日语商务文书教程 第一章 第一章 ビジネスネス文書の基本 一、ビジネス文書とは 二、ビジネス文書の基本的構成 三、よい文書を作るには 第一節 ビジネス文書とは ビジネス文書とは、会社・官公庁・各種団体・ 商店など、文字通り、ビジネスの場において、 やりとりされる文書のことです。しかも会社対個 人、個人対個人であっても、一方がビジネス社 会や公的立場に身を置いていることが、その内 容に大きく関わっている場合はやはりビジネス 文書として取り扱った方がいいといえます。 ビジネス文書の種類は数え切れないほどい ろいろありますが、しかし大体次の二つに 分けることができます。 • 社内向けビジネス文書 • 社外向けビジネス文書（取引文書・社交文書） 第二節 ビジネス文書の基本的構成 社内向けビジネス文書や社外向けの取引文書などで は、ほぼ、フォーマットが決められていることが多いよ うです。会社がフォーマットを決めて用意していること もあるようですし、請求書や領収証のようにたくさん市 販もされているものもあります。それならビジネス文書 は簡単だと思われるでしょうが、フォーマットが決めら れていても、理由や経過、条件などについては自分で 文書を考えて書く必要があります。社交文書などは時 と場合に応じて、一から自分で作成しなければなりま せん。 このように見てきますと、ビジネス文書といえど も自分で構想を練り、構成を考え、文章を考え て書かなくてはならないのです。つまりビジネス 文書においても結局は文章を書く力が要求され てくるわけです。その文章も、親しい友人や気さ くな知り合いに書き送るものとは違い、ある一 定のルールにのっとって書かなければなりませ ん。謙譲語や尊敬語を誤って使用したり、固有 名詞を間違ったりすることさえ、ささいなミスとは いえないのです。なぜならば、そうした誤りは会 社の不信用につながりかねないからです。 そうとはいえ、正確なビジネス文書は誰 でも書けます。そのためには文形の基本を マスターする必要があります。 次に、ビジネス文書の組み立てを見てみ ましょう。 前付け 件名 頭語＋挨拶 主文 末文 結語 各機能ブロックの典型的な書き出しは下表のとおりです。 ブロック名 内容・典型的な書き出し例 前づけ 文書番号・年月日・相手先・発信者 件名 XXのお願い て /XXのご案内 /XXについ 頭語＋挨拶 拝啓 貴社ますますご清栄のこと と・・・・・ 主文＋用件 さて、XX月XX日付・・・・・ 末文 取り急ぎご通知申し上げます。 結語 敬具/草々 ＮＯ．ｘｘ-ｘｘ-ｘｘ ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日 ｘｘｘ株式会社 ｘｘ部 ｘｘｘｘ 様 ｘｘ株式会社 ｘｘ部 ｘｘｘｘ㊞ ｘｘシリーズ新機種のご紹介について • 備考： 所属・役職は省略せず記載します。 会社宛てなら「御中」 個人宛てなら「様」 「ｘｘ山（役職）様」 （×） 「（役職）ｘｘ山様」 （〇） 第三節 よい文書を作るには １、「件名」は一目でわかるように表記する ２、「時候の挨拶」は定型に従って書く ３、「安否の挨拶」は個人か組織かで使い分ける ４、「感謝の挨拶」の型を正しく使う ５、「末文」を正しく書く ６、文書を短くする ７、構成は「結起承」とする ８、要点を箇条書きにする ９、一つの解釈しかできない文にする １０、表現や内容に工夫を凝らす 一、ビジネス文書を書くコツ × 自分のもっている言葉をつ なぎ合わせたり、芸術的な センスを発揮して美文を書 けばいいのでしょうか。 その方法、コツは、ビジネス文書の 性格そのものの中にあるのです。 ビジネス文書には、基本的なフォー マット、一定のパターンがあります。 そのフォーマットやパターンにあ わせて書くことが、実は、速く、 正確に、分かりやすく書くコツと もいえるのです。 