ミーティングマネジメント

ミーティングマネジメントの実践
～会議革命～
充実した会議のために
情報システム開発課
星野智美
ミーティングマネジメント
こんな会議はありませんか？
• 時間が無駄
• 一方的に意向を追認する
• 何も決めない
• 何も実行されない
• 目的・目標が不明確
ミーティングマネジメント
改善内容
• 会議に関わる作業手順を具体的にまとめる
• 会議参加マナー、ルールを周知する
• ミーティング評価の実行
ミーティングマネジメント
会議の目的とは
会議でしか達成できないことは何か
複数のメンバーが、同じ時間と空間を共有
することによって、
1.
2.
3.
4.
情報を伝達する
問題を分析する
施策の練る
利害を調整する
ミーティングマネジメント
開催までのスケジュール
Sun
Mon
Tue
Wed
Thu
Fri
Sta
1
2
3
4
5
6
開催
11
12
13
18
19
20
会
25
議事録
26
27
7
8
9
10
アジェンダの配付：参加者は事前
に資料に目をとおし、意見を持っ
14
15
16
17
て参加する
21
アジェ
22
23
24
28
29
30
31
議
ミーティングマネジメント
アジェンダの目的
アジェンダとは、
１．いつ
２．どこで
３．誰と
４．どのような目的で
５．何を話し合うのか
という情報を事前に共有するためのもの
事前に
ミーティングマネジメント
いろいろなミーティング方法
机の配置
座る位置
プ
プ
賛
賛
対
小グループ
対
反
反
ミーティングマネジメント
いろいろなミーティング方法
赤の部屋
青の部屋
和室
ミーティングマネジメント
議事録の作成と評価シート
• 決められたことを記録する
＝＞知らなかったでは済まされない
• ミーティングを評価する
＝＞準備は充分だったか
＝＞充分に議論したか
＝＞参加者は目的・目標を理解していたか
ミーティングマネジメント
評価シート
評価項目
1. 目的の達成度
2. 目標の達成度
3. ミーティング準備の時間は十分
あったか
4. ミーティング準備のクオリティ
5. アジェンダは余裕を持って配布
したか
6. アジェンダに不備はなかったか
7. ミーティングは定刻通り始めた
か
8. ミーティングに遅刻者はいたか
9. ミーティングのタイム･マネジメ
ント
10.参加者はミーティングの目的・
目標を理解していたか
11. ミーティングのアウトラインは
フォローしたか
12. プレゼンテーションは成功し
たか
13. 質問はでたか
14. 意見は活発に出されたか
15. 反対意見はあったか
16. 十分に議論したか
17. 少数意見に発言の機会を与
えたか
18. 決定事項は妥当か
19. 参加者の満足度
20. 直ちに議事録を配布したか
ミーティングマネジメント
実際に取り組んでいること
• 事前に資料を配付する
• 評価シートを実行する
• 目的にあわせて、部屋のレイアウトを変
える
ミーティングマネジメント
期待される効果と今後の課題
• 資料を事前に配付しておくことによって、
会議時での確認事項を極力減らす
• 目的・目標を明確にする
• 参加者の意識を高める
• 回数、時間を減らす
ミーティングマネジメント
参考文献
• ミーティング・マネジメント
効果的会議の効率的実践
生産性出版
• 会議力トレーニング
日本経済新聞社
• ＡＥＲＡ
２００３．１．２７号
朝日新聞社
ミーティングマネジメント
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～会議革命～
充実した会議のために
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