● 収入・支出の合計不一致 など ★ 集計表 ファイル接続状態 収支一致 端数・小数点発生 科 目 接続エラー ○ ○ ○ 不一致 端数発生 ０××× 湘南校舎 １××× 代々木校舎 ◎不具合状況が一目で判断できる 予算書が提出された時点で不具合箇所が判明するため、主計課と しては内容精査の前に再提出を促すことができ、現地担当者は、提 出後すぐに訂正・差替が可能となる。 主計課だけでなく、学園全体の予算業務短縮、 残業時間の抑制に繋がる。 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 予算期における残業時間の抑制 ◆ 直近５年間の一人当たりの残業時間と今年度の目標値 一人当たり１０時間の残業時間の抑制、 ６５時間を切ることが目標となる 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 今後の展望 ◆ 応用として ◎ “横並べ”以外の集計表にも柔軟な対応が可能となる ⇒予算編成の段階において、特殊な様式での集計状況の報告が必要と なっても元となる数値が提出された予算書に入力済みであれば、集計 表自体を組み替えることで対応可能。 ◎ 補正予算、決算業務にも応用できる ⇒年間業務のうち、繁忙期となる上記業務の残業時間抑制に繋がる。 年間を通して、さらなる残業時間の抑制へ 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 今後の展望 ◆ GrowOne（財務会計システム）の導入 GrowOne 学園全体をGrowOneという財務会計システムで統一し、 日々の会計業務から予算、補正予算、決算に至るまで、す べてこのシステムを通して展開していくことを検討している。 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ご清聴ありがとうございました。 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制
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