決まり文句や慣用語句を、 フォーマットにしたがって、 まさに型どおりに組み合わ せていけば、立派に文書が できあがるのです。 ビジネス現場では、実際、そうやって文書 を作っているはずです。上司、先輩が作っ た文書を参考にして、その一部を書き換え て、あるいは目的、状況に合わせて組み合 わせを変えて、新しい文書を作っています。 ビジネス文書の多くは、それで十分なので す。 二、ビジネス文書の常識と礼儀 第一に正確な表現であり解りやすく、 つまり読みやすい、伝えたい情報に誤 りがないということに尽きる。 相手方や、社内においていかに経費の ロスを少なくし、経費ばかりでは信頼 まで失うかもしれない。数値の誤りな どはその典型でしょう。 ７を１に間違えて伝えるよう なことでは、仮にもしその他 の文章が１００点であってもそ のビジネス文章は０点としか捉 えられなくなってしまう。 ではビジネス文章は正確無比な文章 の塊でも構わないのだろうか？・・・・ 例えば、相手注文先に「罫紙Ａ４ １００冊 ５月１６日日着 社内注文番号１１０」とだ けの注文書を送ったとしよう。 もちろん、相手との関係上を考えれば、こ れで充分かもしれませんが、しかし無味乾 燥にも考えられますし、ぞんざいな扱い にも捉えられます。 人と人の関係もそうですが、会社対会社の 関係は必ずしも上と下といった上下関係だ けではない、例えば上記ように購入者と使 用者といった関係とは別にお互い同じ立場 で購入者でもあり使用者でもあり得る場合 も多い。 このような場合例え簡単な注文書であっ ても基本的礼儀をわきまえる必要があり ます、将来を見据えた大人の対応が必要 です。 「貴社の御清栄大慶に存じます。お忙 しい中でのお手配よろしくお願いいた します。罫紙Ａ４ １００冊 ５月１ ６日日着 社内注文番号１１０」と いった文章であれば・・・・・・ 受ける印象は別物になってしまいます。 このようにビジネス文章は感情が入り 込む要素がなさそうであっても、文章 の書き方一つで変わってしまいます。 常に真っ先に相手を考え、そして 自分を考える文書づくりを目指し て努力してみましょう。 三、ビジネス文章の書き方と心構え • しっかりとした文章（正確に） ビジネス文章の基本は当然に正確であるつ まりあなたの言わんとしていることが正し く伝わるということが目的です、もちろん 一般の文書や手紙、メールも同じですが、 ことビジネス文書においてはこの部分が重 要視されます。 （１）思わぬトラブルの原因は不正確な文章や言 動からがほとんどですが、それを未然に防ぐ手 だてとしては、やはり前もっての正しい情報の 収集や資料の閲覧でしょう。 （２）そして重要なことは一度書いた文書の読み 直しや校正をしっかり行うことが必要です。 人はどうしても「思いこみ」が強いものです、 もしできることであればミスの解消もふくめ、 心許した同僚に一度チェックしてもらうことも 必要です。 • シンプルにした文章 簡潔、明瞭。これがビジネスにおける文章の基本 です。 昨今の電子メールおけるあのだらだらとした不快 ともとれる意味の分からない文章をご覧になる場 合もありますが、要点をしっかり捕まえた文章で あれば、お互いに忙しい中ではそれが全てになっ てしまいます。 いくら、会社での重要人物場合ついつい礼を尽く した文章を考えたくなりますが、むしろそんな人 たちほど忙しい訳ですから、簡潔しかも明快な文 章や手紙を望んでいます。 • 礼儀をわきまえる ビジネス文章の書き方が正確無比が信 条とはいえ、失礼であっては当然にい けない。つまり最低のルールが必要で す。 １、文字間違い ２、乱暴な文字 ３、誤字脱字が多い ４、事実と異なる（想像で物事を伝える） ５、書き損じを修正しない ６、結局ないが伝えたいのがよく分からな ７、文書構成が成り立っていない ８、敬語の使い方が不適切 ９、鉛筆やサインペンで書いてある １０、メモ用紙程度を便せん代わりに使う 等々・・ い 社外文書の場合は自分が会社の代表のつも りで、しっかりとした心構えを持ってマイ ナスイメージを持たれないようなビジネス 文書の書き方を心がけてください。 • ビジネス文書は心をこめる この事務的だといわれるビジネス文書は、つま り感情を抑え、飾ることを嫌いシンプルで客観 的でなければならないと言われていますが、し かし言葉や文面とはあなたの心をどうも映し出 しているようです。 言葉や文章というものはそうですが、一般のあ いさつ文においても「真心」を失ってはいけな いのです。 義理で致し方なく書いた礼状やお礼の文章からは やはり感謝の気持ちは伝わらないのです、つまり 情熱や真心に裏付けされた文書（文章）でなけれ ば人は心から動きません。 手紙や、文書の一番の効果は、その文面によって 人を動かすということです。 社内文書に限らず、社外文書も人と人の交流を 求めてうまく潤滑するのです。文書や手紙の目的 は書き手と、読み手の時間と距離を超えた大いな る対話なのです。 四、ビジネス文書の書き方の注意点 １、文書のテーマと目的を決める ビジネス文書に限らず、テーマと目的がなければ何 事も進まないように、手紙や文書もしっかりした意 図のもとに作成するのが本来です。つまり季節のあ いさつ文のつもりが、結局、愚痴の羅列だったり、 お詫びの文章のつもりがお礼の文面が入っているよ うな、訳の分からない文章になっては困ります。 • 上述のようなことでは大切な時間のロ スばかりではなく相手の信用も失うこ とになりかねません、つまり文書の目 的やテーマをしっかりと意識しながら 書くことが重要です。 例えば、約束の納期が遅れそうな場合は、 一刻も早く相手にその旨を伝え、トラブル になっても最小限に勤めるまたは一刻も早 く納期に間に合うように善処策をこうじる 文書も必要です。 納期の延滞、納期期限の催促のような場合、 叱咤のみならず、それを達成するための必 要な言葉は慎重に考慮したほうが効果は高 いかもしれません。 ２、原則は一文書一件 • 当然にビジネス文章の常識として一つの 案件に対する用件は一つです。 〇 社外文書で取引先に工場新設のお祝 い文と納期の確認の文章を取り混ぜた手 紙を送ったらどうでしょう。 確かにもらった方は相手はお客さんだし、 「合理的かもしれないがまあ苦笑いするし かない」といったところでしょう。 しかしそんなことはビジネス文章の常識に は有り得ないことなのです、つまりそれぞ れが言わんとしている印象がうすれ、忘れ 去れる原因になるわけですし、もらった側 としては分類に困ります。 ３、６Ｗ３Ｈの原則 ・ いつ（Ｗｈｅｎ）・・・・・開催日の日時 ・ どこで（Ｗｈｅｒｅ）・・・場所の明確化 ・ だれが（Ｗｈｏ）・・・・・主催者・発案者 ・ だれに（Ｗｈｏｍ）・・・・宛名名 ・ なぜ（Ｗｈｙ）・・・・・・集合・招待の理由 ・ なにを（Ｗｈａｔ）・・・・催しを開く旨 ・ どのように（Ｈｏｗ）・・・催しの形式等 ・ いくらで（Ｈow much）・・・金額等 ・ いくつ（Ｈow many)・・・・・数量等 • 上記が基本ですが、ビジネス文章 においては上記の要素の全てを必 要としない場合もあります。 ４、句読点の活用 長い文書の場合は一読が困難ですか ら,「。」ならびに「、」を用い読み やすくまた解りやすくするように心 がける。 ５、箇条書き 練習 次の情報に基づいて、ビジネス文書の前付 部分を完成しなさい。 一、 发件方：中国广州东方红贸易公司 罗小红 发信时间：2004年3月5日 公司文件号：广发第25号 收件方：日本资生堂化妆品株式会社 渡边 和夫 主题：电话号码变更通知 二、 发信时间：2007年5月15日 文件号：（津）纺第504号 发信方：天津纺织进出口公司 营业三课课长 张洁 收件方：东京DM商事株式会社 营业课课长 田中隆 主题：请求预订宾馆房间
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